PM - Lekmannarevision
AB Sollentunahem
Bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgi- varperspektiv
Fredrik Birkeland Sofia Nylund
oktober 2016
Bakgrund
Jämställdhet innebär att kvinnor och män är jämlika och därmed har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Enligt diskrimineringslagen 3 kap 3§ skall arbetsgivaren inom ramen för sin verk- samhet bedriva ett målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön. Vidare skall arbetsgivaren upprätta en plan för jämställdhetsarbetet samt vart tredje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. Genom att vara en jämställd arbetsgivare kan man uppfattas som en mer at- traktiv arbetsgivare, och därigenom är jämställdhetsfrågan viktig ur ett kompetensförsörjningsper- spektiv.
I jämställdhets- och mångfaldsplanen för Sollentuna kommun som antogs 2015 anges att kommunen och dess tre kommunägda bolag, däribland AB Sollentunahem, ska arbeta fram aktiviteter och mått för att nå upp till de politiska målen för jämställdhet. Kommunens bolag omfattas således av kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017.
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en översikt- lig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunens bolag har ett jämställdhetsarbete som bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Bolaget har ett systematiskt jämställdhetsarbete som inkluderar arbete mot flerfaldig diskri- minering.
Bolaget genomför lönekartläggningar och analyserar dessa på ett tillräckligt sätt.
Bolaget har rutiner för att motverka och hantera sexuella trakasserier och kränkande särbe- handling.
Det finns en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor och jämställdhetsarbetet inom bolaget.
Bolaget följer upp jämställdhetsarbetet på ett tillräckligt sätt.
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts med hjälp av intervju och dokumentstudier enligt följande:
Intervju med bolagets VD och HR-chef.
Genomgång av bolagets personalpolicy (2014-10-03), jämställdhets- och mångfaldsplan (2013-08-22), riktlinjer vid diskriminering och trakasserier (2007-01-01, reviderad 2012), medarbetarundersökning med tillhörande material (mars 2016) samt årsredovisningen 2015.
Avgränsning
Granskningen avgränsas till att omfatta bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgivarperspektiv och avser således inte att undersöka jämställdhetsarbetet gentemot kunder eller verksamhet. Granskning- en är vidare begränsad till att beröra bolagets övergripande jämställdhetsarbete.
Sollentuna kommun har undertecknat CERM-deklarationen (den europeiska deklarationen för jäm- ställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå). Enligt Sollentuna kommuns personal- chef omnämns inte bolagen varken i underlagen eller protokollen från när deklarationen skrevs under år 2009, och därför omfattas bolagen således inte av den.
Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan
Den rättsliga skyldigheten att upprätta en jämställdhetsplan finns i 3 kap. 13 § Diskrimineringslagen (2008:567). Sollentuna kommun har en av kommunfullmäktige antagen jämställdhets- och mång- faldsplan för åren 2015 – 2017 (Dnr 2014/0523 KS). Syftet med planen anges vara att kommunen ska arbeta för allas lika värde och att ta tillvara och värdesätta olikheter. Vidare anges att det övergripande målet är att säkerställa att alla anställda inom Sollentuna kommun har lika rätt ifråga om arbete, an- ställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter.
I kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan finns en handlingsplan där mål och plan för 2015- 2017 framgår. Målen är fördelade på fem områden:
Arbetsförhållanden
Förvärvsarbete och föräldraskap
Trakasserier
Rekrytering
Jämställda löner
Till handlingsplanen anges att kommunstyrelsen samt de kommunägda bolagen, Sollentuna Energi &
Miljö AB, AB Sollentunahem och AB Solom ska arbeta fram kompletterande aktiviteter och mått. Vi- dare anges att de kommunägda bolagen ansvarar för att jämställdhets- och mångfaldsplanen följs upp och återrapporteras till kommunstyrelsen inför nästa treårsperiod.
Sollentuna kommun har även en av kommunledningskontoret framtagen personalpolicy (augusti 2014). Enligt Sollentuna kommuns personalchef meddelades att bolagen skulle anta personalpolicys som är samstämmiga med kommunens personalpolicy i samband med att den antogs. Kommunens personalpolicy gäller således enbart för kommunen såvida inte bolagen har beslutat att anta den i sina verksamheter också.
Granskningsresultat
Systematiskt jämställdhetsarbete
Inom Sollentunahem har ledningsgruppen under VD det övergripande och strategiska ansvaret för jämställdhetsfrågor. Det finns inte någon befattning inom bolaget som har jämställdhetsarbete eller jämställdhetsfrågor specificerat i sin arbetsbeskrivning.
Bolaget har en egen jämställdhets- och mångfaldsplan som gäller för åren 2013-2016. Planen innehål- ler beskrivning av hur den tagits fram samt dess syfte, en utvärdering av föregående plan, övergri- pande mål i den nya planen samt tillhörande handlingsplan. Handlingsplanen består av sex mål med tillhörande åtgärder/aktiviteter, tidplan samt vem som är ansvarig.
Den jämställdhets- och mångfaldsplan som kommunfullmäktige antog för kommunen och bolagen under hösten 2015 och som gäller mellan 2015 - 2017 har ännu inte börjat tillämpas i Sollentunahem.
Anledningen är just att bolaget har en jämställdhets- och mångfaldsplan som gäller fram till och med i år, 2016. Planen ska utvärderas under hösten 2016 och därefter ska en handlingsplan med aktiviteter tas fram i enlighet med den av kommunfullmäktige framtagna jämställdhets- och mångfaldsplanen.
Bolaget har inte varit involverade i framtagandet av den plan som kommunfullmäktige antagit, men däremot har man fått ta del av ett utkast innan planen antogs med möjlighet att lämna kommenterar.
HR-chefen upplever dock att kommunen inte beaktade de kommentarer som bolaget kom med, vilket bland annat resulterat i att den nu antagna jämställdhets- och mångfaldsplan som bolagen ska följa inte är relevant i alla sina delar. En del av målen upplevs till exempel inte vara relevanta för bolaget, från bolagets sida hade man hellre prioriterat andra mål kring jämställdhet- och mångfaldsfrågor.
Fragment är tanken att bolaget ska ha en egen jämställdhets- och mångfaldsplan som är samstämmig med den plan som kommunfullmäktige beslutat om. Under hösten 2016 sker diskussioner mellan bo- laget och kommunen kring hur detta ska fungera rent praktiskt.
Lönekartläggningar
Lönekartläggningar ska enligt diskrimineringslagen ske vart tredje år.1 Utifrån lönekartläggningen ska det även framarbetas en handlingsplan för jämställda löner. Vid intervju med VD och HR-chefen framgår att ingen lönekartläggning har gjorts i år och att det är osäkert när den senaste lönekartlägg- ningen genomfördes. Revisionen har inte fått ta del av någon dokumentation kring eventuella löne- kartläggningar som gjorts eller eventuella handlingsplaner för jämställda löner. Det uppges dock att viss analys har gjorts utifrån lönelistan i år. Vidare noteras att bolaget använder BAS, vilket är ett ar- betsvärderingsverktyg som kan användas i samband med lönekartläggningar. BAS-arbetsvärdering har gjorts 2010 och 2014.
I intervjun framkommer att en lönekartläggning planeras till hösten 2016 och att man därefter kom- mer genomföra lönekartläggningar årligen i enlighet med de nya förändringarna i diskrimineringsla- gen som träder i kraft 1 januari 2017.
1 Från och med 1 januari 2017 ska de ske varje år i enlighet med de förändringar i diskrimineringslagens tredje kapitel som då träder i kraft.
Riktlinjer för att motverka och hantera kränkande särbehandling
Sollentunahem har antagit riktlinjer vid diskriminering och trakasserier (2007-08-01, reviderade år 2012). I riktlinjerna anges vem de riktar sig till, vilket ansvar chefer har och vad en anställd ska göra om denne utsätts för eller bevittnar trakasserier eller diskriminering. Vidare anges även vilket ansvar bolaget har med hänvisning till diskrimineringslagen.
Riktlinjerna finns tillgängliga på bolagets intranät, men vid intervju med VD och HR-chefen fram- kommer att de troligen inte är kända inom hela organisationen. Enligt HR-chefen är det respektive chefs ansvar att informera om riktlinjerna, till exempel vid nyanställning. Enligt uppgift finns det inget färdigt introduktionspaket i dagsläget, men det planeras för att ta fram ett sådant i vilket till exempel riktlinjerna kring diskriminering och trakasserier kan komma att ingå. Vid intervjun framkommer att ingen situation kring kränkande särbehandling har uppkommit under de senaste åren, men att berörd chef troligtvis skulle kontakta HR-chefen för att diskutera detta om en sådan situation uppstår.
I den medarbetarundersökning som bolaget genomförde i mars 2016 uppgav 88 % av medarbetarna att de nästan alltid eller alltid upplever att medarbetare behandlas likvärdigt oavsett kön. Även för andra diskrimineringsgrunder, så som ålder, etniskt ursprung, sexuell läggning och funktionssättning är motsvarande siffra hög (som lägst 84 %). Det noteras dock att enbart 75 % av medarbetarna upple- ver att de nästan alltid eller alltid upplever att de blir tagna på allvar om de tar upp att de blivit orätt- vist behandlade. Medarbetarundersökningen har tagits upp i bolagets ledningsgrupp på ett mer strate- giskt plan, men har även diskuterats i en chefsgrupp där man tagit fram de områden som man ska jobba vidare med. Samtliga medarbetare har även fått resultaten presenterade för sig.
Vid intervjun uppges att bolagets riktlinjer vid diskriminering och trakasserier ska revideras så att de är i enlighet med Arbetsmiljöverkets nya föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) som gäller från och med 31 mars 2016. Detta arbete kommer att ske under hösten 2016 i sam- band med att bolagets jämställdhets- och mångfaldsplan matchas med kommunens och med beak- tande av de nya lagförändringar i diskrimineringslagen som träder i kraft 1 januari 2017.
Kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor
Bolagets VD menar att jämställdhetsfrågor ofta är uppe på agendan inom organisationen, framförallt när hållbarhet och CSR-frågor diskuteras men även vid rekrytering och lönerevisioner.
Inom bolaget finns det en medvetenhet om könsfördelningen mellan olika yrkesgrupper och att det är en utmaning att få en mer jämn könsfördelning i dessa. Det upplevs dock ske ett arbete med att få till en jämnare könsfördelning genom att arbeta aktivt med detta i rekryteringsprocessen. Vid rekrytering tillämpas positiv särbehandling om det är möjligt. I bolagets personalpolicy uppges att en jämn fördel- ning av kvinnor och män i olika åldrar eftersträvas på alla nivåer. I personalpolicyn anges även att flerkulturell erfarenhet ska betraktas som en merit vid anställning. Vid intervjun framkommer att det finns utmaningar i att få till en mer jämn könsfördelning i vissa yrkesgrupper, till exempel i gruppen fastighetsvärdar. Detta grundar sig i att det i princip enbart är män som söker dessa tjänster. HR- chefen menar att man försöker fundera kring hur man kan annonsera för att få fler kvinnliga sökanden till dessa tjänster. Vid intervjutillfället framkommer att bolaget varje sommar anställer sommararbe- tare där förtur ges till hyresgästernas barn, i syfte att spegla bolagets kunder i större utsträckning. Ett annat syfte är just att få fler tjejer att bli intresserade av mansdominerade yrkesgrupper, och fler killar att bli intresserade av kvinnodominerade yrkesgrupper inom bolaget. Enligt ägardirektivet ska bolaget ta emot 1-2 sommararbetare, men man tar emot cirka 25 stycken.
Enligt bolagets VD och HR-chefen arbetar man även mycket med företagsvärderingar där jämställdhet integreras som en naturlig del. Företagsvärderingarna handlar om hur man bör agera jämtemot varandra inom bolaget. Det uppges att alla medarbetare har en god kännedom om bolagets värde- grund, vilket uppges vara en bidragande framgångsfaktor i jämställdhetsarbetet.
Det noteras dock att kännedomen om bolagets rutiner och riktlinjer avseende jämställdhetsfrågor, däribland bolagets riktlinjer vid diskriminering och trakasserier, inte är helt tillfredsställande. Vidare uppges det finnas en kännedom bland medarbetarna och chefer om att bolaget har en jämställdhets- och mångfaldsplan, men att innehållet inte är känt.
Uppföljning av jämställdhetsarbetet
Jämställdhetsarbetet följs enligt uppgift från VD och HR-chef upp löpande på ledningsgrupps- och chefsmöten. I bolagets nuvarande jämställdhets- och mångfaldsplan 2013-2016 anges att målen i pla- nen ska följas upp och utvärderas årligen i den centrala samverkansgruppen, dvs. med de fackliga or- ganisationerna. Vid intervju med VD och HR-chef framkommer att uppföljning av målen inte skett årligen och att ingen uppföljning av planen finns dokumenterad. Ett av de sex målen som finns i bola- gets nuvarande jämställdhets- och mångfaldsplan är att aktiviteter för alla anställda ska göras varje år för att öka medvetenheten om jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Det framkommer dock att den senaste aktiviteten som genomfördes på så sätt som målet föreskriver var år 2013 då medarbetarna fick se en teaterföreställning som berörde jämställdhets- och mångfaldsfrågor.
Bolagets styrelse har inte varit involverade i jämställdhetsarbetet, men däremot informeras de löpande om till exempel lönerevision, jämställdhets- och mångfaldsplan och andra för området relevanta frå- gor.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Vår samlade bedömning är att AB Sollentunahems jämställdhetsarbete delvis bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.
Sollentunahem har en jämställdhets- och mångfaldsplan för åren 2013-2016 som i allt väsentligt be- döms uppfylla diskrimineringslagens krav. Planen innehåller relevanta mål med tillhörande aktivite- ter, tidplan och ansvarsfördelning. Bedömningen är att planen ger goda förutsättningar för bolaget att bedriva ett systematiskt jämställdhetsarbete. Bolaget har inte tagit fram några aktiviteter eller någon handlingsplan till den av kommunfullmäktige antagna jämställdhets- och mångfaldsplanen för år 2015-2017. Detta planeras att göras under hösten 2016 efter att nuvarande plan utvärderats.
Enligt uppgift har ingen lönekartläggning på sådant sätt som anges i diskrimineringslagens tredje ka- pitel genomförts under 2016. Det är även osäkert när den senaste lönekartläggningen genomfördes och det finns ingen dokumenterad handlingsplan för jämställda löner som revisionen kunnat ta del av.
Bolaget bedöms således inte ha genomfört lönekartläggningar och analyserat dessa på ett tillräckligt sätt.
Sollentunahem har antagit riktlinjer som gäller vid diskriminering och trakasserier. Under hösten 2016 ska dessa revideras och anpassas efter den nya AFS:en om organisatorisk och social arbetsmiljö.
Det bedöms finnas en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor inom bolaget. Det finns flera exempel som visar på bolagets medvetenhet om dessa frågor, men kännedomen om bolagets ru- tiner och riktlinjer avseende jämställdhetsfrågor, till exempel bolagets riktlinjer vid diskriminering och trakasserier, bedöms inte vara tillräcklig. Vidare bedöms styrelsen få ta del av relevant information om bolagets jämställdhetsarbete och jämställdhetsfrågor, däremot är bedömningen att uppföljningen av bolagets jämställdhetsarbete är bristfällig. Bland annat noteras att aktiviteter kopplade till målen i bolagets nuvarande jämställdhetsplan inte genomförts som planerat, något som hade kunnat förhind- ras genom en aktiv och årlig uppföljning.
Under granskningen har det noterats att det råder en viss otydlighet vad gäller vilka policys och riktlin- jer från kommunen som bolagen ska tillämpa eller inte behöver tillämpa. Detta kan med fördel tydlig- göras i kommunens ägardirektiv till bolaget. I granskningen lyfts det även fram att kommunens jäm- ställdhets- och mångfaldsplan, som bolaget ska följa, inte är tillräckligt anpassad och relevant för bola- get och dess verksamhet.
Slutligen rekommenderas bolaget att förbereda sig inför de förändringar i diskrimineringslagens tredje kapitel som träder i kraft 1 januari 2017. Till exempel kommer alla diskrimineringsgrunder omfattas när det gäller kraven på aktiva åtgärder. Det innebär att villkor, arbetsmiljö och rutiner ska analyseras ur fler aspekter än idag.
