11.1. Kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämndernas verksamhet 2017, samt rapport avseende 2016 års uppsikt

(1)

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2017-02-28

Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 4

Kommunjurist +46 8 579 216 03

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2017/0136 KS-1 Diariekod: 032

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämndernas verksamhet 2017, samt rapport avseende 2016 års uppsikt

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

1. Kommunstyrelsen antar plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2017 i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2017-02-28.

2. Resultatet av arbete med planen ska återrapporteras till kommunstyrelsen senast i april 2018.

3. Förslag till plan för 2018 års uppsikt ska föreläggas kommunstyrelsen senast i december 2017.

4. Kommunstyrelsen godkänner rapporten avseende 2016 års uppsikt i enlighet med bilaga 2 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2017-02-28.

5. Kommunstyrelsen uppmanar nämnderna att se över sina administrativa rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen.

Sammanfattning

Av kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.

Utöver det löpande arbetet med samordning och uppsikt bör

kommunledningskontoret årligen göra ett antal djupare granskningar av nämndernas verksamhet. Uppgifterna bör sammanställas i en plan, som antas av kommunstyrelsen.

Kommunallagens regler om uppsikt och samordning

Av 6 kap. 1 § första stycket kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.

Av andra stycket följer att kommunstyrelsen även ska ha uppsikt över verksamheten i kommunala bolag och i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.

Godkänt dokument, 2017-03-13, Katarina Kämpe

(2)

Tjänsteutlåtande

2017-02-28

Dnr 2017/0136 KS-1 Sidan 2 av 4

Kommunledningskontorets beredning

Avgränsning

Detta ärende är begränsat till kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet.

Kommunstyrelsens ledning och samordning av kommunens angelägenheter liksom uppsikten över de kommunala bolagens verksamhet omfattas därför inte av ärendet. Med ledning avses till exempel kommunstyrelsens ansvar för de övergripande ekonomi-, it-, miljö-, personal- och näringslivsfrågorna.

Exempel på samordning är kommunledningskontorets samarbete med de övriga förvaltningarnas ekonomer, administratörer eller chefer i syfte att få rätt kvalitet och likhet i olika processer och rutiner.

I ärendet tas inte heller upp de ärenden som omfattas av en egen process som är styrd av lag eller särskilt beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige.

Det är även självklart att kommunledningskontoret, utan stöd i plan, utreder de eventuella signaler eller situationer som under året kommer till kontorets kännedom.

Uppsikt

Tillsammans med uppgiften att ha hand om den ekonomiska förvaltningen samt verkställa fullmäktiges beslut är uppsiktsarbetet en av

kommunstyrelsens viktigaste uppgifter.

Uppsiktsarbetet innebär att styrelsen ska skaffa sig en överblick över hela kommunalförvaltningen, dvs. övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.

Som komplement till uppsiktsskyldigheten har kommunstyrelsen i 6 kap.

3 § kommunallagen givits en befogenhet att begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter.

Kommunallagen ger dock inte kommunstyrelsen något formellt maktmedel för det fall brister upptäcks i verksamheten, utan uppsikten är begränsad till att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar och vid behov se till att fullmäktige ingriper i sin roll som det högsta beslutande organet.

Kommunstyrelsen får inte heller gripa in i nämndernas utövande av sina förvaltningsuppgifter i enskilda ärenden. Detta gäller i synnerhet ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Kommunstyrelsen kan aldrig fatta beslut i en nämnds ställe och kan heller inte överpröva en nämnd beslut.

I kommunstyrelsens reglemente står följande under rubriken

”Uppsiktsuppgifter”:

Utöver vad kommunallagen stadgar för kommunstyrelsen i dess uppgift att ha uppsikt över de övriga nämnderna (och bolagen) ska kommunstyrelsen:

- Kontrollera hur nämnderna fullgör sina uppgifter med avseende på

fullmäktiges mål och de krav som i övrigt gäller för respektive verksamhet.

(3)

2017-02-28

Dnr 2017/0136 KS-1 Sidan 3 av 4

- Tillse att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt.

- Infordra underlag för uppföljning till fullmäktige av samtliga nämnders verksamhet om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

Det nu föreliggande ärendet avser dels kontroll av hur nämnderna fullgör sina uppgifter med avseende på de krav som gäller för respektive

verksamhet samt kontroll av att den löpande förvaltningen handhas rationellt och ekonomiskt.

Årsplan för uppsiktsarbetet

Kommunstyrelsen antog 2010-12-01, § 156, ett styrdokument – Plan för kommunstyrelsens uppsiktsarbete. Av detta dokument framgår bl.a. att kommunstyrelsen inför varje nytt budgetår ska anta en konkret plan för det kommande året.

Utöver det löpande arbetet med samordning och uppsikt bör

kommunledningskontoret årligen göra ett antal djupare granskningar av nämndernas verksamhet.

Uppgifterna bör sammanställas i en plan, som antas av kommunstyrelsen.

Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen antar plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2017 i enlighet med bilaga 1.

Resultatet av granskningen bör rapporteras till kommunstyrelsen senast under april 2018.

Kommunledningskontoret föreslår att planen för 2018 års uppsikt tas av kommunstyrelsen senast i december 2017, i enlighet med beskrivningen i 2010 års styrdokument.

Uppföljning av 2016 års uppsikt

Inledning

Kommunledningskontoret redovisar i bilaga 2 resultatet av den uppsikt som kommunstyrelsen beslutade 2016-03-21, § 51.

Följande områden har granskats:

• Registerkontroll av personal enligt lagen om belastningsregister

• Hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL)

• Avtalstrohet

• Organisatorisk och social arbetsmiljö

Granskning av hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen

Uppföljningen av området ”hantering av personuppgifter enligt

personuppgiftslagen” visar att hälften av kommunens nämnder/förvaltningar

(4)

2017-02-28

Dnr 2017/0136 KS-1 Sidan 4 av 4

själva anser att de har bristfällaga kunskaper och rutiner kring sin personuppgiftshantering.

Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen uppmanar nämnderna att se över sina administrativa rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen.

Därutöver avser kommunledningskontoret att förstärka sitt arbete med stöd till förvaltningarna vad gäller arbetet med nuvarande PUL och den

kommande EU-förordningen om dataskydd.

I Sollentuna kommun är varje myndighet (dvs. varje nämnd) ansvarig för den hantering av personuppgifter som förekommer inom nämndens förvaltning. Avsikten med det förstärkta stödet från

kommunledningskontoret är därför inte att ta över förvaltningarnas ansvar och uppgifter för det direkta arbetet med personuppgiftshanteringen, utan att i större omfattning än hittills samordna arbetet och ta fram

kommunövergripande riktlinjer.

Kommunledningskontoret har i januari 2016 köpt en IT-tjänst som ger vägledning och stöd i den praktiska hanteringen av PUL. Förvaltningarna har informerats om möjligheten att ansluta sig till tjänsten.

Avtalstrohet

Uppsikten inom området ”Avtalstrohet” visar att kommunens förvaltningar generellt sett är bra på att följa ingångna avtal. Dock finns det ett antal områden att förbättra, bland annat efterlevnaden av riktlinjerna för direktupphandling.

Kommunledningskontoret avser kontinuerligt utbilda, informera och följa upp förvaltningarna inom detta område.

Övriga granskade områden

Övriga granskade områden uppvisar inga eller mycket små brister.

Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind

Kommundirektör

Bilagor:

1. Plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2017

2. Rapport avseende 2016 års uppsikt