GR Policy & Riktlinjer 2014

GR Policy & Riktlinjer 2014

1. Arbetsmiljöpolicy

2. Brandskyddspolicy 3. Brandskyddsregler 4. GR Din lön

5. Inköps- och upphandlingspolicy 6. IT-policy

7. Jämställdhets- och mångfaldsplan 8. Miljöpolicy

9. Policy om kränkande särbehandling 10. Rehabiliteringspolicy

11. Resepolicy

12. Riktlinjer för externa gåvor 13. Riktlinjer för bisysslor

14. Riktlinjer för diarieföring- dokumenthanteringsplan 15. Riktlinjer för representation

16. Telefonipolicy 17. Värdegrund för GR

2005-06-03 Dnr 05-55.015

GRs Arbetsmiljö pölicy

Det goda livet och den goda arbetsmiljön uppstår när hela tillvaron fungerar både privat och i arbetslivet. En helhetssyn på människan – både till kropp och själ – och en positiv syn på människans möjligheter att skapa och bidra till ett gott arbete, är grunden för arbetsmiljöarbetet på GR. Genom en balans mellan ansvar och befogenhet respektive mellan trygghet och utveckling ska GR tillgodose verksamhetens krav och medarbetarnas egna behov av arbetstillfredställelse och personlig utveckling. Arbetsmiljöpolicyn är baserad på de framgångsfaktorer/värdegrunder som GRs medarbetare och ledning gemensamt arbetat fram.

Dialog/Tillit

Samråd kring arbetsmiljöfrågor sker mellan chef och medarbetare på avdelningsmöten, i utvecklingssamtal och när så behövs. Dialogen ska utmärkas av tydlighet, öppenhet och respekt. Övergripande arbetsmiljöfrågor tas kontinuerligt upp i personalpolicygruppen och, vid behov, med berörda skyddsombud.

Glädje/Kreativitet

Kreativiteten, effektiviteten och trivseln ökar när olika människors erfarenheter och synsätt tas till vara. Människor som trivs med sin arbetssituation gör ett bättre arbete och når bättre resultat. Medarbetarna ska därför verka i en stimulerande miljö som kännetecknas av arbetsglädje, delaktighet och tydliga mål.

Nyfikenhet

En stor del av lärandet sker i det dagliga arbetet. Genom att skapa en positiv stämning präglad av öppenhet och engagemang ska ledarna ge medarbetarna bästa möjliga förutsättningar att använda sin kompetens och utöka sin kunskap och erfarenhet samt främja kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan medarbetare.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ...

Det systematiska arbetsmiljöarbetet – det förebyggande arbetet att undvika skador, sjukdomar och ohälsa för individen – ska ingå som en naturlig del av verksamheten på GR.

Friskfaktorer – det som får medarbetarna att trivas och må bra i arbetet – ska tas till vara genom att kartlägga, synliggöra, bevara och utveckla det friska på arbetsplatsen. Det positiva tankesättet hjälper till i sökandet efter förbättringar och nya lösningar. För hälsofrämjande och rehabiliterande åtgärder anlitas företagshälsovården eller annan aktör.

2

... och ansvaret

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöansvaret ska tydliggöras och cheferna / arbetsledarna ska ha kompetens inom arbetsmiljöområdet.

Medarbetarens ansvar är att aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet. Allt arbetsmiljöarbete sker i samverkan mellan cheferna och medarbetarna.

Handledning

Till GRs arbetsmiljöpolicy finns stöd i och verktyg i handledningen ”Systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering”. Information om rutiner, nyheter inom arbetsmiljöområdet finns också på GRs intranät.

GRs arbetsmiljöpolicy är framtagen i samverkan mellan ledning, fackliga representanter, avdelnings-representanter och skyddsombud inom organisationen.

Arbetsmiljöpolicyn och handledningen är antagen 2005-06-03 och kommer att uppdateras årligen. Ansvarig för uppdateringen är Administrativa avdelningen.

                     

GRs Brandskyddspolicy

Det övergripande målet för brandskyddsarbetet inom GR är att fortlöpande arbeta systematiskt och  målmedvetet med förebyggande åtgärder för att undvika egendoms‐ och personskador. Verktyget vi  skall använda för att säkerställa detta mål är en väl genomarbetad organisation för egenkontroll och  uppföljning. Alla anställda måste därför:   Vara väl medvetna om brandriskerna i och kring verksamhetens lokaler.   Ha god kännedom om utrymningsvägar och återsamlingsplats.   Hålla sig väl informerade om gällande brandskyddsregler.   Ha god kunskap om hur brandsläckningsutrustningen används.   Aktivt delta i arbetet med att förebygga bränder.  2005‐04‐01  Göteborgsregionens kommunalförbund    Bibbi Carlsson 

GR:s brandskyddsregler

• Stäng alltid dörren till ditt rum när du går hem.

• Tag reda på var utrymningsvägarna finns.

• Tag reda på var brandsläckarna finns och hur de fungerar.

• Tag reda på var larmknapparna sitter.

• Vid brandlarm måste alla utrymma huset.

• Utrymning skall ske genom närmaste utrymningsväg.

• Använd aldrig hissen vid utrymning.

Åtgärder vid brand

1.Rädda

2.Larma

3.Släck

1

Inledning

GRs uppdrag är att genom samverkan skapa mervärde för de tretton medlemskommunerna inom områden som av medlemskommunerna bedöms vara relevanta.

För att uppnå den målsättningen krävs hög kompetens och ett mycket engagerat medarbetarskap. Du som medarbetare inom GR är organisationens mest värdefulla resurs.

De framtagna lönekriterierna används vid den årliga lönerevisionen för att bedöma din arbetsprestation kopplad till verksamhetens mål och resultat.

För att underlätta förståelsen för den bedömning som varje chef gör av respektive medarbetares prestation är det viktigt att gemensamt på arbetsplatsen definiera kriterierna.

Vad betyder lönekriterierna på vår arbetsplats kopplat till de mål vi ska uppnå?

Lönen ska inom ramen för tillgängligt löneutrymme spegla din arbetsprestation och ditt bidrag till verksamheten.

Din lön

Lön är ersättning för utfört arbete. GR tillämpar Individuell lönesättning. Din lönenivå kan du påverka vid:

Nyanställning

Med nyanställning menas när du anställs första gången på GR men även när du rekryteras till en ny befattning inom GR.

Det är vid nyanställningstillfället som du förhandlar din lön, i och med att ett nytt anställningsavtal ska ingås. Vid nyanställning sätts din lön utifrån

• din utbildning

• din tidigare arbetslivs- och yrkeserfarenhet • din kompetens

• befattningens ansvarsnivå och svårighetsgrad

• de befogenheter och uppgifter som följer av befattningen • löneläget på GR, på orten och i branschen

Årlig lönerevison

Inför lönerevisonen sker en bedömning utifrån • eventuella förändringar i ansvar och befogenheter • dina prestationer och din måluppfyllelse

Som medarbetare kan du i samband med ditt lön-och medarbetarsamtal lyfta fram skäl du anser ska ligga till grund för att din lön ska förändras.

Löneprocessen GR

Löneöversynen är en del i verksamhetsplaneringen.

I budgetprocessen ska verksamhetsområdena ange kommande behov av löneökningsutrymme. För GR som helhet fastställs ett löneökningsutrymme årligen utifrån de möjligheter och behov som finns i verksamheterna. Hänsyn tas också till de centrala avtalen.

2

GRs löneprocess kan sammanfattats i följande modell:

Arbetsgivarens ansvar

Administrativa avdelningen har ansvar för att

• samordna övergripande delarna i löneprocessen

• genomföra lönekartläggning var tredje år och detta ur ett jämställdhetsperspektiv • hålla tidplanen för löneprocessen

Chefens ansvar

Chefen har en nyckelroll i verksamhetsplaneringen och i den individuella lönesättningen.

Chefen ansvarar för att

• kommunicera verksamhetens mål till medarbetarna • tydliggöra varje enskild medarbetares mål och uppgift

• stimulera medarbetarna till medskapande och möjlighet att påverka arbetets innehåll • känna till GRs löneprocess och kommunicera den med sina medarbetare

3

• planera in tid för medarbetarsamtal och lönesamtal så att de kan genomföras enligt tidplan • bedömer varje enskild medarbetares prestation och beslutar om lön för varje medarbetare • Hålla sig inom av förbundsdirektören fastställd löneökningsram

Medarbetarens ansvar

Varje medarbetare har genom sitt anställningsavtal skyldighet att följa de så kallade allmänna skyldigheterna. Medarbetare har ett ansvar att vara delaktig vid arbetet med verksamhetsplanering och andra gemensamma aktiviteter för arbetsplatsen.

Medarbetarna ska känna till och förstå verksamhetens mål, vara klar över sina arbetsuppgifter och vad det egna arbetet betyder för helheten.

Medarbetaren ansvarar för att

• aktivt delta i dialogen om lönekriterierna och dess betydelse

• vara aktiv på löne- och medarbetarsamtal och ta ansvar för sin egen kompetensutveckling • ta del av chefens motivering och lönebesked

• kvittera utfallet av löneprocessen senast 10 dagar efter samtalet

Anställningsavtalets minimikrav

I anställningsavtalet ingår en del grundkrav, allmänna skyldigheter, som att • utföra arbete

• följa ordningsföreskrifter • följa arbetsmiljöregler • samarbeta

• vara lojal: respektera fattade beslut och överenskommelser samt verka för helhetens bästa

Dessa kan ses som minimikraven på en förväntad prestation. Förutsättningar för ytterligare löneökning ska bedömas utifrån prestationer av fastställda mål och lönekriterier.

4

GRs lönekriterier

Resultat

Chefen bedömer om

• Du har uppfyllt mål och aktiviteter i uppdraget

• Du har bidragit till verksamhetens utveckling och framgång • Du har arbetat aktivt med förbättringsarbete

Professionalitet

Chefen bedömer om

• Du har haft fokus på uppdraget och de vi är till för • Du har omsatt din yrkesskicklighet i arbetet

• Du har utövat gott medarbetarskap och engagemang för helheten • Du har tagit ansvar för din egen professionella utveckling

Behöver förbättras: är en tydlig signal om att delar av medarbetarens insatser behöver förbättras

(handlingsplan tas fram)

Bra: innebär att medarbetaren når de uppställda kriterierna, dvs. man har nått en förväntad insats Mycket bra: innebär att medarbetaren överträffat de uppställda kriterierna

Föredömlig: innebär att medarbetaren konsekvent och med marginal överträffar uppställda kriterier och är en

tydlig förebild för andra

red 2014-06-24/MLJ Dnr. 2006-62.020

Inkö ps- öch upphandlingspölicy

Gö tebörgsregiönens kömmunalfö rbund

(GR)

GR köpte varor och tjänster årligen för ca 200 miljoner kronor. En övergripande policy för inköp och upphandling antogs av GRs ledningsgrupp 2006 och har därefter uppdateras löpande.

Innehåll

Inköps- och upphandlingspolicy Göteborgsregionens kommunalförbund (GR)…..s. 2 Kommentarer till Inköps- och upphandlingspolicy, GR………s. 3 - 6 Vanliga frågor – om upphandling och inköp……….s.7

2

Syftet med denna policy är att:

 Stödja GRs verksamheter i sitt uppdrag att möta medlemskommunernas behov.

 Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens.

 Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan.

 Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och GRs riktlinjer.

Omfattning

Denna policy gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom GR.

Förhållningssätt

GRs agerande skall medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens.

 Inköp och upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt och när det är möjligt med sociala/etiska hänsyn.

 Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn.

 Företrädare för GR skall agera på ett affärsetiskt korrekt sätt.

Samordnad upphandling

Samordnad upphandling är av strategisk betydelse för göteborgsregionen som helhet för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö.

Samordningen minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för GRs upphandlingar och inköp. Upphandlingsbolaget har i uppdrag att genomföra samordnad upphandling inom de områden där det finns gemensamma intressen.

Avtalstrohet

En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att stadens förvaltningar och bolag (inklusive GR) använder de ramavtal som tecknats.

Ansvar

GRs ledningsgrupp ansvarar för:

 Att fastställa riktlinjer för verksamheten med denna policy och tillhörande kommentarer som grund.

 Att personal som handlägger inköps- upphandlingsärenden har relevant kunskap om gällande policies, riktlinjer och lagstiftning,

 Att medverka i och verka för samordnad upphandling.

Kommentarer till Inköps- och upphandlingspolicy, GR

Inledning

Kommentarerna förklarar på ett tydligare och mer detaljerat sätt vad som anges i policyn. Inköps- och Upphandlingspolicyn samt kommentarerna ger en vägledning i hur förtroendevalda och anställda skall agera i när det gäller upphandling och inköp inom GR.

3

Policyns syfte

 Policyns viktigaste syfte är att stödja GRs verksamheter i sitt uppdrag att möta

medlemskommunernas behov. Policyn ger en plattform och en inriktning för hur

verksamheten skall agera i inköps- och upphandlingsfrågor. Administrativa besparingar avseende tid och resurser uppnås till nytta för medlemskommunerna.

 Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl

fungerande konkurrens.

För att kunna säkerställa en långsiktig affärsmässighet är det av stor vikt att det inom respektive område finns en uthållig och väl fungerande marknad. GRs samlade agerande vid inköp och upphandling skall medverka till en sådan marknadssituation.

 Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med

minsta möjliga miljöpåverkan.

Relevanta krav på funktion, kvalitet, miljö och i förekommande fall sociala hänsyn skall vara en naturlig del i all inköps- och upphandlingsverksamhet inom GR. Kostnadsnivån är direkt avhängig den kravbild som ställs vid upphandlingen.

 Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och

stadens riktlinjer.

Lagen (2007:1091, 1092) om offentlig upphandling (LOU) inom klassiska sektorn respektive försörjningssektorn är det övergripande regelverket för offentlig upphandling. Lagen, och dess tillämpning, utgör vägledning för huruvida en verksamhets upphandling skall ske inom ramen för det regelverk som lagen anger.

Då varje upphandling är unik måste den lagstiftning som är direkt hänförlig till den produkt/tjänst som är föremål för upphandling alltid beaktas. GRs policys, regler, riktlinjer och avtal inom olika områden skall alltid följas i samband med upphandling och inköp.

Policyns omfattning

Policyn gäller för all inköps- och upphandlingsverksamhet av varor, tjänster och entreprenader inom GR oavsett om upphandling/inköp sker inom ramen för LOU eller inte. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader.

Förhållningssätt

Affärsmässighet

Affärsmässighet innebär att alla faktorer, som behövs för att inköp och upphandling skall bli

ekonomisk och ändamålsenlig för verksamheten, beaktas. Detta uppnås genom att den konkurrens som finns på marknaden utnyttjas. GR skall i sina inköp och upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydliga, behandla samtliga anbudsgivare/anbudssökande lika samt göra inköpen och upphandlingarna kända på marknaden.

Ovidkommande hänsyn

Det är förbjudet att diskriminera leverantörer, anbudsgivare och anbudssökande. Alla skall behandlas lika och få samma information vid samma tillfälle.

Sociala och etiska krav

Inför all upphandling skall göras en bedömning om det är möjligt att ställa sociala/etiska krav. Vid bedömning skall vägas bl. a. branschförhållanden, antalet möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser mm. När sociala/etiska krav ställs i upphandling skall det ske på ett sådant sätt att gällande

upphandlingslagstiftning följs.

Detta betyder också att det måste ske en uppföljning/kontroll av att ställda krav efterlevs. (Sociala och etiska krav: Krav som möjliggör fortsatt arbete för ett socialt långsiktigt hållbart samhälle. Hänsyn ska tas till ILO:s kärnkonvention nummer 138 (Om minimiålder för arbete), 182 (Om förbud mot

4 barnarbete), 100 (Om lika lön för lika arbete oavsett kön), 111 (Om diskriminering ifråga om

anställning och yrkesövning), 29 (Om förbud mot tvångs- och straffarbete), 105 (Avskaffande av tvångsarbete), 87 (Om föreningsfrihet och organisationsrätten), 98 (Om organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten). Dessutom FN:s barnkonvention nr 32.)

Kriterier för sociala hänsyn

Varje upphandlande myndighet har att bedöma om det är möjligt att ta sociala hänsyn vid upphandling. När sociala krav utformas är det viktigt att enheten är medveten om de EG-rättsliga principerna samt ser till att konkurrens och affärsmässighet tillvaratas och att ställda villkor är möjliga att kontrollera, såväl ur laglig som praktiskt synpunkt. Sociala hänsyn i upphandlingar kan exempelvis vara anställningsvillkor, antidiskrimineringsklausuler, krav på tillgänglighet och användbarhet för personer med funktionsnedsättning samt även viss standard på arbetsmiljön och möjliggörande av praktikplatser.

Dessutom kan sammansättningen på personalen inrymmas i sociala hänsyn, exempelvis en viss andel funktionsnedsatta, långtidsarbetslösa eller att anbudsgivaren vid utförandet av arbetet aktivt gör något för att främja jämlikhet eller mångfald. Det är möjligt att ställa sociala krav i alla faser av en

upphandling, dvs. i kvalificeringsfasen, utvärderingsfasen eller som ett s.k. särskilt kontraktsvillkor. Det synes dock vara mest affärsmässigt att ställa upp kravet som ett särskilt kontraktsvillkor.

Affärsetik

Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, men även ett i övrigt etiskt agerande och ger därför ytterligare en vägledning i det gemensamma uppträdandet. Leverantörer och anbudsgivare är viktiga och skall känna trygghet när det gäller att känslig

information ej utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal. Inga orimliga eller onödiga krav skall ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller missgynnas.

Förtroendevalda och anställda skall inte ha personliga intressen i leverantörsföretag (jäv) som kan påverka utgången av en upphandling eller ett inköp.

Rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer skall alltid betalas av förvaltningen/bolaget. Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer skall undvikas. Här skall Kommunstyrelsens anvisningar rörande muta och bestickning särskilt beaktas och följas. Leverantörer skall inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som vi inte har befogenheter eller laglig möjlighet att uppfylla.

Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjar GR en god affärsetik, vilket i sin tur gör förbundet till en trovärdig aktör på både den offentliga och privata marknaden.

Samordnad upphandling

GR har genom avtal utsett Upphandlingsbolaget i Göteborgs Stad som sin inköps central och omfattas därmed av de ramavtal som Upphandlingsbolaget upphandlar. GR ska ta tillvara att Göteborgs Stad är en stor organisation och betydelsefull köpare genom att genomföra samordnad upphandling inom områden där det finns gemensamma intressen.

Genom referensgrupper skall hela stadens samlade kompetens tas tillvara för att skapa så bra gemensamma ramavtal som möjligt. Upphandling av ramavtal skall alltid ske med aktivt deltagande av de förvaltningar/bolag som har den mest lämpliga kompetensen gällande de produkter/tjänster som avses. GR skall ingå i relevanta referensgrupper för förbundets verksamhet.

Gemensamma ramavtal omfattar hela stadens volym, inkl. GR och övriga kommuner och bolag ansluta till Upphandlingsbolaget) samt säkerställer att miljö- och kvalitetskrav beaktas. I normalfallet

5 är ramavtalets villkor mycket fördelaktigare än vad en enskild verksamhet kan uppnå genom separat upphandling.

GR skall inte genomföra upphandlingar i egen regi där ramavtal finns.

Avtalstrohet

Ramavtal ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för avrop under en viss given tidsperiod.

Avtalstrohet mot tecknade ramavtal är en självklarhet. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor samt innebär att stadens trovärdighet som kund ökar. Leverantören tvingas att lämna anbud i konkurrens när upphandling sker. Detta skapar en konkurrenssituation som gynnar både staden och de leverantörer som uppfyller ställda krav. Avtalstrohet skapar ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar.

Vid inköp och innan eventuell upphandling sker skall alltid förekomsten av ramavtal kontrolleras. Finns ramavtal skall dessa användas.

Ansvar

Samtliga avdelningar på GR ansvarar för att gällande lagstiftning, GRs policys och riktlinjer följs, att ansvar och befogenheter i inköps- och upphandlingsfrågor inom organisationen tydliggörs samt att medarbetare har den kompetens som krävs för att genomföra inköp och upphandlingar inom aktuellt område.

GRs revisorer har särskilt ansvar att löpande följa upp GRs inköps- och upphandlingsverksamhet.

Upphandlingsbolagets uppdrag och roll

Upphandlingsbolaget är genom tecknat avtal GRs inköpscentral med samma uppdrag som bolaget har för Göteborgs Stad.

Bolaget är Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster.

Bolaget ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Bolaget ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och ska utöver sitt grunduppdrag ha en stödjande och konsultativ roll i förhållande till stadens förvaltningar och bolag.

Bolagets agerande i marknaden ska präglas av långsiktig affärsmässighet och leda till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Vid samordnad upphandling ska Stadens samlade kompetens tillvaratas för att skapa så bra avtal som möjligt.

Övrigt

Inköps- och upphandlingspolicyn och LOU omfattar inte försäljning, uthyrning eller hyra av lokal. Ej heller anskaffning av eller nyttjanderätt till fastighet, byggnad eller annan egendom som utgör fast egendom. Vid oklarheter gällande denna policy hänvisas till LOU, där såväl omfattning som undantag beskrivs.

6

Inköps- och Upphandlingsprocessen

7

Vanliga frågor om Upphandling

Måste GR använda ramavtalen?

Ja, om ramavtal finns så ska dessa användas. GR är med på samtliga av Upphandlingsbolagets befintliga ramavtal (operatörstjänster telefoni undantaget).

Kostar det något för GR att vara med på ramavtalen?

Anslutningen till Inköpscentralen innebär en grundavgift på 250 00 kr per år. Från beloppet räknas faktiskt avropad volym av. Om man köper för 25 miljoner kr eller mer utgår alltså ingen avgift alls. Så länge GR är avtalstrogna i sina inköp och handlar från ramavtalen så täcker det kostnaderna genom att de upphandlade leverantörerna betalaren provision till Upphandlingsbolaget baserat på det värde GR har köpt varor och tjänster för.

Vilka beloppsgränser gäller vid direktupphandling?

Kontraktets totala värde för organisationen uppgår till högst 28 % av tröskelvärdet (från 140701) Tröskelvärdet 14011 = 1.806 427 kr * 28% = 505.800 kr.

Var hittar jag ramavtalen?

I Winst hittar du all information om stadens ramavtal. Dessutom har vissa ramavtalsleverantörer sökbara produktkataloger inlagda. Du kan få detaljinformation om produkterna såsom tex. pris, förpackningsstorlek mm. Winst visar vilka produkter som är nettoprissatta och vilka som är miljöanpassade med symboler. http://winst.goteborg.se/

 Användarnamn: avtal@uhb.goteborg.se

 Lösenord: winst

På Upphandlingsbolagets hemsida finns också interaktiva utbildningar i Winst>>

Var annonseras aktuella upphandlingar?

Alla Upphandlingsbolagets upphandlingar annonseras på marknadsplatsen www.upphandlingar.nu

Var lämnar vi synpunkter på avtalen?

Genom att kontakta ansvarig handläggare på Upphandlingsbolaget. GR har också möjlighet att medverka i referensgrupper vid upphandlingar.

Vem har rätt att använda avtalen?

Göteborgs stad med förvaltningar och bolag samt de organisationer och kranskommuner som har tecknat avtal med Upphandlingsbolaget.

Vem får använda sig av upphandlingar.nu?

Alla förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad, samt grannkommunerna i Göteborgsregionen, kan annonsera sina upphandlingar här (www.upphandlingar.nu). Första gången måste man anmäla sig genom att fylla i vissa uppgifter och därefter får man sitt eget användarid och lösenord. Tjänsten är gratis.

Vanliga uttryck vid upphandling

På Konkurrensverkets hemsida finns ett Ordlista att söka i som täcker in de flesta uttryck och ord som används vid upphandling.

2005-10-19 Reviderad 2013-03-18

Policy fo r och hantering av IT pa GR

Antagen av GRs ledningsgrupp den 19 oktober 2005. Reviderad löpande.

IT-Policy

Datorn är ett av våra viktigaste arbetsverktyg för att uppnå verksamhetens mål. Datorn används för att söka, samla in, bearbeta och sammanställa information, kommunicera med internt och externt, utforma informationsmaterial m.m.

GRs IT plattform för klienter (arbetsstationer) består av PC datorer utrustade med Windows operativsystem, Officeprogram (Word, Excel, Outlook och PowerPoint), antivirus samt gratisprogrammen Filezip, Primopdf och Acrobat Reader. Därutöver finns en rad specialprogramvaror för särskilda arbetsuppgifter.

Det är viktigt att alla medarbetare behärskar de delar i vår IT-plattform som krävs utifrån var och ens arbetsuppgifter. Då kan vi ge våra kunder och samarbetsparters den service de förväntar sig och vara effektiva i vårt arbete.

Denna policy är till för att GRs informationssäkerhet ska vara så hög och funktionell som möjligt.

1.

Generella riktlinjer

Målet för IT-användningen inom GR är att vi ska vara en modern organisation där alla medarbetare kan använda tekniken på ett effektivt sätt för att utföra sitt arbete väl och ge bästa tänkbara service. IT ska också vara ett verktyg som stödjer ett

gränsöverskridande arbetssätt, både internt och externt. Det innebär att vi ska vara öppna för att utveckla teknikanvändningen till nya områden så länge det innebär en förbättrad service och/eller effektivare verksamhet.

a. Alla medarbetare på GR ska ha tillgång till en dator.

b. Alla medarbetare ska behärska grunderna i operativsystemet Windows, och Officeprogramvarorna. De som önskar erbjuds grundläggande utbildning i dessa program inom ramen för kompetensutveckling.

c. Hänsyn tas till särskilda önskemål om ergonomiskt utformad utrustning för att minimera risken för belastningsskador och dylikt.

2.

Säkerhet

”Användarvänlighet och hög IT-säkerhet är två motpooler som sällan möts. De flesta datalösningar är en kompromiss däremellan”

2 Målsättningen med GRs IT-policy är att hitta den nivå på IT-säkerhet som är så nära detta möte som möjligt. En policy för IT-säkerhet på GR grundar sig i att det är informationen i sig som behöver skyddas och inte i första hand några

”företagshemligheter”.

Utgångspunkten är att minimera risken att obehöriga tar sig in i GRs system och kan förstöra den information som finns. Policyn avser också att ge information till medarbetare på GR som ökar kunskapen om vad varje person kan göra för att

medverka till en så säker och stabil IT-miljö som möjligt. GR har en vision att vara en öppen och flexibel verksamhet. Med öppenhet och flexibilitet finns också en risk för ökad sårbarhet. Mot denna bakgrund ökar kraven på IT-säkerhet.

Ambitionen är att GRs policy för IT-säkerhet ska vara anpassad både till den omvärld vi befinner oss i och samtidigt ligga på en nivå som gör att medarbetare på GR

gemensamt kan ta ansvar för att IT-säkerheten hålls på denna nivå.

Målsättningen är också att GR skall uppfattas som en säker samarbetspartner för alla våra kunder, samarbetspartners och leverantörer.

a. IT-säkerhetsarbetet skall inriktas på att säkerställa:

i. Hög tillgänglighet till information och tjänster

ii. Informationens riktighet genom skydd mot oavsiktlig förvanskning.

iii. Behörighetskontroll – vem har tillgänglighet

iv. Spårbarhet – vem har gjort vad

v. Sekretess och möjlighet till skyddad kommunikation

b. Ansvar och organisation

i. Övergripande ansvar och organisation

Förbundsdirektör på GR har det yttersta ansvaret för säkerheten. IT-frågorna hör till Administrativa avdelningen och ansvaret för IT på GR har delegerats till Controller och grupp. grupp består av IT-Controller, supportansvarig från avdelningarna samt representanter (tekniker och säljare) från det företag som vi köper teknisk support ifrån (Alpha IT)

IT-säkerhetspolicy fastställs av GRs Ledningsgrupp. Policyn kan kompletteras löpande med information och förtydliganden av IT-Controller.

Administrativa chefen och IT-gruppen på GR är tekniskt ansvariga för GRs samtliga IT-lösningar och kommunikationsnät, samt för driften av dessa. Avtal finns sedan med leverantörer för support, mjuk- och hårdvara.

Avdelningschef ansvarar för att medarbetare i verksamheten har kunskap om och agerar utifrån och följer gällande policy och riktlinjer inom IT.

3

ii. System- och driftansvar 1. Systemägare:

För GR-gemensamma system är GR systemägare och IT-Controller ansvarig systemförvaltare. För avdelningsspecifika system är respektive avdelning systemägare och det finns en systemförvaltare utsedd för respektive system. Exempel på sådana system är Wasa och Indra.

Systemägaren ansvarar för:

- Att analys av säkerhetsbehov genomförs med hänsyn till informationsinnehåll och verksamhetskrav. Säkerhetskraven ska vara inriktade på tillgänglighet, riktighet, sekretess och

spåbarhet.

- Att riktlinjer för behörighetstilldelning utarbetas - Att tekniskt ansvarigs säkerhetskrav uppfylls

2. Tekniskt ansvarig:

För den tekniska säkerheten på GR har IT-gruppen ansvar. För att utföra detta åtagande finns supportavtal tecknat med extern leverantör, som genom avtalet tagit på sig det tekniska ansvaret.

Tekniskt ansvarig ansvarar för:

-Att analyser av den tekniska säkerheten genomförs med hänsyn

till tillgänglighet, riktighet, sekretess och spåbarhet samt att påvisade brister åtgärdas

-Att systemägarens säkerhetskrav uppfylls tekniskt

iii. Behörighetsansvar

1. Behörighetsansvarig:

- Behörighetsansvariga är GRs IT-grupp samt systemförvaltare för verksamhetsspecifika system.

- Behörighetsansvarig beslutar om tilldelning av åtkomsträttigheter till GRs gemensamma och

verksamhetsspecifika system samt ansvarar för uppföljning och tilldelning av behörigheter. Tilldelning och uppföljning skall följa av systemägare och tekniskt ansvarig fastställda riktlinjer. - Endast behöriga användare och GR-ägda datorer får logga in/ansluta sig till GRs interna nätverk.

3. Teknik och ansvar GRIT – gemensam IT på GR

Driftsäkerhet i nätverk och servrar har mycket hög prioritet. Tekniknivån behöver inte var den senast tillgänglig, men ska vara uppdaterad, driftsäker och ändamålsenlig. Följande delar ska kontinuerligt följas upp av tekniskt ansvarig:

4

b. Prestanda och driftsäkerhet i servrar.

c. Verksamhetskritiska servrar skall särskilt säkerställas; till dessa räknas

i. Exchangeserver – e-post

ii. Ekonomiservrarna – ekonomisystem och kursadministration

iii. Fileserver – lagring av dokument

iv. Internetserver – GRs webbsidor

d. Elförsörjningen ska vara stabil och UPS-kapacitet ska finnas för samtliga servrar och medge säker nedstängning vid störning i elförsörjningen.

e. Back-up rutiner för att all information på samtliga nätverksservrar säkerställs och att information lagras säkert och tillräckligt länge.

f. Nivån på virusskydd och skydd mot obehörigt intrång i GRs system och nätverk ska vara hög.

g. Temperaturen i serverrummet ska befinna sig mellan 18-25 grader. Vid överskridande 26 grader går utryckningslarm till Securitas.

GR:

S JÄMSTÄLLDHETS

-

OCH MÅNGFALDSPLAN

Innehåll

Inledning ... 3 Jämställdhets- och mångfaldsgruppen i korthet ... 4

Om JoM ... 4 JoM-gruppen under 2012 ... 4

GR:s mål i jämställdhets- och mångfaldsarbetet ... 5

GR:s interna arbete ... 5 GRs externa roll ... 5

Aktivitetsplan 2012-2013 ... 6

1. Lönekartläggning ... 6 2. Jämställdhets- och mångfaldsenkät ... 6 3. Aktivitet för GR:s medarbetare ... 6 4. Kompetensutveckling JOM-gruppen ... 7 5. Övriga aktiviteter JOM-gruppen ... 7

Inledning

Jämställdhets- och mångfaldsplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) är ett levande dokument som syftar till att ge riktlinjer för det kontinuerliga arbetet med jämställdhet och mångfald inom förbundet.

Jämställdhets- och mångfaldsplanen tas fram av GRs jämställdhets- och mångfaldsgrupp (JoM-gruppen) på uppdrag av förbundsdirektören och efter samråd med GRs ledningsgrupp. JoM-gruppen är sammansatt av personal från GRs olika avdelningar och arbetar på

förbundsdirektörens uppdrag, som en beredning till ledningsgruppen.

GRs arbete med jämställdhets- och mångfaldsplanen är i linje med ambitionerna i

diskrimineringslagen som säger att arbetsgivare med fler än 25 arbetstagare vart tredje år ska upprätta en plan för sitt jämställdhetsarbete. GRs jämställdhets- och mångfaldsplan fokuserar på jämställdhet mellan män och kvinnor men tar också upp mångfaldsfrågor som etnisk eller religiös diskriminering samt diskriminering pga. sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Planen är i linje med GRs framtagna värdegrund som betonar människors lika värde och en respektfull behandling för alla anställda. Ledorden där är kreativitet, nyfikenhet, engagemang, dialog/tillit och professionalitet.

Planens långsiktiga mål är att GR ska ha en bra balans i organisationens personalstruktur och därför sträva efter att vara en möjlig arbetsplats för personer oberoende av kön, ålder,

funktionsnedsättning, sexuell läggning eller etniskt ursprung.

Samtidigt ska kvalifikationer, lämplighet, erfarenheter och förmåga att uppnå resultat vara vägledande när det gäller rekrytering och utveckling av personal, för att GR ska kunna fortsätta att lösa och utveckla sina uppgifter. I ett framgångsrikt jämställdhets- och mångfaldsarbete är det viktigt att även ta sådana kompetensfaktorer i beaktande.

Göteborg 2013-06-01 Nils-Gunnar Ernstson Förbundsdirektör

Jämställdhets- och mångfaldsgruppen i korthet

Om JoM

Jämställdhets- och mångfaldsgruppen är sammansatt av personal från GR:s alla avdelningar. Medlemmarna i gruppen ska medverka under minst ett år. Uppdraget för JoM-gruppen är att utarbeta en plan som fokuserar på jämställdhet mellan män och kvinnor och mångfaldsfrågor som etnisk eller religiös diskriminering, samt diskriminering pga sexuell läggning eller funktionshinder. Planen ska upprättas var tredje år. Syftet med JoM-gruppen är att den:

 Ska vara en beredningsgrupp till ledningsgruppen för att följa upp, revidera och levandegöra jämställdhets- och mångfaldsplanen

 Ska skapa kommunikation och diskussion kring de aktuella frågorna på arbetsplatsen och på varje avdelning

 Ska vara utbildande och utvecklande för gruppens medlemmar

JoM-gruppen har för sitt arbete 100 timmar/år som kan disponeras fritt mellan deltagarna beroende på arbetsinsats. I GR:s budget finns 4 000 kr/år för till exempel gemensamma aktiviteter.

JoM-gruppen under 2012

Under 2012 har JoM-gruppen på GR bestått av följande personer:

Sara Nordenhielm, FoU i Väst Svante Sjöstedt, GR Planering Ulrik Fostvedt, GR Utbildning

Ulrica Furby, GR Kompetens (fr okt 2012)

Ritva Stålhammar, GR Administrativa avdelningen

JoM-grupp har haft fem möten under 2012. Fokus i arbetet har varit:

 uppföljning och revidering av GR:s JoM-plan

 att följa och delta i arbetet med lönekartläggningen

 att utarbeta jämställdhet och mångfaldsenkät

 gemensam aktivitet för personalen

GR:s mål i jämställdhets- och mångfaldsarbetet

GR ska motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. GR ska verka för att vara en öppen och tillåtande arbetsplats för alla medarbetare.

GR:s interna arbete

GR ska verka för en jämnare könsfördelning inom alla åldersgrupper.

GR arbetar mot en nollvision mot könsdiskriminering och trakasserier. Detta mål ska regelbundet mätas och följas upp via en medarbetarenkät/jämställdhetsenkät.

Löneskillnader på grund av kön ska inte förekomma på likvärdiga arbetsuppgifter med liknande kompetens och erfarenhet. Löneskillnader mellan män och kvinnor generellt på GR bör ses över beträffande ålder, befattning, erfarenhet, fast anställning och så vidare.

GR som arbetsplats ska underlätta kombinationen av arbets- och familjeliv.

Den etniska mångfalden ska ökas och könsfördelningen utjämnas genom att detta beaktas vid rekryteringar och i nätverksarbete. GR ska arbeta för tydlighet och synlighet genom att medvetandegöra mångfaldsperspektivet tidigt i rekryteringsprocessen.

Anställda inom GR ska ha lika möjlighet till kompetensutveckling, utbildning och karriärutveckling.

Roterande grupper som arbetar med jämställdhets- och mångfaldsplan innebär ett ökat lärande i jämställdhets- och mångfaldsfrågor bland alla medarbetare.

GRs externa roll

Det är viktigt att jämställdhets- och mångfaldsarbetet även inkluderar GR:s externa arbete. Det innebär att informationsmaterial, kurser och konferensutbud, nätverksarbete och andra aktiviteter i GR:s regi ska spegla jämställdhet och mångfald.

GR som offentlig verksamhet, myndighetsutövare (gymnasieantagningen, regionplaneorgan, GRVux) och utbildningsanordnare ska följa befintlig lagstiftning kring diskriminering och tillgänglighet.

GR:s verksamhet som innebär ett myndighetsutövande ska göras tillgänglig för personer med funktionsnedsättningar.

Aktivitetsplan 2012-2013

Aktivitetsplanen revideras varje år.

1. Lönekartläggning

Enligt Diskrimineringslagen (2008:567, 10-12§§) är arbetsgivaren skyldig att genomföra en lönekartläggning och analys vart tredje år. Lönekartläggningen och analys ska innehålla:

- Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor

- Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt.

Arbetsgivare med 25 eller fler anställda ska också upprätta en handlingsplan för jämställda löner. I planen anges vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behövs för att uppnå lika lön för lika och likvärdig arbete. Planen ska också innehålla en kostnadsberäkning och en tidsplan.

Aktivitet:Minst vart tredje år ska en lönekartläggning, analys och handlingsplan för jämställda löner genomföras.¨

Åtgärd: Under 2012 har en lönekartläggning påbörjats. Ansvarig för arbetet är Anette Arnell,

administrativ chef, ADA-gruppen. Till arbetet har en samverkansgrupp knutits med representanter från JOM-gruppen och facket. Representant för JOM-gruppen är Svante Sjöstedt. JOM-gruppen har ett ansvar att följa kartläggningen.

2. Jämställdhets- och mångfaldsenkät

Ett aktivt och åtgärdsinriktat jämställdhets- och mångfaldsarbete förutsätter god kunskap om situationen på arbetsplatsen. Kartläggningar av nuläget kan ligga till grund för ett

förbättringsarbete.

Aktivitet: JOM-gruppen ansvarar för en årlig jämställdhets- och mångfaldsenkät som utgår

från målområden i lagen och i GR:s jämställdhets- och mångfaldsplan.

Åtgärd:JOM-gruppen inleder arbetet med att ta fram en enkät under 2012. Enkäten har skickats ut till samtliga av GR:s medarbetare under våren 2013. Resultaten kommer att analyseras och kommuniceras med GR:s medarbetare.

3. Aktivitet för GR:s medarbetare

Jämställdhets- och mångfald ska genomsyra hela GR:s organisation. GR:s medarbetare ska få möjlighet till kunskap och lärande när det gäller jämställdhet och mångfald på arbetsplatsen.

Aktivitet:En arbetstimme per år avsätts för en gemensam aktivitetet för samtliga medarbetare på temat jämställdhet och mångfald.

Åtgärd:JOM-gruppen anordnade hösten 2012 ett frukostseminarium med Live Stretmo, forskare vid institutionen för sociologi och arbetsvetenskap Göteborgs universitet, på temat jämställdhet i arbetslivet. Under hösten 2013 kommer ytterligare en aktivitet att anordnas för GR:s medarbetare.

4. Kompetensutveckling JOM-gruppen

Syftet med JOM-gruppen är att den ska vara utbildande och utvecklande för gruppens medlemmar.

Aktivitet:JOM-gruppen ska varje år delta i en kompetensutvecklande aktivitet för att få ny kunskap och nya perspektiv som berikar arbetet.

Åtgärd: Kompetensutveckling 2012 har främst handlat om lönekartläggningen. Under 2013

har två av gruppens medlemmar deltagit på en utbildningsdag kring mångfaldhet och diskriminering. Ytterligare lämplig aktivitet genomförs under 2013.

5. Övriga aktiviteter JOM-gruppen

Efter det att enkäten utförs kommer den att redovisas till ledningsgruppen. Visar JoM-enkätens resultat att det finns områden där diskriminering sker, så kan gruppen agera med

2008-04-25 Dnr 06-168.015

GRs interna miljö pölicy öch riktlinjer

Inriktning

Målet med GRs interna miljöarbete är att på ett medvetet sätt bidra till en bättre miljö genom att minska resursförbrukningen i verksamheten samt ha ett aktivt kretsloppstänkande. Att ta hänsyn till miljön ingår som en naturlig del i den dagliga verksamheten på alla områden.

När vi utför vårt arbete skall vi vara medvetna om vår egen miljöpåverkan. Denna påverkan uppkommer som följd av innehållet i de tjänster vi producerar och hur vi till exempel använder våra lokaler, reser i tjänsten och gör våra inköp.

Vi bidrar aktivt till att verka för en hållbar utveckling och når goda resultat i miljöarbetet genom kunniga och engagerade medarbetare som tar ansvar för en god miljö.

Målområden och riktlinjer

GRs interna verksamhet består huvudsakligen av kontorsarbete, men också av kopiering av dvd skivor, nyttjande av externa tjänster såsom tryckning av broschyrer, anlitande av transporter och konsultjänster.

Följande områden är av betydelse för att minimera miljöpåverkan och ha ett kretsloppstänkande:

 Inköp av varor

 Energi- och vattenförbrukning

 Avfallshantering

 Resor och externa tjänster

Nedan följer riktlinjer för hur vi kan bidra till en bättre miljö:

Kontoret

 GR strävar efter att vara det miljövänliga kontoret genom att: o datorerna har en ”TCO-märkning” eller motsvarande o datorer skall vara avstängda efter arbetstid

o minska pappersförbrukningen genom att skriva ut dubbelsidigt o använda miljövänligt papper

o ställa in skrivare på lägre standard av utskriften för att spara på färg o städning av kontoret sker med ett miljöcertifierat städföretag

2

Lokaler och avfall

 I samråd med övriga hyresgäster i huset och hyresvärden ska vatten- och energiförbrukningen minimeras.

 Avfall ska källsorteras.

Transporter

Transporter görs i största möjliga utsträckning med miljövänliga alternativ.

Kemikalier

Det ska finnas en aktuell kemikalieförteckning.

Medarbetare

Medarbetarna ska stimuleras att använda miljövänligare transportmedel (tåg, buss, spårvagn, cykel) vid resor till och från arbetet.

 Tjänsteresor ska företas med de mest miljövänliga alternativen förutsatt att dessa inte ger orimligt längre resor. GR tillhandahåller cyklar i tjänsten.

Varor och tjänster

 Vid inköp av varor och tjänster ska miljökrav ställas på företagen.

I första hand ska miljödiplomerade eller miljöcertifierade företag anlitas. Miljömärkta/ekologiska produkter såsom Svanen, Falken, EU-blommar, rättvisemärkt eller KRAV etc ska väljas om sådana finns tillgängliga. GR ingår i Upphandlingsbolagets ramavtal och följer därmed deras miljöpolicy.

Ansvar och organisation för det interna miljöarbetet

Förbundsledningen har det yttersta ansvaret för miljöarbetets genomförande och administrativa avdelningen har ansvaret för att denna miljöpolicy hålls levande och att ett aktivt miljöarbete görs inom GR.

Arbetssätt och genomförande

För att säkerställa att miljöarbetet är aktivt görs en årlig miljörevision från Göteborgs Stads Miljöförvaltning. Revisionen resulterar i ett antal åtgärdsförslag samt till en miljödiplomering.

Årlig handlingsplan

Resultatet av revisionen utmynnar i en årlig handlingsplan. Planen omfattar praktiska åtgärder, utbildningsbehov, kommunikation internt av miljöarbetet. Planen behandlas av GRs ledningsgrupp. Genomförandet av handlingsplanen finansieras ur administrativa avdelningens budget.

3

Miljöinspiratörerna

Det praktiska genomförandet har delegerats till en arbetsgrupp bestående av en representant för varje avdelning (”miljöinspiratörerna”) samt en resursperson från GR Planering. Resurspersonen -ansvarar gemensamt med inspiratörerna för journalföring, rutiner för källsortering, uppdatering av kemikalielista och varuinformationsblad samt organiserar arbetet med miljörevisionen och miljödiplomeringen.

Medarbetarnas engagemang och kunskap är av största betydelse för genomförandet av det interna miljöarbetet. Därför är det viktigt att kunskapsnivån inom miljöinspiratörsgruppen bibehålls på hög nivå. Kommunikationen om det interna miljöarbetet sker främst på personalmöten och via E post. På personalmötena kan det finnas möjlighet att förklara och förtydliga de olika åtgärder som vidtas för att miljöanpassa kontoret. Meddelanden om genomförandet av olika punkter på handlingsplanen kommer att skickas ut vid lämpliga tillfällen.

Läs mer om GRs miljöarbete på intranätet.

Policyn är antagen av ledningsgruppen den 5 mars 2013

För GR

2008-04-25 Dnr 06-168.015

GRs policy om krä nkände

sä rbehändling

Definition av kränkande särbehandling Arbetsmiljöverkets kungörelse, AFS 1993:17,Kränkande

särbehandling, 1 § definierar problemet med s.k. kränkande särbehandling på följande sätt:

"Med kränkande särbehandling avses återkommande Klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap."

På GR skall ingen arbetstagare utsättas för kränkande särbehandling. Alla anställda har ett ansvar för att aktivt verka för ett positivt arbetsklimat och att inte någon utsätts för kränkande särbehandling. Kränkande särbehandling kan bestå av:

att ignorera en arbetstagare att undanhålla information

att frysa ut någon ur gemenskapen

att kritisera eller förlöjliga någon inför andra att förtala eller nedsvärta

att förfölja i olika former, t ex hot och skapande av rädsla, förnedringar (sexuella trakasserier,

trakasserier p g a ras, hudfärg, nationalitet, etniskt ursprung, trosbekännelse, funktionshinder eller sexuell läggning).

Chefen ansvarar för

att arbetet planeras och organiseras så att kränkande särbehandling förebyggs att information ges för att förebygga och motverka kränkande särbehandling att kränkande särbehandling tillse att alla inblandade ges möjlighet till adekvat

hjälp genom att

- ta det formella ansvaret

- ta del av och informera om lagstiftning finnas att tillgå

- ta del av och föra ut interna policyföreskrifter initiera tidiga insatser delta i aktuell utbildning inom det psykosociala området och söka handledning när så krävs

Råd till dig som känner dig utsatt för kränkande särbehandling

- kontakta din chef

- om den som kränker är din närmsta chef ska dennes chef istället kontaktas - tala med din fackliga representant eller skyddsombud

- beskriv vad som hänt – anteckna när, var och hur

Det är arbetsledningens uppgift att svara för att åtgärder snabbt sätts in vid kränkande särbehandling.

2 Arbetsledningen ska också se till att långsiktigt planera verksamheten på ett sådant sätt att särbehandling, mobbning och destruktiva konflikter förebyggs.

2005-06-03 Dnr 05-56.015

GRs Rehabiliteringspolicy

Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk, social och arbetslivsinriktad art, som syftar till att hjälpa den sjukskrivne att återfå bästa möjliga arbetsförmåga. Rehabiliteringspolicyn beskriver det ansvar som åligger chef och medarbetare när en sjukskrivning behöver hanteras. Verktygen fungerar som stöd för samtal, beslut och dokumentation i rehabiliteringsprocessen.

Policyn, beskrivningen av rehabiliteringsprocessen samt verktygen, är levande dokument som förändras efter hand som nya förutsättningar gäller inom t.ex. arbetsmiljölagstiftningen.

Målet med rehabilitering

Målet är att tidigt upptäcka behov av rehabilitering och på bästa möjliga sätt hjälpa medarbetare med stöd och olika insatser.

I första hand syftar rehabiliteringen till att medarbetaren återgår till sitt ordinarie arbete. Om detta av någon anledning inte är möjligt ska andra möjligheter vid arbetsplatsen utredas och prövas. Kan inte berörd avdelning finna någon lämplig sysselsättning initierar PA-funktionen, efter kontakt med berörda i utredningen, möjligheter till omplacering på annan avdelning alternativt externt utanför organisationen, till någon utbildning eller till någon annan överenskommelse.

Tills dess att medarbetaren erhållit ny tillsvidareplacering kvarstår arbetsgivaransvaret hos berörd chef.

Målet med tidig och samordnad rehabilitering är också att i organisationen minska korttids- och långtidsfrånvaron.

Rehabiliteringsprocessen

Förutsättningar

För att nå goda resultat är det viktigt att rehabiliteringsarbetet kommer igång så tidigt som möjligt under sjukskrivningen. Rehabiliteringsutredningen ska göras efter:

- fyra veckors sjukskrivning

- vid upprepad korttidsfrånvaro, sex gånger eller fler under ett år eller - om medarbetaren själv begär att utredning ska göras.

Utredningen görs i samverkan mellan närmaste chef och den sjukskrivne.

Om rehabiliteringsutredning inte behöver göras av naturliga skäl ska Försäkringskassan få

information om detta med en motivering varför arbetsgivaren inte gjort eller kommer att göra någon utredning.

2

Ansvar och uppgifter

Chefens ansvar

Närmaste chef ansvarar för att den arbetslivsinriktade rehabiliteringen och arbetsanpassningen organiseras på bästa sätt för individen, verksamheten och arbetsgruppen.

Detta ansvar innebär att:

- i samråd med den enskilde svara för att behov av rehabilitering klarläggs och att åtgärder för effektiv rehabilitering vidtas

- tillsammans med den sjukskrivne genomföra en rehabiliteringsutredning så snart som möjligt och vid sjukfrånvaro längre än fyra veckor ska rehabiliteringsutredningen skickas till försäkringskassan inom åtta veckor från insjuknandedagen.

- tillsammans med den sjukskrivne göra plan/agenda som kontinuerligt följs upp. Det är viktigt att dokumentera rehabiliteringssamtalen.

- personlig kontakt sker kontinuerligt med den sjukskrivne

- vid behov av stöd och råd kan chefen och eller den sjukskrivne kontakta administrativa avdelningens PA-funktion och/eller Företagshälsovården (FHV). Medarbetarens kontakt med FHV sker efter samråd med sin chef

Cheferna ska ha den kompetens som behövs för att kunna ta sitt ansvar och bedriva ett aktivt arbete vad gäller arbetsmiljö- och rehabilitering.

Medarbetarens ansvar

Detta ansvar innebär att:

- medarbetaren är skyldig att delta i utredning, planering och genomförande av den överenskomna rehabiliteringen samt bidra med information som är av betydelse. Medarbetaren bestämmer t.ex. om facklig representant eller annan stödperson ska delta under rehabiliteringsprocessen.

- vara mån om sin hälsa och arbetsförmåga och säga ifrån när arbetssituationen inte fungerar tillfredsställande

Personalfunktionens ansvar

PA-funktionen inom administrativa avdelningen har ansvar för den övergripande uppföljningen av rehabiliteringsärenden och ser till att rehabiliteringsarbetet bedrivs på ett tillfredsställande sätt i enlighet med denna policy. Om behov finns ger PA-funktionen stöd till de berörda i det enskilda rehabiliteringsärendet.

PA-funktionen ansvarar också för att bevaka vad som händer inom lagstiftningen, att policy och verktyg hålls aktuella och att information och kompetens inom rehabiliteringsområdet förs ut till cheferna.

Resurser i rehabiliteringsarbetet

Företagshälsovården (FHV)

FHV är en resurs i rehabiliteringsarbetet och kan stötta upp med rehabiliteringsinsatser i enlighet med det avtal som tecknats. Överenskommelsen innebär att enskild medarbetare, efter samråd med sin chef, tar kontakt med anvisad kontaktperson på FHV alternativt någon annan i deras team eller mottagningssköterskan för tidsbeställning eller råd om hänvisning.

3 Chef som har behov av hjälp med rehabilitering av medarbetare kontaktar anvisad kontaktperson på FHV eller någon i deras kundteam.

Försäkringskassan

Försäkringskassans (FK) uppgift är att samordna rehabiliteringsverksamheten i de enskilda fallen. Det kan vara när flera olika insatser behövs från t.ex. sjukvård, arbetsgivare och andra som kan medverka i det enskilda ärendet.

I samråd med den enskilde upprättar FK en rehabiliteringsplan som innehåller följande: - vilka åtgärder som behövs

- vem som ansvarar för de olika delarna - tidplanering

- kostnader

- ersättning under rehabiliteringsperioden

FK kan kalla till avstämningsmöte redan två veckor efter det att rehabiliteringsutredning inkommit till FK (enligt nya regler från och med 2005).

FK beslutar om ersättning för inkomstbortfall och prövar rätten till sjukpenning och rehabiliteringsersättning och sköter utbetalningen.

Efter en längre tids sjukskrivning kan FK stödja en återgång i arbete med olika former av insatser. Situationer som kan ge rätt till ersättning är t.ex. arbetsträning under en period eller utbildning under högst ett år. Den sjukskrivne ansöker om rehabiliteringsersättning.

För att erhålla rehabiliteringsersättning krävs att arbetsträningen ingår i den rehabiliteringsplan som FK upprättar tillsammans med den sjukskrivne och i samråd med arbetsgivaren och behandlande läkare.

Det är också FKs ansvar att följa upp och utvärdera rehabiliteringsverksamheten.

Finansiering

Förutom att FK i vissa fall kan bidra med rehabiliteringsersättning eller annat stöd ska finansiering av rehabiliteringsinsatser som regel bekostas av berörd avdelning. Om särskilda behov föreligger tas frågan upp med PA-funktionen och förbundsledningen.

Praktiskt rehabiliteringsarbete

Stöd, rutiner och verktyg i rehabiliteringsprocessen finns i handledningen ”Systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering”. Information om rehabilitering finns också på Försäkringskassans hemsida www.fk.se. Rehabiliteringspolicyn är framtagen i samverkan mellan ledning, fackliga representanter,

avdelningsrepresentanter och skyddsombud inom organisationen.

Rehabiliteringspolicyn och handledningen är antagen 2005-06-03 och kommer att uppdateras årligen. Ansvarig för uppdateringen är administrativa avdelningen.

4 Bilagor och länkar:

 Försäkringskassan om rehabilitering

 Beskrivning av rehabiliteringsprocessen

 Rehabiliteringsutredning (FK-blankett)

 Rehabiliteringsplan (arbetsgivarens)

 Dokumentation vid rehabiliteringssamtal

 Avstämning arbetsträningsplats

 Rehabilitering – avslut

 Rehabilitering – checklista

 Försäkringskassans information om rehabilitering

 Försäkringskassans checklista vid rehabilitering

Uppdaterad 2013-06-25 Dnr 08-204.215

GRs Resepolicy

Denna policy gäller för alla resor som sker inom tjänsten och som betalas av GR.

GRs ledning skall:

 Aktivt arbeta för att alla medarbetare på GR förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till säkrare och mer miljöanpassat resande.

 Fortlöpande skärpa miljökraven och öka trafiksäkerhetskraven på fordon som används i tjänsten genom att i första hand öka användningen förnyelsebara bränslen och då särskilt biogas som fordonsbränsle vid resande. I andra hand ställa krav på bränslesnåla fordon och låga utsläpp.

Mål

Den övergripande målsättningen är att alla former av tjänsteresor och transporter skall ske med minsta möjliga miljöpåverkan, vara trafiksäkra samt ske till en för verksamheten rimlig kostnad.

Ansvar

Var och en har ansvar för att det egna resandet följer resepolicyn och att de gällande avtal som framgår av prioriteringsordningen följs. Varje chef har ett ansvar att policyn förankras på respektive avdelning samt ett uppföljningsansvar att policyn följs. Resepolicyn är antagen 2008‐11‐26 och kommer att uppdateras årligen. Ansvarig för uppdateringen är Administrativa avdelningen.

Prioriteringsordning av tjänsteresor

Nedan följer en förteckning över samt information om olika färdsätt som kan förekomma inom tjänsten. Tänk alltid på att om du själv betalar resan så spara kvittot. Du får ersättning i efterhand som betalas ut på lönen. Kvittot skall attesteras av behörig person innan det lämnas till personalfunktionen. Val av färdsätt vid tjänsteresa bör i den mån det är möjligt prioriteras enligt nedan:

1. Promenad eller cykel

2. Kollektivtrafik, vid längre resor skall tåg prioriteras framför flyg 3. Intern bilpool

4. Extern hyrbil

5. Egen bil, vid kortare resor skall taxi prioriteras framför egen bil

Lånecykel

Om möjligt samt vädret och avstånd tillåts skall cykel väljas i första hand. Hjälm bör användas vid cykling i tjänsten. Arbetsgivaren ska tillhandahålla hjälm. Nyckel, hjälm och regnkläder kvitteras ut i receptionen.

2

Kollektivtrafik

Utnyttja i möjligaste mån kollektivtrafiken. Färdbevis i form av Västtrafikkort för lokaltrafiken förvaras i receptionen för avdelningsvis utlåning.

Tåg

Prioritera tågresor före flyg. Vid bokning skall billigast biljett bokas.

För bokningsinformation och kontaktuppgifter se:

Intern bilpool

Miljöbilar i GRs bilpool tillhandahålls av vaktmästeriet. Bilen bokas i rumsbokningssystemet och nycklarna hämtas i receptionen.

Priser samt rutiner återfinns på: http://intra.grkom.se/bilpool

Taxi

Vid korta resor skall alternativet Taxi tas med i beräkningen. Taxiresor bokas via upphandlad leverantör

För bokningsinformation och kontaktuppgifter se: http://intra.grkom.se/resepolicy

Extern hyrbil

Extern hyrbil beställs genom vaktmästeriet och levereras av Gatubolaget.

För priser samt rutiner se: http://intra.grkom.se/resepolicy

Flyg

Flyg ska endast undantagsvis nyttjas vid inrikesresor.

Flygbiljetter för utlandsresor är indelade i flera olika kategorier med olika principer för utnyttjandet. Fullpris gäller för biljett med full flexibilitet medan rabattbiljetter har olika begränsningar vad gäller ombokning mm. Vid planering av resa ska den resande överväga om resan måste ske med full flexibilitet med avseende på det höga pris det betingar.

Resenären ska medverka till att restider om möjligt justeras så att rabatter kan utnyttjas. Flyg bokas via upphandlad resebyrå, se nedan.

Resebyrå

Vid köp av gruppresor- och affärsresor inom landet eller utrikes samt all hotellbokning skall ske genom upphandlad leverantör

Kringtjänster såsom ombokning, avbokning, kreditering, bevakning och återbetalning av outnyttjade biljetter ingår. I uppdraget ingår också leverans av färdhandlingar och fakturering gällande flyg, tåg, båt, hyrbil och marktransport t ex taxi, flygbuss/tåg och hotell.

Resebyrån erbjuder kostnadsfri 24‐timmars jourservice dvs resenären skall kunna få hjälp med allt som har med affärsresan att göra var resenären än befinner sig i världen.

3

Egen bil

Körning med privatbil ska undvikas. Detta alternativ skall endast användas i undantagsfall. Ersättning utbetalas i efterhand i samband med lönen, förutsatt att attesterad reseräkning inlämnats.

Motorcykel, moped

Motorcykel hör till de fordon som utsätter de resande för de största skaderiskerna. Moped med tvåtaktsmotor genererar höga utsläpp av hälsofarliga ämnen. Tjänsteresor med dessa fordon bör därför inte förekomma.

Externa gåvor & Uppvaktning

Gåvor till personer eller organisationer utanför GR kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor.

Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde som t ex varor som finns att köpa ur GRs presentförråd. Gåva av detta slag kan vara försedd med GRs logga eller webbadress eller ha annan anknytning till GRs verksamhet.

I samband med studiebesök, att avtal tecknas, att värdefullt samarbete inleds eller avslutas, vid invigningar eller jubiléer samt som tack till en föreläsare kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller motsvarande. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, chokladkartong eller ur GRs presentförråd.

Enligt skattemyndigheten är normalt inte externa gåvor avdragsgilla, undantaget är

representationsgåvor, som kan vara avdragsgilla upp till ett belopp om 180 kr per person om vissa villkor uppfylls. Gåvan skall ha ett omedelbart samband med verksamheten. Det skall till exempel vara frågan om att inleda eller bibehålla en affärsförbindelse.Gåvor till

affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar är dock inte avdragsgilla.

Riktlinjer för mottagande av externa gåvor/förmåner

Dessa riktlinjer är utformade efter rättsfall och vedertagen praxis på området. Vid strikt

tillämpning elimineras riskerna för att berörda medarbetare ska behöva utsättas för misstankar om mutbrott.Gåva eller annan förmån, som uppenbarligen erbjuds i syfte att påverka ett inköpsbeslut till fördel för givaren, får under inga förhållanden mottagas. Som exempel kan nämnas personlig gåva, resa eller annan förmån, som kopplas till viss beställd kvantitet varor eller tjänster. Gåva eller förmån, som erbjuds i samband med att förhandlingar om en ny affärsuppgörelse är aktuella, skall inte accepteras. Enstaka måltider, födelsedagsgåvor och liknande, som ges av etablerade affärskontakter, kan accepteras under förutsättning att förmånen har begränsat värde. Informera din närmaste chef.

Mer information om:

Representation GRs presentförråd

Interna gåvor & Uppvaktning

Gåva till anställda

Huvudregeln är att gåvor som en arbetsgivare lämnar till sina anställda är skattepliktiga förmåner, dvs den anställde får betala skatt på hela gåvans värde inkl. moms. Vissa gåvor som de anställda får av sina arbetsgivare är skattefria under vissa

förutsättningar. Skattefriheten gäller för julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor.

Sida 1 av 2 Gåvor & Uppvaktning - GRs Intranät

2014-08-25 http://intra.grkom.se/anstalld/gavoruppvaktning.4.336b0bbe12ee3f0f53380007641.ht...

Överskrid inte de rekommenderade nivåer eftersom det då blir förmånsbeskattning för den som erhåller gåvan till hela beloppet inkl. moms.Överlämna gåvan i rätt tid! En av förutsättningarna för att en minnesgåva ska vara skattefri är att den överlämnas i anslutning till den särskilda högtidsdagen. Det går inte att ersätta t ex en 50-års present med en gåva på 51-års dagen.

Presentkort

GR kan ge en gåva i form av ett presentkort. En förutsättning är dock att presentkortet inte kan bytas mot pengar samt att övriga förutsättningar för skattefrihet är uppfyllda.Tänk dock på att när presentkort inte avser en bestämd vara eller tjänst ingår normalt

inte någon moms vid köpet av presentkortet. GR får i detta fall inte något momsavdrag vid köpet av presentkortet utan hela beloppet blir en kostnad.

Aldrig kontanter

Ge aldrig bort kontanter för det räknas alltid som lön!

Vin i gåva

Minnesgåva kan lämnas i form av vin eller sprit.

Minnesgåva till välgörande ändamål

Tänk på att en anställd som vill avstå från uppvaktning och skattefri minnesgåva mot att GR istället sätter in ett gåvobelopp på ett konto för välgörande ändamål, t ex Cancerfonden måste då beskattas för ett belopp motsvarande gåvans värde.

Julgåva och jubileumsgåva

Julgåva, inkl moms

Vid högre belopp blir hela gåvan skattepliktig, MAX 450 kr

Jubileumsgåva, inkl moms, när företaget firar 25 år, 50 år, 75 år osv, MAX 1 200 kr

GR ger minnesgåva till medarbetare vid två tillfällen

Medarbetare som fyller 50 år (tillsvidareanställda) Vid anställningens upphörande

Sida 2 av 2 Gåvor & Uppvaktning - GRs Intranät