Bilaga 1 Kommunledningskontoret
2016-09-14
Charlotte Enges Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0526 KS-3 Diariekod: 159
Yttrande över revisionsrapport, granskning av leasingavtal
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen 2016- 08-29 begärt yttrande över revisionsrapporten ”Granskning av leasingavtal”, senast den 21 oktober 2016.
Kommunstyrelsens yttrande
Den övergripande frågeställningen i revisionsrapporten är följande:
Finns det en ändamålsenlig hantering som gör att klassificering och redovisning av hyres/leasingavtal överensstämmer med god
redovisningssed?
Följande kontrollmål ska bedömas för att besvara revisionsfrågan.
• Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal
• Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR 13.2
Revisorerna gör den sammanfattande bedömningen att kommunens
nuvarande rutiner avseende leasingavtal i huvudsak är tillfredställande, men att den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. Av de två kontrollmålen som granskats bedöms ett vara delvis uppfyllt och ett vara uppfyllt.
Kommentar till kontrollmålen
I det följande lämnar kommunstyrelsen kommentarer till gransknings- resultatet.
• Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal
Delvis uppfyllt. Senaste framtagna förteckning innehållande belopp och övriga uppgifter är per 2015-12-31 och har tagits fram med hjälp av Leaseright.
Vi granskningen har framkommit att förteckningen innehåller ett flertal leasingavtal som saknar underskrift av rätt befattningshavare. Enligt uppgift efterlevs inte kommunens instruktioner avseende undertecknande av
leasingavtal fullt ut. Flertalet leasingavtal tecknas inom respektive
2016-09-14
Dnr. 2016/0526 KS-3 Sidan 2 av 3
förvaltning inom kommunen och skickas inte vidare till kommunlednings- kontoret, i enlighet med kommunens anvisningar.
En efterlevnad av kommunens anvisningar skulle även innebära att arbetet för Leaseright att samla in och inhämta uppgifter om tecknade leasingavtal inom kommunen underlättas och påskyndas, då samtliga leasingavtal skulle finnas samlade på ett ställe inom kommunen.
Kommunstyrelsens kommentar:
Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning. En aktuell förteckning över leasingavtalen, utan uppgifter om leasingavgifter, finns alltid aktuell i en databas.
• Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR 13.2
Uppfyllt. Leaseright hjälper kommunen bedöma och klassificera om avtalen är finansiella eller operationella. Hur leasingavtalen ska bokföras rent tekniskt sköter kommunen själva. För närvarande saknar kommunen
skriftliga anvisningar avseende detta. Vårt stickprov och översiktliga analys av kommunens förtecknade leasingobjekt visar inga direkta fel.
Kommunen har inte utfört beräkningar avseende huruvida nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingavtalet början är större än 80% av de granskade leasingobjektens verkliga värde, vilket innebär att vi inte har kunnat göra en fullständig bedömning om samtliga granskade leasingobjekt har klassificerats korrekt. Dock indikerar våra iakttagelser avseende flertalet övriga kriterier att korrekt klassificering har skett. I samband med vår granskning har därutöver framkomit att viss risk finns för framtida fel till följd av kommunens hantering/rutin avseende bedömning av leasingavtalen.
Kommunstyrelsens kommentar:
Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning. En rutin ska skapas för klassificering av nya leasingavtal.
Kommentar till rekommendationer
Nedan följer kommunstyrelsens kommentarer till revisorernas rekommendationer:
• Säkerställa att kommunens instruktioner kring undertecknande avseende leasingavtal efterlevs.
• Ta fram dokumenterade riktlinjer avseende redovisningen av
leasingavtal, vilka omfattar den senast utgivna rekommendationen RKR 13:2.
• Se över nuvarande rutin vid bedömning av leasingavtal, där fastställande av operationella leasingavtal inte enbart görs utifrån avtalsperioden utan där nyttjandeperioden och övriga kriterier beaktas, vilka framgår av RKR 13:2
2016-09-14
Dnr. 2016/0526 KS-3 Sidan 3 av 3
Kommunstyrelsens kommentar
Tillämpningsanvisningar kommer att tas fram för leasingavtal. Anvisningen kommer innehålla, hur leasingavtalen tecknas och klassificeras samt
redovisas enligt rekommendation 13:2 från RKR. En rutin ska skapas för klassificering av nya leasingavtal.
