Protokoll Vara Bostäder AB 2021-09-16 §§ 41-52

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Tid och plats torsdagen den 16 september 2021, klockan 08:00 till 09:00 samt 09:45 till 10.09 i digitalt möte via SKYPE.

Beslutande

Ledamöter Herman Bynke (M), ordförande

Heidi Hansen (S) §§ 41-50 Hampus Härling (SD) Per Lundh (S)

Alexander Larsson (M)

Övriga närvarande

Övriga Jan-Erik Wallin, verkställande direktör

Marcus Axelsson, fastighetschef Anela Lennartsson, sekreterare Loella Tandoc Johansson, sekreterare

Utses att justera Alexander Larsson

Justeringens plats och tid Digital justering

Justerade paragrafer §§ 41-52

Underskrifter Sekreterare

________________________

Anela Lennartsson §§ 41-49 samt §§ 51-52 och Loella Tandoc Johansson § 50

Ordförande

________________________

Herman Bynke

Justerare

________________________

Alexander Larsson

Signature reference: 298c2870-8f6c-4bc9-a6f6-a45b74a85769 1

(2)

Paragraf Ärende Sida

§ 41 Val av justerare 3

§ 42 Godkännande av dagordning 4

§ 43 Föregående mötesprotokoll 5

§ 44 Delårsrapport augusti 2021 VBAB 2021/4 6

§ 45 Uppföljning av intern kontroll per 31 augusti 2021 VBAB 2021/5 7

§ 46 Genomgång av riskanalys inför antagande av intern

kontrollplan 2022 VBAB 2021/6 8

§ 47 Diskussion inför antagande av affärsplan 2022-2024 VBAB 2021/7 9

§ 48 Avtal om standardhöjningar VBAB 2021/8 10

§ 49 Oxeln 2 och Oxeln 4: Information och ev. beslut VBAB 2021/9 11 - 12

§ 50 Hyresfri månad för trogna hyresgäster VBAB 2021/12 13

§ 51 Information från VD VBAB 2021/1 14

§ 52 Övriga frågor VBAB 2021/2 15

(3)

Val av justerare

Styrelsens beslut

Styrelsen utser Alexander Larsson att justera dagens protokoll.

(4)

Godkännande av dagordning

Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.

Sammanfattning av ärendet

Dagordningen med underlag till dagens sammanträde skickades till styrelsen den 10 september.

(5)

Föregående mötesprotokoll

1. Styrelsen godkänner protokollet från styrelsemötet den 12 maj 2021 och lägger denna till handlingarna.

2. Styrelsen beslutar att mötet den 28 oktober flyttas till 27 oktober kl. 08.00

Styrelsen hade ett sammanträde den 12 maj 2021. Protokoll med bilagor har skickats till styrelsen inför dagens sammanträde.

Verkställande direktör informerar att restaurangen på Vidhemsgården är uthyrd till extern part.

Heidi Hansen ställer frågan om styrelsemötet som är planerad till 28 oktober kan flyttas till 27 oktober. Styrelsen har ingen erinran mot detta.

Beslutsunderlag

Styrelseprotokoll från 12 maj 2021, hid VBAB 2021.2

Bilaga till styrelseprotokoll delårsrapport april 2021, hid VBAB 2021.6

Bilaga till styrelseprotokoll styrelsen arbetsordning och VD-instruktion, hid VBAB 2021.5 Bilaga till styrelseprotokoll yttrande miljöstrategi, hid VBAB 2021.7

Bilaga till styrelseprotokoll köpeavtal Aspen, hid VBAB 2021.8

(6)

Delårsrapport per den 31 augusti 2021

Styrelsen tar del av delårsrapporten per den 31 augusti 2021 och överlämnar densamma till Vara Koncern AB.

En delårsrapport per den 31 augusti 2021 har upprättats.

Prognostiserat rörelseresultat är 8154 tkr och prognostiserat resultat efter finansiella poster är 5486 tkr.

Beslutsunderlag

Delårsrapport Vara Bostäder per den 31 augusti 2021, dokumentid 118087

Beslutet ska skickas till Vara Koncern AB

(7)

Uppföljning av intern kontroll per 31 augusti 2021

Styrelsen godkänner internkontrollplanen och överlämnar detsamma till Vara Koncern AB.

Styrelsen för Vara Bostäder antog 17 september 2020 kontrollplan år 2021 för bolaget. Enligt bolagsprocessen ska uppföljning av internkontroll göras efter augusti och efter årsskifte.

Verkställande direktör har sammanställt en uppföljning av internkontrollplanen.

För kännedom till styrelsen lyfts på sammanträdet information att bolaget från och med hösten 2021 har tillgång till ett diarium i ett ärendehanteringssystem Evolution. Kallelser till

styrelsemöten, protokoll och handlingar till styrelsen ska bevaras i detta system från och med dagens sammanträde. Denna rutin kommer att utvecklas och en dialog kommer föras mellan sekreterare och bolaget avseende hur bolaget mer kan ha använda ärendehanteringsystet för att bevara dokument och göra dessa sökbara.

Beslutsunderlag

Intern Kontrollplan Vara Bostäder 2021, dokumentid 117750

Uppföljning av intern kontrollplan per 31 augusti 2021, dokumentid 117752

Beslutet ska skickas till Vara Koncern AB

(8)

Genomgång av riskanalys Vara Bostäder 2022

Styrelsen tar del av informationen av riskanalysen för Vara Bostäder år 2022.

En riskanalys för Vara Bostäder AB för år 2022 har tagit fram inför antagande av intern kontrollplan för år 2022.

Styrelsen gör följande medskick till riskanalysen:

- VD undersöker vidare riskanalysens olika delar. Bakgrundsinformation behöver tas inför varje risk. Ärendet ska tas upp i styrelsens nästa möte för dialog.

Beslutsunderlag

Riskanalys Vara Bostäder år 2022, dokumentid 117755

Beslutet ska skickas till Verkställande direktör

(9)

Antagande av affärsplan 2022-2024

Styrelsen beslutar att godkänna affärsplanen för år 2022-2024.

Styrelsen har under hösten arbetat med att ta fram en övergripande riktning för verksamheten genom att arbeta igenom tidigare antagen affärsplan.

Styrelsen diskuterar det färdiga förslaget till affärsplan och antar detsamma (dokumentid 117754).

Beslutsunderlag

Nuvarande affärsplan för åren 2021-2023, hid VBAB 2021.10 Affärsplan 2022-2024, dokumentid 117754

Beslutet ska skickas till

Verkställande direktör för kännedom Bolagsstämma för fastställande

(10)

Avtal om standardhöjningar

1. Styrelsen ställer sig positiv till att teckna en överenskommelse med hyresgästföreningen.

2. Styrelsen förordar alternativ 2 i bilaga 1, tillvalslista som innebär att hyresgästen betalar en engångskostnad och därefter en lägre hyreshöjning.

Under längre period har bolaget gjort renoveringsinsatser i lägenheter men inte höjt hyran. Detta skulle kunna innebära att en hyresgäst får bättre strandard i sin lägenhet men betalar samma hyra som grannen som har lägre standard.

Efter en dialog med Hyresgästföreningen har ett förslag på överenskommelse tagits fram.

Överenskommelsen med bilagorna klargör hur mycket man kan höja hyran om man exempelvis vad kostnaden blir om man byter från matta till kakel i badrummet. Hur mycket är varje

standardhöjning värd?

I överenskommelsen finns det två alternativ för kostnadsfördelning, alternativ 1 och alternativ 2, som förklaras i bilaga med handlingsid VBAB 2021.11. Styrelsen föreslås ställa sig bakom förslag till överenskommelse samt förorda alternativ 2 som innebär att hyresgästen betalar en engångskostnad och därefter en lägre hyreshöjning.

Beslutsunderlag

Överenskommelse med Hyresgästföreningen, handlingsid VBAB 2021.14 Bilaga till överenskommelse, tillvalslista handlingsid VBAB 2021.11

Bilaga till överenskommelse, godkännandeblankett, handlingsid VBAB 2021.12 Bilaga till överenskommelse, mall hyreslista, handlingsid VBAB 2021.13

(11)

Förslag till ändring av bolagsordningen

Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att:

- föreslå bolagets ägare besluta om följande tillägg i bolagsordningen § 17 punkt 4: Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant överstigande ett belopp av 15 000 000 kronor per affärstillfälle.

- vid ett beslut enligt ovan, kalla till extra bolagsstämma för att fastställa tillägget i bolagsordningen

Vid revisorernas granskning av föregående års verksamhet framfördes följande i revisionsrapport år 2020:

Försäljning av fastigheter

Vid försäljning av fastigheter så är vår rekommendation att ni innan försäljning utreder på vilket sätt som är mest fördelaktigt att utföra försäljningen ur ett skatteperspektiv.

Ett alltmer vanligt sätt att genomföra fastighetsaffärer är förvärv eller försäljning av det bolag som äger den eller de fastigheter som avses.

Vara Bostäder har idag inte möjlighet att delta i denna typ av transaktioner utan att först höra ägarna och därefter hålla extra bolagsstämma (se § 17 nedan). En förhållandevis lång

beslutsgång kan göra att för bolaget och kommunen intressanta fastigheter därmed kan ”gå förlorade”. Detta även om köpeskillingen inte är i närheten av att den är betydande i förhållande till bolagets totala omslutning. Bolaget önskar därför ovanstående tillägg i bolagsordningen.

Utdrag ut bolagsordningen, § 17 finns nedan:

§ 17 Bolagsstämmans kompetens

Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman:

1. Årligt fastställande av affärsplan med strategiska mål för de närmaste fyra räkenskapsåren

2. Ställande av säkerhet 3. Bildande av bolag

4. Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant

5. Köp eller försäljning av fast egendom överstigande ett belopp av 15 000 000 kronor per affärstillfälle

6. Andra köp, förvärv eller upplåtelser än som nämnts ovan överstigande ett värde av 15 000 000 kronor exklusive moms per affärstillfälle

(12)

Köpeavtal Oxeln 2 och Oxeln 4, hid VBAB 2021.1 Förslag till beslut från VD, dokumentid 117764

Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

Verkställande direktör för kännedom.

(13)

Hyresfri månad för trogna hyresgäster

Styrelsen beslutar att från och med 1 januari 2022 uppmärksamma hyresgäst under den månad hyresgästen bott i samma lägenhet i 40 år med en hyresfri följande månad. Detsamma gäller vart tionde år därefter.

En hyresgäst som bott i samma lägenhet under många år har uppmärksammat bolaget på att bolaget borde uppmärksamma hyresgäster som bott länge i samma lägenhet.

Det finns ett stort värde i att ha trogna hyresgäster, samtidigt som det krävs en administration att hålla koll på hur länge våra hyresgäster bor och när vissa datum börjar närma sig.

Beslutsunderlag

Förslag till beslut från VD, dokumentid 117766

(14)

Information från VD

Styrelsen tar del av informationen från verkställande direktör.

Verkställande direktör informerar om följande:

- Fönsterbyte i Vara: På två platser i Vara kommer det ske fönsterbyte. Kostnaden kommer hamna inom budget.

- Fasad/fönster/tack-byte i Stora Levene: En upphandling har gjorts avseende fönster, fasad och takbyte för en fastighet i Stora Levene. Bolagen använde sig av kommunens upphandlingsavdelning som på grund av kapacitetsbrist inte hade möjlighet att

genomföra upphandlingen i tid. Upphandlingen är nu klar, men viss oro finns från bolagets sida huruvida arbeta kommer hinna genomföras innan vintern.

- Köpebrev för Aspen 44 är undertecknad.

- Lärkträdet: det har kommit vatten i källaren på ena huset vid lärkträdet. Bolaget misstänker byggfel och har kontakt med byggfirman Tommy Byggare.

- Upphandling av TV-boxar: avtal med Telia löper ut, ny upphandling kommer att göras.

- Personalmöte i september: Bolaget planerar för ett personalmöte senare i september där man bl.a. kommer diskutera personalbristen och hur man bäst bemannar. Likaså hur man bäst förstärker med kompetenser?

- Uthyrningsläget: studentbostäder i Vara och seniorlägenheter i Kvänum har vakanta platser som uthyrs sakteligen. Hyresbortfallet för augusti är 0,4 procent av tänkt månadsintäkt.

- Studentlägenheterna i Vara: Bolaget fick i våras en uppmaning att ordna ett tjugotal studentlägenheter vilket har resulterat i 16 lägenheter vid Oxeln 2 och 4. I dagsläget är 6 utav dem uthyrda till AMB studenter. Ena huset är tomt idag. Bolaget planerar att hyra ut lägenheterna på öppna marknaden vilket kommer innebära att de nästa höst inte kommer att vara tillgängliga för studenter.

- Intresseanmälan via hemsida: bolaget har haft bekymmer med mina sidor på hemsidan men en lösning på problemet är på gång. Detta kommer innebära att en intresseanmälan kan göras direkt på hemsidan.

(15)

Övriga frågor

Avtackning

Ordförande Herman Bynke informerar att ordinarie ordförande Lars Gezelius kommer från och med oktober att återgå till ordförandeposten i Vara Bostäder.

Styrelsen tackar Herman Bynke för den här tiden.

Sammanträde i oktober

Styrelsemöte i oktober kommer att ske 27 oktober kl. 08.00

(16)

Sekreterare: Loella Tandoc Johansson Justerare: Alexander Larsson

Signature reference: 298c2870-8f6c-4bc9-a6f6-a45b74a85769

Signed by: LOELLA TANDOC JOHANSSON Date: 2021-09-17 14:17:01

BankID refno: 7f12010d-cd3e-4c39-81b2-6131a3aaadb2 Signed by: ALEXANDER LARSSON

Date: 2021-09-17 14:31:37

BankID refno: 1ea44651-5f9f-48c8-95a0-4d7fe098aa7c