INFOBLADET SVALAN
Nr 3 oktober 2012
ATT VARA ORDFÖRANDE!
Mitt uppdrag som ordförande är både stimulerande, krävande och väldigt lärorikt. Jag måste erkänna att jag, när jag tog detta uppdrag, inte förstod hur mycket jobb det faktiskt innebär.
Att vara ordförande i en förening som vår bestående av 320 lägenheter med mycket mark, stora fastigheter och allt som detta medför i både arbete och ekonomi är en utmaning.
När jag hoppade på detta uppdrag så gjorde jag det av engagemang för mitt eget boende, av nyfikenhet kring hur en så här pass stor Brf fungerar och för att jag vet att en bostadsrättsförening kräver engagerade medlemmar för att fungera. Jag ville ta mitt ansvar.
Att det skulle medföra förändring i attityd mot mig, som person, hade jag inte i min vildaste fantasi kunnat drömma om. Att medlemmar anser sig har rätt att ta sig ton och att ibland uppträda rent otrevlig mot mig och andra i styrelsen, känns overkligt och är inte acceptabelt.
Vad har jag gjort som dessa personer inte har gjort? Jo, jag har engagerat mig lite mer, tagit mitt ansvar som boende i en
bostadsrättsförening och i detta fall erbjudit mig att sitta i styrelsen och för detta ställt min ”fritid” till förfogande för vårt
gemensamma boende. Ska det behöva resultera i ett otrevlig bemötande i en icke acceptabel ton? NEJ, är det självklara svaret.
Nu är det så att jag inser att de som agerar på detta sätt saknar tillräckligt med kunskap om vad det innebär att bo i en
bostadsrättsförening, vad det innebär att ha en vald styrelse och vad en styrelses uppdrag och skyldighet är. Kan det vara så att man inte heller har förstått sin egen roll och sitt eget ansvar som medlem i en
bostadsrättsförening?
Av denna anledning så kommer ni senare i detta nummer av Svalan och troligen även i Svalor framöver att kunna ta del av
information kring en styrelses uppdrag, arbete och ansvar.
Nu ska ni inte missuppfatta mig, de allra flesta av medlemmarna i vår Brf är goda grannar och uppför sig civiliserat vid spontana möten på gården och vid våra gemensamma möten.
Jag uppskattar om ni tar kontakt när ni möter mig ute på gården.
Med hopp om många trevliga och givande kontakter även framöver.
En stor eloge till alla er som tidigare varit engagerade i Brf Stensös styrelse och till er som idag är en del av styrelsen och/eller är engagerade
i kommittéer och som trappombud.
Anne Österberg Ordförande
LEKPLATSBESIKTNING
Under sommaren har vår befintliga
lekutrustning besiktigats. Vi fick ett nedslag vilket är åtgärdat. Detta innebär att vi på våra lekplatser har säker och godkänd utrustning.
PARKTERINGSTILLSTÅND
Vi har 5 besöksparkeringar vid Älta centrum.
Hittills har man, för att slippa böter, behövt lägga en lapp med medlemmens namn, adress och telefonnummer i bilfönstret. Nu inför vi nya och förenklade rutiner för parkeringen. Bifogat med dagens Svalan så får ni ett kuvert innehållande ett
Parkeringskort som är personligt och kopplat till din lägenhet. Kortet är inplastat och berättigar till parkering i max 24 timmar på markerade parkeringsplatser vid Älta
centrum. OBS! Kortet gäller inte för bil som är registrerad på någon som är skriven i vår Brf förening. Om ni av någon anledning tappar bort kortet så går det att kvittera ut ett nytt mot en kostnad av 500 kr.
Parkeringstillståndet är giltigt 1 november 2012 till 31 december 2013.
VAD KAN HSB GÖRA FÖR DIG?
Vi anlitar HSB som vår förvaltare och har avtal med HSB både avseende administration, ekonomi, mark och fastigheter. Detta innebär att HSB tar emot alla ärenden/felanmälningar som ni medlemmar gör. Om HSB anser att något ärende måste hanteras av styrelsen så kommer det upp vid kommande styrelsemöte.
HSB:s förvaltare deltar alltid under den första delen av styrelsens möten. Det är därför viktigt att alla ärenden går via HSB.
Tony, som är vår fastighetsskötare har möjlighet att, mot fastställd kostnad, hjälpa er som medlemmar med mindre åtgärder i ert hem. Exempelvis, borra upp något på väggen, laga tvättmaskiner osv. Om felet skulle vara av den art att Tony inte själv kan åtgärda det hela så kan han ge er förslag på åtgärd och eventuellt föreslå annan entreprenör/företag som kan hjälpa er.
BASTUN
Nu har alla offerter för återställande av bastu, dusch och relaxrum inkommit och arbetet kommer att starta så fort vald entreprenör har tid att dra igång. Vår ambition är att få bastun användbar så fort som möjligt.
LOKALER
Vi i styrelsen inventerar alla våra tomma lokaler och har beslutat att:
Gym: Blir kvar i befintlig lokal men att utrustningen ska ses över. I de fall vi anser att utrustningen behöver bytas ut eller kompletteras så kommer detta ske.
Pingisrum: Detta rum behålls och kommer att blir kvar i befintligt rum. Rummet kommer att ses över, städas ur och ev fräschas till med lite färg om det behövs.
Måleri & snickarrum: Ett rum, tänkt att användas för mindre snickeriarbeten och för målning och renovering av mindre möbler.
Var detta rum kommer att placeras är ännu ej beslutat och vi ber att få återkomma med denna information.
Ett rum för återvinning: Tanken med ett rum som detta är att ta till vara på
användbara saker och mindre möbler.
Medlemmarna kommer att erbjudas att någon/några gånger i månaden lämna in sina användbara saker istället för att slänga dessa i grovsoporna.
Vår tanke är att ett rum som detta dels minskar mängden grovsopor samtidigt som hela och bättre begagnade saker får nya ägare inom vår förening. För att detta ska fungera så har vi en person i föreningen som kan tänka sig att arbeta med detta.
Vart detta rum kommer att placeras och när vi drar igång det hela är ännu inte beslutat.
Extra förråd: Vi har en del tomma lokaler och att bygga extra förrådsutrymmen kan vara en möjlighet att utnyttja dessa ytor.
Vi har idag inget bra underlag för hur många av våra medlemmar som har behov av att hyra extra förrådsutrymmen. Bifogat till denna svala hittar du därför en förfrågan om extra förråd. Du som har behov av förråd fyller i blanketten och lämnar den i styrelsens svarta brevlåda i port 49. Gärna innan den 20 oktober 2012. Styrelsen kommer därefter att sammanställa behovet och se över
möjligheterna att skapa fler förråd för uthyrning. Vi återkopplar sedan till er som lämnat in er intresseanmälan.
INFORMATION OCH KONTAKT
Vi i styrelsen jobbar i nära samarbete med HSB, som är vår förvaltare, och det är i första hand HSB ni ska vända er till med samtliga ärende och felanmälningar. HSB når ni via telefon och mejl, info se nedan.
Det är sedan HSB som avgör om ärendet måste hanteras av styrelsen och då vidarebefordra detta till oss. Ärenden som inkommer, oavsett från vilket håll de kommer, behandlas i samband med styrelsens inplanerade möten.
Styrelsen har även en officiell mejladress dit ni kan vända er med enklare frågor och med idéer som inte kräver beslut eller några längre utläggningar eller diskussioner.
Ärenden till styrelsemejlen som är av annan karaktär kommer att återsändas till er med information om att ärendet ska skickas via HSB.
Så fort ärendet är i behov av någon form av åtgärd så måste ni vända er till HSB. Ärenden som ni önskar behandlade eller
felanmälningar skall alltså inte skickas till styrelsemejlen eller läggas i vår svarta brevlåda.
Styrelsemejlen hsbbrfstenso@bredband.net Förutom ovanstående kontaktvägar så har ni möjlighet att lämna ärenden/meddelanden i styrelsens svarta postlåda som är monterad i porten Oxelvägen 49.
HSB SERVICECENTER OCH FELANMÄLAN 010-442 11 00
servicecenter.stockholm@hsb.se
RAPPORT FRÅN EXTRASTÄMMAN
I början av september var det omkring 120 intresserade medlemmar, som tog tillfället i akt att vara delaktiga i beslutet kring våra gårdar. Vi träffades i Älta Kulturknut och på dagordningen fanns två punkter att hantera, Nya stadgar och Gårdsprojektet.
Jimmy Norrman från Funkia var på plats för att redogöra för gårdsprojektet i sin helhet.
Närvarande medlemmar fick möjligheten att lyssna till Alexander Kristoferssons fina presentation av hur ett projekt som detta skulle kunna påverka vår ekonomi, både föreningens och enskilda medlemmars.
Frågor kom upp och besvarades och efter ca 1,5 timme så var närvarande medlemmar redo att rösta, och så här gick det:
Nya Stadgar – JA
Gårdsprojekt/Gårdsrenovering: NEJ
VAD HÄNDER NU MED GÅRDARNA?
Styrelsen har haft ett möte sedan extra- stämman och vi har av förståeliga skäl inte hunnit göra någon detaljerad plan för
framtiden. Vad som är definitivt säkert är nu att det inte kommer att bli någon omfattande renovering, vilket medför att det inte kommer att anläggas några nya ytor såsom
boulebanor och lekytor, det kommer inte i någon större omfattning att köpas in någon ny utrustning, det kommer inte planteras osv.
Vi kommer däremot att se till att snygga till på våra gårdar och att återställa det som blivit förstört i samband med renoveringen av balkonger och fönster. Vi ska laga trasiga staket, måla där det behövs och se över en allmän ansning och klippning av träd och övrig växtlighet. I den långsiktiga
underhållsplanen ligger sedan tidigare pengar avsatta för att lägga ny asfalt och det är väl där vi kommer att börja under våren 2013.
Ni får ge er till tåls, och jag hoppas att ni har förståelse för att styrelsen nu måste ”tänka om” avseende vår utemiljö.
EN BRA GRANNE!
En bra granne;
följer de regler som finns i en förening och tar ansvar för sig själv och för vårt gemensamma boende.En bra granne;
Verkar för en god grannsämja.En bra granne;
Sänker ljudet på stereon och TV:n sent på kvällar och nätter.En bra granne;
Kastar inte ut fimpar, skräp eller annat från balkongen.EN STYRELSES UPPDRAG
Uppdraget är att leda bostadsrättsföreningens arbete samt att ansvara för förvaltning av byggnader och mark. I förvaltningen ingår både små och stora arbetsuppgifter. Det kan vara allt från att hälsa nyinflyttade
medlemmar välkomna till administrativ och teknisk förvaltning. Detta varierar mycket beroende på en förenings storlek. Eftersom styrelsemedlemmarna oftast inte är
specialister så bör de inte göra allt själva. Vi i Brf Stensö köper, sedan många år tillbaka, tjänster av HSB avseende administration, ekonomi, mark och fastigheter.
Hur väljs en styrelse?
Det finns en valberedning som har till uppgift att ta fram förslag på lämpliga personer till en styrelse. Valberedningen presenterar sitt förslag vid årsmötet och årsmötet väljer styrelse. Ledamöterna väljs på 2 år. Brf Stensös stadgar säger att styrelsen ska bestå av mellan 3 och 11 personer.
Hur är styrelsen konstituerad?
Styrelsen konstituerar sig själva och man ska inom sig utse: Ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör.
Ordförande har huvudansvaret för styrelsearbetet och är den som leder styrelsemöten.
Kassören sköter ekonomin. Detta uppdrag kan variera då vi köper vissa ekonomiska tjänster från HSB.
Sekreterare är den person som skriver protokollen och skickar ut dagordningar och underlag till styrelsemöten i samråd med ordföranden.
När är styrelsen beslutsmässig?
Styrelsen är beslutsmässig då fler än hälften av valda ledamöter är på plats. Vid en eventuell omrösning så har ordföranden utslagsröst.
Vad är styrelsens uppdrag?
Styrelsen har i uppdrag att leda arbetet samt att på bästa sätt förvalta våra byggnader och vår mark.
Här följer ett axplock av vilka ärenden
sittande styrelse har hanterat den senaste tiden:
Värmepump/solfångarprojekt:
Våra Solfångare är gamla och läcker, våra värmepumpar måste snart bytas ut. Vi har tillsammans med konsulter statat ett projekt för att ta reda på hur mycket de olika värmekällorna
genererar. Är det kanske så att ex solfångarna kostar mer än de
genererar eller? Ja, det är bl a det som vi ska ta reda på.
Lokalvård: Hantering av avtal och kontakt med firman som anlitas för bl a trappstädning.
Hissar: Dessa ska besiktigas med jämna mellanrum.
Lokaler: Vi har många lokaler att hålla reda på.
Bastu: Efter vattenskadan så kommer nu bastun att återställas så fort som möjligt.
Uthyrningsrum: Detta rum ska tas om hand, städas och hyras ut.
Uppdraget att ansvara för bokningar och uthyrning ligger på en mycket trevlig och hjälpsam medlem.
Stambyte: (kommande) – det görs en plan för stambytet som troligen blir verklighet om ca 10-15 år.
Balkong/fönster: Den första 2 årsbesiktningen (hus 1+2) är
genomförd. Hus 3+4 besiktigas om ett år. I detta ärende hanterar vi
kontinuerligt frågor.
Nyckelinventering: Vi är många lägenheter och nyckelbrickor kommer på avvägar när exempelvis lägenheter byter ägare. Vi jobbar därför med en genomgång av detta.
Parkering/Garage: Vi har ca 220 parkeringsplatser/garage att hantera.
Snöröjning: Vi ser över avtal och entreprenad.
Sophus: Är en ofta återkommande punkt på vår agenda.
Markskötsel/plantering: Avtalet med HSB mark om markskötsel ses över. Underhåll av mark och
fastigheter samt kontakt med HSB i ärenden avseende detta.
Gårdsprojekt: Vi har haft en ambition om att renovera upp våra gårdar, men som ni kan läsa på annat ställe i denna svala, så valde det extrastämman att rösta nej till den tänkta renoveringen.
Avtal/kontrakt: Vi har flera avtal som ska uppdateras och följas upp.
Ekonomi: Löpande bokföring, kontering, hantering av lån, utbetalning och uppföljningar mm
Trappombud: Vi har fantastiska trappombud som vi träffar vid möten ett antal gånger per år.
Styrelsemejl: Någon av oss hanterar denna.
Svalan: En av våra viktiga informationskanaler. Den ska
sammanställas, designas, tryckas och delas ut.
Anslagstavlor: Många av våra anslagstavlor, främst de inglasade, är slitna och låsen ur funktion. Vi
kommer därför att byta ut dessa inom kort. Informationen på tavlorna hanteras till stor del av styrelsen, trappombud, kommittéer och HSB.
Styrelsemöten: Vi träffas drygt 10 ggr per år och varje möte pågår i snitt 3-4 timmar. Det är en hel del
planering inför möten och ärenden att ta hand om efter mötet. Vid alla möten deltar även fastighetsförvaltaren från HSB.
Årsmöte: Det ordinarie årsmötet där styrelsen väljs hålls någon gång under årets 6 första månader. Till detta möte har ni som medlemmar möjlighet att skicka in motioner. Inför detta möte så skall bokslut göras, all text till
årsberättelsen ska produceras,
berättelsen ska tryckas, motioner ska besvaras, lokaler ska bokas och vi förväntas vara på plats.
Lägenhetspärm: Ett informations- dokument som vi håller på att se över.
Hemsida: Det är ytterligare en informationskanal som ska hållas aktuell och uppdaterad.
Intern TV: Här lägger vi ut viktig information i kort snabbformat.
IT/TV kanaler/Datorer: Våra portar, tvättstugebokning mm är datoriserat och kräver ständig support.
Andrahandsuthyrningar
Medlemskontakter
Överlåtelser
Rensning av cykelrum
Hantering av nycklar och nyckelbrickor
Lekplatsbesiktningar
Konflikter mellan medlemmar
Ärenden mot kommun avseende boendeanpassningar
Representation vid externa möten
Framtagande av material och policydokument
I stort sett daglig kontakt med HSB i olika ärenden
Kontakt med myndigheter
Extrastämman
Ovanstående är ett axplock av det som vi i styrelsen hanterar, själva eller i samråd med HSB.
Att vara en lagspelare är en värdefull egenskap när man åtar sig ett uppdrag i en
styrelse.
TRAPPOMBUD EN VIKTIG POST!
I vår förening så har vi den äran att ha frivilliga medlemmar som åtar sig uppdraget som TRAPPOMBUD.
Uppgift
Trappombud är en viktig funktion som ska samverka med styrelsen och vara en länk till våra medlemmar.
Vad är ett trappombud och vad är deras uppgift?
Trappombud är ett ideellt uppdrag som utförs av frivilliga medlemmar i Brf Stensö.
Föreningens ambition är att ha ett trappombud i varje port.
Att medverka vid de trappombuds- möten som styrelsen kallar till
Att välkomna nyinflyttade medlemmar i respektive trappuppgång
Att informera nyinflyttade medlemmar om vår förening
Det finns även andra frivilliga uppgifter som vi vet att vissa trappombud idag utför, men det är inget krav:
Att hålla snyggt och rent i anslutning till porten, exempelvis sopa i cykel- och barnvagnsrum, borsta/skotta snö, plantera osv.
Trappombudsmöten – för vem och varför?
Ansvariga i styrelsen kallar till dessa möten för att bl a:
Informera om vad styrelsen arbetar med
För att ta del av ombudens verksamhet och synpunkter
För att skapa ett nära samarbete mellan styrelsen och ombuden Trappombudsmöten är inte avsedda för felrapportering. Felrapporteringar görs direkt till HSB.
Det här är våra trappombud
Port nr Trappombud i Brf Stensö 37 AnnMarie Rönne
39 Monika Elfström
41 Monika Elfström (tillförordnad)
43 Vakant
45 Carina Johansson
47 Tomas Lundkvist
49 Björn Sundh
51 Gunilla Wehlin
53 Solveig Damström
55 Inger Johannesson
57 Susanne Carlson
59 Karin Calmerholm
VILL DU VARA TRAPPOMBUD?
Bor du i trapphusen på Oxelvägen 41 eller 43 och känner att det skulle vara spännande och intressant att bli trappombud så meddelar du oss om detta. Skicka ett mejl till
styrelsemejlen, eller lägg en lapp i den svarta brevlådan Oxelvägen 49, så kommer vi att kontakta dig.
BOKNING PÅ DISTANS
Vi har nu uppdaterat vårt Aptus system för bokning av tvättstugor, gym och bastu. Med den nya uppdateringen är det möjligt att boka på distans dvs via webbläsare eller
smartphones (Android/iOS). Det är ett
komplement till det vanliga sättet att boka via terminalerna i våra hus.
Bokning via webben
För att boka via webben besök vår Aptus portal på sidan
http://brfstenso.dyndns.org/AptusPortal .
Vid inloggning använder du ditt
lägenhetsnummer som användarnamn med tre siffror, ex. 008 eller 036 eller 285.
Första lösenordet är användarnamnet två gånger t.ex. 008008 om lägenhetsnumret är 008. När du loggar in för första gången så kan du byta lösenord. Gå till inställningar och sedan lösenord och fyll i det nuvarande lösenordet plus det önskade nya lösenordet.
För att boka tvättstugepass klicka på bokning och välj ditt husnummer.
Följande tabell kommer upp:
I bilden ovan är nyckelbrickssymbolerna dina bokade pass. Röda minustecken är redan upptagna pass. Gråa minustecken är pass som har passerat. Gröna plustecken är pass som är lediga och kan bokas. Välj önskat pass genom att klicka på det gröna plustecknet.
Fintvätt och grovtvätt är i olika tabeller, välj bokningstyp högst upp till höger.
För att boka gym/bastu välj bokning följt av Oxelvägen 55-59 där gym och bastu finns.
Välj sedan bland alternativen bastu förmiddag, bastu eftermiddag och gym.
För att se alt. avboka dina pass välj visa/avboka. Klicka sedan på texten för passet du vill avboka.
Bokning via smartphone
För bokning via smartphone behövs appen bokning från Aptus Elektronik AB. Server brfstenso.dyndns.org/bookingservice.
Mata in inloggningsuppgifterna (som vid webbokningen) i inställningar.
