Promemoria
Per Larsson Maj 2016
Kartläggning- Budget och skuldrådgivning
Sollentuna kommun
1. Inledning ... 2
1.1. Bakgrund ... 2
1.2. Syfte ... 2
1.3. Avgränsning ... 3
1.4. Metod ... 3
2. Kommunal skuldrådgivning... 4
2.1. Nationell samordning och lägesrapport ... 4
2.2. Sollentuna kommuns verksamhet ... 5
3. Iakttagelser ... 6
3.1. Beskrivning av styrningen- samverkansavtalet ... 6
3.1.1. Bilaga till samverkansavtalet ... 7
3.1.2. Iakttagelser rörande styrningen ... 7
3.2. Analys ... 8
Maj 2016 2 av 9 Sollentuna kommuns revisorer
PwC
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Enligt Skuldsaneringslagen ska kommunen lämna råd och anvisningar i budget- och skuldfrågor till skuldsatta personer. Det kan handla om att hjälpa en person att få en överblick av sin ekonomiska situation, att ge realistiska förslag på en betalningsplan och att hjälpa till vid förhandlingar med fordringsägare om ändrade betalningsvillkor. En del skuldsatta personer kan behöva hjälp att ansöka till Kronofogdemyndigheten om skuldsa- nering. Kommunen ska även jobba förebyggande genom att öka kunskapsnivån i private- konomiska frågor.
Konsumentverket ska vara rådgivande till kommunerna i detta avseende. De rekommen- derar att den som söker råd och stöd ska erbjudas en första kontakt senast inom fyra veckor. I den senaste årliga uppföljningen som verket genomfört framgår att verksamhet- en är okänd för 75 procent av allmänheten och för 40 procent av de som har skulder hos Kronofogden. Samtidigt är köerna för ett första besök hos rådgivare långa, vilket tyder på knappa resurser. Det framkommer också att när rådgivningen fungerar är det en effektiv verksamhet för att hjälpa skuldsatta personer.
I revisorernas risk- och väsentlighetsanalys framkom uppgift om att väntetiderna för att få kontakt med budget och skuldrådgivare var lång.
Sollentuna kommun samverkar, sedan 3 år, genom avtal med Järfälla och Upplands-Bro kommuner inom detta område. Det är Järfälla kommun som ansvarar för verk-samheten och övriga två kommuner ersätter Järfälla kommun enligt avtal.
1.2. Syfte
Med anledning av att Sollentuna kommun inte själva svarar för genomförandet av verk- samheten görs en förstudie/kartläggning i syfte att få information om hur Sollentuna styr och följer upp denna verksamhet genom det avtal som tecknats med Järfälla kommun.
I kartläggningen ska ingå att analysera om följande punkter är beaktade i avtal, utvärde- ring samt i övrigt.
• Det finns styrande dokument och det finns mål
• Det genomförs uppföljningar av verksamheten och dess mål, analys och vid behov revidering av styrande dokument och mål
• Det finns en hög måluppfyllelse
• Det finns ändamålsenlig information riktad till allmänheten om kommunens bud- get- och skuldrådgivning
• Informationen om verksamheten förmedlas till kommunens invånare på ett ändamålsenligt sätt
• De som har behov får träffa rådgivare inom rimlig tid och i tillräcklig omfattning
1.3. Avgränsning
Denna kartläggning avgränsas till att analysera Sollentuna kommuns avtal och uppfölj- ningen av denna.
1.4. Metod
Genomgång av avtal samt verksamhetsberättelse.
Telefonintervju med avdelningschefen för avdelningen för stöd och service i Sollentuna kommun.
Telefonavstämning med gruppchefen för Stöd och Behandling/Råd och Stödgruppen i Järfälla kommun
Maj 2016 4 av 9 Sollentuna kommuns revisorer
PwC
2. Kommunal skuldrådgivning
Kommunernas roll i budget-och skuldrådgivningsarbetet anges i paragraf två, andra stycket i skuldsaneringslagen (2006:548):
”Kommunen skall inom ramen för socialtjänsten eller på annat sätt lämna råd och an- visningar i budget-och skuldfrågor till skuldsatta personer. Denna skyldighet gäller även under skuldsaneringsförfarandet och under löptiden för en betalningsplan.”
Det är kommunerna själva som avgör omfattning, hur och var i kommunorganisationen som budget-och skuldrådgivningen ska utföras. Verksamheten ser därför olika ut i olika delar av landet, allt från kommuner som har verksamhet med flera anställda till en kom- mun som inte har någon budget och skuldrådgivning alls.
Det ställs i lagen inget krav på att budget- och skuldrådgivningen ska vara organiserad under någon socialnämnd eller motsvarande. Rådgivarna utövar ingen myndighetsutöv- ning.
Budget- och skuldrådgivaren kan hjälpa brukare att få en överblick över sin ekonomi och gå praktiska råd till brukaren kring hantering av dennes skulder. Budget- och skuldrådgi- varen hjälper också till med beräkningar inför en skuldsanering samt omprövning och överklagan av beslut om skuldsanering. För skuldsatta som inte uppfyller skuldsanerings- lagens krav eller inte vill ha skuldsanering kan rådgivaren räkna fram realistiska betal- ningsförslag vid frivilliga överenskommelser. Rådgivaren kan också hjälpa till med att förhandla fram nya betalningsvillkor hos fordringsägarna.
2.1. Nationell samordning och lägesrapport
Skuldrådgivningsverksamhet stöds på nationell nivå av Konsumentverket, Finansinspekt- ionen och Kronofogdemyndigheten. Tillsynsmyndighet för budget- och skuldrådgivning har tidigare varit Socialstyrelsen men när Inspektionen för vård och omsorg (IVO) bilda- des den 1 juni 2013 övertog de tillsynsansvaret. Varken Socialstyrelsen eller IVO har dock utfört några tillsynsinsatser enligt Konsumentverket.
Skuldsaneringslagen 2007 gav Konsumentverket en lagstadgad roll att ge stöd och väg- ledning till den kommunala budget- och skuldrådgivning, och myndigheterna kartlägger kommunernas verksamhet varje år i en lägesrapport. Lägesrapporten inhämtar informat- ion från landets kommuner genom en webbenkät innehållande frågor om kommunens verksamhet inom området skuldrådgivning.
Enligt 2015 års lägesrapport lägger kommunernas verksamhet nationellt sett mest tid på rådgivning och skuldsanering, och mindre tid på det förebyggande arbetet. Vidare har antalet kommuner som köper in verksamheten ökat till 74 kommuner, och där Sollentuna är den största kommunen av de som köper denna verksamhet.
80 procent av kommunerna uppfyller Konsumentverkets rekommendation på som mest fyra veckors väntetid för rådgivning. I Sollentuna kommun ligger väntetiden på 32 veckor.
Verksamheten med budget- och skuldrådgivning i Järfälla, Upplands Bro och Sollentuna kommuner bedrivs av tre heltidstjänster och är placerad inom socialtjänsten i Järfälla kommun. Rådgivning och informering bedrivs enligt verksamhetsberättelsen via person- liga besök och telefon. Förebyggande arbete bedrivs i form av informationsmöten. En kommungemensam väntelista uppges ligga till grund för tidsbokning.
I verksamhetsberättelsen görs en jämförelse över ärenden de senaste tre åren, vilket inbe- griper ärenden från samtliga tre kommuner:
Budget och Skuldrådgivning År Inkomna ären-
den under året
Antal nykomna ärenden på
väntelistan
Kö från tidi- gare år
Kö inför näst- kommande år
2013 570 223 114 120
2014 352 135 120 153
2015 459 217 153 150
Av statistiken framgår att kön av ärenden från tidigare år har varit betydande sedan år 2013, och det finns enligt verksamhetsberättelsen totalt 217 ärenden på väntelistan. Enligt verksamhetsberättelsen, vilken avser december 2015, är 75 ärenden på väntelistan från Sollentuna kommun.
Maj 2016 6 av 9 Sollentuna kommuns revisorer
PwC
3. Iakttagelser
Nedan görs först en redogörelse och kartläggning över hur Sollentuna kommun styr bud- get och skuldrådgivningsverksamheten som de köper in. Därefter följer en kortare analys utifrån punkterna beskrivna i avsnitt 1.2.
3.1. Beskrivning av styrningen- samverkansavtalet
Det styrande dokumentet över skuldrådgivningsverksamheten är ett samverkansavtal som slutits mellan Järfälla, Sollentuna och Upplands-Bro kommuner. Avtalet fastställer att den gemensamma verksamheten ska erbjudas med god kompetens och kvalitet samt med bra tillgänglighet och servicenivå. Vidare är Järfälla kommun huvudman för verksamhet- en och svarar för dess operativa drift, samt har arbetsgivaransvar för personalen. Huvud- mannen svarar för att det i verksamheten finns bemanning för att utföra uppgifterna, samt att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet.
Styrningen ska följa det kompletterande avtalet för Politisk styrning av gemensamma verksamheter i samverkan Nordväst, vilket upprättades i april 2012.
Enligt avtalet har den politiska styrgruppen att bereda och återföra strategiska fråge- ställningar inför beslut i respektive kommun och kan inom detta uppdrag ge social- chefsgruppen i uppgift att bereda frågor. Styrgruppen kan inte fatta beslut i frågor som avser den avtalade gemensamma verksamheten. Verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och budget skall årligen behandlas av styrgruppen.
Socialchefsgruppen utgörs av förvaltnings- eller motsvarande verksamhetschef i re- spektive kommun med ansvar för den operativa driften av de gemensamma verksamhet- erna. Gruppen är också beredande inför sammanträdena med den politiska styrgruppen.
Den politiska styrgruppen sammanträder vid tre tillfällen per år. Socialchefsgruppen sammanträder vid minst sex tillfällen per år. Ansvarig/operativ chef för verksamheten kan adjungeras som föredragande till den politiska styrgruppen och till socialchefsgrup- pen.
Huvudmannen, Järfälla kommun, ansvarar för att verksamhetsplan, budget och verksam- hetsberättelse årligen upprättas i samråd med i avtalet ingående kommuner.
Huvudmannen ansvarar även för uppföljning och löpande rapportering till de samver- kande kommunerna.
I samråd med den politiska styrgruppen alternativt socialchefsgruppen avgör huvudman- nen om särskild uppföljning och utvärdering av verksamheten ska genomföras.
I Sollentuna kommun har avdelningschefen för avdelningen för stöd och service ansvaret över Sollentunas styrning gentemot budget och skuldrådgivningsverksamheten.
Som komplement till samverkansavtalet har en bilaga upprättats med något utförligare information rörande bakgrund till avtalet, organisation och lokaler som ska användas till verksamheten.
I bilagan fastställs att det inom verksamheten ska finnas rådgivare med olika kompetens och sammantaget behärska ett brett fält av kunskaper, från juridiska och ekonomiska till sociala och psykologiska. Det fastställs vidare att verksamheten planeras vid start ha en bemanning med tre årsarbetare, samt att förändringar i bemanningen med hänsyn till servicenivå eller servicebehov överenskommes mellan kommunerna vid fastställande av verksamhetsplan för respektive år.
3.1.2. Iakttagelser rörande styrningen
Enligt verksamhetsberättelsen samt i intervju med avdelningschefen för avdelningen för stöd och service i Sollentuna beror den långa väntetiden inom verksamheten på sjukskriv- ningar, och att personalstyrkan därmed bestått av två personer under stora delar av 2014 och 2015. Därför ska ett beslut ha fattats av socialcheferna om att utöka personalstyrkan från tre till fyra personer och att den nya anställningen ska ha påbörjats i januari 2016.
Enligt avdelningschefen i Sollentuna pågår ständigt en dialog med Järfälla kommun angå- ende personalsituationen och denne har insyn i verksamheten. I övrigt upplever avdel- ningschefen att verksamheten håller en hög kompetensnivå bland personalen.
I intervju med gruppchefen för Råd och Stödgruppen i Järfälla kommun uppges att det fanns en lång kötid redan innan samverkansavtalet i de olika kommunerna upprättades. I Järfälla kommun fanns en stor ärendestock redan innan verksamheten slogs samman med Sollentuna och Upplands-Bro. Förhoppningen var enligt gruppchefen att tre årsarbe- tare skulle räcka för att få en fungerande verksamhet för de tre kommunerna, men att detta inte var möjligt, bland annat på grund av sjukskrivningarna. Socialchefsgruppen har varit informerade om situationen och beslutade under sommaren 2015 att personalstyr- kan skulle utökas från tre till fyra årsarbetare. Därefter inleddes en rekryteringsprocess.
Enligt gruppchefen har utökningen av personalstyrkan lett till att kötiden under våren 2016 minskat från åtta månader till fem månader, och att när personalstyrkan blir fullta- lig med fyra personer i augusti1, bör kötiden minska till tre månader innan årsslutet.
Gruppchefens uppfattning är då att övrigt arbete som utveckling av arbetsmetoder samt förebyggande arbete kommer att kunna bedrivas i större utsträckning. I nuläget bedöms runt 80 % av verksamheten fokusera på skuldsanering för brukare med kraftiga problem, och det är det akuta arbetet som prioriteras.
Enligt intervjuerna förmedlas information rörande verksamheten genom Sollentuna kommuns hemsida och broschyrer i kommunhuset. Andra informationskanaler gentemot medborgare används inte. Däremot genomförs informerings- och utbildningsinsatser inom socialförvaltningen gentemot personal som behöver kunskap inom området för att dessa ska kunna informera klienter.
Maj 2016 8 av 9 Sollentuna kommuns revisorer
PwC
Enligt gruppchefen i Järfälla har inte verksamheten velat marknadsföra sig själv för mycket då den redan har en hög arbetsbelastning med skuldsaneringsarbetet och inte har resurser nog till den löpande rådgivningen och informeringen, utan att arbetet med per- soner redan i kö prioriterats.
Vi har till kartläggningen inte kunnat få ut minnesanteckningar eller motsvarande från den politiska styrgruppen eller socialchefsgruppen som kan visa i vilken utsträckning grupperna behandlar skuldrådgivningsverksamheten under sina möten. Enligt Gruppche- fen i Järfälla är socialchefsgruppen väl insatt i verksamheten medan den politiska styr- gruppen mest fattar formella beslut.
3.2. Analys
Det styrande dokument rörande Sollentunas skuldrådgivningsverksamhet som finns är samverkansavtalet med bilaga. Den uppföljning som sker är genom verksamhetsberättel- sen samt i löpande dialog med verksamheten genom ansvarig avdelningschef på Sollen- tuna kommun. Den politiska styrgruppen samt socialchefsgruppen bereder samt beslutar i frågor rörande verksamheten.
Verksamheten saknar konkreta mål och målavstämning, utöver att verksamheten ska skö- tas enligt lagstiftning samt med god kompetens och kvalitet samt med bra tillgänglighet och servicenivå. Vad som avses med ”god kompetens och kvalitet samt med bra tillgäng- lighet och servicenivå” konkretiseras inte vidare. Däremot kommenteras den långa köti- den i verksamhetsberättelsen och verksamheten är medveten om att den måste ner och åtgärder har vidtagits i form av en ökning av helårsarbetare från tre till fyra stycken. I öv- rigt är verksamhetsberättelsen informativ och innehåller statistik rörande inkommande ärenden, jämförelser över tid samt kölistan.
Budget och skuldrådgivningsverksamheten har haft en lång kötid under flera år och sjuk- skrivningar ska ha försvårat möjligheterna att minska kötiden. Arbetsbelastningen på den befintliga personalen har även medfört att det förebyggande arbetet samt informeringen har hållits på en miniminivå. Dock anser sig verksamheten vara på god väg att minska kötiderna med den nya bemanningen samt att tid kommer att frigöras för mer utveckl- ingsarbete än tidigare. Denna frigörelse av tid bör resultera i ett utökat förebyggande ar- bete där verksamheten ökar informationsspridning gentemot medborgare och utökar råd- givningsinsatser.
2016-05-23
Anders Haglund Per Larsson
Uppdragsledare Projektledare
