Serviceförvaltningen Avdelningschefer Adress , │ Besök Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax Klicka här för att ange
text.│Ulrick.Hultman@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Ulrick Hultman 2012-11-03 SFN 2012/0766
0480-450 431
Servicenämnden
Internkontroll 2012
Förslag till beslut
Servicenämnden beslutar att lägga informationen om den genomförda interna kontrollen till handlingarna samt att anta upprättad kontrollplan för 2013.
Bakgrund
Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000 om reglemente för intern kontroll har nämnden skyldighet att följa upp det interna kontrollsyste- met inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden skall anta en särskild kon- trollplan och resultatet av uppföljningen skall rapporteras till servicenämnden.
Rapport
Internkontroll enligt intern kontrollplan har genomförts.
De rutiner som granskats är:
• Attestrutiner
• Leverantörsfakturor
• Bokföringsorder
• Kundfakturor/interfakturor/debiteringsrapporter
• Avstämningsrutiner
• Kontanthantering
• Delegationer
• Arkivering
• Sjuk- och friskrapportering
• Kravrutiner
• Reglering av hyreskontrakt
hantera leverantörsfakturor har medfört att allt mindre hanteras ”manuellt” när det gäller attester. Dock har antalet felkonteringar ökat och åtgärden för att avhjälpa detta är satsningar på konteringsinformationer/utbildningar framöver.
Kontanthanteringen har begränsats genom att kommunledningskontoret över- tagit ansvaret för kassan i växeln (båtnycklar, p-tillstånd för miljöbilar mm) samt att kontantförsäljningen vid växthuset avvecklats fr.o.m. 31 mars 2011.
Även avvecklingen av handkassor på förvaltningen har fortgått och nu finns enbart en handkassa kvar på förvaltningen.
Tillkommande kontanthantering i samband med övertagandet av kostverksam- heten har inte kontrollerats. Detta kommer att genomföras under första kvarta- let 2013.
Årets uppföljning av kontrollplanen har medfört nedanstående anmärkningar med efterföljande förslag på åtgärd:
• En allt för stor andel fakturor har konterats på fel koder. Utbildning och information kommer att ske med berörda.
• Upplåtelser av mark, byggnader, torgplatser samt flytt av fordon har inte delgivits i kännedomspärmen. Utbildning och information kom- mer att ske med berörda.
• Rutinen för sjuk- och friskanmälan behöver ses över. Detta arbete på- går inom den nybildade enheten Personal.
• Bevakningsrutinen för hyreskontrakt behöver ses över och förtydligas.
Berörda kommer att samlas för att gå igenom rutinen.
Ulrick Hultman Yvonne Norman
Administrativ chef Förvaltningsekonom
Bilagor:
Intern kontrollplan för 2013
Sida 1(4)
Datum: 2011-05-17 Beslutad i nämnden 2012-11-xx §xx Dokumentans: Ulrick Hultman
INTERN KONTROLLPLAN 2013
Förvaltningschefen ansvarar för sammanställning och slutlig redovisning till servicenämnden 1 gång per år
Kontroll- Kontrollmoment Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras till
område ansvarig
Attestrutiner Kontroll av att attestantförteckning är aktuell Adm.chef En gång per år Komplett Förv.chef
Kontroll av att beslutsattest skett av rätt Förv.ek En gång per år Stickprov på Förv.chef
person. Kostnader som berör beslutsattestanten kundfakturaunderlag
själv ska beslutattesteras av överordnad och bokföringsorder
Kontroll av kontering/hantering av representation Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och resor
Leverantörs- Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef
fakturor Ek.assistent
Fakturabet Att betalning sker enligt arbetsplan, mot utfört Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef byggprojekt arbete och enl betalningsplan där sådan finns Ek.assistent
upprättad
Bokförings- Kontroll av att orsak och innehåll tilll omföringen Adm.chef En gång per år Stickprov Förv.chef order framgår på bokföringsordern
Kontroll av kontering Adm.chef En gång per år Stickprov Förv.chef
Kundfakturor/ Kontroll av att fakturering sker snabbt efter det Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef Internfakturor/ att tjänsten/varan levererats Ek.assistent
Debiterings-
rapporter Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef
Ek.assistent
Avstämnings- Kontroll av att balanskonton löpande stäms av Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef rutiner
redovisning
Sida 3(4)
Datum: 2011-05-17 Beslutad i nämnden 2012-11-xx §xx Dokumentans: Ulrick Hultman
INTERN KONTROLLPLAN 2013
Förvaltningschefen ansvarar för sammanställning och slutlig redovisning till servicenämnden 1 gång per år
Kontroll- Kontrollmoment Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras till
område ansvarig
Kontant- Redovisningskontroll av kassor Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef
hantering
Delegationer Kontroll av att delegationsbestämmelserna följs Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef
Arkivering Kontroll av att räkenskapsmaterial arkiveras Arkivansvarig En gång per år Komplett Förv.chef enligt arkiveringsplanen
Sjukfrånvaro- Kontroll av att anmälningen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och frisk-
rapportering
Kravrutinen Kontroll av att kravrutinen i REPAB Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef
Reglering av Kontroll av att bevakningsrutinen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef hyreskontrakt
