Bilaga 1 Verksamhetsplan Trafik- och fastighetsnamnden 2017.

(1)

Verksamhetsplan 2017

Trafik- och fastighetsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Nämndens uppdrag ... 3

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission ... 3

2 Inför 2017 ... 4

2.1 Omvärld ... 4

2.2 Nuläge ... 5

3 Ekonomi ... 9

4 Verksamhetsplanering ... 11

4.1 Målstyrning - nämndens åtaganden ... 11

4.2 Uppdrag ... 19

4.3 Kommungemensam planering och övrigt utvecklingsarbete ... 19

5 Övrig verksamhetsplanering förvaltningen ... 22

6 Kvalitetshjul ... 23

Bilagor

Bilaga 1: 2017 Uppföljning av privata utförare TFN

(3)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för skötseln av kommunens gator, vägar och övriga allmänna platser. Nämnden svarar även för kommunens parkeringsövervakning och är tillika trafiknämnd. Nämnden förvaltar kommunens mark, inklusive

naturreservat, och fastigheter samt svarar för skötsel och ny-, till- och ombyggnad av kommunens lokaler och anläggningar inkluderande tecknande av hyresavtal.

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission

Beskrivning

Professionalitet, öppenhet och ett trevligt bemötande ska vara bestående intryck av ett möte med oss på trafik- och fastighetskontoret. Trafik- och fastighetskontoret ska därmed också bidra till att det talas väl och uppskattande om Sollentuna kommun.

(4)

2 Inför 2017

2.1 Omvärld

Trafik- och fastighetsnämnden står primärt inför följande utmaningar under kommande 2-5 år:

Ökad inflyttning: Sollentuna kommun har en ökad inflyttning med ca 1000 invånare per år. Detta innebär fler uppdrag avseende byggprojekt och att det blir fler fastigheter att förvalta på sikt. Bristen på mark att bygga på medför att de ytor som finns behöver utnyttjas maximalt och flexibelt. Nya krav i plan- och bygglagen har påverkat

byggkostnader. Byggboomen i Storstockholm har påverkat priserna på byggmarknaden.

Byggkostnaderna har ökat från förra året med cirka 7-10 procent, och bedöms fortsätta öka de närmaste åren med nuvarande byggtakt i Storstockholm.

Den ökande inflyttningen kommer i framtiden även att påverka trafik och infrastruktur med kraftig utbyggnad av transportsystemen och därmed höga krav på förbättrad drift och underhåll av vägnätet. Bedömingen är att samhället går mot en framtid där gående, cyklister och kollektivtrafik får högre prioritet än idag. Sollentunas tillväxt av

människor och trafik kommer att ställa mer krav på parkeringsövervakning för att säkerställa att allmänna parkeringar används av dem de i första hand är avsedda för.

Med en ökad inflyttning och förtätning blir också närliggande parker och naturområden särskilt värdefulla, till exempel för rekreation och friluftsliv, men också för barns lek och utveckling. Inflyttningen kommer att bidra till ett högre tryck på de naturområden som finns, varpå det kan krävas ökad skötsel av områden för att hålla samma kvalitet.

En viktig utmaning är att värna om djur- och växtlivet och den biologiska mångfalden i ett läge där efterfrågan på mer urbana och anpassade gröna miljöer ökar.

Ökat trygghetsfokus: Prioriterade kategorier för trygghetsarbetet i kommunen är bland annat brottsförebyggande åtgärder och trygga utemiljöer. Detta kommer att sätta ett större fokus på arbetet med att utveckla kommunens parker och naturområden samt att förbättra belysning, vägar och renhållning på allmän plats. Tillfälliga EU-migranter är en fortsatt utmaning för Sollentuna som för många andra kommuner. Det ställer krav på samverkan inom kommunen, och som ansvarig nämnd för renhållning av allmänna platser och avhysningar blir kontoret en viktig part i detta arbete.

Ökade miljökrav: Krav finns på att klimatpåverkan från kommunens fastigheter ska minska. Detta innebär krav på miljömässigt byggande och energieffektiviseringar av kommunens egna fastigheter. Även när det gäller utvecklingen av infrastruktur och trafik ställs krav på att Sollentuna ska växa utan att det belastar miljön eller klimatet negativt. Det innebär bland annat behov av en successiv överflyttning av resor från bil till hållbara transportmedel (gång-, cykel- eller kollektivtrafik).

Ökad förväntning på inflytande av medborgare: I dagens informationssamhälle vill medborgare på ett helt annat sätt delta i dialoger, beslutsprocesser och debatter. Det ställer högre krav på e-tjänster, utökad medborgardialog i olika delar av

beslutsprocessen, förmåga att kunna hantera en ökad mängd synpunkter och förväntan på snabb återkoppling på dessa samt korta svarstider på beslut.

Upphandlingar – överprövningar: Klimatet för upphandlingar har blivit tuffare.

(5)

Konkurrensen har hårdnat mellan de företag som lämnar anbud vilket leder till fler överprövningar. Det ställer i sin tur ställer stora krav på hög juridisk kompetens i kommunen vid större upphandlingar.

2.2 Nuläge

Resurser

Personal och organisation: God kompetens bedöms finnas inom de områden som är viktiga för att kunna utföra de uppdrag som ålagts nämnden, men att viss förstärkning i personalstyrkan behövs inom fastighets- och projektavdelningen. Som en konsekvens av att parkeringsövervakningen har planerats att upphandlas så har parkeringsenheten utgått som egen enhet. Kvarvarande medarbetare fortsätter tillhöra trafik- och

naturavdelningen med avdelningschefen som närmaste chef. Trafik- och

naturavdelningen har under året omorganiserats och består nu av tre grupper: planering och projekt, drift och myndighet samt park och natur. Varje grupp har en utsedd samordnare.

IT: Under året har fortsatt fokus legat på införande och utveckling av användningen av IT-baserade verksamhetssystem. Den allmänna bedömningen är att dessa (främst fastighetssystemet LEB, projektverktyget Antura, och geodatasystemet GISO) har och kommer att innebära effektivitetsmöjligheter, framför allt genom att öka kvaliteten i handläggning i olika avseenden. Under året har trafik- och naturavdelningen deltagit i det övergripande arbetet med en kommunal tillståndsguide, där flera myndighetsärenden nu kan utföras digitalt. Under 2017 planeras införandet av ett system för att förenkla hantering av trafikanordningsplaner och schaktansökningar.

Ekonomi: Hyresadministrationen kommer att utföras inom kommunen efter årsskiftet 2016/2017 via nya fastighetssystemet LEB och ekonomisystemet Aditro. Inför 2017 har en hyresadministratör rekryterats vars roll är att ansvara för avtalsuppföljning och intäktssäkring i fastighetssystemet integrerat med ekonomisystemet. Funktionsprogram för energi, miljö och material är framtaget och kommer framgent att finnas med som riktlinjer under hela processen i investeringsprojekt. Projektavdelningens arbete med analys av kostnader i skolprojekten har varit i fokus under året och kommer att fortgå under kommande år. Avgifter har också setts över för att få bättre täckning för

kostnader, t ex markupplåtelser och parkeringsavgifter. Inom trafik- och

naturavdelningen används sedan januari 2016 systemet Antura för både tids- och projektredovisning för alla medarbetare och projekt, bland annat för ekonomisk uppföljning. Under 2017 planerar även fastighetsavdelningen att övergå till detta system.

Genomförande

Kommunövergripande satsningar & samarbeten: Personal inom kontoret är och har varit aktiva inom kommunövergripande projekt rörande näringsliv, miljö och trygghet.

Kontoret har också gjort insatser inom Väsjöprojektet. Trafik- och naturavdelningen har bidragit med resurser i detaljplaner och bygglov samt i övergripande strategier och utvecklingsarbeten. Representanter från fastighetsavdelningen har regelbundna avstämningsmöten med övriga kontor samt säkerhetsavdelningen för att säkerställa lokalförsörjningsprocessens gång och samsyn kring berörda frågor. Under 2016 har samverkan vuxit fram mellan med stadsbyggnadskontoret, miljö- och

byggnadskontoret, kommunledningen, SEOM (Sollentuna energi och miljö) och

(6)

beställande kontor i kommunen inom byggprojekt. En styrgrupp (med deltagare från kommunledningen, barn- och utbildningskontoret och trafik- och fastighetskontoret) har bildats för frågor som inte kan tas inom det ordinarie projektets ramar.

Trafik- och fastighetsontoret har även medverkat i arbete med kommunstyrelsens uppdrag till kommunledningskontoret att utreda och formulera förslag på bl.a. en

förvaltningsmodell avseende nuvarande och tillkommande fastighetsinnehav. Uppdraget har resulterat i förslag till koncernbildning av kommunens bolag, vilket

kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har att ta ställning till.

Internt utvecklingsarbete: Kontoret har under året satsat på att beskriva processer som ska vara ett stöd i vardagen och ett underlag för vidare förbättringsarbete. Trafik- och naturavdelningen har påbörjat genomlysningen av sina processer och detta arbete kommer att fortsätta under nästkommande år. Under året har avdelningen också arbetat särskilt med grupputveckling, i synnerhet för medarbetarna inom gator och trafik. Detta arbete kommer också att fortlöpa under år 2017.

I samband med upphandling och införandet av fastighetssystemet har

fastighetsavdelningens samtliga tidigare framtagna arbetsprocesser uppdaterats och kvalitetssäkrats. Tillkommande processbeskrivningar har också arbetats fram i och med att fastighetsorganisationen har förändrats sedan 2010 och nya roller och arbetsuppgifter har tillkommit. Processarbetet fortgår och kommer att införas digitalt på intranätet.

Fortsatt arbete med framtagning av mallar och rutinbeskrivningar som ska läggas upp digitalt kommer att pågå under kommande år.

Projektavdelningen har under 2016 uppdaterat, anpassat och kvalitetssäkrat processen att tillhandahålla lokaler. Precis som de andra avdelningarna så ska denna läggas upp digitalt på intranätet för att tillgängliggöra information om processen i byggprojekt.

Projektavdelningen har också i samråd med fastighetsavdelningen upprättat riktlinjer för energi, miljö och material. En utveckling av detta arbete, i form av

projekteringsanvisningar, har påbörjats och kommer att fortlöpa under kommande år.

Externa utförare: Upphandlingsarbete är en fortsatt utmaning och behovet av juridisk stöttning är fortsatt viktigt. Exempelvis har upphandling av markskötsel inte kunnat slutföras under året p.g.a. överprövningar. I nära anslutning till upphandlingsarbetet har en plan tagits fram för att utveckla relationerna, avtalen och formerna för uppföljning med privata utförare i syfte att höja graden av upplevd kvalitet i levererade tjänster.

Resultat

Fastighetsavdelningen: En självskattning är att beslut utifrån rollen som fastighetsägare blivit mer genomtänkta, säkra, professionella men det är en bit kvar tills det interna målet att ”fastigheter och anläggningar är väl underhållna” uppfylls. Mycket

förbättringar görs och utförande av underhåll löper på enligt plan. Underhållsplaner revideras efterhand men ett stort underhållsbehov kvarstår. Uppkomna brister och problem i fastigheter hanteras enligt fastställda rutiner och helheten ses alltid över när åtgärder ska utföras.

Fastighetsavdelningen har under 2016 avklarat en stor upphandling av fastighetsdrift vilken har varit under arbete sedan 2014. Det nya avtalet gäller från 1 oktober 2016 och avdelningen räknar med en rad förbättringar i kvalitet och kundnöjdhet samt säkrare uppföljning från avdelningen som beställare. Under 2017 kvarstår en stor upphandling av markskötsel på fastighetsmark. Planen är att ha ett nytt avtal igång inför våren 2017.

(7)

När det avtalet är klart har fastighetsavdelningen genomfört tre stora verksamhetsutvecklingsdelar.

Fastighetssystemet är också ett verktyg för en ökad kvalitet och uppföljning av ärenden t.ex. felanmälningar. Systemet förutspås att via sin webbaserade tillgänglighet ge en ökad kundnöjdhet för hyresgäster, driftentreprenör och andra berörda användare inom kommunen.

Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar om koncernbildning av

kommunens bolag, så kommer verksamhetsfastigheter som ägs direkt av Sollentuna kommun via kommunstyrelsen samt av Sollentunahem att samlas i ett bolag –

Sollentuna Kommunfastigheter AB. Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar i dag för förvaltningen av kommunstyrelsens fastigheter. Nämnden svarar också för ny-, till- och ombyggnation, på uppdrag av kommunstyrelsen och verksamhetsansvariga nämnder.

Trafik- och fastighetsnämndens nya roll återstår att beskriva, och därmed hur trafik- och fastighetskontorets uppdrag och organisation förändras med anledning av införandet av förvaltningsmodellen.

Projektavdelningen: Förutsättningarna att genomföra beslutade projekt med rätt kvalitet och till rätt kostnad har ökat till följd av att samverkan mellan kontoren har förbättrats. I och med beslutet att kontoren ska ha egna funktionsprogram, så kommer beställningar från kontoren i kommunen att bli tydligare och därmed säkrare

ekonomiskt.

Det finns en risk att de stora skolprojekten kan bli försenade, bland annat till följd av överklaganden av detaljplaner, förhandbesked och bygglovsansökningar.

Byggbranschen är ansträngd Stockholmsområdet vilket kan leda till att kontoret inte får in anbud från entreprenörer. Det kan också bli svårare att kontraktera konsulter med rätt kompetens, det gäller även för rekrytering av projektledare.

Trafik- och naturavdelningen: Under 2016 har en parkeringsplan samt ett underlag för utveckling av skötsel av park och natur tagits fram. Ett belysningsprogram är under framtagande och väntas vara klart under våren 2017. På myndighetssidan ligger fokus på att arbeta systematiskt och professionellt. Under 2017 ska processbeskrivningar tas fram och ett verksamhetssystem driftsättas.

I planering och utförande prioriteras generellt oskyddade trafikanter. Just nu satsas särskilt på gång- och cykeltrafik, dels inom ramen för cykelplanen men också genom våra fleråriga projekt Trygg i trafiken och Säkra skolvägar. Trygghet och säkerhet prioriteras högt, men också insatser som bidrar till ett mer hållbart och klimatneutralt resande. Sollentuna satsar också på upprustning av lekparker och god skötsel av kommunens parker och naturområden.

I Naturskyddsföreningens senaste ranking 2014 av bästa naturvårdskommun placerar sig Sollentuna så högt som plats 12 bland 208 deltagande kommuner. I den senaste årliga enkäten gällande friluftskommuner fick Sollentuna 24,5 poäng, samma som året innan, men halkade ner från plats 35 till plats 45. Med de åtgärder som finns i det nya underlaget ”Utveckling av skötseln av Sollentunas parker och naturområden”, som antogs av TFN i april 2016, görs bedömningen att det finns goda förutsättningar att placeringen förbättras till nästa år.

Sollentuna deltar för tredje gången i Cykelfrämjandets Kommunvelometern och fortsätter att kraftigt öka sin totalpoäng. 2013 fick kommunen 18 poäng, vilket följdes

(8)

upp av 31,5 förra året. I år tar kommunen ytterligare kliv och får hela 45 i totalpoäng.

Detta innebär att Sollentuna tar andraplatsen bland mellanstora kommuner efter Halmstad. På totalen hamnar Sollentuna kommun på plats 7 av 48. Kommunen uppmärksammas särskilt för satsningarna på infrastruktur och underhåll och får 10 av 10 möjliga poäng. Sollentuna är en av endast fyra kommuner som får full pott inom området.

Avdelningens verksamhet representeras även i NKI Servicemätning gällande markupplåtelser. Utfallet år 2016 har på totalen förbättras, men nöjdheten bland

företagare är detsamma som förra året (57, godkänt är 62). Bedömningen är att insatser för bättre samordning, effektivitet och uppföljning har störst påverkansgrad på

kommande års utfall, varför förbättrade rutiner för detta planeras för 2017.

Senaste Medborgarundersökningen från SCB visar på en positiv trend för nöjdheten med utfört arbete inom gator och vägar samt gång- och cykelvägar. Samtliga betygindex ligger dessutom över snittet för kommunerna i Sverige. Nästa resultatrapport kommer i slutet av året. Med stöd av inkomna synpunkter i Service Now pågår också ett

kontinuerligt förbättringsarbete.

(9)

3 Ekonomi

Budget på nämndens rapporteringsområden

Tidslinje

Beslut KF juni 2015 enl utfördelnin g vplan 2016

Beslut KF dec 2015 utlagt enligt nämnd

Beslutad tilldelning enl KF juni 2016 och enligt utfördelning nämnd

Rapporteringsområde n

Budget 2016

Tidigar e beslut

under 2016

Budget 2016 inkl tidigar

e beslut

Riktade tillägg/avdra

g 2017

Generella tillägg/avdra

g 2017

Budge t 2017

Nämnd 933 117 1 050 0 0 1 050

Kontor 8 454 201 8 654,6 0 1 328 9 983

Gata drift och myndighet

81 190 -1 000 80 190 0 -6 404 73 786

Parker 16 995 -200 16 795 0 -1 165 15 630

Naturvård 7 301 0 7 301,3 0 128 7 429

Trafik och

infrastruktur planering

4 375 0 4 375 0 1 605 5 980

Fastighet förvaltning -25 653 1 182 -24 471 -31 500 -4 146 -60 117

Fastighet projekt drift 0 0 2 690 2 690

TFN Summa 93 595 300 93 895 -31 500 -5 964 56 431

Beslutad ram 93 595 300 93 895 0 37 464 56 431

Rapporteringsområden Intäkter 2017 Kostnader 2017 Budget 2017

Nämnd 0 1 050 1 050

Kontor 0 9 983 9 983

Gata drift och myndighet

-20 402 94 188 73 786

Parker -1 750 17 380 15 630

Naturvård -450 7 879 7 429

Trafik och infrastruktur planering

-1 953 7 933 5 980

Fastighet förvaltning -290 000 229 883 -60 117

Fastighet projekt drift -2 219 4 909 2 690

TFN Summa -316 774 373 205 56 431

(10)

Kommentar

Sammanfattningsvis har trafik- och fastighetsnämndens budgetram justerats nedåt med 37 464 tkr.

Inför 2017 ändrar trafik- och fastighetsnämnden rapporteringsområden jämfört med 2016, så att rapporteringen speglar de förändringar i organisation som genomförts inom Trafik- och Naturavdelningen samt inom Fastighetsavdelningen. I praktiken betyder det att parkeringsövervakningen flyttas till "Gata drift och myndighet", samt att "Trafik och infrastruktur planering" kommer att bestå av trafikplanerare och projektledare.

"Fastighet projekt drift" har under 2016 blivit en separat avdelning med en egen budget och avdelningschef. Intäkter och kostnader är fördelade så att de passar den nya

organisationen enligt budgetbeslutet .

I samband med omorganisationen bestämde kontoret att flytta fastighetsstrategen från

"Fastighet förvaltning" till "Kontoret/administrativa enheten", vilket ryms inom 1 328 inkl. lönekompensation som fördelades per anställd inom trafik- och fastighetskontoret.

Ramen för "Gata drift och myndighet" är lägre med 6 404 tkr jämfört med

2016. 2 852 tkr avser effektiviseringsprogrammet och kravet på effektiviseringar vid inköp. Resterande del avser ökade intäkter kopplat till genomförd omorganisation.

"Parker" har lägre ram om 1 165 tkr, då intäkter för markupplåtelser beräknas vara högre enligt effektiviseringsprogrammet samt pga kravet på effektiviseringar vid inköp.

Ramen för "Trafik och infrastruktur planering" har höjts med 1 605 tkr i samband med omorganisationen.

Ramen för "Fastighet förvaltning" har sänkts med 35 656 tkr i samband med bl.a.

införande av komponentavskrivningar, och 2 690 tkr har omfördelats till "Fastighet projekt drift" . Resterande del avser kravet på effektiviseringar vid inköp och flytt av kostnader för fastighetsstrateg till "Kontoret/administrativa enheten".

Nämndens investeringsbudget

2017

Nämndens investeringsbudget 846 000 tkr

(11)

4 Verksamhetsplanering

4.1 Målstyrning - nämndens åtaganden

Fokusområden:

4.1.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden:

Öka prognossäkerheten för investeringsprojekten Beskrivning

Nämnden behöver öka prognossäkerheten för stora investeringsprojekt. Avvikelsen mellan beslutad budget i samband med upphandling av entreprenör och slutredovisning ska vara så liten som möjligt. Genom ökat fokus på uppföljning och kostnadskontroll, samt förbättring av upphandlingsunderlag och avtal ska prognossäkerheten öka. Det första steget är att systemstödet för investeringsprojekten utvecklas.

Förväntat resultat

Att avvikelsen per investeringsprojekt mellan budget och slutredovisning ska vara så liten som möjligt

Mått Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde 2017

Avvikelse mellan investeringsram och slutredovisning

Förstärka kontrollen och skapa överblick över kommunens trafik- och infrastrukturanläggningar

Beskrivning

Nämnden behöver utreda nuläge, behov, olika lösningar samt kostnad för att införa ett system där nämndens/ väghållarens alla trafik- och infrastrukturanläggningar kan samlas. Ett system som kan användas som underlag för både planering, projekt, drift och underhåll.

På sikt: Förbättrad kontroll och överblick över nämndens anläggningar. Bättre möjligheter att långsiktigt planera såväl projekt som drift och underhåll.

Under 2017: Genomförd utredning.

Medborgarnas nöjdhet med kommunens gator och vägar ska kontinuerligt öka.

Medborgarundersökning genomförs vartannat år, 2016 och 2018.

Nöjd medborgarindex gator och vägar

(12)

Fokusområden:

4.1.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Kommunövergripande mål:

Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag

Beskrivning

Gemensamt åtagande för samtliga nämnder. Kommunledningskontoret är samordnande.

Nöjd kund index i Stockholm Business Alliances mätning 2017 avseende markupplåtelser ökar till 70 från 63.

Nöjd-Kund-Index markupplåtelser näringsliv, exkl. övriga sökande

57 63 70

Fokusområden:

4.1.3 Miljö och samhällsutveckling

Arbeta för en god bebyggd miljö

Minskad kemikaliepåverkan Beskrivning

Åtagandet beslutat i fullmäktige 2016-09-15 via "Mål- och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet i Sollentuna kommun till 2020"

Arbeta enligt kommande kemikalieplan:

Ur kemikalieplanen:

Områden; förskolor, upphandling och byggande.

Kemikalieplanen omfattar inte vatten och förorenad mark.

Enligt kemikalieplanen: Handlingsplanen ska omfatta aktiviteter som leder till att exponeringen av utfasningsämnen och riskminimeringsämnen mot medborgarna ska minska såväl på kort som (på) lång sikt.

Antal genomförda åtaganden i kemikalieplanen.

(13)

Alla nya byggnader uppförda i kommunal regi ska lägst klara Miljöbyggnad Silver

Beskrivning

Inget krav på certifiering, enbart att kriterierna uppfylls.

All nybyggnation ska lägst klara Miljöbyggnad Silver (såvida upphandlingen inte gjorts innan detta åtagande var känt).

Redovisning av uppfyllnad av kriterierna för Miljöbyggnad Silver

Vid ny- och ombyggnad se över installation av sol-paneler och växtlighet på tak

Beskrivning

När det är ekonomiskt fördelaktigt ska solpaneler och växtlighet på tak väljas. Gäller kommunens egna fastigheter.

Att kommunen har solpaneler och/eller växtlighet på tak på de nya eller ombyggda fastigheter där det är ekonomiskt fördelaktigt.

Andel av ny- eller ombyggda fastigheter som har solpaneler och/eller växtlighet på tak

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Beskrivning

Alla medarbetare som har behov av utbildning ska få det.

Antal personer som utbildats.

(14)

Bibehålla biologisk mångfald Beskrivning

Förväntat resultat Se skötselplaner.

Se skötselplaner

Minska luftföroreningarna i kommunen Beskrivning

Oavsett trafikmängd ska luftföroreningarna minska. Avser även genompasserande trafik, dock ej tåg. Omfattar såväl information/påverkan som fysisk planering.

Förväntat resultat Minskade partikelhalter.

Lägre halter marknära ozon och kvävedioxid

Minskade partikelhalter.

Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö- och klimatområdet Beskrivning

Avsikten med åtagandet är att kommunens nämnder nyttiggöra sig forskning inom miljö- och klimatområdet som är relevant för den egna verksamheten. Detta ökar förutsättningarna för verksamheterna att bidra inom miljö- och klimatområdet med effektiva och evidensbaserade åtgärder.

Välj därför att delta i forskningsprojekt som bidrar till ökade insikter inom miljö- och klimatområdet och är relevanta för den egna verksamheten.

Kommunen ska sammantaget vara delaktig i något forskningsprojekt varje år. Detta innebär att varje nämnd inte behöver vara delaktig i ett forskningsprojekt inom miljö- och klimatområdet varje år. Summan forskningsprojekt för samtliga nämnder förväntas däremot vara minst ett varje år.

(15)

Mått Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde 2017 Antal forskningsprojekt

Sveriges bästa cykelkommun Beskrivning

Prio enligt cykelplanen:

1. Cykling ska uppmuntras och prioriteras högt.

2. Cykelnätet ska vara gent och sammanhängande.

3. Cykelnätet ska utformas på ett trafiksäkert och tryggt sätt.

4. Servicen för cyklister ska vara god under hela resan.

5. Cykelnätet ska hålla en hög standard under hela året.

Cykelplanen: "Målet för cykeltrafiken i Sollentuna är att användningen ska öka under alla tider på året. Fram till år 2020 ska andelen resor som görs med cykel fördubblas.

Det innebär en ökning från 7 % till 14 %."

Cykelandelen för samtliga resor

Cykelfrämjandets kommunvelometer 27 7 5

Nöjd medborgarindex gång- och cykelvägar

Förbättra utemiljöerna i våra verksamhetsfastigheter Beskrivning

Under en 3-årsperiod inventera och genomföra åtgärder i verksamhetsfastigheternas utemiljöer utifrån trygghets- och pedagogiskt barnperspektiv.

Genomföra åtgärder och anpassningar som ryms inom budget- och investeringsram.

Nöjd-kund-index Fastighet ökar till 50 2017.

Nöjd-Kund-Index Fastighet 48 50

Utveckla kommunens parker och naturområden Beskrivning

Genomföra insatser inom ram och i enlighet med det underlag för utveckling av skötseln i Sollentunas parker och naturområden som trafik- och fastighetsnämnden antagit.

(16)

Utvecklad skötsel av parker och naturområden, som stöd för ökad utevistelse och rekreation.

Placering 25 i Naturvårdsverkets mätning av bästa friluftskommun 2017 (45 2016).

Placering 6 i Naturskyddsföreningens mätning av bästa naturvårdskommun 2018 (12 2014, mätning görs endast vart fjärde år).

SCB medborgarundersökning: Betyg renhållning av parker och allmänna platser (skala 1-10) år 2014: 6,2. Mätning genomförs vartannat år: 2016 och 2018.

Placering i Naturvårdsverkets mätning av bästa friluftskommun

35 45 25

Placering i Naturskyddsföreningens mätning av bästa naturvårdskommun

Betyg renhållning av parker och allmänna platser

Förbättra belysning på allmän plats för ökad trygghet Beskrivning

Genomföra ett systematiskt förbättringsarbete gällande belysning på allmänna platser och siktskymmande växtlighet med syfte att öka tryggheten i utemiljöerna.

Färdigt belysningsprogram.

Förbättrad belysning utifrån utökad investeringsram och åtgärder kopplat till detta.

Genomförda insatser enligt belysningsprogrammet

5

Handlingsplaner för Barnens natur Beskrivning

Genomföra aktiviteterna i handlingsplanen för Barnens natur under 2015-2018 enligt beslut i TFN.

Genomföra åtgärder enligt planen utifrån den investeringsram vi har.

Genomförda insatser enligt handlingsplan 5

(17)

Minska utsläppen av växthusgaser

Minska energianvändningen i kommunens verksamheter med 10 % mellan 2017 och 2020

Beskrivning

Total minskning av energiförbrukningen med 10 %, varje verksamhet arbetar med sina respektive mål

Energianvändning i verksamheterna, kWh

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun

Beskrivning

Åtagandet beslutat i fullmäktige 2016-09-15 via "Mål- och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet i Sollentuna kommun till 2020".

Gäller ej redan tecknade avtal, om inte krav ställts då. Gäller även LOV-avtal.

Miljö- och klimatpåverkan från inköp ska kontinuerligt minska.

Minska klimatpåverkan från byggprocessen Beskrivning

Omfattar materialet som används i byggprocessen. Avser markförsäljning, eget byggande och egna infrastrukturprojekt.

Vid all markförsäljning, upphandling av eget byggande och egna infrastrukturprojekt ska krav ställas på redovisning av byggnadsmaterialens klimatpåverkan i CO2-

ekvivalenter.

Minska utsläppen från kommunens egna transporter med 50 % Beskrivning

Vid anskaffning följa riktlinjerna för "regler för miljö- och trafiksäkerhetskrav avseende fordon i kommunens verksamheter"

(18)

Se mått till kommunövergripande mål

Inköp av bilar enligt Regler för miljö- och trafiksäkerhetskrav avseende fordon i kommunens verksamheter.

Nettoinlagringen av kol ska inte minska Beskrivning

Med "netto" menas den totala tillgången på kol i biologiskt material, som kan binda koldioxid.

Nettoinlagring av kol ska vara oförändrad eller ha ökat.

Nettoinlagring av kol

Fokusområden:

4.1.4 Kommunikation

Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

Beskrivning

För att kunna möta de förväntningar och behov som invånarna och övriga intressenter har på kommunen behövs ökad kännedom om olika målgruppers behov, attityder och värderingar. Kommunen behöver även fördjupa kunskapen om hur invånare och andra intressenter önskar hämta information från oss. Behovet av att förbättra kunskaperna om hur kommunikationen kan anpassas till just sociala medier är stort. Nämnden kommer att implementera målgruppsanalysen i det ordinarie kommunikationsarbetet och utveckla användingen av sociala medier ytterligare. Detta kommer att ske under 2017.

(19)

2017: Målgruppsanalysen har integrerats i nämndens kommunikationsarbete och användningen av sociala medier har ökat.

4.2 Uppdrag

Uppdrag tillkommer löpande under ett verksamhetsår och kan löpa under flera verksamhetsår. Nedan redovisas därför enbart de uppdrag som fastställts i den preliminära budgeten gällande 2017. Övriga uppdrag redovisas i den löpande rapporteringen. Om inga uppdrag redovisas saknas budgetuppdrag för nämnden år 2017.

4.3 Kommungemensam planering och övrigt utvecklingsarbete

Här nedan beskrivs kortfattat hur kommungemensamma styrdokument (strategier, planer och policys) har beaktats i nämndens verksamhetsplanering.

4.3.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Perspektivet trygghet och säkerhet är genomgående i kontorets många uppdrag, såväl i planering som i det löpande arbetet med förvaltning, drift och underhåll. Kontoret deltar också i kommunens övergripande trygghetsnätverk och har löpande kontakter med säkerhetsavdelningen.

Trafik- och fastighetsnämnden har i verksamhetsplaneringen för år 2017 framför allt svarat mot strategins utvecklingsområde trygga utemiljöer genom åtaganden och handlingsplaner kopplade till kommunmålen "Arbeta för en god bebyggd miljö" och

"Minska utsläppen av växthusgaser". Kompletterande aktiviteter kopplat till trygghets- och säkerhetsstrategin återfinns i den interna verksamhetsplaneringen.

4.3.2 Jämställdhets- och mångfaldsplan

Sollentuna kommun ska arbeta för allas lika värde, och ta tillvara och värdesätta olikheter. För att säkerställa att medarbetarna inom trafik- och fastighetskontoret har lika rätt ifråga om arbete, anställningsvillkor och utvecklingsmöjligheter har aktiviteter valts ut som särskilt viktiga att arbeta med under år 2016 och år 2017.

De valda aktiviteterna är kopplade till utbildning i arbetsmiljö, uppmuntran

föräldraledighet hos alla personalkategorier, planeringsamtal kring föräldraledighet, samt att informera om rutiner kring kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier. Bakgrunden till att dessa valts ut är kontoret vill säkerställa att den låga sjukfrånvaron är en bestående trend, att männens uttag av föräldraledighet ökar i relation till kvinnornas uttag, och att andelen medarbetare som uppger att de upplevt kränkande särbehandling i kommande medarbetarenkät ska minska. De valda aktiviteterna återfinns i den interna verksamhetsplaneringen.

4.3.3 Kompetensförsörjningsplan

För att säkerställa att rätt kompetens attraheras, rekryteras, utvecklas och behålls utifrån verksamhetens faktiska behov, utmaningar i omvärlden och framtid har kontoret

identifierat följande kompetenser som viktigast att planera för:

(20)

 Civilingenjörer med inriktning mot bygg/ konstruktion och fastighet/

fastighetsekonomi

 Civilekonom med inriktning mot fastighet och projektredovisning

 Tekniska förvaltare inom fastighet

 Civilingenjörer med inriktning mot trafik/ samhällsbyggnad/ infrastruktur

 Samhälls-/ trafikplanerare

 Ingenjörer med inriktning mot väg/infrastruktur

Konkurrensen om den kompetens som efterfrågas och listas här ovan är fortsatt mycket stor i hela Stockholms län, även i stora delar av Mälardalsregionen. Det gör att bl a anspråk vad gäller lön och andra förmåner skjuter i höjden och rörligheten ökar. Viktiga insatser blir därmed att försöka attrahera nyutexaminerade, kvalitetssäkra

rekryteringsprocessen och använda rätt rekryteringskanaler, samt att kompetensutveckla och satsa på att bibehålla god kompetens. De valda aktiviteterna som planerats återfinns i den interna verksamhetsplaneringen

4.3.4 Digitaliseringspolicy

Syftet med digitaliseringspolicyn är att tydliggöra inriktningen på kommunens digitaliseringsarbete 2016-2021 och vilka områden som behöver förstärkas. Kontoret har under de senaste åren haft stort fokus på digitalisering som viktig del i att utveckla och effektivisera arbetssätt (exempelvis införandet av ett fastighetssystem,

projektverktyg och geodatasystem samt tillståndsguiden).

Kontoret har identifierat fyra prioriterade områden ur digitaliseringspolicyn med tillhörande handlingsplaner/aktiviteter som fortsatt viktig satsning på under kommande år: "Digital kompetens" för att säkerställa att medarbetarna har en ändamålsenlig

komptetens att följa med i den digitala utvecklingen, "Digital demokrati" som understöd för digital medborgardialog, och "Digitala tjänster" för att erbjuda privatpersoner och företag möjlighet att sköta ärenden digitalt samt att medarbetarna ska kunna utföra arbeten mer effektivt. Kontoret är också bidragande till "Digital infrastruktur" då samarbete med Sollentuna Energi sker kring gaturenoveringar och fiberdragning.

Handlingsplanerna kopplade till digitaliseringspolicyn återfinns i den interna verksamhetsplaneringen.

4.3.5 Näringslivsstrategi

Väl fungerade trafik och infrastruktur är mycket viktigt för att näringslivet i Sollentuna ska ges goda förutsättningar, varför näringslivsperspektivet finns med i arbetet med större strategiska planer. En annan viktig satsning för att förbättra näringslivsklimatet i Sollentuna kommun är att kommunen uppfattas som lättillgänglig, att kommunikationen är anpassad efter målgruppen och att dialog och god service kännetecknar

verksamheten.

Under året har trafik- och fastighetskontoret varit delaktiga i det övergripande arbetet med en tillståndsguide för näringslivet. Nämndens arbete representeras även i NKI Servicemätning (nöjd kund index) gällande markupplåtelser. En handlingsplan med fokus på information, effektivitet och kompetens har tagits fram i syfte att förbättra resultatet för denna mätning. Handlingsplanen återfinns i målstyrningen kopplad till det kommunövergripande målet "Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet".

(21)

4.3.6 Sveriges mest attraktiva kommun

I arbetet mot att bli Sveriges mest attraktiva kommun har verksamheten genomlysts med utgångspunkt i de åtta punkterna och sammantaget bedöms att arbetet bedrivs i enlighet med dessa mål. Särskilt fokus under året har legat på att tydliggöra roller och ansvar som grunden för effektivt arbete och goda samarbetsstrukturer. Kontoret har varit aktiva i kommungemensamma satsningar kring miljö- och klimatfrågor, och kommer även kommande år att arbeta vidare med detta inom ramen för miljö- och klimatstrategins handlingsplan. Näringslivsfrågan har också varit viktig under år 2016, både som en viktig faktor att beakta i långsiktiga planer för exempelvis infrastruktur och parkeringsfrågor, men också digitala satsningar såsom tillståndsguiden. Under år 2017 kommer fortsatt fokus ligga på näringslivsfrågorna. Likaså kommer kontoret att arbeta vidare med frågor rörande trygghet inom ramen för bland annat belysningsprogram och Säkra skolvägar.

Inom ramen för detta arbete valdes tre kommunjämförande mått ut; Sveriges friluftskommun (Naturvårdsverket), Årets cykelkommun (Cykelfrämjandets kommunvelometer) och Bästa naturvårdskommun (Naturskyddsföreningen).

Sammanfattningsvis har kommunen tappat placering inom Sveriges friluftskommun, men bedöms kunna vända den trenden i samband med nämndbeslutat

utvecklingsunderlag kring skötsel av park och natur. Sollentuna står dock positivt ut i Cykelfrämjandets kommunvelometer och har gått från placering 27 till 7. Främsta anledningen till det anges vara satsningen på infrastruktur och underhåll, men även på grund av kommunens antagna cykelstrategi och cykelplan. De ansvariga bakom Bästa naturvårdskommun har inte presenterat någon ranking under år 2015 och 2016.

(22)

5 Övrig verksamhetsplanering förvaltningen

Här nedan sammanfattar kontorets tre avdelningar kommande års övrigt planerade arbete:

Fastighetsavdelningen: Avdelningen har en stor upphandling kvar att genomföra under 2017 avseende driften av verksamhetsfastigheternas utemiljöer. Nytt arbetssätt för att följa upp nya driftavtalet med Caverion kommer att fortsätta och utvärderas.

Rutinbeskrivningar och checklistor tillhörande våra processer kommer att tas fram och läggas ut på intranätet. Hyresadministrationen i egen regi kommer att kvalitetsäkras tillsammans med andra berörda förvaltningar. Ökat fokus på energiuppföljningen planeras via en nybildad energigrupp på avdelningen. Vidare kommer fortsatt arbete med ekonomisk uppföljning per fastighet att utvecklas.

Projektavdelningen: Avdelningen har ett stort antal projekt som pågår i olika skeden och under 2016 och 2017 och framåt planeras upphandling av byggentreprenörer i flera projekt, bland annat skolprojekt. I några projekt behöver eleverna evakueras till

provisoriska paviljonger. Särskild vikt läggs på att säkerställa rätt bemanning i projekten, samt rätt form för entreprenad, upphandling, ersättning och organisation i varje specifikt projekt. Projektavdelningen kommer behöva rekrytera ytterligare 1-2 projektledare 2017.

Trafik- och naturavdelningen: Avdelningen gör en översyn av avdelningens processer under 2015-2017. Trafik- och naturavdelningen arbetar också med en rad åtaganden och utvecklingsuppdrag. Avdelningen kommer att ta fram ett program för belysning och trygghet. Avdelningen arbetar med genomförandet av antaget utvecklingsunderlag för park och natur, genomförandet av kommunens cykelplan och parkeringsplan.

Avdelningen fortsätter också med redan pågående fleråriga uppdrag såsom Trygg i trafiken (tidigare 30-direktivet) och Säkra skolvägar. Därtill följer ett aktivt deltagande i det övergripande kommunala projektet Väsjön samt i arbetet med att utveckla

linbanetrafik i Sollentuna.

Arbetet med löpande beläggningsunderhåll och brounderhåll fortsätter enligt

uppdaterade planer. Avdelningen kommer därutöver att se över ytterligare möjligheter för att utveckla och kvalitetssäkra drift och underhåll av gator, gång- och cykelvägar samt andra anläggningar/ infrastruktur som tillhör gaturummet (t.ex. trafiksignaler, vägmarkeringar, trappor och vägvisning). Översyn av bullerplank och åtgärder mot trafikbuller kommer också att ligga fokus under kommande år. Avdelningen planerar att köpa in och börja använda ett nytt verksamhetssystem för handläggning av

trafikanordningsplaner och schakttillstånd. Den kommunala parkeringsövervakningen kommer att läggas ut på entreprenad, troligen under 2017. Kvarvarande medarbetare kommer ansvara för att leda och följa upp entreprenaden.

(23)

6 Kvalitetshjul

Här sammanställs kopplingen mellan kommunens årshjul för målstyrning med trafik- och fastighetsnämndens sammanställning av rankingar, kvalitetsmått och

medborgarundersökningar samt övriga undersökningar viktiga för verksamheten.

Förtydligande målstyrning

Förberedande process (budget): Inför den egentliga budgetprocessen görs en del förberedande arbete såsom kartläggning av långsiktigt IT-mässigt behov, inventering av lokalresursbehov och utredningsuppdrag (augusti-december).

Preliminär budget: Den preliminära budgeten innehåller förslag till resursfördelning till nämnderna samt kommunövergripande mål (januari-mars).

Nämndens preliminära budget: Under mars och april bereder respektive nämnd den preliminära budgeten. Beredningen omfattar dels förslaget till resursfördelning dels ett arbete med att beskriva tänkbara utvecklingsinsatser gentemot de kommunövergripande målen (april-maj).

Fastställande av budget i fullmäktige: Nämndernas remissvar sammanställs av kommunledningskontoret och ett slutgiltigt förslag arbetas fram som

kommunfullmäktige tar beslut om (juni).

Nämndens verksamhetsplanering och fortsatt verksamhetsplanering: Nämnderna ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan. Planen ska bland annat innehålla åtaganden med mått till de kommunövergripande målen och en budget.

Fortsatt planering kan därefter ske, exempelvis ta fram handlingsplaner kopplade till åtagandena (augusti-november).

Avstämning budgetförutsättningar: Kommunstyrelsen ska under hösten göra en bedömning av förutsättningarna för den beslutade budgeten och eventuellt komma med förslag på revidering av beslutad budget till fullmäktige (augusti-november).

Månadsrapportering: Nämnderna ska löpande lämna månadsrapporter om det

(24)

ekonomiska läget samt eventuella stora verksamhetsavvikelser till kommunstyrelsen. I rapporteringen ingår också att informera om viktiga nya data/resultat gällande

verksamhetens kvalitet och effektivitet (februari, mars, maj, juni, september, oktober, november).

Förstärkt månadsrapport per april: Syftet med den förstärkta månadsrapporten per april är att ge en tidig signal om viktiga avvikelser mot nämndens verksamhetsplan. Den ska också ge kommunstyrelsen en prognos för verksamhetsåret (april-maj).

Delårsrapport per augusti: Per augusti tar nämnderna fram en delårsrapport inklusive resultatprognos gällande ekonomi och åtaganden samt uppföljning och analys av sjukfrånvaro och andra viktiga data/resultat gällande effektivitet (augusti-september).

Utvärdering/Årsredovisning: Nämndens verksamhetsberättelse med resultatanalys är i grunden ett uppföljnings-/utvärderingsdokument gällande det gångna året. Dokumentet, som innehåller nulägesanalys och flera framåtsyftande avsnitt, är också ett viktigt inslag i budgetprocessen och bildar underlag för de muntliga resultatanalyser per nämnd som inleder budgetprocessen. I verksamhetsberättelsen görs även uppföljning på

sjukfrånvaro och andel deltidsanställda. Underlag till nämndavsnitten i årsredovisningen hämtas från nämndernas verksamhetsberättelse med resultatanalys (januari-februari).

Förtydligande kvalitetsnyckeltal

Kommunens kvalitets i korthet (KKiK): KKiK använder cirka 40 mått för att mäta kommunens prestationer inom fem områden (kommunens tillgänglighet,

trygghetsaspekter, medborgarnas delaktighet och kommunens information, kommunens effektivitet och kommunen som samhällsutvecklare). Rapporten presenteras i januari varje år.

Servicemätning kommunernas myndighetsutövning: I april 2017 presenteras ”Öppna jämförelser Företagsklimat” (SKL/Stockholm Business Alliance). Mätningen anger NKI-värde (nöjd kund index) för bland annat markupplåtelser.

Bästa cykelkommun (ranking): Årligen genomför Cykelfrämjandet

”Kommunvelometern”, en oberoende granskning av kommunernas arbete med cykling.

Resultatet presenteras i april.

Sveriges friluftskommun: Sveriges friluftskommun baseras på en årlig undersökning om kommunens arbete med friluftsliv och genomförs av Naturvårdsverket.

Undersökningen ställer frågor om kommunens planering för friluftsliv, information och samarbete om friluftsliv samt aktiviteter för friluftsliv. Rankingen presenteras i april.

Sveriges naturvårdskommun: Sveriges naturvårdskommun baseras på en undersökning om kommuners arbete med naturvård och genomförs av Naturskyddsföreningen vart fjärde år.

NKI fastighet: Vartannat år genomförs en NKI-undersökning (nöjd kund index) bland fastighetsavdelningens målgrupper. Undersökningen görs av ett externt

undersökningsbolag och presenteras i april/maj.

Trygg i trafiken: Trafik- och naturavdelningen genomför årliga undersökningar gällande trygghet i trafikmiljön (webbenkät och dialogmöte) i utvalda delar av kommunen. År 2017 ligger fokus på Viby och Helenelund. Resultatet presenteras i oktober.

(25)

Medarbetarenkät: Vartannat år genomförs en medarbetarenkät bland personalen i Sollentuna kommun. Medarbetarenkäten ger en bild av nuvarande arbetsklimat och är ett viktigt underlag för att utveckla verksamheterna. Ny enkät genomförs nästa gång under hösten 2017.

SCB Medborgarundersökning: I SCB:s medborgarundersökning får kommunens invånare tycka till om sin kommun och dess verksamheter. De betygsätter bland annat belysning, underhåll, trafiksäkerhet och snöröjning på kommunens gång- och

cykelvägar samt gator och vägar. Resultatet presenteras i december.