Protokoll PU 2020-11-13 §§ 27-36

(1)

Tid och plats fredagen den 13 november 2020, kl. 09:00 till 11:20, digitalt och i Kadan, Kommunhuset. Ajournering 10:25-10:40

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M) ordf

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande

Övriga Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink, Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo

Utses att justera Ulf Genitz

Justeringens plats och tid Kansliavdelnignen 2020-11-16, kl. 17:00.

Justerade paragrafer §§ 27-36

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo Ordförande

________________________

Per Gunnarsson Justerare

________________________

Ulf Genitz

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Personalutskottet

Protokoll från sammanträde 2020-11-13

Datum då protokollet justerades 2020-11-16

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2020-11-16

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2020-12-08

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Linda Samuelsson Winbo

(3)

Ärendelista

Ändring i ärendelistan 4

Sammanträden 2021 KS 2020/129 5

Tolkning av arvodesreglemente gällande rätt till ersättning vid ajorunering och pausat sammanträde

KS 2018/80 6 - 7

Riktlinje för semesterväxling KS 2020/272 8

Avstämning heltidsresan KS 2019/114 9

Avslutningssamtal 10

Information om arbetsklimatundersökningen 11

Lokalt Samverkansavtal - Avtal om samverkan och arbetsmiljö

KS 2020/276 12

Information från förvaltning och ledamöter 13

Övriga frågor 14

(4)

§ 27 Dnr

Ändring i ärendelistan

Personalutskottets beslut

Personalutskottet beslutar att göra följande tillägg i ärendelistan:

- Ärende med rubrik Lokalt samverkansavtal – Avtal om samverkan och arbetsmiljö läggs till dagens ärendelista.

(5)

§ 28 Dnr KS 2020/129

Sammanträden 2021

Personalutskottet beslutar att fastställa nedan sammanträdesdagar för personalutskottet år 2021:

Fredag 19 februari Fredag 16 april Fredag 28 maj Fredag 17 september Fredag 12 november

Sammanträdena startar klockan 09:00.

Sammanfattning av ärendet

Personalutskottet ska besluta om sammanträdesdagar för 2021. Utskottet diskuterar sammanträdesdagar för 2021 och lägger ett förslag som anpassas efter kommunstyrelsens sammanträden. Sammanträdena föreslås börja kl. 09:00

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse Sammanträden 2021 Beslutet ska skickas till

- Personalutskottet - Kansliavdelningen - HR-avdelningen

- Kommunikationsavdelningen

(6)

§ 29 Dnr KS 2018/80

Tolkning av arvodesreglemente gällande rätt till ersättning vid ajournering och pausat sammanträde

Personalutskottet tolkar arvodesreglementet enligt nedan:

- Ajournering är ett avbrott i sammanträdet i upp till 30 minuter och ger rätt till sammanträdesarvode.

- Vid planerade ajourneringar som vid kallelsens utskick eller vid ajourneringar som enligt beslut från ordförande innan sammanträdet planeras att vara längre än 30 minuter ska avdrag från sammanträdesarvode göras.

Frågan om huruvida sammanträdesarvode skall utgå vid längre pauser i sammanträden har uppkommit sedan det vid ett tillfälle har varit aktuellt för att nämndssammanträde att tillfälligt avbrytas för att återupptas en timma senare. Samma fråga skulle kunna vara relevant för de sammanträden som gör avbrott för en timmas lunch för att sedan återupptas. Frågan som har uppkommit är vad som gäller för pauser om en timma som görs i sammanträden och vars syfte inte har med det aktuella sammanträdet att göra.

Reglerna för sammanträdesarvode till förtroendevalda finns i kommunens arvodesreglemente för förtroendevalda, antagna av kommunfullmäktige 2018-06-11 § 61. Arvode för sammanträden utgår för tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare vid sammanträden med:

kommunfullmäktige, nämnder, utskott med mera.

Sammanträdesarvode utgår för den tid som sammanträdet pågår. För kortare ajourneringar och pauser under sammanträdet utgår sammanträdesarvode. Personalutskottet har sedan tidigare gjort tolkningen att förrättningsarvode inte skall utgå för lunch. Vad som gäller för längre pauser som inte görs med anledning av det aktuella sammanträdet finns inte reglerat för

sammanträdesarvoden.

Vid personalutskottet bedömning av rätten till förrättningsarvode för lunch framhölls att lön till anställda inte utbetalas för lunchtid och kommunens anställda som deltar på kurser kan inte räkna med lunchen som en del av arbetstiden

(7)

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumetid 104942.

Beslutet ska skickas till - Kansliavdelningen - Personaladministratör

(8)

§ 30 Dnr KS 2020/272

Riktlinje för semesterväxling

Personalutskottet tar del av informationen och överlåter till tillförordnad HR-chef att anta riktlinjen för semesterväxling. Riktlinjen gäller från och med 1 januari 2021.

För att kunna säkra personalförsörjningen i framtiden, då arbetsgivare måste konkurrera om färre arbetstagare, gäller det att ha ett bra arbetsgivarvarumärke som attraherar kompetenta sökande.

Arbetsgivarvarumärket definieras av hur nuvarande och blivande medarbetare uppfattar organisationen. En medarbetares lön brukar framhävas som en viktig faktor, men det finns många andra faktorer som avgör hur en organisations arbetsgivarvarumärke uppfattas. Det kan bland annat handla om organisationens värdegrund, utvecklingsmöjligheter eller möjligheten att mot ett löneavstående få utökad semesterrätt. I Vara kommun har vi valt att erbjuda våra

medarbetare möjlighet att byta ut semesterdagstillägg mot extra lediga dagar och få möjlighet till ytterligare återhämtning.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande) Personalutskottet gör följande bedömning:

- Eftersom semesterväxling redan är något som tillämpas i Vara kommun anses riktlinjerna som har presenterats vara av sådan art att HR-chef har mandat att anta densamma.

Beslutsgång

Ordföranden frågar personalutskottet om de kan besluta enligt det förslag som lagts fram på dagens sammanträde och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 105698 - Riktlinje för att växla lön mot semester, dokumentid. 105628 Beslutet ska skickas till

- HR-chef

- Författingssamlingen

(9)

§ 31 Dnr KS 2019/114

Avstämning heltidsresan

Personalutskottet tar del av informationen och lägger den till handlingarna.

Heltidsresan genomförs på avdelningarna Lingonet, Laurentius och Götgatan i Vara kommun.

Uppföljningar görs regelbundet. Vid senaste uppföljningen framkom att det finns många frågor kring schemaläggning. Därutöver finns det många anställda som vill jobba som tidigare och många som även fortsättningsvis vill bryta mot arbetstidslagen. Utvärderingen efter

uppföljningen har gjort att projektet har återgått till ursprungsförslaget med en starttid och en sluttid som fanns från början.

På HR-avdelningen har en anställd från vakansen börjat jobba enbart med schemafrågor för Lingonet, Laurentius och Götgatan. Personalen har därmed fått en kontaktperson att vända sig till i frågor som har med sitt schema att göra.

En ny uppföljning ska göras i februari 2021. Där kommer resultatet av de nya satsningarna att synas.

Bland V6-kommunerna är Vara kommun i framkant när det gäller hur arbetet med heltidsresan går. Många kommuner ligger högre i tjänstgöringsgrad från början och det påverkar också hur långt varje kommun har kommit både individuellt och i jämförelse med andra kommuner.

(10)

§ 32 Dnr

Avslutningssamtal

Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink informerar om att hon inte har något nytt att rapportera kring de senaste avslutningssamtalen som gjorts.

HR-chef informerar om att Vara kommun har påbörjat arbetet med digitala avslutningssamtal.

Detta är en anonym enkät som skickas parallellt med chefernas avslutningssamtal. Enkäten skickas som ett SMS via löneprogrammet Besched. 5 inbjudningar har skickats in. Inga svar har kommit in ännu.

(11)

§ 33 Dnr

Information om arbetsklimatundersökningen

Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink går igenom resultatet av arbetsklimats-

undersökningen. Svarsfrekvensen för undersökningen är 85%, en mycket hög siffra överlag och högre än tidigare undersökning som gjordes 2018.

Resultaten för kommunen är något längre än vid föregående undersökning men värdena är överlag ändå mycket bra.

Nya frågor som har tillkommit till den aktuella undersökningen handlar bland annat om

miljöarbetet och besöksfrekvensen på intranätet. Av resultatet går det att utläsa att intranätet inte används i den omfattning som är önskvärt med tanke på att intranätet är den

kommunikationskanal som används av kommunen till sina anställda.

Undersökningens resultat ska till sista januari arbetas in i handlingsplaner som ska finnas vid sidan av arbetsplanerna ute i arbetsgrupperna.

Redovisningen av undersökningen ska även redovisas för kommunstyrelsen.

(12)

§ 34 Dnr KS 2020/276

Lokalt Samverkansavtal - Avtal om samverkan och arbetsmiljö

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen antar samverkansavtalet Avtal om samverkan och arbetsmiljö.

Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om att de fackliga representanterna och Vara kommen tagit fram ett samverkansavtal som är godkänt av de fackliga organisationerna. Vid nästa sammanträde för central samverkan den 24 november ska avtalet undertecknas av alla representanter alternativt skickas vidare för undertecknande.

Samverkansavtalet är inte förändrat jämfört med tidigare. Avtalet har blivit tydligare och redogör för olika möten som skall hållas och mötenas struktur och innehåll. Avtalet har blivit enklare och tydligare.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Personalutskottet kommer fram till att lämna följande förslag till beslut:

- Kommunstyrelsen antar samverkansavtalet Avtal om samverkan och arbetsmiljö.

Beslutsgång

Ordföranden frågar personalutskottet om personalutskottet väljer att behandla ärendet på dagens sammanträde. Personalutskottet beslutar att ärendet ska behandlas idag.

Ordföranden frågar därefter personalutskottet om personalutskottet kan besluta enligt förslag till beslut som lagts fram under mötet att kommunstyrelsen antar samverkansavtalet Avtal om samverkan och arbetsmiljö och finner att personalutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Lokalt samverkansavtal – Avtal om samverkan och arbetsmiljö, dokumentid. 105810 Beslutet ska skickas till

- HR-chef

(13)

§ 35 Dnr

Information från förvaltning och ledamöter

Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink:

- Alla avtal i årets avtalsrörelse som gäller för anställda i Vara kommun är klara och Charlotte Strandbrink redogör för hur avtalen för kommunal, vision,

akademikerförbundet, ledarna och teaterförbundet samt hur förändringarna i de allmänna bestämmelserna ser ut.

Avtalen gäller från och med den 1 april 2020.

- Generellt ser HR-chef Charlotte Strandbrink att måendet är mer skakigt hos kommunens anställda jämfört med normalt. Mycket av detta får ses som ett resultat av hur pandemin (Covid-19) påverkar både arbets- och privatlivet. Ulf Genitz (C) kan som ordförande för socialnämnden instämma i HR-chefens analys och ser med oro hur pandemins andra våg drabbar socialnämndens verksamhet och hur det påverkar personal inom verksamheterna - Utbildning i krigsledning har genomförts. Utbildningen arbetar med krigsplacering och

information på arbetsplatsträffar.

- Rekryteringen av bildningschef pågår. De första intervjuerna har genomförts.

Per Gunnarsson (M)

- Rekrytering av HR-chef pågår och genomförs av kommundirektör tillsammans med en extern rekryterare. Slutliga intervjuer sker den 17 december.

(14)

§ 36 Dnr

Övriga frågor

Tillförordnad HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om att Vara kommun har börjat med olika digitala lösningar. Först ut var digitala anställningsbevis och näst på tur är en digital tillbudsanmälan som kan göra det lättare att anmäla alla former av incidenter och därmed också kanske kan motarbeta kränkningar inom kommunen.