METODBOK INNOVATIONSUPPHANDLING

(1)

Start

(2)

Syfte

(3)

METODBOK INNOVATIONSUPPHANDLING

Behovs- och marknadsanalys

(RFI)

Möjlighetsanalys Val av

förfarande Upphandling av innovation

Genomförande av Upphandling

Behov uppstår

Innovationsvänlig upphandling

Avtal

Förstudie

(4)

Om oss

(5)

Forum

(6)

Kontakt

(7)

Marknadsanalys

(RFI) Möjlighetsanalys Val av förfarande

Upphandling av innovation

Genomförande av upphandling Behov

Innovationsvänlig upphandling

Avtal

Ett första steg i att arbeta med

innovationsupphandlingar är att upptäcka behovet. Detta görs genom en

behovsidentifiering.

Såhär arbetar vi med behovsidentifiering

Checklista!

 Säkerställ att behovet är reellt (Ställ frågan ”Varför”

5 gånger till problemställningen (Lean)). Kan metoden eller processen ändras för att lösa behovet/problemet.



• Behovsidentifiering

• Ha inte en förutfattad mening om hur lösningen kommer att se ut (tex att lösningen kommer vara en fysisk produkt)

Lärdomar från andra organisationer

Behovsanalys

• Rikspolisstyrelsen: Passmaskin

• SLL Innovation: Bokningssystem på Akuten

(8)

Behovsanalys RPS

(Rikspolisstyrelsen)

Marknadsanalys

Avtal

Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information…

Steg 1: Förstudie inklusive marknadsanalys

RPS gör en förstudie i ämnet ansiktsbiometri. Man sitter ned i projektgruppen och diskuterar alternativa lösningar för att kunna tillgodose behovet. En tanke som kommer fram är att ta bilderna digitalt. Som en del i förstudien gör man en grundlig marknadsanalys. Projektgruppen besöker mässor där man pratar med leverantörer, samt besöker organisationer som använder sig av biometri i andra delar av Sverige, samt i andra länder, för att se vad marknaden har att erbjuda och vilka lösningar som redan finns. Projektgruppen inser att den framställningsteknik som krävs för att kunna framställa resehandlingar i linje med ICAOs krav ännu inte finns på marknaden, och man påbörjar därför under våren 2004 en innovationsupphandlingsprocess för att ta fram en produkt/tjänst som kan tillgodose behovet.

Projektgruppen är försiktig med att internt låsa sig vid tanken att det är en produkt som kommer lösa behovet – en produkt som tar biometriska bilder. RPS försökte snarare tänka att det är en tjänst som man är intresserad av att upphandla – en tjänst som förser RPS med foton som följer ICAOs standard gällande biometrisk information. Detta gör att RPS kan fokusera mer på tjänstens funktionalitet, och mindre på dess tekniska utformning.

Eftersom RPS vet vilken funktion de vill upphandla men inte hur produkten/tjänsten ska se ut väljer de att göra en så kallad funktionsupphandling. I en funktionsupphandling upphandlar den upphandlande myndigheten funktioner med fastställda egenskaper, istället för specificerat innehåll och utförande.

Upphandlaren specificerar således vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås. Grundläggande i en funktionsupphandlingar är att den upphandlande myndigheten efterfrågar funktionalitet snarare än produkten i sig.^[2]

För att RPS skulle kunna ta en ny framställningsteknik för passen, som lever upp till ICAOs standard, till hösten 2005 väljer RPS att som ett första steg i processen ta fram prototyper för så kallade enrollment-stationer. Enrollment-stationerna är stationer där den biometriska informationen ska inhämtas och framställas. Tanken är att dessa prototyper ska komma att testas under en period för att kunna se över hur de färdiga enrollment-stationerna bör utformas.

8

1. Behov och marknadsanalys

(9)

Framtagande av prototyp RPS

Marknadsanalys

Avtal

Bakgrund:

Steg 3: Framtagande av prototyper

Under mötet med leverantörerna förklarar RPS viljan som projektgruppen har gällande att ta fram prototyper av enrollment-stationerna. RPS förtydligar att det inte är stationens fysiska design och utformning som är viktig i prototyp-stadium, utan snarare dess funktionalitet – att den kan framställa ansiktsbiometri. Man frågar om leverantörerna är intresserade att producera prototyper. Med de leverantörerna som uttrycker ett intresse för att ta fram prototyper förs ytterligare diskussioner. Fyra av dessa får i uppdrag att ta fram prototyper.

I framtagningen av prototyperna skrivs ett Samarbetsavtal mellan respektive leverantör och RPS. Samarbetsavtalet säger att Leverantören förbinder sig att leverera en prototyp – i linje med de diskussioner som förts mellan leverantören och RPS angående prototypens funktioner och lösningar – som RPS kommer att testa under en månads tid. Nedan följer en kortare redogörelse för delar av samarbetsavtalets innehåll. Avtalet i sin helhet kan läsas i Bilaga 1.

- Förvaring av prototyperna: Bara personer inom RPS och fristående konsulter har tillgång till prototypen av enrollment-stationen under test-perioden.

- Utvärdering av prototyperna: Efter att test-perioden är över kommer RPS att utvärdera prototyperna för att fastställa att de krav som kommer att ställas på enrollment-stationerna som slutligen kommer att köpas in. Dessa krav kommer att göras publika och leverantörer kommer att bjudas in till att lämna anbud för att ta fram stationerna.

- Ersättning: Leverantören erhåller en fast ersättning (mellan 60 000 – 70 000 SEK) för att producera och leverera prototypen. Den maximala ersättningen som erbjöds var 70 000 SEK per leverantör enligt den budget som projektet satt upp. Gick kostnaden för att ta fram prototyperna över denna summa stod leverantörerna själva för dessa kostnader.

- Särskilt om kommande upphandlingsförfarande enligt LOU: RPS kommer att ta fram förfrågningsunderlaget och skallkrav till den kommande upphandlingen så att Leverantörer som tagit fram prototypen inte kommer att gynnas på ett otillbörligt sätt.

Steg 4: Test av prototyperna

RPS testar fyra prototyper från fyra olika leverantörer under en månads tid för att se över vilka delar som bör finnas med i den kravspecifikation man ämnar ta fram efter att testtiden är över.

9

(10)

Samarbetsavtal RPS

Marknadsanalys

Avtal

Bakgrund:

10

(11)

Samarbetsavtal RPS

Marknadsanalys

Avtal

Bakgrund:

11

(12)

Avtalsbank

Marknadsanalys

Avtal

[1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr:

EKB 939-2664/04, 2004-09-13.

[2]Innovationsupphandling - Betänkande av

Innovationsupphandlingsutredning en Stockholm 2010, SOU 2010:56.

Tillhörande bilagor till caset hittar du

här. 12

Tänk på att dessa avtal endast är exempel Checklista!

 Vid behov ta fram helt nya avtal

 Skriv om avtalen för att passa ert projekt

 Stäm av avtalen med intern/extern jurist

• Rikspolisstyrelsen: Passmaskin

• Post o Telestyrelsen: Tjänst till dövblinda

• SAMSA Innovation: Öka återbruk och återvinning

• Stockholm stad: Koldioxidbubbla

• SLL Innovation: Bokningssystem på Akuten

• ITS Innovation Stockholm Kista

(13)

Avtalsbank RPS

Marknadsanalys

Avtal

EKB 939-2664/04, 2004-09-13.

Tillhörande bilagor till caset hittar du

här. 13

Rikspolisstyrelsens avtal

• Anbudsansökan

• Anbudsförfrågan

• Samarbetsavtal

• Kravspecifikation

• Ramavtal

• Hyresavtal

(14)

EKB 939-2664/04, 2004-09-13.

Tillhörande bilagor till caset hittar du

här. 14

Om oss Kontakt

Ej klart: Layout, texter, kvalitetssäkring Fastslå: Struktur, pedagogik

Så här går en innovationsvänlig upphandling till

LOU = Lagen om offentlig upphandling

Upphandlare (Offentlig organisation)

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Vi vill köpa den billigaste metoden för att upptäcka allergi mot

•Pollen

•Hund

•Katt

•….

LOU

LOU LOU

Leverantör 1

Svar:

Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via pricktest för 600 kr/patient

Leverantör 2

Svar:

Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via

blodprov för 600 kr/patient

Leverantör 3

Svar:

Om 6 mån kan vi leverera upptäckt av allergi via laser för 600 kr/patient

Faktaruta:

Oavsett vilken leverantör som väljs så har

upphandlaren gjort en

innovationsvänlig upphandling.

Om leverantör 1 väljs, så väljs en valig traditionell produkt.

Om Leverantör 2 väljs, så väljs en ganska ny produkt.

Om leverantör 3 väljs, så väljs en Innovation men

man har man upphandlat en innovation. INTE gjort en UPPHANDLING AV INNOVATION??????? En leverantör

väljs inom LOU