Verkställande utskottet 10-10

(1)

Ordförande Johannes Z Wolff

Sign. Sekreterare Yi-Hua Zhang

Sign. Justerare Rikard Ahrgren

Sign.

Verkställande utskottet 10-10

Tid

Söndag 2010-07-11 kl. 20:00

Plats

Skype

Närvarande

Johannes Z Wolff, Robert Piehl-Fridqvist, Rikard Ahrgren, Yi-Hua Zhang

Berörda

Förbundsstyrelsen, personal

§ 1 Mötets öppnande

Mötet öppnas VU beslutade

att 1 utse Johannes Z Wolff till mötesordförande.

att 2 utse Yi-Hua Zhang till mötessekreterare.

att 3 utse Rikard Ahrgren till justerare.

§ 2 Dagordning

Dagordningen läses igenom.

VU beslutade

att 4 godkänna dagordningen

§ 3 Antagande av måldokument

Måldokumenten IT-gruppen, Internationella gruppen, Generalsekreterare,

Syftesundersökningen ska antas då dessa inte är antagna ännu. Färdiga versioner av måldokumenten Generalsekreterare(bilaga1) och Syftesundersökning(bilaga 2) har inkommit.

VU beslutade

att 1 Anta måldokumenten Generalsekreterare och Syftesundersökning

§ 4 Utlysandet av posten som representant i Vetenskapsrådets referensgrupp

Vetenskapsrådets referensgrupp sammanträder inom snar framtid, innan dess behöver en representant ha tillsatts. Johan Andréasson har haft denna post tidigare men har valt att inte sitta kvar. Information har inkommit från Johan angående uppdraget, dock saknas information om när första mötet hålls, uppdragets arbetsbörda samt var mötena är förlagda.

VU beslutade

att 2 Rikard Ahrgren gör utlysningen då all erforderlig information har inkommit.

§ 5 Mötet avslutas

Mötet avslutas

(2)

Sign.

Bilagor

Bilaga 1 Måldokumentet Generalsekreterare Bilaga 2 Måldokumentet Syftesundersökning

(3)

Sign.

Bilaga 1 Måldokumentet Generalsekreterare

Måldokument 2010 ‐ Generalsekreterare

Delegeras

Generalsekreterare

Verksamhetsledare

ARBETSLEDNING

Stödja projektledarna i projektets olika delar.

Progress: Att projektledaren fått material och metoder för att kunna göra en finansieringsplan, likviditetsbudget, styra verksamheten efter målen, leda gruppens arbete, utvärdering och överlämning.

Resultat:

Verksamheten är genomförd (måldokumentet är uppfyllt), det finns projektledare till nästa år, deltagarna var nöjda, deltagarna har blivit medlemmar, det ekonomiska resultatet är färdigt 2 månader efter verksamheten, att slutrapporten är skriven 3 månader efter verksamheten, budgeten är hållen, överlämning till nästa års projektgruppsmedlemmar är skriven.

Stödja projektledarens utveckling för att kunna bli en drivande, självständig och trygg ledare och utvecklare för sin verksamhet.

Progress: Att instruktionerna till uppgifterna från checklistan blir kortare ju längre projektet håller på. (antalet avstämningar blir kortare och färre ju längre projektet håller på.)

Resultat: Att utveckla personen från att vara tvungen till att ha tydliga instruktioner och ett behov att samråda med generalsekreteraren till att självständigt kunna driva sina frågor, delegera till sina verksamhetsgruppsmedlemmar och endast söka hjälp när det behövs, ej av osäkerhet.

Coacha projektledarna till att bli bra ledare som kan utveckla sina gruppmedlemmar i gruppmedlemmarnas uppdrag.

Progress: projektledaren har en uppdragsbeskrivning och har gjort en kompetensutvecklingsplan för sin projektgrupp innehållandes vilken kompetens har gruppen idag, vad behöver utvecklas och hur ska projektledaren utveckla det. Två projektledarnätverk per termin varav minst en ska innehålla en extern ledarskapsutbildning.

Resultat: Fler från verksamhetsgruppen vill stanna ett andra år. Att projektledarna söker till andra ledaruppdrag i Unga Forskare.

Ta tillvara på ledarna inom Unga Forskare

Progress: Att ledarna inom Unga Forskare, som vill fortsätta att utvecklas, ska ha möjlighet att göra detta inom organisationen.

Resultat: Vi har projektledare som utvecklar våra distrikt och föreningar.

Se över organisationens rutiner för att stötta verksamhetsgrupper

Progress: nuvarande projektledare och projektledare från förra året har tillsammans med gs pratat om och utvärderat vilket typ av stöd man får, vilket man vill ha och vad som borde ändras.

Resultat: Att gs har satt upp riktlinjer för hur organisationen stöttar sina projektledare.

(4)

Sign.

TAKTISKA SAMARBETEN

Stötta projektledarna i SIYSS, Projektbanken och Utställningen i arbetet med den gemensamma finansieringen

Progress: Projektledarna ska ha haft ett möte för att prata ihop sig om hur deras verksamheter kan länka ihop bättre till varandra. De ekonomiansvariga från varje verksamhet ska ha haft minst ett möte för att påbörja skrivandet av en ansökan.

Resultat: En gemensam ansökan har skickats iväg innan sista september.

POLICYS, RUTINER OCH UPPFÖLJNING

Sprida policyn och dess värderingar till projektledarna som i sin tur ska sprida dem till sina

verksamhetsgrupper. Progress: Att vid en avstämning med varje projektledare pratat om policyn. Att det har varit ett pass på projektledarnätverket om hur man kan använda sig av policyn i verksamheten.

Resultat: Verksamhetsgrupperna har använt sig av och följt policyn under året.

Skapa och implementera en krishanteringsplan i förbundet.

Progress: Ett pass på kick‐offen där deltagarna pratar om risker i sin verksamhet och hur man kan arbeta för att undvika dem. Kvalitetssäkrat krishanteringsplanen tillsammans med revisor och jurist. Sammanställt och skrivit en krishanteringsplan.

Resultat: Krishanteringsplanen har börjat användas i förbundet.

JULMIDDAG

De ideella ledarna ska känna sig uppskattade.

Progress: När man pratar om julmiddagen ska det tydligt framgå att den arrangeras som uppskattning till ledare inom förbundet.

Resultat: Det ska kännas lyxigt, utvalt och ledarna ska känna sig uppskattade.

De nuvarande aktiva i förbundet ska ha möjlighet att bolla idéer med tidigare generationers aktiva.

Progress: Planera in en lättare variant av workshop eller presentation.

Resultat: De som har haft samma typ av arbetsuppgifter inom förbundet ska ha pratat med varandra.

Knyta tidigare aktiva närmare till förbundet.

Progress: Fler tidigare projektledare och förbundsstyrelseledamöter får en inbjudan.

Resultat: Fler tidigare projektledare och förbundsstyreledamöter kommer, och de pratar med de nuvarande aktiva.

(5)

Sign.

Personalchef

ADMINISTRATION (LÖNER, SEMESTER, REKRYTERING)

Progress: Att personalen vet hur de ska rapportera in sjukfrånvaro, semester och annan frånvaro för att ge ett korrekt löneunderlag. Att man i personalgruppen har pratat om reglerna vårt kollektivavtal. Att alla i personalen ska ha fått ett eget kollektivavtal.

Resultat: Att korrekta löner ska ha betalats ut till personalen senast den 25e varje månad. Att personalen ska förstå sina lönebesked, t.ex. om hur mycket semester de har kvar. Ha riktlinjer för rekrytering.

ARBETSLEDNING

En arbetsledning där generalsekreteraren tydlig förmedlar förväntningar på personen, kan ge feedback på det arbete som görs, följa upp hur det år, höja ambitionen och utveckla tankar.

Progress: Ett lönesamtal per år, ett utvecklingssamtal per år, ett avstämningsmöte per månad, ett personalmöte varje vecka. En gemensam utvärdering av arbetsledningen och i vilka former den sker.

Resultat: Att personalen känner att de har en chef som ser dem, vill deras bästa och som är tydlig med vilka förväntningar som finnas på dem och hur väl de når upp till dem.

UTVECKLA PERSONALGRUPPEN

Skapa ett mer drivet kansli med en gemensam vision om vilken roll kansliet ska ha i organisationen

Progress: Inför varje styrelsemöte gemensamt stämma av och följa upp hur arbetet med målen går. Inleda varje termin med en personaldag där man gemensamt planerar terminen, vilka mål man ska ha och hur arbetsformen och arbetsfördelningen ska se ut. Avsluta varje termin med en gemensam utvärdering kring hur vi arbetat och vad vi ska utveckla till nästa termin.

Resultat: Personalen själva ska ha kommit med egna idéer om hur de kan utveckla sina

arbetsuppgifter för att nå högre syftes‐ och måluppfyllelse. Hittat en form på veckomötena där man har möjlighet att reflektera och utvärdera sin egen arbetsinsats.

Skapa en bra sammanhållen personalgrupp där man utvecklar varandra

Progress: Under ett personalmöte ta upp och prata om feedback, varför vi vill ha det, hur vi vill ha det och hur vi ska jobba för att ge varandra mer feedback.

Resultat: Införa en feedbackövning på veckomötena, som används och uppskattas.

Skapa en personalgrupp som kommer med egna initiativ om hur organisationen och deras arbetsuppgifter kan utvecklas

Progress: Minst tre möten där kansliet samlas för att utvärdera sitt arbete utifrån målen, titta på vad man kan göra för at nå ännu högre måluppfyllnad samt prata kring framtida behov. En gemensam utbildningsdag per termin. Två besök från externa organisationer för att höra om hur andra arbetar. En gemensam arbetsdag där vi väljer ut en arbetsuppgift som vi arbetar med och utvecklar tillsammans.

Resultat: Färre frågor som ställs när man sitter och arbetar. Förändrings och förbättringsförslag om hur nuvarande och kommande arbetsuppgifter för kansliet ska utföras och vad det skulle kunna vara.

(6)

Sign.

Ekonomichef

MÅNADSAVSTÄMNINGAR

Se till att vara uppdaterad på förbundets ekonomiska situation

Progress: Att förbundsadministratören och generalsekreteraren varje månad har

ekonomiavstämningar där man följer upp vad som ska ha hänt sedan föregående månad, den kommande likviditeten samt resultatrapporterna för kansliet och verksamheterna.

Resultat: Att informera kassören på förbundets ekonomiska situation om något oväntat har hänt.

ATTESTERA/KONTRASIGNERA

Minska antalet boe:r samt öka säkerheten och kontrollen av utbetalningar.

Progress: Projektledarna får egna kontokort. Avtal för användning av kontokort skrivs. Stickprov i banken görs.

Resultat: Antalet Boe:r minskar. Färre ideella har legat ute med pengar.

Kompetensutveckling

EKONOMIUTBILDNING

Progress: Att det jag lär mig på kursen kommer organisationens ekonomiarbete till gagn, tillexempel genom förbättrade rutiner.

Att jag förstår ekonomiarbetet bättre.

Resultat: Organisationens ekonomiarbete blir mer resurseffektivt och korrekt.

ARBETSLEDNING AV IDEELLA OCH PERSONAL

Progress: Jag får fler metoder och verktyg att skapa ett drivande kansli och högre måluppfyllnad från projektledarnas sida.

Resultat: Få ett drivande kansli och högre måluppfyllnad från projektledarna.

Utveckling

UTVECKLA IDÉER KRING SKOLA, FINANSIERING, MEDLEMSVÄRDE FÖR OLIKA MEDLEMMAR,SYNERGIER MELLAN OLIKA MEDLEMSGRUPPER SAMT TÄNKA PÅ ORGANISATIONSUTVECKLING I STORT EFTER HUR UNGA FORSKARES

FÖRUTSÄTTNINGAR UTVECKLAS.

Progress: Preside och gs tankesmedjar och funderar kring vilka frågor organisationen borde tänka på och utveckla. Detta lyfter man sedan till rätt instans. GS tänker själv kring

organisationsutveckling och sprider sedan på personal eller lyfter till presidiet. GS ser till att personal är med och ger input och diskuterar med de av styrelsens utredningar där de har kunskap och insikter att bidra med. GS ser till att alla sammankallande för utredningarna vet om vilka i personalen de kan vända sig till.

Resultat: Vid årets slut ska det finnas en vision kring hur medlemsstödet för olika medlemsgrupper ska se ut.

(7)

Sign.

Bilaga 2 Måldokumentet Syftesundersökning

Syftesuppfyllelse

Måldokumentet syftesuppfyllelse reglerar vad som ska göras kring syftesuppfyllelsemätningen under denna mandatperiod.

Projektmål – Verksamheten ska:

• Ta fram en metod för att mäta Unga Forskares syftesuppfyllelse för varje verksamhetsår

Progressindikator: mäts genom mail till styrelsen med rapport om statistikkonsult blivit kontaktad, det finns en offert på tjänsten, möten är inbokade och genomförda mellan måldokumentansvarig och statistikkonsult, finns förslag på och beskrivning av samt ett innehåll i mätningsmetoden

Resultatindikator: en enkät med frågor som mäter Unga Forskares syftesuppfyllelse

• Ta fram en form för redovisning för årsmötet av mätningen av Unga Forskares syftesuppfyllelse

Resultatindikator: mäts genom att det finns en mall för hur de årliga mätningarna av Unga Forskares syftesuppfyllelse ska redovisas för årsmötet

• Tillhandahålla en mätning och redovisning av Unga Forskares syftesuppfyllelse för RS2011

Resultatindikator: mäts genom att det finns en redovisning av Unga Forskares syftesuppfyllelse i handlingarna inför RS2011 i februari 2011.

Delegeras Guncha Welsapar