Valnämnden Valnämnden

(1)

Eventuellt förhinder anmäls snarast till sekreterare Eva.Malmberg@vellinge.se eller Vellinge Direkt tfn 040-42 50 00, e-post vellinge.kommun@vellinge.se.

Valnämnden

Sammanträdesdatum 2018-05-22

Plats Kolabacken

Tid 17:30

Ledamöter Lars Olin (M), ordförande

Elisabeth Tedestål (M), 1:e vice ordförande Andreas Johansson (L), 2:e vice ordförande Christine Andersson (M)

Rasmus Tönning Hansson (M) Lisbeth Kvist Hallgren (SD) Per-Erik Lundquist (S)

Ersättare Karin Lönnergård Grevendahl (M) Catarina Wictorsson (M)

Jesper von Wowern (M) Emma Bjarnevik (L) Nils Schönbeck (SD) Finn Slettengren (NL) Madeleine Arderup (MP)

Tjänstemän Martin Jungmann Kanslichef

Patrizia Bertarini, administrativ assistent Eva Malmberg, nämndsekreterare

(2)

Ärendelista

1. Val av justerare

2. Informationshanteringsplan för Valnämnden

3. Beslut om valsedlarnas placering vid allmänna val 2018 4. Behörighet att utkvittera försändelser vid allmänna val 2018

5. Behörighet att föra in rättelse eller ändring i röstlängd vid allmänna val 2018 6. Ekonomisk ersättning för arbete med valet 2018 och 2019

7. Beslut om ordförande, vice ordförande samt reserver till valdistrikten vid allmänna val 2018 8. Förtida röstning - lokaler och tider 2018

9. Vallokaler vid valet 2018

(3)

Vn 1

Val av justerare

Förslag till beslut Valnämnden utser ______ () att tillsammans med ordförande justera protokollet.

(4)

Ärendets dnr: Vn 2018/11

Vn 2

Informationshanteringsplan för Valnämnden

Initierat av Patrizia Bertarini, administrativ assistent

Ärendebeskrivning Enligt Vellinge kommuns arkivreglemente 5 § ska samtliga myndigheter i kommunen upprätta en plan som beskriver myndighetens allmänna handlingar och hur dessa ska hanteras.

Planens utformning har skett i samråd med kommunarkivarien och hänsyn har, i enlighet med arkivlagen, tagits till rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för både rättskipning och förvaltning samt till forskningens behov.

Planen ger en översikt över valnämndens ansvar och

handlingstyper, vilket underlättar återsökning av information, och anger hur dessa ska hanteras vid gallring/bevarande samt leverans till kommunarkivet. Syftet med planen är:

- Ge verksamheten överblick och kontroll över sitt eget informationsflöde

- Följa Vellinge kommuns arkivreglemente

- Leva upp till lagens krav på informationshantering i offentlig verksamhet

Beslutsunderlag Informationshanteringsplan valnämnden 2018, Patrizia Bertarini, 2018-05-04

Förslag till beslut Valnämnden beslutar

1. Anta informationshanteringsplan för valnämnden

Beslutet skickas till Handläggaren Arkivarie

Ordförande valnämnden

(5)

Vn 3

Beslut om valsedlarnas placering vid allmänna val 2018

Initierat av Valnämndens presidium

Ärendebeskrivning Från och med valet 2018 är det nya regler i vallagen och endast de partier som anmält att de deltar i valet ska få sina valsedlar utlagda. Ett parti kan anmäla deltagande fram till 30 dagar innan valdagen, sista anmälningsdag inför valet 2018 är 10 augusti 2018.

Vallagen reglerar inte exakt hur valsedlarna ska ordnas heller i vilken ordning. Alla valsedlar ska med andra ord tillhandhållas på ett likformigt sätt, på en och samma plats. Valmyndigheten rekommenderar att valsedelställ alltid används för att säkerställa att valsedlarna placeras på ett likvärdigt sätt. Det är kommunens valnämnd som ska fatta beslut om hur valsedlarna ska placeras, men Valmyndigheten föreslår att valsedlarna placeras i

bokstavsordning. Bokstavsordningen gäller samtliga partier.

Kommunen lägger ut blanka valsedlar och partivalsedlar i alla tre valen för de partier som vid något av de två senaste riksdagsvalen fått mer än 1 % av rösterna i hela landet.

Utöver dessa lägger kommunen ut partivalsedlar för partier som är representerade i landstingsfullmäktige eller

kommunfullmäktige där lokalen ligger.

Röstmottagarna ansvarar för att ordningen de läggs i är korrekt.

Namnvalsedlar är valsedlar som innehåller namn på valbara kandidater. Partierna ovan levererar själva ut dessa till förtida röstningslokaler och vallokaler. Röstmottagarna an-svarar för att ordningen de läggs i är korrekt.

Övriga partier, som har anmält deltagande i valet senast den 10 augusti 2018, levererar själva ut valsedlar till förtida röst-nings-lokaler och vallokaler. Röstmottagarna ansvarar för att ordningen de läggs i är korrekt.

Samtliga vallokaler och förtida röstningslokaler kommer att behöva minst fyra (4) valsedelsställ:

- ett valsedelställ (33 fack) för partisedlar som kommunen lägger ut

- ett mindre ställ (11 fack) för eventuellas ungdomslistor - ett valsedelställ (33 fack) för namnvalsedlar som partierna lägger ut

(6)

- ett valsedelställ (33 fack) för övriga partier som har anmält deltagande i valet samt beställt valsedlar och som själva lägger ut dessa

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Patrizia Bertarini, 2018-05-03

1. Följa Valmyndighetens rekommendation om bokstavsordning, sorterat efter partinamnen

2. Partierna levererar själva ut namnvalsedlar, ungdomslistor samt valsedlar för partierna som har anmält deltagande i valet senast den 10 augusti 2018

3. Röstmottagarna ansvarar för att valsedlarna läggs i korrekt ordning och att ordningen hålls bland valsedlarna

Beslutet skickas till Handläggaren

Valnämndens ordförande

(7)

Vn 4

Behörighet att utkvittera försändelser vid allmänna val 2018

Ärendebeskrivning Valnämnden ska besluta om behörighet att utkvittera försändelser, bland annat förtidsröster från andra kommuner vilka inkommer efter valdagen, till valnämnden.

Förslagsvis ges ansvarig valtjänsteman Martin Jungmann - valkansliets administratör Patrizia Bertarini

- valnämndens sekreterare Eva Malmberg - kommunsekreterare/enhetschef Lena Ek

behörighet att oberoende av varandra kvittera dessa försändelser i samband med valet 2018.

1. Godkänna förslaget om behörighet att utkvittera försändelser

Valnämndens ordförande peter.a.frank@postnord.com

(8)

Vn 5

Behörighet att föra in rättelse eller ändring i röstlängd vid allmänna val 2018

Ärendebeskrivning Vallagen (2005:837), 5 kap 7 §.

”När samtliga rättelser och ändringar förts I en röstlängd, skall den så snart som möjligt sändas till valnämnden I den kommun där valdistriktet ligger.

Om en rättelse eller ändring inte har hunnit föras in i

röstlängden innan den sänts till valnämnden, får den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen uppdra åt nämnden att se till att det görs.”

Förslag till beslut Valnämnden beslutar 1. Utse:

- Valnämndens ordförande, Lars Olin - Valkansliet administratör, Patrizia Bertarini - Valkansliet administratör, Andreas Cangemark - Kommunsekreterare/enhetschef, Lena Ek

var för sig att föra in rättelse eller ändring i röstlängd.

(9)

Vn 6

Ekonomisk ersättning för arbete med valet 2018 och 2019

Initierat av Patrizia Bertarini, administrativ assistent

Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 2017-08-29 § 166 att inrätta en tillfällig beredning för översyn av reglementet för ekonomiska förmåner för förtroendevalda.

Beredningen föreslår att §§ 28-32 i nu gällande reglemente avseende val, valförrättare, röstmottagare, upphör att gälla från och med 2018-07-01. Arvode mm för val föreslås behandlas som separat ärende inför respektive valår.

Den 9 september 2018 är det RKL-val. Under 2019 blir det EU- val, datum är inte fastställt än. Detta beslut ska gälla för samtliga val under 2018 och 2019, inklusive eventuella omval eller extra val. Vellinge kommun är indelat i 19 valdistrikten vid kommande val.

Översynen av ersättningen till röstmottagare inför valen 2018- 2019 har som utgångspunkt att skapa en tydligare och enklare sätt att täcka upp ersättningen för de olika funktioner som behövs för att uppföra ett val. Den föreslagna ersättningen ligger i linje med SKl uttalande om andra kommuners ersättning.

För uppdraget som valdistriktets ordförande, vice ordförande och röstmottagare under valdagen utgår en fast ersättning enligt följande:

Ordförande 5 500 kr Vice ordförande 4 500 kr Röstmottagare 2 700 kr (*)

Reserver (beredskapsersättning, utan uppdrag) 450 kr (**) (*) Avser minst 8 timmar tjänstgöring

(**) Ska avräknas mot den fasta ersättning vid tjänstgöring Förberedelse av vallokalen ingår för samtliga.

Milersättning under valdagen utgår endast mellan valnämndens kansli och valdistrikten. Ersättning vid utbildning

Valdistriktens bemanning (ordförande, vice ordförande, röstmottagare, reserver) ska gå en intern utbildning (2 timmar) som valkansliet ska anordna i kommunens lokaler.

Ersättning för utbildningen 450 kr (inklusive milersättning) Uppdrag som valnämnden utför inom deras ansvarsområde,

(10)

enligt gällande regelverket samt ”Reglemente för valnämnden i Vellinge kommun”, inklusive utbildningar, mottagning på valnatten och onsdagsräkning, ska ersättas som

förrätningsarvode enligt gällande ”Reglemente om ekonomiska förmåner för förtroendevalda”.

Eventuellt annan av valkansliet sammankallat uppdrag regleras med en ersättning om 233 kr per timme. Detta gäller även eventuellt förstärkning på valdagen.

Beslutsunderlag Protokollsutdrag Valnämnden 2018-03-05 §3

Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-04-17 § 123

Tjänsteskrivelse, Patrizia Bertarini, 2018-05-04

Tidigare behandling Valnämnden 2018-03-05 §3, kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-04-17 § 123

1. Anta ekonomisk ersättning för arbete med val 2018 och 2019 att gälla från och med

2018-07-01.

(11)

Vn 7

Beslut om ordförande, vice ordförande samt reserver till valdistrikten vid allmänna val 2018

Ärendebeskrivning Enligt vallagen ska det finnas minst fyra röstmottagare för varje valdistrikt, varav en ordförande och en vice ordförande.

Endast de som fått utbildning som krävs för uppdraget får förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare, inklusive ordförande och vice ordförande även om de har varit med tidigare I samma roll.

Ordförande och vice ordförande ska ha tillräckliga kunskaper för att kunna lösa de eventuella problem som uppstår och tillräckliga kunskaper för att bedöma när valnämnden ska kontaktas om röstmottagarna själva inte kan lösa en fråga.

Valnämndens presidium tillsammans med valkansliet har tagit fram ett förslag till ordförande och vice ordförande för

kommunens 19 valdistrikt inför RKL-val 2018. Se tjänsteskrivelse.

Dessa kommer att få utbildning och förordnas efter genomfört utbildning (se beslutet i ärende med diarienr. Vn 2018/2). Några reserver till ordförande/vice ordförande kommer också att utbildas.

Tidigare behandling Vn 2018/2 § 4 2018-03-13 (beslut om förordnande av röstmottagare)

1. Utse ordförande och vice ordförande och reserver enligt förslaget

2. Ge valnämndens presidium delegation att vid behov ersätta ordförande eller vice ordförande med en reserv som har genomfört utbildning och är lämplig för uppdraget

(12)

(13)

Vn 8

Förtida röstning - lokaler och tider 2018

Ärendebeskrivning Den 9 september 2018 kommer RKL-val att äga rum.

Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, dvs. onsdag den 22 augusti och pågår till och med valdagen. Det ska alltid i alla kommuner finnas minst en röstningslokal öppen varje dag som förtidsröstnings ska ske. Från valet 2018 gäller dessutom att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen den 9 september under samma tid som vallokalerna, dvs. 8:00-20:00.

Kommunala bud har upphört och ersätts av ambulerande röstmottagare från och med valet 2018. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden till särskilt förordnade röstmottagare,

ambulerande röstmottagare.

Som förtida röstningslokaler föreslås:

- Skanörs bibliotek - Höllvikens bibliotek - Västra Ingelstads bibliotek - Vellinge kommunhus

Utöver öppettider i förtida röstningslokaler enligt beslutsunderlaget, ska kommunen erbjuda ambulerande röstmottagning. Tiderna som är bokningsbara visas också i beslutsunderlaget. Information om tiderna samt om hur en väljare beställer de ambulerande röstmottagarna kommer att finnas på vellinge.se samt ingå i informationsmaterial som ska delas ut till samtliga hushåll i kommunen.

Lista över röstningslokaler och tider, Patrizia Bertarini, 2018-05-03

(14)

1. Godkänna förslaget till röstmottagningslokaler och tider

(15)

Vn 9

Vallokaler vid valet 2018

Ärendebeskrivning Enligt vallagen 20 § ska varje kommun se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. Alla vallokaler ska vara tillgängliga.

Kommunens möjlighet till dispens har tagits bort från vallagen.

I med att vallagen ställer högre krav på tillgänglighet, har valkansliet utfört en genomgång av samtliga vallokaler i samråd med FHR (Funktionshinder rådet). Resultatet av genomgången blev att följande vallokaler ska bytas:

Vellinge södra: byta från Södervångshallen till

Södervångsskolan, norra ingång sal 6-7. Fördelen med byte är bättre in/ut flöde, bättre dörrfunktion, samt inga störningar från externa besökare.

Västra Ingelstad: byta från sporthallen till skolans

(Framtidskompassen) matsal. Fördelen med byte är bättre avgränsning och bättre säkerhet. Sporthallen hade högre risk för skador pga. sportutrustning.

Utöver detta ska vissa lokaler utökas med tillfälliga HKP- handpassare hyr toaletter samt tillfälliga HKP-parkeringar närmare ingången.

Listan med samtliga vallokaler bifogas som beslutsunderlag.

Lista över vallokaler 2018, Patrizia Bertarini, 2018-05-03

1.Godkänna förslaget på vallokaler