Protokoll Vara Industrifastigheter AB 2021-09-16 §§ 27-37

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

via Skype.

Beslutande

Ledamöter Herman Bynke (M), ordförande

Heidi Hansen (S) Hampus Härling (SD) Per Lundh (S)

Alexander Larsson (M)

Övriga närvarande

Övriga Jan-Erik Wallin, verkställande direktör

Marcus Axelsson, fastighetschef Loella Tandoc Johansson, sekreterare Anela Lennartsson, sekreterare

Utses att justera Alexander Larsson

Justeringens plats och tid Digital justering

Justerade paragrafer §§ 27-37

Underskrifter Sekreterare

________________________

Loella Tandoc Johansson §§ 29-35 och Anela Lennartsson §§ 36-37

Ordförande

________________________

Herman Bynke

Justerare

________________________

Alexander Larsson

Signature reference: 746d89ef-e534-4119-bcd7-c25f91cd5b58 1

(2)

§ 27 Val av justerare 3

§ 28 Godkännande av dagordning 4

§ 29 Föregående mötesprotokoll 5

§ 30 Eventuell försäljning av Plåtslagaren 1 VIAB 2021/7 6

§ 31 Delårsrapport per den 31 augusti 2021 VIAB 2021/4 7

§ 32 Uppföljning av intern kontroll per den 31 augusti 2021 VIAB 2021/5 8

§ 33 Genomgång av riskanalys inför antagande av intern kontrollplan 2022

VIAB 2021/11 9

§ 34 Strategimöte/diskussion inför antagande av affärsplan för åren 2022-2024

VIAB 2021/6 10

§ 35 Lokaler för Coworking VIAB 2021/8 11

§ 36 Information från VD VIAB 2021/1 12

§ 37 Övriga frågor VIAB 2021/2 13

(3)

Val av justerare

Styrelsens beslut

Styrelsen utser Alexander Larsson att justera dagens protokoll.

(4)

Godkännande av dagordning

Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.

Sammanfattning av ärendet

Dagordningen med underlag till dagens sammanträde skickades till styrelsen den 10 september.

(5)

Föregående mötesprotokoll

1. Styrelsen godkänner protokollet från styrelsemötet den 12 maj 2021 och lägger denna till handlingarna.

2. Styrelsen beslutar att mötet den 28 oktober flyttas till 27 oktober kl. 08.00

Styrelsen hade ett sammanträde den 12 maj 2021. Protokoll med bilagor har skickats till styrelsen inför dagens sammanträde.

Heidi Hansen ställer frågan om styrelsemötet som är planerad till 28 oktober kan flyttas till 27 oktober. Styrelsen har ingen erinran mot detta.

Beslutsunderlag

- Protokoll Vara Industrifastigheter AB 2021-05-12, §§ 18–26, handlingsid VIAB 2021.1 - Bilaga § 21 Delårsrapport april 2021 för Vara Industrifastigheter AB, handlingsid VIAB

5

- Bilaga § 24 Styrelsens arbetsordning och VD-instruktion för Vara Industrifastigheter AB, handlingsid VIAB 2021.4

(6)

Eventuell försäljning av Plåtslagaren 1

Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att

 försäljning ska ske i enlighet med det erbjudande som gick ut 1 juni 2021 till befintliga hyresgäster.

 verkställande direktör får i uppdrag att ta fram ett köpeavtal.

Vara Industrifastigheter AB har fått en förfrågan om att sälja fastigheten Plåtslagaren 1.

Styrelsen har beslutat att i första hand ska befintliga hyresgäster få möjlighet att köpa bolagets fastigheter. Den 1 juni 2021 skickades erbjudandet ut till dessa hyresgäster.

För att agera opartiskt har bolaget anlitat Länsförsäkringar Fastighetsförmedling för att hantera en eventuell affär. Utgångspriset för en möjlig försäljning är 7.5 miljoner kronor.

Styrelsen förbehåller sig rätten att välja köpare utifrån köparens avsikt med förvärvet och inte enbart utifrån pris. Detta för att säkerställa att fastigheten bedrivs inom bolagets syfte, det vill säga arbeta för att skapa goda förutsättningar för en positiv utveckling för kommunens näringsliv och därigenom stärka kommunens attraktionskraft.

Beslutsunderlag

 Kostnadsuppföljning på projekt Landskapet, dokumentid VIAB 117809

 Hyresavtal (fastighet Konstruktören 1), dokumentid VIAB 117810

Beslutet ska skickas till Verkställande direktör

(7)

Delårsrapport per den 31 augusti 2021

Styrelsen godkänner delårsrapporten per den 31 augusti 2021 och överlämnar densamma till Vara Koncern AB.

En delårsrapport per den 31 augusti 2021 har upprättats för Vara Industrifastigheter AB.

Verksamheten har hittills i år varit ungefär som tidigare år. Covid-19-pandemin har påverkat verksamheten och hyresgästers ekonomi, vissa har haft en lägre omsättning medan andra har ökat kraftigt.

Hyressituationen är i huvudsak stabil. Dock har tre hyresgäster sagt upp sitt hyresavtal, varav en större hyresgäst. Samtidigt har andra större hyresgäster önskat större lokalytor varvid utredning pågår om möjligheterna att tillskapa dessa.

2021 års resultat efter finansiella poster prognostiseras till 705 tkr.

Beslutsunderlag

Delårsrapport augusti 2021 för Vara Industrifastigheter AB, dokumentid VIAB 117805

Beslutet ska skickas till Vara Koncern AB

(8)

Uppföljning av intern kontroll per den 31 augusti 2021

Styrelsen godkänner uppföljningen av intern kontroll per den 31 augusti 2021 och överlämnar densamma till Vara Koncern AB.

Styrelsen för Vara Bostäder antog 17 september 2020 kontrollplan år 2021 för bolaget. Enligt bolagsprocessen ska uppföljning av internkontroll göras efter augusti och efter årsskifte.

Verkställande direktör har sammanställt en uppföljning av internkontrollplanen.

För kännedom till styrelsen lyfts information att bolaget från och med hösten 2021 har tillgång till ett diarium i ett ärendehanteringssystem Evolution. Kallelser till styrelsemöten, protokoll och handlingar till styrelsen ska bevaras i detta system från och med dagens sammanträde. Denna rutin kommer att utvecklas och en dialog kommer föras mellan sekreterare och bolaget avseende hur bolaget mer kan ha använda ärendehanteringsystet för att bevara dokument och göra dessa sökbara.

Beslutsunderlag

 Uppföljning internkontrollplan 2021, delår augusti för Vara Industrifastigheter AB, dokumentid VIAB 117807

 Intern kontrollplan 2021 för Vara Industrifastigheter AB, fastställd 2020-09-17 § 31, handlingsid VIAB 2021.7

Beslutet ska skickas till Vara Koncern AB

(9)

Genomgång av riskanalys inför antagande av intern kontrollplan 2022

1. Styrelsen godkänner riskanalysen och lägger den till handlingarna.

2. Styrelsen uppmanas att skicka in förslag och feedback på riskanalys för 2022, inför antagande på nästa möte.

Styrelsen har ett ansvar för att säkerställa att bolaget har en god intern kontroll. Därav antas en intern kontrollplan varje år. Planen bygger på en framtagen riskanalys. Föregående års riskanalys och plan gås igenom och styrelsen konstaterar att samtliga risker är fortsatt aktuella. Kommunen har också tagit fram några övergripande risker. Dessa risker gås igenom av styrelsen.

Styrelsen ger verkställande direktör i uppdrag att, utifrån riskanalysen, ta fram en intern kontrollplan för år 2022 för beslut på nästa styrelsemöte.

Beslutsunderlag

Riskanalys 2022 för Vara Industrifastigheter AB, dokumentid VIAB 117808

(10)

Antagande av affärsplan för åren 2022–2024

Styrelsen godkänner affärsplan för åren 2022–2024 för Vara Industrifastigheter AB.

Styrelsen ska varje år anta en affärsplan för tre år. Inför antagande av affärsplanen ska styrelsen ges möjlighet att diskutera viktiga strategifrågor att lägga fokus på. Föregående års affärsplan har skickats ut till styrelsen inför styrelsemötet. Affärsplanen utgår från kommunfullmäktiges

övergripande mål.

Styrelsen diskuterar förslaget och är eniga i att de målområden som sattes för år 2021 fortfarande är aktuella. Affärsplanen är i huvudsak densamma som föregående år, men inkluderar att en testarena för Co-working håller på att tillskapas i samarbete med kommunen och Vara Konserthus AB.

Beslutsunderlag

 Förslag till Affärsplan för åren 2022–2024 för Vara Industrifastigheter AB, dokumentid 117806

 Nuvarande Affärsplan för åren 2021–2023 för Vara Industrifastigheter AB, dokumentid 117784

(11)

Lokaler för Coworking

Styrelsen tar del av informationen om lokaler för Coworking.

I och med Covid-19-pandemin har ett behov av att arbeta hemifrån uppstått. Tillsammans med Vara Konserthus har bolaget tittat på ett nytt koncept, så kallad co-workingspace. Tanken är att företag kan hyra kontorsplatser för sina anställda för att de ska slippa pendla men ändå få ett socialt utbyte. På sikt kan det eventuellt bidra till minskad utflyttning från kommunen.

Lokalerna ska vara iordningställda till 1 oktober 2021 och finns på Konserthuset, som redan är bemannade med personal, har ett låssystem med taggar, tillgång till restaurang och sittlounge.

Invigning kommer ske under oktober.

Beslutsunderlag

Beskrivning av inredning och landskap, version 2021-09-06, dokumentid 118109

(12)

Information från verkställande direktör.

Styrelsen tar del av informationen från verkställande direktör.

Verkställande direktör informerar om följande:

- Hyresgäst på Dalripan 1 i Kvänum önskar större lagerytor. Bolaget har sagt ja till detta, och tagit fram förslag till kompletterande hyresavtal. Kostnaderna för detta ska täckas in i hyreskostnaden under en 10-årsperiod.

- Snabbladdare: en översyn av investering i snabbladdare pågår

- Hyresgäst i Konstruktören 1 önskar större lokalytor. Bolaget ser över möjligheterna till detta.

(13)

Övriga frågor

Avtackning

Ordförande Herman Bynke informerar att detta blir hans sista möte som ordförande. Från och med oktober återkommer ordinarie ordförande Lars Gezelius till ordförandeposten.

Herman Bynke tackas av styrelsen.

Styrelsemöte i oktober

Styrelsemötet i oktober flyttas till 27 oktober, och sker direkt efter avslut av Vara Bostäders styrelsemöte.

(14)

Justerare: Alexander Larsson Sekreterare: Loella Tandoc Johansson

Signature reference: 746d89ef-e534-4119-bcd7-c25f91cd5b58

Signed by: ALEXANDER LARSSON Date: 2021-09-17 14:26:29

BankID refno: 64cb83ff-90dc-4186-9e4a-2f09a24f0645

Signed by: LOELLA TANDOC JOHANSSON Date: 2021-09-17 14:33:39

BankID refno: 1fe70cd3-7ad7-414e-b510-6fe2981ed79d