SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum

(1)

Johan Ahlsell (M) Christian Thomasson (C)

Roland Alkvik (S) ersätter Jessica Wetterling (V) Catharina Benzel (L) ersätter Glenn Grimhage (L) Ej tjänstgörande ersättare Jan Ambecker (S)

Jacob Sellberg (M) Elize Korkka (M) Camilla Lagerqvist (MP) Övriga närvarande Annika Stedner (förvaltningschef)

Theresé Gustafsson (nämndsekreterare) Åsa Tollbom (utvecklingsledare) §69 Bodil Magnusson (konstintendent) §69 Lisa Björck (ekonom) §§69-75 Pia Persson (avdelningschef)

Mats Nygaard (avdelningschef) §§69-75 Cajsa Lagerkvist (avdelningschef) §§69-73 Mikael Olow (avdelningschef) §§69-73 Utses att justera Christian Thomasson

Justeringens plats och tid Stadshuset 2017-09-26 00:00

Paragrafer §§69-78

(2)

Pernilla Övermark

Justerande ...……….

Christian Thomasson

ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 2017-09-21

Anslag sätts upp 2017-09-27 Anslag tas ner 2017-10-19 Förvaringsplats för

protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen ...

Underskrift

Therese Gustafsson

(3)

§70 Arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden

§71 Personuppgiftsansvarig för kultur- och fritidsnämnden

§72 Delårsrapport per 30 juni 2017

§73 Effektivisering inför 2018

§74 Kultur- och fritidsnämndens budget 2018

§75 KFs uppdrag till KFN

§76 Inkomna meddelanden redovisas 170921

§77 Redovisning av delegeringsbeslut 170921

§78 Förvaltningschefens information

(4)

§ 69

KFN 144/16

Lägesrapport för uppdrag kring offentlig konst

Beslut

Informationen antecknas.

Ärendet

I enligt med uppdraget Konst i offentlig miljö i Mölndal, genomför kultur- och

fritidsförvaltningen en utredning om förutsättningarna för arbetet med den offentliga konsten.

Denna information ger en aktuell lägesrapport kring uppdraget och belyser vilka

förändringsområden som är önskvärda för att kultur- och fritidsnämndens konstuppdrag enligt reglementet ska fungera i praktiken, i samklang med stadsutvecklingen och i linje med

stadens visioner och mål.

Förslag till beslut

Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden Informationen antecknas.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

(5)

Arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden.

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden utse en arkivansvarig.

Som arkivansvarig ska man

Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar.

Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar.

Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten.

Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper.

Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering.

Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas.

Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar.

Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan.

Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker.

Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar.

Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden

Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till arkivansvarig för

(6)

kultur- och fritidsnämnden.

Beslutsgång

Expedieras till

Stadsledningsförvaltningen.

(7)

Personuppgiftsansvarig för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till

personuppgiftsombud för kultur- och fritidsnämnden, med uppdrag att självständigt se till att nämndens personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.

Theresé Gustafsson ska samverka med övriga personuppgiftsombud i Mölndals stad.

Ärendet

Varje nämnd i Mölndals stad är personuppgiftsansvarig, dvs. nämnden ansvarar självständigt för att behandlingen av de personuppgifter som nämnden och dess förvaltning hanterar sker i enlighet med bestämmelserna i personuppgiftslagen (PUL).

Personuppgiftsansvaret innebär att nämnden både kan bli skadeståndsansvarig och dess ledamöter lagförda för brott om nämnden och dess förvaltning behandlar personuppgifter i strid med PUL.

Enligt PUL kan den personuppgiftsansvarige, i detta fall kultur- och fritidsnämnden, utse ett personuppgiftsombud med uppgift att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt. Även om nämnden utser ett personuppgiftsombud har nämnden fortfarande kvar det juridiska personuppgiftsansvaret.

Ett personuppgiftsombud ska vara en fysisk person som utses av nämnden och anmäls till Datainspektionen. Personuppgiftsombudets uppgift är att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister för nämnden. Ombudet ska ha koll på hanteringen av personuppgifter och ska föra en förteckning över vilka personuppgifter som behandlas. Denna förteckning ersätter anmälan till

Datainspektionen som annars måste göras. Ett personuppgiftsombud kan jämställas med en slags internrevisor och ska ha tillräcklig utbildningsnivå och erfarenhet samt en sådan självständig position att han eller hon vågar påpeka fel och brister.

Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till

(8)

personuppgiftsombud för kultur- och fritidsnämnden, med uppdrag att självständigt se till att nämndens personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.

Theresé Gustafsson ska samverka med övriga personuppgiftsombud i Mölndals stad.

Beslutsgång

Expedieras till

Datainspektionen, (genom särskild anmälan) Personuppgiftsombudet för kommunstyrelsen

(9)

Delårsrapport per 30 juni 2017

Beslut

Information om delårsbokslut samt prognos för 2017, utifrån resultat per juni, antecknas.

Ärendet

Underlaget till delårsrapporten för perioden 2017.01-2017.06, har tagits fram av kultur- och fritidsförvaltningen. Det innehåller nämndens resultat för perioden samt prognos för helår 2017, kommentarer till ekonomin, viktiga händelser under perioden, samt volymmått.

Återrapportering av måluppfyllelsen sker på nämndmötet 19 oktober.

Delårsrapporten upprättas formellt av kommunstyrelsen, vilket innebär att dokumentet som lämnas till nämnden betraktas som ett underlag till stadens delårsrapport. Stadens

delårsrapport behandlas i kommunstyrelsen den 27 september och i kommunfullmäktige den 18 oktober. Förvaltningens underlag kan komma att justeras fram till kommunstyrelsens behandling.

Delårsrapporten presenteras i bilaga.

Information om delårsbokslut samt prognos för 2017, utifrån resultat per juni, antecknas.

Beslutsgång

(10)

§ 73

KFN 141/17

Effektivisering inför 2018

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt alternativ 2. Nedläggning av Balltorps bibliotek, översyn av sommaraktivitet vid Djursjön, översyn av kulturnatten, minskning av

administrativa kostnader, stängning av konstgräsplaner några vinterveckor, minskning av drift- och skötselpotten och neddragning av tjänst med 50% på Aktiviteten i samband med pensionsavgång.

Reservation

Alliansen reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag.

Ärendet

I budget/plan för 2018 har KF beslutat att inte kompensera KFN med hela kostnaden för hyran i det nya stadsbiblioteket. Differensen motsvarar 1 mnkr och förutsätter att effekter och behov kan omprövas inom hela nämndens verksamhet (se dokument Nämndernas utgiftstak 2018 som antogs på KF 2017-06-21). En omprövning innebär i det här fallet i praktiken en besparing och/eller en intäktsökning.

Utöver denna riktade besparing på nämndens verksamhet så tillkommer även stadens planerade effektivisering, som alla nämnder ålagts inför 2018, vilket är på 0,5% och motsvarar 0,7 mnkr för kultur och fritid. Redan inför budget 2017 kunde alla avdelningar utom biblioteken identifiera åtgärder som skall implementeras under 2018 men för biblioteken återstår fortfarande 0,5 mnkr att lösa.

Total summa som skall omprövas inom nämndens ram blir därmed 1,7 mnkr.

Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden

Kultur- och fritidsnämnden beslutar om ett av nedanstående två alternativ för att ompröva 1,7 mnkr med anledning av ålagd effektivisering om 0,5% samt att nämnden inte kompenseras för hela hyran i det nya stadsbiblioteket motsvarande 1 mnkr.

Alternativ 1. Nedläggning av bokbussverksamheten samt minskning av administrativa kostnader.

Alternativ 2. Nedläggning av Balltorps bibliotek, översyn av sommaraktivitet vid Djursjön,

(11)

Förslag till beslut under sammanträdet

Alliansen föreslår att slutligt förslag till budget 2018 lämnas i samband med kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges budgetmöte i höst.

Beslutsgång

Kultur- och fritidsnämnden ajournerar sammanträdet 18:00-18:15 för överläggning.

Ordföranden konstaterar att det finns tre förslag till beslut, alternativ 1, alternativ 2 och alliansens förslag. Därefter ställer ordföranden förslagen mot varandra och finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt alternativ 2.

Protokollsanteckning

Anders Karlsson (KD) får anteckna följande till protokollet:

"Vi kristdemokrater ser positivt på sommarverksamheten vid Djursjön. Verksamheten ger barn och ungdomar möjlighet till aktiviteter som att paddla kanot, fiska och bada. Därför är vi kristdemokrater emot en nedskärning av sommarverksamheten vid Djursjön".

Mats-Ola Vennström (MP) får anteckna följande till protokollet:

"MP anser att Balltorps Bibliotek är en viktig verksamhet där man behöver titta på hur man kan fortsätta med samma service som innan genom att titta på alternativ hur man kan lösa tiden efter skolbiblioteket. Det kan finnas alternativ som att man ändrar rutt för bokbussen förbi Balltorp och att man samarbetar med föreningar. Det kan även finnas intresse av företag att hjälpa till med lokalen eller aktiviteter efter skolbibliotekstid. Vi Miljöpartister kommer att arbeta för att försöka hitta lösningar även efter beslut".

Expedieras till Skolförvaltningen

(12)

§ 74

KFN 129/17

Kultur- och fritidsnämndens budget 2018

Beslut

Budget 2018, bilaga 1 alternativ 2, med fördelning av utgiftstaket på ramområden samt den särskilda budgetskrivelsen godkänns.

Reservation

Alliansen tillstyrker budgetskrivelsen 2018-2020. Alliansen reserverar sig mot

budgetförslaget för 2018, på grund av att man inte lagt förslag i ärende §73 effektivisering inför 2018 i nämnden, utan slutligt budgetförslag läggs i samband med fastställande av budget 2018 i Kommunfullmäktige/Kommunstyrelse.

Paragrafen justeras omedelbart

Ärendet

Kommunfullmäktige fastställde 21 juni 2017 att kultur- och fritidsnämnden tilldelas

153,6 mnkr i kommunbidrag 2018. I budgethandlingen 2018-2020, bilaga 1, presenteras en fördelning av detta utgiftstak på de fem ramområden som kommunfullmäktige angivit för nämnden. Beroende av beslut i ärende KFN 141/17 Effektivisering inför 2018, är alternativ 1 eller alternativ 2 aktuellt för beslut. I handlingen listas också förändringar i ekonomisk ram jämfört med 2017 samt planerade förändringar 2019-2020.

I den särskilda budgetskrivelsen, bilaga 2, kommenteras åtgärder som kultur- och

fritidsnämnden planerar att vidta för att uppfylla sina åtaganden under 2018 inom utgiftstaket.

I skrivelsen redovisas också en omvärldsbevakning och riskanalys gällande de kommande budget-/ planåren.

Budget 2018 med fördelning av utgiftstaket på ramområden samt den särskilda budgetskrivelsen godkänns.

Beslutsgång

(13)

Paragrafen förklarars omedelbart justerad.

(14)

RESULTATRÄKNING

mnkr Bokslut

2016

Budget¹ 2017

Budget 2018

Plan 2019

Plan 2020

Intäkter 37,8 36,4 36,4

Kostnader -177,9 -177,6 -190,0

Summa nettokostnader -140,1 -141,2 -153,6 -155,6 -156,6

Kommunbidrag

Bibliotek, museum, konst och kultur 40,8 41,7 49,7

Ungdoms- och samhällsarbete 20,1 22,1 22,3

Föreningsbidrag 10,8 10,9 12,5

Förening och idrott 62,5 58,7 61,4

Nämnd, administration m.m. 7,0 7,8 7,7

Summa kommunbidrag 141,2 141,2 153,6 155,6 156,6

Resultat 1,1 0 0 0 0

1) Budget 2017 är justerad i enlighet med antagna beslut.

Beloppen för planåren är angivna i 2018 års prisnivå.

Specifikation per kommunbidrag sker i ettårsbudgeten.

Statsbidrag

Förutom det kommunbidrag som tilldelas från kommunfullmäktige disponerar nämnden även vissa statsbidrag inom sitt verksamhetsområde. Under 2018 beräknas följande statsbidrag i ungefärliga belopp:

Riksantikvarieämbetet

Kulturarvs-IT 0,5 mnkr

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor Sommarlovsaktiviteter Statens kulturråd

Inköpsstöd barnlitteratur (KUR) för hösten2017/våren2018

0,6 mnkr 0,1 mnkr

Summa 1,2 mnkr

(15)

• 0,1 mnkr tillförs för byte av konstgräs Rävekärrsplan

• 0,2 mnkr tillförs för byte av konstgräs Frejaplan

• 0,1 mnkr tillförs för årlig renovering av Åbybadet

• 1,5 mnkr tillförs för ränte- och amorteringsfria lån

• 2,7 mnkr tillförs för pris- och löneuppräkning

• 0,7 mnkr avgår för utveckling av befintlig verksamhet för ökad effektivitet och utrymme för ny verksamhet

12,6 mnkr

* Eventuella effekter på biblioteksverksamheten kan fördelas på hela nämndens verksamhetsområde

FÖRÄNDRINGAR EKONOMISKT UTRYMME plan 2019-2020 årlig förändring (netto)

Mnkr 2019 2020

Tekniska uppgraderingar idrottsanläggningar 0,6 0,6

Sporthall Lindome 1,3

Byte av konstgräs Kållereds IP 0,3

Byte av konstgräs Rävekärrsplan 0,1

Byte av konstgräs Frejaplan 0,2

Årlig renoveringspeng 0,2 0,2

Näridrottsplatser 0,2

Utveckling av befintlig verksamhet för ökad effektivitet

och utrymme för ny verksamhet -0,7

Summa 2,0 1,0

Verksamhetsförändringar 2019–2020

Tekniska uppgraderingar idrottsanläggningar

Flera av stadens idrottsanläggningar är i behov av upprustning. Under planperioden finns 6 mnkr per år i investeringsmedel avsatta till detta.

(16)

Tre byten av konstgräs utförs 2018. Beloppen 2019 avser driftkostnad upp till helårsdrift.

Årlig renoveringspeng Åbybadet

Årliga driftkonsekvenser för renovering fram till ny eller ombyggd badanläggning är på plats.

Nybyggnation näridrottsplatser

Under 2020 planeras det anläggas nya näridrottsplatser. Driftkostnaden avser halvårsdrift.

VOLYMMÅTT

Budget 2018

Budget 2017

Utfall 2016 BIBLIOTEK, MUSEUM, KONST OCH KULTUR

Antal besök

Bibliotek 485 000 445 000 434 200

Museum 40 000 40 000 41 500

Antal webbesök

Bibliotek 125 000 125 000 109 700

Museum 65 000 65 000 68 200

FÖRENINGSBIDRAG Antal med bidrag

Föreningar 85 85 82

Studieorganisationer 10 9 10

UNGDOMS- OCH SAMHÄLLSARBETE Antal besök

Fritidsgårdar 20 000 25 000 24 300

FÖRENING OCH IDROTT Antal besök

Åbybadet 315 000 325 000 343 200

Isanläggningar 240 000 220 000 242 000

Fotbollsplaner 310 000 330 000 307 000

Aktiviteten och idrottshallar 855 000 855 000 845 000

(17)

Utfall 2016

Utfall 2015

Utfall 2014 BIBLIOTEK, MUSEUM, KONST OCH KULTUR

Antal besök per invånare

Bibliotek, fysiska 6,8 7,0 7,4

Bibliotek, fysiska och virtuella 7,4 9,0 9,4

Museum, fysiska 0,7 0,5 0,6

Museum, fysiska och virtuella 1,7 1,0 1,4

FÖRENING OCH IDROTT Antal besök per invånare

Åbybadet 5,3 5,0 5,4

(18)

§ 75

KFN 143/17

KFs uppdrag till KFN

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att kultur- och fritidsförvaltningen, under 2018, ska utreda vidare och lägga fram förslag till beslut till politiken inom följande områden

 Skapa långsiktiga IOP-samarbeten

 Partnerskap vid nybyggnation av anläggningar

 Föreningsdriven mötesplats

 Fast utomhusscen

Ärendet

I KFs budget/plan 2018-2019 har kultur och fritidsnämnden fått ett uppdrag som lyder ”att inför 2018 se över hur den verksamhet som bedrivs idag kan bedrivas med nya lösningar och/eller i samarbete med andra partners. Nämnden skall redovisa en handlingsplan till kommunstyrelsen i oktober 2017”.

Även om det inte står uttryckligen i uppdraget vad syftet är så skulle ett syfte kunna vara att nämnden skall leta efter lösningar som antingen kan sänka nämndens nuvarande kostnader och/eller hitta lösningar som kan hantera ett ökat krav på utbud i en växande stad. Ytterligare ett syfte skulle kunna vara att helt enkelt hitta fler områden som kan engagera civilsamhället i stadens utveckling för att fler medborgare skall ta ett ansvar, enligt KFs mål 7 -

Mölndalsbornas möjlighet att påverka frågor som rör deras vardag ska öka.

Förvaltningen redovisar i separat dokument:

1. hur kultur och fritid jobbar med andra partners idag

2. exempel på hur nuvarande verksamhet skulle kunna bedrivas på annat sätt 3. investeringar som skulle kunna ge en hävstångseffekt på nuvarande verksamhet 4. handlingsplan för det fortsatta fördjupningsarbetet med uppdraget

(19)

bilagan som skall utredas vidare under 2018 och läggas fram till politiken som förslag till beslut.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förslag till beslut, med prioritering av nedanstående punkter, kan antas och finner att så sker.

 Skapa långsiktiga IOP-samarbeten

 Partnerskap vid nybyggnation av anläggningar

 Föreningsdriven mötesplats

 Fast utomhusscen

Expedieras till Kommunsstyrelsen

(20)

§ 76

KFN 2/17

Inkomna meddelanden redovisas 170921

Beslut

Redovisade meddelanden antecknas.

Ärendet

Inkomna meddelanden delges nämnden enligt nedan.

Protokoll:

AU 20170907 FSR 20170913

Redovisade meddelanden antecknas.

Beslutsgång

(21)

Redovisning av delegeringsbeslut 170921

Beslut

Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns.

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden har överlämnat sin beslutanderätt i vissa frågor till förvaltningen, enligt kultur- och fritidsnämndens antagna delegeringsordning den 21 maj 2015 § 38. Dessa beslut ska redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kultur- och fritidsnämnden kan ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot kan kultur- och fritidsnämnden återkalla lämnad delegering.

Delegeringsbeslut fattade med stöd av delegeringsordningen:

Dnr KFN 121/17 Beslut projektbidrag Mölndalsgalan Dnr KFN 131/17 Försåker 1:139 förrådsbyggnad

Dnr KFN 138/17 Gunnebo 1:27 Ommålning av flygelbyggnader Dnr KFN 130/17 Hällesåker 9:1 – förhandsbesked nybyggnad Dnr KFN 136/17 Inseros 1:72 - garage

Dnr KFN 137/17 Kvarnbyterrassen 4, Götiska förbundets skola Delegeringsbeslut anställningar

Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns.

Beslutsgång

(22)

§ 78 Förvaltningschefens information

Ärendet

Annika Stedner informerar:

Möte med revisorerna 2 oktober 2017

Årlig genomgång av kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde.

Rekrytering bibliotekeschef

Rekryteringsprocessen är i sitt slutskede.

Besök från Chipata, Zambia

Projektet visar på bra utveckling och goda resultat.

Ordföranden tackar för informationen.