Bilaga. Delårsrapport 2019 miljö- och byggnadsnämnden

Delårsrapport 2019

Miljö- och byggnadsnämnden

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 3

1.3 Investeringsredovisning ... 4

2 Viktiga förändringar ... 5

3 Nya data och resultat ... 9

4 Återsökning av statsbidrag ... 10

5 Riktade budgetmedel ... 11

6 Kvalitetsstyrning ... 12

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 12

6.2 Delaktighet i samhället ... 12

6.3 Rättssäker myndighetsutövning ... 12

6.4 Effektiv verksamhet enligt miljöbalken ... 12

6.5 Effektiv verksamhet enligt livsmedelslagstiftning ... 13

6.6 Effektiv verksamhet gällande bygglovsbeslut ... 13

6.7 God myndighetsservice ... 14

6.8 Hantering av ärenden ... 16

6.9 Digital tillgänglighet ... 17

6.10 Sveriges bästa företagsklimat ... 17

7 Målstyrning ... 18

7.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 18

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19

8 Uppdrag ... 20

9 Riskhantering - internkontroll ... 21

9.1 Utbetalda arvoden ... 21

9.2 Bisyssla ... 21

9.3 Rubbad opartiskhet ... 21

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden

Period-

budget Period-

utfall Årsbudge

t 2019 Prognos

Aug Avvikelse

, årsbasis Prognos Apr Total

MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND

Intäkter -11 067 -9 470 -16 600 -15 700 -900 -16 600

Kostnader 22 868 23 032 35 870 35 466 404 35 870

Netto (tkr) 11 800 13 562 19 270 19 766 -496 19 270

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 644 706 966 890 77 966

Netto (tkr) 644 706 966 890 77 966

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -8 000 -7 435 -12 000 -11 000 -1 000 -12 000

Kostnader 12 792 12 411 20 177 19 700 477 20 177

Netto (tkr) 4 792 4 976 8 177 8 700 -523 8 177

Miljö- och hälsoskyddsvht

Intäkter -3 067 -2 036 -4 600 -4 700 100 -4 600

Kostnader 9 431 9 916 14 727 14 876 -149 14 727

Netto (tkr) 6 365 7 880 10 127 10 176 -49 10 127

Prel. kostnader (interna) 0 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 0 0 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Miljö- och byggnadsnämnden prognostiserar lägre nettokostnader om 0,4 miljoner kronor, samt lägre intäkter om 0,9 miljoner kronor i jämförelse med budget för helåret. Prognosen är därför 0,5 miljoner kronor sämre än föregående prognos vilket beror på tydligare nedåtgående tendenser i förhållande till föregående rapporteringstillfälle.

Utfallet jämfört med periodbudget

Avvikelserna som redovisas i kolumnen för periodutfallet ska jämföras med kolumnen periodbudget.

Den differens som kan ses inom bygglovsenhetens intäkter förklaras av att bygglovsintäkterna ser ut att minska, även kostnaderna minskar något, dock inte i samma omfattning som minskningen i intäkter.

Gällande miljö- och hälsoskyddsverksamheten visar intäkterna att inte vara i linje med

periodbudgeten. Det beror på att en stor del av arbetet kommer påbörjas och slutföras under resterande delen av året. Periodutfallet för kostnaderna är något högre än periodbudgeten vilket beror på en generell prisökning.

Prognosbedömning

Konjunkturen visar nu en tillbakagång till en mer normal nivå till skillnad mot de senaste årens starka tillväxt inom byggsektorn vilket ger en stor osäkerhetseffekt för bygglovsintäkterna. Det måste dock påpekas att vid eventuella inkommande av ett eller två större byggnationer/bygglov kan göra stor positiv skillnad för intäkterna. Omvänt gäller om inkomna större bygglov skulle minska i större omfattning. I prognosen antas att 2-3 större bygglovsansökningar kan komma in för beslut under hösten vilket skulle kunna ge intäkter om 500 tkr. Prognosen visar även att kostnaderna förväntas sjunka om 0,5 mkr under resterande del av året. Dessa summor har räknats med i prognosen.

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten redovisar ett litet underskott på grund av en generell prisökning och en satsning på utbildning under hösten, dock ökar intäkterna ökar något. Intäkterna kan öka ytterligare något i förhållande till vad prognosen visar.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde

Bygglovsenheten redovisar i årsprognosen per augusti en negativ helårsavvikelse jämfört med helårsbudget. Sedan föregående prognos har det nu visat sig att några exploatörer och byggherrar ändrat inriktning från bostadsrätter till hyresrätter. Dessutom antas en del av de tidigare inkomna bygglovsansökningarna gällande större byggprojekt avstanna. Beslutet att avbryta bygglovsansökan, och i vissa fall även byggandet, får som följd att tidigare intäktsprognos reviderats. När och om byggprojekten kommer genomföras är svårt att veta eftersom exploatörerna beslutar när och om de vill genomföra sitt projekt, detta kan bygglovsenheten inte påverka.

Miljö- hälsoskyddsverksamheten redovisar i denna prognos ingen större avvikelse i förhållande till helårsbudget.

Nämnden visar inga större avvikelser.

Eventuell omdisponering av budget Omdisponering inte aktuellt.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Under hösten har ett förberedande arbete påbörjats med att höja taxan inom miljö/hälsoskydds- och livsmedelsområdet. Den nya taxan beslutas av KF den 12 december och börjar gälla vid årsskiftet.

Förbättringsarbetet fortsätter för bygglovsenheten och avdelningen för miljö- och hälsoskydd under hösten. För tillfället sker processkartläggningar av verksamheternas processer vilka visat att det finns potential att effektivisera verksamheterna, dels genom att tydliggöra delprocesser och hur de

genomförs och mäts men även att skapa samsyn över hur man skapar en standard inom handläggning och kontroll.

1.3 Investeringsredovisning

Miljö-och hälsoskyddsverksamheten har investerat i en modernare bullermätare.

Investeringar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

50000 0 50 000 -50 000

2 Viktiga förändringar

Bygglovsenheten inom Samhällsbyggnadsavdelningen

Enheternas utvecklingsarbete genomförs som planerat och syftar till att skapa en hållbar och robust organisation utifrån ledarskap och medarbetarskap, effektivitet i processerna samt ökat kundfokus.

Från och med den 12:e augusti har samhällsbyggnadsavdelningen en ny organisation med fem enheter istället för tio för att säkerställa en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess.

Externa faktorer

Konjunkturläget i världsekonomin är fortsatt oroligt vilket påverkar företagsklimatet i riket. Antalet inkomna ärenden sjunker nu något, en förväntan som verksamheten rapporterat om under tidigare år.

Även om bygglovsenheten nu upplever en avmattning i inkomna större bygglov upplever

handläggarna ännu en relativt stor belastning, bland annat till följd av säkerställande av den förnyade plan- och bygglagen, i vilket en skärpning av 10-veckorskravet bland annat har skett. Den minskade ärendeintrömningen gäller framförallt antal inkomna ärenden som gäller större byggnationer, något som stämmer väl överens med konjunkturläget. Under senaste året har det skett en stabilisering av bostadspriserna till mer normala prisförändringar. Detta antas ge effekter på antalet färdigställda bostäder framöver. Dock ser vi efterkommande effekter, främst i år, av den starka konjunkturen under de tidigare åren vilket presenteras i nedan stycke.

Antal färdigställda bostäder

Under augusti publicerade SCB preliminära uppgifter om antal färdigställda bostäder under första halvåret i kommunen. För det första halvåret är det preliminära utfallet 302 nybyggda färdigställda bostäder vilket är ett utfall mer än helåret år 2018 (252). I tabellen nedan presenteras en prognos per helår för antalet färdigställda bostäder utifrån de påbörjade projekt som har inkommit till

bygglovsenheten. Antalet påbörjade 1-2 bostadshus beräknas till dryga 100-talet. Dessa bostäder är svåra att prognostisera ett färdigställande för eftersom många av dem fått startbesked för flera år sedan. Tabellen nedan presenterar projekt med 2 eller fler bostäder. Observera att detta är antalet kända projekt och kommer att ändras vid de tillfälle nya projekt skapas alternativt avbryts eller förändras.

Källa: Kända projekt där bygglovsenheten beviljat bygglov och där slutbesked väntas.

Lagändring i PBL om tidsfrister och reducerad avgift

Den 1 januari trädde en ny bestämmelse i plan- och bygglagen i kraft som innebär förtydligade tidsfrister för handläggning av lov- och anmälansärenden. Ändringarna omfattar också en

avgiftsreduktion i de fall som tidsfristerna inte hålls. Avgiftsreduktionen innebär att de avgifter som nämnden har möjlighet att besluta om för att täcka sina kostnader för handläggningen reduceras med en femtedel per påbörjad vecka som ärendets handläggningstid överskrids. Konsekvenserna av detta skulle kunna bli att nämnden inte har rätt att ta ut någon avgift annat än för administration och kommunicering i de fall som handläggningen dragit ut på tiden. Särskilt i större projekt skulle detta kunna innebära stora ekonomiska förluster eftersom taxan i dagsläget baseras på BTA. Även en utökad informationsplikt tillkom i samband med ändringen vars sammantagna syfte är att snabba upp bygglovsprocessen och öka bostadsbyggandet.

Lagändringen föranleddes av ett grundligt arbete med att processkartlägga och förtydliga ärendegång och handläggning för att säkerställa att de lagstadgade handläggningstiderna efterlevs på

bygglovsenheten. Enbart ärenden som inkommit efter lagens ikraftträdande omfattas av kraven. För lovärenden måste beslut fattas inom tio veckor från dess att ärendet komplettförklaras. För

anmälansärenden är tiden istället fyra veckor. Taxan har inte setts över i samband med ändringen vilket har skapat vissa svårigheter i det fall som reducering av anmälansärende krävts då dessa åtgärder omfattas av ett fast pris som inte specificerar vad som är handläggningsavgift respektive

administration.

Interna faktorer

Enhetens utvecklingsarbete genomförs som planerat och syftar till att skapa en hållbar och robust organisation utifrån ledarskap och medarbetarskap, effektivitet i processerna samt ökat kundfokus. För att prioritera förbättringsarbetet på enhetsnivå permanentades två teamledartjänster vilka tidigare var tidsbegränsade.

Enheten har sedan 1 januari i år, då den nya organisationen trädde i kraft, fokuserat på en ny fas i utvecklingsarbetet där många förbättringar sker i samarbete med samhällsplaneringsavdelningens övriga enheters verksamheter.

En viktig faktor eller förändring som påverkar verksamheten är de olika lagändringar som har trätt i kraft under de senaste åren. Sen den nya plan- och bygglagen trädde i kraft 2011 har den ändrats vid över 40 tillfällen. Lagändringstakten är så hög att den påverkar bygglovsenhetens verksamheter på flera sätt. Tillsynsverksamhet har som en följd av detta fått en ökad andel tillsynsärenden att hantera.

Det är oklart hur utvecklingen kommer se ut framöver, men givet antalet utredningar som har koppling till stadsbyggnadsfrågorna är det rimligt att anta att kraven på verksamheten och behoven av juridisk kompetens kommer att öka.

Avdelningen för miljö- och hälsoskydd

Nationellt ökar kraven på att miljötillsynen och livsmedelskontrollen ska bli mer likvärdig och effektiv. I olika utredningar uppmuntrar staten kommunerna att ta initiativ till att samverka mer med varandra. Därför har kommunstyrelsen gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda möjliga samverkansformer med kommuner i norrort. Uppdrag ska redovisas till kommunstyrelsen i december 2019. Konsekvenserna av uppdraget kan få till följd att miljö- och hälsoskyddsverksamheten inom några år skulle kunna organiseras på annorlunda sätt. Beroende på hur detta utvecklas kan det få ekonomiska konsekvenser vilket behöver utredas. Långsiktigt är ambitionen att verksamheten ska bedrivas mer rättssäkert och kostnadseffektivt.

Avdelningen för miljö-och hälsoskydd är efter organisationsförändringen som infördes i januari 2019 en egen avdelning inom kommunledningskontoret, istället för att ingå som en del i

samhällsbyggnadsavdelningen. Detta för att undvika att jävssituationer uppstår i

förvaltningsorganisationen kopplat tillsynsuppdraget, vilket kan påverka arbetsmiljöförhållanden.

Miljö- och byggnadsnämnden är även fortsättningsvis kommunens myndighetsnämnd inom bygg- och miljöområdet.

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten följer varje tertial upp de av nämnden beslutade tillsyns- och kontrollplanerna för miljötillsynen och livsmedelskontrollen i syfte att följa upp eventuella avvikelser.

Inför budgetunderlaget för 2020 framfördes att verksamheten saknar resurser för att fullt ut genomföra sitt uppdrag. Den treåriga behovsutredningen som uppdateras årligen visar att verksamheten har behov av ca 4 ytterligare årsarbetare för att kunna genomföra uppdraget med bättre kvalitet och mindre stress i verksamheten.

Miljösamverkan Stockholms län (MSL) inom Storstockholm har gemensamma nyckeltal för

verksamhetsstyrning. Av dem framgår att Sollentuna har lägre självfinansieringsgrad i förhållande till övriga kommuner i länet samt att antalet inspektörer är färre än andra kommuner. Miljö och

hälsoskyddsverksamheten beräknas att genom ökad debiteringsrad och översyn av taxorna kunna finansiera ytterligare tjänster. Ett arbete är därför påbörjat för att öka självfinansieringsgraden successivt. En debiteringsrutin har införts som syftar till att kvalitetssäkra avgiftsfinansieringen.

Ambitionen är att verksamheten ska komma till en självfinansieringsgrad om ca 60%.

Livsmedelskontrollen

En ny kontrollförordning har beslutats inom EU som träder i kraft den 14 december 2019. Den kommer att påverka livsmedelskontrollens bestämmelser i fråga om kontrollavgifter och

beslutsområden. Näringsdepartementet arbetar med att införa bestämmelserna i svensk författning, men är sent ute. En ny livsmedelstaxa och en reviderad delegationsordning behöver beslutas i alla kommuner innan årsskiftet. Sveriges kommuner och landsting (SKL) kommer att stödja med underlag.

Detta medför att våra kontrollresurser behöver omfördelas till detta arbete. Personalstyrkan är 3,5 årsarbetare varav en teamledare. Under året kommer en inspektör att gå i pension. En ersättare är

anställd. En inspektör är föräldraledig. En vikarie är anställd.

Uppföljningen av kontrollplanen visar att vi till och med 30 augusti har genomfört 55% av den planerade kontrollen. Prognosen är att vi kommer att ha kontrollskuld på ca 250 timmar vid årsskiftet.

Orsaken är personalomsättning samt att tid behöver omfördelas till att införa de nya bestämmelserna.

Hälsoskyddsverksamheten

Under året har en ny tobakslag börjat gälla som bl.a. innebär att fler rökfria miljöer införs. I samband med det beslutades att tillsynen över hela tobakslagens bestämmelser överfördes till Socialnämnden.

Därmed fick hälsoskyddsverksamheten ett arbetsområde mindre. Dock var den av resursskäl mycket lågt prioriterad samt att kontrollen för rökfria miljöer inte får finansieras med avgifter. Personalstyrkan är 3, 5 årsarbetskrafter. En avgiftsfinansierad inspektör är under rekrytering för att förstärka gruppen.

Hälsoskyddstillsynen prioriterar år 2019 tillsyn på ventilation och städning i skolor och förskolor samt tillsyn på anmälningspliktiga yrkesmässiga hygieniska verksamheter. I arbetsområdet ingår också bullerstörningar. Ett likalydande föreläggande om att inhämta information om egenkontroll gällande vägarnas miljö- och hälsorisker är riktad till Trafikverket och Natur- och tekniknämnden i syfte att identifiera tillsynsbehoven. I verksamheten ingår även beredskaps- och smittskyddsfrågor.

Verksamheten följer tillsynsplanen.

Miljöskydd och miljöövervakning

I Sollentuna finns många områden som är potentiellt förorenade. De behöver utredas och vid behov saneras innan de får bebyggas. Vid misstanke om förorening ska verksamhetsutövare upplysa om detta till tillsynsmyndigheten och vid behov ska ett anmälningsärende skapas. Dessa ärenden är ofta

komplicerade, tidskrävande och kräver specialistkompetens. Ett exempel är kvarteret Hoppet där bostäder planeras. Marken är kraftigt förorenad och det är svårt att avgöra hur saneringen kan utföras och bekostas. Nämnden har därför gett i uppdrag att genomföra en ansvarsutredning. Ett mål för året är att kartlägga processen för ärenden om förorenad mark och hitta effektiviseringsmöjligheter som kan korta ned handläggningstiden, arbete med detta pågår.

Av den planerade tillsynen är ca 25% genomfört till och med den 30 augusti. Verksamheter som har en årlig tillsynsavgift prioriteras. Prognosen är att ca 80% av den planerade tillsynen kommer att hinnas med. Några planerade tillsynsprojekt ligger efter men kommer troligen att kunna avslutas innan årsskiftet.

Arbetsgruppen har 7 årsarbetskrafter varav en teamledare. Ärendetrycket och komplicerade ärenden medför att gruppen är utsatt för hög arbetsbelastning och upplever en stressig arbetsmiljö. En handläggare inom förorenad mark kommer att sluta. Rekrytering av efterträdare pågår. Även en avgiftsfinansierad miljöinspektör är under rekrytering för att förstärka gruppen.

Verksamhetsutveckling och administration

Arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten pågår genom systematiskt förbättringsarbete inom Lean-konceptet. Flera rutiner för kvalitetssäkrad handläggning har fastställts och mallar och blanketter är uppdaterade så att de är rättssäkra.

Under året kommer en ny webb att införas. Ett stort arbete med att uppdatera, strukturera och rensa befintliga sidor har genomförts. Tillståndsguiden kommer att avvecklas och införas i den nya webbplatsen. Detta arbete är en del i att förbättra NKI som en del i kvalitetsfaktorn information. En egen enkät som kompletterar NKI undersökningen skickas numera ut i samband med att beslut eller rapporter expedieras.

Kraven på ökad digitalisering fortsätter. Miljö- och hälsoskyddsverksamheter ska i större omfattning leverera information till statliga myndigheter om tillsyns- och kontrollverksamhet. Informationen ska levereras digitalt via e-tjänster och kunna hämtas från våra ärendehanteringssystem. Detta ställer krav på att ärendehanteringssystemen utvecklas i takt med kraven. I det fortlöpande förbättringsarbetet har behov av förbättrade och nya e-tjänster identifierats.

Efter organisationsförändringen har avdelningen en verksamhetsutvecklare som även är förvaltningsledare för ärendehanteringssystemet Castor. För närvarande ingår även

administratörsuppgifter. Under året har avdelningen haft en extra resurs som stöd i bl.a. med webbarbetet och ärenderegistrering samt flyttplanering. Under året kommer även administrationens

resurser användas för att samordna flytt till nya lokaler.

Efter organisationsförändringen kvarstår en del frågor om hur stödfunktioner för avdelningen ska hämtas och finansieras. För att verksamheten ska fortsätta att utvecklas och digitaliseras finns behov verksamhetsnära verksamhetsutvecklare och administratör.

3 Nya data och resultat

Både bygglovsenheten och miljö- och hälsoskyddsverksamheterna har sedan några år tillbaka jobbat aktivt med processkartläggning samt fokus på mål och kvalitet med hjälp av konsult och

verksamheternas controller. Målen och indikatorerna har omarbetats vilket gett medarbetarna en tydligare bild och fokus på utvecklingsarbetet. Från detta håll har det även utarbetats ett

förhållningssätt för hur medarbetare bör förhålla sig till det löpande förbättringsarbetet vilket syftar att förbättra kvalitet och mål.

Under april månad presenterades NKI-undersökningen vilken är en bedömning av verksamheternas kvalitet utifrån områdena: Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet och Effektivitet. Nedan presenteras en samlad redovisning av områdenas sammanlagda resultat.

Tillsammans med omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom verksamhetsområdena vägs erfarenheterna in i kommande arbete med verksamhetsplanering och budget.

Enligt årets resultat har verksamheternas NKI resultat ökat. Anledningen till de förbättrade resultaten beror på ett fortsatt arbete med det övergripande leanbaserade förbättringsarbetet vilket leddes av nämndens controller, därefter skapades även verksamhetsutvecklare inom varje enhet. Målet med förbättringsarbetet är att arbetet ska mynna ut i bättre kvalitet och effektivitet vilket bland annat ska ge effekt på NKI-värdena de kommande åren. I avsnitt 6.7 redovisas resultaten områdesvis.

4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel tom augusti 2019 Inbetalda medel tom augusti 2019

- - -

- - -

Inte aktuellt för Miljö- och byggnadsnämnden eftersom det inte finns några bidrag att söka för nämndens verksamhetsinriktningar.

5 Riktade budgetmedel

Prognosen för ökade medel för pris- och lönekompensation gällande nämndverksamheten förväntas i dagsläget inte visa någon avvikelse.

Nivåpåverkande

förändringar, tkr Budget

2019 Prognos Avvikelse Kommentar

Nämnd -200 -200 0 Ingen avvikelse prognostiseras

6 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrning en redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer:

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Nämnden har inga kvalitetsindikatorer för detta ändamål.

Kvalitetsfaktorer:

6.2 Delaktighet i samhället

Miljö - och byggnadsnämndens verksamhet är till större delen specialistområden. Av den anledningen har utfallet satts till noll

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Antal praktik - eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. 0 0 0 0

Kvalitetsfaktorer:

6.3 Rättssäker myndighetsutövning

Enligt PBL får varje bygglovsärende ta högst 10 veckor efter komplett handling. Eftersom 1% av ärendena inte har handlagts inom 10 veckor får det anses att det delvis är uppfyllt. Inför år 2020 kommer målvärdet vara 100% eftersom enheten i dagsläget har tydliga rutiner för att ärenden ska kunna möjliggöras inom den lagstadgade tidsfristen om 10 veckor.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Andel ärenden med en handläggningstid

kortare än elva veckor (bygglovsenheten) 97 % 97 % 99 % 98 % Kommentar

Med anledning av den nya plan - och bygglagen vilken skärper krav för handläggningstid bör målvärdet vara högre än utfallet av år 2018.

Kvalitetsfaktorer:

6.4 Effektiv verksamhet enligt miljöbalken

Antal tillsynsbesök är de besök som är en del av den styrda tillsynen inom både hälsoskydd och miljöskydd. Under kommande år beräknar verksamheten mäta antal tillsynsbesök för den planerade tillsynen. Den planerade tillsynen planeras och går således att fö lja upp till skillnad mot den

händelsestyrda tillsynen. Av den styrda tillsynen för miljöskydd är ca 25 % genomfört till och med den 30 augusti. Prognosen visar att 80% av tillsynen kommer slutföras under året. Den planerade tillsynen för hälsoskydd är utf örd till 66% och förväntas fullföljas till årsskiftet.

Indikatorn antal tillsynsbesök per årsarbetskraft är ett nyckeltal inom Miljösamverkans nyckeltal för verksamhetsutveckling. Medeltalet för kommunerna inom Stockholms län var 43 tillsynsbesök under 201 8. Detta nyckeltal kan komma att ersätta antal tillsynsbesök.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Antal tillsynsbesök 210 276 128

Kommentar

Kvalitetsindikatorn visar att vi ligger i linje med föregående år.

Antal tillsynsbesök per handläggare 29,2 28,2 14,2 Kommentar

Prognosen förväntas redovisa i paritet med föregående år.

Kvalitetsfaktorer:

6.5 Effektiv verksamhet enligt livsmedelslagstiftning

Antal tillsynsbesök mäter både den styrda och händelsebaserade tillsynen. Antalet tillsynsbesök prognostiseras uppgå till samma antal som tidigare år. Dock har verksamheten en ingående skuld sedan tidigare år samt att det förväntas uppkomma en viss skuld i år, totalt förväntas den totala kontrollskulden uppgå till 25 0 timmar. Denna kontrollskuld kommer att åtgärdas nästkommande år.

Eftersom antal tillsynsbesök även är händelsebaserat kan inte ett målvärde anges. Inför nästkommande år kommer verksamheten att utarbeta indikatorer som är jämförbara och kan ges ett målvär de.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Antal tillsynsbesök 573 521 400

Antal tillsynsbesök per handläggare 184,8 153,2 100

Kvalitetsfaktorer:

6.6 Effektiv verksamhet gällande bygglovsbeslut

Den genomsnittliga handläggningstiden har sedan processkartläggningens slutförande minskat och har legat stabilt på 17 dagar sedan dess. Helårsutfallet förväntas inte vara annorlunda.

Den totala ärendetiden har under årens lopp minskat till 82 dagar, dock ökad e den totala ärendetiden under sommarmånaderna vilket kan bero på att sökande under dessa månader väntade längre med exempelvis kompletteringar.

Det totala antalet bygglovsbeslut minskar något i jämförelse med samma period år 20118. Under resterande del av året förväntas bygglovsbesluten minska eftersom antalet ärenden minskar.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Genomsnittlig handläggningstid i dagar 19 17 17 17

Kommentar

Indikatorn avser alla typer av beslut inom ramen för ärendetypen ”bygglov”. Här återfinns anmälansärenden, slutbesked, startbesked till redan beviljade bygglov etc. Nya rutiner efter processkartläggning har från år 2017 gett minskad handläggningstid.

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Total ärendetid (medel) - från inkommen

handling till bygglovsbeslut 103 118 82 70

Kommentar

Den totala ärendetiden innefattar tiden från inkommen handling till färdigt beslut. Det innebär att ärendetiden påverkas av sökandes eventuella dröjsmål vid komplettering av ärende. Det är dock viktigt att mäta hela ärendetiden eftersom den kan påverkas av exempelvis informationstydlighet från bygglovsenheten och dess hemsida.

Totalt antal bygglovsbeslut 1 606 1 548 974

Kommentar

Utfallet är något lägre i jämförelse med föregående år och förväntas på helåret inte uppgå till samma volym som år 2018. Enheten har inte möjlighet att styra över antalet bygglovsbeslut eftersom det beror på hur många bygglovsansökningar som inkommer. Av den anledningen finns in get målvärde.

Kvalitetsfaktorer:

6.7 God myndighetsservice

Det beslut som fattades av miljö - och byggnadsnämndens ledningsgrupp för 3 år sedan ser nu ut att ge effekt. Beslutet syftade till att tydliggöra nämnd - och verksamhetsmålen. Utifrån det syftet besl utades det även att det skulle genomföras en processkartläggning av enheternas olika processer ur ett

kundperspektiv. När den första kartläggningen var genomförd påbörjades de aktiviteter som bland annat avsåg att förbättra verksamheternas NKI - resultat. Ar betet leddes av nämndens controller för kontoret, därefter skapades även verksamhetsutvecklare inom varje enhet. Arbetet är ett prioriterat område och kommer fortsätt under året.

I år prioriteras följande områden av verksamheterna

- Miljö - och hälsoskyddsv erksamheten: Bemötande, Effektivitet och Information - Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

Av den anledningen har dessa områden högre målvärden i förhållande till utfall till skillnad för de områden som ej är prioriterade.

NK I - resultaten mäts per kalenderår och presenteras för år 2018 i april år 2019. Av den anledningen finns det inga utfall för tertialperiod (T2 år 2019). Målvärdet avser målvärdet för utfallet år 2019.

Målvärdet om 75 är sedan tidigare uppfyllt i de fall målv ärdet ej är ifyllt.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

NKI Total bedömning 63 67 70

Kommentar

Det totala NKI - resultatet är ett sammanlagt medelvärde av samtliga områden från verksamheterna. Målvärdet är ett medelvärde av samtliga områden från verksamheterna.

NKI Bemötande - Bygglov 59 65 70

Kommentar

Särskilda insatser med uppstartsmöten riktat mot företagare har genomförts för att vinna tid och skapa goda relationer.

NKI Effektivitet - Bygglov 42 51 60

Kommentar

Nya lagkrav på handläggnings - och återkopplingstider och den omfattande processkartläggning samt

förbättrade rutiner kopplat till detta bör resultera i ett positivt resultat, kortare ledtider och en ökad effektivitet.

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

NKI Tillgänglighet - Bygglov 49 61 67

Kommentar

Enheten har under tidigare år haft problem att tillgodose önskemålen om tillgänglighet bland annat beroende på tids - och resursbrist. Det är viktigt att fokusera på vårt uppdrag och analysera hur långtgående vi bör och kan vara i vår serviceskyldighet. Detta är något som förbättrats, främst under år 2019, vilket förväntas ge ett positivt resultat för 2019 års resultat.

NKI Rättssäkerhet - Bygglov 64 66 70

Kommentar

Enheten arbetar aktivt med att omvärldsbevaka aktuella rättsfall och delge samt diskutera dessa inom enheten.

Det har också skapats en förtydligad rutin för överklaganden som medger större transparens och kunskapsöverföring inom enheten.

NKI Kompetens - Bygglov 56 63 67

Kommentar

Personalomsättningen som varit hög tidigare år är nu stabiliserad vilket ger möjlighet till ökat

kompetenshöjande. En kunskapsdatabas är påbörjad för att samla allt gemensamt kunnande och göra det sökbart. Medarbetarna deltar aktivt på nätverkstr äffar och andra forum för kompetensutbyte både lokalt och nationellt.

NKI Information - Bygglov 58 61 70

Kommentar

Hemsidan kommer inom kort ses över med syftet att öka fokus på kundperspektivet och utifrån en analys av inkomna frågeställningar. Informationen har från enhetens perspektiv dessutom förbättrats avsevärt eftersom handläggare lägger betydligt mer tid på att informera via telefon om ärenden till sökande innan handlingar skickas ut till dem. Utbildningsinsatser och ett utökat samarbete m ed kontaktcenter har initierats för att frågor ska kunna besvaras i första ledet. Därför förväntas NKI öka till 70 för området Information.

NKI Bemötande - Livsmedel 78 79

Kommentar

Stabilt trots en liten uppgång. Samma personal och arbetssätt som tidigare bör medverka till att siffrorna hålls stabila. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Effektivitet - Livsmedel 76 76

Kommentar

Samma arbetssätt som tidigare år bör bidra till att effektiviteten bibehålls. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Tillgänglighet - Livsmedel 72 76

Kommentar

Verksamheten är oftast tillgängliga under kontorstid men ibland kan en del uppleva att det är svårt att nå fram direkt till specifik inspektör eftersom Kontaktcenter ofta svarar och tar hand om den första kontakten.

Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Rättssäkerhet - Livsmedel 72 77

Kommentar

Arbetar fortlöpande med att utveckla arbetssätt för ökad rättssäkerhet. Vi arbetar mycket med kommunicering av beslut och att förbättra de beslut som skrivs. Genom tydliga beslut vet företagarna vad de ska göra och när.

Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitets styrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Kompetens - Livsmedel 74 77

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Kommentar

Personalgruppen är stabil och genomgår fortlöpande utbildningar mm för att höja kompetensen och följa utvecklingen. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Information - Livsmedel 69 73 75

Kommentar

Vartefter kompetensen ökar blir även informationen till företagarna bättre. Vi är även noggranna med vad vi kan ge rådgivning kring.

NKI Bemötande - Miljö 64 68 70

Kommentar

Stabilitet i personalgruppen innebär att bemötandet också bibehålls. Nyanställda deltar i en

tredagarsutbildning som bl.a. handlar om kommunikation och bemötande i tillsynen. Vidare har vi samtliga inom avdelningen deltagit i en utbildning som rör bemötande och aktivt lyssnande mm.

NKI Effektivitet - Miljö 53 63 70

Kommentar

Vi arbetar regelbundet med förbättringsarbete för att effektivisera och förenkla våra olika arbetsprocesser. Vi har tagit fram nya eller omarbetat befintliga rutiner för ett flertal av våra sakområden.

NKI Tillgänglighet - Miljö 63 68 70

Kommentar

Vi är oftast tillgängliga under kontorstid men ibland kan en del uppleva att det är svårt att nå fram direkt till specifik inspektör eftersom Kontaktcenter ofta svarar och tar hand om den första kontakten.

NKI Rättssäkerhet - Miljö 67 62 70

Kommentar

Vi genomför successivt analyser av våra ärendeprocesser och rutiner för hur handläggningen genomförs, vilket på sikt ska påverka rättssäkerheten positivt. För att öka NKI gällande rättssäkerheten behöver också företagen förstå vilka regler som gäller för deras verksamhet och vilka krav som ställs på dem.

Miljöbalkstillsynen ä r ett komplicerat och resurskrävande område och kräver viss specialistkompetens och vägledning från statliga myndigheter för att rättssäkerheten på sikt ska kunna öka.

NKI Kompetens - Miljö 55 59 65

Kommentar

Personalgruppen är stabil och genomgår fortlöpande utbildningar, kurser och nätverksträffar för att höja kompetensen. Det finns ändå områden där vi liksom många andra kommuner har kompetensluckor inom det breda arbetsområdet och där det saknas statlig vägledning.

NKI Information - Miljö 62 62 70

Kommentar

Informationen på hemsidan har blivit eftersatt när verksamheten har behövt prioritera händelsestyrda ärenden samt genomföra tillsyn enligt tillsynsplanen. Under året har en översyn av hemsidan genomförts och

informationen har blivit bättre strukturerad och uppdaterad med kommunikationsstöd.

Kvalitetsfaktorer:

6.8 Hantering av ärenden

Det totala antalet bygglovsärenden under del av året visar hur stort ansökningstrycket är och kan jämföras mellan åren. Det är utom enhetens kontroll att avgöra hur många ansökningar som kommer in, därför har inte något målvärde beslutats. Indikatorn avser att belysa ärendemängden över åren.

Framöver planeras indikatorn utökas till specifika ärendetyper för att på så sätt räkna fram handläggningstid per ärendetyp. Processerna har under året setts över och förbättras och kommer

uppfyller vårt grunduppdrag.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Totalt antal inkomna ärenden

Bygglovsenheten 1 606 1 545 907

Kommentar

Det totala antalet ärenden till bygglovsenheten förväntas inte uppgå till samma utfall som helåret 2018.

Eftersom denna indikator avser att belysa ärendetrycket och inte kontrolleras av bygglovsenheten kan inget målvärde återges.

Kvalitetsfaktorer:

6.9 Digital tillgänglighet

Web Service Index utgår.

Indikatorn "Andel ärenden som hanteras digitalt" mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019, se därför avsnitt 7.1.1 . Kvalitetsindikatorn är ett utvecklingsområde och ingår alltså i målstyrningen.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Web Service Index - kategori Information och

service 52 51 55

Kommentar

Nyckeltalet beslutades under december 2018 att tas bort på kommunövergripande nivå. Det kommer därför inte att rapporteras något under år 2019.

Andel ärenden som hanteras digitalt 25 %

Kommentar

Utfallet avseende år 2018 gäller enbart bygglovsenheten.

Kvalitetsfaktorer:

6.10 Sveriges bästa företagsklimat

Nämnden arbetar löpande och aktivt med att förbättra företagsklimatet, exempel på detta återfinns i redovisning gällande NKI samt i nämndens målstyrning nedan gällande NKI. Därför rapporteras inga utfall under denna rubrik. Se kvalitetsfaktor 6.7 "God myndighetsservice"

7 Målstyrning

Målstyrning fokuserar på utveckling och att skapa större förändringar. Här redovisas en prognos för hur måluppfyllelsen kommer att vara vid årets slut.

Övergripande mål:

7.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

7.1.1 Ökad digital tillgänglighet

Indikatorn för Web Service Index utgår.

Gällande indikatorn "Andel äre nden som hanteras digitalt" redovisas utfallet i tabellen som

gemensamt medeltal för miljö - och hälsoskyddsverksamheten och bygglovsenheten. Under år 2020 kommer dessa särredovisas. Utfallet avser ärenden som inkommer via e - tjänst.

De enskilda resultaten f ör de båda enheterna är:

Bygglovsenheten: T2 är 44% (T1 33%). Målvärdet för helår 2019 är 45%.

Miljö - och häsoskyddsavdelningen: T2 är 62% (T1 17 %). Målvärdet för helår 2019 är 60%

Detta ger ett medeltal om 53% inkomna ärenden via e - tjänst.

Målvärdet avser resultat per helår.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Web Service Index, kategori Information och

service 52 51 55

Andel ärenden som hanteras digitalt 25 % 53 % 53 %

Kommentar

Utfallet avseende år 2018 gäller enbart bygglovsenheten. Utfallet för T2 2019 är ett medeltal mellan bygglovsenheten och miljö - och hälsoskyddsverksamheten.

Nämndmål:

7.1.2 Förbättrat stöd till verksamheter gällande säker hantering av livsmedel

Nyckeltalet är nytt. Resultatet presenteras per helår. Verksamheten arbetar förebyggande med information för att förbättra livsmedelshanteringen. Kontrollområdet personlig hygien är en indikator på att livsmedelshanteringen är säker. Nyckeltalet rapporteras till Livsmedelsverket årligen.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Avvikelser på kontrollområde personlig

hygien ska minska Kommentar

Utfall inhämtas per helår. Av den anledningen har inget målvärde kunnat rapporteras.

Nämndmål:

7.1.3 Förbättrad service

Varje år utses vilka NKI - kategorier som verksamheterna ska satsa på för att på bästa sätt påverka det totala NKI. Totalt sett är ett värde mellan 70 och 80 bra. I år prioriteras följande områden av

verksamheterna:

- Miljö - och hälsoskyddsverksamh eten: Bemötande, Effektivitet och Information - Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

Eftersom NKI - resultatet gällande år 2018 offentliggörs år 2019 presenteras målvärdet för 2018 i kolumnen för Målvärde 2019.

Verksamheterna jo bbar löpande med ständiga förbättringar. Arbetet har syftat till att ta fram aktiviteter där det löpande arbetet sker systematiskt och inom gemensamma mallar. Nedan presenteras målvärde och utfall som ett medeltal mellan bygglovsenheten och miljö - och häls oskyddsverksamheten.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Nöjd - Kund - Index (NKI) 60 64 68

Andel anmälningsärenden gällande förorenad

mark som handläggs inom 4 veckor. 50 % 90 %

Kommentar

Under tertial 2 har 8 ärenden handlagts varav 4 återkopplats inom 4 veckor. Medeltalet för samtliga ärenden ger ett resultat på 17,25 dagar. Nyckeltalet är nytt från år 2019.

Övergripande mål:

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

7.2.1 Minskade bullerstörningar

Målet är flerårigt. Insatserna syftar att stävja buller på skolgårdar och har en tidshorisont fram till år 2023. På grund av att målet och indikatorn är nytt samt dess karaktär presenteras ingen fullständig historik eller målvärde för åren innan 2023.

Förväntat resultat

Målvärdet har beslutats utifrån det fördelade tidsperspektivet att det långsiktiga målet om att inga skolor ska överskrida en bullernivå om 55 decibel. Vid årsskiftet 2018/2019 var utfallet att 22

skolgårdar av 30 överskred 55 db. Målvärdet är 0 f ör år 2023. Inget målvärde beslutas för åren innan.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Andel skolor som ej uppfyller kravet på 55

decibel på sina skolgårdar 22

Kommentar

Målvärdet är 0 för år 2023. Inget målvärde beslutas för åren innan.

8 Uppdrag

Inga uppdrag inom MBN finns att rapportera! Alla tidigare uppdrag har slutrapporterats.

9 Riskhantering - internkontroll

Enligt kommunallagen ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi - och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens internkontroll 2019.

Eftersom nämnden hanterar myndighetsåtgärder är det av stor vikt att förtroendeskada, jäv, muta el ler hot inte förekommer. Under året kontrolleras riskmomentet "Rubbad opartiskhet". Under året

innefattar internkontrollen även kontroll av bisyssla med syftet att kontrollera att det inte förekommer förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet av medarbetare.

9.1 Utbetalda arvoden

Felaktigt utbetalda arvoden.

Status Kontroll/åtgärd

Inte åtgärdat Stickprovskontroll Kommentar Tertial 2 2019

Risken kontrolleras under hösten 2019.

9.2 Bisyssla

Risker uppkommer i de fall anställd bedriver förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Intervju och förfrågningsunderlag

9.3 Rubbad opartiskhet

I en myndighetsutövande roll kan risker uppkomma i form av jäv, mutor, hot och bestickning.

Status Kontroll/åtgärd

Pågående Informationsinsatser