Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontrollplan 2012

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KULTURFÖRVALTNING 2013-01-15

DNR KN 2011.078

PERNILLA JÄRVEROTH SID 1/1

KULTURCHEF 08-587 853 31

PERNILLA.JARVEROTH@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN

KULTURFÖRVALTNINGEN

ALLÉVÄGEN 3· 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 88 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Tjänsteskrivelse

Uppföljning internkontrollplan 2012

Förslag till beslut

Kulturnämnden beslutar godkänner uppföljningen av genomförd internkontroll 2012, samt föreslagna åtgärder och överlämnar dem till kommunstyrelsen.

Ärendet i korthet Uppföljningen avser

Bibliotekets rutin för redovisning av dagskassa,

Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag och Kulturskolans rutin för entré-avgifter

Handlingar

1. Intern kontroll - plan 2012 2. Intern kontroll - plan 2012 3. Rutinförteckning 2012

4. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott §15 5. Uppföljning internkontrollplan 2012

Pernilla Järveroth kulturchef

______________________

Ska expedieras till:

KS akten

VALLENTUNA KOMMUN

KULTURFÖRVALTNINGEN

INTERN KONTROLL

Plan för 2012

Rutin/system Tillämpligt dokument

Bedömd risk Väsentlig- het

Kontroll- moment

Ansvarig för åtgärd

Kontroll- ansvarig

Frekvens Omfattning Avvikelse- rapport till

Enhet/verksamhets- område

Biblioteksenhet

1. Redovisning av dagskassa, biblioteksenheten

Rutiner för redo- visning av intäkter:

avstämning av kassaapparat och redovisning.

Attestreglemente.

Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton

Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna)

Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs.

Avstämning av balanskonton

Handläggande biblioteks- assistent

Enhetschef Bibliotek/

(Ekonomi- handläggare)

Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef

Kulturenhet

2. Utbetalning av föreningsbidrag

Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning.

Attestreglemente

Möjlig Kännbar Granskning av

redovisning.

Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter

verksamhetsåret

Kultursekreterare Enhetschef Kultur (Ekonomi- handläggare).

Löpande Total Förvaltningschef

Kulturskolan

2. Entré-avgifter Rutiner för

Fakturering av entré- avgifter.

Interndebitering,faktur ering,kontantbetalning.

Möjlig Kännbar Registreras från

korrekt underlag.

Administratör Kulturskole- chef

Löpande Stickprov Kulturskolechef

C:\Documents and Settings\siobhan.gorny\Platina\platina2010\Intern kontroll - plan 2012(56993)_TMP.xls 1(1)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KULTURFÖRVALTNINGEN 2013-02-01

KN 2012.016 KN 2011.078 SID 1/2

ANNA CALLERSTRÖM BIBLIOTEKSASSISTENT 08-587 853 46

ANNA.CALLERSTRÖM@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN

KULTURFÖRVALTNINGEN

ALLÉVÄGEN 1-3 · 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Tjänsteskrivelse

Intern kontroll, avrapportering av rutinen för kontantkassa

Ärendet i korthet

Omsättning: 408 902 kr varav extern uppdragsförsäljning 227 835 kr.

Under 2012 har Nortic biljettförsäljning på nätet tagits i bruk, vilket gör att en del av den externa uppdragsförsäljningen nu redovisas utanför kontantkassan.

Granskningens genomförande

Avstämning av kontantkassa, redovisning av kassaapparat samt utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis.

Internkontroll av kontantkassaavstämningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat

tillfredsställande under 2012. En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial.

Granskningens utfall

I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats.

I övrigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras.

Dagrapporternas ev differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år.

Differens under år 2012: -39 kr

Planerade åtgärder

Utbetalning av biljettintäkter/varor ska ske nästkommande månad eller enligt överenskommelse. Vid mindre belopp på löpande försäljning görs utbetalningar ungefär en gång/kvartal.

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

FÖRVALTING 2013-02-01

DNR KN 2011.078 SID 2/2

För att undvika differens i dagrapporterna, påminns personalen att alltid använda växelfunktionen i kassaapparaten.

För kassaredovisningen är biblioteksassistent ansvarig och förvaltningsadministratören är intern kontrollant.

Bilaga

1. Rutin för hantering av dagskassa

Pernilla Järveroth Kurt Ek

Kulturchef Bibliotekschef

______________

Expedieras till:

Akt

2013-01-14 SID 1/2

KULTURFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3

TFN: 08-587 850 00 · FAX: 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Redovisning av dagskassa

Kassaapparat – avstämning och månadsredovisning

Ansvarig: kassaansvarig biblioteksassistent. Ersättare: bibliotekstekniker.

Första arbetsdagen i månaden tas rapporter för avslutad månad ut.

Gör avläsning av månadens försäljning genom att ta ut följande listor ur kassaapparaten:

Varugrupper Z2-rapport = 0-ställning

-Huvudmeny

-Pil nedåt till Z1&2 Rapportläge Tryck Enter -Pil nedåt till Z2 VGR & Finansrapport -Total/Enter

PLU-rapport, alla PLU, Z2-rapport = 0-ställning - Huvudmeny

-Pil nedåt till Z1&2 Rapportläge Tryck Enter -Pil nedåt till Alla PLUs rapport

-Total/Enter

Räkna kontanter.

Växeln i kassaapparaten:……….

Växeln i växellådan i kassaskåpet:……….

Alla sedlar i blåa väskan:………

Alla mynt i myntlådan:………..

SID 2/2

KULTURFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3

TFN: 08-587 850 00 · FAX: 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

 Skriv ut saldo från huvudboken, Xor för konto 2836 och 2822.

 Fyll i ”Avstämning kontantkassa”.

 Gör ”Redovisning kassaapparat” med hjälp av Z2-rapport och PLU- rapport .

 Kontera alla kontantkvitton.

 För in saldo för resp. varugrupp från ”Redovisning kassaapparat” i mallen för bokföringsorder. Bokför också kontantkvitton.

 Skriv in totalsumma för varugrupperna 20 (Josef Andersson), 23-27, på lista ”Konto 2822 – Uppdragsförsäljning/Egen biljettförsäljning”. För också in namn/belopp för resp. vara/föreställning för dessa varugrupper.

 För in uppdragsförsäljning på inventeringslistor i pärm

”Uppdragsförsäljning Biblioteket” Meddela hembygdsföreningen per mejl om månadens försäljning.

 Redovisa uppdragsförsäljning och avslutade föreställningar på

bokföringsorder, skriv utanordning som underlag för utbetalning via Xor, manuell leverantörsutbetalning. Utbetalningar till bankkonton av

förvaltningsadministratören

 Månadsredovisningen av kassaapparat lämnas till

förvaltningsadministratören för kontroll och därefter till bibliotekschef för attest av bokföringsorder och kontantkvitton.

 Kopior av hela månadsredovisningen sätts i pärm ”Redovisning konto 2836, dagskassa bibliotek”.

 Originalen med bokföringsorder skickas till Ekonomiavdelningen, KLK för bokföring.

Om man behöver läsa av ett pågående projekt för att se hur försäljningen ser ut:

 Enstaka PLU-rapport, X = Avläsning - Huvudmeny

- Pil nedåt till X1&2 Rapportläge - Pil nedåt till PLU-område Rapport - Ange PLU start

- Ange PLU slut - Total/Enter

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNINGEN

PERNILLA JÄRVEROTH KULTURCHEF

08-587 853 31

PERNILLA.JARVEROTH@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN

KULTURFÖRVALTNINGEN

TORGGATA 11 · 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 01 KOMMUN@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Tjänsteskrivelse

Intern kontroll för kulturnämnden

2012 – Utbetalning av föreningsbidrag

Ärendet i korthet

Uppföljningen avser rutin 2 för Kulturenheten ”Utbetalning av föreningsbidrag”.

Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av kommunpolicy och regelverk.

Vi har under året genomför stickkontroller och genomfört en uppdatering av rutinen för ”Utbetalning av föreningsbidrag” för tydligare ansvarsfördelning och bättre efterlevnad. Rutinen ska följas upp enligt internkontrollplan som antas för 2013.

Bilaga

rutin 2013 ”Utbetalning av föreningsbidrag”

Ingela Jansson Ekonomihandläggare

2013-01-14 SID 1/2

KULTURFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11

TFN: 08-587 850 00 · FAX: 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Rutiner för hantering av utbetalning av föreningsbidrag

Ansökan om bidrag skall vara skriven på fastställd blankett och skall innehålla en realistisk ekonomisk och tidsmässig planering. Samma blankett skall användas för redovisning av bidraget.

När bidragsansökningar för kommande år inkommer till kulturförvaltningen ankomststämplas de av postöppnare och förs in på postlista av registrator.

Ansökningarna skall ha inkommit före den 15 november för att behandlas på kulturnämndens decembersammanträde. Det är också möjligt att ansöka om bidrag under resten av året, då behandlas ansökan på nästkommande

kulturnämndsmöte.

Bidragsansökningar och beslut förs upp på lista som uppdateras kontinuerligt av förvaltningsassistententen.

Kultursekreteraren bereder ansökningarna inför kulturnämndens sammanträden.

Kulturnämnden fattar beslut om en bidragsansökan skall beviljas eller avslås.

Kulturförvaltningen och bidragssökaren informeras om kulturnämndens beslut. Ett brev och en lista över beviljade /avslagna bidragsansökningar sammanställs av förvaltningsassistenten.

Utbetalning:

Ifylld fastställd redovisningsblankett tillsammans med vederbörliga

verifikationer och uppgifter om publikantal, bidrag från annan arrangör etc inkommer till kulturförvaltningen och ankomststämplas av postöppnare.

Kultursekreteraren granskar redovisningen och vid anmärkning kontaktas bidragsmottagaren. Bidrag beviljas som regel ej för andra kostnader än vad som uppgivits i kalkylen. Kultursekreteraren granskningsattesterar samt beslutsattesterar redovisningen och ger till ekonomihandläggaren som bokför utbetalningen i ekonomisystemet.

SID 2/2

KULTURFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11

TFN: 08-587 850 00 · FAX: 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

1. Garantibidrag till offentliga kulturprogram

Garantibidrag används till att täcka underskott i ett kulturarrangemangs budget.

Garantibidraget utbetalas först efter arrangemanget, dock ej senare är 6 veckor efter.

2. Bidrag till övriga kulturstödjande åtgärder

Föreningar kan också söka bidrag till speciella projekt (t ex dokumentation, arkivforskning, bokutgivning) eller för stöd till föreningens basverksamhet.

Bidraget utbetalas efter redovisning av hela projektet. Vid behov kan bidraget utbetalas i förskott.

DIARIENUMMER 2013-01-14 SID 1/2

CAROLA SÖDERMAN

ADMINISTRATIV SAMORDNARE 08-587 852 70

CAROLA.SODERMAN@VALLENTUNA.SE

KULTURSKOLAN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1

TFN: 08-587 852 70, 587 850 00 · FAX: 08-587 853 38

KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA/KULTURSKOLAN

KULTURSKOLAN

Tjänsteskrivelse

Intern kontroll, avrapportering av rutinen för biljettförsäljning

Ärendet i korthet

Omsättning: 10 584 kr varav extern biljettförsäljning 6 961 kr.

Under 2012 har Kulturskolan inte haft några utgifter för tekniker vid produktioner. Vi har av denna anledning inte tagit betalt för föreställningar för våra elever i

grundskolan.

Granskningens genomförande

Avstämning av biljettförsäljning, extern och intern görs efter varje föreställning då vi skickar faktura samt bokföringsorder till kunderna för biljettförsäljningen.

Internkontroll av biljettförsäljningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under 2012. En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial.

Granskningens utfall

Rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras.

Kulturevenemangens försäljning samt eventuella differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år.

Differens under år 2012: -9 416 kr Planerade åtgärder

Fakturering extern och internt av biljettförsäljning ska ske löpande eller enligt överenskommelse då försäljningsunderlag nått administratören på kulturskolan.

Ansvarig för biljettredovisningen är de som tagit emot biljettbokningen samt

administratören på Kulturskolan. Förvaltningsadministratören är intern kontrollant.

SID 2/2

KULTURSKOLAN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1

TFN: 08-587 852 70, 587 850 00 · FAX: 08-587 853 38

KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA/KULTURSKOLAN

KULTURSKOLAN

Pernilla Järveroth Margareta Krantz Sewerin

Kulturchef Kulturskolechef

VALLENTUNA

Ku ltu rnä m ndens a rbetsutskott

Sa m ma nträdesp rotokol ^I

20t3-07-29

6 (8)

5s

Uppföljning

av internkontrollplan

Arbetsutskottets förslag

till

Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd internkontroll zorz samt föreslagna åtgärder och överlämnar dem till kommunstyrelsen.

Ärendet i koÉhet

Uppföljningen avser

Bibliotekets rutin fiir redovisning av dagskassa, kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag och Kulturskolans rutin für entréavgifter

Ärendets tidigare behandling

Kulturnämnden ^g 8, 2or2-ot-24 Handlingar

1.

2.

3.

4.

S.

6.

7.

akten

Justerandes sign Justerandes sign

//6<ry

Utdragsbestyrkande