Protokoll PU 2020-04-03 §§ 11-14

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Tid och plats Fredagen den 3 april 2020, kl. 09:00 till 10.15 i Catarroja, Kommunhuset.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M), ordförande

Malin Andersson (S) Ulf Genitz (C)

Tjänstgörande ersättare

Övriga närvarande Ersättare

Övriga Charlotte Strandbrink, HR-chef (skype)

Emelia Runeberg, kanslichef

Utses att justera Malin Andersson

Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2020-04-03, kl. 10.30

Justerade paragrafer §§ 11-14

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Emelia Runeberg Ordförande

________________________

Per Gunnarsson Justerare

________________________

Malin Andersson

1

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Personalutskottet

Protokoll från sammanträde 2020-04-03

Datum då protokollet justerades 2020-04-03

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2020-04-03

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2020-04-26

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Emelia Runeberg

2

(3)

Ärendelista

§ 11 Information om peronalsituationen med anleding av Covid-19

4

§ 12 Information om KIA (Digital tillbudsrapportering)

5

§ 13 Rökfri arbetstid KS 2020/72 6

§ 14 Information från förvaltningen och ledamöter

7

3

(4)

§ 11 Dnr

Information om personalsituationen med anledning av Covid-19

Personalutskottets beslut

Personalutskottet tar del av informationen och lägger den till handlingarna.

Sammanfattning av ärendet

HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om personalsituationen i verksamheterna med anledning av Covid-19.

Bemanningsenheten har bemanning på plats även helger för att stötta socialförvaltningens verksamheter med att ringa in vakanser helgtid. Än så länge klarar verksamheterna det personalbortfall som varit men det är viktigt att vi lyckas klara verksamheterna över tid. Alla enheter i kommunen har inventerat personal med kompetens inom främst socialförvaltningens verksamheter. Detta för att möjliggöra att personal i kommunen placeras om vid behov under en kortare period. Förutsättningen i första steget är att omplacering bygger på frivillighet.

HR-avdelningen arbetar även för att skapa ett lokalt krisstöd för det fall att medarbetare eller någon avdelning skulle bli hårt drabbade.

4

(5)

§ 12 Dnr

Information om KIA (Digital tillbudsrapportering)

HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om KIA, ett system för digital tillbudsrapportering. Idag lämnas tillbudsrapporteringar in i pappersform och även respektive enhets sammanställning görs i pappersform.

AFA-försäkring har en digital tillbudsrapportering IA, som för kommuner döpts om till KIA.

Detta system är ett kostnadsfritt system som ingår i försäkringsavtalet. Vara kommun kommer att börja använda detta system för tillbudsrapportering och en plan för implementering på enheterna kommer att läggas upp.

5

(6)

§ 13 Dnr KS 2020/72

Rökfri arbetstid

Personalutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

- anta policy för rökfri arbetstid

- policyn ska gälla från och med 1 september 2020

Sveriges kommuner och regioner (SKR) i samverkan med de centrala fackliga

arbetstagarorganisationerna har rekommenderat Sveriges kommuner att införa rökfri arbetstid, vilket majoriteten av Sveriges kommuner har infört.

Förvaltningen har utifrån detta arbetat fram ett förslag till policy som syftar till att förbättra och bibehålla god hälsa hos medarbetarna och tydliggöra att alla har rätt till en rökfri arbetstid och att arbetsplatsen därför inte ska utsätta kollegor, besökare, brukare eller elever för ofrivillig passiv rökning.

Föreslagen policy tydliggör att den tid medarbetare arbetar, har paus eller måltidsuppehåll ska vara rökfri. Lunchen räknas inte in i arbetstiden och är därmed undantagen. Alla anställda och förtroendevalda samt inhyrd arbetskraft omfattas av policy. I möjligaste mån omfattas även externa samarbetspartners och leverantörer.

Föreslagen policy har godkänts av central samverkan 2020-03-24. Förslaget är att kommunfullmäktige godkänner densamma.

Beslutsunderlag

- Policy för rökfri arbetstid Beslutet ska skickas till

- Samtliga förvaltningschefer - HR-chef

- Författningssamlingen

6

(7)

§ 14 Dnr

Information från förvaltningen och ledamöter

Per Gunnarsson (M) informerar personalutskottet om:

- Den information om heltidsresan som var planerad att hållas på kommunfullmäktige i mars blev inställd på grund av Covid-19. Informationen planeras till ett sammanträde längre fram. Är det möjligt att ta fram en skriftlig information om heltidsresan som skulle kunna skickas till kommunfullmäktiges ledamöter vore det önskvärt.

- Lönesamtal har genomförts med kommundirektör och beslut om ny lön har fattats.

Personalutskottet vill framhålla att krisledningsgruppen gör ett fantastiskt arbete med Covid-19 vilket känns väldigt tryggt.

7