Sammanträdesprotokoll. Kommunstyrelsens allmänna utskott

(1)

Beslutande Ledamöter:

Anders Rosén (V), ordf Per-Erik Kanström (M)

Ann Christin Martens (S), tjg ers Leif Bejhed (V), tjg ers

Roland Storm (VB), tjg ers

Ersättare:

Övriga deltagande Torgny Hagelin, direktör med ansvar

för HR och Stöd & Process, §§ 33-37 Sara Svanfeldt, enhetschef HR och löner, §§ 33 - 36

Timmie Aspelin, nämndsekreterare Emma Rauf-Otworowski,

nämndsekreterare Filip Olma, kanslichef

Sofia Gullberg, projektledare §§ 37-38

Utses att justera Per-Erik Kanström (M)

Justeringens plats och tid Kommunhuset Dragonvägen 86. Torsdagen den 24 september 2015

Under-

skrifter Sekreterare ... Paragrafer 33-38

Ordförande ...

Justerande ...

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Kommunstyrelsens allmänna utskott

Sammanträdesdatum 2015-09-16

Datum för

anslags uppsättande 2015-09-28 ^{Datum för}anslags nedtagande 2015-10-20

Förvaringsplats

för protokollet Kanslienheten

Underskrift ...

(2)

Justerandes sign Beslutsexpediering/utdragsbestyrkande

§ 33

Närvarorätt

Beskrivning av ärendet

Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar att Filip Olma får närvara vid sammanträde den 16 september 2015.

(3)

Val av pensionsbestämmelser (KS/2015:149)

Allmänna utskottets beslut Ärendet utgår.

(4)

§ 35

Digitala personalakter – återkoppling (KS/2014:143)

Allmänna utskottets beslut

Kommunstyrelsens allmänna utskott noterar informationen till protokollet.

Kommunens finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt. Kommunen ska dessutom vara ett föredöme inom miljöområdet och bedriva ett systematiskt miljöarbete som leder till ett hållbart samhälle. Kommunstyrelsen fattade 2014-11-10 följande beslut:

• Kommunstyrelsen beslutar att påbörja digitalisering av samtliga aktuella personalakter. Senast 1 juni 2015 ska samtliga aktiva personalakter finnas digitalt.

• HR & Löneenheten får i uppdrag att genomföra digitaliseringen.

• Projektet finansieras inom stöd & process budget.

Arbetet med att digitalisera samtliga aktiva personalakter har fortlöpt på ett tillfredsställande sätt. De underlag som har varit i för dåligt skick har sparats i befintliga pappersakter.

Digitaliseringen har lett till en effektivare hantering av personalakter.

Informationen har blivit mer sökbar och lättillgänglig. Då grundprincipen är att verksamheterna skickar underlag i form av t ex anställningsavtal, betyg/intyg m.m. har HR & löneenheten arbetat fram rutiner för att säkerställa att samtliga anställda har en personalakt. Rapporter ur LEX möjliggör detta på ett effektivt sätt. HR & löneenheten arbetar löpande med att kvalitetssäkra innehållet i personalakterna.

Processbeskrivningar är framarbetade både kring skanning och hantering av dokumenten i LEX. Hanteringshänvisningarna har säkerställt en korrekt hantering av handlingarna.

Alla personalakter som är skapade innan 1 november 2014 har sparats i pappersformat. Detta tills det finns ett e-arkiv att leverera personalakterna till.

Nyupprättade personalakter sparas endast i digitalt format. Inkommande pappershandlingar skannas och gallras efter fattat gallringsbeslut.

(5)

(6)

§ 36

På gång inom HR och löneområdet (KS/2014:338)

Inom HR och löneenheten sker arbete med att både kvalitetssäkra befintliga processer, i syfte att leva upp till målen i personalstrategin, samt utveckling inom HR & Löneområdet. Följande axplock av aktiviteter är implementerade under de senaste 6 månaderna eller pågår för tillfället:

• Frukost-och lunchmöten för chefer

• Genomlysning av arbetsgivarmärket

• E-lönebesked

• Nyanställningsprocess på Insidan

• Fortsatt utveckling av KIA – arbetsmiljösystem. Skyddsronder på läsplatta.

• Mentorprogram

• Infört Artvise – ärendehanteringssystem

• För Väsby 2020 – ur ett medarbetarperspektiv

• Licensierade på personlighetstester

Ytterligare presentation av ovanstående insatser och arbetet med arbetsgivarvarumärket ges vid sammanträdet.

Förslag till beslut

(7)

Stöd & Process, delårsrapport 2, september 2015 (KS/2015:111)

Allmänna utskottet godkänner stöd & process delårsrapport 2 för 2015

Stöd och process andra delårsrapport för 2015 visar på ett fortsatt arbete med att förbättra bemötandet gentemot våra kunder. Under första delåret skickades en enkät ut till kontorets kunder, vilken analyserades under våren. Svarsfrekvensen var tämligen låg, varför kontoret nu inhämtar kompletterande information.

Enkäten kommer att redovisas i årsberättelsen. Den ska också, från och med nu, skickas årligen för en kontinuerlig uppföljning och ett fortsatt kvalitetsarbete.

Många av kontorets nyckeltal redovisas inte förrän i årsberättelsen. Av de som redovisas i delår 2 syns en mycket god servicegrad på telefon, samt en mycket hög andel nöjda kunder. Båda målen uppfylldes med god marginal. Vad gäller kunds återkoppling via digitala kanaler inom åtta timmar nås målet inte helt. Det

förklaras med en pressad arbetssituation som följd av sjukskrivningar. Under delar av våren, liksom om under fjolårets första månader, fungerade periodvis inte kommunens e-tjänster.

Det ekonomiska resultatet för september månad visar ett preliminärt på ett positivt resultat om 1,5 miljoner kronor. Prognosen för helåret är omkring 0,2 miljoner kronor plus. Orsaken till avvikelserna är sjukskrivningar och vakanser för

kontoret. Stöd & process arbetar för ett resultat i balans, men också med att skapa utrymme för kvalitetsförbättring och för att ha möjlighet att möta upp för

oförutsedda händelser. Avseende sjukskrivningar och vakanser så har var chef ett uppdrag att säkra kompetensförsörjning på kort och lång sikt samt att följa upp vid sjukdom.

Allmänna utskottet godkänner stöd & process delårsrapport 2 för 2015

(8)

Beslutsunderlag

• Delarsrapport 2 2015 (Stod & process) _____

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen.

(9)

Slutrapport av Ung i Väsby 2015 (KS/2014:291)

Allmänna utskottet godkänner rapporten och redovisningen av informationen.

Den 11 februari genomfördes för 12:e året i rad ungdomsforumet Ung i Väsby.

Den 4 februari anordnades ett Ung i Väsby forum i mindre skala för elever vid Smedby grundsärskola. Ung i Väsby genomförs med syftet att ge ungdomar i kommunen en möjlighet att påverka, samt att bekanta elever med hur demokrati och beslutsfattande kan fungera i praktiken.

Elever i årskurserna 6-9 från Väsbys skolor bjöds in att delta vid forumet.

Planering och genomförande av forumet skedde med hjälp av en projektgrupp bestående av ungdomar från olika skolor. I år samarbetade projektet med det pågående skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby. Temat för forumet var skolan och frågorna berörde tre delområden; elevinflytande, elevers arbetsmiljö och lärande. Elevernas åsikter inom de tre områdena sammanställdes till en rapport som delades ut till skolorna i april 2015. Utöver diskussionspass inom temat hölls även en speed-dejting där eleverna fick möjligheter att fritt ställa frågor till deltagande politiker och tjänstemän under forumet.

Totalt deltog 126 elever den 11 februari och vid det mindre forumet för särskolans elever deltog 14 elever. Ung i Väsby är ett viktigt forum för ungdomarna i

kommunen, både som en mötesplats för utveckling av kommunen samt som arena för att pröva nya arbetssätt.

Sammanfattningsvis så uppfylldes syftet med projektet. För att möjliggöra vidareutveckling och förbättring av projektet har en rapport om projektet Ung i Väsby 2015 gjorts.

Allmänna utskottet godkänner rapporten och redovisningen av informationen.

(10)

1. Beslut, Kommunstyrelsens allmänna utskott 2014-12-10 § 49, Dnr KS/2014:291

2. Slutrapport Ung i Väsby 2015 _____

Beslutet skickas till:

Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden

Samtliga grundskolor i Upplands Väsby Samtliga fritidsgårdar i Upplands Väsby Projektet Ett lärande Väsby

Elevråden i Upplands Väsby