Protokoll PU 2013-04-03 §§ 9-10

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

Personalutskottet 2013-04-03 1

Plats och tid Kommunhuset Vara, kl. 11.00 – 12.25

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus(C) Anna Jäderström (M)

Övriga deltagande Anela Lennartsson, utredningssekr.

Berit Hallersbo, personalchef

Göran Svensson, Planum Org.AB § 9

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens plats och tid Kommunhuset den 10 april 2013 klockan 15.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 9-10

Anela Lennartsson

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet

Sammanträdesdatum 2013-04-03

Datum för anslags uppsät-

tande 2013-04-10 Datum för anslags

nedtagande 2013-05-01

Förvaringsplats för proto-

kollet Personalavdelningen

Underskrift

Innehåll

Utvärdering av den politiska organisationen ... 3 Övriga frågor ... 6

VARA KOMMUN

Personalutskottet 2013-04-03 3

Justerandens sign. Utdragsbestyrkande

PU § 9 Dnr 181/2012

Utvärdering av den politiska organisationen

Beslut

Personalutskottet tar del av rapporten om den politiska organisationen i Vara kommun.

Ärendet tas upp i kommunstyrelsen den 7 maj 2013 och Göran Svensson från Planum Organisation AB kommer att informera om rapporten.

Separat bilaga: Rapport – utvärdering av del politiska organisationen 2013

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har den 10 oktober 2012, § 204, gett personalutskottet i uppdrag att ta fram ett förslag till tidplan för utvärdering av den politiska orga- nisationen samt utföra utvärderingen.

Personalutskottet har i sitt sammanträde den 29 oktober 2012, § 27, diskuterat hur utvärdering ska genomföras samt gett personchefen Berit Hallersbo i upp- drag att undersöka om Sveriges kommuner och landsting, Markör eller någon annan beprövad aktör kan göra utvärderingen.

Personalchefen har därefter varit i kontakt med flera aktörer, bland annat Mar- kör, Sveriges kommuner och landsting och Planum Organisation AB. Ef- tersom flera av aktörerna krävde forskningsinsatser och tidigare hypoteser, har valet fallit på Planum Organisation AB. Göran Svensson deltog på personalut- skottets sammanträde den 19 december 2012, § 36 och informerade om det tänkta upplägget för utvärderingen.

Ärendet togs återigen upp på personalutskottets sammanträde den 29 januari 2013, § 1, då Göran Svensson gick igenom det arbete som hade genomförts sedan senaste personalutskott i december 2012. Personalutskottet diskuterade även tillsammans med Göran Svensson om nästa del i utredningen som var att skicka en enkät till förtroendevalda i Vara kommun.

Beskrivning

Personalutskottet tar på dagens sammanträde återigen upp ärendet.

Göran Svensson har nu sammanställt rapporten som har presenterar för per- sonalutskottet.

Om rapport – utvärdering av del politiska organisationen 2013

Utvärderingen belyser främst fakta och rådande uppfattningar om styrkor och svagheter inom följande områden:

- Synen på det politiska uppdraget i förhållande till organisationens ut- formning.

- Politikens arbetsformer i KF/KS, nämnder, styrelser och det politiska arbetsklimatet.

- Förutsättningarna för den enskilde förtroendevalde. Möjligheter och hinder för det politiska engagemanget och för att delta i det politiska arbetet.

- Kunskap om organisation, beslutsgång, tillgång till information och underlag. Tillgång till tjänstemannaorganisationens sakkunskap.

- Utgångspunkten för utvärderingen hämtas från skrivningar i kommu- nens lednings- och styrningsdokument.

Enligt uppdragsbeskrivningen som Göran Svensson fått från Vara kommun ska utvärderingen inriktas på förutsättningarna för det politiska uppdraget och inte på lösningar och organisationsförslag. Lösningsdiskussionen kommer att följa i ett senare skede med grund i resultatet av utvärderingen.

Utvärderingen har genomförts i nära samarbete med personalutskottet. Utskot- tet har deltagit i planeringen och uppläggning av utvärderingen. Vid ytterligare två tillfällen har avstämning och rapportering skett till personalutskottet.

Arbetet med utvärderingen påbörjades i januari 2013 med att Göran Svensson genomförde gruppintervjuer under tre kvällar. Två representanter från varje parti som är representerat i fullmäktige inbjöds att delta. Samtalen genomför- des i de ordinarie samarbetsgrupperingarna med majoritetspartierna och oppo- sitionspartierna i var sina grupper samt med Sverigedemokraterna vid ett sepa- rat tillfälle. Samtalen hölls i kommunhuset.

För att komplettera och bredda underlaget genomfördes en enkätundersökning där alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, nämnder och styrelser gavs möjlighet att besvara ett antal frågeställningar om sin syn på den politiska organisationen.

Till underlaget har i rapporten också fogats ett kortfattat underlag om trender i kommunsverige och resultat från liknande utvärderingar från andra kommuner och från universitet och högskolor.

Personalutskottets behandling

Personalutskottet tar på dagens sammanträde del av rapporten om utvärdering av den politiska organisationen i Vara kommun och för tillsammans med Gö- ran Svensson en diskussion avseende de resultat som rapporten visar.

Enkäten som har skickats ut har fått 40 procent i svarsfrekvens vilket är lite lågt men Göran Svensson informerar att det är viktigt att se underlaget från enkäterna som diskussionsmaterial och inte beslutsmaterial. Ingemar Gruvaeus (C) anser att det är viktigt att se resultatet bland de som faktiskt har svarat på enkäten.

VARA KOMMUN

Personalutskottet 2013-04-03 5

Justerandens sign. Utdragsbestyrkande

Anna Jäderström (M) anser att enkäten kan skrivas ut och tas med till de poli- tiska grupperna, det vill säga, användas som ett arbetsmaterial för fortsatt ar- bete. De politiska partigrupperna skulle kunna göra egna utvärderingar partivis för att se vad man behöver jobba mer med.

Personalutskottet tar med sig ärendet och rapporten till kommunstyrelsen den 7 maj och Göran Svensson bjuds in då också för att informera kommunstyrel- sens ledamöter om resultatet av utvärderingen. Ingemar Gruvaeus (C) anser att det är viktigt att politikerna tidigt tar del av detta arbete och att ärendet därför också ska tas upp i kommunfullmäktige. Personalutskottet enas om att ärendet tas upp i kommunstyrelsens till att börja med och därefter bedömer om det även ska upp till kommunfullmäktige för information och debatt.

__________

PU § 10

Övriga frågor

Arvodesblankett för bolagen

Ordförande Alexandra Gustafsson (S) tar återigen upp frågan om arvodesreg- ler för förtrondevalda i bolagen. Ärendet tas upp i nästkommande personalut- skottssammanträde.

Arvodesregler - tolkning

Det har kommit in en del frågor avseende tolkning av arvodesreglerna. Den fråga berörs är restid före- och efter mötet samt förlorad arbetsförtjänst.

Utvärdering av den politiska organisationen

Utvärderingen av den politiska organisationen tas upp som en diskussions- punkt på nästa personalutskott. Eftersom personalutskottets ledamöter fått ta del av rapporten på dagens sammanträde är det viktigt att rapporten läses ige- nom och tas upp igen för diskussion.

Politikernas Vara-epostadresser

Alla politiker i kommunen har fått en Vara-epost, som de helst ska använda.

Personalutskottet vill ha mer förklaring till hur det är tänkt att dessa eposta- dresser ska hanteras, vilka regler det finns för vidarebefordran av mail till andra mailadresser, tekniska förutsättningar osv.

Ärendet tas upp på nästa personalutskott.

__________