Tjänsteutlåtande
2015-08-12
Hanna Nahlin Sidan 1 av 3
Projektledare
genomförande Väsjön +46 8 57921516
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0007 KS-79 Diariekod: 231
Kommunstyrelsen
Upphandlingar inom Väsjön
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen att besluta följande:
Kommunstyrelsen medger att stadsbyggnadsnämnden handlar upp
leverantör för de resurser och entreprenader som krävs för genomförandet av projekt Väsjön med avtal och budgetpåverkan som sträcker sig längre än tre år.
Sammanfattning
Kommunfullmäktige uppdrog 2014-03-26 åt kommunstyrelsen att
genomföra en utbyggnad av allmänna anläggningar inom projekt Väsjön.
Under kommande tio år kommer ett flertal entreprenader utföras inom projektet. Projektledningsarbetet ska planeras, utföras, följas upp och dokumenteras med hög kvalitet vad gäller tidplanering, ekonomi, resursplanering, upphandling, projektering och genomförande. Projektet ska, i alla faser, vara korrekt bemannat med en projektorganisation med rätt kompetens och en väl avvägd blandning av såväl konsulter som anställda.
Projektet behöver förstärkas både vad gäller resurser, tekniska hjälpmedel, platskontor och entreprenader. Samtliga resurser bör införskaffas på ett sådant sätt så att långsiktighet och erfarenhetsåterföring möjliggörs.
Stadsbyggnadsnämnden får besluta om upphandlingar under förutsättning av att medel finns avsatta i kommunstyrelsens budget för plan- och
exploateringsverksamheten. För att stadsbyggnadsnämnden ska kunna fatta beslut av den långsiktiga karaktär som projekt Väsjön behöver måste kommunstyrelsen först medge detta.
Bakgrund
Kommunfullmäktige uppdrog 2014-03-26 åt kommunstyrelsen att
genomföra en utbyggnad av allmänna anläggningar inom projekt Väsjön. I Väsjön planeras sammanlagt ca 3000 nya bostäder med varierad bebyggelse i form av villor, parhus, radhus och lägenheter i flerfamiljshus med blandade upplåtelseformer. I områdets norra delar finns även ett verksamhetsområde avsett för lager, mindre industrier och kontor. Kommunen planerar även för skola, förskolor, äldreboende och annan social service. Under kommande tio år kommer ett flertal entreprenader utföras inom projektet. Dessa föregås av projektering med hjälp av konsultfirmor.
Godkänt dokument, 2015-08-21, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-08-12
Dnr 2014/0007 KS-79 Sidan 2 av 3
Projektet styrs av en projektledning bestående av projektchef, projektledare för planeringsfasen, projektledare för genomförandefasen samt
huvudansvarig planarkitekt. Till stöd finns en projektstödsfunktion samt ett antal delprojektledare inom varje delområde. Projektorganisationen
anpassas efter förändrade förutsättningar under projekttiden för att hela tiden vara optimal. Resursplanering sker långsiktigt och i anslutning till tid- och skedesplanering för att säkerställa att rätt resurser finns vid rätt
tidpunkt.
Reglementen
Kommunstyrelsen har hand om kommunens medelsförvaltning inom ramen för av fullmäktige meddelade föreskrifter.
Enligt ’Reglemente för stadsbyggnadsnämnden’ får nämnden besluta om de uppdrag, entreprenader, utredningar och andra exploateringsåtgärder som behövs för att fullgöra den verksamhet nämnden ansvarar för. Detta gäller under förutsättning av att medel finns avsatta i kommunstyrelsens budget för plan- och exploateringsverksamheten.
För att stadsbyggnadsnämnden ska kunna fatta beslut av den långsiktiga karaktär som projekt Väsjön behöver måste kommunstyrelsen först medge detta.
Resurser och entreprenader
Under kommande tio-års period kommer ett antal entreprenader att genomföras vad gäller främst om- och nybyggnad av gator och vägar, el, vatten- och avlopp, opto och fjärrvärme. Fokus i entreprenadupphandlingar ligger på att erhålla bästa möjliga kvalitet till minsta möjliga kostnad. Till vinnande anbud utses det anbud som bedöms som mest förmånligt för kommunen.
Projektet måste också resurssättas så att det är rätt bemannat både i planerings- och genomförandefasen vad gäller alltifrån projektering, projekt- och byggledning, teknisk specialkompetens, undersökningar, tekniska hjälpmedel, platskontor i form av bodar, besiktningsorganisation med mera.
Projekt Väsjön anser att det, ur strategisk synvinkel, är mest lämpligt att handla upp resurser på långsiktig basis, dvs ca tio år, och därmed inte nyttja ramavtal eftersom dessa endast sträcker sig över tre år. Vinster med ett sådant förhållningssätt är att det skapas förutsättningar för en mer naturlig samordning i gränssnitten för entreprenader och detaljplaner eftersom det är samma projekterings- och projektledning som arbetar överallt. Vidare gör längre uppdrag Väsjön mer attraktiv på konsultmarknaden. Om man fortsätter att använda ramavtal till resurssättning så kommer projektet tvingas att byta resurser ett antal gånger inom samma detaljplan vilket
Godkänt dokument, 2015-08-21, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-08-12
Dnr 2014/0007 KS-79 Sidan 3 av 3
innebär att mycket kunskap, visioner, samsyn och erfarenhetsåterföring går förlorad.
Upphandling sker genom öppet förfarande enligt LOU. Avtalstid för
resurser sätts till 4 år med möjlighet till förlängning om två gånger tre år för att skapa en förutsättning för en kontinuitet i projektets resurssättning.
Projekteringsuppdrag handlas upp från ax till limpa, dvs från
systemhandling (i planeringsskede) till relationshandling (när anläggningen är färdig och överlämnad till driftsorganisationen).
Budget
Finansiering av i detta tjänsteutlåtande nämnda resurser, material och entreprenader bedöms rymmas i exploateringsbudgeten.
Kommunledningskontorets synpunkter Mot bakgrund av ovanstående redogörelse föreslår
kommunledningskontoret att kommunstyrelsen medger att
stadsbyggnadsnämnden handlar upp leverantör för de resurser och entreprenader som krävs för genomförandet av projekt Väsjön med avtal och budgetpåverkan som sträcker sig längre än tre år.
________________ ________________ ________________
Katarina Kämpe Christina Leifman Andreas Hellström Kommundirektör Stadsbyggnadschef Exploateringschef
Godkänt dokument, 2015-08-21, Katarina Kämpe
