Kallelse MN 2017-01-23 (exkl myndighetsutövning)

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Kallelse

Datum

2017-01-16

Tid: Måndagen den 23 januari 2017, kl. 13.30 Plats: Trosa kommunhus, sammanträdesrummet

Kallelse till Miljönämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Utförd internkontroll 2016 MN 2016/4

3. Internkontrollplan 2017 MN 2017/3

4. Revidering av miljönämndens delegeringsordning MN 2015/3 5. Information om verksamhetsområdet på Tofsö

(Inga handlingar)

6. Anmälan av delegeringsbeslut MN 2017/1

7. Övriga anmälningsärenden MN 2017/2

8. Övrigt

(Inga handlingar)

Dan Larson Sandra Berwing

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef 0156-520 27

mats.gustafsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-01-11

Diarienummer

MN 2016/4

Utförd internkontroll 2016

Förslag till beslut

Miljönämnden beslutar

att godkänna redovisning av 2016 års internkontroll.

Ärendet

Under 2016 har internkontroll genomförts i linje med tidigare beslutad

internkontrollplan. Internkontrollen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m.

Vid granskningen av internkontrollplanen har inga avvikelser noterats. Förslag till redovisning bifogas kallelsen.

Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef

Bilagor

1. Utförd internkontroll 2016

(4)

Internkontrollplan uppföljning

Miljönämnden

För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens

Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar

Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens

1 Låg sannolikhet/liten konsekvens

* Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konse-

moment till likhet kvens

Miljökontoret

M:1 Kunders missnöje med

handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig

tjänsteman Komplett Genomfört

vår och höst PC 2 4

M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att

uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört jan

-16 och höst - PC 2 4

M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig

tjänsteman Komplett Genomfört

vår och höst PC 2 4

Ärende-/dokumenthantering

Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på

produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig

tjänsteman Komplett

genomläsning av delegeringsordningen

Genomfört vår och höst - 16

PC 2 4

1

K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2016\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan uppföljning MN 2016

(5)

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konse-

Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig

och relevant. Ansvarig

tjänsteman Komplett översyn och genomläsning av befintliga planer

Genomfört

höst -16 PC 3 3

Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och

KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett

genomgång av gällande styrdokument

Genomfört

hösten -16 PC 2 4

Personal

P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.

Enhetschef Komplett Genomfört jan-

feb PC 2 4

P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella

handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört

juni PC 2 4

P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Genomfört

mars, sept PC 3 3

mars, sept och dec P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt

lön till rätt person). PC Komplett Genomfört

aug PC 3 3

Övrigt

Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuL-

ambassadör Stickprov Genomfört

hösten -16 PC 3 3

Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. §39 PuL är uppdaterad och anmäld

till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov Genomfört

hösten -16 PC 3 3

2

K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2016\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan uppföljning MN 2016

(6)

(7)

Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef 0156-520 27

mats.gustafsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-01-11

Diarienummer

MN 2017/03

Internkontrollplan 2017

Förslag till beslut

Miljönämnden beslutar

att godkänna planen för 2017 års internkontroll.

Ärendet

Trosa kommuns nämnder ska varje år se över samt eventuellt komplettera sina interna kontrollplaner. Internkontrollplanen syftar till att varje nämnd ska ha tydliga rutiner avseende exempelvis delegering, arkivering, ekonomi, rätt lön, bisysslor m.m.

Som ett första steg i arbetet med den nya internkontrollplanen har en riskanalys tagits fram. Sannolikhet respektive konsekvens har i denna analys graderats 1-5 där 5 är högsta sannolikhet/konsekvens. Om det multiplicerade riskvärdet (sannolikhet*konsekvens) blir 8 eller högre har det tagits med i planen. Detta gränsvärde har fastställts som en kommungemensam nivå som ska gälla för samtliga nämnders internkontrollarbete.

Förslag till internkontrollplan för 2017 samt ovan nämnd riskanalys bifogas kallelsen.

Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef

Bilagor

1. Förslag till Interkontrollplan 2017 för Miljönämndens verksamheter

2. Riskanalys för Miljönämndens verksamheter

(8)

Internkontrollplan

Miljönämnden

För tidsperiod: 2017-01-01 - 2017-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens

Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar

Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens

1 Låg sannolikhet/liten konsekvens

* Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konse-

Miljökontoret

M:1 Kunders missnöje med

handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig

tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 4

M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att

uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4

M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig

tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 4

Ärende-/dokumenthantering

Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på

produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig

tjänsteman Komplett

genomläsning av delegeringsordningen

1 ggr per år PC 2 4

1

K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2017\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan MN 2017

(9)

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konse-

Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig

och relevant. Ansvarig

tjänsteman Komplett översyn och genomläsning av befintliga planer

Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och

KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett

genomgång av gällande styrdokument

Personal

P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.

Enhetschef Komplett 1 ggr per år PC 2 4

P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella

handlingsplaner upprättas. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4

P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Vid delår och

årsbokslut PC 3 3

årsbokslut

P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt

lön till rätt person). PC Komplett 1 ggr per år PC 3 3

Övrigt

Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuL-

ambassadör Stickprov 1 ggr per år PC 3 3

Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. §39 PuL är uppdaterad och anmäld

till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov 1 ggr per år PC 3 3

2

K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2017\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan MN 2017

(10)

Risk Sannolikhet

(1-5) 5=mycket hög

1=mycket låg

Konsekvens (1- 5) 5=mycket hög

1=mycket låg

Riskvärde

(sannolikhet x konsekvens) MILJÖKONTORET

Regelverk följs inte 1 4 4

Kunders missnöje med

handläggningstider 2 4 8

Beslut fattas i strid med delegation 1 3 3

Kompetensförsörjning 2 4 8

Förändrad lagstiftning 2 3 6

Överklaganden 2 4 8

PERSONAL

Fusk med reseräkningar 2 1 2

Missbruka tider (utifrån eget ansvar) 2 3 6

Olovlig frånvaro 2 3 6

(11)

(12)

Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef 0156-520 27

mats.gustafsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-01-12

Diarienummer

MN 2015/3

Revidering av miljönämndens delegeringsordning

Förslag till beslut

Miljönämnden beslutar

att delegera till produktionschef att besluta om nedsättning av taxa enligt § 5 i Trosa kommuns taxa för alkohollagen, tobakslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel inom Trosa kommun.

Ärendet

I Trosa kommuns taxa för alkohollagen, tobakslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel inom Trosa kommun finns det en paragraf som gäller nedsättning av taxa:

§ 5 Nedsättning av taxa

Om det finns särskilda skäl med hänsyn till verksamhetens art och omfattning, tillsynsbehovet, nedlagd handläggningstid och övriga omständigheter, får avgift enligt denna taxa sättas ned eller efterskänkas.

I miljönämndens delegeringsordning framgår det inte vem som har rätt att besluta om nedsättning av taxa. Därför föreslås att rätten att ta beslut enligt § 5,

nedsättning av taxa, delegeras till produktionschef.

Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef

(13)

(14)

Kommunkontoret Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-01-13

Diarienummer

MN 2017/2

Anmälningsärenden

Åklagarmyndigheten, Riksenheten för miljö- och arbetsmiljömål

– Underrättelse 2016-12-13. Riksenheten för miljö- och arbetsmiljömål har, efter anmälan från Trosa kommun om miljöbrott, utfärdat en ett strafföreläggande om företagsbot på grund av miljöbrott till näringsidkare (2016-000371).