Kallelse TSN, 2020-12-03

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Kallelse

Datum

2020-11-27

Tid: Torsdagen den 3 december 2020 kl. 15:00 Stängt sammanträde Plats: Kommunhuset, Apelviken

Gruppmöte: Alliansen: Tisdagen den 1 december kl. 19:00, webbmöte, inbjudan skickas separat

Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: Onsdagen den 2 december kl. 18:00, webbmöte, inbjudan skickas separat

Samtliga ledamöter, ersättare och tjänstepersoner deltar på distans genom Digitalt möte. Endast ordförande, sekreterare och produktionschef deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen 2. NTF informerar om trafiksäkerhet

(Inga handlingar)

3. Internbudget 2021 för teknik- och servicesnämnden TSN 2020/95 4. Ändrade och förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen

Korslöt

TSN 2020/97

5. Passersystem nya återvinningscentralen Korslöt TSN 2020/98 6. Omdisponering av investeringsmedel till GC-vägar TSN 2020/96 7. Antagande av informationshanteringsplan TSN 2020/92 8. Revidering av delegeringsordning för teknik- och servicenämnden TSN 2020/99 9. Information om investeringsprojekt

(Inga handlingar)

10. Information Tofsö

(Inga handlingar)

TSN 2018/24

11. Information Dataskyddsförordningen

(Inga handlingar)

12. Anmälan av delegationsbeslut TSN 2020/1

13. Anmälningsärenden TSN 2020/2

14. Övriga frågor

John Carlsson Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret Kerstin Tibbling

Produktionschef 0156-523 24

kerstin.tibbling@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-11-25

Diarienummer

TSN 2020/95

Internbudget 2021 för teknik- och servicenämnden

Förslag till beslut

1. Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till internbudget 2021 för teknik- och servicenämndens skattefinansierade och avgiftsfinansierade verksamheter.

2. Teknik och servicenämnden fastställer förslag till attesträtter.

Ärendet

Teknik- och servicenämnden ska enligt anvisningarna fastställa verksamheternas internbudget.

Teknik- och servicekontoret har utarbetat ett förslag till internbudget avseende skatte- resp. avgiftsfinansierade verksamheter för verksamhetsåret 2021 enligt uppdrag. Internbudgeten redovisar hur budgeterade resurser fördelats per enhet.

Föreliggande internbudget är baserad på den av kommunfullmäktige fastställda totalbudgeten.

Kerstin Tibbling Josefin Sandborg

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Förslag till internbudget 2021 för teknik- och servicenämndens skattefinansierade och avgiftsfinansierade verksamheter.

2. Förslag till attesträtter för teknik- och servicenämndens verksamheter.

(4)

Teknik- & servicenämnd 0 0 624 624 0 0 636 636

KFTS-chef 0 973 614 1 587 0 1 051 570 1 621

Tekniska enheten -71 572 4 106 95 655 28 188 -73 568 4 620 98 579 29 631 Arbetsmarknadsenhet -5 887 7 201 1 618 2 932 -6 072 7 671 1 557 3 156

Driftenheten -32 835 23 140 11 945 2 250 -35 589 25 096 12 989 2 496

Summa skattefinansierad vsh -110 295 35 420 110 456 35 581 -115 229 38 438 114 331 37 540

Avgiftskollektivet Budget 2020 Budget 2021

Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto

VA-verksamhet -27 444 1 579 25 865 0 -32 309 3 280 29 029 0

Renhållning -16 331 1 070 15 261 0 -18 900 1 135 17 765 0

Summa avgiftsfinansierad vsh -43 775 2 649 41 126 0 -51 209 4 415 46 794 0 Budgetförutsättningar 2021

2 % uppräkning av lönekostnader 2 % uppräkning av övriga kostnader

3,68 % uppräkning måltidspriser (2% enl budgetanvisn + komp personalomkostadspåslag) 4,42 % uppräkning städpriser (2% enl budgetanvisn + komp personalomkostadspåslag) 2 % uppräkning priser fastighetsservice och fordonsservice

Borttagning föregående års ettårssatsningar:

-250 tkr utveckling parker grönmiljö Ramminskning:

-1 279 tkr rationaliseringar (varav -1 200 tkr fastighet) Ramökning:

717 tkr demografi gata/park 916 tkr förändring kaptjänst

425 tkr kompensation ökat personalomkostnadspåslag

-763 tkr förändring internhyra

(5)

Teknik- och servicenämnd

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

5200 11010 Teknik‐ och servicenämnd buffert Nämnd Beslutas i nämnd

Centrala enheter

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

5201 51101 KFTS‐chef KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Administrativ samordnare

5201 51101 1000 Eget utlägg KFTS‐chef Personalchef Ekonomichef Administrativ samordnare

5201 51101 8100 Chefslön Kommunchef Personalchef Lön ej granskningsattest

5210 80005 fastighetsförv Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5210 15299 Tomställda lokaler Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5211 15201 Vita kommunhuset Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5211 15207 Industrigatan 6 Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5211 15227 Gula kommunhuset Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5211 15228 Industrigatan 8 Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 55104 Husbyskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62202 Hasselbacken fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62203 Väsby fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62207 Tomtaklint fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62208 Tomtahill fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62210 Skärgårdens fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62301 Fagerängs fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62304 Björke fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62311 Björkbacken fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5212 62313 Tallbacken fsk Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 15209 Sockenstugan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55212 Tomtaklintskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55214 Tomtaklintskolan idrottshall Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55801 Skärlagsskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55804 Skärlagsskolan idrottshall Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55811 Hedebyskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55814 Hedebyhallen Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55821 Kyrkskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55824 Kyrkskolan idrottshall Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55831 Vitalisskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55834 Vitalisskolan idrottshall Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5213 55841 Fornbyskolan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5214 15204 Trosa vårdcentral Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5214 15205 Vhd vårdcentral Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5215 15210 Skärborgarnas hus Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5215 15211 Pensionärernas hus Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5215 15212 Garvaregården Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5215 15213 Tomtaklint IP Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5215 15214 Häradsvallen Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

Beslutsattest Granskningsattest

(6)

5216 15121 Stationshuset Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15122 Stationshusen, bostad Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15206 Vhd ambulansstation Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15223 Korslöt Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15224 Reningsverket Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15225 Kroka gård Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15226 Väsby gård Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15229 Tillfälligt boende Industrig. Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15230 Lånesta 1:19 Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 15231 Fänsåkersvägen 2, Fänsåker1:27 Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5216 62314 Dalbystugan Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

5220 15350 Lön projekt‐/ byggnadsledare Teknisk chef KFTS‐chef* Lön ej granskningsattest

5250 80008 Gatuförvaltning Gatuingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

5220 80009 Tekniska enheten Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

5220 80009 8100 chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5250 80010 Enskilda vägbidrag Gatu‐/parkingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

5255 80012 Parkförvaltning Parkingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

5265 15301 Kommunförsäkringar Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

5270 13200 Arbetsmarknad Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5270 13210 Särsk anst st/Jobbgaranti ungd Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5270 13220 Lönebidragsanställda Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5270 13225 Utvecklingsanställning Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5270 13240 Ungdomspraktik Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5270 13250 Daglig verksamhet Enhetschef AME KFTS‐chef* Administrativ assistent Samordnare

5300 53010 Måltidschef Driftchef KFTS‐chef* Administrativ assistent

5300 53010 8100 Chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5300 53020 Tillagningskök Tomtaklint Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53021 Mottagningskök Vitalis Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53022 Mottagningskök Skärlag Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53023 Mottagningskök Hedeby Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53024 Mottagningskök Kyrk Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53025 Mottagningskök Fornby Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53030 Tillagningskök Häradsgården Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5300 53030 Konto 3000‐3999 Tillagningskök Häradsgården Kökschef Driftchef Endast intäkter ej granskningsattest

5300 53031 Mottagningskök Trosagården Driftchef KFTS‐chef* Kökschef Kökschef

5301 53040 Städchef Driftchef KFTS‐chef* Gruppchef städ Administrativ assistent

5301 53040 8100 Chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5301 53050 Städlag Trosa kommun Driftchef KFTS‐chef* Gruppchef städ Administrativ assistent

5302 53060 Fastighetsservice Driftchef KFTS‐chef* Gruppchef fastighetservice Administrativ assistent

5302 53060 8100 Chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5303 53070 Fordonsservice Driftchef KFTS‐chef* Fordonsansvarig Administrativ assistent

(7)

5530 80007 8100 VA‐verksamhet ‐ chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5540 80013 Renhålln, hushållsavfall Teknisk chef KFTS‐chef* Handläggare Renhållning

5540 80013 8100 Renhålln, hushållsavfall ‐ chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

5540 80014 Korslöt Teknisk chef KFTS‐chef* Handläggare Renhållning

5540 80015 Renhålln slam/latr Teknisk chef KFTS‐chef* Handläggare Renhållning

5540 80016 Renhålln farligt avfall Teknisk chef KFTS‐chef* Handläggare Renhållning

Investeringar/projekt

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

8920 30124‐30132 Stabilisering efter skred Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

8210 30508 Korslöt, utr lakvatten avslut Teknisk chef KFTS‐chef* Handläggare Renhållning

8210 41200‐41201 RE‐investeringar VA VA‐ingenjör VA‐ingenjör Handläggare VA

8212 41300 RE‐investeringar Gata Gatuingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

8212 41400 RE‐investeringar Park Gatuingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

8215 41500 RE‐investeringar Renhållning Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

8211 41600‐41899 RE‐investeringar Fastighet Ingenjör Ingenjör Administrativ samordnare

8216 41900‐41999 RE‐investeringar Fritids‐ och föreningslokalerIngenjör Ingenjör Administrativ samordnare

8210 42000‐42999 VA‐investeringar Projektledare Projektledare Administrativ samordnare

8210 42000‐42999 VA‐investeringar Byggledare Teknisk chef Administrativ samordnare

8210 42000‐42999 VA‐investeringar VA‐ingenjör VA‐ingenjör Administrativ samordnare

8212 43000‐43999 Gata/park‐investeringar Gatuingenjör Teknisk chef Administrativ samordnare

8212 43000‐43999 Gata/park‐investeringar Parkingenjör Gatuingenjör Administrativ samordnare

8212 43000‐43999 Gata/park‐investeringar Projektledare Gatuingenjör Administrativ samordnare

8212 43000‐43999 Gata/park‐investeringar Projektledare Projektledare Administrativ samordnare

8212 43000‐43999 Gata/park‐investeringar Byggledare Gatuingenjör Administrativ samordnare

8211 44000‐44999 Fastighets‐investeringar Projektledare Projektledare Administrativ samordnare

8211 44000‐44999 Fastighets‐investeringar Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

8215 45000‐45999 Avfalls‐investeringar Projektledare Projektledare Administrativ samordnare

8215 45000‐45999 Avfalls‐investeringar Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

8216 47000‐47999 Investeringar Kultur och fritidslokaler Projektledare Projektledare Administrativ samordnare 8216 47000‐47999 Investeringar Kultur och fritidslokaler Projektledare Projektledare Administrativ samordnare 8216 47000‐47999 Investeringar Kultur och fritidslokaler Teknisk chef KFTS‐chef* Administrativ samordnare

8500 49560 Städutrustning KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Driftchef

8500 49561 Köksutrustning KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Driftchef

8500 49562 Investeringar Fastighetsservice KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Driftchef

8500 49570 Investeringar AME KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* AME chef

*Kultur, fritid, teknik och servicechef

KFTS‐chef och biträdande KFTS‐chef har generell attesträtt för samtliga enheter inom Teknik och Service

Beslutsattest Granskningsattest

(8)

(9)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Eija Karlsson Handläggare 0156-52021

eija.karlsson@trosa.se

Datum 2020-11-18 Diarienummer TSN 2020/97

Ändrade och förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen Korslöt

Förslag till beslut

1.Teknik- och servicenämnden antar förslag till ändrade och förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen Korslöt enligt bilaga Förslag till ändrade och

förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen Korslöt från tekniska enheten daterad 2020-11-18.

2. De nya öppettiderna gäller från den 1 februari 2021 förutsatt att nya anläggningen är i drift då.

Ärendet

Återvinningscentralen Korslöt flyttas inom kort och det nya läget innebär en egen infart som inte längre är beroende av eller hänger ihop med företagsdelen på återvinningscentralen. Det har givit oss möjlighet att se över våra öppettider.

Tiderna har setts över i syfte att bättre tillgodose kommuninvånarnas behov och önskemål.

De ökade kostnaderna finansieras via en effektivare logistik och hantering i den nya anläggningen.

Öppettiderna berör inte företagsmottagningen.

Bilagor

– Förslag till ändrade och förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen Korslöt, 2020-11-18

Ulf Hagstedt Eija Karlsson

Teknisk Chef Handläggare

(10)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

eija.karlsson@trosa.se TSN 2020/97

Förslag till ändrade och förbättrade öppettider för nya återvinningscentralen Korslöt

Nuvarande tider

1 april – 30 september 1 oktober – 31 mars Måndag: 07.00-16.00

Tisdag: 07.00-19.00 Onsdag: 07.00-16:00 Torsdag: 07.00-19.00 Fredag: 07.00-16:00 Lördag: 09.00-15.00 Söndag: 10.00-14.00

Måndag: 07.00-16.00 Tisdag: 07.00-16.00 Onsdag: 07.00-16.00 Torsdag: 07.00-18.00 Fredag: 07.00-16.00 Lördag: 10.00-13.00 Söndag: Stängt

Nya tider från och med 2021-02-01

Måndag till fredag 10:00-18:00 Torsdagar 10:00-19:00 Lördag och söndag 10:00-15:00

Öppettider helgdagar

Nuvarande tider

Nya tider Namn Öppet/Stängt Öppet/Stängt

Nyårsdagen Stängt Stängt

Trettondagsafton Stängt Öppet 10-18 alt Lör/sön 10-15

Trettondagen Stängt 10:00-15:00

Skärtorsdag Öppet 10:00-18:00

Långfredag Stängt Stängt

Forts.

(11)

TROSA KOMMUN Bilaga Förslag öppettider Sida 2(2) Tekniska enheten

Forts.

Påskafton Stängt 10:00-15:00

Påskdagen Stängt Stängt

Annandag påsk Stängt 10:00-15:00

Valborgsmässoafton Stängt Öppet 10-18 alt Lör/sön 10-15

Första maj Öppet 10:00-15:00

Kristi

himmelsfärdsdag

Öppet 10:00-15:00 Pingstafton Stängt 10:00-15:00

Pingstdagen Stängt 10:00-15:00

Sveriges nationaldag Stängt 10:00-15:00 Midsommarafton Stängt Stäng

Midsommarafton Stängt Stängt Alla helgons afton Öppet 10:00-18:00 Alla helgons dag Stängt Stängt

Julafton Stängt Stängt

Juldagen Stängt Stängt

Annandag jul Stängt Stängt

Nyårsafton stängt Stängt

(12)

(13)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Tekniska enheten Eija Karlsson

Handläggare 0156-52021

eija.karlsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-11-25

Dnr

TSN 2020/98

Passersystem nya återvinningscentralen Korslöt

Förslag till beslut

1. På den nya återvinningscentralen Korslöt ska ett passersystem användas där inpassering sker med körkort.

2. Information samlas in från passersystemet under perioden 2021-02-01 - 2021- 08-31 för att beskriva nuläge och ligga till grund för eventuella beslut om

regleringar av passersystem.

Ärendet

Tekniska enheten har sett över behovet av ett passersystem in till nya

återvinningscentralen Korslöt i syfte att endast avfall från taxekollektivet i Trosa kommun ska lämnas och hanteras på centralen. Genom ett passersystem fås

möjligheten att identifiera de som inte tillhör taxekollektivet i Trosa Kommun och på så sätt erhålla möjligheter att reglera inpassering till Korslöt privatmottagning framöver.

Vid öppnandet av den nya återvinningscentralen kommer ett passersystem vara installerat. Systemet innebär att samtliga besökare ska öppna bommen vid in- passage med sitt körkort.

Under perioden 2021-02-01 - 2021-08-31 kommer systemet att samla in

information om vilken kommun den som passerar är skriven i. Informationen som sparas kommer att vara avpersonifierad men sammanställas utifrån

kommuntillhörighet samt om man betalar för renhållningsabonnemang i Trosa kommun. Materialet blir ett underlag som sammanställs och presenteras för teknik- och servicenämnden 14 oktober 2021 för att beskriva ett nuläge. Dessutom

kommer förslag på eventuell reglering av inpassering redovisas, där man kommer att beakta olika användargrupper.

Ulf Hagstedt Eija Karlsson

Teknisk Chef Handläggare

(14)

(15)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Tekniska enheten Christoffer Eriksson Gatuingenjör 0156-522 21

christoffer.eriksson@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-10-20

Diarienummer

TSN 2020/96

Omdisponering av investeringsmedel till GC-vägar Förslag till beslut

I investeringsbudgeten överförs X tkr från projekt Utbyggnad parkering vid Vagnhärads station till projekt Komplettering av GC-vägar.

Ärendet

Trosa kommun har för 2021 erhållit medfinansiering på utbyggnad av gång- och cykelvägar utmed Högbergsgatan, delen mellan Östra långgatan och

Gustavsbergsgatan samt utmed Gnestavägen, mellan Vagnhärads torg och

Stationsvägen. Projekten måste utföras 2021 för att tilldelade medfinansiering inte ska gå förlorad.

Utbyggnaden av parkeringsplatser vid Vagnhärad station är utförd enligt den planering som fanns, dels fler platser utmed Stationsvägen samt den nya parkeringsplatsen vid Länsmansvägen. Det finns investeringsmedel kvar från projektet som kan nyttjas till utbyggnad av gc-vägar.

Ulf Hagstedt

Teknisk chef

(16)

(17)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Datum 2020-11-17 Diarienummer TSN 2020/92

Antagande av informationshanteringsplan

Förslag till beslut

1. Teknik- och servicenämnden antar Informationshanteringsplan för teknik- och servicenämnden.

2. Revideringar gällande handlingstyper samt bevara/gallra ska beslutas av nämnden. Förvaltningen kan revidera planen i övriga delar.

3. Informationshanteringsplanen ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner.

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan (även kallad dokumenthanteringsplan). Genom att upprätta en

informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar, såväl analoga som digitala. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

Informationshanteringsplanen utgör på så sätt grunden för allt arbete med

informationshantering och är ett stöd både för den egna organisationen som enkelt behöver veta hur den hanterar och hittar information men även för utomstående som vill ta del av information.

Nytt format

Under året har en arbetsgrupp med representanter från förvaltningar och bolag inom kommunen, under ledning av kanslienheten, arbetat med att se över nu gällande dokumenthanteringsplaner. Gruppen har arbetat fram helt nya planer enligt ett nytt format utifrån mallen VerkSAM Plan som levereras av Sydarkivera.

Arbetet har inneburit en total genomlysning av respektive myndighets allmänna handlingar och hanteringen av dessa i syfte att göra den nya planen mer komplett, detaljerad och korrekt. För att spegla att en stor del av informationen som

kommunen hanterar är digital har planen döpts om från det mer analogt anspelade

dokumenthanteringsplan till informationshanteringsplan.

(18)

Revideringar av planen

Informationshanteringsplanen är ett levande styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen, när man byter

verksamhetssystem eller då nya handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn.

Beslut om gallra/bevara ska fattas av nämnden. Förvaltningen ansvarar för att övriga delar i planen hålls uppdaterade.

Utveckling av informationshantering

Framtagandet av informationshanteringsplaner enligt VerkSAM Plan är en del i kommunens övergripande satsning på att utveckla informationshanteringen och en del i samarbetet med kommunalförbundet Sydarkivera. Från den 1 januari 2021 är Trosa kommun fullvärdig medlem i Sydarkivera vilket innebär att kommunen får tillgång till ett digitalt slutarkiv och kompetensen hos en organisation som specialiserat sig på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.

Kerstin Tibbling Peder Loqvist

Produktionschef Ingenjör

Bilagor

Informationshanteringsplan för teknik- och servicenämnden

Beslut till

Författningssamlingen

Sydarkivera

(19)

Informationshanteringsplan för teknik- och servicenämnden

Antagen av: Teknik- och servicenämnden 2020-12-03, § X, Dnr TSN 2020/92

Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Plan

(20)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TSN 2020/92

Innehållsförteckning

Informationshanteringsplan för teknik- och servicenämnden ... 2

Inledning ... 2

Ansvar och roller ... 2

Gallring ... 3

Leverans till arkivet ... 3

Information som är av tillfällig betydelse ... 4

Informationshanteringsplan ... 6

(21)

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

2 Teknik- och servicenämnden 2020-11-16

Informationshanteringsplan för teknik- och servicenämnden

Inledning

Offentlighetsprincipen innebär att handlingar (information) hos myndigheter, t.ex.

kommun, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får vi en bättre överblick och en enklare eftersökning av våra dokument. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens

tjänstepersoner och gör det också möjligt för våra medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen.

En informationshanteringsplan ska redovisa samtliga handlingstyper som

förekommer inom en organisation. Av informationshanteringsplanen framgår vilken information som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilken som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur myndighetens

information ska förvaras. Genom att följa planen ska myndigheten vara säker på att dess allmänna handlingar hanteras på ett korrekt och tillfredställande sätt.

Informationshanteringsplanen underlättar även allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet.

Format och gallringsråd

Trosa kommuns informationshanteringsplaner baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar.

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Ansvar och roller

Arkivansvarig ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Vem som är arkivansvarig framgår av kommunstyrelsens/nämndens delegeringsordning.

Arkivredogörare utses av arkivansvarig. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och

iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

I arbetet med informationshantering inom Trosa kommun finns en arbetsgrupp med kontaktpersoner från varje kontor. Gruppen samordnas och leds av kanslienheten.

Kontaktpersonen är utsedd av produktionschef och är kontorets kontaktperson och

samordnare i arbetet med informationshantering. Kontaktpersonen ansvarar för att

informationshanteringsplanen hålls aktuell. Genomgång/översyn av planen ska

göras/ske minst en gång per år och nödvändiga revideringar ska göras.

(22)

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

• förlust av betydelsebärande data,

• förlust av möjliga sammanställningar,

• förlust av sökmöjligheter, eller

• förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades.

Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Gallringsbeslut

Om beslut om gallring saknas (om den aktuella informationen inte finns angiven i informationshanteringsplanen) får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse. Vid behov av särskilt gallringsbeslut kontakta kanslienheten.

Leverans till arkivet

Informationshanteringsplanen anger när information ska lämnas till slutarkiv. Om inget anges bör leverans ske efter senast 10 år, eller när arkivansvarig gör

bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i

Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.

(23)

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

4 Teknik- och servicenämnden 2020-11-16

Information som är av tillfällig betydelse

A. Information som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexem- plar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett nå- gon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebe- fordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förut- sättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in- kommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax gallras efter 1 månad.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.

B. Information som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att informationen på annat sätt har ersatts av ny information

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående information:

1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommu-

nen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till

annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.

(24)

2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exem- pel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit se- nare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.

3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrev-

låda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift,

under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som

tillförts övriga handlingar.

(25)

1 DEMOKRATI OCH LEDNING 3 SAMHÄLLSSERVICE 1 2 Politiskt beslutsfattande 3 3 Medborgarservice

1 3 Verksamhetsledning 3 4 Extern information och kommunikation 1 4 Planera och följa upp verksamheten

1 5 Kvalitetsledning 4 SAMHÄLLSBYGGNAD

1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan 4 3 Hantera fastigheter

1 7 Allmänna handlingar och arkiv 4 5 Byggnader och anläggningar

1 8 Tillsyn och Revision 4 6 Gator, vägar och torg

1 9 Remisser, undersökningar och statistik 4 7 Parker och grönytor 1 10 Hantera kommunens varumärke 4 8 Lekplatser

1 11 Representera 4 9 Trafik och kommunikationer

1 12 Dataskydd 4 12 Energiförsörjning

4 14 Vatten och avlopp

2 INTERN SERVICE 4 15 Avfall och återvinning

2 1 Mötesadministration

2 3 Informera och kommunicera internt 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 2 5 Finans- och skuldförvaltning 5 2 Krisberedskap

2 6 Inköp och försäljning 5 3 Totalförsvar

2 7 Personaladministration 5 5 Skydd och säkerhet

2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 5 6 Försäkringar

2 9 Löneadministration 5 7 Skade- och tillbudsrapportering

2 10 Pension 5 8 Brottsförebyggande arbete

2 11 IT och telefoni

2 12 Fordon och materiel 6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD

2 13 Interna servicefunktioner 6 8 Skyddsjakt 2 14 Tillagnings- och mottagningskök

INNEHÅLL

Klassificeringsschema VerkSAM Diarium 1.5

(26)

möjligt.

A B C D

1

DEMOKRATI OCH LEDNING

1 2 Politiskt beslutsfattande

1 2 1 Politiska beslut

Protokoll Bevaras K: och kommunarkiv Kronologiskt 1 år Det sammanhängande protokollet för

fullmäktige/styrelse/nämnd och förbund. Protokoll från KF, KS och nämnderna binds i böcker löpande.

Ja

Beslutsunderlag/ utredning Registreras D Bevaras, se

anmärkning Diabas, Tillsammans med ärende Diarienummer 2 år Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör

ärendet/akten Ja

Protokollsutdrag Registreras D Bevaras, se

anmärkning Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Respektive beslutsparagraf som tillhör ärendet.

Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Protokollsanteckningar Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Reservation Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Uppropslistor/ närvarolistor Se anmärkning Ingår i protokollet. Ja

Omröstningslistor/voteringslistor Se anmärkning Ingår i protokollet Ja

Ljud- och bildupptagningar Se anmärkning Gäller endast fullmäktige. I dagsläget görs inga ljud-

och bildupptagningar. Ja

Laglighetsprövning Registreras D Se anmärkning Tillsammans med ärende Diarienummer 2 år Respektive laglighetsprövning tillhör ärendet/akten Ja

Förvaltningsbesvär Registreras D Se anmärkning Tillsammans med ärende Diarienummer 2 år Respektive förvaltningsbesvär tillhör ärendet/akten Ja

Anslag Se anmärkning Justeringsanslag för protokoll ingår i protokollet. Finns

på digital anslagstavla på webb tillfälligt.

1 2 2 Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten

Anteckningar från möten Se anmärkning Tillsammans med ärendet Diarienummer 2 år Dialogmötesanteckningar tillhör i normalfallet ett

ärende/akt ex. översiktsplan, kommunens framtida utveckling

Ja

1 2 3 Redovisa delegation

Delegationsbeslut Registreras D Se anmärkning Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Tillhör respektive ärende/akt. Tjänsteskrivelse och

beslut. Tillhör inte delegationsbesluten till något ärende så registeras det på 1.2.3.

Ja

Delegeringsordning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv

K:/Styrdokument Diarienummer 2 år

1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med

uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk

styrgrupp Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Minnesanteckningar, protokollsliknande anteckningar Bevaras K: och kommunarkiv Kronologiskt 1 år Ja

Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år Om det tillhör ett ärende i Diabas så registreras det där

1 3 Verksamhetsledning

1 3 1 Styrande dokument Styrande dokument som antagits i fullmäktige, styrelse

eller nämnd finns i författningssamlingen på hemsida och intranät.

Delegeringsordning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv,

K:/Styrdokument, Diarienummer, på K: efter

nämnd 2 år

Återkallande av delegering Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år Se även K:/Nämnder Ja

Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv och kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet.

Reglemente Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv,

K:/Styrdokument Diarienummer, på K: efter

nämnd 2 år Antas i fullmäktige. Ex arkivreglemente, reglemente för nämnd, reglemente för revisorer

Planer, verksamhetsledning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv,

nämnd 2 år Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan,

jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling.

Styrande dokument, övergripande nivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv,

nämnd 2 år Antas i fullmäktige. Ex taxor och avgifter.

(27)

Process

A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Handlingstyp

Registreras

D=Diarium V=Verksamhetssyst.

Gallras/

Bevaras Förvaringsplats /registrering

(ange vart informationen förvaras, både i digital och analog form.

Exempelvis verksamhetssystem (namn på systemet), arkivskåp, pärm etc.) Var så exakt som möjligt.

Sortering

(vid analog arkivering, ex diarienummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc.)

Till slutarkiv

(när

informationen inte längre behövs i verksamheten)

Anmärkning Sekretess (§)

(Om informationen innehåller sekretess hänvisa till aktuell sekretessbestämmel se i OSL.)

Person- uppgifter

Om informationen innehåller personuppgifter ange Ja.

Ansvarig nämnd:

Teknik- och servicenämnden

Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv,

nämnd 2 år Antas i nämnd

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Se anmärkning kommunarkiv, K: Diarienummer 2 år 1 arkivex av den egna organisationens

rekommendationer (motsv.) av vikt bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet.

Lathundar Gallras vid

inaktualitet K: Förvaras på enhetens plats på K:/

Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid

inaktualitet K: Förvaras på enhetens plats på K:/

1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest-

och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter

Organisationsplan/beskrivning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet. Ja

Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Som behandlats i KS/nämnd/utskott Ja

Attestregister Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid

ledighet. Ja

1 3 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer

Protokoll/anteckningar Bevaras K: och kommunarkiv Kronologiskt 2 år T ex interna verksamhetskonferenser,

personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer.

Ja

1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer

Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare,

MBL Bevaras Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk

Protokoll Löneöversyn/löner

/revisitionsförhandlingar med bilagor Gallras efter 10 år Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller

motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Gallras efter 2 år Hos respektive enhet Kronologisk

Samverkansprotokoll Bevaras Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk

Tvisteframställan Bevaras Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk

Centralt kollektivavtal Gallras vid

inaktualitet Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk

Lokalt kollektivavtal Bevaras Pärm personalenheten, kommunarkiv Kronologisk

1 4 Planera och följa upp verksamheten

1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter,

bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning

1 4 1 1 Budget

Mål och vision Se anmärkning Ingår i budgeten.

Preliminära budgetramar/gemensamma

planeringsförutsättningar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Arbetsmaterial

Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk

utjämning m.m. Gallras vid

inaktualitet K: Arbetsmaterial

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Investeringsplan Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Budget, antagen Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Bevaras Personal

Synpunkter från de fackliga företrädarna Bevaras Personal

Budgetförslag, även oppositionens Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

(28)

möjligt.

Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Gallras vid

inaktualitet Pärm hos ekonomiassistent

Beslut statsbidrag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Enbart som en del av budgeten. Själva ansökan om

statsbidrag och beslutet finns under 2.5.2

Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Redovisningsräkning, Skatteverket 7 år Skattepärmen hos ekonomiassistent

Beslut från Skatteverket om utjämning 7 år Skattepärmen hos ekonomiassistent

Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Budget, arbetsmaterial Gallras vid

inaktualitet K: Arbetsmaterial, inte allmän handling

Budgetuppföljning Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Kvartalsrapport och delårsrapport i separata ärenden.

Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Registreras D Gallras vid

inaktualitet Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

1 4 1 2 Bokslut

Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Bevaras K: Uppdateras varje år och är direkt knutna till respektive

års bokslutsärende Delårsrapport kommunen, kommunalförbund,

kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Årsredovisning kommunen, kommunalförbund,

kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Revisionshandlingar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Protokollsutdrag från kommunalförbund och

kommunala bolag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Kommunkoncern. Förvaras tillsammans med ärendet.

Resultatöverföring Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Ingår i tjänsteskrivelse till bokslutet

Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

Årsbokslut Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Årsbokslutsbilaga*) Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med äredet.*)Anläggningsbilaga

Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor

Engagemangsbesked Huvudbokssammandrag

Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över

varor och tjänster Bevaras K:

Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Registreras D Används endast vid behov - t ex strukturella

förändringar eller underskott i budgeten. Ansöks hos KF.

Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv

Beslut/protokollsutdrag Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Förvaras tillsammans med ärendet.

1 4 3 Investeringar Stora övergripande investeringar som kräver beslut i

fullmäktige hos kommunerna eller hos styrelserna i bolag

Startbesked Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Antingen eget ärende eller del av budget

Återanvisningar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv Antingen eget ärende eller del av budget

Verksamhetens investeringar Registreras D Bevaras Diabas, kommunarkiv, alternativt K: Antingen eget ärende eller del av budget

1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer

1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och

kvalitetsmål. Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter.

Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument.

Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

(29)

Process

Registreras

Gallras/

Bevaras Förvaringsplats /registrering

Sortering

Till slutarkiv

(när

Anmärkning Sekretess (§)

Person- uppgifter

Ansvarig nämnd:

Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid

inaktualitet K:

Kvalitetsdokument Bevaras K: Ex processbeskrivningar

Mål för kvalitetsarbetet Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Åtgärdsplaner Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Rapporter, uppföljningar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Uppföljning av mål Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå.

Uppföljning av verksamhet och kvalitét Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser sammanställningar av vikt för rapportering till verksamheten.

Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser sammanställningar av viktför rapportering till verksamheten.

1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för

att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service

1 5 2 1 Intern kontroll

Intern kontrollplan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Händelse- och riskanalys Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ingår i internkontrollplanen

Rapporter, uppföljning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Förvaras tillsammans med ärendet.

Avvikelserapporter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Dokumentation Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Analyser Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Inspektionsrapporter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Anmärkningar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Kontroller Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Checklistor Gallras vid

inaktualitet K: Ett hjälpmedel för intern kontroll som är under ständig

bearbetning. Resultatet av checklistan framgår av avvikelserapporten. Mallen på checklistan bevaras

1 5 2 2 Tillsyn i egen regi

Godkännande Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Beslut om riskkvalificering Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Inspektionsrapporter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

(30)

möjligt.

Begäran om yttrande Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Yttrande/svar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Egenkontroll Gallras efter 2 år K:

1 5 2 3 Enkät

Enkät, upprättad Bevaras K:, e-tjänst Kronologisk 5 år 1 ex ska bevaras tillsammans med sammanställningen

Sammanställning Bevaras K: Kronologisk 5 år

Enkätsvar, inkomna Gallras efter 2 år K:, e-tjänst Ja

1 5 2 4 Statistik

Allmän statistik av betydelse Se anmärkning K:, Diabas, närarkiv, kommunarkiv Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras

vid inaktualitet

Verksamhetsspecifik statistik Se anmärkning K:, Diabas, närarkiv, kommunarkiv Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig

statistik gallras vid inaktualitet

Underlag för statistik Gallras vid

inaktualitet K:

1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. T ex

planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar.

Verksamhetsplan Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Uppföljningar av rutiner, dokumentation Bevaras K: Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från

fortlöpande uppföljning av verksamheten Bevaras K: Protkoll och utvärdering bevaras och registreras.

Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Bevaras K: Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet

i kvalitetsråd (motsv.)

Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Bevaras K: Avser dokumentation och utvärderingar från

fortlöpande uppföljning av verksamheten

1 5 4 Synpunkter/förslag och klagomål Synpunkter/förslag och klagomål kan många gånger

förekomma i samma inkomna handling och röra flera myndigheter. Det är då viktigt att registrera informationen flera gånger under respektive myndighet samt om det rör klagomål eller synpunkter/förslag dvs skilj mellan dessa två och registrera dem var för sig även om de inkomna handlingarna måste kopieras och registeras på flera ställen.

1 5 4 1 Felanmälan

Anmälan om fel Gallras vid

inaktualitet K:, i respektive enhet

Redovisning av åtgärd Gallras efter 2 år K:, i respektive enhet

1 5 4 2 Synpunkter/förslag

Synpunkter av betydelse för verksamheten Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år En sammanställning av synpunkter inkomna via Trosa

kommuns synpunktshantering görs årvis. Ja

Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid

inaktualitet K;, Artvise, i repektive enhet Ja

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

1 5 4 3 Klagomål

(31)

Process

Registreras

Gallras/

Bevaras Förvaringsplats /registrering

Sortering

Till slutarkiv

(när

Anmärkning Sekretess (§)

Person- uppgifter

Ansvarig nämnd:

Klagomål av betydelse för verksamheten Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (mots.).

Ja

Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid

inaktualitet I respektive enhet Ja

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

1 5 5 Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex

Maria eller kränkande behandling av skolelev.

Anmälan om missförhållande Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria. Ja

Anmälan om kränkande behandling Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Kan gälla kränkande behandling av skolelev Ja

Utredning/rapport Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Beslut Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

1 5 6 Forum för samråd Ex. äldre- och omsorgsrådet, trafikrådet,

brottsförebyggande rådet

Protokoll/minnesanteckningar Bevaras K:/Nämnder, kommunarkiv Kronologisk 2 år Ja

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala

samverkansgrupper Bevaras K:, kommunarkiv Kronologisk 2 år T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga

myndigheter, skola- kommunala myndigheter Ja

Skrivelser från representanter i samråd Se anmärkning K:/Nämnder Kronologisk 2 år Skrivelser av betydelse bevaras, övriga gallras Ja

1 5 7 Juridiska handlingar Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och

föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här.

Rättsprocesser

Domar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Domar för kännedom Vid inaktualitet GDPR Ja

Kallelser till förhandlingar Vid inaktualitet Ja

Tjänsteanteckningar av vikt Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet,

dock senast vid arkivläggning

I respektive enhet Ja

Stämningsansökningar Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Yttranden, egna Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Yttranden från motpart Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Fullmakter Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Förelägganden Vid inaktualitet Ja

Protokoll Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

PM, promemorior Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Korrespondens av vikt Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

(32)

möjligt.

Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Korrespondens som ej tillför sakuppgift. Ja

Underlag för framställt krav Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Rådgivning Vid inaktualitet Ja

Överklagande av beslut Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och

föras till det ärende som överklagas. OBS! Vid för sent inkomna överklaganden, dvs när beslut vunnit laga kraft (oftast efter tre veckor) ska de dock registeras under denna rubrik som nytt ärende men gärna med en länk till det ärende som överklagandet berör.

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Besvärshänvisning Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Inkommen överklagan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt

tid Vid inaktualitet

Beslut från högre instans Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Nämndens beslut att överklaga med tillhörande

motivering Vid inaktualitet

Nämndens yttrande till högre instans Vid inaktualitet

Besked från högre instans att deras beslut överklagats

i rätt tid Vid inaktualitet

JO-anmälan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Ja

Avtal Registreras under 2.6.4 Förvalta avtal

Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Registreras D Se anmärkning Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Se 2.6.4 Förvalta avtal Ja

Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Se anmärkning K:, verksamhetssystem Se 2.6.4 Förvalta avtal Ja

Komplettering av avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal Ja

1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan

1 6 1 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning av vikt för kommunens

verksamheter.

Omvärldsanalyser Bevaras K:

Redovisningar från externa projekt och utredningar Bevaras K:

Redovisningar från studiebesök och konferenser Bevaras K: T ex projektredovisning, projektdirektiv, projektplan

1 6 2 Projekt Både lokala projekt samt även nationella. Var noga

med att skilja mellan projektfas och förvaltningsfas när projektet övergår i regelrätt verksamhet ex ingår i kvalitetsarbetet i en verksamhet. Projekt av stor betydelse för kommunen kan diarieföras i Diabas.

1 6 2 1 Förstudier

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Direktiv Bevaras K:

Plan Bevaras K:

Utvärdering Bevaras K:

Sammanställning Bevaras K:

1 6 2 2 Projekt

Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Bevaras K:

Beslut om inledande av projekt Bevaras K: Förvaras tillsammans med ärendet.

Avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Anteckningar från möten Se anmärkning K: Minnesanteckningar utan beslut kan gallras efter 2 år.

Möten med anteckningar som innehåller beslut ska bevaras

(33)

Process

Registreras

Gallras/

Bevaras Förvaringsplats /registrering

Sortering

Till slutarkiv

(när

Anmärkning Sekretess (§)

Person- uppgifter

Ansvarig nämnd:

Beslutsförteckningar Bevaras K:

Projektanvisningar Bevaras K:

Projektdirektiv Bevaras K:

Projektplan Bevaras K:

Korrespondens Bevaras K:

Deltagarförteckningar Bevaras K:

Teknisk plan Bevaras K:

Resursplan Bevaras K:

Tidplan Bevaras K:

Utvärderingar Bevaras K:

Delrapporter Bevaras K: Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKR eller

andra myndigheter

Förteckning över styrgruppens medlemmar Bevaras K:

Styrgruppens protokoll Bevaras K:

Broschyrer och annat egenproducerat material Bevaras K:

Tidningsannonser Bevaras K:

Hemsidor Se anmärkning K: Bevaras av Sydarkivera

Budget Bevaras K:

Bokföringsplan Bevaras K:

Revisionshandlingar Bevaras K:

Ansökningar och beslut om utbetalningar Bevaras K:

Ekonomisk slutredovisning Bevaras K:

Slutrapporter Bevaras K:

Handbok Bevaras K:

Enkät Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Fakturor Gallras efter 7 år Kan bevaras som urval för framtida forskning om man

vill.

Intervjuer Gallras efter 2 år

efter projektets slut

K: Räknas som arbetsmaterial och underlag för

sammanställning och slutrapport

Meddelanden Gallras efter 2 år K:

Månadsrapporter - ekonomi Gallras efter 2 år K: Räknas som arbetsmaterial och underlag för

Observationsanteckningar Gallras efter 2 år

efter projektets slut

K: Räknas som arbetsmaterial och underlag för

Underlag för budgetberäkning Gallras efter 7 år K: Räknas som arbetsmaterial och underlag för

1 6 2 3 EU-projekt Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den

behövs bl.a. eftersom EU genomför revisioner och om inte dokumentationen är komplett så kan de kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning.

Innan projektet startar

Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år

Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Registreras D Bevaras Diabas, närarkiv, kommunarkiv Diarienummer 2 år Kopia i projektdokumentationen.

Projektansökan Bevaras K: Kopia i projektdokumentationen.

Projektbeslut Bevaras K: Kopia i projektdokumentationen.

Fördjupad projektplan Bevaras K: Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända

projektplaner.

Partnerskapsavtal Se anmärkning Medfinansieringsintyg. Ska registreras under 2.6.4

Förvalta avtal

Samverkansavtal Se anmärkning Kopia i projektdokumentationen. Ska registreras under

2.6.4 Förvalta avtal

Kontrakt Se anmärkning Kopia i projektdokumentationen. Ska registreras under

2.6.4 Förvalta avtal

Korrespondens av vikt Bevaras K: Avser korrespondens med ex medfinansiärer och

projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen.