1 (2)
Beslut
2014-09-23 Dnr RA 232-2014/4924
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Arkivgatan 9A, Göteborg · Telefon: 010-476 78 00 · Telefax: 010-476 78 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Polismyndigheten i Västmanlands län Box 9
721 03 Västerås
Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västmanland, Västerås
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Polismyndigheten i Västmanland, Västerås den 28 augusti 2014 (inspektionsrapport, bilaga 1).
Beslut
Med anledning av vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Polismyndigheten i Västmanland, Västerås att vidta följande åtgärder.
• Uppdatera arkivbeskrivningar för de äldre arkivbildarna med verksamhet fram till 1994 enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4)
• Säkerställa långtidslagringen av ljud- och bildupptagningar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4 och 2013:2).
• Redovisa uppgift om arkivlokalerna utgör egna brandceller och brandteknisk klass för lokaler och brandspjäll (RA-FS 2013:4, 3kap.
1 § och 10 kap. 3 §)
• Förvara handlingar i arkivlokaler som ger ett tillfredsställande skydd mot brand dels genom att se till att lysrör har ett tillfredsställande skydd mot damm och att eluttag ska kunna frånkopplas på utsidan av lokalen när ingen vistas där (RA-FS 2013:4, 7 kap. 10-11 §§)
• Förvara handlingar i arkivlokaler som ger ett tillfredsställande skydd mot vattenläckage och fukt genom att vidta åtgärder för att förhindra att dagvatten kan rinna in i lokalen K17, till Riksarkivet komma in med redovisning av orsakerna till översvämningen och en åtgärdsplan för att minska eller eliminera risken att det inträffar igen (RA-FS 2013:4. 6 kap 3 §)
• Kartlägga klimatet i arkivlokalerna under några månaders tid för att kunna få fram ett underlag för att bedöma om lufttemperatur och relativa luftfuktigheten hålls stabil och inom rimliga värden (RA-FS 2013:4 8 kap. 3§)
2 (2)
Polismyndighetens återrapportering
Polismyndigheten i Västmanland, Västerås ska redovisa vilka åtgärder myndigheten vidtagit eller planerar att vidta med anledning av ovan givna förelägganden. Redovis- ningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 2 februari 2015.
Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens och skicka gärna den via e-post till linda.segermalm@riksarkivet.se .
Désirée Veschetti Holmgren
Avdelningschef Linda Segermalm
Tillsynsavdelningen Arkivarie
Föredragande
