Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2016-06-22
Lena Skott Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0420 KS-3 Diariekod: 063
Kommunstyrelsen
Revisionsrapport avseende kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter – yttrande till revisorerna
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande:
• Kommunstyrelsen överlämnar bilaga 1 till kommun-
ledningskontorets tjänsteutlåtande 2016-06-22 till revisorerna som sitt yttrande över revisionsrapporten avseende kommunens
beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten ”Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter (EKO- frågor)”. Revisorerna bedömer att kommunstyrelsens arbete med EKO- frågor inte är fullt ut ändamålsenligt och den interna kontrollen avseende EKO-frågor inte i alla delar tillräcklig. I revisionsrapporten lämnas vissa rekommendationer till kommunen, bland annat att nämnderna i större utsträckning belyser EKO-frågorna i sina internkontrollplaner.
Revisorernas begäran om yttrande
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna
kommun genomfört en granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter (bilaga 2). Rapporten har översänts till kommunstyrelsen med begäran om kommentarer till granskningsresultatet senast den 23 september 2016.
Revisionsrapporten
Uppdraget
Kommunens förtroendevalda revisorer har uppdragit åt PwC att genomföra en granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter, EKO-frågor.
Metod
PwC har genomfört granskningen under våren 2016. Intervjuer har genomförts med ekonomichef, kommunjurist, chef för inköp och upphandling, säkerhetschef, verksamhetscontroller, presschef samt
Godkänt dokument, 2016-08-11, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2016-06-22
Dnr 2016/0420 KS-3 Sidan 2 av 4
förvaltningscheferna för miljö- och byggnadskontoret respektive vård- och omsorgskontoret.
Studier av styrdokument har genomförts liksom genomgång av rutiner, interna processbeskrivningar och uppföljningar kopplat till området.
Revisonsfrågorna
Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfrågor:
• Är kommunstyrelsens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt?
• Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig?
Utifrån revisionsfrågorna har sex kontrollmål formulerats:
- Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda?
- Har styrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet?
- Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer?
- Genomförs kontroller av risker för oegentligheter?
- Finns det en beredskap för händelser?
- Vilken uppföljning och rapportering förekommer?
Resultatet av granskningen
Baserat på iakttagelser och bedömningar av granskningens frågeställningar nedan lämnar revisorerna den sammanfattande bedömningen att kommun- styrelsens arbete med EKO-frågor inte är fullt ut ändamålsenligt och den interna kontrollen avseende EKO-frågor inte i alla delar tillräcklig.
1. Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheten risker kan uppträda?
Ej uppfyllt. Frågeställningarna inom etik, korruption och oegentligheter hanteras inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet och tas upp i de riskanalyser som verksamheterna gör. Det varierar mellan nämnder och år huruvida risker kopplade till oegentligheter identifieras. Däremot har ett antal områden uppmärksammats och särskilda policys och regelverk har utarbetats för dessa (bl.a. representation, gåvor, bisysslor).
Kommunstyrelsen har därutöver inte genomfört någon övergripande riskbedömning eller kartläggning av var i verksamheterna eller vilka funktioner som kan vara speciellt utsatta för förhöjda risker. Kommun- styrelsen och respektive nämnd har ändå identifierat ett antal områden som särskilt utsatta.
2. Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet?
Delvis uppfyllt. Det finns inget sammantaget regelverk/policy för
korruption och oegentligheter. Kommunstyrelsen har däremot utarbetat ett antal särskilda regelverk/policys utifrån de områden som identifierats enligt ovan. Av dessa styrdokument framgår väsentliga förhållningsregler kring
Godkänt dokument, 2016-08-11, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2016-06-22
Dnr 2016/0420 KS-3 Sidan 3 av 4
vad som är tillåtet och ej tillåtet. Det finns inga riktlinjer som särskilt berör hur kommunen ska arbeta förebyggande.
3. Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer?
Delvis uppfyllt. Kommunen har inte antagit riktlinjer för det förebyggande arbetet och därmed går det inte att bedöma efterlevnad. Däremot genomförs olika typer av utbildningsinsatser med viss bäring på granskningsområdet och frågorna diskuteras vid vissa tillfällen.
4. Genomförs kontroller av risker för oegentligheter?
Delvis uppfyllt. Frågeställningarna inom etik, korruption och oegentligheter hanteras inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet. Kontroller därutöver är begränsade. Det är viktigt att fortsätta det påbörjade arbetet med kontroller och uppföljning inom upphandlings- och inköpsverksam- heten.
5. Finns det beredskap för händelser?
Ej uppfyllt. Det finns inga riktlinjer eller någon konkret rutin för beredskap av eventuella händelser (oegentligheter). Det är ett ansvar hos den enskilde chefen och hanteras inom ordinarie chefsled. Stöd finns att tillgå om detta efterfrågas.
6. Vilken uppföljning och rapportering förekommer?
Delvis uppfyllt. Inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet sker uppföljning årligen av föregående års plan. Uppsiktsarbetet redovisas löpande till kommunstyrelsen. Uppföljning och rapportering därutöver är begränsat.
Rekommendationer
Följande rekommendationer lämnas i revisionsrapporten:
• Överväga att ta fram en samlad dokumentation med vägledning avseende frågor mot korruption och oegentligheter.
• Vid introduktionstillfället för nyanställda särskilt utbilda inom dessa frågor.
• Ta fram en handlingsplan för händelser för att säkerställa att det finns en rutin för att hantera och rapportera eventuella
oegentligheter.
• Säkerställa att nämnderna i större utsträckning belyser frågor kring etik, korruption och oegentligheter i sina internkontrollplaner, till exempel inom upphandling och inköp.
Kommunledningskontorets kommentarer
Kommunledningskontorets förslag till yttrande framgår av bilaga 1.
Godkänt dokument, 2016-08-11, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2016-06-22
Dnr 2016/0420 KS-3 Sidan 4 av 4
Katarina Kämpe Anders Nilfjord
Kommundirektör Ekonomichef
Bilagor
1. Förslag till yttrande
2. Revisionsrapport ”Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter”
Godkänt dokument, 2016-08-11, Katarina Kämpe
