MAGISTERUPPSATS I BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP VID BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP/BIBLIOTEKSHÖGSKOLAN
2006:65 ISSN 1404-0891
Digitalisering av kulturarvet –
En studie av digitalisering vid två museer
CHARLOTTE EMANUELSSON
© Charlotte Emanuelsson
Mångfaldigande och spridande av innehållet i denna uppsats – helt eller delvis – är förbjudet utan medgivande.
Svensk titel: Digitalisering av kulturarvet –
En studie av digitalisering vid två museer
Engelsk titel: Digitization of the cultural heritage – a study of digitization projects at two museums.
Författare: Charlotte Emanuelsson
Kollegium: 2
Färdigställt: 2006
Handledare: Rebecca Landmér
Abstract: The purpose of this thesis is to examine how two separate museums have realised the task of digitizing their collections, as well as to learn what options, possibilities and resources have been available to them during this process. Additionally, the aim here is to find how the two museums have dealt with problems in
connection to the digitization projects, since there are as-of- yet no established regulations or standards to guide them in their
digitization efforts. However, national and international working groups seeking to establish better collaboration between archives, libraries and museums (ALM institutions) have recently begun to formulate recommendations and suggested standards. Some of these recommendations have been used here as a theoretical framework in the examination of the two museums.
The research questions posed are: What options, possibilities and resources have been available to the museums in their digitization projects, in terms of economy, staff, technical equipment and time?; For what purpose are the museums digitizing their
collections?; and How does their purpose influence the process and chosen procedures? Also discussed here is how the museums relate to some of the existing recommendations.
People in key-positions at the two museums have been interviewed in this study, in an attempt to find answers to the above questions.
Furthermore, literature, previous research and in- house documents have been studied and analyzed here.
Even though the two museums initially were found to have similar possibilities and opportunities, this study shows that the
digitization projects have nonetheless gone in different directions.
Also shown here is that the purpose for digitizing has an effect on the process, different technology and procedures is used for different purposes. Furthermore, it is found that the museums relate to and correspond with the presented recommendations to inconsistent degrees
Nyckelord: Digitalisering, kulturarv, museum, Minerva-projektet, ABM-
samverkan
1 Inledning ...1
1.1 Bakgrund ... 2
1.2 Problemformulering och syfte ... 4
1.3 Avgränsningar ... 4
1.4 Begreppsdefinitioner ... 5
1.5 Teoretisk grund ... 5
2 Metod ...7
2.1 Val av metod... 7
2.2 Dokumentstudier ... 7
2.3 Samtalsintervjuer ... 7
2.4 Val av informanter... 8
3 Tidigare forskning...9
4 Rekommendationer och råd för digitalisering ...14
4.1 EU och digitalisering: Minerva-projektet... 14
4.1.1 Lund-principerna ...14
4.1.2 Lunds handlingsplan ...15
4.1.3 Resultat av Minerva-projektet...16
4.2 Statliga rekommendationer... 17
4.2.1 Riksarkivet...18
4.2.2 Kulturnät Sverige ...19
4.2.3 Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan...19
5. Sammanställning ...22
5.1 Presentation av informanterna ... 22
5.2 Personella resurser ... 22
5.3 Ekonomiska resurser ... 25
5.4 Tidsmässiga resurser och långtidslagring av digitalt material ... 28
5.5 Tekniska/utrustningsmässiga resurser... 31
5.5.1 Filformat/lagring...31
5.5.2 Produktionsteknisk metadata ...33
5.5.3 Kvalitet på bildfiler ...34
5.6 Tankar kring digitaliseringen ... 36
5.6.1 Syfte ...37
5.6.2 Samarbete och rekommendationer...38
6 Diskussion och slutsatser ...40
6.1 Museernas förutsättningar för digitalisering ... 40
6.2 Museernas syfte för digitalisering ... 42
6.3 Teoretisk grund och tolkning... 44
7 Sammanfattning ...47
Käll- och litteraturförteckning...49 Bilaga...53
Intervjufrågor... 53
1 Inledning
Digitalisering har sedan några år tillbaka fungerat som ett alternativ till mikrofilmning som en teknik för att bevara och tillgängliggöra det material som finns vid arkiv, bibliotek och museer – med andra ord, våra minnesinstitutioner. Det ”ligger i tiden” att digitalisera och på många platser i landet har digitaliseringsprojekt av varierande storlek satts igång. Den ökande digitaliseringen är dock inte he lt oproblematisk. Materialet som ska digitaliseras är ofta skört, och ett upprepat hanterande av det kan innebära
ytterligare nedbrytning. Dessutom förekommer ibland att original i form av dagböcker eller bokband bryts upp inför digitalisering och därmed förstörs. Det kan också hända att digitaliseringsprocessen måste upprepas flera gånger i takt med att tekniken förändras och tidigare använda format och program inte längre går att använda. En långsiktig plan för arbetet framstår därför som angelägen. Arkiv, bibliotek och museer har alla samlingar som av olika skäl bör bevaras för framtiden. Det finns dock inget gemensamt organ för dessa institutioner som sätter reglerna för hur digitalisering ska gå till. Emellertid har man inom ABM-sektorn tagit initiativ till olika former av
samverkan, även kring digitalisering, med gemensamma projekt och
samverkansgrupper. I slutändan är det dock upp till varje arkiv, bibliotek eller museum att själva leda arbetet och lösa de problem som kan uppkomma under arbetets gång, vilket inte alltid är det lättaste eftersom alla arbetar under olika förutsättningar och med begränsade resurser.
Digitalisering innebär datorisering av objekt som från början har en annan form, det kan vara böcker, bilder eller föremål. O lika värden och signaler som ljud, bild eller text omvandlas till de binära värdena ettor eller nollor, dessa kallas för bits, och lagras i den formen. Att digitalisera information innebär att den blir lättare att tillgängliggöra och kopiera. Ibland är också bevarande av originalet en orsak till digitalisering. En bild som har digitaliserats på ett tillfredsställande sätt kan också fungera som ett substitut för originalbilden om denna av någon anledning är svår att tillhandahålla.
Digitalisering sker på olika sätt. På ett museum eller ett bibliotek kan det innebära att man skriver av en handskriven katalog i ett ordbehandlingsprogram och därmed skapar en datoriserad katalog. Det kan också innebära att man scanna r av ett dokument och använder OCR-teknik på dokumentet (Optical Character Recognition), vilket innebär en automatisk inläsning som gör det möjligt att förändra och redigera den inscannade texten. Föreliggande uppsats kommer dock främst att fokusera på bildfångst genom skanning och digitalkamera, där den digitala formen fungerar som en avbildning av originalet.
I föreliggande uppsats beskrivs hur två museer går till väga när de digitaliserar sina samlingar. De två museer vars digitaliseringsprojekt jag valt att beskriva, Halmstads och Varbergs Länsmuseum, ligger båda i Hallands län. I Halland är turistnäringen länets viktigaste och mest inkomstbringande sektor. Länsmuseet i Varberg är också för
närvarande Hallands största ickekommersiella besöksmål (Länsmuseet Halmstad 2004,
Regionalt museiprogram, s. 12). Därför är det enligt min mening viktigt att satsa på de
museer och kulturinstitutioner som finns i Halland och det är av den orsaken också
intressant att se hur man här tar sig an de nya utmaningar som digitaliseringen av
samlingarna innebär. Jag anser att digitalisering och bevarandet av vårt kulturarv är ett
intressant och aktuellt ämne som fortfarande är relativt outforskat. När man tänker på att
det hela handlar om att bevara och visa upp vår kultur för framtidens generationer; för våra efterlevande, så inser man att det rör sig om en viktig och spännande uppgift som kräver eftertanke och noggrannhet.
1.1 Bakgrund
Digitalisering inom kultursektorn är ett relativt nytt fenomen och det, såväl som andra faktorer, medför att det inte finns några konkreta regler eller standardiseringar för hur arbetet ska gå till. Varje enhet får lösa uppgiften själv. En del institutioner tar hjälp utifrån genom att anlita kommersiella dataföretag eller genom samarbete med liknande minnesinstitutioner eller universitet. Andra arbetar med projekten internt och efter de förutsättningar som redan finns i verksamheten. Det är därför intresserant att undersöka hur digitaliseringsarbetet kan se ut och vilka eventuella problem som kan uppstå under arbetets gång.
Stiftelsen Hallands Länsmuseer står för den övergripande planeringen och fördelningen av anslag för både Varbergs och Halmstads Länsmuseum, som är de aktuella museerna i denna uppsats. Stiftelsen bildades 1978 då Hallands museum i Halmstad, grundat 1886, och Varbergs museum, grundat 1916, slogs samman. Man bröt då ut
landsantikvariefunk tionen från Länsmuseet i Halmstad och bildade en särskild kulturmiljövårdsenhet under ledning av landsantikvarien. Verksamheten vid de båda museerna samlades i museienheten under länsmuseichefens ledning. Det övergripande ansvaret ligger alltså här, men museernas verksamhet sköts av föreningar på respektive ort (Länsmuseet Halmstad 2004, Regionalt museiprogram, s. 3ff).
Varbergs museum drivs av en ideell förening vars huvudmän är Varbergs kommun och Föreningen Varbergs museum (Länsmuseet Varberg, avd. Organisation). Även
Halmstads Länsmuseums verksamhet drivs av en ideell förening. På länsmuseet i Varberg arbetar 32 tillsvidareanställda, i personalstyrkan finns också drygt 30 stycken tillfälligt anställda och de flesta av dessa tillkommer under högsäsong på sommaren.
Dessutom tillkommer också 28 praktikanter och feriearbetare från Varbergs kommun. I Halmstad är totalt 25 personer fast anställda i verksamheten. Även här tillkommer ett antal tjänster under sommaren. Varbergs museum är lokaliserat inuti Varbergs fästning, precis vid kusten, och har populära fasta utställningar om Bockstensmannen såväl som Karl den XII och kulknappen. I Halmstad är Länsmuseet idag utspritt på flera lokaler runt om i staden. Bland utställningarna märks exempelvis en av Sveriges största samlingar bonadsmålningar samt en mängd arkeologiska fynd från järn- och bronsåldern som man funnit i Halland (Länsmuseet Halmstad, avd. samlingar).
Länsmuseernas verksamhet kan sammanfattas med tre ord: samla, vårda och visa (Länsmuseet Halmstad 2004, Regionalt museiprogram, s. 5). Museerna ska fungera som samhällets minne. Länsmuseets primära uppgift är att samla på föremål och dokument med anknytning till Halland och hallänningarna. Insamlingen sker genom
dokumentation såväl som genom att faktiska föremå l tas in till samlingarna. Den sist
nämnda aspekten av verksamheten, att visa, har fått nya dimensioner med den teknik
som finns att tillgå idag. I museiprogrammet från 2004, ett dokument som sammanfattar
den strategiska planen för museiverksamhet i Hallands län, skrivs det om vikten av att
digitalisera samlingarna och den möjlighet digitalisering innebär när det gäller att föra
ut och visa information om de samlingsobjekt som annars bara kan ses i magasin och
arkiv. Digitaliseringen beskrivs som en del av museernas viktiga kunskapsuppbyggnad,
den är en del av den interna kvalitets-höjningen av verksamheten som ska ge
kompetensutveckling för personalen och även höja kunskapsnivån hos länets invånare.
Digitalisering framställs också som en demokratifråga. Man menar att medborgare som har skänkt föremål till muserna och som också betalar skatt för att de skall bevaras har rätt att ta del av museernas bestånd även på ett djupare plan. Det är dock ofta
problematiskt att få medel till att genomföra uppdrag inom kunskapsuppbyggnaden, pengarna räcker helt enkelt inte till. Med hjälp av samverkan med myndigheter för vård och omsorg har dock både Halmstads och Varbergs länsmuseer påbörjat
digitaliseringsprojekt (Länsmuseet Halmstad 2004, Regionalt museiprogram, s. 32f).
På Länsmuseet i Halmstad pågår projektet Bildstationen, ett projekt som finansieras med medel från kommunen, Försäkringskassan och Länsarbetsnämnden och där
funktionshindrade utgör arbetskraften. I Varberg finns ett liknande projekt, Kulturarvs- IT, som är ett samarbete mellan kommunen, Länsarbetsnä mnden och
Riksantikvarieämbetet. Båda dessa verksamheter har permanentats och införlivats i den ordinarie verksamheten (ibid., s. 22). I Varberg har digitaliseringsprojektet resulterat i en bilddatabas innehållande digitaliserade avbildningar av fotografier. Museet arkiverar och förvaltar idag ca 200 000 historiska och samtida fotografier och den ständigt växande databasen innehåller ca 26 500 poster, flera bilder kan dock vara kopplade till samma post. Varbergs museums bilddatabas finns inte tillgänglig på nätet. Man kan däremot få hjälp med att söka i databasen på plats, och man kan även beställa bilder från den (Länsmuseet Varberg 2006, avd. Arkiv, bild, bok). Halmstads bildstation innehåller ca 100 000 fotografiska bilder varav 4000 är porträttbilder och 20 000 är bilder från Halmstad. Halmstads museums bildstation finns publicerad i en sökbar databas på nätet som uppdateras allteftersom digitaliseringen fortgår (Länsmuseet Halmstad, avd.
Bildstatione n).
Det finns drivande krafter i arbetet med digitalisering på nationell såväl som
internationell nivå. På internationell nivå finns Minerva, ett EU- finansierat projekt vars mål är att skapa bättre förutsättningar för samarbete mellan digitaliseringsprojekt inom ABM-sektorn i Europa
.Genom projektet ska medlemsländernas kulturministrar få chansen att komma samman och utarbeta standarder för hur digitaliseringen av Europas kulturella och vetenskapliga material ska gå till. På nationell nivå har Kungliga
Biblioteket (härefter KB) tillsammans med Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet och Nationalmuseum genomfört projektet Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan, där ABM står för arkiv, bibliotek och museum (förkortningen används om dessa kulturinstitutioner som att de ingår i ABM-sektorn). Tanken är att arbeta för en bättre samordning kring digitaliseringsarbetet mellan de olika
institutionerna eftersom de till stor del har liknand e material i sina samlingar, såsom kartor, ritningar och fotografier (Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM- samverkan 2001, avd. Projektbeskrivning).
Både Minerva-projektet och ABM-projektet har resulterat i ett antal praktiska guider för bästa tillvägagångssätt vid digitalisering. Dessa guider, rekommendationer och
rapporter som projekt som Minerva och ABM-samverkansgruppen utarbetat kan fungera som en hjälp och ett stöd för enskilda minnesinstitutioner i deras
digitaliseringsarbete. I uppsatsen kommer jag därför att analysera och skildra hur
museerna arbetar i förhållande till dessa rekommendationer.
1.2 Problemformulering och syfte
Eftersom det i dagsläget inte existerar några universella regler eller restriktioner för hur digitalisering vid minnesinstitutioner ska gå till är det upp till varje enskild enhet att lösa uppgiften på egen hand och enligt de förutsättningar som finns i form av teknisk utrustning och resurser såsom tid, pengar och personal. Viss vägledning och
rekommendationer finns dock att tillgå genom projekt som drivs av institutioner som KB och även samverkansgrupper inom EU.
Syftet med föreliggande uppsats är att undersöka hur två olika museer resonerar kring digitalisering, med vilka förutsättningar de genomför sina digitaliseringsprojekt och hur de förhåller sig till de rekommendationer som finns kring olika tillvägagångssätt.
Genom att jämföra två museer och undersöka likheter och skillnader hoppas jag kunna få svar på en del frågor om hur museerna realiserar arbetet efter givna förutsättningar och hur deras tillvägagångssätt liknar eller skiljer sig från de råd och rekommendationer kring digitalisering som presenterats inom två aktuella ABM-projekt
Frågeställningarna är således:
• Vilka förutsättningar har museerna haft vid digitaliseringen; vilka ekonomiska, personella, tekniska och tidsmässiga resurser har funnits för arbetet?
• I vilket syfte har museerna digitaliserat? Hur har syftet påverkat det praktiska tillvägagångssättet?
• Hur förhåller sig museerna till några av de rekommendationer som finns kring digitalisering?
1.3 Avgränsningar
Min studie avgränsar sig till att undersöka och jämföra digitaliseringsarbetet för bilddatabaser på två museer: länsmuseet i Varberg och länsmuseet i Halmstad. Dessa två museer liknar varandra på så sätt att de båda är Länsmuseum, de har båda pågående digitaliseringsprojekt, de ligger båda i Hallands län och regleras därför båda av
Stiftelsen Hallands Länsmuseer. Min tanke är att undersöka i vilka avseende dessa två liknande museers projekt skiljer sig åt och i sådana fall varför de gör det. Det är också intressant att undersöka om det finns något samarbete dem emellan.
En avgränsning sker också vad gäller de aspekter av digitalisering som undersöks i uppsatsen. Jag kommer att fokusera på aspekterna kring digitaliseringsförfarandets möjligheter när det gäller ekonomi, utrustning, personal och tid för
digitaliseringsarbetet. Uppsatsens omfång ger inte plats för att gå in på alla de olika tekniska aspekter av digitalisering genom bildfångst som är aktuella, exempelvis
färghantering och genomgång av olika scanners, därför har jag valt att fokusera på några av de grundläggande faktorer som påverkar resultatet vid digitalisering. En annan aspekt av digitalisering och tillgängliggörandet av kulturarvet är det ramverk av lagar som påverkar hur museerna får offentliggöra sitt material. En genomgång av denna
problematik skulle dock utgöra en egen uppsats, därför kommer jag bara att snudda vid
ämnet i denna studie.
Vidare finns också en avgränsning gällande det material som digitaliseras. Jag har valt att fokusera på digitaliseringen av bilder, eftersom det är det som båda museer
huvudsakligen har kommit längst med och det är bilder som både Kulturarvs-IT och Bildstationen huvudsakligen arbetar med just nu.
1.4 Begreppsdefinitioner
Digital: Data representeras med siffror i ett talsystem, motsatsen är analog
representation där data representeras av kontinuerliga fysiska storheter (NE på webben).
Digitalteknik : Den grundläggande tekniken bakom datorn. Normalt används endast siffrorna 1 och 0 som fysikaliskt motsvaras av signaler som är endera ”till” eller ”från”
där exempelvis 1= elektrisk spänning, 0=avsaknad av elektrisk spänning (ibid.).
Kulturarv: Enligt Riksantikvarieämbetets definition är kulturarvet förutom föremål, byggnader och fornlämningar också berättelser, traditioner och andra immateriella värden som vi övertar från tidigare generationer (Riksantikvarieämbetet, avd. Vårt Uppdrag). Nationalencyklopedins definition av kulturarv är: ”Idéer och värderingar som ingår i en kulturs historia och som fungerar som en gemensam referensram […] Mer konkret om de föremål som är bevarade från äldre tider.” (NE på webben). Utbildnings- och kulturdepartement definierar kulturarv såhär: ”Begreppet kulturarv kan definieras som de förvärvade, inventarieförda, registrerade etc. objekt och informationsbärare, som finns ”samlade” vid svenska arkiv, bibliotek, museer och motsvarande institutioner eller som dessa ansvarar för.” (SOU 2003:129, s.179).
1.5 Teoretisk grund
Vad är egentligen en teori? Ordet används i olika sammanhang och med olika
innebörder. En definition av begreppet teori är; ”System av lärosatser (eller antaganden) inom ett ämnesområde som kan användas för att tolka, beskriva, förklara och/eller förutsäga ämnets fenomen, och som bildar uppfattningsramar för ämnet.”(Rienecker &
Jørgensen, 2002, s.158) Andra menar att en teori är ”ett (helst väl genomtänkt)
antagande om att faktor X påverkar faktor Y kombinerat med ett antagande om varför faktor X påverkar faktor Y” (Esaiasson et. al 2004, s. 37).
Ytterligare en definition förklarar teori som ”en allmän uppfattning, en gissning om hur saker är eller en förförståelse som forskaren bär med sig i sitt arbete.”( Bjereld, Demker, Hindfors 2002, s. 73). Den sist nämnda definitionen är den som jag tycker stämmer bäst med hur jag uppfattar att teorin används i denna uppsats, jag använder teorin som en förförståelse av ämnet snarare än som en hypotes som ska verifieras eller falsifieras.
Teorier kan definieras som normativa eller deskriptiva. En normativ teori säger, enkelt
uttryckt, något om hur verkligheten bör vara, medan en deskriptiv teori talar om hur
verkligheten faktiskt är (Bjereld, Demker, Hindfors 2002, s. 74 f). Man skulle kunna
hävda att alla teorier i grund och botten är normativa eftersom forskaren alltid utgår
ifrån en egen uppfattning om vad som är rätt och fel i världen och sedan anpassar sin
forskning efter det antagandet. Ett exempel är att man inom medicinsk forskning utgår
ifrån att sjukdomar är dåliga och hälsa är bra. Målet för den medicinska forskningen blir
då att bota eller utrota sjukdomar, eftersom den normativa värdegrunden är att
sjukdomar är något ont. En skillnad mellan normativ och deskriptiv teori är dock att den deskriptiva teorin om hur verkligheten ser ut går att förkasta genom empirisk prövning, den går alltså att motbevisa genom att redovisa fakta, medan den normativa teorin inte kan motbevisas på samma sätt eftersom den är en slags ståndpunkt, en argumentation, som bygger på logik som bygger på vissa premisser och slutsatser (ibid., s. 75f).
I föreliggande uppsats använder jag en teoretisk grund som en förståelse om hur en företeelse, i det här fallet ett digitaliseringsprojekt, skulle kunna gå till, och jag utgår efter denna förförståelse när jag därefter ger en beskrivning av min egen studie. Jag förankrar på så sätt min forskning i tidigare forskning och tolkar och förklarar ämnet genom att knyta an till tidigare undersökningar. Min teoretiska grund utgörs därför av de studier som gjorts av digitalisering, och de rekommendationer som de resulterat i.
Teoriavsnittet blir således det avsnitt där jag presenterar rekommendationer och styrdokument. Teorin är inte tänkt att vara normativ. Jag vill inte hävda att de rekommendationer som redovisas står för det ”rätta” och ”goda” alternativet, de fungerar som en beskrivning av hur digitalisering kan genomföras och min tanke är att därefter ge en beskrivning av hur det i relation till dessa rekommendationer går till på de platser där jag förlagt min uppsats.
Som en inledande bakgrund till de rekommendationer som sedan presenteras i texten inleds teoriavsnittet med ett avsnitt om hur man resonerar kring digitalisering av kulturarvet på nationell och internationell nivå. De rekommendationer jag därefter kommer att använda mig av är rapporten ”Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan” som är ett samverkansprojekt mellan Kungliga biblioteket, Nationalmuseum, Riksantikvarieämbetet och Riksarkivet 2001-2002 och som resulterat i en slutrapport som också publicerats på Internet, www.abm.kb.se, som också är en länk från KB. Främst kommer jag att använda kapitel 4 i denna rapport, som handlar om kvalitet och standard vid digitalisering. Detta kapitel ska fungera som en praktiskt inriktad vägledning och innehåller tydliga instruktioner för hur digitaliseringen praktiskt kan utföras.
Jag kommer också att använda mig av de guider och rekommendationer som
sammanställts genom Minerva projektet som pågått sedan år 2002. För närvarande finns
ca 40 länkar sammanställda genom Minervas webbplats. Guiderna är sammanställda för
att vara en hjälp för alla verksamheter som står inför att digitalisera sina samlingar.
2 Metod
2.1 Val av metod
Uppsatsen har en komparativ ansats där jag jämför två museers arbete. I uppsatsen används dokument studier och samtalsintervjuer som metod.
I uppsatsen redogörs också för en del av den tidigare forskning som finns kring museer och digitalisering samt de rekommendationer som har tagits fram vid olika
samarbetsprojekt inom ABM-sektorn.
Den empiriska studien har genomförts med hjälp av dokumentstudier på dokument fr ån länsmuseerna, exempelvis policydokument och projektbeskrivningar som informerar om digitaliseringsarbetet. Dessutom har jag samtalat med de nyckelpersoner som driver och arbetar med digitaliseringen på de två museerna. Intervjuerna görs för att få en djupare förståelse för hur museerna resonerar kring digitalisering och hur de upplever att arbetet fungerar, de behövs också därför att det finns få dokument som informerar om de båda museernas digitalisering.
2.2 Dokumentstudier
I undersökningen kommer inte någon djupare textanalys att göras i den mening att texten analyseras. De dokument som används kommer att fungera som faktabärande och informativa källor. Några av de källor som kommer att användas är musernas interna policydokument och webbplatser. En källkritisk aspekt som skulle kunna appliceras på denna form av dokument är oberoendeaspekten. För att en text ska vara trovärdig så ska berättaren helst vara helt oberoende och opåverkad av omgivningen. Det är dock inte helt lätt att avgöra om det förefaller sig så eftersom en påverkansprocess ofta finns omedvetet hos författaren. Det är svårt att hitta ett fall där författaren är helt opåverkad av sin omgivning, det är graden av påverkan som får bestämma källans trovärdighet (Esaiasson et al 2004, s. 309f). Det skulle kunna vara så att det till viss del finns en tendens att skönmåla sin egen verksamhet i sådana dokument som också är tillgängliga för besökare och kunder. Detta är något jag varit medveten om, men jag hoppas och tror att det ändå har varit möjligt att ge en någorlunda rättvis och trovärdig beskrivning av museerna och deras verksamheter.
2.3 Samtalsintervjuer
Att undersöka ett fenomen genom att ställa frågor till människor som har kunskap om fenomenet är en bra metod som genererar relevanta fakta och information. Metoden att samla in kunskap genom att fråga människor kan dock genomföras på olika sätt.
Frågemetoder kan delas in i informant- och respondentundersökningar. Vid informantundersökningar fungerar svarspersonen som ett ”vittne” eller
”sanningssägare” och ska hjälpa till att ge information om en händelse eller ett fenomen.
Han eller hon ska skildra verkligheten så som den faktiskt ser ut. Uppgifterna räknas
sedan som en källa och kan behandlas enligt källkritiska principer. En respondent-
undersökning innebär istället att man fokuserar på svarspersonerna själva och deras
upplevelse av någonting. Det är svarspersonerna själva som är det intressanta och det är
deras tankar och argument som är studieobjekt (Esaiasson et al. 2004, s. 253f).
Uppsatsens frågemetod är främst av karaktären informantundersökning eftersom syftet är att ta reda på hur ett projekt har gått till och informanternas uppgift är att skildra händelseförloppet. Fokus ligger till största delen på själva feno menet
digitaliseringsprojektet.
Frågeundersökningar kan göras med hjälp av enkäter eller samtal. Eftersom jag har begränsade förkunskaper om detta forskningsområde så är enkätundersökning inget lämpligt alternativ. För att göra en enkätundersökning krävs att forskaren har en så pass god förförståelse att han eller hon kan formulera ett antal svarsalternativ som täcker in alla de potentiella svar som respondenten kan tänkas ge. Det krävs också att fo rskaren har klart för sig precis vilka frågor som bör ställas för att erhålla den information som behövs i studien, eftersom det i regel inte ges tillfälle att utveckla eller formulera om frågan då enkäten redan är ifylld. Förvisso kan öppna frågor användas även vid enkätundersökningar. Svarspersonen får då inga fasta svarsalternativ utan konstruerar svar med sina egna ord, problem kan dock uppstå när man ska läsa och tolka dessa svar korrekt (Esaiasson et al. 2004, s. 274). Vid samtalsintervjuer är det lä ttare att konstruera frågor av en öppen karaktär där även oväntade svar kan framkomma. I min studie har jag använt mig av ett antal grundfrågor (se bilaga) gällande förutsättningar, syfte och tillvägagångssätt för digitaliseringen då jag utfört intervjuerna. Vid intervjutillfällena har ofta följdfrågor ställts utöver dessa för att ytterligare utveckla och förtydliga informanternas svar, frågorna har således varit av en öppen karaktär.
2.4 Val av informanter
Det empiriska materialet i uppsatsen består av intervjuer av representanter från
Varbergs och Halmstads Länsmuseum. Urvalet av informanter baseras på deras centrala
roll i digitaliseringsarbetet, i det här fallet att de är beslutsfattare eller/och arbetsledare,
och ansvariga för digitaliseringsarbetets genomförande. Vid samtalsintervjuer där
svarspersonerna främst fungerar som informanter är det ingen självklar fördel med att
ställa samma frågor till alla medverkande. Syftet kan istället vara att ställa olika frågor
till olika personer beroende på vilken roll de har inom forskningsområdet för att på så
sätt täcka upp olika aspekter av det man avser att studera (Esaiasson et al. 2004, s. 254).
3 Tidigare forskning
Genom att ta del av tidigare forskning vill jag undersöka vad som tidigare skrivits kring digitalisering på museer och problematiken kring olika enheters möjligheter att
digitalisera. Avsnittet bidrar med en förförståelse av ämnet och jag kan även förankra och relatera de resultat som framkommer av min egen studie till tidigare studiers resultat.
I magisteruppsatsen ”Vad innebär digitalisering av kulturarvet – en ideologianalys av tre svenska digitaliseringsprojekt” (2004) av Malin Gumælius, sammanfattar författaren de grundläggande tankar och orsaker som styr digitaliseringen, vilka konsekvens er som digitaliseringen innebär för olika intressegrupper samt vilka ståndpunkter som finns när det gäller digitalisering av kulturarvet.
Författaren undersöker i sin uppsats tre olika digitaliseringsprojekt: Ostindieprojektet, Sueciaprojektet och Andrémuseet. Undersökningen leder henne till att konstatera att de ideologier som styr digitaliseringen vid dessa projekt är bevarande, tillgängliggörande eller en kombination av dessa två ideologie r. Den bakomliggande ideologin påverkar vilka konsekvenser digitaliseringen har för olika intressegrupper. Om ideologin främst är bevarande kan konsekvensen vara att originalen spärras för användning och
tillgängligheten minskar på så sätt för allmänheten. Om det istället är tillgänglighet som är den styrande ideologin kan det vara så att både original och digital form finns
tillgänglig för allmänheten, vilket ökar tillgängligheten och marknadsför den egna institutionen men också eventuellt påverkar bevarandet av originalet negativt.
Författaren återger i samband med detta resonemang ett citat från beskrivningen av Sueciaprojektet; ”
Hög kvalitet på visningen gör att originalen kan vila. Dålig kvalitet får motsatt effekt.”(Kungliga biblioteket, Sueciaprojektet, 2004, avd. Våra erfarenheter).
I diskussionen kommer författaren fram till att det finns stora likheter när det gäller digitalisering av kulturarvet inom ABM-sektorn och att de skillnader som märks vid tillvägagångssättet troligtvis beror på vilka olika tankar och ideologier som legat bakom projekten snarare än att det rör sig om olika typer av institutioner. Uppsatsen
sammanfattar också ett antal olika ståndpunkter kring digitalisering som framlagts från olika håll.
Gumælius refererar till Johan Mannerheim, chef för Data och IT-enheten på KB, som skriver i en artikel i tidskriften Human IT att många digitaliseringsprojekt i Europa stöter på problem på grund av att de är kortsiktiga och ofta av pilotkaraktär. ”Många av projekten var rumphuggna, kortsiktiga eller oavslutade i brist på resurser och att teknik och mjuk varor snabbt åldras…” (Mannerheim 2000, s. 23). En lösning på problemet med snabbt åldrande mjukvaror, som tas upp är att använda den mera stabila
mikrofilmtekniken för långtidslagring och den digitala formen för tillhandahållande och distribution (Lindquist, enligt Gumælius s. 33). Andra menar att det är viktigt att tänka på att digitalisering inte alltid är det bästa alternativet. Digitaliseringsprojekt kan misslyckas och medföra stora omkostnader, det är därför angeläget att tänka sig för och undersöka alla olika alternativ innan start. Gumælius hänvisar till Deegan & Tanner som hävdar att i vissa fall kan ett alternativ vara att inte göra någonting alls (Deegan &
Tanner 2002, s. 57). Man kan se det som att bevarandet av materialet är ett underordnat
mål eftersom det inte behöver innebära någon aktiv åtgärd, själva minskandet av
användandet av originalet är ett skydd i sig (ibid., s.178f).
I texten framkommer emellertid också fördelarna med digitalisering. Tekniken innebär att det är möjligt att få en utseendemässigt exakt kopia av ett originaldokument,
(Deegan & Tanner 2002, s. 12), och den innebär också att efterfrågade men fysiskt avlägsna dokument görs tillgängliga. Stora och otympliga material, exempelvis stora kartor, kan visas på ett lättare sätt, geografiskt utspridda samlingar kan visas på en gemensam plats och möjligheten ges att på ett enkelt sätt använda skärpa och zoom på digitala bilder (ibid., s. 32).
En annan aspekt som tas upp i uppsatsen är hur urvalet av material ska gå till. Vad vet vi idag om vad som kommer att efterfrågas för forskning i framtiden? Vem vet idag vilket material som är intressant imorgon? Gumælius refererar till den amerikanske författaren Nicholas Baker, som går till angrepp mot det sätt som originaldokument förstörs efter att de har överförts till mikrofilm eller digitaliserats. Han anser att det är fel att man på många bibliotek i USA idag gör sig av med mycket värdefullt material, han menar också att det är viktigt att både mikrofilmning och digitalisering sker på ett sätt som är skonsamt för materialet och att det inte innebär att man gör någon åverkan på materialet, såsom att skära upp böcker för att kunna scanna dem (Baker, 2001, s 270).
I uppsatsens diskussionsavsnitt skriver Gumælius att hon finner det lite märkligt att de projekt som hon studerat endast nämnt en nackdel som digitaliseringen kan föra med sig i sina projektbeskrivningar, nämligen den att originalen i vissa fall spärras för
användaren. Enligt henne kan man med ett kritiskt synsätt även se andra problem med projekten (Gumælius 2004, s. 52). Hon menar också att resultaten av hennes studie visar på att uttryck som ”bevarande” och ”tillgängliggörande” inte bara är ”floskler” och tomma ord, utan att de verkligen kan sägas vara ideologier som påverkar hur digitaliseringsprojekt genomförs vid de tre institutioner som hon undersökt.
I artikeln The Museum and the Media Divide, ur D-Lib. Magazine, 2005, presenterar W.
Brent Seales och George V. Landon, från Laboratory for Advanced Networking i Kentucky, en studie av ett samarbete mellan University of Kentucky och museet Instituto de Cultura Puertorriquena. Artikeln diskuterar användarnas krav på ett rikligt utbud av digitaliserat material och de problem som museer ställs inför när de ska försöka möta dessa krav. Tidigare handlade problemen om att alla grupper av människor inte hade möjlighet att ta del av digitalt material eftersom tillgång till Internet inte var självklar. Nu finns Internet i nästan varje hushåll, åtminstone i vår del av världen, och därför är inte tillgången längre ett lika stort problem. Idag finns istället stora skillnader mellan vad olika museer kan erbjuda när det gäller digitala resurser.
Användaren har verktyg som gör det möjligt att få tillgång till materialet, men det finns ingen möjlighet för användaren att påverka det sätt som museet strukturerar och
presenterar samlingarna i digital form.
Museerna förfogar ofta över oerhört intressant och viktigt material men de kan inte alltid erbjuda tillfredsställande digitala representatione r av sina objekt, undantaget är stora och ansedda museer där det finns en budget som täcker de kostnader som
digitaliseringsprocessen för med sig. Artikeln fokuserar på de problem och utmaningar som museer erfar när de står inför uppgiften att tillhandahå lla en meningsfull
representation av samlingarna i digital form trots begränsade resurser. Tillgänglighet är
inte längre kärnfrågan, det är själva innehållet som till stor del varierar mellan olika institutioner.
Författarna menar att museer kan och bör anta dessa utmaningar, och målet med samarbetet som dokumenteras i artikeln är att utveckla ny teknik för att förbättra, effektivisera och reducera kostnaderna för processen att upprätta, strukturera och tillgängliggöra digitaliserade samlingar (Brent Seales & Landon 2005, avd. 1).
I artikeln används uttrycket content creation för att beskriva den process då data hämtas in (genom att fotografera med digitalkamera eller att scanna in materialet) och sedan bearbetas på olika sätt för att göras åtkomlig på en webbsida. Denna process kan också kallas för bildfångst.
Steg ett är alltså att samla in det digitala materialet, och inför denna åtgärd bör man ställa följande frågor:
• Hur stor fysisk tillgång till materialet har man? (Kostnaderna ökar om materialet är svåråtkomligt, detta kan i sin tur bero på hur det förvaras, om det är mycket värdefullt, om det är skört och svårhanterbart etc.) Ett sätt att minska
kostnaderna är att fotografera eller scanna materialet i samband med att det finns framme och ha nteras i något annat syfte, exempelvis vid den ordinarie vården av samlingsobjekt eller i samband med utställningar.
• Vilken teknik ska användas?
För bästa resultat krävs en utrustning som är smidig för personalen att använda och att man väljer den teknik som också är pålitlig inför framtiden.
Författarna menar att museerna står inför en framtid där de ständigt måste ta del av nya rön och framsteg angående förvärvande, representation och visningsmöjligheter för digitalt material för att kunna utvecklas. De hyser hopp om att framtidens museum kommer att ha minskat den klyfta som idag existerar, både gällande kvalitet och kvantitet, mellan museernas fysiska samlingar och vad som finns tillgängligt i digital form. De menar att det är viktigt att denna klyfta överbyggs. Om det saknas
övertygande och väl strukturerat och framställt material menar författarna att digitalisering är meningslöst.
Vidare anser författarna att det är en fördel om museerna tar in hjälp och kunskap utifrån för att förbättra sin verksamhet. Genom att museer samarbetar med industrin och forskningsuniversitet, kan de inhämta ny kunskap som ger dem möjlighet att utveckla sina digitala samlingar (Brent Seales & Landon 2005, avd. 2).
Projektet som redovisas i artikeln resulterade i digitaliseringen av en samling målningar av konstnärer från Puerto Rico. Vissa av målningarna var runt 300 år gamla och några var skadade. Digitala data hämtades i det här fallet in med hjälp av en digitalkamera:
målningarna fotograferades med lämplig slutartid och med anpassat ljus för att undvika
reflektioner i bilden. Efterarbetet innebar att segmentera bilden och att retuschera bort
bakgrunden. Författarna menar att detta förfarande när det gäller förvärvandet av digital
data innebär relativt små kostnader, eftersom den enda utrustning som behövs är en
enkel ljusanläggning och en digitalkamera med relativt hög upplösning. Tekniken finns
tillgänglig, menar de, och en viktig förutsättning är att museerna bygger upp långsiktiga
program med utrustning som håller måttet och att det finns personal som kan hantera
bildfångsten (ibid., avd. 3).
Elizabeth Yakel är professor vid School of information, University of Michigan, USA. I sin artikel ”Digital assets for the next millennium” skriver hon om digitaliseringen som under det senaste decceniet har ägt rum på arkiv, bibliotek och museer. I artikeln diskuterar hon svårigheterna med att övergå från enstaka digitaliseringsprojekt till mera långsiktiga digitaliseringsprogram. Den tar också upp de problem som kan uppstå när arkiv och museer står inför uppgiften att förvalta, bevara och tillgängliggöra det digitala materialet på ett sätt som gör att det digitala materialet inte går förlorat i framtiden (Yakel 2004, s.102).
Yakel ger exempel på hur många digitaliseringsprojekt fungerar som en enstaka punktinsats. En institution kan digitalisera en liten mängd dokument för att dessa ska användas till något speciellt just för tillfället, kanske en utställning eller liknande.
Projektet finansieras då ofta med externa medel, och om det finansieras med institutionens egna medel så är det bara som en engångsföreteelse, med en engångssumma.
Ofta uppstår problem då dessa projekt växer. Fler dokument ska läsas av, fler människor behöver anställas, mer information ska ingå i metadata och arbetet måste göras om från början. När detta inträffar måste institutionen bestämma om arbetet med digitaliseringen ska fortgå, och långsiktiga planer måste skapas, eller om det digitala materialet ska lämnas därhän, som det är. Yakel hänvisar till studier som gjorts av bibliotek. Det har visat sig att få bibliotek som börjat digitalisera har någon långsiktig plan för hur det digitala materialet ska bevaras inför framtiden (ibid., s.102f). Yakel menar att ett alternativ till att enheten sköter bevarandet av materialet själva, alltså uppgifter som migrering av data och registrering av lämplig metadata, så kan en gemensam
centraliserad enhet sköta den tekniska servicen på flera institutioners material. Det kan vara ett alternativ till att varje enhet löser detta på egen hand. Yakel ger exempel på Harvard Digital Repository Service som fungerar som en support och förvaltar det digitala materialet på Harvard (ibid., s.104).
Yakels slutsats är att det är viktigt att hjälpa arkiv och institutioner som tillhandahåller special-samlingar att reda ut hur de på bästa möjliga sätt ska kunna bevara de digitala samlingarna inför framtiden. Kortsiktiga projekt bör förvandlas till långsiktiga program, och en egen utvärdering över materialet och möjligheterna att göra materialet åtkomligt bör utföras. I annat fall kommer mycket av den digitalisering som utfördes på 1990- talet att gå förlorad (ibid., s.104).
De forskningsartiklar som jag tagit upp här har alla någon form av anknytning till föreliggande uppsats. I det första fallet, Gumælius uppsats, knyts syftet med
digitalisering och dess inverkan på tillvägagångssättet samman. Gumælius menar att hon genom sin studie kommit fram till att den ideologi och det syfte som ett museum, bibliotek eller arkiv har när de ska digitalisera sitt material påverkar hur de går till väga.
Det här är något jag ska återknyta till genom att konkret titta på hur detta yttrar sig i museernas praktiska arbete.
Efterföljande artikel berör fördelarna med att kunna använda digitaliseringen för visning
på Internet. Författarna menar dock att det fortfarande finns stora skillnader mellan
institutioners sätt att presentera sitt digitala material, de menar också att alla inte har
samma förutsättningar. I min uppsats undersöks alternativet att presentera det digitala
materialet på Internet och museernas möjligheter för – och deras resonemang kring – denna möjliga åtgärd.
Elizabeth Yakels artikel handlar mera generellt om problem som kan uppstå när
digitaliseringen sker utan att institutionen har någon långsiktig plan för arbetet. Hon
menar att den tekniska kunskapen ibland saknas hos den enskilda institutionen. Yakel
föreslår lösningar på hur mindre enheter lämpligen kan lämna över ansvaret för det
digitala materialet till en större centraliserad enhet. I min studie undersöks museernas
tankar och planer för digitaliseringen, jag undersöker också hur de resonerar kring
alternativet att överlåta digitaliseringen till en extern organisation eller till ett
utomstående företag.
4 Rekommendationer och råd för digitalisering
I följande avsnitt redovisas några av de riktlinjer och rekommendationer som har framlagts på nationell och internationell nivå när det gäller digitalisering av kulturarv, samt några av de rekommendationer och rådgivande dokument som finns att tillgå och som har utformats i samband med olika projektarbeten på nationell och internationell nivå. Syftet är att relatera dessa målsättningar, råd och rekommendationer till de aktuella museernas egna upplevelser och genomförande av digitalisering.
4.1 EU och digitalisering: Minerva-projektet
Minerva är ett EU-projekt vars syfte är att samordna och harmonisera aktiviteter som rör digitalisering av kulturellt och vetenskapligt material. Minerva är en akronym för Ministerial Network for Valorising Activities in Digitisation. Projektet ska fungera som ett nätverk där de medverkande EU- ländernas kulturministrar kan diskutera, samordna och koordinera digitaliseringsarbetet och därmed förbättra tillgängligheten till Europas kulturskatter för europeiska medborgare. Målet är också att skapa en gemensam
europeisk plattform där alla som arbetar med digitalisering kan finna rekommendationer och guider kring digitalisering, metadata (beskrivande data), tillgängliggörande samt bevarande av kulturellt och vetenskapligt material. Det är också tänkt att projektet ska arbeta med att knyta kontakter med icke- medverkande europeiska länder samt andra internationella organisationer och nätverk inom digitaliseringsområdet (Riksarkivet 2005 Minerva-projektet).
Minerva-projektet finansieras av EU-kommissionens IST-program, som är det ramverk för vad som ska prioriteras inom forskningen kring Informationsteknik för löpande fyraårs-perioder, i det här fallet perioden 2002-2006. (Information Society Technology 2006, European Commission). De länder som grundade Minerva-projektet år 2002 var Italien, Belgien, Finland, Frankrike, Sverige, Storbritannien och Spanien. Med hjälp av en ”advisory group”, NRG-gruppen, ska projektet verka för införandet av de
grundprinciper för koordinering kring digitalisering av Europas kulturarv som fastställdes våren 2002, och som bygger på dokumentet ”The Lund principles” som sedan omvandlades till handlingsplanen ”The Lund Action plan” (Riksarkivet 2005, Minerva-projektet).
4.1.1 Lund-principerna
Lund-principerna tillkom under ett möte i Lund, april 2001. Mötet var anordnat av EU- kommissionen och svenska Riksarkivet i anslutning till det svenska ordförandeskapet i EU (Kulturnät Sverige, Minerva). Medverkande var representanter och experter från EU- medlems staterna. Under mötet diskuterades frågor kring digital teknik och globala nätverk och de medverkande lade fram rekommendationer för åtgärder som stöder samordning, och som också ger en behållning till verksamheten på det digitala området på sådana sätt att de också är hållbara i framtiden.
Mötet ordnades för att förverkliga den åtgärdsplan som presenterades vid Europeiska
Rådets toppmöte i Feira i juni 2000. I åtgärdsplanen sägs att ”det europeiska innehållet i
globala nätverk skall främjas för att möjligheterna som den digitala tekniken medför
skall kunna utnyttjas optimalt”.
Vid mötet diskuterade man också de hinder som kan finnas för harmonisering av digitaliseringsmekanismer. Några av de hinder som togs upp var:
• Splittrat angreppssätt:
Digitaliseringsåtgärderna skiljer sig kraftigt åt mellan länderna på grund av vilka politiska instrument och mekanismer som används. Det saknas också en enhetlig åsikt om vilket urval av kulturellt material som bör digitaliseras, detta gör att det finns risk för dubblering av resurser och investeringar.
• Föråldrade metoder:
Eftersom digitalisering är dyrt och kräver stora investeringar är det viktigt att se till att investera i rätt teknik så att inte verktygen snabbt blir föråldrade och oanvändbara vilket skulle resultera i ett behov av att upprepa investeringen och därmed ytterligare öka kostnaden.
• Investeringar och åtaganden från institutioner:
Varje enskilt bibliotek, arkiv och museum förbinder sig med digitaliseringen att göra långsiktiga, dyra och tekniskt krävande investeringar. Kulturinstitutioner måste också genom användningen av digitaliseringsteknik utveckla nya kunskaper och nya metoder. Detta kan vara problematiskt för små enskilda institutioner.
De medverkande länderna uppmanades att vidta följande åtgärder för att komma tillrätta med problemen:
• Skapa ett samordningsforum
Det ska finnas en samordningsgrupp med representanter från varje medlemsstat.
Gruppen bör utveckla ramar till stöd för pågående diskussioner samt fastställa tillvägagångssätt för rapportering till medlemsstaterna, både på europeisk och nationell nivå.
• Påskynda spridningen av goda metoder och lämpliga kunskaper:
Genom att sprida exempel på bra metoder som tagits fram genom överenskomna kriterier kan man ge stöd i frågor om enhetliga metoder, förfarande och
förvaltning
Kommissionen fick också i uppdrag att upprätta ett kompetenscentra som kan bistå med vägledning i exempelvis teknikfrågor vid digitalisering (Information Society
Technology, European Commission 2006, Lund principles, 2001, s. 2f).
4.1.2 Lunds handlingsplan
Handlingsplanen som kom i juli 2001 är en uppföljning och ett antal förslag till åtgärder som bör göras för att realisera de mål som beskrivs i Lund-principerna. Planen
innehåller konkreta beskrivningar av hur olika åtgärder ska genomföras och även en
tidtabell för när det ska ske:
• Åtgärd 1 a: Nationella webbplatser för åtgärder och program
Nationella webbplatser ska finnas för att förbättra utbytet av information och erfarenheter mellan medlemsstater. En expertgrupp ska utarbeta en profil för hur sidorna ska se ut vad avser informationens kvalitet och tillgänglighet. Varje medlemsland väljer själva ut en lämplig webbplats och ska sedan se till att den underhålls och uppdateras. Det ska också finnas en gemensam webbsida med länkar ut till de nationella webbplatserna.
• Åtgärd 3 a: Exempel och riktlinjer för bra metoder
Medlemsstaterna ska välja ut projekt som har använt sig av bra metoder och genom dessa utbyta erfarenhet och kunskap mellan olika grupper. Riktlinjer för bra metoder ska kartläggas och främjas och syftet är att så småningom kunna enas kring ett antal allmänna riktlinjer och utveckla gemensamma rekommendationer.
• Åtgärd 3 b: Kompetenscentra
Ledande organisationer som har kompetens inom digitaliseringsteknik bör inrätta tjänster till stöd för kulturorganisationer som är nya på området digitalisering.
Tjänsterna kan vara på nationell eller europeisk nivå. (Information Society Technology, European Commission 2006, Lunds handlingsplan, 2001, s. 2ff)
Minerva-projektets arbete bygger på handlingsplanen och de medverkande länderna har fått olika ansvarsområden tilldelade att arbeta med. Sverige, som representeras av Riksarkivet, ansvarar för ”Good practises” samt inrättandet av kompetenscentra. Detta innebär att de ska utreda och kartlägga riktlinjer för de bästa metoderna vad gäller digitaliseringsförfarandet och att utveckla kompetenscentra där man kan hämta kunskap kring digitaliseringsteknik. (Kulturnät Sverige, Minerva ).
4.1.3 Resultat av Minerva-projektet
Idag är 15 av EU:s 25 medlemsländer involverade i Minerva-nätverket (Minerva 2006, avd. About Minerva ). En gemensam webbsida för Minerva-projektet har skapats, minervaeurope.org, därifrån finns länkar till medlemsländernas nationella sidor.
Sveriges länk går till Riksarkivet och från riksarkivet går sedan en länk till Kulturnät Sverige som uppges vara Minervas officiella svenska webbplats (Riksarkivet 2005, Minerva-projektet). Riksarkivet är också samordnare för den aktivitet som Sverige ska arbeta med, att fastställa rekommendationer och guider för digitalisering (Minerva 2006, avsnitt Working groups). På den gemensamma sidan finns en sammanställd ”handbok”
för digitalisering; Good practise handbook, som består av listor på länkar till olika webbplatser där man kan få råd och tips kring olika moment av digitaliseringsarbetet.
Handboken är uppdelad i tio kapitel eller kategorier som behandlar olika aspekter av arbetet. De olika avsnitten rör aspekter som:
• Planering av digitaliseringsprojektet (orsak till projektet, risker, resurser etc.)
• Urval (fastställa urvalskriterier, göra urvalet)
• Förberedelser för det praktiska arbetet (hård/mjukvara, arbetsmiljö etc.)
• Digitaliseringsprocessen (användandet av scanner, digitalkamera, OCR)
• Bevarandet av digitalt material (lämpligt filformat, medietyper, migration av
data)
Varje avsnitt är sedan uppdelat efter respektive land och för varje land finns länkar till digitaliseringsprojekt som är godkända av NRG- gruppen och därför fungerar som ett exempel på bra digitaliseringsförfarande. Den svenska länken går till Riksarkivets Oxenstierna-projekt som innebär att man digitaliserat en samling brev och texter av den svenske rikskanslern Axel Oxenstierna, som bland annat brevväxlade med drottning Kristina under 1600-talet. Vidare finns listat ett antal kompetenscentra för varje land.
Sverige hänvisar till följande kompetenscentra; Kungliga biblioteket, Lantmäteriet, Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet och Statens ljud- och bildarkiv (Minerva 2006, avd.
Good practices in digitisation).
Under rubriken ”Digitisation Guidelines: a selected list” finns en utvald lista över länkar till anvisningar och handledningar fö r bästa tillvägagångssätt vid digitalisering av dokumentärt material såsom manuskript, böcker och fotografier. Handledningarna innehåller konkreta råd kring verktyg, arbetsmiljö och lagringsformat. De har producerats av offent liga såväl som privata institutioner såsom nationalbibliotek, universitet eller biblioteksorganisationer.
Flertalet av dessa ”tutorials” är helt gratis och finns att tillgå som HTML och PDF- filer.
De är utvalda för att representera och täcka upp alla olika delar av digitaliserings- förfarandet, exempelvis urval, användandet av metadata, teknik vid skanning och fotografering, lagring, ekonomi, copyright- frågor och tillgängliggörande.
Listan uppdateras kontinuerligt och den är tänkt att vara till allmänt intresse och till stöd för alla verksamma inom verksamheter som digitaliserar kulturellt eller vetenskapligt material (Minerva 2006, avd. Digitisation guidelines).
4.2 Statliga rekommendationer
Ansvaret för kultursektorn i Sverige delas mellan staten, landstingen och kommunerna.
Staten står för anslagen som tilldelas olika ändamål och det är också staten, regering och riksdag, som sätter upp övergripande mål för kulturverksamheten. Museer såväl som bibliotek tillhör kultursektorn och regleras av regeringens utbildnings- och
kulturdepartement.
I regeringens arbete ingår att sätta upp mål för den politik som ska drivas, det innebär att de kan styra verksamheten inom ett område åt ett visst håll för att uppnå önskade resultat. I Internationella Kulturutredningen från 2003 beskrivs vikten av att använda sig av informationsteknik för att främja kulturellt utbyte över landsgränserna och göra kulturen tillgänglig för alla. Samarbetet inom ABM-området ska också inrikta sig på att bygga upp en långsiktig infrastruktur för bevarande och tillgängliggörande (SOU 2003:121, s. 42).
Bland de mål som regeringen och riksdagen satt upp för Sveriges kulturpolitik finns följande formuleringar:
• att verka för att alla får möjlighet till delaktighet i kulturlivet och till kulturupplevelser samt till eget skapande
• att bevara och bruka kulturarvet
• att främja internationellt kulturutbyte och möten mellan olika kulturer
(Regeringskansliet 2005, avd. Utbildnings- och Kulturdepartementet, Budget och Mål).
I arbetet att uppnå dessa mål är digitaliseringstekniken ett verktyg eftersom den involverar både bevarande och tillgängliggörande samt ett möjliggörande av internationellt kulturutbyte genom publicering av digitala bilder på webben.
På uppdrag av regeringen gjordes 1995 en utredning i syftet att ”utarbeta en samlad strategi för användning av informationsteknik vid myndigheter och institutioner inom kulturområdet” (DS 1999:20 s. 6). Denna utredning resulterade i webbplatsen Kulturnät Sverige som beskrivs i ett avsnitt längre fram i texten.
På nivån under staten finns Länsstyrelserna och Kommunerna. Länsstyrelserna svarar för kulturmiljöarbetet på regional nivå tillsammans med länsmuseerna. Genom årliga regleringsbrev ges myndigheterna ramar och regler för anslagen, som fastställer hur de statliga bidragen ska användas. Myndigheterna fördelar sedan dessa bidrag till olika kulturverksamheter (Regeringskansliet 2006, avd. Kultur).
4.2.1 Riksarkivet
Riksarkivet är en av de organisationer som genom Minerva-projektet ska fungera som ett kompetenscentrum för andra institutioner. Riksarkivet svarar också för tillsyn och rådgivning för alla som arbetar med arkivhantering inom offentlig förvaltning. En del av Riksarkivets arbete är att utforma regler och råd för hur institutioner bäst ska hantera och bevara handlingar, och att testa och kontrollera bevarandekrav för olika medier.
När det gäller lagring av digitala filer är det, enligt Riksarkivets anvisningar, viktigt att tänka på att de har en kort livslängd. Eftersom utveckling av programvaror och tekniken går så snabbt framåt krävs det ständiga uppdateringar och kopieringar för att kunna bevara de digitala filerna en längre tid. Riksarkivet råder till följande hantering av digitala filer:
• För mindre verksamheter rekommenderas lagring på hårddiskar, förutsatt att man he la tiden utför backup-versioner på oberoende maskiner. Lagring på CD- eller DVD-skivor rekommenderas inte eftersom det skikt som informationen bränns in i åldras genom värme, ljus och fukt och efter ett tag återges inte informationen korrekt. (Riksarkivet, Avdelningen för bevarande 2005, avd. Råd och anvisningar)
Riksarkivet publicerar på sin webbplats frågor och svar kring teknik vid mikrofilmning, men inget liknande när det gäller digitaliseringsförfarandet (ibid.).
Ytterligare rekommendationer finns i databasen för Riksarkivets generella föreskrifter
och allmänna råd. Databasen innehåller samtliga föreskrifter, som vid arkivlagens
(1990:782) ikraftträdande den 1 juli 1991 fortfarande gällde, och de föreskrifter som
tillkommit därefter. Det finns föreskrifter från 2003 som handlar om tekniska krav för
ADB-upptagningar, ADB står här för Automatisk Data Behandling. Föreskrifterna
gäller dock främst vilka tekniska krav som kan ställas på textbehandlingssystem,
databärare och dataorganisation (Riksarkivet 2006, Föreskrifter och allmänna råd).
4.2.2 Kulturnät Sverige
Kulturnät Sverige är en Webbplats som funnits sedan 1997. Syftet med sidan är att erbjuda en gemensam och nationell ingångssida, en länkkatalog där Sveriges kulturutbud finns samlat och strukturerat. På webbplatsen visar landets alla olika kulturproducenter upp sig inom konst, musik, kulturarv, bibliotek, film, foto, och design. Kulturnät Sverige finansierades tidigare av staten och redaktionen fanns hos statens kulturråd. Från år 2005 har Kulturrådet begränsat sina insatser till att utöva tillsyn över innehållet på Kulturnät Sverige och de undersöker möjligheterna att överföra hela eller delar av verksamheten till andra huvudmän. Portalen finns dock fortfarande tillgänglig för användarna (Kultur nät Sverige, Om Kulturnätet).
I utredningen ”Kulturnät Sverige – för ökad tillgänglighet till kulturen på Internet”
konstaterades att arkiv, bibliotek och museer förfogar över enorma, och oftast offentligt, finansierade informations- och kunskapsresurser som bör ges en vidare spridning
(Ds1999:20, s. 8). Utredningen tar också upp de mål som regeringen har satt för kulturverksamheten, och hur Kulturnät Sverige ska kunna medverka till att uppfylla dessa mål. Ett av målen är att arbeta för att alla ska få samma möjlighet till delaktighet i kulturlivet, till kulturupplevelser
ochtill eget skapande. Ett nationellt kulturnätverk innebär en kostnadsfri kanal för kulturell kommunikation. Att använda Internet innebär att man väsentligt ökar tillgängligheten till de kulturella skatter som finns inom de svenska kulturinstitutionerna (Ds 1999:20, s. 22).
Kulturnät Sverige ska bidra till att öka intresset för och tillgängligheten till svensk kultur. För närvarande finns 8070 webbplatser i länkkatalogen och det kostar inget för institutionerna att medverka. Information som rör digitalisering finns under avsnittet
”museer” och underavdelningen ”utbildning och forskning” i form av en hänvisning till projektet Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan. Även under avdelningen ”kulturarv” finns en länk till samma projekt (Kulturnät Sverige, Om
Kulturnätet). En viktig arbetsuppgift för Kulturnät Sveriges redaktion har tidigare varit att ge råd och stöd till kulturinstitutioner i frågor kring digitalisering av material och elektronisk publicering. Det kan handla om att ge råd kring hur man skapar en länk från Kulturnätet till sin egen webbplats, hur man skapar och lägger ut hemsidor och hur man använder sig av metadata. En jurist har också varit anställd för att kunna svara på frågor som rör upphovsrätt och elektronisk publicering (Ds1999:20, s. 16).
4.2.3 Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan
På Minervas lista över svenska kompetenscentra finns Kungliga biblioteket (KB).
KB ska således fungera som en resurs dit kulturinstitutioner kan vända sig för att ta del av kunskap och information kring digitaliseringsfrågor. Sedan 1992 medverkar KB i Arbetsgruppen för utökad samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer (ABM- gruppen). ABM- gruppen ska verka för samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer och en viktig utgångspunkt har varit att arbeta utifrån idén att användaren ska vara i centrum, ABM-gruppen strävar därför efter att öka tillgängligheten till det svenska kulturarvet oavsett var eller i vilken form detta kulturarv existerar. En annan del av ABM- gruppens arbete har varit att skapa ett auktoritetssamarbete inom ABM-sektorn.
För att förbättra och underlätta samverkan me llan arkiv, bibliotek och museer behövs ett
auktoritetsregister där institutions- och personnamn skrivs på ett enhetligt sätt. På så sätt
kan användaren använda samma sökord oavsett om sökningen sker på ett bibliotek eller
på ett museum. För museernas del är gemensamma regler för utformningen av person- och institutionsnamn till nytta i föremåls- och fotoregistrering (Kungliga Biblioteket, ABM 2003, avd. historik).
År 2001 startade ABM-gruppen ett eget projekt där representanter från KB, Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet och Nationalmuseum medverkade. Projektet fick namnet
Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan.
Såhär beskrivs projektet;
Projektet Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM-samverkan har genomförts i samverkan mellan Kungl. Biblioteket, Nationalmuseum,
Riksantikvarieämbetet och Riksarkivet från mars 2001 till december 2002.
Uppdraget har varit att utreda förutsättningar för samordning vid registrering, fotografering och digitalisering av exempelvis grafiska blad, affischer, ritningar, kartor och fotografier. (Bilddatabaser och digitalisering – plattform för ABM- samverkan 2001, avd. projektbeskrivning).
Projektgruppens arbete var uppdelat i fyra aktiviteter;
1. Sammanställning och dokumentation av redan uppnådda resultat:
