VALLENTUNA KOMMUN
Sammanträdesprotokoll 14 (26)Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-03-20
Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
§ 29
Revisionsrapporter 2013 (KS 2014.083)
Beslut
Arbetsutskottet föreslår att
Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.
Ärendet i korthet
Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd 2013-06-17) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens
granskningsrapporter.
Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram.
Yrkanden
Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.
Propositionsordning
Ordföranden ställer proposition på Örjan Lids (M)-yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet.
Handlingar
1. Tjänsteskrivelse: Revisionsrapporter 2013
2. Revisionens granskning av inköp och upphandling
3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen
5. Revisionens granskning IT-verksamhet
6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten
Expedieras till Akt
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083
ANDREAS FORSLUND SID 1/8
KOMMUNCONTROLLER
ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN
KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1· 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE
WWW.VALLENTUNA.SE
Tjänsteskrivelse
Revisionsrapporter 2013
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.
Ärendet i korthet
Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd 2013-06- 17) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens
granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram.
Bakgrund
Revisionen tillställer, efter genomförd granskning, rapporten till den granskade nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rapporterar därefter, så snart som möjligt, vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs i granskningsrapporten. Rapporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rapporterar därefter till kommunfullmäktige hur revisionens granskningsrapporter har behandlats i nämnderna.
Reglerna för hantering av revisionens granskningsrapporter fastställdes i mitten av 2013. Samtliga revisionsrapporter som lämnades under andra halvåret avsågs endast kommunstyrelsen. Revisionen har inte skickat några rapporter till nämnderna och således har nämnderna inte haft möjlighet att implementera reglerna och det nya arbetssättet i form av att skicka rapporter till kommunledningskontoret. Av den orsaken har ekonomiavdelningen utfört kortare intervjuer för att samla in information om hur granskningsrapporterna har behandlats inom kommunledningskontoret.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 2/8
Rekommendationer från respektive granskningsrapport kompletterat med förvaltningarnas synpunkter och åtgärder
Revisionens granskning av inköp och upphandling
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt organiserad.
Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:
1) Säkerställa att LOU följs när det gäller direktupphandlingar.
2) Säkerställa att alla rutiner är uppdaterade.
3) Tydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna i upphandlingsprocessen.
4) Tydliggöra vem som får göra inköp.
5) Säkerställa att avtalsregistret är fullständigt, uppdaterat och innehåller den information som en inköpare behöver.
6) Införa systematiska kontroller för att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramavtal.
7) Genomföra en översyn avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa.
8) Säkerställa att konteringsanvisningar kommuniceras i alla verksamheter för att säkerställa en likartad och riktig kontering.
Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:
1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. En åtgärd som har vidtagits är att ytterligare sprida information via nätverk om vilka regler som gäller vid
direktupphandling.
2) Löpande granskning sker för att säkerställa att alla rutiner är uppdaterade.
3) Upphandlingsenheten samarbetar med förvaltningarna och försöker synliggöra och tydliggöra upphandlingsprocessen.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 3/8
4) Att tydliggöra vem som får göra inköp är viktigt. Idag är detta decentraliserat men det finns fördelar med gemensamma riktlinjer för vem som får göra inköp. Vallentuna kommun har kommungemensamma anvisningar för inköp, dessa anger hur inköp ska göras men inte vem som får utföra inköp. Det finns ett behov av tydliggöra
inköpsprocessen och se över hur kommunen organiserar inköpen.
5) Ett led i det här arbetet är att införskaffa ett upphandlingssystem som ett stöd för upphandling och inköp. Arbetet pågår inom ekonomiavdelningen.
6) Varje år väljs ett område ut centralt för att undersöka avtalstrohet inom kommunen. Därutöver har kommunen uppföljningsmöten med leverantörer.
7) Ekonomiavdelningen instämmer och tycker att revisionens synpunkt är relevant.
Inköpsprocessen behöver tydliggöras.
8) Konteringsanvisningar kommuniceras på intranätet. Ytterligare information och utbildningsinsatser planeras. Sambandskontrollerna revideras kontinuerligt.
Revisionens granskning av intern kontroll – leverantörsfakturor PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar.
Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:
1) Det finns en årlig uppföljning av attest och behörighet. Vi bedömer att det finns en förteckning över beslutsattestanter och andra attestanter, vi bedömer dock att förteckningen inte är aktuell. Verifiering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut av behörigheter ska ske.
2) Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrera nya leverantörer. Vi bedömer detta som en brist.
3) Vi kan konstatera att kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 4/8
4) I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Vid verifiering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. 15 av underlagen inkom först efter
förfrågan under granskningens gång från förvaltningarna. Dessutom bedöms två av de manuella utbetalningarna inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna.
Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:
1) Den skriftliga rutinen ska uppdateras.
2) Brister har identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt.
3) En total genomgång av leverantörsregistret pågår.
4) Den som attesterar har ansvaret för att få se underlagen och vid behov se till att de är bifogade. Behöver en attestansvarig utbildning sker det riktade insatser.
Revisionens granskning Barnkonventionen
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen.
Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:
1) I styr- och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionens intentioner för respektive verksamhetsområde.
2) Att i enlighet med Prop.2009/10:232 Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i
barnkonventionen och dess intentioner, samt att/hur barn och ungas åsikter inhämtas i beslut som rör dem.
3) Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggöra samarbetet mellan nämnderna.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 5/8
4) Inkludera öviga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Vallentuna, då vi uppfattar flera frågor som nämndövergripande.
5) Se över rutinerna för uppföljning i syfte att säkerställa att uppföljning görs.
Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:
1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. Att på ett mätbart sätt formulera mål och målnivåer som tar hänsyn eller omfattar barnkonventionens intentioner torde ligga inom ramen för det kommunala trygghetsfrämjande arbetet.
2) Revisionens synpunkt är god och åtgärden borde planeras och verkställas.
3) Det kommungemensamma samarbetet som revisionen uppmärksammade inom Tryggare Vallentuna har fortsatt. Sedan tillsättningen av samordningstjänsten och utbildningschefen på barn- och ungdomsförvaltningen har arbetet med Tryggare Vallentuna utvecklats vidare.
4) Sedan 2013-07-01 är förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen med i arbetet med Tryggare Vallentuna då förvaltningarna har slagits ihop. Sedan hösten 2013 ingår även förvaltningschefen på samhällsbyggnadsförvaltningen i styrgruppen för Tryggare Vallentuna.
5) Strukturer för uppföljningen håller på att utvecklas. Arbetet med en ny
handlingsplan för Tryggare Vallentuna avseende perioden 2015-2017 är påbörjat.
Revisionens granskning IT-verksamhet
PwC har på uppdrag av revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en översiktlig granskning av kommunens IT-verksamhet.
Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:
1) Avsaknad av en fungerande IT-styrningsmodell.
2) Avsaknad av styrande dokument, såsom en strategisk IT-plan, som är i linje med förvaltningarnas verksamhetsplaner vilket resulterar i ett förväntningsgap mellan IT-avdelningen och verksamheten.
3) Verksamheten ställer inga, eller brister i sina krav på definierade servicenivåer mot IT-avdelningen.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 6/8
4) Avsaknad av tydliga, fungerande gemensamma samverkansformer mellan IT och verksamheten.
5) Avsaknad av en IT-kontinuitetsplan samt ett flertal säkerhetsdokument inom kommunen.
Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:
1) Under 2014 kommer IT-styrmodellen att arbetas om.
2) För att motverka eventuella gap utför IT-avdelningen leveransöverkommelser med verksamheten. IT-avdelningen planerar därutöver att ta fram en tjänstekatalog för att motverka eventuella gap från verksamheten.
3) Leveransöverenskommelser mellan IT-avdelningen och verksamheten används för att motverka eventuella gap.
4) Gemensamma samverkansformer kommer att finnas med i en den nya IT- styrmodellen.
5) IT-styrdokumenten kommer att ses över. En IT-säkerhetspolicy kommer också att upprättas.
Revisionens granskning näringslivsverksamheten
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten som bidrar till att kommunens näringslivspolitiska mål förverkligas.
Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:
1) Tydligare strategier för att uppnå kommunfullmäktiges mål behöver formuleras.
2) Det bör ses som prioriterat för kommunstyrelsen att förmå övriga nämnder, vars förvaltningar utövar myndighetsutövning, att arbeta för att förbättra tillgänglighet, handläggningstider och bemötande. Ansvaret för kommunens företagsklimat kan inte ligga på en ensam näringslivschef, utan bör ses som ett kommungemensamt ansvar.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 7/8
3) Ett tydligare stöd till nya samt redan etablerade företag i kommunen är också nödvändigt för att målen som finns för verksamheten ska kunna uppnås.
4) Kommunen bör även överväga att utvidga näringslivschefsfunktionen, dels för att minska sårbarheten, dels för att lägga in nya arbetsuppgifter. Exempel på nya arbetsuppgifter är utbildning och stöttning gentemot övriga
förvaltningar och/eller etablering av en företagslots som fungerar som en guide till förvaltningar och blanketter som då företagare behöver hjälp eller komma i kontakt med någon.
5) Som en följd av ovanstående finns det anledning att överväga en översyn av befintlig organisering och ansvarsfördelning vad gäller kommunens samlade verksamhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt.
Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:
1) Kommunikation - och marknadsavdelningen har brutit ner fullmäktiges mål i kommunplanen i sin genomförandeplan 2014 som innebär tydliggörande av strategier och aktiviteter under kommande planperiod. I pågående aktualiseringsprövning av gällande översiktsplan kommer även utvecklingen av näringslivet att belysas.
2) Frågan kommer att tas upp i kommunens ledningsgrupp. Utbildningar kring bemötande har genomförts på samhällsbyggnadsförvaltningen. Mätningar på servicenivån görs kontinuerligt och samordnas med bygglovsalliansens och SBA:s NKI-mätningar. Ledningsgruppen har under början av 2014 tagit beslut om ett åtgärdspaket för att förbättra kontaktmöjligheter och tillgänglighet i kommunens service.
3) Kommunen har begränsade möjligheter att stödja enskilda företag men ska hjälpa till inom de områden som kommunen har befogenheter för. Vi försöker prioritera tydlig information och bra dialog med företagen. Viktiga verktyg är kommunens webbsida och företagsbesök. Gratis rådgivning finns för personer som vill starta eget.
Detta tillhandahålls av Täby-Danderyd-Vallentuna nyföretagarcenter.
4) Informationen och samarbetet mellan förvaltningarna har successivt förbättrats och fler åtgärder planeras. Fler samverkansforum har skapats framförallt mellan
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05
DNR KS 2014.083 SID 8/8
kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen.
5) Kommunstyrelsen har beslutat om en kartläggning av
samhällsbyggnadsförvaltningens organisation och olika funktioner och den inkluderar också arbetet med näringslivsfrågorna.
Handlingar
1. Revisionsrapporter 2013
2. Revisionens granskning av inköp och upphandling
3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen
5. Revisionens granskning IT-verksamhet
6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten
Roland Beijer Annika Hellberg
Kommundirektör Ekonomichef
______________________
Ska expedieras till:
Akten
Samtliga nämnder
VALLENTUNA KOMilUN KO¡IIII{UN REVISION EN
o
a
REVISIONEN
TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 ' FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA, SE
MISSIV 20L3-04-09
Granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen
PwC har på uppdrag av oss fortroendevalda revisorer
i
Vallentuna kommun genomfÌirt en granskning av kommunens arbete utifran Bamkonventionen.Resultatet av granskningen återfinns
i
bifogade dokument "Kommunens arbete utifrån B arnkonventionen".Vi
revisorer delar PwC:s bedömningar atto
nåimnderna inte har tagit håinsyntill
barnkonventionen och dess inten- tioneri
styr och måldokument. Det tidigare bam- och ungdoms- politiska prograÍrmet har sådeles inte lämnat avtrycki
dessa doku- ment.Vi
uppfattar också att det finns bristeri
utbildningen av verk- samhetsftireträdarei
barnkonventionen och dess intentioner.det saknas
tydliga
kommunövergripandedirektiv
och målsättningari
frågor som gäller barn och unga.
Vi
anser att kommunstyrelsen bör tainitiativet till
att målsättningar ochdirektiv
tas framftir
kommunens arbete med barn och unga.KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNÄMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILD NINGSNAM ND EN FRITIDSNAMNDEN
det trots avsaknaden av styrdokument 2indock bedrivs ett bra arbete
i
Barnkonventionens anda och att organisationen åir ändamålsenligt ut- formad
fìir
detta arbet.uppfÌiljningen och utvåirderingen av arbetet med barn och unga
i
dags- läget är begråinsade. För att ftirbättra rutinerna och stärka den intema kontrollen har ett antal rekommendationer l2imnatsi
rapporten.a
Vallentuna kommun
WWW.VALLENTUNA. SE
VALLENTUNA KOMI.IUN KOMMUN REVISIONEN
MISSIV 20 13 -04- 09
KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBI LD NINGSNAM N DEN
FRITIDSNAMNDEN
Rapporten överlämnas härmed
till
Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Bam- och ungdomsnåimnden, Utbildningsnåimnden samt Fritidsnämnden.Revisorema har tidigare begtirt
attfä
ett yttrande från granskad nämnd. Efter överläggningar med Kommunfullm?iktiges ordförande och Kommunstyrelsens ordfürande harvi kommit
framtill
ftlljande åindraderutin ftir
hur de åtgärder granskad nåimndvidtagit
ska rapporteras.Samtidigt som granskningsrapporten
tillställs
granskad nåimnd skickas enko-
piatill
Kommunfullmäktiges presidium och Kommunstyrelsenftir
kåinnedom.Nämnden rapporterar sedan
till
Kommunstyrelsenvilka
åtgärder som nämn- den vidtagit.När
den rapporteringen ska ske kommer att läggas fasti
ett regel- dokumenti
Förfathringssamlingen. Kommunstyrelsen kommeri
sintur
attt'tåt ganger per år redovisatill
Kommunfullmåiktige hur revisionens gransknings- rapporter och dess rekommendationer har behandlatsi
nämnderna.Kommunrevisionen kan
ftilja
den fortsatta behandlingen genom kallelser ochprotokoll
samt ävenvid
en uppftiljande revision.För revisorema
/4'ø,fr^
Staffan
Modig
OrdftirandeREVISIONEN
TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA
TFN 08-587 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE
Vallentuna kommun
WWW.VALLENTUNA. SE
VALLENTUNA KOMMUN KO}IiIUNREVISIONEN
REVISIONEN
TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA TFN 08-s87 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA, SE
MISSIV 20L3-04-09
KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILDNINGSNÄMNDEN
FRITIDSNAMNDEN
Distribution av granskningsrapport -
Kommunens arbete utifrån Barnkonven- tionen
Kommunstyrelsen Socialnämnden
Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnåimnden
Fritidsnämnden
Kommunfirllmäktiges presidium Kommundirektören
Chefsekonomen
Vallentuna kommun
WWW.VALLENTUNA. SE
ReuisÍonsrø;pport
Kommunens arbete utifrån Barnkonventionen
V o,llentun a k o tntntrÍt
Mars zor3 Samir Sandberg Joanna Hägg Sofia Regnell
1
2
InnehAU
4
Sammanfattande bedömning och
rekommendationer
1Inledning
42.r
Bakgrund, revisionskriterier ochuppdrag
42.2 Revisionsfråga
42.9 Avgränsning
52.4 Metod
5Utgångspunkter
63.1 Barnkonventionen
6Granskningsresultat
74.r
Barnkonventionen och dess intentioner i styr- ochmåldokument
74,L.r Kommunplanen
74.r.2 Verksamhetsplanerna
84.L.8
Övriga styrdokument ochutbildningar
84.2
Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktiges direktiv och målsättningar närdet gäller frågor som rör barn och
ungdomar
94.g
Kommunens organisation är ändamålsenligtutformad
104.g.r
Organisation och samarbete mellan nämnder ochförvaltningar
1tl4.9.2
TryggareVallentuna
114.g.3
Samverkansgrupper med erternaaktörer
t24.g.4
Samverkansformer för barn och ungdomars delaktighet ochinfl¡ande
t24.4
Formerna för uppföljning och uwärdering av uppnådda resultat och effekter ärändamålsenligt
utformade
133
PwC
r Sannrnø:nfø:ttolnde bedötnníng
o ch r ekornntendø:tíorter
På uppdrag av Vallentuna kommuns förtroendevalda revisorer har PwC granskat Soci- alnämndens, Barn- och ungdomsnämndens, Utbildningsnämndens och Fritidsnämn- dens arbete i frågor som rör barn och ungdomar. Granskningen har sin utgångspunkt
i
Prop. zoogf to:232. och fokuserar på barnkonventionen och dess intentioner.
Efter genomförd granskning är vår bedömning att Vallentuna kommun ändamålsenligt bedriver arbetet med barn och unga
ur
ett verksamhetsperspektiv, med avseende på samverkan och organisation. Vi bedömer dock att det saknas en tydligpolitisk
styrning och ledning samt att det saknas etttydligt
barnperspektivi
styr- och måldokument.Utifrån
de revisionskriterier granskningen baseras på grundar sig bedömningen ovan på följande observationer:Nämnderna har inte tagit hänsyn
till
barnkonventionen och dessintentioner i
stlry- och måldokument. Det tidigare barn- och ungdomspolitiskapro-
grammet har inte lämnat avtrycki
styrdokumenten.Vi
uppfattar ocksåatt
det finnsbrister
iutbildningen
avverksamhetsföreträdare i barnkonventio- nen och dessintentioner.
a
a Det saknas tydliga kommunövergripande
direktiv
och målsättningar i frågor som gäller barn och unga. Det är därmed svårt att bedöma nämndernas ar- bete i förhållandetill
dessa.Vi
anser att kommunstyrelsen bör tainitiativet
över kommunens arbete med barn och unga.
PwC
1av14
a
a
Det fìnns en
i
allt väsentligt ändamålsenligt utformad organisation.Vi
anser dock att synen på barn- och ungdomsfrågor bör varatydliggiord
på allapoli-
tiska nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningarför
dettautifrån
verksamheternas nuvarande arbetsformer.
Uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga
i
dagsläget är begränsade.PwC
2av14
a
a
a
o
a
I
syfte att stärka förutsättningarnai
detta arbete lämnas ett antal rekommendatio- ner.Vi
rekommenderar nämnderna att:I sVr-
och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionensintentioner för
respektive verksamhetsområde.Att i
enlighet med Prop.zoogf to:z3z
Strategiför
att stärka barnets rättigheteri
Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i barnkonventionen och dess
intentioner,
samtatt/hur
barn och ungas åsikter inhämtas i beslut somrör
dem.Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggö- ra samarbetet mellan nämnderna.
InHudera öwiga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Val- lentuna, då
vi
uppfattar flera frågor som nämndövergripande.Se över
rutinerna för
uppföljningi
syfte att säkerställa attuppföljning
görs.PwC
3av14
2 Inledníng
2
.t B q,kg rund, r euísi ons
lcríteríer o eh upp dr ag
FN:s barnkonvention om barnens rättigheter antogs av Generalförsamlingen 1989.
Sverige var ett av de första länderna som ratificerade konventionen
vilket
innebär att den ärfolkrättsligt
bindande. Därmed har Sverige åtagit sig att följa konventio- nens innehåll och anda samt att aktivt förverkliga intentionernai
den.I
prop.(rgg7/g8l8z)
underströks vikten av att kommunerna skulle erbjuda sin personalutbildning
i barnkonventionen. Det föreslogs samtidigt att kommunerna skullein-
rätta systemför
att kunna följa hur barnets bästa förverkligasi
det kommunala ar- betet.Kommunfullmäktige har tidigare fastställt ett barn- och ungdomspolitiskt program
för
årenzooS-zoro, vilket
uttryckte kommunens samlade syn på barn- och ung- domsfrågor. Programmetsintention
var att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledandeför
samtliga nämnder ochförvalt-
ningar. De tidigare fastställda målen inom detta område ska numera ingåi
den övergripande kommunplanen samti
nämndernas respektive verksamhetsplaner.Syftet med granskningen är att bedöma hur kommunens nämnder och styrelser arbetar
i
enlighet med barnkonventionensintentioner
och fullmäktiges fastställda mål i barn- och ungdomsfrågor.I
granskningen ingår även frågor kring mobbing, barn i behov av särskilda behov/särskilt stöd.2.2 Reuisions¡frô;ga
Beaktas frågor som rör barn och ungdomar i Vallentuna kommuns beslutsfattande?
Följande
revisionskriterier/kontrollmål
har använts:.
Hänsyn i kommunen har tagitstill
barnkonventionen och dessintentioner
vid framtagande av styr- och måldokument..
Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktigesdirektiv
och målsättning- ar när det gäller frågor som rör barn och ungdomar..
Kommunens organisation är ändamålsenligt utformad, bland annat när det gäller samverkan i barn- och ungdomsfrågor samti
den kommuninternaroll-
och ansvarsfördelningen mellan nämnderna och förvaltningarna.Formerna
för uppföljning
och utvärdering av uppnådda resultat och effekter är ändamålsenligt utformade.I
PwC
4av14
z.gAugränsníng
Granskningen avgränsas
till
att gälla socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden och fritidsnämnden.z.4Metod.
Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och
intervjuer
med verk- samhetsföreträdare.Intervjuer
har genomförts med följande personer:- Tillförordnad
förvaltningschef socialförvaltningen-
Barn- och ungdomsenhetens chef, socialförvaltningen- Tillförordnad förvaltningschefbarn-
och ungdomsförvaltningen-
Föreståndareför
Resurscentrum- Förvaltningscheffritidsförvaltningen
-
Ungdomsenhetens chef,fritidsförvaltningen
-
Socialnämndensordförande-
Barn- och ungdomsnämndens ordförandePwC
5av14
S Utg&ngspunkter
g. I B ø:rnkonu entíorteÍt
Grundprinciperna
i
konventionen om barns rättigheter återfinnsi artiklarna 2,3,6
och
rz.
Artikel
z i konventionen om barns rättigheter handlar om att inga barn ska diskrimineras.Artikel
3i
konventionen om barns rättigheter handlar om attalltid
sätta barnets bästa i fokus.Artikel
6 i konventionen om barns rättigheter handlar om att åtgärder vidtas som säkrar rättentill
fiisisk, psykisk, andlig, moralisk, psykologisk och social utveckling.Artikel rz
i konventionen om barns rättigheter handlar om barn och ungasrätt till
delaktighet.Prop. zoog f
ro,zgz
Strategiför
att stärka barnets rättigheteri
Sverige'innehåller ett antalprinciper
som ska vara utgångspunkt för så väl kommunernas som andra of- fentliga aktörers arbete med att säkerställa barns rättigheteri
Sverige. Propositio- nen antogs av riksdageni
december 2o1o.I
strategin lyfts bland annat samarbete mellan skola, socialtjänst och andra aktörer fram som en förutsättningför
att skyd- da barn som farilla
eller diskrimineras. Vidarelyfter
strategin också fram att deti
en kommun bör finnas kunskap och arbetssätt för att inhämta barns åsikter i frågor som
rör
dem.I
samtliga beslut som rör barn bör det därmed framgå hur barnets åsikter har inhämtats.Vikt
läggs ävenvid
att kommuner börinrätta
systemför att
kunna följa hur barns bästa förverkligasi
det kommunala arbetet. Barnplaner, barnbilagortill
budgeten och barnkonsekvens-analyser kan vara instrumentför
sådan
uppföljning.
Kommunerna ansvar ocksåför
att såväl beslutsfattare som be-rörd
personal har en gedigen kunskap om barns rättigheter samt fortlöpandefår
kompetensutveckling för att bibehålla och utveckla denna kunskap.r Ersätter rg97l98:r8z
Strategiþr attþruerkliga
FN:s konuentíon ombarnets rättigheter i Suerigea
a
o
o
PwC
6av14
4 Grørnskníngsresultø:t
4.t BarntkonuentíoÍteÍt och dess íntentíoner í
stUT- oehmô,ldokurnent
I
detta avsnitt belyses huruvida hänsyn har tagitstill
barnkonventionen ochbarn-
konventionens intentionervid
framtagande av styr- och måldokument.Fram
till
årzoro
uttrycl,rtes kommunens samlade syn på barn- och ungdomsfrågori
det kommungemensamma barn- och ungdomspolitiska programmet. Programmet hade ett
tydligt
barnrättsperspektiv och utgick från barnkonventionen och barnets bästa. Programmetinnehöll
såvälinriktningsmål
samt uppdragtill
nämnderinom
ett antal prioriterade områdenkring
kommunens verksamhet gentemot barn och unga. Från och medzorr
beslutades att programmet inte skulle revideras ochatt
målen inom detta områdes ska ingåi
de ordinarie styrdokumenten.Utifrån
denna bakgrund har en granskning genomförtsavbefintliga
styr- och måldokument.4.1.1 Kommunplanen
Kommunens övergripande styr- och måldokument utgjordes under granskningspe- rioden av Kommunplanen
för zotz-zot4.Defyra
strategiska målområden som an- ges i planen är:o
Kund/invånare. Tillväxt
och utveckling.
God ekonomisk hushållning.
Energi ochmiljö
Inom
dessa områdenfinns
sammanlagt 16 kommungemensamma mål. Det kom- mungemensamma målet om ett tryggare Vallentuna angesi
intervjuerna som det mål med störst bäring på barn och ungdomar i kommunen.Ett
speciellt arbete inom vad som kallasjust
Tryggare Vallentuna harinitierats
i kommunen. Tryggare Vallentuna är ett nätverk där de i kommunen som arbetar med barn- och ungdoms- frågor samordnar sina resurser. Syftet med Tryggare Vallentuna uppges varaatt
permanenta det arbetekring
det barn- och ungdomspolitiska programmet somtidi-
gare gjorts i kommunen. Arbetet diskuteras vidare nedan.
Målen inom de öwiga områdena god ekonomiskhushållning, energi och
miljö
ochtillväxt
och utveckling, saknaruttrycklig
relevans för arbetet med barn och ungai
kommunen.
Därutöver formuleras nämndspecifika mål av nämnderna, med grund
i
de kom- mungemensamma målen. De nämndspecifika målen redogörs för i verksamhets- planernaför
respektive nämnd.PwC
7av14
4.1.2 Verksamhetsplanerncl
I
socialnämndens verksamhetsplanför zotz-zor4
utgör följande två mål de som närmast kan hänförastill
barnens särställning och barnkonventionens intentioner, mål 6: "socialnämnden ska genom insatser av förebyggande natur bidratill
att/.../stärka
barns och ungdomars egen förmåga"; samt mål 8: "socialnämnden ska genom samverkan med andra nämnderbidra till
att skapa trygghet i Vallentuna".I
Socialnämndens verksamhetsplan omnämns också att samarbetet med skolan kan utvecklas ytterligare när det gäller förebyggande verksamhet/öppenvård för
barn
och ungdomar. Specielltrör
detta de ungdomar 16-18 år som är i behov av insatser utöver etablerade g¡rmnasieprogram.Socialnämndens
tidigare verksamhetsplanför zoro-zorz
berörmedbäring
pä arbetet med barn och ungdomar målet om att bli beviljad ordinarie licensför
BBIC,vilket
är ett metodval medtydligt
fokus på barn och ungdomars behovi
centrum.Socialnämnden har nu beviljats ordinarie licens.
Utbildningsnämndens
verksamhetsplan 2oL2-2or4 innehåller ett antal nämnd- specifika mål medindikatorer
kring brukarnöjdhet (elevnöjdhet). Bland annat be- aktas andel elever som känner sig trygga på sin skola, respektive anser att destimu-
lerastill
utveckling och lärande, samt ett antal resultatmål för betyg, högskolebehö- righet. Det finns dock inga uttryckliga referensertill
barnkonventionen eller barnets särställning i verksamhetsplanen.Barn- och ungdomsnämndens
verksamhetsplan2or2-2ot4
innehåller också mål medindikatorer kring
elevnöjdhet, lärandemiljö, utveckling och trygghet.I
verksamhetsplanen omnämns i första hand lagar som styrande
för
nämndens verk- samhet och måI.Vid
intervjun
med barn- och ungdomsförvaltningen (som svarartill
bådeutbild-
ningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden) påpekas att barns rättigheter och barns bästa är ennaturlig
utgångspunkt i verksamheterna vars huvudsaHiga mål- grupp är barn och unga. Vidare har hänsyntill
barnkonventionens intentioner tagitsi
de lagar ochförordningar
som styr kommunens arbete, varpå det ytterligareblir
en
naturlig
del i verksamheternasramverk.
Exempelvis nämns skollagen som har entydlig
utgångspunkt i barnkonventionen.Fritidsnämndens
verksamhetsplan 2or2-2or4 innehåller inga mål direkt hänför- ligatill
barnkonventionen. Det mål som starkast l¡-fter fram barn och ungdomar är målnr
4: "Fritidsnämndens samtliga verksamheter samarbetar med öwiga berörda nämnder samt berörda myndigheter och organisationer för ungdomsgruppen 7-2o år".4.1.5 Ourígø sfurdokument och utbildningor
Det saknas barnplaner, barnchecklistor och
dylikt
i kommunen och det finns ingen barnbilagatill
budget. Det säkerställs inte heller i kommunen att verksamhetsföre-PwC
8av14
trädare och personal utbildas i barnkonventionen och dess intentioner. Verksam- hetsföreträdare beskriver att
utbildningar
skerkring tolkning
ochtillämpning
av de aktuella lagarna som styr deras verksamhet och där barnkonventionen liggertill
grund, exempelvis skollagen. Ingen verksamhetsföreträdare anger dock att de
fått utbildning kringbarnkonventionen
och dessintentioner.
Det tydliggörsi
den nya propositionen att kommunen har ett ansvar att utbilda verksamhetsföreträdare och tjänstemän inom området.4.r.g.r Kommentarerochbedömningar:
Enligt vår uppfattning saknar styrdokumenten tydlig bäring på barnkonventionen och dess
intentioner.
Det tidigare barn- och ungdomspolitiska programmet harinte
lämnat avtrycki
styrdokumenten. De nämndspecifika mål somrör
de nämnder som är ansvariga för barn och ungdomari
kommunen har ettnaturligt
fokus på detta arbete, men även där saknas tydliga referensertill
barnets särställning. Målen skul- le enligt våruppfattning
kunna utvecklasför
att tydliggöra och lyfta fram såväl barnkonventionensintentioner
som de tidigareinriktningsmålen
och uppdragen från det barn- och ungdomspolitiska programmet.De exempet på
målindikatorer kring
elevernas utveckling och lärande, elevnöjdhet, trygghet etc., samt fritidsnämndens samverkansmål är de närmaste som finns.Vi uppfattar således att nämnderna inte har lyckats säkerställa att de
intentioner
som tidigare uttrycketsi
det barn- och ungdomspolitiska programmet har överförtstill
kommunplanen och nämndernas verksamhetsplaner.Utifrån
de mål somi
Prop. zoog fto.zgz
Strategiför
att stärka barnets rättigheteri
Sverige kan anses ha bäring på kommuner så saknar
vi
också uttalade målkring utbildning
i barns rättigheter för verksamhetsföreträdare.Vi
saknar också målkring hur/att
barns och ungas åsikter ska inhämtas vid beslut som rör barn.Vår bedömning är således nämnderna inte har tagit hänsyn
till
barnkonventionen och dessintentioner
gällande styr- och måldokument.4.2 Nätnnder oeh stgrelser orrbetør enlígtlull-
mäktíges dírektíu oc|r-lø.&ls¿ittníngølr rúir det
g äller lr&g or sorn rör bølnt och un'g doÍnclr
Som ovan nämnts fanns tidigare ett barn- och ungdomspolitiskt program som
tyd-
liggjorde att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledandeför
samtliga nämnder ochförvaltningar. I april eorr
beslutade kommunfullmäktige att programmet inte skulle revideras.I
den uppföljning som då gjordes föreslogs istället att målen inom detta områdeframöverbör
ingå i den över- gripande kommunplanen samt i nämndernas respektive verksamhetsplaner. Som ovan nämnts harvi uppfattat
att verksamhetsplanerna och kommunplanen är be- gränsadei
sina mål ochdirektiv
kring arbetet med barn och ungdomar.Vi uppfattar
PwC
9av14
inte heller att kommunplanen tydliggör hur kommunen ser på arbetet med barn och unga.
I
och med dennabrist
på tydligadirektiv
har nämnder och förvaltningar stort an- svar att utvecklasitt
eget arbete kring barn och unga.4.2.L.L Kommentarerochbedömningar:
Trots att
vi
tidigare noterat att det barn- och ungdomspolitiska programmet inte harinförlivats i
de gällande styrdokumenten är vårbild
att programmetsintention
lever kvari
organisationens arbete i frågor som rör barn och unga. Det uppfattas varaett
verksamhetsbaserat resultat, och inte ett resultat av entydlig politisk
styrning.Vi uppfattar
att det saknas målsättningar ochdirektiv
på kommunövergripande nivå gällande frågor som rör barn och unga efter att det barn- och ungdomspolitiska programmet har avslutats. Därmed servi
risker för att det befintliga arbetet med barn och unga, som inte fastställts viadirektiv,
riskerar att nedprioriteras ellerför-
svinna vid förändringar
i
organisationen.Utifrån
dennabrist
pådirektiv
från fullmäktige är därmed svårt att bedömaförvalt-
ningarnas och nämndernas arbetei
enlighet med dessa.Vi
anser dock attkommun-
styrelsen bör tainitiativet
över kommunens arbete med barn och unga.4. g l(otntntntens org ørnrísø:tíon är ändørtnô,Isenlíg t
ulfortnød.
4.5.1 Organisatíon och samarbete mellan nömnder ochfor- ualtningar
Granskningen omfattar
ffra
nämnder och treförvaltningar
som tillsammans anses ha det sammantagna ansvaret för barn och unga i kommunen. Det ärviktigt
att des- sa nämnder säkerställer ett helhetsansvar för barneti
syfte att motverka attbarn
faller mellan stolarna.Förvaltningarna ger i intervjuerna uttryck för att de överlag har en god samverkan.
Samverkan sker bland annat inom Tryggare Vallentuna (vilket behandlas
utförliga-
re nedan) men äveni
andra former,till
stor deli
och via skolan. Det finns ävenett
speciellt projektför
samverkan mellan socialförvaltningen och barn- och ungdoms- förvaltningeni
syfte att ta ett helhetsansvarför
de ungdomar som inte deltari
skol- verksamhet, så kallade "hemmasittare".Inom barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar Resurscentrum för arbetet med elever i behov av särskilt stöd. Resurscentrum organiserar specialverksamheter så- som språkklass, förberedelseHass och särskola, och finns
till för
detillfiillen
då stö- det på skolan inom den ordinarie skolenheten inte räckertill.
Resurscentrum an- svarar ocksåför
elevhälsani
kommunen. Resurscentrum ska via elevhälsa och tilläggsbelopp arbetaför
att ingen rektor lämnarifrån
sig elever utan setill
att samt- liga elever i behov av stöd får det stöd de harrätt till.
Socialförvaltningens samarbe- te med skolan sker bland annat via en socialsekreterare koppladtill
varje skola. Det-PwC
10 av 14
ta är
tänkt
att underlätta kontakten mellan skola och socialtjänst samt bidratill
ökat samråd kring barn och ungdomar. Ett förebyggande arbete mellanfritidsförvalt-
ning, barn- och ungdomsförvaltning och socialförvaltning sker via regelbundna mö- ten mellan skolan, socialsekreterare och fáltassistenter. Även en polis knuten
till
skolan deltar
i
dessa. Dessa möten behandlar tendenser på gruppnivåur
ettbarn-
och ungdomsperspektiv.Under intervjuerna framkommer att samarbete på nämndnivå sker
i
sakfrågor, där specifika frågor kanMtas
i flera nämnder. Det sker inget arbete kring barn och unga av generell och övergripande natur mellan nämnderna idag. Nämnd- ordförandena uppger att denna samarbetsform ärfullt tillräcklig
idag.PwC har även
tagit
del av interna samverkansrutiner mellan barn- och familjeenhe- teninom
socialförvaltningen och motparter i kommunen. Rutinerna avser samver- kan mellan barn- och familjeenheten och enhetenför
äldre och funktionsnedsatta, vuxenenhetens myndighetsavdelning, Vallentuna gymnasium (likanderutiner
finnsför
grundskolan inklusivefriskolor)
samtrutiner för
samarbete och arbetsflöde mel- lan barn- och familjeenheten och öppenvården.4.5.2 Tryg gare Vallentuna.
Tryggare Vallentuna är ett
forum
och nätverk där de i kommunen som arbetar medbarn-
och ungdomsfrågor samordnar sina resurser. En speciell samordnare är an- svarigför
detta arbete i kommunen. Samverkan inom nätverket sker främst iform
av dessa tre former:Stwgrupp (kommundirektören, kommunstyrelsens ordförande,
förvalt-
ningschef på barn- och ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen ochfri-
tidsförvaltningen, samordnare för Tryggare Vallentuna, närpolischef samt samordnare säkerhetsfrågor)a
Samordningsgrupp (enhetschef, verksamhetschef m.fl .)
Utökad samordningsgrupp (representanter från skolornas elevhälsovård, socialtjänstens barn- och ungdomsgrupp samt öppenvård, f,áltgruppen, när- polisens ungdomsutredare, svenska
þrkans
ungdomsverksamhet)En handlingsplan
för
arbetet utarbetasi
huvudsak av samordnaren och antas sedani
styrgruppen. Samhällsbyggnadsförvaltningen ochkulturförvaltningen
deltar intei
sþ'rgruppen och har således ingen påverkansmöjlighet. Handlingsplanen antas där- efter endast i
fritidsnämnden
som ansvarför
arbetet inom Tryggare Vallentuna.Utgångspunkten
i
arbetet med Tryggare Vallentuna anges vara att skapa ett hel- hetsgrepp kring kommunens barn och unga, "vi jobbar med samma barn". Arbetetrör
bland annat att förebyggande arbete mot alkohol, narkotika, doping och tobak, samt nattvandringar för attsþdda
barn mot våld. Under det senaste året harnatt-
vandringsbidrag instiftats och gettstill
föreningar som bistår med nattvandrare.a
a
PwC
11 av 14
Samordningstjänsten har under en
tid varit
vakant. En ny samordnaretillträdde i
mars 2013. Fritidsförvaltningens chef uppger att verksamheten har
fortgått
även under vakansen, men att det har inverkat negativt på utvecklings- ochuppföljnings-
arbetet i viss mån.4.5.5 Samuerkansgrapper med exterrla aktörer
Nämnderna och förvaltningarna samarbetar även med landsting och polis. Ovan har polisens närvaro
i
samverkansmöten diskuterats.I
Familjens hus samverkar barn- och ungdomsförvaltningen med socialförvaltning och barnavårdscentralen (BVC).Dit
kan förskolebarn ochfamiljer
gåför
att få stöd viatill
exempelföräldra- utbildningar.
Samverkan mellan kommunen och landstinget gällande elever i behov av särskilt stöd regleras via ett speciellt avtal (BUS).Samarbete mellan
fritidsförvaltning
och regionens gemensamma socialjour uppges vara aktuellt att utöka genom att engagera socialjouren i fáltassistenternas arbete.4.5.4 Somuerkansþrmer for born och ungdomars delaktighet och inflytande
På skolorna är det huvudsakliga verktygen
för elevinfl¡ande
elewåden.Vi uppfattar
att arbetet med elewåd ser något annorlunda ut mellan skolorna avseende frekvens ochkontinuitet.
Utöver elevråden finns även så kallade samråd. Dessainkluderar
elever,föräldrar
ochpolitiker
och de träffas ett par gånger pertermin.
Kommunen har inte tidigare arbetat
strukturerat
och aktivt med barn- och ung-domsinfl¡ande.
På grund indikationerna på att ungdomar i kommunen upplevde att de inte lyssnadestill, vilket
manifesteradesi
Luppzorr,
har ett ungdomsråd ny- ligeninstiftats
i kommunen. Ungdomsrådet vänder sigtill
ungdomar mellanrz
och 16 år och drivs avfritidsförvaltningen
på uppdrag av fritidsnämnden. Rådet består av representanter från elewåden men ska i huvudsak behandla frågor som rörbarn
och unga utanför skolan(till
skillnadfrån
elewåden). Ungdomsrådet är dock så passnytt
att det inte ärHargjort
vilka frågor som ska diskuteras samthur
dessa ska tas om hand och följas upp i kommunen. Det uppges finnas planer på att inkludera även andra representativa ungdomsgrupper utöver elewåden,till
exempel iform
av gårdsråd på fritidsgårdarna, längre fram. Även andra förvaltningar ska kunna med- verkai
ungdomsrådet framöver.4.5.4.L Kommentarerochbedömningar:
Vi bedömer att det finns tydliga samarbetsformer både inom och mellan
förvalt-
ningari
de flesta fall.Vi
uppfattar att samarbetet med skolan somnaturlig
mötes- plats fungerar bra både gentemot socialförvaltning och gentemotfritidsförvaltning.
Tryggare Vallentuna
bidrar till
att stärka samarbetet mellanförvaltningar
samt mel- lan olika nivåeri
organisationen,likväl
som gentemot externa aktörer. Vi bedömer dock att det fìnns skältill
att involvera även de förvaltningar som idag inte finns representerade i Tryggare Vallentunai
arbetet.Vi
ser också att det finns skäl att sePwC
12 av 14
över om handìingsplanen för Tryggare Vallentuna ska behandlas i
fler
nämnder änfritidsnämnden
då många frågor är kommunövergripande.Vi
ser positivt på att ett ungdomsråd är under utvecHing i kommunen.Vi
anser det dock finnas skäl att involvera även andra nämnderi
arbetet med ungdomsrådet.Trots att nämndordförandena anser att samarbetet mellan nämnderna som det ser ut idag är
fullt tillräckligt
anservi
att det finns skäl att formalisera samverkan och på så sätt tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga.I
och med de olika samverkansformerna mellan de berörda förvaltningarna bedöms ändå riskenför
att barn och ungdomar faller mellan stolarna vara relatir,t liten.Vi bedömer att organisationen
i
allt väsentligt är ändamålsenligt utformad.Vi
anser dock att synen på barn och ungdomsfrågorbörvara tydliggiord
på allapolitiska
nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningarför
dettautifrån
verksamheter- nas nuvarande arbetsformer.4. 4 Fortnerno frr urppîolrníng och utu ärderíng au lupplrrôiddaresultø:t oeh effekter är ändølnflls.- enlígt utforrnø;de
De nämndspecifika målen följs upp enligt de
indikatorer
och mätmetoder som an- ges i verksamhetsplanerna, främst enkäter och utvärderingar. Dessa mål har som ovan nämnts endast begränsadankn¡ning till
barnkonventionen och dessintentio-
ner.Tryggare Vallentuna gjorde under hösten 2011 en
uppföljning
av den lokala ung- domspolitiken (Lupp) i vilken ungdomar i kommunen tillfrågades om sinlivssitua- tion
och vad som ärviktigt för
dem.zor4
görs en nyLupp-uppföljning.
PwC har också
tagit
del av en tidigare kvalitetsredovisning på barn- och ungdoms- förvaltningen, ivilken
en utvärdering ochuppföljning
av arbetet presenteras.I
den- na redovisning tillfrågas elever i kommunen om sinuppfattning
avseende möjlighe- terna att påverka/planerasitt
skolarbete samt omsitt infl¡ande/huruvida
lärare och skolledning lyssnar på dem.4.4.r.r Kommentarerochbedömningar:
Vår bedömning är att uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga
i
dagsläget är begränsat och rekommenderar därmed nämnderna att se överrutinerna
föruppföljning.
PwC
13 av 14
Samir Søndberg Projektledare
CarínHultgren
UppdragsledarePwC
14 av 14
VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN
VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen KLK
20t{ -0t- I
7 MISSIV2013-12-18 Dnr:
KOMMUNSTYRELSEN
Granskning av ¡nköp och upphandling
PwC har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenli g utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt orga- niserad. Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och bidrar
till
verksamheternas användning av ramavtal samt att löpandeuppföljning
görsför
atttäckaverksamheternas behov. Vårt val av granskningsinsats utgår från den väsentlighets- och riskanalys som genomför- desinftir
revisionsåret 2013.Vi
delar de bedömningar som PwC göri
granskningsrapporten.Vår
samlade bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet intei
alla delar ärfullt
ut ändamålsenligt organiserad utifrån verksamhetens behov.Följande iakttagelser ligger
till
grund för bedömningen:o
Det finns en upplevd otydligheti
ansvarsfürdelningen mellan upphand- lingsenheten och verksamheterna.o
Det saknas ett fullständigt avtalsregister.o
Det görs ingen systematisk uppföljning av hur mycket som köps frånolika
leverantörer.o
Det saknas regler kring vem som får göra inköp.o
Det är tveksamt om samtliga medarbetare àrtillräckligt
informerade och utbildadeftir
att göra inköp.o
Ramavtalsregistret på kommunens intranät hanteras inte ändamålsen-ligt.
o
Registeranalysen visar att kommunen har gjort avsteg från LOU.Utifrån
granskningen lämnarvi
ett antal rekommendationer som framgår av bifo gad granskningsrapport.REVISION EN
TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA
TFN 08-587 850 00 ' FAX 08-587 850 88 KOMM UN@VALLENTU NA. SE
Vallentuna kommun
WWWiVALLENTUNA. SE
VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN
MISSIV 2013-12-18
KOMMUNSTYRELSEN
Revisoremautgär från att Kommunstyrelsen vidtar relevanta åtgärder som
följd
av granskningen och sedan redovisar dessatill
Kommunfullmäktige en-ligt rutin
1.2.39.För revisorerna Staffan
W* Modig Ordförande
Distribution av granskningsrapport - Granskning av inköp och upphandling
KommunstyrelsenKommunfu llmäktige s pre sidium Kommundirektören
Chefsekonomen
REVISION EN
TUNA TORG 1 ' 186 86 VALLENTUNA
TFN 08-587 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE
Vallentuna kommun
WWW.VALLENTU NA. SE
www.pwc.se
Revisionsrapport
SofiaNylund t8 december zotg
Grcnslcníng su ínköp och
hc:ndlíng
Vallentuna kommun
pwe
2o13-12-18
SofiaNglund-
Granskning av inköp och upphandling
Cc:rínllultgren
Projektledare
December 201 3 Vallentuna kommun PwC
Uppdragsledare
Granskning av inköp och upphandling
Inneh&llsforteckning
Samrnanfattande bedömning och rekomrnendationer
1Inledning ...3
Bakgrund Jo
Revisionsfråga, revisionskriterier och
kontrollmåI.
3 Revisionsmetod...1.
qt
2.1.
9D
é.()!
2.4.
J.O
3.1.
3.2.
.)..).
3.4.
3.5.
9.6.
3.7.
4.
4.7.
4.2.
4.3.
b.
5.1.
5.2.
5.3.
6.
6.t.
6.2.
7.
7.t.
F7D
8.
B.r.r.
8.r.2.
B.r.g.
8.r.4.
B.r.s.
8.r.6.
Avgränsning...
Granskning
avinterna och externa regelverk ...5
Externa regelverk
4 4
5
Upphandlingspolicy
...6Inköp-
och upphandlingsguide- UPMOS
...6Anvisningar
- Inköp
7Avtalsrutin
7Riktlinjer för
avtalshantering .... 7Bedömning 7
Upphandlingsorganisationen ... I
Upphandlingsenheten
...88
Avtalshantering ... 8
Inköpsorganisationen... ...
9Boka, beställa, köpa 9
Genomgång av
aüal
påintranätet...
10Bedömning
Enkätundersökning ...12
Sammanfattning av enkäten.
t2
Bedömning 13
Granskningsresultat
-inköp iVallentuna 2012... ...1'4
Kommunens totala
inköp
... 10
L4
Bedömning
Granskningsresultat
-avtalstrohet
L4 15
WS-arbeten t6
Ventilationsarbeten t6
December 2013 Vallentuna kommun PwC
8.t.7.
Böcker,tidningar,facHitteratur(utbildning)Granskning av inköp och upphandling
77
B.z.
Bedömning 18Bilaga r. Enkätundersökningen... ...19
December 2013 Vallentuna kommun PwC
t. Sanntnornfo;tto;nde bedörnning och rekornrnendø:tíoner
På uppdrag avVallentuna kommuns revisorer har PwC kommunövergripande granskat verksamheternas
tillämpning
av ramavtal. Den revisionsfråga som ska besvaras med anledning av granskningen är:lir
kommunens upphandlíng su erks amhet öndamåls enlíg utifr ån u erks amhetensb ehou s amt
är
kommunens upphondling s - o ch ínköp su erks amhet ändamåIs enligt
organíserad?Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och
bidrar till
verksamheternas användning av ramavtal samt att löpandeuppföljning
skerför
att täcka verksamheternas behov av ramavtal.Vår sammanfattande bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverk- samhet inte
i
alla delar ärfullt
ut ändamålsenligt organiseradutifrån
verksamhet- ens behov. Bedömningen grundar sig på att deti
upphandlingsprocessen finns en upplevd otydligheti
ansvarsfördelningen mellan upphandlingsenheten och verk- samheterna, att det saknas ettfullständigt
avtalsregister och att det inte görs någon systematiskuppföljning
avhur
mycket som köps från olika leverantörer.Bedömningen grundar sig vidare på att det saknas regler kring vem som får göra inköp och att det
utifrån
den beskrivningvi erhållit
under granskningen, samtuti-
från svaren från enkätundersökningen, är svårt att se att samtliga medarbetare ärtillräckligt
informerade och utbitdadeför
att göra inköp.Därtill
hanteras ramavtals- registret på kommunensintranät
inte ändamålsenligt'Eftersom kommunen saknar ett
fullständigt
avtalsregister har det inte på ett enkelt sätt gått att stämma av vilka leverantörer som är upphandlade. Utfallet av register- analysenindikerar
att kommunen gör många småinköp. Vidare visar registerana- lysen att ar,talstrohetenför
ettflertal
granskade konton är ca 85 procent. Detfinns
dock wå kostnadskonton där avtalstroheten endast är 65 procent. Registeranalysen visar även på exempel där kommunen hargjort
avsteg från LOU.I
granskningen harvi
även noterat att kontering av inköp intealltid
sker på etttill-
fredställande sätt,
vilket
minskar möjligheten att genomföra god uppföljning av inköp på olika kostnadskonton.Utifrån
ovanstående rekommenderarvi
kommunstyrelsen att:Säkerställa
att
LOU föìjs när det gäller direktupphandlingara
December 201 3 Vallentuna kommun PwC
a Säkerställa att alla
rutiner
är uppdateradeTydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna
i
upphandlingsprocessen
I
av25a
a
Tydliggöra vem som får göra
inköp
Säkerställa att avtalsregistret är
fullständigt,
uppdaterat och innehåller deninformation
som en inköpare behöverInföra
systematiskakontroller för
att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramav[alGenomföra en översyn avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa
Säkerställa att konteringsanvisningar kommuniceras
i
alla verksamheterför
att säkerställa enlikartad
ochriktig kontering
a
a
a
December 2013 Vallentuna kommun PwC
2av25
2. Inledníng
2.L. Bakgrund
Revisorerna genomför varje verksamhetsår en eller flera så kallade basgranskningar
i
sy{te att bedöma den interna kontrollen i verksamhetens processer.Inriktningen
av revisionella insatser styrs av en bedömning av risk och väsentlighet. Mot denna bakgrund har revisorerna beslutat att kommunövergripande granska
tillämpningen
av ramavtal.
2.2. ReuísionsÍi".&ga, reuísionslcriteríer ochkontrolbn&l
Följande revisionsfråga ska besvaras:
Ä¡ kommunens upphandlingsverksamhet ändamålsenlig
utifrån
verksamhetens behov samt är kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet ändamålsenligt organiserad?Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och
bidrar till
verksamheternas användning av ramar..tal samt att löpandeuppföljning
skerför
att täcka verksamheternas behov av ramavtal.Följande
kontrollmål
ska följas upp:1. Riktlinjer/policy
finns inom området och är ändamålsenliga och aktuella.2.
Inköpare/beställare har tillgångtill rätt information
och ärrätt
utbildadeför
att uppfyllasitt
uppdrag.3.
Det ärlätt
att hitta varor och tjänster i kommunens ramar,talsregister när behov uppstår.4.
Tecknade ramar,tal uppfzller verksamheternas behovavvaror
och tjänster.S.
Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av kvalitet i varor och tjänster.6.
Tecknade ramavtalbidrar till
att verksamheterna kan köpa in varor och tjänstertill
bra pris.7.
Kvantifiera procentuellt och i belopp andelen inköp mot ramavtal respektive inköp utanför ramavtal.Följande revisionskriterier ligger
till
grund för bedömning:.
LOU (LagzooT:1o91om offentlig upphandling).
Kommunensriktlinjer
och policyDecember 201 3 Vallentuna kommun PwC
3av25