Bilaga 1 Kommunledningskontoret
2016-06-22
Lena Skott Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0420 KS-3 Diariekod: Diariekod: 063
Yttrande över revisionsrapport avseende kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen 2016-06-13 begärt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten
”Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter” (EKO-frågor) senast den 23 september 2016.
Kommunstyrelsens yttrande
De övergripande frågeställningarna i revisionsrapporten är följande:
• Är kommunstyrelsens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt?
• Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig?
Utifrån revisionsfrågorna har sex kontrollmål formulerats:
- Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda?
- Har styrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet?
- Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer?
- Genomförs kontroller av risker för oegentligheter?
- Finns det en beredskap för händelser?
- Vilken uppföljning och rapportering förekommer?
Revisorerna gör den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsens arbete med EKO-frågor inte är fullt ut ändamålsenligt och den interna kontrollen avseende EKO-frågor inte i alla delar tillräcklig.
Kommentar till kontrollmålen
I det följande lämnar kommunstyrelsen kommentarer till gransknings- resultatet:
1. Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheten risker kan uppträda?
Ej uppfyllt. Frågeställningarna inom etik, korruption och oegentligheter hanteras inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet och tas upp i de riskanalyser som verksamheterna gör. Det varierar mellan nämnder och år huruvida risker kopplade till oegentligheter identifieras. Däremot har ett antal områden uppmärksammats och särskilda policys och regelverk har utarbetats för dessa (bl.a. representation, gåvor, bisysslor).
2016-06-22
Dnr. 2016/0420 KS-3 Sidan 2 av 4
Kommunstyrelsen har därutöver inte genomfört någon övergripande riskbedömning eller kartläggning av var i verksamheterna eller vilka funktioner som kan vara speciellt utsatta för förhöjda risker. Kommun- styrelsen och respektive nämnd har ändå identifierat ert antal områden som särskilt utsatta.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar inte revisorernas bedömning. Kommunstyrelsen anser att kontrollmålet är ”Delvis uppfyllt”
då kommunstyrelsen har uppmärksammat ett antal områden som kan vara utsatta och utarbetat särskilda regelverk för dessa, som nämns ovan.
Däremot har det inte upprättats någon övergripande dokumenterad och samlad kartläggning av var i verksamheten risker kan uppträda.
2. Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet?
Delvis uppfyllt. Det finns inget sammantaget regelverk/policy för
korruption och oegentligheter. Kommunstyrelsen har däremot utarbetat ett antal särskilda regelverk/policys utifrån de områden som identifierats enligt ovan. Av dessa styrdokument framgår väsentliga förhållningsregler kring vad som är tillåtet och ej tillåtet. Det finns inga riktlinjer som särskilt berör hur kommunen ska arbeta förebyggande.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning. Förbättringspotential finns vad gäller information/
kommunikation på området.
3. Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer?
Delvis uppfyllt. Kommunen har inte antagit riktlinjer för det förebyggande arbetet och därmed går det inte att bedöma efterlevnad. Däremot genomförs olika typer av utbildningsinsatser med viss bäring på granskningsområdet och frågorna diskuteras vid vissa tillfällen.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning. Förbättringspotential finns vad gäller information/
kommunikation på området.
4. Genomförs kontroller av risker för oegentligheter?
Delvis uppfyllt. Frågeställningarna inom etik, korruption och oegentligheter hanteras inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet. Kontroller därutöver är begränsade. Det är viktigt att fortsätta det påbörjade arbetet med kontroller och uppföljning inom upphandlings- och inköpsverksam- heten.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning. Kontroller med risk för oegentligheter som primär utgångspunkt är begränsade, utöver vad som sker inom ramen för
2016-06-22
Dnr. 2016/0420 KS-3 Sidan 3 av 4
internkontrollprocessen. Däremot sker kontroller och uppföljning på olika sätt inom ramen för kommunstyrelsens uppsikt inom bland annat ekonomi, inköp och upphandling, för att hitta eventuella brister och förbättra rutinerna löpande.
5. Finns det beredskap för händelser?
Ej uppfyllt. Det finns inga riktlinjer eller någon konkret rutin för beredskap av eventuella händelser (oegentligheter). Det är ett ansvar hos den enskilde chefen och hanteras inom ordinarie chefsled. Stöd finns att tillgå om detta efterfrågas.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar inte revisorernas bedömning. Kommunstyrelsen anser att kontrollmålet är ”Delvis uppfyllt”.
Visserligen finns inte någon specifik dokumenterad rutin för beredskap kring hanteringen av oegentligheter. Det ligger i första hand i chefsansvaret och stöd finns att tillgå från personalavdelningen inom ramen för hantering av personalärenden.
6. Vilken uppföljning och rapportering förekommer?
Delvis uppfyllt. Inom ramen för det ordinarie internkontrollarbetet sker uppföljning årligen av föregående års plan. Uppsiktsarbetet redovisas löpande till kommunstyrelsen. Uppföljning och rapportering därutöver är begränsat.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen delar revisorernas bedömning att uppföljning och rapportering i första hand sker inom ramen för internkontrollprocessen och uppsiktsarbetet utifrån den årliga uppsikts- planen. Löpande uppföljning av nämnderna sker också genom exempelvis ekonomiavdelningens s.k. efterkontroller inom redovisningen. Kommun- styrelsen ser inte tydligt vilken uppföljning/rapportering därutöver som förväntas inom ramen för kontrollmålet.
Kommentar till rekommendationer
Nedan följer kommunstyrelsen kommentarer till revisorernas rekommendationer:
• Överväga att ta fram en samlad dokumentation med vägledning avseende frågor mot korruption och oegentligheter.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen avser att ta fram en policy som kan ge vägledning kring EKO-frågor och överväga vilka kommunikationskanaler som kan vara lämpliga i dessa frågor.
Kommunstyrelsen kommer att förbättra informationen på intranätet om lagstiftning, regler etc. som har bäring på området och ta fram tips och stöd för hur man kan tänka kring risk för oegentligheter och vad man som anställd bör göra om man misstänker att det förekommer.
2016-06-22
Dnr. 2016/0420 KS-3 Sidan 4 av 4
• Vid introduktionstillfället för nyanställda särskilt utbilda inom dessa frågor.
Kommunstyrelsens kommentar: Riskområdet kommer att uppmärk- sammas på de kommungemensamma introduktionstillfällena vår och höst för nyanställda.
• Ta fram en handlingsplan för händelser för att säkerställa att det finns en rutin för att hantera och rapportera eventuella
oegentligheter.
Kommunstyrelsens kommentar: Se svar ovan angående information/
kommunikation kring EKO-frågor. Kommunstyrelsen kommer att se över om och hur informationen kring EKO-frågor kan förtydligas, inkluderat former för rapportering vid misstanke.
• Säkerställa att nämnderna i större utsträckning belyser frågor kring etik, korruption och oegentligheter i sina internkontroll- planer, till exempel inom upphandling och inköp.
Kommunstyrelsens kommentar: Kommunstyrelsen avser att inom ramen för uppsiktsansvaret för nämndernas internkontrollprocess verka för att nämnderna identifierar områden i verksamheten där EKO-risker kan uppträda. Detta ger kommunstyrelsen ett dokumenterat underlag för en mer samlad bild av riskområden i verksamheterna och för fortsatt förebyggande arbete.
De riskanalyser som internkontrollplanerna baseras på behöver
dessutom breddas så att hela verksamheten och dess väsentliga processer omfattas i högre grad – detta är ett långsiktigt utvecklingsarbete.
