SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Sammanträdesdatum Sammanträdesdatum 1 (20)

(1)

Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde 2012-04-10

P g a personuppgiftslagen (PUL) kan vissa personuppgifter vara borttagna (kryssade) i protokollet

Beslutande...2

Budgetuppföljning per 2012-03-31, KLK och Kost- och städenheten ...4

Internkontrollplan 2012 – KLK...5

Förändring av delegation p.g.a. tjänstebyte - ekonomiavdelningen ...7

Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening – stadgar, revidering...9

Årsredovisning, revisionsberättelse för år 2011 samt hemställan om ansvarsfrihet – Mediacenter Jönköpings län ...10

Förslag angående bestämmelserna om kommuners och landstings högskoleutbildning - remiss ...11

Olsbergs arena - samarbetsavtal ...12

Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens policydokument - yttrande ...13

Eksjö Stadsfest 2012 – budget...14

Delegationsordning - aktualisering...15

Näringslivsärende...16

Arbetsgivarärenden ...17

Arbetsmarknadsåtgärder...18

Beslut fattade med stöd av delegation ...19

Ledningsutskottets protokoll 2012-03-14...20

Anmälningsärenden...21

(2)

Plats och tid Förvaltningshuset, Eksjö, kl 13.00-18.00 Beslutande Lennart Bogren (C), ordf

Tomas Erazim (M)

Bo Bergvall (S), §§ 55-61, 63, 64, 66, 67, 70 Eva-Lena Österljung (S)

Sonny Kongseryd (C)

Övriga deltagande Håkan Dufva (KD), ej tjänstgörande ersättare

Lea Peterson (MP), ej tjänstgörande ersättare Stefan Elm, kommundirektör

Linda Davidsson, sekreterare Anette Stendahl, § 55

Karin Höljfors, ekonomichef, §§ 56, 58 ViviAnn Åberg, ekonom, § 56

Per Karlsson, ekonom, § 56

Ronny Korsberg, Coompanion Jönköpings län, § 59 Annelie Hägg, ombud Coompanion Jönköpings län, § 59 Thomas Bengtsson, Phoenix Group, § 66

Marcus Axelsson, näringslivschef, § 66 Anders Nermo, bitr personalchef, § 67 Jojo Norell, Föreningen Fiesta, § 64 Jürgen Beck, utvecklingschef, §§ 64

Utses att justera Sonny Kongseryd

Paragrafer 55-71

Under-

skrifter Sekreterare ...

Linda Davidsson

Ordförande ...

Lennart Bogren

Justerande ...

Sonny Kongseryd

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Ledningsutskottet

Sammanträdesdatum 2012-04-10

Datum för anslags

uppsättande 2012-0 Datum för anslags

nedtagande 2012-0

Förvaringsplats för protokollet

(3)

Lu § 55

Dagens sammanträde inleds med att Anette Stendahl presenteras och hälsas välkommen till tjänsten som informationsstrateg vid kommunens Utveckling- och informationsavdelningen. Anette påbörjar sin anställning 2012-04-10.

----

(4)

Budgetuppföljning per 2012-03-31, KLK och Kost- och städenheten

Beslut

Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen;

Kommunstyrelsen beslutar

att godkänna lämnade rapporter.

Ärendebeskrivning

Budgetuppföljning per 2012-03-31 har upprättats och redovisas vid dagens sammanträde.

Efter innevarande års tre första månader har sammanlagt 24,3% av budgetens 58,7 mnkr förbrukats. Prognosen pekar på en positiv budgetavvikelse om 843 tkr, till största delen orsakad av en engångsintäkt om 2,6 mnkr till Campus I12.

EksjöVux fick i budget 2012 ett sparbeting om 924 tkr, som avsåg minskade kostnader för lokaler m.m. vid samordning med gymnasiet. Någon effekt för- väntas inte 2012 och finansieringen sker via resultatfonden. EksjöVux resultatfond uppgår efter omdispositioner till 5,6 mnkr. KLK, exkl kost- och städen- heten, har en resultatfond om 2 mnkr.

Städenheten hamnar enligt prognos på ett nollresultat, enligt budget.

Kostenheten hamnar enligt prognos på ett underskott om 250 tkr, beroende på låga intäkter.

Beslutsunderlag

Budgetuppföljning per 2012-03-31 ---

_________________________________________________________

Utdrag Ks

(5)

Lu § 57 Dnr 2012-0170

Internkontrollplan 2012 – KLK

Beslut

att godkänna upprättat förslag till internkontrollplan 2012 för kommunled- ningskontoret.

Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska ledningsutskottet före april månads utgång varje år upprätta en särskild plan för gransk-

ning/uppföljning av den interna kontrollen.

Av planen ska framgå

 Vad som ska granskas under året

 Vilka reglementen, regler och policyn som berörs

 Vem som är ansvarig för granskningen

 När granskningen ska rapporteras

Syftet med kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. (SOU 1998:71)

Ekonomiledningsgruppen har utarbetat anvisningar till arbetet med internkontroll. För att säkerställa att internkontrollen inte enbart fokuserar på ekonomi ska varje sektor enligt anvisningarna i sin internkontrollplan ha rubrikerna:

- Kontroll av effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheten - Kontroll av finansiell rapportering

- Kontroll av följsamhet mot lagar och förordningar

En bedömning av risk och väsentlighet ska göras när internkontrollplan upprät- tas. Bedömningen för KLK:s plan är ;

 Kontroll av konteringsförfarande gällande investeringar

 Kontroll av handkassor

 Kontroll av huvudkassa

 Kontroll av attestreglemente avseende personliga fakturor

(6)

 Kontroll av beställningsförfarande gällande läromedel

 Kontroll av tjänstemäns rapportering av delegationsbeslut

Beslutsunderlag

Internkontrollplan för år 2012, daterad 2012-04-10

Utdrag Ks

(7)

Lu § 58 Dnr 2012-0180

Förändring av delegation p.g.a. tjänstebyte - ekonomiavdelningen

Beslut

att godkänna upprättat förslag till revidering av kommunstyrelsens reglemente

§ 27 3:e stycket, till ”Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordföran- de med kontrasignation av ekonomichef eller kommundirektör”, samt

att godkänna upprättat förslag till revidering i delegationsordningen, ”Vidarede- legering ändras från finanschef till ekonomichef för

A19 Placering av likvida medel A20 Placering av donationsmedel

A21 Upplåning och sammanhängande åtgärder (t.ex. konvertering) A25 Avskrivning av fodran<2 pbb.

I samband med att finanschefen går i pension föreslås kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning ändras.

I kommunstyrelsens reglemente § 27 3:e stycket, föreslås följande förändring:

Nuvarande lydelse:

Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordförande med kontrasignation av finanschef eller kommundirektör.

Ändras till:

Låne- och borgensförbindelser undertecknas av ordförande med kontrasignation av ekonomichef eller kommundirektör

I delegationsordningen föreslås följande förändringar:

Vidaredelegering ändras från Finanschef till Ekonomichef för A19 Placering av likvida medel

A20 Placering av donationsmedel

A21 Upplåning och sammanhängande åtgärder (tex konvertering):

A25 Avskrivning av fodran<2 pbb

(8)

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse fr ekonomichefen, daterad 2012-04-10 ----

Utdrag Ks

(9)

Lu § 59 Dnr 2012-0154

Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening – stadgar, revidering

Beslut

att tillstyrka redovisat förslag till reviderade stadgar avseende Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening.

Verksamhetsledaren för Coompanion Jönköpings län ekonomisk förening informerar vid dagens sammanträde om dess verksamhet, och redovisar upprättat förslag till revideringar av föreningens stadgar.

Beslutsunderlag

Förslag till revidering av stadgar ----

______________________________________________________

Utdrag Ks

(10)

Lu § 60 Dnr 2012-0179

Årsredovisning, revisionsberättelse för år 2011 samt hemställan om ansvarsfrihet – Mediacenter

Jönköpings län

Beslut

Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen:

Kommunfullmäktige beslutar

att godkänna upprättad årsredovisning för Mediacenter Jönköpings län för år 2011, samt

att bevilja direktionen i Kommunalförbundet Mediacenter Jönköpings län ansvarsfrihet för år 2011.

Mediacenter Jönköpings län är ett kommunalförbund med direktion tillika styrelse. Förbundsdirektionen består av 13 ledamöter och 13 ersättare.

Ägare är Jönköpings läns 13 kommuner.

Revisorerna tillstyrker i bifogad revisionsberättelse, daterad 2012-03-19, att granskningen av årsredovisningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och förbundsordning.

Mediacenter Jönköpings län hemställer om att kommunfullmäktige beslutar att årsredovisningen avseende 2011 godkänns, samt att kommunfullmäkti- ge beslutar att bevilja direktionen i kommunalförbundet Mediacenter Jön- köpings län ansvarsfrihet för år 2011.

Beslutsunderlag

Årsredovisning, jämte revisionsberättelse, daterad 2012-03-28 ----

_________________________________________________________

Utdrag

Ks

(11)

Lu § 61 Dnr 2012-0146

Förslag angående bestämmelserna om kommuners och landstings högskoleutbildning - remiss

Beslut

att avstå från att avge yttrande över remissen.

I högskolelagen (1992:1434) finns bestämmelser om högskolor under kom- munalt och landstingskommunalt huvudmannaskap. Några sådana högskolor finns dock inte längre. Utbildningsdepartementet föreslår i remitterad promemoria att högskolelagens bestämmelser och anslutande föreskrifter på området ska upphävas.

Beslutsunderlag

Promemoria fr Regeringskansliet, daterad 2012-02-24

----

__________________________________________________________

Utdrag Ks

(12)

Lu § 62 Dnr 2012-0181

Olsbergs arena - samarbetsavtal

Beslut

Ledningsutskottet beslutar

att ånyo behandla ärendet den 17 april.

I samarbetsavtalet, daterat 2010-01-28, mellan Olsbergs Hydraulics AB, Eksjö kommun och Eksjö Kommunfastigheter AB, har under avsnittet ”Styrning och Ledning” framtagits förslag till revidering.

Kommundirektören redovisar vid dagens sammanträde upprättat förslag, var- vid utskottet beslutar att åter behandla ärendet den 17 april vid extra samman- träde med ledningsutskottet.

Beslutsunderlag

Utkast, daterat 2012-04-06

----

_________________________________________________________

Utdrag

Lu 17/4

(13)

Lu § 63 Dnr 2012-0138

Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens policydokument - yttrande

Beslut

att hänskjuta ärendet till den 17 april.

KPMG AB har på uppdrag av revisorerna genomfört rubricerad granskning.

Ledningsutskottet uppdrog 2012-03-14, § 39, till förvaltningen att framta för- slag till yttrande i ärendet.

Beslutsunderlag

Granskningsrapport fr revisorerna, daterad 2012-03-12 Ledningsutskottets beslut 2012-03-14, § 39

----

__________________________________________________________

Utdrag Lu 17/4

(14)

Lu § 64 Dnr 2012-0

Eksjö Stadsfest 2012 – budget

Beslut

att ytterligare lägesrapport angående budget för Eksjö Stadsfest redovisas på ledningsutskottets sammanträde i juni 2012, samt

att notera informationen.

Föreningen Fiestas verksamhetsansvariga informerar om Eksjö Stadsfest 2012, utvecklingschefen redogör för arrangemangets budget som finns i dagsläget.

----

_____________________________________________________________

Utdrag Lu 12/6

(15)

Lu § 65

Delegationsordning - aktualisering

Beslut

Ledningsutskottet beslutar att notera informationen.

Ordförande meddelar vid dagens sammanträde att behov av aktualisering av delegationsordningen har framkommit.

Skillnaden mellan verkställighetsbeslut, delegationsbeslut, samt beslut i utskott eller kommunstyrelse behöver förtydligas.

Kommunstyrelsens utskottspresidier kommer härav att träffas för överlägg- ning.

----

(16)

Lu § 66 Dnr 2012-0145

Näringslivsärende

Beslut

att uppdra till förvaltningen att komplettera bilagan till det näringslivspolitiska programmet, Utveckling av besöksnäringen, med marknadsföringsplan för Ek- sjö kommun, samt

Näringslivschefen redovisar de anställdas inom näringslivsenheten, konkreta an- svarsuppgifter. Behov av en marknadsföringsplan framkommer.

Vidare under rubricerat ärende redovisar utvecklingschefen tillsammans med Phoenix Groups vd, om säkerhetsprojektet Cip Checkport och dess framtid.

----

___________________________________________________________

Utdrag

Näringslivschefen

(17)

Lu § 67 Dnr 2012-0006

Arbetsgivarärenden

Beslut

att samtycka till kommundirektörens förslag att biträdande personalchefen fr. o.

m. 2012-06-01 innehar tjänsten som ordinarie personalchef, och nuvarande personalchefen vid samma datum innehar tjänsten som biträdande personalchef, samt

Biträdande personalchefen meddelar att löneförhandlingarna ännu ej är klara.

Vidare informeras om projektet ”Ledarutveckling över gränserna” – ett projekt att hitta framtida ledare inom organisationen. 47 personer har anmält sitt intres- se och intervjuer med samliga kommer att påbörjas under hösten 2012.

Nuvarande personalchefen kommer att inför årsskiftet 2013-2014 gå i pension.

Nuvarande biträdande personalchefen kommer fr. o. m. 2012-06-01 att överta befattningen personalchef.

----

(18)

Lu § 68 Dnr 2012-0007

Arbetsmarknadsåtgärder

Beslut

Ledningsutskottet beslutar att notera informationen.

Kommundirektören informerar om den tillsatta arbetsgrupp bestående av bitr socialchefen, chefen för Arbetsförmedlingen, chefen för EksjöVux, kommun- direktören samt Barn- och ungdomschefen, som handhar uppgiften att följa upp arbetslösa ungdomar i åldern 16-19 år.

----

(19)

Lu § 69 Dnr 2012-0012

Beslut fattade med stöd av delegation

Beslut

Inga beslut fattas.

(20)

Lu § 70

Ledningsutskottets protokoll 2012-03-14

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.

Ledningsutskottets presidium har beslutat att föregående sammanträdes protokoll ska redovisas vid utskottets sammanträde.

Vid dagens sammanträde redovisas protokoll från ledningsutskottet 2012-03-14.

----

(21)

Lu § 71

Anmälningsärenden

Årsberättelse 2011 – Smålands Idrottsförbund, SISU Idrottsutbildarna Småland --

Cirkulär 12:11 fr SKL – Arbetsdomstolens dom 2012 nr 16 om omreglering av sysselsättningsgraden för ett antal fritidspedagoger

--

Brev till kommunalrådet fr B Svärdslilja, samt svarsbrev --

Önskemål om förbättringar i Eksjö – lista fr barn på förskolan Eken, Eksjö --

Protokoll 2012-03-19 fr Eksjö Elnät AB, ordinarie bolagsstämma --

Protokoll 2012-03-19 fr Eksjö Energi ELIT AB, ordinarie bolagsstämma --

Protokoll 2012-03-19 fr Eksjö Energi AB, ordinarie bolagsstämma --

Direktiv för ombud vid ordinarie bolagsstämma 2012 med Eksjö Energi AB --

Ägardirektiv för Eksjö Energi AB --