Verktygslådan SMART. Årlig utredning SÄKERHET ARBETSMILJÖ KVALITET. Vi kommer att installera någon form av passersystem.

(1)

Verktygslådan SMART RAPPORT

Aktivitet Datum

Årlig utredning 2014-10-23

Organisation

Organisatorisk del: Särskilt boende Sjötäppan Deltagare: Malin Pilheden, Kejo Aho Utförare: Åsa Pierson Bergström

I denna rapport finner du en sammanställning av resultaten från den årliga utredningen.

Nuvarande år:

SÄKERHET ARBETSMILJÖ KVALITET

Åtgärdat Låg risk Medel risk Hög risk

Hög risk: Säkerhet

Mål Mätbart mål Ansvarig Deadline Resurser Aktivitet Utförare Deadline

1. Minska risken för interna bedrägerier och/eller stölder.

Inga stölder år 2015

Åsa Pierson Bergström

2015-02- 28

Vi kommer att installera någon form av passersystem.

Kontakta Thomas Gillström gällande passersystem.

Kejo Aho 2015-02-15

Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med

controller/säkerhetschef.

Kejo Aho 2015-02-15

2. Minska risken för stöld av fysisk egendom.

Inga stölder år 2015

2015-11- 30

Vi kommer att installera någon form av passersystem.

Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada

2015-11-30

Riskbedömning egendomsskydd (exkl.

kameraövervakning)

Malin Pilheden

2015-04-30

Se över våra lokala rutiner för stöld och säkerhet.

Malin Pilheden

2015-04-30

Hög risk: Kvalitet

Mål Mätbart mål Ansvarig Deadline Resurser Aktivitet Utförare Deadline

3. Minska risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna.

Alla medarbetare ska läsa och skriva under att de tagit del av våra rutiner och vad

kontaktmannaska pet innebär.

2015-02- 28

Uppföljning och samtal vid brister i arbetet.

Genomgång av

årligautredningen på APT i januari.

2015-01-31

Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 3:

Arbetsprocesser

2015-02-22

(2)

4. Minska risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder.

Färre klagomål och synpunkter på bemötande från kund, närstående och medarbetare.

2015-12- 20

Medvetandegöra ndesamtal och varning vid upprepade brist i bemötande.

Bemötande ska vara en stående punkt på APT agendan, diskussion i bikupor.

2015-12-20

Planeringsdag Åsa Pierson Bergström

2015-05-31

Riskbedömning av bemötande, Del 1:

Allmänt

2015-02-28

5. Minska risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt

Demensriktlinjerna.

Fler

undersköterskor med

demensutbildning och erfarenhet.

2015-12- 20

Medarbetarna ska göra webutbildningen demens ABC en gång per år.

Utbildning av demenssjuksköte rskan två gånger per och extren utbildning.

2015-05-31

Riskbedömning av bemötande, Del 2: Kunder med demens

2015-02-28

6. Minska risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds.

Kundenkäten.

Internkontroll av dokumentationen av EC och VC.

2015-12- 31

Alla medarbetare ska göra Nestors webbutbildning i dokumentation.

2015-05-31

Riskbedömning av bemötande, Del 3:

Delaktighet i insatser

2015-02-28

7. Minska risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov.

Att alla medarbetare följer och dokumenterar HSL- ordinationer.

Minska antalet avvikelser jämfört med 2014.

2015-12- 31

Stående punkt på kvalitetsrådet och APT.

Utbildning.

2015-05-31

Riskbedömning av samverkan, Del 1: Intern samverkan

2015-02-28

8. Minska risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter.

Minska antalet avvikelser jämfört med 2014. VC och EC följer upp och kontrollerar dokumentationen.

2015-12- 31

Utbildning för HSL personal i dokumentation, vårdplaner, ordinerade åtgärder ska utvärderas.

2015-05-31

Riskbedömning gällande dokumentation, Del 2:

Hantering av dokumentation

2015-02-28

Stående punkt på kvalitetsråd och APT

2015-12-31

9. Minska risken för att insatser inte

dokumenteras fullständigt.

Minska antalet avvikelser jämfört med 2014. VC och EC följer upp och kontrollerar dokumentationen.

2015-12- 31

Utbildning för HSL personal i dokumentation, vårdplaner, ordinerade åtgärder ska utvärderas.

2015-05-31

Riskbedömning gällande dokumentation, Del 1:

Dokumentation av insatser

2015-02-28

Stående punkt på kvalitetsråd och APT

2015-12-31

(3)

10. Minska risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget.

Anställa enbart medarbetare med rätt utbildning och kompetens samt flytande svenska i tal och skrift.

2015-12- 31

Rekrytera USK med rätt kompetens.

Utbildning och uppföljning av medarbetare som inte kan leva upp till uppdraget.

Någran uppföljning av medarbetare som inte följer våra värderingar, arbetsuppgifter mm.

2015-12-31

Kejo Aho 2015-12-31

Malin Pilheden

2015-12-31

Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 4: Personalens kompetens

2015-02-28

Medel risk: Säkerhet

Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline

11. Minska risken för hot mot personal. Åsa Pierson Bergström

2015-12-31 Arbeta med hot och våld på APT.

2015-12-31

Riskbedömning på kund där hot och våld finns.

Kejo Aho 2015-12-31

Riskbedömning på kund där hot och våld finns.

Malin Pilheden

2015-12-31

12. Minska risken för brandskador Åsa Pierson Bergström

2015-12-31 Informera kunderna att det är rökförbud i lägenheten.

Kejo Aho 2015-12-31

Informera kunderna att det är rökförbud i lägenheten.

Malin Pilheden

2015-12-31

Rekommendera kunderna att använda rökförkläde.

Kejo Aho 2015-12-31

Rekommendera kunderna att använda rökförkläde.

Malin Pilheden

2015-12-31

(4)

Medel risk: Arbetsmiljö

13. Minska risker i arbetet i form av t.ex.

fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador.

2015-12-31 Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer.

2015-12-31

Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer.

Kejo Aho 2015-12-31

Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer.

Malin Pilheden

2015-12-31

14. Minska risken för bristande elsäkerhet. Åsa Pierson Bergström

2015-12-31 Informera medarbetarna att hantera sängarna så att inte kontakterna inte blir förstörda.

Kejo Aho 2015-12-31

Informera medarbetarna att hantera sängarna så att inte kontakterna inte blir förstörda.

Malin Pilheden

2015-12-31

15. Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling.

2015-12-31 Vi kommer att arbeta med mobbning på APT.

2015-12-31

16. Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft.

2015-12-31 Informera medarbetarna om vikten att följa våra rutiner. Och delta i våra obligatoriska utbildningar.

Kejo Aho 2015-12-31

Informera medarbetarna om vikten att följa våra rutiner. Och delta i våra obligatoriska utbildningar.

Malin Pilheden

2015-12-31

Medel risk: Kvalitet

17. Minska risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning.

2015-12-31 Planeringsdag och APT Åsa Pierson Bergström

2015-12-31

Anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning

- -

18. Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål).

2015-12-31 Arbeta efter årsklockan, uppföljning.

2015-12-31

Riskbedömning gällande uppföljning av

kvalitetsresultat, Del 1:

Genomförande

- -

Utbildning i dokumentation

2015-05-31

19. Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten.

2015-12-31 Riskbedömning gällande uppföljning av

kvalitetsresultat, Del 2:

Analys

- -

Vi kommer att arbeta med analyser på kvalitetsråden.

2015-12-31

(5)

20. Minska risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten.

2015-12-31 Fler medarbetare ska ha möjlighet att lägga in synpunkter och klagomål i infosoc.

Malin Pilheden

2015-01-31

Information på APT under år 2015.

2015-12-31

Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 1:

Inlämning

- -

21. Minska risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden.

2015-12-31 Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 2:

Kundorienterad

individuell riskbedömning

- -

Vi kommer att ha riskbedömningar som en punkt på

omvårdnadsmöten.

Kejo Aho 2015-12-31

Vi kommer att ha riskbedömningar som en punkt på

omvårdnadsmöten.

Malin Pilheden

2015-12-31

22. Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning).

2015-12-31 Flera medarbetare ska få behörighet till infosoc.

Malin Pilheden

2015-01-31

Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 2:

Hantering

2015-04-30

Vi kommer att arbeta med att få in och registrera fler synpunkter och klagomål.

2015-12-31

Kejo Aho 2015-12-31

Malin Pilheden

2015-12-31

23. Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning).

2015-12-31 Riskbedömning gällande hantering av avvikelser, fel och brister.

2015-04-30

Vi kommer att göra samlade, kvantitativa analyser av våra

synpunkter och klagomål.

2015-12-31

24. Minska risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet.

2015-12-31 Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot synpunkter och klagomål.

Fokus grupper på APT.

2015-12-31

Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot synpunkter och klagomål.

Kejo Aho 2015-12-31

Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot synpunkter och klagomål.

Malin Pilheden

2015-12-31

Riskbedömning av personalens medverkan

- -

(6)

25. Minska risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen.

2015-12-31 Medarbtarna behöver prata och förklara mer till kunderna vad

genomförandeplan är. Och förklara vad

genomförandeplan är på våra närståendemöten.

Kejo Aho 2015-12-31

Medarbtarna behöver prata och förklara mer till kunderna vad

genomförandeplan är. Och förklara vad

genomförandeplan är på våra närståendemöten.

Malin Pilheden

2015-12-31

Förväntningar på insatsen

- -

26. Minska risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna).

2015-12-31 2015 kommer vi att arbeta mer i team kring varje kund.

2015-12-31

Riskbedömning av samverkan, Del 2:

Demens

- -

27. Minska risken för att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort.

2015-12-31 Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 5: Styrkort

- -

Vi kommer att disskutera mer på våra

verksamhetsdialoger och APT om styrkortet.

Kejo Aho 2015-12-31

Vi kommer att disskutera mer på våra

verksamhetsdialoger och APT om styrkortet.

Malin Pilheden

2015-12-31

28. Minska risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts.

2015-12-31 Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 3:

Generellt

- -

Vi behöver bli bättre på att arbeta med uppföljning och utvärdering av genomförda förbättringsåtgärder.

2015-12-31

29. Minska risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad

introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter).

2015-12-31 NSC arbetar tillsammans för att utforma en gemensam

introduktionsprogram.

2015-03-31

Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 3: introduktion av tillfällig personal

- -

Rutingenomgång: Kvalitet

Rutiner Ansvarig Utförare Deadline

Ansvar och uppgiftsfördelning Åsa Pierson Bergström Åsa Pierson Bergström 2015-05-

31

Sammanfattning av riskbedömning

(7)

Säkerhet - Brottslighet, brand och vattenskador Risk Notering 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk

egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.?

Hög En mobiltelefon, dator, stereo, Tv och två boxerkort har bestulits i år.

1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer?

Medel Vi har en personal och en närstående som kan uppträda hotfullt.

2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer?

Medel Det finns kunder som röker i sina lägenheter trots förbud.

3. Hur stor är risken för att

bedrägeri/förfalskning förekommer?

Låg -

4. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer?

Låg -

6. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer?

Låg -

7. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer?

Låg -

Säkerhet - Interna oegentligheter Risk Notering 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier

och/eller stölder förekommer?

Hög En mobiltelefon, dator, stereo, Tv och två boxerkort har bestulits i år.

9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer?

Låg -

10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal?

Låg -

11. Hur stor är risken för att mutor och bestickning förekommer?

Låg -

Arbetsmiljö - Psykosocial arbetsmiljö Risk Notering 4. Hur stor är risken för att mobbning,

trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer?

Medel Ett par medarbetare har upplevt sig mobbade till och från.

1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete?

Låg -

2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden?

Låg -

3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)?

Låg -

5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.)

Låg -

6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)?

Låg -

7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka?

Låg -

(8)

Arbetsmiljö - Fysisk arbetsmiljö Risk Notering 8. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande

föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer?

Medel Stick och skärskador.

11. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)?

Medel Elutagen i kunds lägenhet kan gå sönder eftersom medarbetarna kör på dem med kunds säng. De informerar inte alltid oss direkt när det hänt.

14. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer?

Medel Det finns medarbetare som inte alltid följer våra rutiner.

9. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer?

Låg -

10. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer?

Låg -

12. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)?

Låg -

13. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)?

Låg -

15. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer?

Låg -

16. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka?

Låg -

Arbetsmiljö - Övrigt Risk Notering

17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?

Låg -

Kvalitet - Ansvar Risk Notering

1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig?

Låg Ansvarsfördelningen är tydlig men det är inte alltid de följs av medarbetarna.

Kvalitet - Kvalitetssäkring Risk Notering

3. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna?

Hög Det är tydligt beskrivet i våra lokala rutiner men det är inte alla medarbetare som följer dem.

2. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning?

Medel Dokumentation, demensriktlinjer mm.

5. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen?

Medel Tydligare information från biståndshandläggaren. Kund kan ha glömt överenskommelsen.

4. Hur stor är risken för att lagstiftningen gällande läkemedelshantering inte följs?

Låg -

6. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess?

Låg -

(9)

Kvalitet - Bemötande Risk Notering 7. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt

bemötande av våra kunder?

Hög Vissa medarbetare kan inte alltid bemöta kunder på ett trevligt och proffesionellt sätt.

8. Hur stor är risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna?

Hög Bristande kunskap och utbildning i demensriktlinjerna.

9. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds?

Hög Kund är oftast delaktig i utformandet i genomförandeplanen och godkänns av kund med underskrift.

Kvalitet - Samverkan Risk Notering

10. Hur stor är risken för att brister i

verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov?

Hög Det förekommer att medarbetare inte följer alla instruktioner och ordinationer från HSL-personalen.

12. Hur stor är risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna)?

Medel Vi kommer arbeta mer teamarbete runt kund.

11. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov?

Låg -

Kvalitet - Kompetensförsörjning och medverkan Risk Notering 14. Hur stor är risken för att medarbetarnas

kompetens inte svarar mot uppdraget?

Hög Ca 20% av våra medarbetare har inte rätt kompetens mot uppdraget men de har trots det USK utbildning.

13. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet?

Medel De kan bli bättre på att ta emot synpunkter/klagomål och vissa är dåliga på att skriva avvikelser.

15. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort?

Medel Alla förstår inte och tar inte till sig all information.

18. Hur stor är risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad

introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)?

Medel Bemanningsenhetens personal har inte alltid tid att ta del av våra rutiner när arbetspasset börjar.

16. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad

introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)?

Låg -

17. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)?

Låg De får ny introduktion efter behov.

Kvalitet - Uppföljning Risk Notering

19. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)?

Medel Risbedömningar i Senior Alert görs, men vi kan bli bättre på att dokumentera åtgärder/ordinationer/resultat och uppföljningar. HSL dokumentationen behöver bli bättre på att synliggöra kring åtgärder/ordinationer/resultat. Vårdplan.

20. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten?

Medel Vi kan bli bättre på att analysera alla våra nyckeltal för att ytterligare förbättra verksamheten.

Kvalitet - Tillgänglighet Risk Notering

21. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett?

Låg -

22. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter?

Låg -

(10)

Kvalitet - Avvikelser, fel och brister Risk Notering 23. Hur stor är risken för att man i verksamheten

inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)?

Medel Vi kan bli bättre på att rapportera avvikelser. Vi kan också bli bättre på att analysera med uppföljning.

Kvalitet - Synpunkter och klagomål Risk Notering 24. Hur stor är risken för att det finns synpunkter

och klagomål som inte når verksamheten?

Medel Bättre på att ta emot synpunkter/klagomål.

25. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i

hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)?

Medel Vi kan bli bättre på att analysera våra klagomål.