HN kallelse 2020-11-24

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Kallelse Datum 2020-11-17

Tid: Tisdagen den 24 november 2020 kl. 17:00, stängt sammanträde

Plats:

Gruppmöten:

Trosa kommunhus*

Alliansen: den 24 november kl. 16:00 digitalt.

Socialdemokraterna, miljöpartiet och vänsterpartiet:

Den 23 november kl. 18:00 digitalt, länk skickas separat

*Samtliga ledamöter och ersättare deltar på distans genom Digitalt möte.

Endast ordförande och sekreterare deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Humanistiska nämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen 2. Val av justerare

(Inga handlingar)

HN 2019/12

3. Information om GDPR (Inga handlingar)

4. Samverkan socialkontor och skolkontor (Inga handlingar)

• Lägesrapportering

HN 2020/3

Individ och familjeomsorgen

5. Val av ledamöter och ersättare till individ – och familjeutskottet 2021

HN 2020/69

6. Internbudget 2021 för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen

HN 2020/75

7. Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ- och familj

HN 2020/73

8. Revidering av delegeringsordningen för humanistiska nämnden, individ och familj

HN 2020/72

9. Revidering av riktlinjer för avvikelsehantering och missförhållanden,

Lex Sarah HN 2020/74

10. Information om lex Sarah HN 2020/65

11. Remiss socialstyrelsen – att göra anmälningar som gäller barn sökbara

HN 2020/62

(2)

(Inga handlingar)

• Kvotflyktningar

• Lägesrapportering Barnomsorg och utbildning

13. Internbudget 2020 för humanistiska nämnden, barn och utbildning HN 2020/75 14. Ledningssystem för barn- och elevhälsans medicinska och

psykologiska insats

HN 2020/78

15. Revidering av barn- och elevhälsoplanen för Trosa kommun HN 2020/71 16. Bidragsbelopp 2021 till fristående grundskolor, förskolor,

pedagogisk omsorg, fritidshem och förskoleklasser samt interkommunal ersättning

HN 2020/77

17. Principer för bidragsbelopp 2021 till fristående gymnasieskolor och gymnasiesärskolor

HN 2020/67

18. Läsårstider för Trosa kommun 2022/2023 HN 2020/66

19. Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, barn och utbildning

HN 2020/73

20. Revidering av delegeringsordningen för humanistiska nämnden, barn och utbildning

HN 2020/76

21. Information om ordförandebeslut med anledning av covid-19 22. Övrig information från skolkontoret

• Skärlagskolan

• Lägesrapportering

• Månadsstatistik

• Kvalitetsarbetet

HN 2020/5

Övrigt

23. Anmälan av delegeringsbeslut HN 2020/1

24. Övriga anmälningsärenden HN 2020/2

25. Övrigt (Inga handlingar)

Michael Swedberg Sandra Berwing

Ordförande Sekreterare

(3)

(4)

Val av ledamöter och ersättare till individ- och familjeutskottet för år 2021

Förslag till beslut

Humanistiska nämnden väljer följande ledamöter och ersättare till individ- och familjeutskottet för perioden 2021-01-01 – 2021-12-31 eller till och med det sammanträde då val av individ- och familjeutskott förrättas nästa gång. Beslutet fattas under förutsättning att kommunfullmäktige väljer nedanstående ledamöter och ersättare till humanistiska nämnden:

Ordförande: Ricken Svensson Nyqvist (L) Vice ordförande: Vakant (S)

Ledamot: Lena Isoz (M)

Ersättare: Michael Swedberg (M) Miriam Tinglöf (KD) Kjell G Johansson (S)

________

Sandra Berwing Nämndsekreterare

Beslut till

Socialkontoret Lönekontoret

(5)

(6)

Internbudget 2021, Humanistiska nämnden – Individ- och familjeomsorgen

1. Humanistiska nämnden godkänner internbudget för Humanistiska nämnden – Individ och familjeomsorgen 2021.

2. Humanistiska nämnden godkänner attestlista för Humanistiska nämnden – Individ och familjeomsorgen 2021.

Ärendet

Socialkontoret har tilldelats en budget om 29 444 tkr för 2021.

Integrationsenhetens verksamhetskostnader täcks av intäkter från Migrationsverket och vi utgår från att kostnader och intäkter blir likvärdiga. Beträffande

ensamkommande barn utgår vi också från att verksamhetskostnaderna täcks av intäkterna.

Personalkostnader och övriga kostnader är uppräknade med 2% på helårsbasis enligt kommunens gemensamma budgetanvisningar. Verksamhetskostnader för försörjningsstöd, externa placeringar för barn och ungdomar och vuxna med beroendeproblematik är budgeterat på samma nivå som 2020 med en uppräkning om 2% vilket bedöms vara lämplig.

Individ- och familjeomsorgens utskott har en buffert på 1 542 tkr för att täcka kostnader för en eventuell ökning av placeringar. Om det tillkommer flera nya externa placeringar kan utfallet påverkas snabbt i negativ riktning.

Graham Owen Socialchef

Bilagor

1. Individ- och familjeomsorg Internbudget 2021 2. Attestlista för Individ- och familjeomsorg 2021

(7)

Trosa kommun

Individ- och familjeomsorg tkr Internbudget 2020 Internbudget 2021 Intäkter Kostnader Nettokostn Intäkter Kostnader Nettokostn 50100 Individ- & familjeutskott

Buffert 1 512 1 512 1 542 1 542

Summa 1 512 1 512 1 542 1 542

63110 Socialadministration

Löner o soc.kostnader 3 300 3 300 3 465 3 465

Verksamhetskostnader 2 375 2 375 1 809 1 809

Summa 5 675 5 675 5 274 5 274

63210 Ekonomi- och Vuxenenheten

Summa 9 009 9 009 9 280 9 280

63320 Familjehem och kontaktpersoner

Arvoden 1 153 1 153 1 176 1 176

Omkostnadsersättning 318 318 324 324

Summa 1 471 1 471 1 500 1 500

63340 Barn- och familjeenheten

Intäkter 150 -150 150 -150

Summa 150 8 203 8 053 150 8 528 8 378

63341 Fältare

Summa 1 020 1 020 1 070 1 070

64110 Flykting

Summa 2 353 2 353 2 400 2 400

Totalt IFO 150 29 243 29 093 150 29 594 29 444

(8)

Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

63110 Socialadm Socialchef Enhetschef IFO 1 Administratör Administratör

63110 8100 Socialadm-chefslön Kommunchef Personalchef Lön ej granskningsattest

63210 Ekonomi- och vuxenenheten Enhetschef IFO 1 Socialchef Administratör Administratör

63320 Familjehem/kontaktpers Enhetschef IFO 2 Socialchef Administratör Administratör

63340 Barn- och familjeenheten Enhetschef IFO 2 Socialchef Administratör Administratör

63341 Fältare Enhetschef IFO 2 Socialchef Administratör Administratör

64110 Flykting Socialchef Enhetschef IFO 1 Administratör Administratör

64130 Integrationsenheten Integrationschef Socialchef Administratör Administratör

64130 8100 Integrationsenheten-chefslön Socialchef Enhetschef IFO 1 Lön ej granskningsattest

64140 1702 Ensamkommande Flyktingbarn Socialchef Enhetschef IFO 2 Administratör Administratör

Investeringar

Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

49302 Inventarier IFO Socialchef Enhetschef IFO 1 Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

(9)

(10)

Antagande av informationshanteringsplan

1. Humanistiska nämnden antar Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj.

2. Revideringar gällande handlingstyper samt bevara/gallra ska beslutas av nämnden. Förvaltningen kan revidera planen i övriga delar.

3. Informationshanteringsplanen ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner.

4. Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet antagen 2015- 12-01, HN 2015/81 upphävs.

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan (även kallad dokumenthanteringsplan). Genom att upprätta en

informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar, såväl analoga som digitala. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

Informationshanteringsplanen utgör på så sätt grunden för allt arbete med

informationshantering och är ett stöd både för den egna organisationen som enkelt behöver veta hur den hanterar och hittar information men även för utomstående som vill ta del av information.

Nytt format

Under året har en arbetsgrupp med representanter från förvaltningar och bolag inom kommunen, under ledning av kanslienheten, arbetat med att se över nu gällande dokumenthanteringsplaner. Gruppen har arbetat fram helt nya planer enligt ett nytt format utifrån mallen VerkSAM Plan som levereras av Sydarkivera.

Arbetet har inneburit en total genomlysning av respektive myndighets allmänna handlingar och hanteringen av dessa i syfte att göra den nya planen mer komplett, detaljerad och korrekt. För att spegla att en stor del av informationen som

kommunen hanterar är digital har planen döpts om från det mer analogt anspelade

(11)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Kanslienheten 2020-11-09

dokumenthanteringsplan till informationshanteringsplan.

Revideringar av planen

Informationshanteringsplanen är ett levande styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen, när man byter

verksamhetssystem eller då nya handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn.

Beslut om att gallra/bevara ska fattas av humanistiska nämnden. Förvaltningen ansvarar för att övriga delar i planen hålls uppdaterade.

Utveckling av informationshantering

Framtagandet av informationshanteringsplaner enligt VerkSAM Plan är en del i kommunens övergripande satsning på att utveckla informationshanteringen och en del i samarbetet med kommunalförbundet Sydarkivera. Från den 1 januari 2021 är Trosa kommun fullvärdig medlem i Sydarkivera vilket innebär att kommunen får tillgång till ett digitalt slutarkiv och kompetensen hos en organisation som specialiserat sig på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.

Graham Owen Liselott Högfors

Socialchef Administratör

Bilaga

Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj

Beslut till

Sydarkivera

Författningssamlingen

(12)

Informationshanteringsplan för Humanistiska nämnden,

Individ och familj

Antagen av: Humanistiska nämnden 2020-11-24, § X, dnr HN 2020/73

Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Plan

(13)

Humanistiska nämnden Individ och familj

Informationshanteringsplan Datum

2020-11-11 Diarienummer HN 2020/73

Innehållsförteckning

Informationshanteringsplan för Humanistiska nämnden, individ och familj2

Inledning ... 2

Ansvar och roller ... 2

Gallring ... 3

Leverans till arkivet ... 3

Information som är av tillfällig betydelse ... 4

Informationshanteringsplan ... 6

(14)

Informationshanteringsplan för Humanistiska nämnden, individ och familj

Inledning

Offentlighetsprincipen innebär att handlingar (information) hos myndigheter, t.ex.

kommun, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får vi en bättre överblick och en enklare eftersökning av våra dokument. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens

tjänstepersoner och gör det också möjligt för våra medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen.

En informationshanteringsplan ska redovisa samtliga handlingstyper som

förekommer inom en organisation. Av informationshanteringsplanen framgår vilken information som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilken som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur myndighetens

information ska förvaras. Genom att följa planen ska myndigheten vara säker på att dess allmänna handlingar hanteras på ett korrekt och tillfredställande sätt.

Informationshanteringsplanen underlättar även allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet.

Format och gallringsråd

Trosa kommuns informationshanteringsplaner baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar.

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Ansvar och roller

Arkivansvarig ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Vem som är arkivansvarig framgår av kommunstyrelsens/nämndens delegeringsordning.

Arkivredogörare utses av arkivansvarig. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och

iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

I arbetet med informationshantering inom Trosa kommun finns en arbetsgrupp med kontaktpersoner från varje kontor. Gruppen samordnas och leds av kanslienheten.

Kontaktpersonen är utsedd av produktionschef och är kontorets kontaktperson och samordnare i arbetet med informationshantering. Kontaktpersonen ansvarar för att informationshanteringsplanen hålls aktuell. Genomgång/översyn av planen ska göras/ske minst en gång per år och nödvändiga revideringar ska göras.

(15)

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

3

Humanistiska nämnden 2020-11-11

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

• förlust av betydelsebärande data,

• förlust av möjliga sammanställningar,

• förlust av sökmöjligheter, eller

• förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades.

Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Gallringsbeslut

Om beslut om gallring saknas (om den aktuella informationen inte finns angiven i informationshanteringsplanen) får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse. Vid behov av särskilt gallringsbeslut kontakta kanslienheten.

Leverans till arkivet

Informationshanteringsplanen anger när information ska lämnas till slutarkiv. Om inget anges bör leverans ske efter senast 10 år, eller när arkivansvarig gör

bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.

(16)

Information som är av tillfällig betydelse

A. Information som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexem- plar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett nå- gon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebe- fordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förut- sättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax gallras efter 1 månad.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.

B. Information som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att informationen på annat sätt har ersatts av ny information

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående information:

1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.

(17)

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

5

Humanistiska nämnden 2020-11-11

2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit se- nare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.

3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrev- låda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar.

(18)

1 5Kvalitetsledning

1 6Verksamhetsutveckling och samverkan 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET

1 7Allmänna handlingar och arkiv 5 2Krisberedskap

1 8Tillsyn och Revision 5 5Skydd och säkerhet

1 9Remisser, undersökningar och statistik

1 12Dataskydd 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD

9 1Uppdragstagare inom individ och familjeomsorg

2 INTERN SERVICE 9 2Barn och familj

2 1Mötesadministration 9 3Vuxna

2 3Informera och kommunicera internt 9 4Familjerätt

2 5Finans- och skuldförvaltning 9 5Ekonomiskt bistånd

2 6Inköp och försäljning 2 7Personaladministration 2 8Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 9Löneadministration

2 10Pension 2 11IT och telefoni 2 12Fordon och materiel 2 13Interna servicefunktioner

(19)

Process

A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Handlingstyp

Registreras D=Diarium V=Verksamhetssyst.

Gallras/ Bevaras Förvaringsplats /registrering (ange vart informationen förvaras, både i digital och analog form.

Exempelvis verksamhetssystem (namn på systemet), arkivskåp, pärm etc.) Var så exakt som möjligt.

Sortering (vid analog arkivering, ex diarienummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc.)

Till slutarkiv (när

informationen inte längre behövs i verksamheten)

Anmärkning Sekretess (§)

(Om informationen innehåller sekretess hänvisa till aktuell sekretessbestämmelse i OSL.)

Person- uppgifter (Om informationen innehåller personuppgifter ange Ja)

A B C D

1 DEMOKRATI OCH LEDNING

1 2 Politiskt beslutsfattande 1 2 1 Politiska beslut

Protokoll Bevaras K: och kommunarkiv Kronologiskt 1 år Det sammanhängande protokollet för

fullmäktige/styrelse/nämnd och förbund. Protokoll från KF, KS och nämnderna binds i böcker löpande.

Ja

Protokoll utskott Bevaras W: pärm och kommunarkiv Kronoligoskt 1 år

Beslutsunderlag/ utredning Registreras V Bevaras, se anmärkning Tillsammans med ärende Personnummer Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör

ärendet/akten Ja

Protokollsutdrag Registreras D Bevaras, se anmärkning Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Respektive beslutsparagraf som tillhör ärendet.

Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Protokollsanteckningar Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Reservation Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Uppropslistor/ närvarolistor Se anmärkning Ingår i protokollet. Ja

Omröstningslistor/voteringslistor Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Ljud- och bildupptagningar Se anmärkning Gäller endast fullmäktige. I dagsläget görs inga ljud-

och bildupptagningar. Ja

Laglighetsprövning Se anmärkning Tillsammans med ärende Personnummer Respektive laglighetsprövning tillhör ärendet/akten Ja

Förvaltningsbesvär Se anmärkning Tillsammans med ärende Personnummer Respektive förvaltningsbesvär tillhör ärendet/akten Ja

Anslag Se anmärkning Justeringsanslag för protokoll ingår i protokollet. Finns

på digital anslagstavla på webb tillfälligt.

1 2 2 Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten

Anteckningar från möten Se anmärkning Tillsammans med ärendet Diarienummer 2 år Dialogmötesanteckningar tillhör i normalfallet ett

ärende/akt ex. översiktsplan, kommunens framtida utveckling

Ja

1 2 3 Redovisa delegation

Delegationsbeslut Registreras V Se anmärkning Treserva, närarkiv Personnummer Tillhör respektive ärende/akt. Tjänsteskrivelse och

beslut. Tillhör inte delegationsbesluten till något ärende så registeras det på 1.2.3

Ja

Delegeringsordning Bevaras K:/Nämnder, W:,

Styrdokument intranät, Diarienummer

1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med

uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunar Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunar Diarienummer 2 år Ja

Minnesanteckningar, protokollsliknande anteckningar Bevaras K: och kommunarkiv Kronologiskt 1 år Ja

Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunar Diarienummer 2 år Om det tillhör ett ärende i Diabas så registreras det där

1 3 Verksamhetsledning

1 3 1 Styrande dokument Styrande dokument som antagits i fullmäktige, styrelse

eller nämnd finns i författningssamlingen på hemsida och intranät.

Delegeringsordning Bevaras K:/Nämnder, W:,

Styrdokument intranät, Diarienummer

Återkallande av delegering Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och

kommunarkiv Diarienummer 2 år Beslut tas av HN

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras K: /Nämnder, Diabas, närarkiv

och kommunarkiv Diarienummer 2 år Se även K:/Nämnder

Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och

kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet.

Reglemente Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv,

kommunarkiv, K:/Styrdokument

Diarienummer, på K: efter

nämnd 2 år Antas i fullmäktige. Ex arkivreglemente, reglemente för nämnd, reglemente för revisorer

Planer, verksamhetsledning Bevaras Diabas, närarkiv,

kommunarkiv, Diarienummer, på K: efter

nämnd 2 år Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling.

Ansvarig nämnd:

Humanistiska nämnden

7

(20)

kommunarkiv,

K:/Styrdokument nämnd

Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå Bevaras Diabas, närarkiv,

kommunarkiv, K:/Styrdokument, W:

Diarienummer, på K: efter

nämnd 2 år Antas i nämnd

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Se anmärkning W: Enhetsvis 1 arkivex av den egna organisationens

rekommendationer (motsv.) av vikt bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet.

Lathundar Gallras vid inaktualitet W: Enhetsvis Förvaras på enhetens plats på W:. 1 arkivex av den

egna organisationens rekommendationer (motsv.) av vikt bevaras på W:, övriga gallras vid inaktualitet.

Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid inaktualitet W: Enhetsvis Förvaras på enhetens plats på W:. 1 arkivex av den

egna organisationens rekommendationer (motsv.) av vikt bevaras på W:, övriga gallras vid inaktualitet.

1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest-

och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter

Organisationsplan/beskrivning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Som behandlats i KS/nämnd/utskott Ja

Attestregister Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare

vid ledighet. Ja

1 3 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer

Protokoll/anteckningar Gallras vid inaktualitet K: Kronologiskt T ex interna verksamhetskonferenser,

personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer.

1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer

Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Bevaras Pärm personalenheten,

kommunarkiv Kronologisk

Protokoll Löneöversyn/löner

/revisitionsförhandlingar med bilagor Gallras efter 10 år Pärm personalenheten,

Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på

arbetsplatsnivå Gallras efter 2 år W:, Pärm, Närarkiv Kronologisk

Samverkansprotokoll Gallras efter 2 år Kronologisk

Tvisteframställan Bevaras Pärm personalenheten,

Centralt kollektivavtal Gallras vid inaktualitet Pärm personalenheten,

Lokalt kollektivavtal Bevaras Pärm personalenheten,

1 4 Planering och uppföljning av verksamheten

1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter,

bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning

1 4 1 1 Budget

Mål och vision Se anmärkning Ingår i budgeten.

Preliminära budgetramar/gemensamma planeringsförutsättningar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Arbetsmaterial

Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Gallras vid inaktualitet K: Arbetsmaterial

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Investeringsplan Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Budget, antagen Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Bevaras Personal

Synpunkter från de fackliga företrädarna Bevaras Personal

Budgetförslag, även oppositionens Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Gallras vid inaktualitet Pärm hos ekonomiassistent

Beslut statsbidrag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Enbart som en del av budgeten. Själva ansökan om

statsbidrag och beslutet finns under 2.5.2

Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Redovisningsräkning, Skatteverket 7 år Skattepärmen hos ekonomiassistent

Beslut från Skatteverket om utjämning 7 år Skattepärmen hos ekonomiassistent

(21)

Process A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Handlingstyp

Sortering (vid analog

arkivering, ex diarienummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc.)

Person- uppgifter (Om informationen innehåller personuppgifter ange Ja) Ansvarig

nämnd:

Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Budget, arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet K: Arbetsmaterial, inte allmän handling

Budgetuppföljning Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Kvartalsrapport och delårsrapport i separata ärenden.

Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Registreras D Gallras vid inaktualitet Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

1 4 1 2 Bokslut

Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Bevaras K: Uppdateras varje år och är direkt knutna till respektive

års bokslutsärende Delårsrapport kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Årsredovisning kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Revisionshandlingar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Kommunkoncern. Förvaras tillsammans med ärendet.

Resultatöverföring Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Ingår i tjänsteskrivelse till bokslutet

Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Årsbokslut Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Årsbokslutsbilaga*) Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med äredet.*)Anläggningsbilaga

Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor

Engagemangsbesked Huvudbokssammandrag

Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över varor och tjänster Bevaras K:

Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Registreras D Används endast vid behov - t ex strukturella

förändringar eller underskott i budgeten. Ansöks hos KF.

Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Beslut/protokollsutdrag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

1 4 3 Investeringar Stora övergripande investeringar som kräver beslut i

fullmäktige hos kommunerna eller hos styrelserna i bolag

Startbesked Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Antingen eget ärende eller del av budget

Återanvisningar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Antingen eget ärende eller del av budget

Verksamhetens investeringar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv,

alternativt K: Antingen eget ärende eller del av budget

1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer

1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och

kvalitetsmål. Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter.

Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument.

Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid inaktualitet K:

Kvalitetsdokument Bevaras K:, W: Ex processbeskrivningar

Mål för kvalitetsarbetet Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Åtgärdsplaner Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Rapporter, uppföljningar Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Uppföljning av mål Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå.

Uppföljning av verksamhet och kvalitét Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och

utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser sammanställningar av vikt för rapportering till verksamheten.

Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser sammanställningar av viktför rapportering till verksamheten.

1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för

att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service

1 5 2 1 Intern kontroll K:, W:

Intern kontrollplan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Händelse- och riskanalys Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år Ingår i internkontrollplanen

Rapporter, uppföljning Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år

9

(22)

Avvikelserapporter Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år

Dokumentation Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Analyser Registreras D Bevaras K:, W: Diarienummer 2 år

Inspektionsrapporter Registreras D Bevaras K:, Pärm Diarienummer 2 år

Anmärkningar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Kontroller Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Beslut Registreras D Bevaras K:, Diabas, närarkiv,

kommunarkiv Diarienummer 2 år

Checklistor Gallras vid inaktualitet W: Ett hjälpmedel för intern kontroll som är under ständig

bearbetning. Resultatet av checklistan framgår av avvikelserapporten. Mallen på checklistan bevaras

Egenkontroll Gallras efter 2 år K:, W:

1 5 2 3 Enkät

Enkät, upprättad Bevaras W: Enhetsvis 1 ex ska bevaras tillsammans med sammanställningen

Sammanställning Bevaras K:,W: Enhetsvis

Enkätsvar, inkomna Gallras efter 1 år Närarkiv, e-tjänst Enhetsvis

1 5 2 4 Statistik

Allmän statistik av betydelse Se anmärkning K:, Diabas, närarkiv,

kommunarkiv Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras

vid inaktualitet

Verksamhetsspecifik statistik Se anmärkning K:, Diabas, närarkiv,

kommunarkiv Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig

statistik gallras vid inaktualitet

Underlag för statistik Gallras vid inaktualitet K:

1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. T ex

planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar.

Ledningsstystem för kvalitet Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Uppföljningar av rutiner, dokumentation Sker på ledningsnivå

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras K:, Diabas, närarkiv,

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras K:, Diabas, närarkiv,

Kvalitetgranskningar Bevaras K:, W: Protkoll och utvärdering bevaras och registreras.

Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

1 5 4 Synpunkter/förslag och klagomål Synpunkter/förslag och klagomål kan många gånger

förekomma i samma inkomna handling och röra flera myndigheter. Det är då viktigt att registrera informationen flera gånger under respektive myndighet samt om det rör klagomål eller synpunkter/förslag dvs skilj mellan dessa två och registrera dem var för sig även om de inkomna handlingarna måste kopieras och registeras på flera ställen.

1 5 4 2 Synpunkter/förslag

Synpunkter av betydelse för verksamheten Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år En sammanställning av synpunkter inkomna via Trosa

kommuns synpunktshantering görs årvis. Ja

Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet i repektive enhet Ja

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

1 5 4 3 Klagomål

Klagomål av betydelse för verksamheten Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv,

kommunarkiv, pärm Diarienummer 2 år Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (mots.).

Ja

Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet I respektive enhet Ja

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

1 5 6 Forum för samråd Ex. äldre- och omsorgsrådet, trafikrådet,

brottsförebyggande rådet

Protokoll/minnesanteckningar Bevaras W:, Kronologisk 2 år Ja

(23)

Process

A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Handlingstyp

Sortering (vid analog arkivering, ex diarienummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc.)

Person- uppgifter (Om informationen innehåller personuppgifter ange Ja) Ansvarig

nämnd:

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Bevaras K:, kommunarkiv Kronologisk 2 år T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga

myndigheter, skola- kommunala myndigheter Ja

Skrivelser från representanter i samråd Se anmärkning K:/Nämnder Kronologisk 2 år Skrivelser av betydelse bevaras, övriga gallras Ja

1 5 7 Juridiska handlingar Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och

föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här.

Rättsprocesser

Domar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv Diarienummer Ja

Domar för kännedom Vid inaktualitet GDPR? Ja

Kallelser till förhandlingar Vid inaktualitet Ja

Tjänsteanteckningar av vikt Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet, dock senast

vid arkivläggning I respektive enhet Ja

Stämningsansökningar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Yttranden, egna Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Yttranden från motpart Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Fullmakter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Förelägganden Vid inaktualitet Ja

Protokoll Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

PM, promemorior Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Korrespondens av vikt Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Korrespondens som ej tillför sakuppgift. Ja

Underlag för framställt krav Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Rådgivning Vid inaktualitet Ja

Överklagande av beslut Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och

föras till det ärende som överklagas. OBS! Vid för sent inkomna överklaganden, dvs när beslut vunnit laga kraft (oftast efter tre veckor) ska de dock registeras under denna rubrik som nytt ärende men gärna med en länk till det ärende som överklagandet berör.

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Besvärshänvisning Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

Inkommen överklagan Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Registreras V Bevaras/Gallras 5 år

Beslut från högre instans Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Registreras V Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

Nämndens yttrande till högre instans Registreras V Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt tid Registreras V Bevaras/Gallras 5 år Närarkiv Personnummer Ja

JO-anmälan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Avtal

Avtal/ kontrakt av principiell betydelse 2 år Pärm Kronologisk Ja

Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse 2 år Pärm Kronologisk Ja

Komplettering av avtal 2 år Pärm Kronologisk Ja

1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan

1 6 1 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning av vikt för kommunens

verksamheter.

Omvärldsanalyser Bevaras K:

Redovisningar från externa projekt och utredningar Bevaras K:

Redovisningar från studiebesök och konferenser Bevaras K: T ex projektredovisning, projektdirektiv, projektplan

11