PM - Lekmannarevision
Sollentuna Energi & Miljö AB
Bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgi- varperspektiv
Fredrik Birkeland Jessica Nordahl
oktober 2016
Bakgrund
Jämställdhet innebär att kvinnor och män är jämlika och därmed har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Enligt diskrimineringslagen 3 kap 3§ skall arbetsgivaren inom ramen för sin verk- samhet bedriva ett målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön. Vidare skall arbetsgivaren upprätta en plan för jämställdhetsarbetet samt vart tredje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. Genom att vara en jämställd arbetsgivare kan man uppfattas som en mer at- traktiv arbetsgivare, och därigenom är jämställdhetsfrågan viktig ur ett kompetensförsörjningsper- spektiv.
I jämställdhets- och mångfaldsplanen för Sollentuna kommun som antogs 2015 anges att kommunen och dess tre kommunägda bolag, däribland Sollentuna Energi- och Miljö AB (SEOM), ska arbeta fram aktiviteter och mått för att nå upp till de politiska målen för jämställdhet. Kommunens bolag omfattas således av kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017.
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en översikt- lig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunens bolag har ett jämställdhetsarbete som bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Bolaget har ett systematiskt jämställdhetsarbete som inkluderar arbete mot flerfaldig diskri- minering.
Bolaget genomför lönekartläggningar och analyserar dessa på ett tillräckligt sätt.
Bolaget har rutiner för att motverka och hantera sexuella trakasserier och kränkande särbe- handling.
Det finns en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor och jämställdhetsarbetet inom bolaget.
Bolaget följer upp jämställdhetsarbetet på ett tillräckligt sätt.
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts med hjälp av intervju och dokumentstudier enligt följande:
Intervju med bolagets VD, vice VD och ekonomichef samt HR-specialist.
Genomgång av bolagets lönepolicy (2016-04-01), arbetsmiljöpolicy (2016-08-15), policy för medarbetarsamtal (2015-10-07), policy för kränkande särbehandling och trakasserier (2016- 04-01), jämställdhetsplan för 2013-2015, resultatrapporter för medarbetarundersökningar ge-
nomförda i november 2015 samt maj 2016, årsredovisningen 2015 samt bolagets aktiviteter och mått avseende jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017.
Avgränsning
Granskningen avgränsas till att omfatta bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgivarperspektiv och avser således inte att undersöka jämställdhetsarbetet gentemot kunder eller verksamhet. Granskning- en är vidare begränsad till att beröra bolagets övergripande jämställdhetsarbete.
Sollentuna kommun har undertecknat CERM-deklarationen (den europeiska deklarationen för jäm- ställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå). Enligt Sollentuna kommuns personal- chef omnämns inte bolagen varken i underlagen eller protokollen från när deklarationen skrevs under år 2009, och därför omfattas bolagen således inte av den.
Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan
Den rättsliga skyldigheten att upprätta en jämställdhetsplan finns i 3 kap. 13 § Diskrimineringslagen (2008:567). Sollentuna kommun har en av kommunfullmäktige antagen jämställdhets- och mång- faldsplan för åren 2015 – 2017 (Dnr 2014/0523 KS). Syftet med planen anges vara att kommunen ska arbeta för allas lika värde och att ta tillvara och värdesätta olikheter. Vidare anges att det övergripande målet är att säkerställa att alla anställda inom Sollentuna kommun har lika rätt ifråga om arbete, an- ställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter.
I kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan finns en handlingsplan där mål och plan för 2015- 2017 framgår. Målen är fördelade på fem områden:
Arbetsförhållanden
Förvärvsarbete och föräldraskap
Trakasserier
Rekrytering
Jämställda löner
Till handlingsplanen anges att kommunstyrelsen samt de kommunägda bolagen, Sollentuna Energi &
Miljö AB, AB Sollentunahem och AB Solom ska arbeta fram kompletterande aktiviteter och mått. Vi- dare anges att de kommunägda bolagen ansvarar för att jämställdhets- och mångfaldsplanen följs upp och återrapporteras till kommunstyrelsen inför nästa treårsperiod.
Sollentuna kommun har även en av kommunledningskontoret framtagen personalpolicy (augusti 2014). Enligt Sollentuna kommuns personalchef meddelades att bolagen skulle anta personalpolicys som är samstämmiga med kommunens personalpolicy i samband med att den antogs. Kommunens personalpolicy gäller således enbart för kommunen såvida inte bolagen har beslutat att anta den i sina verksamheter också.
Granskningsresultat
Systematiskt jämställdhetsarbete
Till handlingsplanen i Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan anges att de kom- munägda bolagen, däribland Sollentuna Energi & Miljö AB (SEOM) ska arbeta fram kompletterande aktiviteter och mått. SEOM har således ingen egen jämställdhets- och mångfaldsplan, utan ska följa kommunens. Vid intervju med bolagets VD, vice VD och HR-specialist framkommer att SEOM inte involverats i framtagandet av den jämställdhets- och mångfaldsplan som kommunfullmäktige antagit.
Däremot har SEOM haft möjlighet att ge synpunkter på utkast till planen innan den antogs, dock upp- levs inte de kommentarer som lämnats från bolagets sida ha beaktats. Det har resulterat i att den nu antagna jämställdhets- och mångfaldsplan som bolaget ska följa med avseende på nyckeltal och mål inte upplevs vara relevant i alla sina delar och att en del av kommunens mål inte upplevs eftersträ- vansvärda för bolaget. I Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017 är till ex- empel målet för rekrytering att andelen jämställda yrkesgrupper, där könsfördelningen ligger mellan 40 och 60 procent, ska öka. Inom SEOM finns det till exempel yrkesgrupper med endast en anställd, vilket automatiskt leder till en missvisande ojämn fördelning. Bolaget hade önskat att få en större fri- het i att utforma relevanta mål och fokusområden för jämställdhetsarbetet utifrån sin egen verksamhet och sina utmaningar.
I arbetet med handlingsplanen har man inom bolaget fokuserat på att utforma aktiviteter anpassade efter bolagets förutsättningar, snarare än att försöka samstämma helt med den plan kommunfullmäk- tige beslutat om. Detta då kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan inte upplevs vara relevant i alla sina delar som nämnts i stycket ovan. De intervjuade lyfter dock fram att det positiva är att de aktiviteter som arbetas fram ändå kan verka åt rätt håll för bolaget, oavsett hur målen och uppfölj- ningen av målen är formulerade. I dagsläget finns ingen färdigställd och antagen lista över aktiviteter och mått som bolaget arbetat fram, men revisionen har tagit del av ett utkast som förväntas bli antagen under hösten 2016.
Två gånger om året genomförs en mindre medarbetarundersökning som man inom bolaget kallar temperaturmätning. Mätningen består av 13 frågor som bland annat berör förståelsen för bolagets värderingar och upplevelsen av chefers återkoppling. Temperaturmätningen berör inte direkt jäm- ställdhetsfrågor, men i intervju förklarar bolagets HR-specialist att frågorna har utformats på sådant att man kan utläsa hur den psykosociala arbetsmiljön är utifrån svaren. Svaren från temperaturmät- ningarna är inte uppdelade per kön, men en av aktiviteterna i bolagets aktivitets- och handlingsplan kopplat till kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan är just att dela upp svaren i temperatur- mätningarna efter kön för att se om det finns skillnader i svaren mellan män och kvinnor.
Temperaturmätningarna genomförs under en period om två år (november 2015, maj 2016, november 2016 samt maj 2017), vilket motiveras av att bolaget är inne i en förändringsresa. Ledningen vill då kunna följa hur svaren på de frågor som temperaturmätningen fångar upp utvecklas under föränd- ringsresan. Under hösten 2014 genomfördes en större medarbetarundersökning med cirka 60 frågor.
Nästa större medarbetarundersökning planeras att genomföras under 2018.
Bolagets tidigare jämställdhetsplan för åren 2013-2015 följde diskrimineringslagens krav och innehöll mål med tillhörande aktiviteter och ansvarsfördelning.
Personalpolicy och rekrytering
Bolaget följer kommunens personalpolicy, men har egna policys för till exempel medarbetarsamtal, arbetsmiljö samt alkohol och droger. Inom SEOM finns en medvetenhet om den ojämna könsfördel-
ningen inom branschen. SEOM arbetar inte aktivt med att få fler av det underrepresenterade könet att söka bolagets utannonserade tjänster, utan fokuserar på att attrahera så många som möjligt för att kunna välja den bäst lämpade kandidaten. Enligt bolagets VD är det en attityd- och kulturfråga, sna- rare än en fråga om hur man till exempel utformar sin annonstext. Vid intervjun lyfts vikten av att inta ett förhållningssätt vid rekryteringen där man är medveten om att det är ”lätt att rekrytera lika”, dvs.
att det finns en medvetenhet om att rekrytering kan tendera till att stärka homogeniteten bland de anställda. Inom SEOM upplevs denna medvetenhet finnas, vilket innebär att rekryteringen fokuserar på att hitta den mest lämpade kandidaten oavsett till exempel kön. Bolaget har en mer jämn könsför- delning än branschgenomsnittet (23 procent), andelen kvinnor i bolaget är för närvarande 32 procent.
Antalet kvinnor har ökat i ledningsgruppen under de senaste åren. Andelen kvinnor i ledningsgruppen uppgår idag till 55 procent.
Som ett steg i arbetet för mångfald deltog SEOM i projektet Äntligen jobb genom att erbjuda jobb i praktikform till en nyanländ. Projektet är ett sätt att ge nyanlända en möjlighet att använda språket, utnyttja de kompetenser de har och att knyta kontakter. Man är på SEOM överlag nöjda med prakti- ken. Det finns ingen utarbetad plan på att fortsätta ta emot fler praktikanter inom projektet, men i intervjun med VD, vice VD samt HR-specialist framkommer att man kan tänka sig ta emot praktikan- ter på liknande sätt igen framöver.
Lönekartläggningar
Lönekartläggningar ska enligt diskrimineringslagen ske vart tredje år.1 Utifrån lönekartläggningen ska det även framarbetas en handlingsplan för jämställda löner. Det framkommer vid intervju med VD, vice VD samt HR-specialist att det inom SEOM en gång om året hålls ett möte där samtliga bolagets chefer närvarar och där man tillsammans går igenom lönerna på de olika nivåerna för att säkerställa att de är jämna. Mötena verkar även förebyggande mot ojämna löner, då man samtidigt diskuterar bedömningskriterierna. Bolaget har särskilt lönesamtalen (som hålls under våren) och medarbetar- samtalen (som hålls under hösten), även om de fortfarande har en tydlig koppling till varandra.
För närvarande pågår arbetet med 2016 års lönekartläggning. I samband med detta sker ett arbete med att ta fram ett webbaserat verktyg i syfte att förenkla analyser och värderingar inför de kommande årliga lönekartläggningarna. Revisionen har fått ta del av dokumentation kring lönekartläggningen som gjordes år 2013. I kommentarerna kring avvikelser vid lönekartläggningen förklaras de löneskill- nader mellan män och kvinnor som råder, varav en person ansågs ligga fel lönemässigt. Samtliga andra skillnader i lön kan förklaras med orsaker som anses vara skäliga. Slutsatser dras också om vilka områden som kräver framtida vaksamhet, men huruvida så skett är för tidigt att säga då årets löne- kartläggning beräknas vara klar i oktober.
Riktlinjer för att motverka och hantera kränkande särbehandling
Revisionen har tagit del av SEOM:s policy för kränkande särbehandling och trakasserier samt tillhö- rande handlingsplan som båda antogs 2016-04-01. I den senare anges vilket ansvar chefer har i situat- ioner där kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer. Det anges också vad en anställd ska göra och vem den anställde ska vända sig till om denne utsätts för eller bevittnar kränkande särbe- handling. Bolagets policy för kränkande särbehandling och trakasserier finns tillgänglig på intranätet och de intervjuade är av uppfattningen att de anställda vet var de hittar informationen. Det är bolagets
1 Från och med 1 januari 2017 ska de ske varje år i enlighet med de förändringar i diskrimineringslagens tredje kapitel som då träder i kraft.
vice VD samt HR-specialist som tagit fram dessa dokument och i intervjun lyfts det fram att dessa inte är gjutna i sten, utan att de kommer revideras framöver i samband med att arbetsmiljöfrågor lyfts på arbetsplatsmöten.
Vid intervjun framkommer att det även finns en stödgrupp bestående av kollegor utbildade inom stöd och krishantering, dit anställda kan vända sig vid behov. I sakgranskningen framkommer att hand- lingsplanen till policyn för kränkande särbehandling och trakasserier inte hänvisar till stödgruppen, men att stödgruppen alltid finns som ett komplement inom bolaget. Anställda kan också vända sig till företagshälsovården. I bolagets senaste omfattande medarbetarundersökning som genomfördes år 2014 uppgav tre procent att de under det senaste året utsatts för trakasserier av chef eller kollega.
Under hösten 2016 ska samtliga chefer med personalansvar genomgå en digital utbildning i arbets- miljö och därefter delta i ett utbildningstillfälle rörande Arbetsmiljöverkets nya föreskrift om organisa- torisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4).
Kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor
Inom bolaget finns en medvetenhet om könsfördelningen i olika yrkesgrupper och att det är en utma- ning för branschen i stort att få en mer jämn könsfördelning.
Enligt bolagets VD och HR-specialist arbetar man mycket med företagets värderingar och att skapa vad man kallar ”ett SEOM”. Bolaget bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete löpande under året.
Minst fyra gånger per år träffas skyddskommittén, där sammansättningen ibland även består av che- fer. Det framkommer att alla chefer inom bolaget tar del av dokumentationen från skyddskommitténs möten. På intranätet finns alla protokoll från skyddskommittén tillgängliga.
Enligt de intervjuade har undersökningarna som gjorts inte bara bidragit till att åtgärder satts in och lett till förbättringar, utan även fört med sig en ökad medvetenhet hos chefer och medarbetare. Speci- ellt lönekartläggningen fungerade upplysande, då man hade en förutfattad mening om att lönerna inom bolaget var helt jämställda, men som tidigare nämnts upptäcktes att så inte var fallet.
Uppföljning av jämställdhetsarbetet
Vid intervjun framkommer att man är noga med att följa upp resultatet från de olika mätningarna och kartläggningarna som genomförs. Vad gäller temperaturmätningarna sker detta genom att lednings- gruppen, där bolagets samtliga affärsområdeschefer och avdelningschefer ingår, får resultaten presen- terade för sig. Efter varje genomförd temperaturmätning sker också olika former av uppföljningar där medarbetarna inkluderas. Efter den första temperaturmätningen (november 2015) fick till exempel varje affärsområde diskutera och välja ut de frågor som stack ut, vilka frågor man ville bevara på nuva- rande nivå och vilka frågor man ville förbättra till nästa temperaturmätning. Bolaget har även haft för vana att efter medarbetarundersökningarna ta in konsulter som stöd i arbetet med de frågor som man uppvisat svaga resultat i. Gruppsamtal och övningar med fokus på förbättring inom de svaga områ- dena är exempel på aktiviteter som ägt rum. Bolagets styrelse tar del av temperaturmätning och med- arbetarundersökningar samt har informerats om till exempel bolagetsvärderingar (ARENA).
Vid intervjun framkommer att ingen uppföljning alls har gjorts av bolagets tidigare jämställdhetsplan (2013-2015). Detta beror på att bolaget la ner sin egen plan när kommunens jämställdhets- och mång- faldsplan antogs.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Vår samlade bedömning är att jämställdhetsarbetet i Sollentuna Energi & Miljö AB i huvudsak bed- rivs på ett ändamålsenligt sätt.
Bolaget följer kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan för 2015-2017. Bolaget har tagit fram ett utkast till aktiviteter och mått avseende kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan. Planen är dock ännu inte fastställd och antagen av ledningsgruppen, vilket den förväntas bli under hösten 2016.
Revisionen menar att det vid tidpunkten för denna granskning, ett år efter att kommunens jämställd- hets- och mångfaldsplan blivit antagen, borde finnas fastställda och antagna aktiviteter och mått för bolaget kopplade till planen. Bolaget uppges dock redan ha börjat arbeta efter vissa av de aktiviteter som anges i utkastet. Aktiviteterna och måtten som bolaget hittills arbetet fram har anpassats efter bolagets förutsättningar, verksamhet och utmaningar. Bolaget har rutiner för att motverka och hantera sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Vidare så genomför bolaget lönekartläggningar i enlighet med lagens krav. Den senaste lönekartläggningen genomfördes 2013 och beskrivs ha varit en ögonöppnare för flera chefer inom bolaget. Vid tidpunkten för denna granskning pågår en ny lönekart- läggning inom bolaget.
Det bedöms finnas en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor inom bolaget och det finns en medvetenhet om den ojämna könsfördelning som återfinns i branschen. Bolaget har en mer jämn könsfördelning än branschen i övrigt. Vid rekrytering uppges fokus ligga på att attrahera så många sökanden som möjligt och att välja den bäst lämpade kandidaten oavsett kön.
Uppföljningen av bolagets jämställdhetsarbete bedöms vara tillräcklig. Uppföljningen sker på olika nivåer inom bolaget. Samtliga medarbetare bedöms involveras både i jämställdhetsarbetet och i ar- betsmiljöfrågor i övrigt, samt i den uppföljning som sker av till exempel temperaturmätningarna. Bo- lagets styrelse informeras om väsentliga uppföljningar. Det noteras dock att ingen uppföljning har gjorts av bolagets tidigare jämställdhetsplan (2013-2015). Detta beror på att bolaget la ner sin egen plan när kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan antogs. Revisionen menar dock att en upp- följning ändå kunde ha gjorts i syfte att lyfta fram värdefulla erfarenheter till det fortsatta jämställd- hetsarbetet.
Under granskningen har det noterats att det råder en viss otydlighet vad gäller vilka policys och riktlin- jer från kommunen som bolagen ska tillämpa eller inte behöver tillämpa. Detta kan med fördel tydlig- göras i kommunens ägardirektiv till bolaget. I granskningen lyfts det även fram att kommunens jäm- ställdhets- och mångfaldsplan, som bolaget ska följa, inte är tillräckligt anpassad och relevant för bola- get och dess verksamhet.
Slutligen rekommenderas bolaget att förbereda sig inför de förändringar i diskrimineringslagens tredje kapitel som träder i kraft 1 januari 2017. Till exempel kommer alla diskrimineringsgrunder omfattas när det gäller kraven på aktiva åtgärder. Det innebär att villkor, arbetsmiljö och rutiner ska analyseras ur fler aspekter än idag.
