HN kallelse 2021-06-01 hela kallelsen

(1)

Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Kallelse Datum 2021-05-25

Tid:

Plats:

Tisdagen den 1 juni 2021 kl. 17:00 Stängt sammanträde Trosa kommunhus, Apelviken*

Gruppmöte: Alliansen: den 1 juni kl. 16:00 Digitalt, länk skickas separat Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet:

Den 31 maj kl. 19.00 Digitalt, länk skickas separat.

Sverigedemokraterna: den 1 juni kl. 15:00,

Sverigedemokraternas möteslokal, Industrigatan 2 A

*Samtliga ledamöter och ersättare deltar på distans genom Microsoft Teams. Endast ordförande och sekreterare deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Humanistiska nämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Information om lässatsningen i förskolan (Inga handlingar)

3. Samverkan socialkontor och skolkontor (Inga handlingar)

• Samverkan om oro kring unga

• Uppdrag psykisk hälsa Trosa kommun

• Återrapportering från analysgruppen utifrån liv och hälsa ung

HN 2021/3

Individ och familjeomsorgen

4. Revidering av informationshanteringsplan för individ-och familjeomsorgen

HN 2021/51

5. Revidering av delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen

HN 2021/50

6. Revidering av riktlinjer för handläggning och dokumentation barn- och ungdomsärenden

HN 2021/42

7. Revidering av riktlinjer för familjehemsvården HN 2021/43 8. Övrig information från socialkontoret

(Inga handlingar)

• Kvotflyktningar

• Lägesrapportering

HN 2021/4

Barnomsorg och utbildning

9. Revidering av riktlinjer för tilläggsbelopp för extraordinära stödåtgärder

HN 2021/44

(2)

TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(2)

Humanistiska nämnden 2021-05-25

10. Revidering av informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, barn- och utbildning

HN 2021/52

11. Revidering av delegeringsordning för humanistiska nämnden, barn- och utbildning

HN 2021/53

12. Övrig information från skolkontoret

• Kvalitetsrapport till nämnd

• Lägesrapportering

• Månadsstatistik

• Skärlagskolan

• Fornbyskolan - utbyggnaden

HN 2021/5

Övrigt

13. Anmälan av delegeringsbeslut HN 2021/1

14. Övriga anmälningsärenden HN 2021/2

Michael Swedberg Sandra Berwing

Ordförande Sekreterare

(3)

(4)

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2021-05-28 Diarienummer HN 2021/51

Revidering av informationshanteringsplan

Förslag till beslut

Humanistiska nämnden antar revidering av Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj.

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring.

I tidigare version av informationshanteringsplanerna har det funnits med ett avsnitt om information som är av tillfällig betydelse. Det avsnittet utgår nu och istället hänvisas det till Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse, antagen av kommunstyrelsen. För att få en enhetlig hantering inom Trosa kommun föreslås samtliga nämnder tillämpa gallringsplanen. Genom att i nämndernas informationshanteringsplaner hänvisa till gallringsplanen antagen av

kommunstyrelsen behöver inte varje nämnd skapa sin egen gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse. I övrigt föreslås att begreppet arkivredogörare ersätts med det mer tydliga arkivombud.

Sedan 1 maj är arbetsmarknads- och integrationsenheten en del av humanistiska nämndens ansvarsområde och utgör en del av socialkontorets verksamhet.

Informationshanteringsplanen behöver därför kompletteras med det stycke som berör arbetsmarknads- och integrationsenheten.

Lisbeth Lampinen Liselott Högfors

Socialchef Administratör

Bilagor

1. Förslag till revidering av Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj (endast den del av planen som berörs av föreslagen revidering) 2. Förslag till komplettering i avsnitt 3 med Arbetsmarknad och sysselsättning, Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj 3. Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse

Beslut till

(5)

Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden,

individ och familj

Antagen av: Humanistiska nämnden 2021-06-01,§ X Dnr HN 2021/51 Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Plan

(6)

Humanistiska nämnden Individ och familj

Informationshanteringsplan Datum

Innehållsförteckning

Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj 2

Inledning ... 2

Ansvar och roller ... 2

Gallring ... 3

Leverans till arkivet ... 3

Information som är av tillfällig betydelse ... 4 Informationshanteringsplan ... Fel! Bokmärket är inte definierat.

(7)

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

2

Informationshanteringsplan för humanistiska nämnden, individ och familj

Inledning

Offentlighetsprincipen innebär att handlingar (information) hos myndigheter, t.ex.

kommun, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får vi en bättre överblick och en enklare eftersökning av våra dokument. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens

tjänstepersoner och gör det också möjligt för våra medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen.

En informationshanteringsplan ska redovisa samtliga handlingstyper som

förekommer inom en organisation. Av informationshanteringsplanen framgår vilken information som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilken som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur myndighetens

information ska förvaras. Genom att följa planen ska myndigheten vara säker på att dess allmänna handlingar hanteras på ett korrekt och tillfredställande sätt.

Informationshanteringsplanen underlättar även allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet.

Format och gallringsråd

Trosa kommuns informationshanteringsplaner baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar.

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Ansvar och roller

Arkivansvarig ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Vem som är arkivansvarig framgår av kommunstyrelsens/nämndens delegeringsordning.

Arkivredogörare Arkivombud utses av arkivansvarig. Arkivredogöraren

Arkivombuden sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

I arbetet med informationshantering inom Trosa kommun finns en arbetsgrupp med kontaktpersoner från varje kontor. Gruppen samordnas och leds av kanslienheten.

Kontaktpersonen är utsedd av produktionschef och är kontorets kontaktperson och samordnare i arbetet med informationshantering. Kontaktpersonen ansvarar för att informationshanteringsplanen hålls aktuell. Genomgång/översyn av planen ska

(8)

3

göras/ske minst en gång per år och nödvändiga revideringar ska göras.

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

• förlust av betydelsebärande data,

• förlust av möjliga sammanställningar,

• förlust av sökmöjligheter, eller

• förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades.

Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Gallringsbeslut

Om beslut om gallring saknas (om den aktuella informationen inte finns angiven i informationshanteringsplanen) får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse. Vid behov av särskilt gallringsbeslut kontakta kanslienheten.

Gallring av information av liten och kortvarig betydelse

En stor del av den information som hanteras av en myndighet har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Det behövs ändå tydliga regler för att myndigheten och allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras).

Humanistiska nämnden tillämpar Gallringsplan av information av liten och kortvarig betydelse antagen av kommunstyrelsen.

Leverans till arkivet

Informationshanteringsplanen anger när information ska lämnas till slutarkiv. Om inget anges bör leverans ske efter senast 10 år, eller när arkivansvarig gör

bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.

(9)

4

Information som är av tillfällig betydelse

A. Information som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett nå- gon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebe- fordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förut- sättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax gallras efter 1 månad.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.

B. Information som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att informationen på annat sätt har ersatts av ny information

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående information:

1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.

(10)

5

2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit se- nare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.

3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrev- låda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar.

(11)

Process A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Handlingstyp

Registreras D=Diarium V=Verksamhetssyst.

Gallras/

Bevaras Förvaringsplats /registrering (ange vart informationen förvaras, både i digital och analog form.

Exempelvis

verksamhetssystem (namn på systemet), arkivskåp, pärm etc.) Var så exakt som möjligt

Sortering (vid analog

arkivering, ex diarienummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc.)

Till slutarkiv (när informationen inte längre behövs i verksamheten)

Anmärkning Sekretess (§)

(Om informationen innehåller sekretess hänvisa till aktuell sekretessbestämme lse i OSL.)

Person- uppgifter (Om informationen innehåller personuppgifter ange Ja)

A B C D

3 SAMHÄLLSSERVICE

3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning

3 6 1 Stöd för anställbarhet och personlig utveckling

Anställningsbeslut Bevaras Personalenheten Ska förvaras i personakt

Arbetsintyg, skriftliga omdömen Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Personakt på enheten Ska förvaras i personakt

Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller

omprövning) Gallras 2 år efter

Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt

eller omprövning) inklusiver handlingsplan Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Personakt på enheten Ska förvaras i personakt. T.ex. handlingsplan,

överenskommelser, utredningar

Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Personakt på enheten Ska förvaras i personakt. Finns oftats sparat hos

utbildningsanordnare Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras 2 år efter

Avisering om utbetalt belopp Registreras V Gallras efter 2 år Rekvirera

Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Personakt på enheten Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Digitalt Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Registreras V Gallras efter 2 år Rekvirera

Statsbidrag för olika åtgärdsformer Registreras V Gallras efter 7 år Rekvirera T.ex. underlag. ansökningar, utbetalning, avstämning.

Gallringsfristen gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år.

Uppföljning Registreras V Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd AMEA

Ärendeblad/journalblad Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd Personakt på enheten Om verksamheten för personakter över de personer

som är sysselsatta genom dem.

3 6 2 Samordna insatser för arbetsmarknad och

sysselsättning Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc.

Samarbete med myndigheter, organisationer och

arbetslivet. Bevaras Digitalt hos

arbetsmarknadsenheten, slutarkiv Avser hela ärendet. Kan handla om ex. inbjudningar,

samarbetsavtal, överenskommelser och protokoll från möten

Verksamhetsbeskrivningar Bevaras Digitalt hos

arbetsmarknadsenheten, slutarkiv

Ansvarig nämnd/styrel se: [NAMN]

(12)

Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse

Antagen av:

Dokumentkategori:

Kommunstyrelsen 2021-05-26, § X, Dnr KS 2021/65 Styrdokument

(13)

Kommunstyrelsen Gallringsplan Datum

2021-05-26 Diarienummer Dnr KS 2021/65

Innehållsförteckning

Inledning ... 2

Nyttan ... 2

Besluta om gallring ... 2

Format ... 2

Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse ... 3

(14)

TROSA KOMMUN Gallringsplan Sida 2(3) 2021-05-26

Inledning

En stor del av den information som hanteras av en myndighet har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Det behövs ändå tydliga regler för att myndigheten och allmänheten ska veta vilken information som ska raderas (gallras/förstöras).

Information som inte är allmän handling kan slängas eller tas bort utan att det finns beslut.

Nyttan

Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper medarbetare att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid.

Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta information av vikt om en stor mängd information som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra.

Besluta om gallring

Om det inte finns beslut om gallring ska allmänna handlingar bevaras för framtiden.

Gallringsplanen för information av liten och kortvarig betydelse är efter beslut ett styrande dokument och ska revideras när behov för det uppstår.

Andra allmänna handlingar kan gallras förutsatt att det finns beslut i de

informationshanteringsplaner som respektive myndighet beslutat om i enlighet med arkivreglementet. Gallringsplan för information av liten och kortvarig betydelse är på så sätt ett komplement till myndighetens informationshanteringsplan.

När det inte finns en angiven tidsgräns för gallring anges att informationen kan gallras när den inte längre behövs för verksamheten. I vissa fall finns det uttryckt när det tillfället ska anses uppnått men i andra fall saknas det. I de fallen innebär det att respektive tjänsteperson kan göra bedömningen om när informationen inte längre behövs för verksamheten. Gallring av information får bara ske under

förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att informationen bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Utföra gallring

Information som ska gallras ska förstöras utan dröjsmål. Gallringsplanen gäller för information oavsett medium. Gallringen kan ske manuellt av medarbetare eller ske automatiserat genom inställningar i digitala system.

Format

(15)

1 Innehåll

Vissa meddelanden och kopior (post, e-post och andra inkorgar) ... 2

Konvertering och migrering ... 3

Brev, paket och bud ... 4

E-post ... 5

Telefoner och surfplattor ... 6

Webbmöten, nätverk, forum och projektarbetsplatser ... 8

Spår av internet och datoranvändning – lokalt på datorerna ... 9

Spår av internet och datoranvändning – centralt på servrar ... 11

Register över användare ... 13

Skrivare ... 14

(16)

2 Vissa meddelanden och kopior (post, e-post och andra inkorgar)

Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar?

Inkomna, upprättande eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

När svar har skickats.

Handlingen kan finnas kvar någon månad om det finns behov, till exempel för att kunna kontrollera att frågor skickats vidare eller svar lämnats.

Om en konversation behöver sparas under längre tid bör registrering/ diarieföring övervägas.

Förfrågningar om

kontaktuppgifter, blanketter, mötestider, allmän information och liknande.

Funktionsbrevlådor,

gemensamma brevlådor eller inkorgar gallras av

administratör, registrator eller annan ansvarig.

Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar, var och en ansvarar för att gallra.

Handlingar som har inkommit

för kännedom. Efter genomläsning eller när informationen inte längre behövs.

Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och att de även i övrigt har liten betydelse för verksamheten.

Vissa cirkulär, inbjudningar, nyhetsbrev, PM, mötes- anteckningar och likande.

Funktionsbrevlådor,

gemensamma brevlådor eller inkorgar gallras av

administratör, registrator eller annan ansvarig.

Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar, var och en ansvarar för att gallra.

Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll.

När kopiorna och dubbletterna

inte används längre. Kopior på nämndprotokoll.

Exemplar av tryckta verksamhetsberättelser.

Elektroniska kopior som delas på intranät,

projektarbetsplatser och likande.

Den som har skapat,

distribuerat, publicerat eller förvarar kopian.

Handlingar som endast

framställts för överföring, När kopian har skickats eller när

man har kontrollerat att den Kopia av en skrivelse som

skickats till den som begärt Den som skickar kopian.

(17)

3

Bifogade filer i e-

postmeddelanden som inte kan öppnas.

1 månad Mottagaren ska om möjligt

upplysas om detta och

uppmanas att skicka dokument i ett standardformat (ISO- standarden PDF till exempel).

Den som tagit emot eller förvarar e-postmeddelandet eller lagringsmediet för den okända filen.

Felaktiga uppgifter i ADB- upptagningar av

registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel

Efter rättning

Konvertering och migrering

Elektroniska handlingar som har överförts till annat format.

Genom konvertering till format lämpligt för långtidslagring i ärende- och

dokumenthanteringssystem eller genom överföring till annan databärare (till exempel utskrift på papper)

Efter överföring till

verksamhetssystem. E-postmeddelanden.

Elektroniska handlingar som lämnas in på diskett eller CD.

Inlägg eller meddelanden på sociala medier som innehåller sekretess- eller

integritetskänsliga personuppgifter.

Den som konverterar eller skriver ut handlingen.

Systemadministratör/

systemansvarig.

Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium

Efter överföring till

verksamhetssystem. Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål Arkivexemplar av ljud och videoupptagningar och

Den som hanterar migreringen till nya databärare (vanligtvis arkivet)

(18)

4

mikrofilm som har ersatts av nya exemplar.

Arkivexemplar av elektroniska handlingar som kopierats till annan databärare.

Brev, paket och bud

Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran

Efter kontroll Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten Inlämningskvitton

Kvittensböcker för avgående post eller listor/motsvarande Elektroniska register eller dokument med samma funktion.

Berörd tjänsteperson.

Loggar i frankeringsmaskiner Efter kontroll Den som administrerar

frankeringsmaskinen eller tar ut loggarna för kontroll.

(19)

5 E-post

Loggar över anställdas avsända och mottagna e-

postmeddelanden

90 dagar Lokalt på Exchangeserver sker

gallring per automatik efter 24 timmar

Förutsatt att e-

postmeddelanden registrerats på annat sätt och inte behövs för kontroll av överföringen.

Loggar i epostsystemet

Epostsystemet.

Används en molntjänst (Gmail, Outlook på Office 365 med flera) så gäller samma gallringsregler förutsatt att loggarna är åtkomliga för administratör.

Meddelanden i e-posten som säkert bedöms som

skräppost/spam och meddelanden med virus

Omedelbart Skräpposthanteringssystemet.

Misstänkt skräppost/spam När användaren bedömt att det

säkert är skräppost. Användaren får en lista i ett e-

postmeddelande. Användaren och ansvarig för skräpposthanteringssystemet.

Meddelande till användaren om

skräppost/spam Efter att e-postmottagaren kontrollerat om något meddelande ska släppas.

E-postanvändaren.

Filter och listor som sorterar

inkommande mejl När det kommer nya

uppdateringar eller när manuellt skapade filter behöver

förändras.

Den som administrerar

skräpposthanteringssystemet.

Hantering av skräppost/spam- meddelanden i andra

kommunikationskanaler

När skräpmeddelandet

upptäcks. Den som administrerar

kommunikationskanalen.

(20)

6

E-postlista Uppgifter tas bort i samband med gallring och rensning av e- post

Den lista som användaren

hanterar i sin inkorg. E-postanvändaren.

Telefoner och surfplattor

Förteckning över

inkomna/utgående samtal. När uppgifterna inte behövs

längre. Samtalslistor i mobiltelefon, IP-

telefoni och motsvarande. Varje anställd är ansvarig för att hantera sina listor.

Utgående samtalslistor genom

webbtjänst för mobil telefoni 1 år Automatisk gallring regleras i

avtal med operatören.

Användarens samtalslistor i

webbtjänst för mobil telefoni 1 år Automatisk gallring regleras i

avtal med operatören.

Handling som inkommit till myndigheten i form av

ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillför ett ärende

sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten.

Efter att tjänsteanteckning tillförts övriga handlingar i ärendet.

Behövs ljudfilen för bevis ska en upptagning sparas och tillföras ärendet eller skickas till berörda enligt kommunens rutiner.

Den som tagit emot

meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten.

Handling som inkommit till myndigheten i form av

ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att

Raderas av användaren efter

avlyssning. Den som tagit emot

Automatisk gallring regleras i avtal med leverantör av tjänsten.

(21)

7

SMS eller andra meddelanden i text eller bild som tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten

Efter att tjänsteanteckning/

notering i diariet tillförts övriga handlingar i ärendet eller att sms:et eller den bifogade filen överförts till

verksamhetssystem/

ärendehanteringssystem.

Om verksamhetssystemet som används har funktioner för att ta emot till exempel sms-

meddelanden hanteras dessa på samma sätt som andra

dokument i den verksamheten.

Det ursprungliga meddelandet gallras efter att det lagts in i systemet.

Den som tagit emot

SMS eller andra meddelanden i text eller bild som inte tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera

verksamheten

Efter att det har lästs. Den som tagit emot

Skärmdumpar, fotografier och andra bilder som bifogas som fil till SMS eller andra

meddelanden.

Efter att dokumentet har registrerats eller överförts till verksamhetssystem.

Hanteras på samma sätt som andra inkomna handlingar.

Se även meddelanden och kopior!

Den som tagit emot

Historik och elektroniska spår som lagras då olika program (appar) används på telefon eller surfplatta

När uppgifterna inte behövs längre (om uppgifterna har liten och kortvarig betydelse)

Alternativt efter

tjänsteanteckning eller att uppgifter överförts till verksamhetssystem.

Om den mobila applikationen är integrerad mot

verksamhetssystem så kan data på huvudenheten gallras efter kontroll. Förutsatt att

informationen inte längre

behövs i arbetet eller har någon annan betydelse (se i så fall myndighetens

informationshanteringsplan).

Den som har åtkomst till telefonen/applikationen.

När utrustning lämnas åter till IT-enheten raderas innehållet.

(22)

8 Webbmöten, nätverk, forum och projektarbetsplatser

Sparade konversationer som tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten

Efter att information har

överförts till ärendet eller tagits om hand för arkivering.

Snabbmeddelanden via till exempel Teams, Skype, Lync, MSN, Adobe Connect och likande.

Den som sparar konversationen Om konversationer inte sparas, så blir det ingen

upptagning/handling Sparade konversationer som

inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att

dokumentera verksamheten

Efter genomläsning eller åtgärd

Sparade webbmöten eller

telefonmöten Har mötet sparats endast för att kunna skriva anteckningar (minnesstöd) kan dessa rensas efter att anteckningar är upprättade.

Om upptagningen sparas istället för anteckningar, ska dessa hanteras i enlighet med myndighetens

informationshanteringsplan.

Mötesarrangören eller den som renskriver anteckningarna.

Kontaktlistor

Uppgifter om kontakter som hanteras när funktioner för snabbmeddelanden, webbmöten med mera används

När kontaktuppgifterna inte

behövs längre. Varje anställd är ansvarig för

sina listor. För gemensamma listor bör en ansvarig utses.

Register med kontaktuppgifter/

profilinformation för anställda eller enheter/motsvarande inom kommunen som uppdateras fortlöpande

När uppgifterna inte behövs

längre. Gäller ej tryckta handlingar eller publicerade samlade dokument med tex adressuppgifter.

Adress- eller telefonregister Profiluppgifter på

projektarbetsplats, nätverk eller

Den som administrerar ett konto/profil eller sida på en webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier.

(23)

9

Register, listor och liknande av tillfällig karaktär som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete

När handlingen inte längre

behövs Förutsatt att de saknar

betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, återsöka handlingar eller upprätthålla samband inom arkivet.

Länklista

Listor över referensmaterial

Den som administrerar ett konto/profil eller sida på webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier.

Kommentarer och inlägg som inte rör verksamheten på sociala medier eller andra kommunikationskanaler.

Så snart som meddelandet uppmärksammas av den som administrerar kontot.

Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier.

Meddelanden av stötande eller kränkande karaktär som kommer in via e-post, som kommentarer och inlägg på sociala medier eller andra kommunikationskanaler.

Efter åtgärd enligt kommunens rutiner för hantering av hot och våld och sociala medier.

Föranleder kommentarerna åtgärd dokumenteras

nödvändiga uppgifter och tillförs ärende enligt rutin för

ärendehantering/diarieföring.

Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier.

Spår av internet och datoranvändning – lokalt på datorerna

Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts

När uppgifterna inte behövs längre.

Gallras alltid vid

ominstallation/byte av dator, eller vid behov

Webbhistorik: Tidigare besökta

webbplatser Datoranvändaren.

IT-enheten när utrustning lämnats åter

(24)

10

Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma

snabbare åtkomst

När uppgifterna inte behövs längre.

Gallras alltid vid

Temporary Internet Files Datoranvändaren.

IT-enheten när utrustning lämnats åter

Lösenord När uppgifterna inte behövs

längre.

Gallras alltid vid

Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar.

Datoranvändaren.

Formulärdata När uppgifterna inte behövs längre.

Gallras alltid vid

Datoranvändaren.

Cookies När uppgifterna inte behövs

längre.

Gallras alltid vid

Datoranvändaren.

Tillfällig elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning eller kommunikation

När applikationen, webbsidan

eller webbläsaren stängs ner Sessionskakor (Session Cookie) Datoranvändaren.

Certifikat för att kunna logga in till olika tjänster interna

och/eller externa

Ej allmän handling Ersätts med nytt certifikat när sådant utfärdas.

(25)

11

Intrångsförsök (lokal

brandvägg) När uppgifterna inte längre

behövs Dessa uppgifter hanteras också

centralt på servrarna.

Spår efter användning i olika

typer av systemfiler När datorn skrotas eller profiler

rensas. Exempel: thumbs.db Datoranvändaren.

Temporära filer (till exempel bilder som inte överförts korrekt)

längre. Förutsatt att den temporära

filen inte behövs för att säkerställa bevarande av informationen.

Datoranvändare, ägare till gemensamma

kataloger/mappar eller administratör (beroende på åtkomstnivå)

När utrustning lämnas åter till IT-enheten raderas innehållet.

Spår av internet och datoranvändning – centralt på servrar

Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts

3 mån Registrerar ex. IP-adress,

datornamn, vilken adress uppkopplad mot, tidpunkt, (ev.

användarkonto).

Inställningar bör dokumenteras.

Brandväggslogg

Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna.

Elektroniska spår som visar

intrångsförsök och liknande När uppgifterna inte behövs

längre. Den som administrerar

systemet som loggar uppgifterna.

(26)

12

Elektroniska spår som sparas i samband med blockering och övervakning av olagliga sidor och innehåll.

Efter det att nödvändiga

åtgärder vidtagits. Den som administrerar

Sker genom automatisk inställning

Elektroniska spår som sparas i samband med filtrering och övervakning av vilka webbsidor som besöks

Efter det att nödvändiga

åtgärder vidtagits. Surf-filter, URL-filter

Används för att kontrollera att användarinstruktioner följs.

Sker genom automatisk inställning

Spår efter virusangrepp med

mera När uppgifterna inte behövs

längre. Databas och loggar

För att kunna spåra och ta reda på vad som har hänt i samband med ett virusangrepp.

Operativsystemets

händelseloggar som sparas lokalt på servern

längre. Används för felsökning mm,

Inställningar ska dokumenteras i systemdokumentation

Windowslogg:

Säkerhet - in- och utloggningar Program Installation

(27)

13 Register över användare

Användarkonto i

användardatabas (AD - Active Directory)

Hantering av användare.

Åtkomst till dator, intranät, kataloger, e-post med mera.

Efter avslutad anställning eller

avslutat uppdrag Förutsatt att uppgifterna inte har betydelse för tolkning av händelseloggar i anslutna system som ska bevaras under längre tid. I de fallen ansvarar systemförvaltare för att

uppgifter bevaras.

Anställande chef meddelar systemadministratör.

Loggning av händelser (t ex in- och utloggning, spärrning av konton) i anknytning till användardatabas

Profilinformation (tunna

klienter, Chromebooks) När uppgifterna inte behövs längre.

Gallras alltid vid

ominstallation/byte, eller vid behov.

Uppgifter om favoriter, genvägar, signatur Outlook, personliga inställning sparas

Loggar med IP-adresser DHCP-

loggar När uppgifterna inte behövs

(28)

14 Skrivare

Temporära filer När filen inte behövs längre Den som administrerar

skrivaren och hanterar inställningar.

Kölogg När uppgifterna inte behövs

skrivaren och hanterar inställningar.

Skrivarloggar När uppgifterna inte behövs

längre. Används för statistik och

debitering. Den som hanterar statistiken.

(29)

(30)

Socialkontoret Ola Nordqvist

Verksamhetsutvecklare 0156-522 73

Ola.nordqvist@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

Revidering av delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen

Förslag till beslut

Humanistiska nämnden antar revideringarna av delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen.

Ärendet

På grund av lagändringar i Lagen om vård av unga, LVU gällande nya bestämmelser om utreseförbud, beslut om omedelbart omhändertagande då svensk domstol inte är behörig att fatta beslut samt beslut om skyddad folkbokföring för barn som vårdas enligt LVU.

Dessutom ändras delegat vid kontraktsvård, beslut om delegat för att föra talan till

förvaltningsrätt om återkrav ekonomiskt bistånd samt delegat för att utse arkivombud och för fastställande av arkivorganisation.

Lisbeth Lampinen Ola Nordqvist

Socialchef Verksamhetsutvecklare

Bilaga

Förslag till delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ och familjeomsorgen Ändringarna är markerade med rött.

(31)

TROSA KOMMUN

Delegeringsordning för

humanistiska nämnden

Verksamhetsområde

Individ- och familjeomsorgen

Reviderad av: Humanistiska nämnden 2021-XX-XX § XX HN 2021/50 Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Regel

(32)

TROSA KOMMUN

Innehållsförteckning

Delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen ... 4 Allmänt om delegering ... 4 Vidaredelegering ... 4 Anmälan till nämnd ... 4 Återkallande av lämnad delegering ... 5 Förhinder för delegaten ... 5 Delegering av beslut i brådskande ärenden ... 5 Ärenden som inte får delegeras ... 5 Förkortningar ... 5 1. Allmänna ärenden ... 6

Brådskande ärenden ... 6 Utlämnande av allmän handling ... 6 Arkiv ... 6 Avtal ... 7 Delgivning och föra kommunens talan ... 7 Organisation ... 7 Yttrande ... 7 Ställa in eller ändra tid för sammanträden ... 8 2. Personalärenden ... 8

Anställning ... 8 Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m. ... 8 Kurser, förmåner m.m. ... 9 Arbetsmiljöansvar ... 10 3. Ekonomiärenden ... 10

Budgetfördelning, attesträtt och representation ... 10

Upphandling, inköp och avyttring ... 11

Bidragsansökningar ... 11

4. Beslut och insatser för barn och unga enligt SoL och LVU ... 12

5. Beslut och insatser för barn och unga enligt SoL och LVU ... 20

6. Beslut och insatser för vuxna enligt SoL och LVM ... 21

7. Ekonomiskt bistånd enligt SoL ... 24

8. Ärenden gällande god man och förvaltare ... 26

9. Dödsboärenden ... 26

10. Familjerätt, Föräldrabalken ... 28

(33)

TROSA KOMMUN

12. Lex Sarah ... 35

13. Offentlighets- och sekretesslagen m.m. ... 35

14. Dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation) ... 36

(34)

TROSA KOMMUN

Delegeringsordning för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen

Allmänt om delegering

Enligt 6 kap. 37 § kommunallagen (KL) får en nämnd delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Med delegering menas att en nämnd ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Nämnden överför alltså rätten att fatta självständiga beslut till en delegat. Besluten gäller på samma sätt som om nämnden själv fattat dem. Beslut får delegeras till presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare. En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap. 5–8 §.

Ett beslut som fattats med stöd av delegering kan inte ändras av nämnden. Om ett beslut som kräver delegering fattas av någon utan delegering i ärendet saknar beslutet laga verkan, dvs. det gäller inte. I delegeringsordningen framgår det vilka tjänstepersoner som har rätt att fatta beslut i nämndens ställe och i vilka ärenden.

Vid ordförandes frånvaro träder vice ordförande in.

Vidaredelegering

Enligt 7 kap. 6 § KL kan nämnden ge produktionschefen¹ rätt att uppdra åt en annan anställd inom kommunen att fatta beslutet. Den tjänsteperson som har beslutanderätt på vidaredelegering kan i sin tur inte vidaredelegera till ytterligare tjänsteperson.

Det är enbart produktionschefen som har rätt att vidaredelegera beslut. Produktionschefen får endast använda sin möjlighet till vidaredelegering på ett sådant sätt att nämnden hela tiden vet vem som har rätt att fatta beslut och i vilka ärenden.

Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering ska anmälas till produktionschefen.

Produktionschefen har samma beslutanderätt som den beslutanderätten är vidaredelegerad till.

Produktionschefen ska bara ta beslut i tjänstepersonens ställe när denne är frånvarande.

Den tjänsteperson som har fått beslutanderätt på vidaredelegering kan lämna ärendet för beslut till högre nivå för avgörande (t.ex. produktionschef, utskott eller nämnden) då det t.ex. gäller ett principärende.

Anmälan till nämnd

Enligt 6 kap. 40 § ska nämnden besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av delegering enligt 6 kap. 37 § KL ska anmälas till nämnden.

Delegering av beslut i brådskande ärenden ska redovisas på nästa nämndsammanträde.

Anmälan av delegeringsbeslut är viktig för att nämnden ska kunna följa hur beslutanderätten används och innebär inte att nämnden omprövar eller fastställer beslutet.

(35)

TROSA KOMMUN

Återkallande av lämnad delegering

Nämnden och produktionschefen kan när som helst återkalla lämnad delegering. De kan också välja att ta beslut i ett ärende trots att beslutanderätten är delegerad, men kan i princip inte ändra ett beslut som är taget med stöd av delegering.

Förhinder för delegaten

Om den tjänsteman som har vidaredelegeringen är förhindrad att fatta beslut ska produktionschefen göra det i dennes ställe.

Delegering av beslut i brådskande ärenden

En nämnd får enligt 6 kap. 39 § KL uppdra åt ordförande eller annan ledamot i nämnden att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde.

Ärenden som inte får delegeras

Kommunens nämnder kan själva besluta om delegering av beslutanderätt, men det finns vissa ärenden som en nämnd inte får delegera enligt 6 kap. 38 § KL:

1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet,

2. framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige haröverklagats,

3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och

4. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Förkortningar

AB Allmänna bestämmelser

FB Föräldrabalken

FbL Folkbokföringslagen

FvL Förvaltningslagen

KL Kommunallagen

LAS Lagen om anställningsskydd

LVM Lagen om vård av missbrukare i vissa fall

LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av

unga

OSL Offentlighets- och sekretesslagen

SoF Socialtjänstförordningen

SoL Socialtjänstlagen

TF Tryckfrihetsförordningen

ÄB Ärvdabalken

(36)

TROSA KOMMUN

1. Allmänna ärenden

Brådskande ärenden

Nr Ärende Lagrum Delegat Anmärkning

1.1 Ta beslut i brådskande

ärenden 6 kap 39 § KL. Ordförande Gäller även beslut i ärenden av mindre vikt eller av icke principiell natur Beslut på nämndens/

utskottets vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens/ utskottets avgörande inte kan avvaktas.

Utlämnande av allmän handling

1.2 Beslut att inte lämna ut allmän handling samt förbehåll vid utlämnande till enskild

6 kap 39 § KL. Socialchef

1.3 Beslut om sekretess för uppgiftslämnare i vissa fall

26 kap. 5 §

OSL Socialchef

1.4 Beslut om sekretess av uppgifter gällande underårig i förhållande till vårdnadshavare

12 kap. 3 § 1

st. OSL Socialchef

1.5 Yttrande vid överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling

Socialchef

Arkiv

1.6 Arkivansvarig Socialchef

Enhetschef

1.7

1.6 Utse

arkivredogörare

arkivombud

Socialchef Enhetschef Fastställa

arkivorganisation Socialchef

(37)

TROSA KOMMUN

Avtal

1.8 Underteckna avtal, förbindelser och andra rättshandlingar som beslutats av nämnden

Socialchef Gäller i de fall nämnden inte beslutat om annan delegat i ett ärende 1.9 Underteckna avtal och

andra rättshandlingar som avser löpande ärenden inom det egna

verksamhetsområdet.

Socialchef

Enhetschef Under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller av större vikt

Delgivning och föra kommunens talan

1.10 Mottagande av

delgivning Socialchef Vid sidan av

ordförande, se nämndernas reglemente 1.11 Väcka och föra

kommunens talan vid domstol och andra myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe

Socialchef

Organisation

1.12 Mindre förändringar av förvaltningens

organisation

Socialchef

Yttrande

1.13 Yttrande som på grund av ärendets innehåll kan bedömas utan behandling i nämnden

Socialchef

Enhetschef T.ex. besvarande av brev på nämndens vägnar.

1.14 Lämna yttrande över remisser där

sakkunskap efterfrågas.

Socialchef

Enhetschef Yttrande över remiss från andra myndigheter och organisationer av principiell eller politisk karaktär besvaras av nämnden

(38)

TROSA KOMMUN

Ställa in eller ändra tid för sammanträden

1.15 Ta beslut om att ställa in eller ändra tid för

sammanträdet

6 kap 23 § KL Ordförande Respektive ordförande för nämnd och utskott

2. Personalärenden

Anställning

2.1 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av enhetschef.

AB Socialchef

2.2 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens

AB Socialchef

Enhetschef Anställning av produktionschef regleras i KS delegeringsordning.

omfattning och entledigande av övrig personal (tillsvidare och viss tid).

2.3 Besluta om godkännande av bisyssla eller förbud mot förtroendeskadlig bisyssla

socialchef enhetschef övrig personal

AB

Kommunchef Socialchef Enhetschef

Efter samråd med personalchef.

Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m.

2.4 Ändrad placering vid övertalighet, på egen begäran eller i andra fall

socialchef

enhetschef och övrig personal

AB

Kommunchef Socialchef

Efter samråd med personalchef

2.5 Avstängning och AB Efter samråd med

beslut om indragning personalchef.

(39)

TROSA KOMMUN

socialchef

Kommunchef Socialchef 2.6 Disciplinpåföljd;

skriftlig varning socialchef enhetschef övrig personal

AB

2.7 2.7 Avveckling och utköp av personal socialchef

AB

2.8 Uppsägning från arbetsgivarens sida p.g.a. arbetsbrist eller personliga skäl

socialchef

LAS 4, 7 §§

2.9 Avskedande socialchef

LAS 18 §

KSau Socialchef

Avsked av socialchef efter samråd med nämnd. Avsked av enhetschef och övrig personal i samråd med personalchef.

Kurser, förmåner m.m.

Nr Ärende Lagrum Delegat

Anmärkning

2.10 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa inom Sverige och Europa socialchef

enhetschef övrig personal

Förtroendevalda regleras i

kommunfullmäktiges arvodesreglemente.

Ordförande

Vid resor utomlands för övrig personal ska samråd ske med socialchef.

2.11 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa utanför Europa

KSau

2.12 2.12 Användande av egen bil i tjänsten socialchef

enhetschef övrig personal

(40)

TROSA KOMMUN

Arbetsmiljöansvar

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till Lagrum, kommentar

m.m.

2.13 Ansvar för att

verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön – kontoret

– enheten

Socialchef

Socialchef Enhetschef 2.14 Ansvar för att det

systematiska

arbetsmiljöansvaret inom nämnden fungerar.

Socialchef

2.15 Ansvar för att det inom nämndens verksamhetsområde finns kompetens inom

arbetsmiljöområdet.

Socialchef

2.16 Ansvar för att genomföra konsekvensbeskrivningar av hur arbetsmiljön påverkas av

förändringar.

Socialchef

2.17 Ansvar för genomförande av riskanalys, handlingsplan och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöområdet på respektive enhet.

Socialchef Enhetschef

3. Ekonomiärenden

Budgetfördelning, attesträtt och representation

3.1 Omdisponering av

budget mellan enhet. Socialchef

3.2 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för den löpande

verksamheten i enlighet med budget.

Socialchef Enhetschef

3.3 Utse

attesträttsinnehavare för tjänstemän

Socialchef Se attestreglemente

3.4 Företrädande av kommunen vid representation med

Socialchef Se representationspolicy

(41)

TROSA KOMMUN

Upphandling, inköp och avyttring

Nr Ärende ^Lagrum Delegat Anmärkning

3.5 Upphandling för verksamheten inom givna budgetramar.

Lagen om offentlig upphandling LOU

Socialchef Upphandling ska alltid ske i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och kommunens

upphandlings- och inköpspolicy.

3.6 Försäljning eller annan överlåtelse av lös egendom inom respektive verksamhet.

Socialchef

3.7 Skänka bort lös egendom till mottagare utanför kommunens organisation.

Socialchef

Bidragsansökningar

3.8 Ansökan om externa medel (inkl. EU- medel) för projekt- och utvecklingsarbete m.m.

Socialchef Nämnden beslutar om ansökan då en

ekonomisk

motprestation krävs om medlen beviljas

Besluten ska alltid meddelas till ekonomienheten.

Beviljade medel rekvireras av verksamhetsansvarig enhet.

3.9 Beslut om bidrag till organisationer upp till ett prisbasbelopp

Socialchef

(42)

TROSA KOMMUN

4. Beslut och insatser för barn och unga enligt SoL och LVU

Beslut som enligt 10 kap. 4 § SoL kan delegeras till utskott men inte till tjänsteman. IFU – Humanistiska nämndens individ- och familjeutskott. Inkluderar även LVU och vård enligt LVU

4.1 Beslut om att inleda utredning

med samtycke

oavsett den enskildes eget samtycke (barn som far illa)

11 kap. 1 § SoL

Socialsekreterare Socialsekreterare hos socialjouren Enhetschef Socialsekreterare hos socialjouren

Nämndens

befogenheter och skyldigheter vid barnutredningar regleras i 11 kap. 2

§ SoL.

Se även SOSFS 2006:12,

Socialstyrelsens allmänna råd om handläggning och dokumentation av ärenden som rör barn och unga.

4.2 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned

11 kap. 1 § SoL Enhetschef

4.3 Beslut om att utredning

inte ska föranleda åtgärd 11 kap. 1 § SoL Enhetschef

4.4 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av stadigvarande vård och fostran utanför det egna hemmet

4 kap. 1 § SoL IFU Jfr. 4.1

4.5 Beslut om tillfällig

placering av barn/ungdom i jourhem, familjehem, nätverkshem eller hem för vård eller boende

4 kap. 1 § SoL Enhetschef

Socialsekreterare hos socialjouren

Inte varaktig vård, högst sex månader.

Jourhavande max en vecka

4.6 Beslut om jourplacering i utrett jourfamiljehem, utrett familjehem, akuthem för barn och ungdom eller HVB-hem under högst två månader efter avslutad utredning enligt SoL 11 kap 2 § eller om särskilda skäl

föreligger, längre tid.

4 kap. 1 § SoL IFU

(43)

TROSA KOMMUN

4.7 Medgivande att barn tas emot för stadigvarande vård och fostran i enskilt hem som inte tillhör någon av hans föräldrar eller annan

vårdnadshavare

6 kap. 6 § 1 st.

SoL IFU OBS

delegationsförbud 10 kap. 4 § SoL

4.8 Medgivande att barn tas emot i ett sådant enskilt hem som vid upprepade tillfällen tar emot barn för tillfällig vård och fostran (jourhem

6 kap. 6 § 3 st.

SoL IFU OBS

delegationsförbud 10 kap. 4 § SoL

4.9 Beslut om bistånd i form av placering för barn och unga 16-20 år

(stödboende)

4 kap 1§ och 6 kap 1 § 1 st p.3 SoL

Enhetschef

4.10 Verkställighetsbeslut om hur bistånd om

stadigvarande vård och fostran åt barn och ungdom utanför det egna hemmet ska genomföras.

4 kap 1 § SoL Enhetschef Jfr 6.9

Upphandlade HVB- hem ska användas

4.11 Verkställighetsbeslut, fortsatt vård efter 18- årsdagen

4 kap 1 § SoL Enhetschef Socialsekreterare

hos socialjouren Jourhavande max en vecka

4.12 Beslut om ekonomiskt bistånd åt barn och ungdom i samband med placering, omplacering eller flyttning från

familjehem eller hem för vård eller boende

enligt kommunens riktlinjer

utöver kommunens riktlinjer

föräldrars kostnader i samband med placering

4 kap. 1 § SoL

Socialsekreterare

IFU

Enhetschef

4.13 Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnadsersättning) enligt norm och riktlinjer över norm och riktlinjer

Enhetschef Enhetschef

Se SKL:s cirkulär 2006:76

I samråd med socialchef

(44)

TROSA KOMMUN

4.14 Beslut om ersättning till familjehem för förlorad arbetsinkomst

IFU

4.15 Placering i form av

avlastning för familjehem i särskilda fall

Enhetschef I samråd med socialchef

4.16 Beslut om upphörande av bistånd i form av vård i hem för vård eller boende eller i familjehem

4 kap. 1 § SoL Socialsekreterare

4.17 Beslut om bistånd i 4 kap. 1 § SoL Enhetschef Beslut om

form av kontaktperson/- kontaktperson/-

familj familj ska alltid vara

tidsbegränsat under max 12 månader.

4.18 Beslut om upphörande av

kontaktperson/- familj 4 kap. 1 § SoL Socialsekreterare 4.19 Beslut om förordnande

och entledigande av kontaktperson/-familj

Socialsekreterare

4.20 Beslut om arvode och omkostnadsersättning till kontaktperson/- familj enligt norm och riktlinjer utöver norm och riktlinjer

Enhetschef IFU

Se aktuellt cirkulär från SKL

4.21 Beslut om bistånd i form av tränings-, försöks- och jourlägenhet ungdomar

4 kap. 1 § SoL Enhetschef I samråd med socialchef

4.22 Beslut om avgift från

föräldrar vars barn är 8 kap. 1 §

2 st. SoL och 6 kap. Socialsekreterare Se SKL:s cirkulär 2006:54.

under 18 år och får vård i

ett annat hem än det 2 § SoF egna

4.23 Besluta att åtgärder får vidtas utan den andra vårdnadshavarens samtycke om det krävs med hänsyn till barnets bästa.

6 kap.13 a FB IFU

(45)

TROSA KOMMUN

4.24 Vård och behandling i öppenvård

behandling på hemmaplan för barn och ungdom externa utförare

4 kap. 1 § SoL

Socialsekreterare Enhetschef

4.25 Beslut om framställning till försäkringskassa om ändring av

betalningsmottagare för allmänt barnbidrag

106 kap 6 och 7 §§ socialför- säkringsbalken

Socialsekreterare

4.26 Beslut om att begära ändring hos CSN av betalningsmottagare för studiebidrag för placerade barn

2 kap. 33 § 2 st.

studiestöds- förordningen

Socialsekreterare

4.27 Underrättelse till

försäkringskassan om att barn med underhållsstöd placerats i familjehem respektive återflyttat till boförälder

106 kap 8 § socialför- säkringsbalken

Socialsekreterare

4.28 Beslut om att föra talan om ersättning hos förvaltningsrätt om återkrav enligt 9 kap 2 § och 8 kap. 1 § SoL

9 kap. 3 §

1 st. SoL Enhetschef

4.29 Beslut om eftergift av ersättningsskyldighet enligt 9 kap. 2 §, 9 kap.

1 § och 8 kap. 1 §

9 kap. 4 § SoL IFU

4.30 Beslut om uppföljning efter avslutad utredning utan insats då barn eller vårdnadshavare avvisar erbjuden insats

11 kap 4 a §

SoL Enhetschef

4.31 Beslut att avsluta

utredning 11 kap 1 § SoL Den som beslutar om insats i ärendet

4.32 Beslut om uppföljning efter det att en placering har upphört då barn eller vårdnadshavare avvisar erbjuden insats

11 kap 4 b §

SoL Enhetschef

(46)

TROSA KOMMUN

4.33 Förlängning av

utredningstid i ärenden som rör barn

11 kap. 2 § SoL Enhetschef Rapport till IFU

4.34 Beslut att begära

överflyttning av ärende till nämnd i annan kommun

2a kap 10 § SoL Socialchef Rapport till IFU

4.35 Beslut i fråga om mottagande av ärende från annan kommun

2a kap. 10 §

SoL Socialchef Rapport till IFU

4.36 Ansökan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om överflyttning av

ärende till annan kommun

2a kap. 11 §

SoL Socialchef Rapport till IFU

4.37 Beslut om ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare som tidigare varit

familjehemsförälder.

Beslut om ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn.

6 kap. 11 § SoL IFU

Enhetschef

Särskilt avtal bör ingås mellan

nämnden och de nya vårdnadshavarna Enligt tidigare beslut av nämnden

4.38 Beslut om anmälan till överförmyndaren om förhållanden betr.

förvaltningen av underårigs egendom

5 kap 3 § p. 3

SoF Socialsekreterare Avser all slags egendom, inkl. ATP.

4.39 Framställan till domstol om behov av

målsägandebiträde för underårig

5 kap 2 § SoF Socialsekreterare

4.40 Medgivande att underårig tas emot för

stadigvarande vård och fostran i enskilt hem som inte tillhör någon av hans föräldrar eller annan vårdnadshavare

6 kap. 6 § SoL IFU Ett beslut om att bereda en underårig vård i ett visst familjehem är att betrakta som ett medgivande enligt 6 kap. 6 §. Utredning av familjehemmet ska alltid ske.