Dnr 2013/0277 KS-3 Kommunstyrelsen Diariekod: 109
Revidering regier för ekonomi- och verksamhetsstyrning
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige att besluta följande:
1. Fullmäktige antar revidering av "Regler f ö r ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun" i enlighet med bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande
Sammanfattning
V i d budgetbeslutet för 2013 beslutades om en betydande revidering av styrdokumentet "Regler f ö r ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun". I samband med budgetbeslutet för 2014 föreslås enbart några mindre justeringar. Kompletterande information har lagts in i
styrdokumentet efter kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde.
Information om förändringar
Införandet av den nya budgetprocessen innebar betydande förändringar i styrdokumentet Regler f ö r ekonomi- och verksamhetsstyrning. Processen g e n o m f ö r s nu för andra året samtidigt som kommunledningskontoret ser över u p p f ö l j n i n g s p r o c e s s e n . I samband med detta har framkommit behov av några mindre justeringar i styrdokumentet "Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun". Förändringarna är markerade i bifogat dokument och handlar om följande:
• Byte av b e n ä m n i n g p å n ä m n d e n s rapporteringsnivå vad gäller budget och u p p f ö l j n i n g . Begreppet "Verksamhetsnivå 1" byts mot " N ä m n d e n s rapporteringsnivå"
• Tidigare inskrivet begrepp "Tertialuppföljning" byts till "Förstärkt månadsrapport per april".
• N å g r a mindre förtydliganden.
Komplettering i styrdokumentet
Styrdokumentet har efter kommunstyrelsens arbetsutskotts s a m m a n t r ä d e kompletterats med information om nämndövergripande åtaganden.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2013-05-17rev 2013-05-23
Dnr 2013/0277 KS-3 Sidan 2 av 2
Bilaga 1 Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun
Antagna av fullmäktige 2001-06-18, § 76 att gälla fr.o.m. 2001-07-01 Reviderade av fullmäktige 2003-02-17, § 24
Reviderade av fullmäktige 2004-11-15, § 153
Tekniskt justerad 2005-04-20 med anledning av fullmäktiges beslut 2005-03- 14, § 22
Reviderad av fullmäktige 2006-05-08, § 105 Reviderade av fullmäktige 2006-11-27, § 226 Reviderade av fullmäktige 2009-12-16, § 119
Reviderade av fullmäktige 2010-06-09, § 44 att gälla från och med 2011-01-01 Reviderad (inkl namnbyte till regler) av fullmäktige 2010-11-24, § 113 att gälla fr.o.m. 2011-01-01
Reviderade av fullmäktige 2011-06-15, § 80
Reviderade av fullmäktige 2011-12-14, § 151, Dnr 2011/537 KS.101 Reviderade av fullmäktige 2012-06-18, § 67, Dnr 2012/0276 KS109 OBS!
Versionen 2011-12-14 gäller för verksamhetsåret 2012 inkl. för arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012.
Reviderade av fullmäktige 20xx-xx-xx
S O L L E N T U N A 2 F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
Innehållsförteckning
1 Inledning 3 2 God ekonomisk hushållning 4
2.1 Ekonomi 4 2.2 M å l och riktlinjer för verksamheten 4
2.3 Ledningssystem och styrprocesser 4
3 Kommunens ledningssystem 5
3.1 Resursfördelning 5 3.2 Målstyrning 8 3.3 Kvalitetsarbete 10 3.4 Kommunens styrdokument - koppling till ledningssystemet 12
3.5 Uppdrag - koppling till ledningssystemet 13
3.6 Ansvar för ledningssystemet 13 4 Kommunens styrprocesser 14
4.1 Budgetprocessen 14 4.2 Uppföljningsprocessen 16 4.3 Intern kontrollprocessen 17 4.4 Ansvar detaljutformning, planering och anvisningar 17
5 Regler för den ekonomiska redovisningen 19 6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar 20
6.1 Fastigheter och anläggningar 20 6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom) 20
7 Ansvar inom n ä m n d och tjänstemannaorganisation 21
1 Inledning
Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna beskriver Sollentuna kommuns tolkning av kommunallagens krav p å G o d ekonomisk hushållning.
Kommunens ledningssystem syftar till att precisera hur lagstiftningens krav på god ekonomisk hushållning förverkligas i Sollentuna kommun.
Ledningssystemet konkretiserar också hur fullmäktige, genom de kommungemensamma styrprocesserna, styr verksamheterna utifrån lagstiftning och politiska ambitioner.
Dokumentet beskriver kommunens ledningssystem inklusive
styrprocesserna och de regler som är kopplade till ledningssystemet.
I detta dokument används benämningen "verksamhetsår". M e d detta avses det kalenderår för vilket en viss budget har fastställts.
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
2 God ekonomisk hushållning
Sollentuna kommun gör f ö l j a n d e b e d ö m n i n g av vad som ska ligga till grund för G o d ekonomisk hushållning. B e d ö m n i n g e n visar också vad som ska ingå i den samlade utvärderingen av om kommunen lever upp till G o d
ekonomisk hushållning.
2.1 Ekonomi
De ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt ska följas och det ekonomiska resultatet ska vara tillfredställande. V i d utvärdering undersöks om
• Balanskravet är uppfyllt
• De finansiella målen är uppnådda
2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten
Verksamheten ska ha mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. V i d utvärdering undersöks
• Måluppfyllelsen för de k o m m u n ö v e r g r i p a n d e m å l e n
• Den k o m m u n ö v e r g r i p a n d e kvalitetsredovisningen
2.3 Ledningssystem och styrprocesser
Kommunens ledningssystem inklusive styrprocessen (budget, u p p f ö l j n i n g och internkontroll) ska följas samt kontinuerligt utvärderas och v i d behov utvecklas.
3 Kommunens ledningssystem
Ledningssystemet beskriver den kommungemensamma modellen, med processer, f ö r hur Sollentuna kommun hanterar:
• Resursfördelning
• Målstyrning
• Kvalitetsarbete
I regelverket redogörs också för ledningssystemets kopplingar till kommunens övriga styrdokument samt olika typer av uppdrag.
Styrprocesserna i ledningssystemet beskrivs i kapitel 4.
3.1 Resursfördelning
Resursfördelningen utgör grunden för den ekonomiska styrningen av nämnderna. Resursfördelningen har till uppgift att strukturera fördelningsprinciperna i syfte att bygga upp en kvalitetssäkrad fördelningsprocess inför kommande verksamhetsår.
Budgetprocessen ska vara transparant. Arbetet med resursfördelning ska skilja p å b e r ä k n i n g s u n d e r l a g , redovisning av tvingande
åtaganden/lagstiftning från staten och politiska prioriteringar.
• Beräkningsunderlag
o Befolkningsprognos och volymförändringar o Kapital tjänstkostnader f ö r gjorda investeringar,
exploateringsverksamhet,
o Tidigare beslutade åtagande i planen från föregående års budgetbeslut.
• Tvingande åtagande/lagstiftning från staten
• Politiska prioriteringar
o F ö r ä n d r a d e ambitioner utifrån politisk plattform/handlingsprogram o L ö n e - och priskompensation
o Produktivitetskrav för respektive verksamhetsområde
Resursfördelningen i budgetbeslutet ska omfatta f ö l j a n d e delar:
• Driftbudget för respektive nämnd
• Investeringslimit för respektive nämnd
• Exploateringsbudget (se vidare nedan)
Resursfördelningen ska även med motsvarande uppdelning göras som en treårig ekonomisk plan. I de 3-åriga planerna uttrycks fullmäktiges viljeinriktning i ett längre perspektiv. Dessa planer syftar främst till att skapa planeringsförutsättningar samt allokera resurser i samband med långsiktiga beslut.
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
6
3.1.1 Nivå på den ekonomiska styrningen
Den ekonomiska styrningen genom budget och 3-årig plan sker ur politiskt perspektiv p å olika nivåer:
Fullmäktige ger i budgetbeslutet respektive n ä m n d en ram för det kommande året. Ramen anges netto. F ö r respektive n ä m n d anges också nettobelopp på anslagsbindningsnivå, d.v.s. bindning av belopp sker till vissa verksamheter. För vissa nämnder görs ingen uppdelning av ramen utan anslagsbindningen sker p å samma nivå som ramen totalt.
Respektive n ä m n d fördelar sedan anslagen budget vidare en nivå samt gör en uppdelning p å intäkter och kostnader.
Beslut i V e r k s a m h e t s n i v å Brutto/netto *)
Fullmäktige
Ram Netto
Fullmäktige
Anslagsbindning Netto N ä m n d
(inklusive rapportering till kommunstyrelsen)
Verksamhetsnivå 1 N ä m n d e n s
rapporteringsnivå
Brutto
) Vid bruttoredovisning redovisas intäkter, kostnader och netto Vid nettoredovisning redovisas enbart netto
Den exakta indelningen i anslagsbindning och verksamhetsnivå 1 f ö r det kommande verksamhetsåret beslutas av fullmäktige respektive
kommunstyrelsen inom ramen f ö r budgetprocessen. Indelningsbesluten ska präglas av långsiktighet. Tillfälliga behov av särskild uppföljning hanteras via budgetuppdrag t i l l n ä m n d e n .
Kommunallagens krav p å att budgeten upprättas och presenteras brutto sker genom n ä m n d e r n a s rapportering till kommunstyrelsen. Det är
bruttobudgeten som beloppsmässigt anger den kommunala verksamhetens volym.
3.1.2 Volymkompensation (gäller vissa nämnder verksamheter)
I den m å n kommunens ekonomi så tillåter tillämpar Sollentuna kommun en volymkompensationsmodell f ö r vissa verksamheter. Volymkompensations- modellen har två funktioner:
• V i d f r a m r ä k n a d e av underlag f ö r resursfördelning i budgetprocessen sker särskild uträkning gällande volymkompensation f ö r det kommande verksamhetsåret.
• Över- eller underskott till följd av volymavvikelser från den i budgeten antagna volymen ska rapporteras som budgetavvikelse till följd av volymavvikelse.
verksamhetsår f r a m g å r av fastställd budget.
Överskott t i l l följd av volymminskningar får inte användas för att finansiera befintlig eller ny verksamhet.
Kommunstyrelsen fastställer i särskilt besluti samband med beslut om preliminär budget förändring av v i l k a verksamheter som f ö r kommande verksamhetsår ska ingå i volymkompensationsmodellen.
3.1.3 Särskilda regler för resultatenheter
Att vara resultatenhet innebär att enheten balanserar sitt resultat vid varje bokslut.
För att en enhet ska utgöra resultatenhet ska följande kriterier vara uppfyllda:
• Enheten ska vara organisatoriskt avgränsad från övriga enheter inom den egna förvaltningen.
• Enheten bär alla kostnader som är direkt och indirekt förknippade med enhetens verksamhet.
• Enheten står f ö r alla avvecklingskostnader
• K ö p f r å n en resultatenhet ska vara frivilligt.
• Enheten balanserar sitt resultat (buffert) v i d varje bokslut (se nedan).
• Enheten har en ansvarig chef
• Enheten har klara ekonomiska m å l
• Enheten får intäkter efter prestation
• Enheten har egen resultaträkning
Årets resultat
Resultatenhetens årliga resultat överförs till en buffert. Detta avser både positivt och negativt resultat. Varje resultatenhet har sin egen buffert.
Kommunledningskontoret ansvarar för redovisning och sammanställning av resultatenheternas buffertar.
Buffert
Bufferten är resultatenhetens historiskt ackumulerade över- och underskott.
Buffert skall användas f ö r att i första hand täcka eventuella förluster, d v s vara en säkerhet f ö r att i vårt fall slippa " l å n a " pengar för att finansiera förlusten. I vissa fall b e h ö v s medel f ö r ändamål som den ordinarie verksamheten inte orkar bära.
Exempel p å områden som buffert får användas till är:
• att täcka negativa resultat
• omstruktureringar, ex förändring av organisation, effektiviseringar etc.
• förändring av verksamhet, exempelvis åldersblandade klasser (grundskolan) och kursbaserad skola (gymnasiet)
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
8
• utveckling av arbetsmetoder, exempelvis utbildningsinsatser
• utveckling av effektiva arbetsrutiner, exempelvis införande av it-system
Bufferten f å r inte användas för löpande driftskostnader och investeringar.
Varje n ä m n d bör fastställa ett m å l för hur stor buffert resultatenheterna ska bygga upp. exempelvis inom 3 år. Målet bör uttryckas i procent av
omsättningen och ett minimibelopp.
Eventuella beslut om justering av buffert fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Justeringar kan främst f ö r e k o m m a v i d omstrukturering eller nedläggning av resultatenhet.
A n v ä n d n i n g e n av buffert kan beslutas av respektive resultatchef utifrån de riktlinjer som gäller för användandet av bufferten. N ä r buffert önskas tas i anspråk ska detta rapporteras v i d den löpande ekonomiska uppföljningen till överordnade nivå (förvaltningschef).
Fastställande av resultatenheter
Kommunstyrelsen fastställer årligen v i l k a enheter som ska utgöra resultatenheter.
3.1.4 Exploateringsbudget
Investeringar inom ramen f ö r exploateringsverksamheten fastställs i fullmäktiges budgetbeslut i en särskild exploateringsbudget. Budgeten ska innehålla en redovisning av enskilda större projekt, medan mindre projekt redovisas i ett totalbelopp. Redovisningen ska ske brutto, d.v.s. inkomster, utgifter samt netto.
3.2 Målstyrning
Målstyrningen hanteras i den kommungemensamma styrmodellen.
Styrmodellen har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och u p p f ö l j n i n g från k o m m u n ö v e r g r i p a n d e politiska prioriteringar ner till enskilda verksamheters insatser.
Styrmodellen utgår från att fullmäktige för varje mandatperiod fastställer följande styrdokument.
• Politisk plattform f ö r mandatperioden
• Ö v e r g r i p a n d e politiska fokusområden. (Fokusområdena kan, vid behov, revideras under mandatperioden.)
Styrmodellen innehåller f ö l j a n d e delar:
• K o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål
• Å t a g a n d e n
• Handlingsplaner och aktiviteter
T i l l styrmodellen hör också principerna för u p p f ö l j n i n g inom styrmodellen.
3.2.1 Kommunövergripande mål
Fullmäktige fastställer de k o m m u n ö v e r g r i p a n d e målen. M å l e n utgår från de övergripande politiska fokusområdena.
Kommunstyrelsen fastställer lämpliga mått med därtill hörande målnivåer som en delkomponent i u p p f ö l j n i n g av de k o m m u n ö v e r g r i p a n d e målen.
Finansiella mål fastställs av fullmäktige utifrån lagstiftningens krav på finansiella mål f ö r kommunen.
3.2.2 Åtaganden
De k o m m u n ö v e r g r i p a n d e m å l e n ska uppnås genom n ä m n d e r n a s åtaganden.
N ä m n d e r n a föreslår åtaganden, s.k. nämndspecifika åtaganden, inklusive mått, inom sin n ä m n d . I modellen finns även möjlighet till nämndöver- gripande åtaganden, för två eller flera nämnder, som föreslås av kommunstyrelsen.
Fullmäktige fastställer, i samband med beslutet om k o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål, n ä m n d e r n a s åtaganden. Måtten fastställs av n ä m n d e r n a och rapporteras till kommunstyrelsen i samband med verksamhetsplaneringen, se nedan.
Mått till de nämndövergripande åtagandena fastställs av kommunstyrelsen.
3.2.3 Handlingsplaner och aktiviteter
Att åtagandena kan u p p n å s säkerställs genom handlingsplaner (kan v i d behov brytas ner i en aktivitetsstruktur) med därtill hörande mått inom kommunens olika verksamheter. Gemensam form för handlingsplaner och aktiviteter säkerställs genom en gemensam grundform för
verksamhetsplanering på n ä m n d - och förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen fastställer gemensamma former f ö r n ä m n d e r n a s verksamhetsplanering.
3.2.4 Principer för uppföljning inom styrmodellen
U p p f ö l j n i n g inom styrmodellen sker underifrån genom analys av vad som utförts tillsammans med aktuella mått.
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
S O L L E N T U N A
10
K o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål < Mått
Å t a g a n d e n <• Mått
Handlingsplaner <• Mått
Aktiviteter
Analysen av måluppfyllelse görs av tjänstemannaorganisationen och sker utifrån f ö l j a n d e modell:
• Iakttagelser
o Handlingsplaner/aktiviteter och, i nästa steg, åtaganden o Utpekade mått
o Behovs-/ efterfrågeförändringar
o Omvärldsförändringar (lagstiftning eg. förändringar utanför kommunens kontroll)
o Interna förändringar (organisatoriska förändringar, nya uppdrag)
• Samlad analys av gjorda iakttagelser. Analysen ska innehålla en viktning av handlingsplaner/aktiviteter respektive åtaganden samt utpekade mått
• B e d ö m n i n g av m å l u p p f y l l e l s e
• Rekommendation
U p p f ö l j n i n g s m o d e l l e n säkerställer en gemensam och likvärdig b e d ö m n i n g av samtliga komponenter i styrmodellen. Analys av handlingsplaner och åtaganden g ö r s av respektive n ä m n d s tjänstemannaorganisation i samråd med kommunledningskontorct. d.v.s. i en sambercdning_enligt
kommungemensamma anvisningar. Analys av åtaganden prövas i n ä m n d och därefter i kommunstyrelsen.
Analys av k o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål görs av kommunledningskontoret med stöd av f ö r v a l t n i n g s t j ä n s t e m ä n och prövas i kommunstyrelsen och därefter i fullmäktige.
3.3 Kvalitetsarbete
3.3.1 Kommungemensam grund för kvalitetsarbete
M e d kvalitet menar v i hur väl v i uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs p å oss som kommun.
systematiskt förbättra kommunens förmåga att m ö t a olika behov, krav och förväntningar genom ett ständigt förbättringsarbete.
I kommunens arbete med kvalitet ska ingå att kontinuerligt och systematiskt:
• definiera relevanta intressentgrupper och deras behov, krav och förväntningar
• avväga och prioritera hur behov, krav och förväntningar ska tillgodoses utifrån kommunens möjligheter i form av
o lagstiftning och myndighetskrav o f ö r m å g a i form av resurser
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet kommunen ska leverera och vem som ansvarar för det
• säkerställa och följa upp att vald kvalitet levereras
• till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet som har levererats
Varje verksamhet, på olika organisatoriska nivåer i kommunen, måste definiera v i l k a intressegrupper, interna såväl som externa, som är relevanta för den egna verksamheten.
Med kvalitet avser kommunen också att nämnderna generellt, så långt det är möjligt, a n v ä n d e r metoder baserade p å forskning, kunskap och beprövad erfarenhet i sin verksamhet.
Såväl förtroendevalda som anställda har ansvar f ö r kommunens kvalitet.
3.3.2 Kvalitetssystem - ett stöd i kvalitetsarbetet
Som stöd f ö r nämnder och kommunledning ska kommunen ha ett
kvalitetssystem. Kvalitetssystemets uppgift är att långsiktigt tillhandahålla en kommungemensam struktur för respektive verksamhets kvalitetsarbete.
Här finns möjligheter till stöd i arbetet med ständiga förbättringar men kvalitetssystemet säkrar även en gemensam plattform för att analysera resultat och utgöra underlag för prioriteringar av kommunens samtliga verksamheter.
Kommunstyrelsen ansvarar f ö r
• struktur och anvisningar gällande kvalitetssystemet
• kommungemensam kvalitetsredovisning
• att ta f r a m nyckeltal kopplade till, av fullmäktige och kommunstyrelsen, antagna styrdokument för att möjliggöra u p p f ö l j n i n g av
styrdokumentens efterlevnad
N ä m n d e r n a ansvarar, utöver vad som beskrivs i avsnitt 3.3.1. för
• att kontinuerligt f y l l a på och underhålla kvalitetssystemet med verksamhetsspecifika nyckeltal
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
12
• att i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar delta i arbetet med den kommungemensamma kvalitetsredovisningen och leverera nyckeltal som ingår i den kommungemensamma kvalitetsredovisningen
• att, minst en gång per år, behandla en f ö r d j u p a d kvalitetsredovisning f ö r n ä m n d e n s verksamheter.
3.4 Kommunens styrdokument - koppling till ledningssystemet
Fullmäktige och nämnder fastställer styrdokument. Dessa finns
sammanställda i Sollentuna författningssamling. K o m m u n e n har ett särskilt regelverk f ö r styrdokumentens funktion, innehåll och namnsättning.
För att f ö l j a upp och utvärdera hur organisationen efterlever kommunens styrdokument används processen för intern kontroll. Kommunstyrelsen har via sin uppsiktsplikt också ett ansvar f ö r att kontrollera hur styrdokumenten följs.
Vissa styrdokument krävs enligt lagstiftning f ö r att förtydliga framförallt ansvarsfördelningen inom kommunen. Övriga styrdokument kompletterar det generella ledningssystemet. V i d antagandet av enskilt styrdokument behöver tydliggöras hur kopplingarna till styrmodell respektive
kvalitetssystem ser ut samt om, och i så fall hur, u p p f ö l j n i n g ska tas i n i uppföljningsprocessen, se vidare nedan.
3.4.1 Planer och motsvarande dokument
O m planer kräver särskild u p p f ö l j n i n g ska detta planeras i n i uppföljningsprocessen.
3.4.2 Om mål i styrdokument
Kortsiktiga m å l inom mandatperioden uttrycks inte i separata styrdokument utan ska uttryckas i kommunens styrmodell.
M e r långsiktiga m å l inom särskilda områden beslutas i särskilda
styrdokument; vision, policy etc. Den långsiktiga utvecklingen f ö r dessa mål f ö l j s upp v i a kvalitetssystemet. Särskilda satsningar mot dessa långsiktiga mål hanteras v i a styrmodellen.
I vissa fall kräver myndighet m å l i särskilt styrdokument. Ä v e n dessa följs upp via kvalitetssystemet.
3.4.3 Regler och motsvarande styrdokument
Regler o c h motsvarande dokument är i normalfallet kopplade till den löpande verksamheten. Generellt bör eftersträvas att dessa styrdokument, så långt som det är praktiskt möjligt, kan f ö l j a s upp v i a kvalitetssystemet.
Enligt lagstiftning kan fullmäktige löpande besluta om uppdrag till
nämnderna. Uppdrag bör så långt som möjligt kopplas till ledningssystemet och d ä r m e d inordnas i kommunens ordinarie styrprocess.
Tre huvudgrupper av uppdrag är direkt kopplade till styrprocessen:
• Utredningsuppdrag. Dessa är aktuella att lämna i o budgetprocessen
o v i d avvikelser i uppföljningsprocessen
M e d utredningsuppdrag avses uppdrag till en n ä m n d att utreda en särskild f r å g a och å t e r k o m m a till kommunstyrelsen eller fullmäktige med svar på utredningsuppdraget. Förutom fullmäktige kan
kommunstyrelsens ge utredningsuppdrag enligt ovan.
• Budgetuppdrag som ska g e n o m f ö r a s under ett verksamhetsår. Dessa ges i budgetbeslutet och följs upp via uppföljningsprocessen
• Å t g ä r d s u p p d r a g med anledning av avvikelser. Dessa ges i u p p f ö l j ningsprocessen
Övriga eventuella uppdrag hanteras enskilt utan direkt koppling till ledningssystemet och dess styrprocess.
3.6 Ansvar för ledningssystemet
Det åligger kommunstyrelsens att, utifrån detta regelverk, löpande utforma och beskriva struktur och detaljer i ledningssystemet.
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
14
4 Kommunens styrprocesser
I ledningssystemet eftersträvas att hålla samman kommunens styrprocesser så att de samverkar. Följande styrprocesser är kopplade till
ledningssystemet:
• Budgetprocessen
• Uppföljningsprocessen
• Intern kontrollprocessen
4.1 Budgetprocessen
Budgetprocessen omfattar beslutsunderlag och beslut motsvarande lagstiftningens krav. Detta innebär att budgetprocessen omfattar:
• resursfördelning för kommande verksamhetsår och övriga ekonomiska delar samt skattesats och treårig ekonomisk plan
• de k o m m u n ö v e r g r i p a n d e målen och hur de ska förverkligas samt följas upp i enlighet med styrmodellen
• budgetuppdrag till nämnderna
Budgetprocessen består av f ö l j a n d e delprocesser:
• Föreberedande process
• Preliminär budget
• N ä m n d b e r e d n i n g preliminär budget
• Fastställande av budget
• N ä m n d e r n a s verksamhetsplanering
• A v s t ä m n i n g budgetförutsättningar 4.1.1 Förberedande process
• Lokalresurs- och lokal försöriningsplan
Lokalförsörjningsplanen utgör underlag för budgetprocessens planering och budgetering för investeringar i fastigheter. Lokalförsörjningsplanen tas fram i följande steg:
o Respektive n ä m n d utarbetar en lokalrcsursplan omfattande n ä m n d e n s framtida behov av lokaler ur ett långsiktigt perspektiv.
I budgetprocessen måste tillses att finansiering av den löpande driften för de fastigheter och anläggningar som nämnden lyfter fram i lokalresursplanen ryms inom nämndens budget respektive
ekonomiska plan.
o Trafik- och fastighetsnämnden tar därefter, med utgångspunkt i lokalresursplanerna och i dialog med berörda nämnder, fram en lokalförsörjningsplan för hela kommunen.
Lokalförsörjningsplanen ska godkännas av kommunstyrelsen.
o Lokalförsörjningsplanen ska tidsmässigt vara klar när arbetet med preliminär budget påbörjas
Redovisas till kommunstyrelsen i samband med redovisning av verksamhetsplaneringen
• Utredningsuppdrag som l ä m n a s vid delårsbokslutet
Förslag till uppdrag tas fram av kommunstyrelsen v i d beredning av delårsbokslutet. Uppdragen beslutas av fullmäktige
• Kommungemensam omvärldsanalys samt kommungemensam kval i tetsredo vi sning
Inriktning och u p p l ä g g beslutas av kommunstyrelsen. Omvärldsanalys och kvalitetsredovisning l ä m n a s som information till fullmäktige.
4.1.2 Preliminär budget
• Kommunstyrelsen ska senast i mars m å n a d besluta om en preliminär budget som lämnas t i l l n ä m n d e r n a för beredning.
4.1.3 Nämndberedning preliminär budget
• N ä m n d b e r e d n i n g e n ska innehålla
o Beredning av föreslagen resurstilldelning och förslag till budgetuppdrag
o Förslag till åtaganden med därtill hörande mått som svarar mot de k o m m u n ö v e r g r i p a n d e målen
o Eventuella utredningsuppdrag 4.1.4 Fastställande av budget
• Fullmäktige ska fastställa budgeten i juni månad.
• Fullmäktiges budgetbeslut ska omfatta:
o Politisk inriktning för verksamhetsåret
o Finansiella mål samt k o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål inklusive fastställande av n ä m n d e r n a s åtaganden
o Budget
o 3-årig ekonomisk plan o Skattesats
o Regler för n ä m n d e r n a s budget under verksamhetsåret
• Inför fullmäktiges beslut ska kommunstyrelsen fatta beslut om vilka mått som kan användas för u p p f ö l j n i n g av föreslagna
k o m m u n ö v e r g r i p a n d e mål.
4.1.5 Nämndernas verksamhetsplanering
• N ä m n d e r n a ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan. Planen ska som minimum innehålla
o Handlingsplaner som svarar mot n ä m n d e n s åtaganden
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
16
e-—Internbudget Budget redovisad brutto på n ä m n d e n s
rapporteringsnivå enligt kommunstyrelsens anvisningar tor verksamhetsnivå 1
o Kort- och långsiktig IT-plan
• N ä m n d e r n a ska enligt kommunstyrelsens tidplan återrapportera verksamhetsplanen till kommunstyrelsen för b e d ö m n i n g att planen är upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar och enligt fullmäktiges intentioner i budgetbeslutet.
4.1.6 Avstämning budgetförutsättningar
Kommunstyrelsen ska under hösten göra en b e d ö m n i n g av förutsättningarna för den av fullmäktige beslutade budgeten. O m förutsättningarna ändras väsentligt ska kommunstyrelsen senast i november lämna förslag p å revidering av beslutad budget till fullmäktige.
4.2 Uppföljningsprocessen
4.2.1 Löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet
Kommunstyrelsen ansvarar f ö r att utforma och ta fram anvisningar för en ändamålsenlig u p p f ö l j n i n g av kommunens ekonomi och verksamhet.
N ä m n d e r n a ska löpande rapportera om utfall och bedömning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen som i sin tur gör en helhetsbedömning av utvecklingen. O m n ä m n d e n befarar avvikelser ska nämnden själv genom egna prioriteringar, o m p r ö v n i n g a r och andra åtgärder se till att n ä m n d e n s anslag inte överskrids. V i d betydande budgetavvikelse ska n ä m n d e n ta fram åtgärdsplan i samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott.
Om kommunstyrelsen b e d ö m e r att n ä m n d e n inte kan hantera avvikelserna ska kommunstyrelsen föreslå fullmäktige vilka åtgärder som ska vidtas.
Mer detaljerade regler f ö r avvikelsehanteringen samt övriga regler gällande hanteringen av tilldelad budgetram f r a m g å r av de regler som fastställs inom ramen f ö r fullmäktiges budgetbeslut.
Den l ö p a n d e u p p f ö l j n i n g e n ska bestå av följande delar:
• M å n a d s u p p f ö l j n i n g a r
G e n o m f ö r s enligt kommunstyrelsens beslut om periodicitet.
Förvaltningarna rapporterar till kommunledningskontoret.
• Tertialuppföljning Förstärkt månadsrapport per april
G e n o m f ö r s per april. N ä m n d e r n a rapporterar till kommunstyrelsen.
• Delårsrapport per augusti med resultatprognos
Delårsrapporten ska innehålla resultat- och balansräkning, kassaflödes- analys samt driftredovisning uppdelat per n ä m n d .
Kommunstyrelsen sammanställer, med utgångspunkt från nämndernas rapportering, kommunens totala resultatprognos gällande ekonomiskt
ska o c k s å rekommendationer f ö r det kommande budgetarbetet lämnas.
K o m m u n f u l l m ä k t i g e godkänner delårsrapport med resultatprognos.
• Årsredovisning
Ska g o d k ä n n a s av fullmäktige senast sista mars o m inte särskilda skäl föreligger.
• Kvalitetsredovisning
E n k o m m u n ö v e r g r i p a n d e kvalitetsredovisning tas fram integrerat med budgetprocessen och meddelas fullmäktige.
4.2.2 Nämndvis återrapportering till fullmäktige
Fullmäktiges presidium tar årligen fram en plan för nämndernas särskilda redovisningar direkt till fullmäktige. Planen ska omfatta ett urval av nämnder årligen. V i d upprättande av planen görs avstämning med kommunstyrelsens planerade uppsiktsinsatser. Rapporteringen till fullmäktige syftar till att utifrån vissa specificerade frågor ge en bild av n ä m n d e n s verksamhet och dess utveckling.
4.2.3 Kommunstyrelsens uppsikt
Kommunstyrelsen bedriver löpande uppsikt över nämndernas verksamhet i enlighet med kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente. Inom ramen f ö r detta uppsiktsarbete g e n o m f ö r s fördjupade granskningar av n ä m n d e r n a s verksamheter.
4.2.4 Särskild redovisning av planer och eventuella andra styrdokument Kommunstyrelsen ska ta fram en plan gällande särskild redovisning av planer och eventuella andra styrdokument, se avsnitt Målstyrning 3.4.
4.3 Intern kontrollprocessen
Kommunens internkontroll har en egen tidplan. E n internkontrollplan fastställs årligen av kommunstyrelsen och uppföljning av föregående års internkontroll görs årligen. Se vidare särskilt styrdokument för intern kontroll.
4.4 Ansvar detaljutformning, planering och anvisningar
4.4.1 Den kommungemensamma styrprocessen
Kommunstyrelsen ansvarar för detaljutformningen av kommunens styrprocesser och att anvisningar finns tillgängliga.
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
18
Kommunstyrelsen ska senast september månad sammanställa och tillgängligöra en kommungemensam årsplanering för den kommande budgetprocessen samt uppföljning under det kommande verksamhetsåret.
För u p p f ö l j n i n g s p r o c e s s e n ska redovisas den löpande u p p f ö l j n i n g e n , och, i den m å n det är möjligt, större planerade insatser utifrån kommunstyrelsens uppsiktsarbete. Planering av datum för beslut i fullmäktige görs i samarbete med fullmäktiges presidium. Information om den nämndvisa
återrapporteringen till fullmäktige samt eventuell särskild redovisning av planer ska också tas med i årshjulet/årsplanering.
4.4.2 Kommunledningskontorets stöd till partierna
Inför och under partiernas budgetarbete ska kommunledningskontoret bistå samtliga partier som är representerade i fullmäktige med den a l l m ä n n a information som tas fram enligt reglerna i detta dokument samt enligt kommunstyrelsens detaljutformning av kommunens styrprocess.
5 Regler för den ekonomiska redovisningen
Resultat-, balansräkningar och kassaflödesanalyser upprättas för kommunen.
I den s a m m a n s t ä l l d a redovisningens (kommunkoncernen) resultat- och balansräkningar samt kassaflödesanalys ingår kommunen samt de bolag eller f ö r b u n d där kommunen har en ägarandel överstigande 20 procent.
Redovisningsinformation för den kommunala organisationen utöver kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen bygger p å en:
• kommungemensam kontoplan baserad på baskontoplan med åtskillnad av interna transaktioner. Kontoplanen fastställs av
kommunledningskontoret.
• utformning så att verksamhetsrapportering kan ske enligt av k o m m u n f ö r b u n d e t rekommenderad basindelning
• g e n o m g å e n d e organisationsanknuten ansvarskodning som i sin bas speglar första linjens respektive ansvarsområden
• möjlighet till objekt-, projekt- och aktivitetsredovisning.
Kommunledningskontoret har ett övergripande ansvar för utformningen av den kommungemensamma kodplanen samt utformning av redovisning och budget i ekonomisystemet. N ä m n d e r n a har löpande ansvar för att se till att kodstrukturerna s t ä m m e r med aktuella förhållanden samt att den
ekonomiska informationen är aktuell både vad gäller budget och utfall.
Redovisningsinformation hanteras i ett kommungemensamt ekonomidatasystem.
S O L L E N T U N A
F Ö R F A T T N I N G S S A M L I N G
20
6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar 6.1 Fastigheter och anläggningar
6.1.1 Fastighetsägande
Kommunstyrelsen är, fastighetsrättsligt, kommunens företrädare avseende kommunens ägande av samtliga fastigheter samt aktier, andelar,
bostadsrätter och motsvarande.
6.1.2 Investeringar
Kommunstyrelsen ansvarar f ö r investeringar inom exploateringsverksamheten.
Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar f ö r övriga investeringar i k o m m u n ä g d a fastigheter.
6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom)
Respektive n ä m n d ansvarar f ö r maskiner och inventarier inom sina respektive ansvarsområden.
7 Ansvar inom nämnd och tjänstemannaorganisation
Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden. N ä m n d e n ansvarar för att styrningen sker i enlighet med reglerna i kommunens allmänna ekonomi- och
verksamhetsstyrningsregler samt regelverk i beslutad budget.
För att möjliggöra en effektiv och ändamålsenligt styrning enligt
kommunens ledningssystem ställs vissa grundkrav på ansvarsfördelningen i nom tj änstemannaorgani sat ionen.
7.1.1 Budgetansvar
Budgetansvar har den tjänsteman som tilldelats egen ansvarskod i
ekonomisystemet med därtill hörande attesträtt. Budgetansvaret omfattar ansvar f ö r att tilldelade ekonomiska resurser a n v ä n d s i enlighet med beslutade regler och anvisningar. I ansvaret ligger också skyldighet att redovisa korrekt information och signalera avvikelser.
7.1.2 Verksamhetsansvar
Kommunens ledningssystem innehåller ansvar f ö r verksamhetsplan och kvalitetssystem. Detta ansvar vilar på förvaltningens chefer inom var och ens verksamhetsområde med skyldighet att redovisa korrekt information och signalera avvikelser.
7.1.3 Funktion för att hantera ledningssystem och styrprocesserna Varje n ä m n d ska ha en särskild funktion (förvaltningschefen,
controllerfunktion eller motsvarande) som ska hantera följande:
• Samordna, planera och leda styrprocesserna
• Vara samtalspartner/coach till chefer på alla nivåer i planering och u p p f ö l j n i n g - ifrågasätta analys och b e d ö m n i n g .
• Bevaka och bistå i utredning av avvikelser.
• Utforma rapporter och utbilda i ledningssystemet.
• I samarbete med förvaltningsledning och kommunledningskontor enligt kommunledningskontorets anvisningar, t i l l n ä m n d e n lämna
t j ä n s t e m a n n a b e d ö m n i n g gällande uppfyllelse av n ä m n d e n s åtaganden.
