Protokoll PU 2013-04-17 §§ 11-15

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

Personalutskottet 2013-04-17 1

Plats och tid Kommunhuset Vara 17 april 2013 klockan 08.00 – 10.55

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus(C) Anna Jäderström (M)

Övriga deltagande Anela Lennartsson, utredningssekr.

Berit Hallersbo, personalchef Daniel Svensson, IT-tekniker § 11 Maria Westh, kommunjurist, § 11

Justerare Anna Jäderström

Justeringens plats och tid Kommunhuset den 22 april 2013 klockan 15.30

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 11-15

Anela Lennartsson

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Anna Jäderström

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet

Sammanträdesdatum 2013-04-17

Datum för anslags uppsät-

tande 2013-04-22 Datum för anslags

nedtagande 2013-05-13

Förvaringsplats för proto-

kollet Personalavdelningen

Underskrift

(2)

Innehåll

Användning av kommunala e-postadresser för förtroendevalda i Vara

kommun ... 3

Redovisning av bisyssla för förtroendevalda ... 6

Tolkning av arvodesregler avseende restid och återgång till arbete efter sammanträde ... 7

Information om Lagmansgymnasiet ... 8

Ersättning till feriearbetare... 9

Övriga frågor ... 10

(3)

VARA KOMMUN

Justerandens sign. Utdragsbestyrkande

PU § 11 Dnr 150/2010

Användning av kommunala e-postadresser för förtroendevalda i Vara kommun

Beslut

1. Personalutskottet tar del av informationen från IT-avdelningen och kommunjuristen avseende användning av kommunala e-postadresser för förtroendevalda i Vara kommun.

2. Personalutskottet ger sekreteraren i uppdrag att undersöka möjligheterna till att ha en kortare information avseende offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar i anslutning till nästa kommunfullmäktigesamman- träde.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har den 12 januari 2011 § 21 fattat beslut om att alla politiker i Vara kommun ska erbjudas kommunal e-postadress. I samband med byte av IT-plattform fick kommunen ett nytt e-postsystem vilket innebar nya e- postadresser för de förtroendevalda, vilket i sin tur lett till vissa inkörningspro- blem.

Beskrivning

Inför dagens sammanträde har kommunjuristen Maria Westh skrivit e-post som delats ut och lästs av personalutskottet.

Avseende användning av de kommunala e-postadresserna kontra privata skriver kommunjuristen följande:

Dels är det opraktiskt med privata mailadresser då dessa ibland blir fulla och leder till att utskick måste göras om, och dels är det inte särskilt pro- fessionellt att använda privata adresser som ibland har väldigt underliga namn. Men framför allt så är det de lagkrav vi har på oss som gör det svårt att hantera privata mailkonton.

Politikers mail (i rollen som politiker) är allmänna handlingar. Dessa ska kunna lämnas ut på begäran, i regel samma dag eller senast nästföljande dag. Oftast är det då mailloggen som lämnas ut i ett första skede så att den sökande kan bedöma vilka mail han/hon vill ha tillgång till. Sekre- tessprövningen av vilka mail som ska lämnas ut och inte sker efter att den sökande preciserat sin ansökan till vissa specifika mail. För att kunna leva upp till de krav som tryckfrihetsförordningen ställer på oss om ut- lämnande av allmänna handlingar måste kommunen ha tillgång till politi- kernas mailloggar. Om inte vara-mailen används kan inte någon logg tas fram så måste politikern i fråga ta fram sin privata logg för genomgång, och denna behöver då (precis som kommunens logg) kunna visa all in-

(4)

kommande e-post oavsett om den slängts eller skickats vidare. Hos oss kräver detta en insats från IT-tekniker vilket borde gälla även för de flesta privata mailkonton. Effekten av om några politiker använder privata konton och några använder kommunkonton blir att vi vid en begä- ran får lämna olika besked: Politiker A:s logg kan du få ut men politiker B använder privat konto och någon logg finns därför inte att tillgå. För politiker B kan du bara få se vad som finns sparat i inkorgen. Dessutom blir det en betydligt större sammanblandning av mail som kommit i egenskap av privatperson och mail som kommit i egenskap av politiker.

Om man dessutom använder t.ex. en annan arbetsgivares mailkonto kan det blir riktigt svårt eftersom det inte är säkert att kommunens tjänste- män ens får lov att granska de mailkontona. Den som då vill ha ut handlingar får ingen prövning av myndigheten (som vi är skyldiga att tillhan- dahålla) utan får förlita sig på att politikern själv sparat och printar ut alla de mail som han/hon fått i egenskap av politiker. Det är INTE en god- tagbar lösning, och frågan har aktualiserats då vi nyligen fick en begäran om alla heltidspolitikers mail. Det är inte helt ovanligt att mail begärs ut.

Flera förtroendevalda har önskemål om att lägga in en regel som automatiskt gör att all inkommen e-post till den kommunala e-posten vidarebefordras till annan epostadress som politikern själv väljer. Kommunjuristen skriver följande avseende detta:

Det finns ett stort juridiskt problem med en sådan hantering och det är att vi har en skyldighet att öppna all inkommande post en gång per dag.

När mailen vidarebefordras är de inte öppnade och det blir då omöjligt för en extern granskare att se om vi uppfyllt våra skyldigheter. Då är vi återigen tillbaka i problemet med granskningar av privata konton. Det finns också ett praktiskt problem i att ett vara-mailkonto som aldrig hanteras utan bara vidarebefordrar allt inkommande snabbt blir fullt. Det måste rensas med jämna mellanrum och eftersom vi har gallringsregler och lagar som säger vad vi får och inte får kasta så är det inte så enkelt att man bara kan gå in och slänga allt. Det måste öppnas och granskas och det blir ett väldigt omständigt arbete att försöka jämföra med det privata kontot och se vad som finns sparat där.

I rollen som förtroendevald politiker är man en del i en offentlig myn- dighet och det medför en hel del krav på posthanteringen i den rollen. E- post är att jämställa med vanlig postgång och måste skötas utifrån be- stämmelser om såväl diarieföring som allmänna handlingar. Detta rim- mar illa med användningen av privata mailkonton låsta för insyn. Det ligger inte i linje med offentlighetsprincipens grundtanke.

Personalutskottets behandling

Daniel Svensson, IT-tekniker och Maria Westh, kommunjurist medverkar på dagens sammanträde. Personalutskottet diskuterar tekniska frågor om den kommunala eposten med Daniel Svensson.

(5)

VARA KOMMUN

E-posthanteringen är en tudelad fråga som diskuteras med kommunjuristen.

Det handlar dels om vilken e-postadress, privat e-post kontra kommunal epost, interna mail från kommunen ska skickas till. Den andra aspekten är e-

posthanteringen som helhet. Det finns en offentlighetsprincip som alla politiker borde känna till och personalutskottet anser att samtliga politiker borde få mer utbildning om offentlighetsprincipen och hanteringen av allmänna handlingar.

Personalutskottets önskemål är att kommunjuristen informerar i anslutning till nästa kommunfullmäktige om offentlighetsprincipen, allmänna handlingar samt vad som gäller vid hantering av mail. Sekretaren ges i uppdrag att under- söka möjligheterna att kommunjuristen informerar om ovanstående i anslutning till nästa kommunfullmäktigesammanträde.

__________

(6)

PU § 12 Dnr 98/2010

Redovisning av bisyssla för förtroendevalda

Beslut

Personalutskottet tar del av redovisningen av bisyssla för politiker med 50 procent eller mer i arvode.

__________

Bakgrund

Personalutskottet har den 30 januari 2013 § 6 beslutat att ge förvaltningarna i uppdrag att årligen inkräva redovisning av bisyssla från förtroendevalda som har 50 procent eller mer i arvodering. Resultatet ska redovisas till personalutskottet i april varje år.

Rutin hantering av bisyssla

Personalchefen har tagit fram en rutin för hantering av bisyssla för förtroende- valda. Rutinen är:

Nämndssekreteraren i varje förvaltning ombesörjer att frågan om bisyssla kommer med på dagordningen vid nämndssammanträde årligen, i början av året (senast mars).

Blankett för bisyssla finns på intranätet, i personalhandboken, och utdelas till förtroendevald som har 50 procent arvode eller mer.

Ifyllda blanketter insändes till personalchefen senast den sista mars för sammanställning och redovisning till personalutskottets möte i april.

Personalchefen Berit Hallersbo redovisar insända blanketter avseende bisysslor för förtroendevalda.

__________

(7)

VARA KOMMUN

PU § 13 Dnr 42/2010

Tolkning av arvodesregler avseende restid och återgång till arbete efter sammanträde

Beslut

Personalutskottet anser att fjärde kapitlet § 12 och § 14 i kommunallagen klar- gör vad som regleras av kommunallagen i fråga om ersättning till förtroende- valda som utöver politiska uppdrag även arbetar.

__________

Bakgrund

Personalutskottet har fått frågan huruvida det strider mot kommunallagen att en förtroendevald inte får ersättning för den sista halvtimmen av sin arbetstid om han eller hon har varit på ett sammanträde och inte hinner tillbaka till sitt ordinarie arbete tidigare? Exempelvis om man arbetar till klockan 16.00 och har ett sammanträde till klockan 15.00. Har en halvtimmas restid till sitt arbete innebär det att man inte är tillbaka på arbetet förrän klockan 15.30. Strider det mot kommunallagen att inte få ersättning för den sista halvtimmen i sitt ordinarie arbete?

Personalutskottet diskutterar frågan på dagens sammanträde. Ordförande Alexandra Gustafsson har undersökt svaret i kommunallagen. Enligt 4 kapitlet

§ 12 och 14 i kommunallagen står det inget om ersättningen ska ges även för den sista halvtimmen. Nedanstående är utdrag ut kommunallagen:

12 § Förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget.

14 § Fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få 1. ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget utöver vad som följer av 12 a och 12 b §§,

2. arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, 3. pension, samt

4. andra ekonomiska förmåner.

Personalutskottet drar slutsatsen att det enligt kommunallagen fjärde kapitlet § 14 står att kommunfullmäktige får besluta om vilken ersättning som förtroen- devalda ska ha. Detta har fullmäktige i Vara kommun beslutat i arvodesreglerna som antogs i början av mandatperioden.

__________

(8)

PU § 14

Information om Lagmansgymnasiet

Beslut

Personalutskottet tar del av informationen och tar upp ärendet igen på sitt nästa sammanträde den 22 maj 2013.

_________

Beskrivning

Personalchefen Berit Hallersbo informerar om Lagmansgymnasiet. Ärendet om Lagmansgymnasiet hanteras av bildningsförvaltningen och bildningsnämn- den har beslutat att det inte kommer ske några antagningar till Lagmansgymna- siet hösten 2013.

Personalavdelningen arbetar just nu med översyn av alla lärartjänster för att se hur många och vilka tjänster som behöver finnas kvar. Det är en turordning i hela kommunen vilket innebär att det är väldigt många tjänster som ska ses över för att se hur turordningen ser ut. Det är lagen om anställningsskydd (LAS) som gäller.

Om det blir några uppsägningar och hur många i sådana fall vet man inte i dagsläget. Förhoppningen är att klarare besked ska kunna ges innan sommaren.

Personalutskottet tar del av informationen och anser att det är viktigt att gå kontinuerlig information avseende detta i personalutskottet. Därför föreslår ordförande Alexandra Gustafsson att ärendet tas upp på personalutskottets nästa sammanträde igen.

__________

(9)

VARA KOMMUN

PU § 14

Ersättning till feriearbetare

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen höjer ersättningen till feriearbetare med 10 kronor, det vill säga till 55/50 kronor i timmen.

__________

Bakgrund

Varje sommar har kommunen ett antal feriearbetare som arbetar 30 timmar i veckan i tre veckor, totalt 90 timmar. Deras timlöner är 45 kronor för de som arbetar inom äldreomsorgen och 40 kronor för övriga.

Personalutskottet har fått indikationer på att feriearbetarnas löner borde ses över och eventuellt höjas varför frågan väcks på dagens sammanträde. I sitt sammanträde den 14 mars 2012 § 14 rekommenderade personalutskottet personalchefen att höja feriearbetarnas löner.

__________

(10)

PU § 15

Övriga frågor

Varsel om stridsåtgärder

Personalchefen Berit Hallersbo informerar om varsel om stridsåtgärder. För- handlingarna om ett nytt kollektivavtal gällande löner och allmänna anställ- ningsvillkor för kommuner och landsting har strandat. Parterna har inte kunnat nå någon överenskommelse. Svenska Kommunalarbetareförbundet varslar därför om stridsåtgärder.

___________