SYDARKIVERA.SE DATUM
Kommunalförbundet
Sydarkivera
• Kommunalförbund
• Förbundsordning
• Förbundsfullmäktige med ledamöter och ersättare från alla förbundsmedlemmar
• Förbundsstyrelsen är gemensam arkivmyndighet
• Gemensam arkivförvaltning
• www.sydarkivera.se
2018-05-15
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Få kontroll över vilken information som produceras och förvaras i verksamheterna.
• Sparar fel saker eller alldeles för mycket.
• Sparar dubbelt – både papper och digitalt för säkerhets skull.
• Gamla verksamhetssystem som inte uppfyller behov och krav.
• Digitalisering innebär förändring och ändrade arbetssätt.
• Mycket ny lagstiftning.
2018-05-15 MAGDALENA NORDIN
Utmaningen
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Myndighetens information är dess viktigaste resurs.
• Behov att samordna hanteringen och säkerställa tillgång över tid till
medlemmarnas digitala bevarandeinformation.
• Dela på kostnader, resurser och kompetens.
• Behov av utbildning och rådgivning.
• Behov av stöd i samband med digital arkivering.
2018-06-13 ANKI HEIMONEN
Sydarkiveras
uppdrag
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Kräver förändringsvilja!
• Kräver politiska beslut och tydlig ledning.
• Kräver beslut om helt digital hantering.
• Kräver planering och avsatta resurser.
• Kräver ändrade arbetssätt.
• Kräver kompetenshöjning.
• Kräver anpassade system = rätt kravställning vid upphandling.
• Tar tid!
2018-06-13 ANKI HEIMONEN
Vägen till en digital
informationskedja
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Systeminventering
• Inriktningsbeslut i styrelsen
• Informationsträffar och temadagar
• Gemensam utredning inför digitala arkivleveranser
• Rapport från genomförd utredning
• Lösningsförslag
• Arbetet tar 1-3 år kalendertid för varje leveranstyp
2018-06-13 MAGDALENA NORDIN
Förberedande
arbete
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Framtagning av verktyg för uttag
• Uttag, sortering av filer
• Leveransöverenskommelse
• Paketering av Informationspaket (SIP) på plats med kvittens
• Arkivvård, med konvertering till bevarandeformat
• Versionshantering AIP
• Godkännande
2018-06-13 MÅRTEN LINDSTRAND
Genomföra
arkivleveranser
SYDARKIVERA.SE DATUM 2018-06-13 MÅRTEN LINDSTRAND
Prioriterade leveranstyper
Gamla journalsystem Nyare journalsystem Äldre digitalt material
Extern webb Gamla databaser
SYDARKIVERA.SE DATUM 2018-06-13 MÅRTEN LINDSTRAND
Arbetsstationer likt OAIS
1. Pre Ingest 2. Karantän
3. Reception
4. Arkivläggning 6. Utlämnande 5. Arkivlagring
SYDARKIVERA.SE DATUM
Geografiskt åtskilda synkroniserade datacenter med skalskydd motsvarande bankvalv samt bergrum (med EMP-skydd).
2018-06-13 MÅRTEN LINDSTRAND
Aktiva arkivdepåer
SYDARKIVERA.SE DATUM 2018-06-13 MÅRTEN LINDSTRAND
Ostrukturerade dokument, manuell överföring
Strukturerade dokument i befintligt utdataformat
Strukturerade dokument i FGS- format
Automatiserade processer för överföring
Utvecklingsplan
leveranser
SYDARKIVERA.SE DATUM
E-post: registrator@sydarkivera.se Telefon: 0472-39 10 00
Bloggen:
http://www.sydarkivera.se Facebook:
https://www.facebook.com/sydarkivera Twitter:
https://twitter.com/Sydarkivera
2018-06-13
Kontakt
ANKI HEIMONEN
