STOCKHOLMS UNIVERSITET Institutionen för mediestudier, JMK Medie- och kommunikationsvetenskap HT16 M Kand
Handledare: Jonas Jonsson
Anstalten Svartsjö
– säkerhetskommunikation, kommunikativa utmaningar och organisationsklimat av Sofia Stajic
Abstract
En studie av arbetsplatskommunikation på Svartsjöanstalten. Studien är genomförd med hjälp av en kvalitativ intervjustudie av intervjuer med sex stycken av de anställda, varav tre var chefer och tre kriminalvårdare och kontaktman.
Frågeställningarna för studien behandlar hur säkerhetskommunikationen ser ut, vilka kommunikativa utmaningar de upplever och hur organisationsklimatet enligt dem är. Resultatet visar att det finns en gemensam uppfattning om att säkerheten ligger i de föreskrivna rutiner, regler och lagar som omgärdar verksamheten, men att det gällande säkerhetskommunikationen är upprepade mötestillfällen som är essentiellt för säkerheten. Rutinerna går även över till nästa frågeställning, där bristen eller felaktigt utförande av rutiner är det som orsakar flest konflikter.
Dessa konflikter blir inte så enkelt lösta, eftersom klimatet – vilket är den tredje frågeställningen – tillåter inte fullt ut att de anställda talar med varandra med målet att lösa problemet. Det verkar föreligga en kulturellt betingad prestige som inte främjar varken säkerheten eller klimatet.
Innehållsförteckning
1 Inledning 4
1.1 Disposition 5
1.2 Syfte 5
1.3 Frågeställning 5
1.4 Avgränsning 5
1.5 Metod 6
1.6 Material 7
1.7 Urval 7
2 Anstalten Svartsjö 8
2.1 Verksamhetens uppdrag 8
2.2 Verksamhetens värdegrund 9
2.3 Medarbetarundersökning 2016 10
3 Teoretisk ram 10
3.1 Organisationsteoretiska perspektiv 11
3.2 Förändringar i organisationer 12
3.3 Organisationskultur 12
3.4 Organisationsklimat 13
3.5 Kommunikationstyper 14
3.6 Säkerhetskommunikation 16
4 Resultat 16
4.1 Säkerhetskommunikation 16
4.2 Kommunikativa utmaningar 18
4.3 Kultur och klimat 20
5 Slutsats 22
5.1 Säkerhetskommunikation 22
5.2 Kommunikativa utmaningar 22
5.3 Kultur och klimat 23
6 Avslutande diskussion 24
7 Käll- och litteraturförteckning 25
8 Bilaga 27
1. Inledning
Jag är uppvuxen i Svartsjö, en liten by cirka tre mil utanför Stockholm där det år 2010 bodde 120 personer (scb.se). Här ligger Svartsjö slott, som även var ett fängelse fram till 1960-talet. Byn huserar också två anstalter, Svartsjö- och Färingsöanstalten. Den förra är en öppen anstalt för män och den senare en sluten kvinnoanstalt. I denna by växte jag upp, och har rastat mina hundar i slottsparken och träffat på de intagna från Svartsjöanstalten som arbetat i parken. Jag har även arbetat i den nu nedlagda Konsumbutik som bland annat sålde varor till de intagna på Svartsjöanstalten, som användes i deras självförvaltning (matlagning och så vidare).
Inför arbetet med denna uppsats väcktes nyfikenheten kring vad som sker bakom anstaltens höga stängsel. Det är inte många i min närhet som stiftat någon närmare bekantskap från insidan med Kriminalvårdsmyndigheten, vad jag känner till. Bilden av vad en anstalt är och vad som försiggår blir emellanåt förmedlad via tidningar och TV. Intresset för denna verksamhet som varit så nära mig men ändå långt bort väcktes således när ämnet arbetsplatskommunikation var det aktuella för denna uppsats. Anstalten är en plats som torde skilja sig från många andra arbetsplatser, är min spontana tanke. Hur upplever kriminalvårdarna och de andra själva sin arbetsplats? Hur stor roll spelar kommunikationen för dem, och hur mycket inverkar den yttre formen för det kommunikativa innehållet? Detta är enbart ett par av de frågor som påverkade valet av ämne.
För omkring 30 år sedan började kommunikationsforskningen rikta sitt fokus till hur det fungerade på arbetsplatser, och hur personalen trivdes med sina arbeten till följd av eller på grund av kommunikation. Det är givetvis en relativt subjektiv fråga som kan vara svår att besvara med vetenskapliga studier. Vad som kan definieras är ett antal begrepp, inom vilka dessa subjektiva uppfattningar ryms. Begreppen är bland andra kultur och klimat, som är de faktorer som spelar in för hur en arbetsplats uppfattas av personal och besökare. Det kan givetvis finnas mängder med skäl till varför den enskilde anställda anser att dennes arbetsplats uppfattas på ett visst sätt.
Vilken som är den bästa metoden för att samla information gällande kommunikation, kultur och klimat är något som kan variera. I denna uppsats genomförs studien med en kvalitativ intervjumetod. Anledningen till att denna metod har valts är för att kunna analysera respondenternas svar och kunna förstå varför svaren ser ut som de gör. En kvantitativ analysmetod skulle också kunna fungera för ett syfte i en något annan tappning, kombinerat med exempelvis en komparativ studie.
1.1 Disposition
Uppsatsen som här presenteras har följande disposition: kapitel 1 med inledning följs av syftesformulering och frågeställningar. Därefter behandlas avgränsning och förklaring av begrepp.
Efter dessa presenterats i kapitel 2 Svartsjöanstalten med dess verksamhet och värdegrund. I kapitel 3 beskriv den teoretiska ram inom vilken denna uppsats författats, samt förklaringar till begrepp och perspektiv inom forskningsområdet. Kapitel 4 innehåller resultaten som framkommit i denna undersökning, som därefter följs av kapitel 5 med de slutsatser som dragit och i kapitel 6 presenteras den avslutande diskussionen. Slutligen finns käll- och litteraturförteckningen.
Uppsatsen avslutas med bilaga.
1.2 Syfte
Denna kandidatuppsats har som syfte att undersöka hur olika slags kommunikation på arbetsplatsen anstalten Svartsjö kommer till uttryck vad gäller säkerhet, kultur och klimat. Mer preciserat är det säkerhetskommunikation, vilka utmaningar i kommunikationen de möter i sitt dagliga arbete samt organisationens kultur och klimat. Detta görs för att konkretisera arbetsplatskommunikation till den kontext en verksamhet som en anstalt verkar i. De flesta studier har gjorts på kommersiella, vinstdrivande organisationer men eftersom kommunikation är bärande i alla verksamheter känns det viktigt att belysa vikten av kommunikation i en statlig myndighet.
1.3 Frågeställning
För undersökningen har följande frågeställningar utformats:
1. Hur bearbetas de lagliga föreskrifter som finns gällande säkerheten i den dagliga kommunikationen?
2. Vilka utmaningar existerar i kommunikationen?
3. Hur uppfattar de anställda kulturen och klimatet på sin arbetsplats?
1.4 Avgränsning
Det är inte helt okomplicerat att undersöka enskilda perspektiv inom kommunikation, både som en del eller helhet, eftersom varje kommunikationssituation är sammanlänkad med flera påverkande faktorer. Denna uppsats kommer inte att avhandla ledarskap som påverkande av organisationskultur och -klimat. Vidare kommer inte heller personalens egna definitioner av ett gott klimat att tas med i undersökningen, eftersom det inte är det huvudsakliga syftet. Det är även i princip omöjligt att dra generella slutsatser utifrån intervjuer med ett mindre antal personer, som i denna undersökning.
1.5 Metod
Den kvalitativa intervjustudien är en metod som tillämpas genom att på nära håll lyfta fram och tolka ett innehåll för att kunna dra slutsatser om varför ett fenomen eller agerande ser ut på det sätt det gör. För denna undersökning har en kvalitativ intervjustudie valts och tillämpas med samtalsintervjuer med utvalda personer inom organisationen. Precis som det sägs av Mats Ekström och Larsåke Larsson i Metoder i kommunikationsvetenskap (2010), kan det vara svårt att genomföra en vetenskaplig tolkning och analys baserat på iakttagna fenomen. Tolkningen av fenomen och betydelser får en subjektiv färgning.
Intervjuerna för denna undersökning analyseras med utgångspunkt i Steinar Kvales (1997) metod för analys av intervjuer. Den huvudsakliga metoden blir en så kallad ad-hoc-metod, där flera olika analysmetoder tillsammans bildar en helhet för att tolka intervjuerna och ge ett resultat. De varianter som nämns i Den kvalitativa forskningsintervjun (1997) av Kvale är dessa följande 13 stycken:
1. Se mönster och teman 2. Se rimligheten
3. Ställa samman 4. Skapa metaforer 5. Räkna
6. Skapa kontraster/jämföra 7. Åtskiljande variabler
8. Underordna enskildheter under det allmänna 9. Uppdela i faktorer
10. Konstatera relationer mellan variabler 11. Hitta mellanliggande variabler
12. Bygga en logisk kedja av bevis
13. Skapa ett begreppsligt/teoretiskt sammanhang (Miles & Hubermann 1994, i: Kvale 1997:84)
Dessa punkter kommer inte att följas på så vis att resultatet presenteras som en genomgående, liknande lista. Ad-hoc-metoden innebär att fenomen belyses utifrån vad den insamlade datan påvisar. Första och sista punkterna är de som utgör analysens fundament och ram. Därefter sammanställs datan med hjälp av de övriga punkterna.
För intervjuerna har en semi-strukturerad intervjuteknik använts. Intervjuerna utgår från de inledande frågeställningarna och behandlar följande ämnesområden:
• Säkerhetskommunikation
• Utmaningar i kommunikationen och konflikter
• Organisationsklimat och dynamiken i arbetsgruppen
Intervjuformatet är således relativt fritt med dessa ämnen som centrala utgångspunkter. Följdfrågor ställs som kompletterande till dessa områden som kan ge ytterligare perspektiv till det som sägs.
Avsikten är att fråga även om förändringar i organisationen och hur de kommuniceras, vilket tas upp i Heide m. fl. (kap. 8, 2014). Detta är relevant med tanke på att inställningen till förändringar kan säga en del om kulturen och klimatet på arbetsplatsen, likväl som de kommunikativa utmaningarna kan observeras vid förändringar i organisationen.
Tillsammans med en komparativ studie utförd med fler anstalter av antingen samma säkerhetsklass eller högre, skulle andra eventuellt mer nyanserade slutsatser kunna dras. Detta gäller även om undersökningen utförts med exempelvis en kvantitativ enkätstudie kombinerat med intervjuer med fokusgrupper. Även en etnografisk studie med möjligheter att iaktta verksamhetens dagliga skeenden skulle ge mycket fruktbar data. Det finns alltså många möjliga tillvägagångssätt för denna typ av organisation som valts för denna studie, och den kvalitativa intervjustudien är endast ett av fler bra val.
Ett problem gällande intervjuer vid enbart ett tillfälle är att de intervjuade möjligen inte upplever den tilltro som krävs för att delge sådant de eventuellt verkligen anser eller dylikt. Det är även som ovan nämnt att generella slutsatser inte kan dras baserat på ett lägre antal intervjuer. Jag har försökt att hålla mig neutral till denna arbetsplats. Jag har ingen relation till personalen som sträcker sig utöver den jag stiftat vid dessa intervjutillfällen. Transkriberingen av materialet (transkriptioner finns tillgängliga) är återgivet så exakt som möjligt.
1.6 Material
För denna undersökning har arbetsplatsen anstalten Svartsjö valts, där intervjuer med de anställda utgör materialet. Totalt sex personer ingår i studien. Intervjuerna genomfördes den 6 respektive 8 december 2016. Materialet utgörs av cirka 30 minuters inspelade intervjuer per person. Materialet har valts med hänsyn till metoden, där den kvalitativa intervjustudien kräver djupgående samtal om ämnet. Om möjligt skulle dessa intervjuer kunnat upprepas vid ett flertal tillfällen för att uppnå ett större djup i undersökningen.
1.7 Urval
Urvalet i denna undersökning har styrts av ämnet, vilket är det brukliga (Ekström & Larsson
2010:55). Personerna som ingår i studien är utvalda för att de alla arbetar på den aktuella arbetsplatsen. Det är ett kombinerat stratifierat- respektive variationsurval. Det stratifierade urvalet baseras på rollerna de anställda har inom organisationen. Totalt sex personer har intervjuats för denna undersökning, varav tre av dem innehar en chefsposition och tre innehar rollerna som kriminalvårdare respektive kontaktperson, där två är kriminalvårdare och en är kontaktperson.
Anledningen till variationsutvalet är för att få en bild av hur de två olika sidorna ser på rollen av kommunikation utifrån sina perspektiv inom verksamheten.
Urvalet är även baserat på en på förhand utsänd förfrågan, varav dessa sex personer ville ställa upp. De intervjuade är anonyma i denna undersökning, vilket har att göra med den eventuellt känsliga natur som ämnen gällande säkerhet, kommunikativa utmaningar, kultur och klimat kan utgöra. Personerna benämns med sin yrkesroll för att tydliggöra ur vilket perspektiv de talar utifrån, och deras namn eller kön anses inte relevant för undersökningen. Däremot kan det vid relevant tillfälle nämnas hur länge de arbetat på denna arbetsplats eller andra fakta som är intressant för framställningen.
2 Anstalten Svartsjö
Anstalten Svartsjö är belägen på Färingsö i Ekerö kommun utanför Stockholm. Det är en klass 3- anstalt, vilket innebär att det är en öppen anstalt utan direkta rymningshinder, bortsett från ett högt staket som omgärdar de olika avdelningarna för de intagna samt administrationsbyggnaden (kriminalvarden.se). De intagna sysselsätts både innanför och utanför det inhägnade området.
Anstalten har plats för totalt 50 stycken intagna och antalet anställda på anstalten Svartsjö är i november 2016 cirka 30 stycken, varav två chefspositioner vilka är anstaltschef (1 person), kriminalvårdsinspektör (4 personer).
Anstalten Svartsjö ingår tillsammans med anstalten Färingsö i samma verksamhet.
Färingsöanstalten är en sluten anstalt för kvinnor, vilket gör att deras rutiner ser något annorlunda ut än vad det gör för en öppen anstalt. Anledningen till att den nämns här är dels för att de två anstalterna som ovan nämnts ingår i samma verksamhetsområde, men även för att den under intervjuerna nämns av flertalet personer samt att cheferna har delat ansvar mellan Svartsjö- och Färingsöanstalten. När denna uppsats skrivs hösten 2016 befinner sig verksamheten i en omorganisation. Denna omorganisation innebär att ett större antal personer har rekryterats till verksamheten, samt en del omflyttning av personal.
2.1 Verksamhetens uppdrag
Kriminalvården är en statlig myndighet som agerar på uppdrag av regeringen. Kriminalvården har
sitt huvudkontor i Norrköping. Myndigheten ansvarar för häkten, fängelser och frivård (kriminalvarden.se) i Sverige. Det huvudsakliga uppdraget Kriminalvården har är att verkställa straff samt motverka återfall i brott. Kriminalvårdens regelverk utgörs av interna och externa så kallade styrdokument. De externa dokumenten innefattar dels vad regeringen slår fast för verksamheten, myndighetsförordningen som anger hur Kriminalvården ledning ska vara sammansatt, vad ledningens ansvar är samt vilket myndighetens ansvar är. I regleringsbrevet fastställs från regeringen årligen Kriminalvårdens anslag och vilka mål som ska uppnås (kriminalvarden.se). Det externa dokumentet är en arbetsordning i vilket Kriminalvården själva utformar sin organisation med former och föreskrifter. Det kommer inte här att vidare presenteras vad de olika dokumenten, regleringarna och föreskrifterna innehåller eftersom det inte är målet med uppsatsen. All information finns tillgänglig för den intresserade på Kriminalvårdens hemsida, www.kriminalvarden.se.
2.2 Verksamhetens värdegrund
Kriminalvården har arbetat fram en tydlig värdegrund som går att läsa på både deras hemsida och i informationsblad de tillhandahåller till personal. Värdegrunden lyder enligt följande sex stycken principer:
• Demokrati som enligt regeringsformen slår fast att all offentlig makt utgår från folket
• Legalitet som innebär att den offentliga makten lyder under lagarna
• Objektivitet, saklighet och likabehandling
• Fri åsiktsbildning
• Respekt för alla människors lika värde samt
• Effektivitet och service
Utöver värdegrunden så har även ett antal nyckelord tagits fram som ytterligare definierar Kriminalvårdens arbetssätt:
• Klientnära – personligt men inte privat
• Professionellt – kunskap och tydliga värderingar
• Rättssäkert – korrekt och förutsägbart
• Pålitligt – samhällsskydd och säkerhet (kriminalvården.se)
2.3 Medarbetarundersökning 2016
På uppdrag av Kriminalvården har företaget CMA Research gjort en medarbetarundersökning. För denna uppsats har det tagits del av resultaten för Stockholm väst. Denna undersökning ligger inte till grund för någon större del i denna uppsats, men undersökningen är nyligen genomförd och resultaten kan vara av intresse för att jämföra mot de resultat som framgår av denna uppsats undersökning. Det skall dock understrykas att Kriminalvårdens medarbetarundersökning är en kvantitativ enkätstudie, vilket skiljer sig från metoden i denna uppsats undersökning.
Medarbetarundersökningen tar upp ämnesområden som kan kopplas till ett så kallat MMI, vilket är Motiverad Medarbetar Index. Detta index visar på hur motiverade och nöjda medarbetarna är i sitt arbete. Störst påverkan på indexet bedöms vara utveckling och klimat. Många fler områden än vad som är med i denna undersökning har tagits upp, till exempel löner, utvecklingssamtal och arbetsplatsens uppdrag. Här presenteras i korthet de resultat i undersökningen som berör de ämnen som är aktuella för denna uppsats undersökning. Det är för det första arbetssätt. I denna uppsats benämns arbetssättet istället som säkerhetskommunikation. I Kriminalvårdens egna undersökning inkluderas fler aspekter gällande arbetssätt (känner sig respekterad av medarbetare, effektivitet, nytänkande och utvecklande av verksamheten.
På frågan om huruvida medarbetarna anser att det finns rutiner och arbetssätt som gör att de arbetar på ett säkert sätt svarar strax över hälften (55.7%) av respondenterna att de instämmer.
Det andra området är utveckling och klimat. Denna del tar upp huruvida man anser sig kunna framföra kritik utan att få negativa konsekvenser av det, att man får utvecklas i sitt arbete, hur ofta man upplever att stress påverkar en negativt och hur sannolikt det är att man kommer att arbeta kvar inom Kriminalvården om 24 månader. Generellt för denna del i undersökningen är att de positiva omdömena ligger strax över hälften, även här.
Det har inte varit möjligt att ta del av något specifikt resultat för Svartsjöanstalten, vilket hade varit av än större intresse.
3 Teoretisk ram
Synen på kommunikation inom arbetslivet var till en början att det var en enkelriktad kanal, där chefen ledde sina arbetare. Fokus var en strukturell kommunikation med produktion som enda mål (Heide, Johansson & Simonsson 2012). I samband med upptäckter inom psykologin under 1920- talet gällande mottagande och tolkning började man undersöka hur mottagare bearbetar och tolkar budskap som sänds ut. I motsats till vad som tidigare antagits visade det sig att människor inte alltid
tar emot budskap på samma vis som de var tänkta av avsändaren. Under 1980-talet växte även perspektiven på ledarskap inom arbetslivet. Chefernas uppgift gick från att enbart leda arbetet till att ansvara för mål, visioner och motivationen på en arbetsplats (Heide m. fl. 2014:15). Även om kommunikation har fått en större plats inom både forskning och arbetslivet så har den förblivit något underställd det som kan anses som viktigare prioriteringar; ekonomi, juridik, personalfrågor och produktion. Det finns däremot belägg för att en väl fungerande kommunikation, både internt och externt, ökar lönsamheten för vinstdrivande såväl som icke-vinstdrivande företag (Heide m. fl.
2014:19).
Charles W. Redding kan betraktas som en av grundarna till forskningen om organisationskommunikation. Det han gjorde var att koppla ihop kommunikationsteoretiska begrepp och organisationsstudier. Detta föranledde en övergång från kommunikation som överföring till kommunikation som kräver mottagaranpassning och en tydligare dialog. Charlotte Simonsson kom i sin avhandling Den kommunikativa utmaningen: en studie av kommunikationen mellan chef och medarbetare i en modern organisation (2002) fram till att både chefer och medarbetare är av den uppfattningen att kommunikation är mycket viktigt, men att de trots denna uppfattning tenderar att försumma de kommunikativa aspekterna av sina roller.
3.1 Organisationsteoretiska perspektiv
Det har utarbetats ett antal olika typer av system för studier av organisationers uppbyggnad och struktur. Dels fokuseras det system som en organisation bygger på, dels på funktionen i den. Det kan dels delas upp i fyra riktningar, vilka sammanfattats av Lindkvist, Bakka och Fivelsdal (2014):
• Scientific Management – går ut på planering, rationalisering och standardisering inom organisationen. Frederick W. Taylor utvecklade denna teori med bakgrund i järn- och metallindustrin i USA i början av 1900-talet. Teorin – Taylorismen – hade fokus på maximal effekt, och banade väg för företagsekonomiska studier och fokus på arbetsprocessen.
• Human Relations – Ovan nämnda teori fick sedermera sin reaktion. Förhållandena för arbetarna hade försämrats och arbetstiderna blivit långa. Detta skapade en protestvåg som fick stöd av psykologiforskare som studerade hur det mänskliga psyket hanterar arbetet.
Elton Mayo var den främste inom denna teori. Industripsykologi blev ett ämne på Harvard universitet. Man insåg att det krävdes mer än utarbetade regler och standarder för att den ekonomiska lönsamheten skulle öka; arbetarna behövde trivas, känna gruppgemenskap och bekräftelse. Således växte human relations fram.
• Administrationsteori – Något som saknades vid både scientific management och human relations var det administrativa fokuset. Henri Fayol var grundaren av denna teori, hans bok Industriell och allmän administration definierar administrationen och vikten av den i en organisation.
• Den sociologiska byråkratiteorin – Denna teori grundades av Max Weber och kan sägas bygger på de övriga teorierna. Weber studerade maktsystem, med fokus på byråkrati som innebär maktutövning och som också blir accepterad och därmed en auktoritet. Denna forskning har även lagt grund till den institutionella forskning som vi har idag.
Så, till en början dominerade den traditionella forskningen som hade ledningen i fokus. Det tog fram till 1980-talet innan fokuset byttes ut till att inkludera medarbetarna och kommunikationen mellan ledare/chefer och deras medarbetare (Heide m. fl. 2014).
3.2 Förändringar i organisationer
En stor del av forskningen gällande kommunikation i organisationer avser förändringar i organisationen, och hur dessa kommuniceras från ledningen till medarbetare. Det är ett område som kan betraktas som känsligt, och kan påverka organisationens kultur och klimat. Det finns givetvis fördelar – förändringar i organisationer benämns i Heide m. fl. (2014) som nödvändiga för att anpassa sig till nya förhållanden både internt och externt. Vidare beskriver de att nya medarbetare sätter sin prägel på mål, organisation och arbetssätt (Heide m. fl. 2014:181). Det går emellertid inte att bortse ifrån att människor oftast reagerar på förändringar, med glädje såväl som ilska. Det är inte alltid att reaktionen kan kopplas till ett motstånd till själva förändringen utan det handlar om sättet på vilket den genomförs (Cornelissen 2014:232). Förändringar kräver kommunikation från ledare till medarbetare, ett ansvar som inte alltid tas på så stort allvar som det hade kunnat krävas. Ofta känner sig medarbetarna förbisedda och kommunikation från chefer kan underlätta förändringarna, eller försvåra dem.
3.3 Organisationskultur
Det har definierats många gånger vad som ingår i begreppet organisationskultur. Gemensamt för dem alla är att de menar att kulturen är det som ”sitter i väggarna” (Larsson 2001:59). Det är enligt Larsson den samlade mentaliteten som formar arbetssättet på en arbetsplats där tidigare medarbetare, händelser och andra avgörande moment som definierar en särskild arbetsplats.
Ytterligare en definition ger L'Etang i Public Relations. Concepts, Practice and Critique (2008) med beskrivningen att organisationskulturen reproduceras ständigt i organisationsdiskursen, ritualer
och symboler samt att organisationskultur verkar både på en medveten och omedveten nivå.
Kulturen kan även ses som ett system inom vilket organisationens värderingar, idéer, betydelser och uppfattningar ryms. Det kan också ses som observerbara objekt och händelser, samverkansmönster eller överförda handlingsmönster (Heide m. fl. 2014:47). Det finns ytterligare definitioner av kultur, den kan vara ett innehåll och ett uttryck. Innehåll för de nätverk av betydelser, meningar och handlingsmodeller i kulturen, och uttryck för de handlingar och objekt och praxis inom vilket kulturens innehåll manifesteras (Bang, 1999 i: Heide m. fl. 2014:47).
Ett annat begrepp relaterat till kultur är subkulturer, som inte sällan skapas inom de flesta sociala grupperingar. Dessa subkulturer kan dels existera utan någon konflikt dem emellan, eller så kan de orsaka problematik. I förhållande till detta skall det lyftas fram att det finns olika perspektiv på kultur. Tre olika definitioner av dessa perspektiv är följande:
• Integrationsperspektivet – kulturen är en konsekvent beståndsdel, den överensstämmer med organisationsmedlemmarnas värderingar och antaganden. Medlemmarna har även samma uppfattning om organisationen. Detta är en ledarfokuserad kultur, vilket innebär att det är organisationens ledare som främst formar kulturen.
• Differentieringsperspektivet – i detta perspektiv är det istället kulturens inkonsekvens som betonas. Kulturens manifestationer och värderingar tas i uttryck på olika sätt och rör sig i olika riktningar. Medlemmarna har olika värderingar och uppfattning om organisationen.
• Fragmenteringsperspektivet – kulturens osammanhängande och motstridiga värderingar betonas, likväl som den ständiga omvandlingen av kulturen. Det är inte någon beständig kultur. (Heide m. fl. 2014:49).
Det har även hävdats att subkulturernas förmåga att kommunicera interpersonellt är avgörande för organisationens effektivitet. För att denna kommunikation ska fungera bör ett gemensamt språk utvecklas mellan de olika subkulturerna.
3.4 Organisationsklimat
Detta andra begrepp vilket man kan säga ingår i organisationskultur är organisationsklimat. Fokus ligger däremot sällan på organisationsklimat, de flesta forskningsfrågor rör kulturen. Klimatet är avgörande för hur man som anställd upplever organisationen, om det är så kallat ”högt i tak” och man kan uttrycka sig förhållandevis fritt, eller om det är en mer strikt ram för vad som sägs.
Klimatet är själva stämningen som känns både för anställda och besökare. Edgar H. Schein sammanfattar klimatet som:
”Climate is embedded in the physical look of the place, the emotionality exhibited by employees, the experiences of visitors or new employees upon entry, and in a myriad of other artefacts that are seen, heard, and felt. ... [I] define climate as a cultural artefact resulting from espoused values and shared tacit assumptions.”(Schein 1999)
Arbetsplatsens klimat kan upplevas olika för olika personer, eftersom det är något som bidras av de som befinner sig på plats. Klimat kan även variera från en byggnad till en annan, till och med från ett rum till ett annat. Därför kan detta område vara relativt svårdefinierat, eftersom det är ett sådant flyende begrepp. Jacquie L'Etang (2008) har ett mycket kort avsnitt där organisationsklimat behandlas. Hon, liksom i denna uppsats, refererar till Edgar H. Schein (L'Etang 2008:194). Vidare beskrivs klimat som en biprodukt till kultur. Detta påstående är delvis korrekt, men det skulle kunna sägas vara även tvärtom. Kulturen påverkar medlemmarnas handlingsmönster och uppfattning om organisationen och är svårare att förändra under en kortare tid. Organisationsklimatet har däremot en fördel i att vara flyktigare. Känslan en arbetsplats eller grupp med människor kan inge är trots allt så pass stark i vissa avseenden att det är omöjligt att ignorera den utan att det får konsekvenser för kulturen.
Klimatet får den underställda positionen till kulturen eftersom den är så pass svår att mäta, i varje fall i en forskningssituation. Dock är klimatet en faktor av en inte så obetydlig karaktär, vilket syns i citatet av Schein ovan. Det är oftast det första man som anställd eller besökare möts av i en organisation. Det är vad som skapar en uppfattning, ibland omedveten, om vilken sorts plats det är.
Kulturen är givetvis viktig i sammanhanget, men den kan med en relativ lätthet döljas från besökare, vilket ett klimat inte kan. De flesta människor har nog någon gång besökt en affär eller ett företag där de anställda verkar stressade, korthuggna och inte särskilt trevliga. Klimatet upplevs då som ganska pressat och till och med olustigt. I det läget spelar det inte någon större roll att den medvetet kommunicerade bilden av företaget är av en helt annan karaktär, för det man bär med sig är det självupplevda intrycket.
3.5 Kommunikationstyper
Kommunikation som begrepp går att definiera på ett antal sätt. Beroende på hur det definieras, förändras även utgångspunkten för hur man arbetar med kommunikationen. Den kan ses som ett sätt att överföra budskap, eller ett sätt att dela budskap (Heide m. fl. 2014:27). Överföringen av budskap blir en mer statisk tolkning, där mottagaren har väldigt lite att göra med själva budskapet. Det blir
en envägskommunikation som inte tar hänsyn till omkringliggande faktorer som kanal, utformning eller situation. En delning av budskap blir istället ett sätt att försöka engagera mottagaren att uppfatta ett budskap på samma vis som sändaren gör. Vid en delning av budskap måste sändaren anpassa budskapet vad gäller utformning, kanalval och tillfälle för att få mottagaren att vara öppen för det.
Det finns alltid ett mål med vad som uttrycks i olika kontext. Både privat och inom arbetslivet existerar olika kommunikationstyper för olika kommunikations- och innehållsmål. Det har formulerats ett antal kategorier för dessa olika slags innehåll. I Using Communication Theory (2008) tar Windahl, Signitzer och Olsen upp Thunbergs fyra funktioner inom kommunikation, tillsammans med den så kallade interaktionsspiralen, vilken förklaras nedan. Den första funktionen inom kommunikation är den expressiva. Den används för identitetsskapande för en enskild individ eller en grupp. Följer gör den sociala funktionen, vilken tjänar som en sammanbindande kommunikationstyp som gör att människor i grupp känner samhörighet. Den tredje funktionen är informationsfunktionen, vilket är som det låter: genom utbyte av information ökar kunskapen mellan människor. Den fjärde och sista funktionen utgörs av den kontrollaktiverande funktionen som verkar för att människor gemensamt agerar för att förbättra miljön och förhållanden för individer och grupper (Thunberg et al., ref i: Windahl et al. 2008:103f).
Interaktionsspiralen är som ovan nämnt ytterligare ett begrepp som tas upp i Using Communication Theory. Det syftar till den process där kommunikationsfunktionerna tillsammans bidrar till en ökning av något fenomen. Det kan vara en ökad känsla av identitet, samhörighet, kunskap och agerande vilket i sin tur leder till förändring eller förbättring (Windahl et al.
2009:104). Denna spiral är inte självklar i sin utformning, utan möter påfrestningar både underifrån och ovanifrån. Personer som ingår i en grupp, kan utmana interaktionsspiralen med bristande kommunikation, missförstånd och skilda åsikter vilket utgör en påfrestning för sammanhållningen och spiralen underifrån. Kommer det istället ovanifrån är det krafter som samhället eller organisationer som har sina egna mål och direktiv. Detta ställer krav på de människor som ingår i interaktionsspiralen, vilket gör att möjligheten till att agera fritt begränsas. Den tredje utmanaren för interaktionsspiralen kommer inifrån densamma. Byråkrati, professionalism och institutionalisering är faktorer som ökar vartefter spiralen ökar. Det blir således svårt att kommunicera med mindre att det blir tvunget till att hållas en mer formell ton ju större en organisation växer sig.
Dessa fyra teorier som utarbetats och utvecklats över tid ligger till grund för dagens organisationsteori. Utvecklingen av forskningen har även flera nivåer som utgår från individen till en global nivå (Lindkvist m.fl. 2014:29). På individnivå studeras psykiska processer och personlighetsdrag som gynnar samarbete, arbetsmotivation och kunskap. Kort sagt är det
personerna i en organisation som står i fokus.
Det finns flertalet perspektiv som används i forskningen i samband med organisationsteori.
Heide, Johansson & Simonsson (2014) tar upp tre olika perspektiv. Det första är det klassiska perspektivet, som kan sammanfattas som en form av post-positivism som under lång tid har utvecklats. Den kritiserar vetenskapsteorin och utgår från att verkligheten är mätbar, och att forskningsfrågorna gällande relationen mellan struktur och organisation är kvantitativt genomförda.
Det andra perspektivet som tas upp är det tolkande vilket är ett konstruktionistiskt perspektiv med centrala forskningsfrågor som rör organisationskultur och organisationsprocesser. Slutligen tas det kritiska perspektivet upp med kopplingen till Frankfurtskolan och den typ av kritisk teori som där utvecklades. De centrala forskningsfrågorna inom detta perspektiv är vilka röster som inte kommer fram, och hur diskurserna styr medarbetarnas förståelse för verkligheten.
3.6 Säkerhetskommunikation
Säkerhetskommunikation är ett begrepp som i denna uppsats används för att beskriva den typ av kommunikation en arbetsplats som Svartsjöanstalten kan tänkas använda sig av för att befästa och bekräfta de säkerhetsåtgärder och rutiner som ska följas. Det skulle kunna sägas vara en blandning av tre av de ovan nämnda begrepp Windahl m.fl. (2008) presenterar. Säkerhetskommunikationen tjänar dels den kontrollaktiverande funktionen, dels den informativa och slutligen den sociala funktionen. Den sistnämnda kan te sig något oväntad i sammanhanget, men eftersom säkerheten kan tänkas öka om medarbetarna tillsammans kan identifiera sig som en enad grupp, fyller den en funktion.
Säkerhetskommunikationen är all kommunikation som berör fastställda rutiner, möjliga oönskade situationer som kan uppstå och upprepningar av det som tidigare skett och som man dragit lärdom av. Den ingår således på ett vis i organisationens kultur, eftersom tidigare händelser kan fungera som ett slags prejudikat för framtida bestämmelser gällande säkerhet och rutiner.
4 Resultat
4.1 Säkerhetskommunikation
Frågan om säkerheten på anstalten ställdes under samma förutsättningar till alla de intervjuade. Den ställdes på följande vis: hur kommunicerar ni om säkerheten? Svaret på frågan skiljde sig mellan olika personer, vilket kan kopplas till arbetssituation och arbetsuppgifter. Kriminalvårdsinspektören med ansvar för sysselsättningen för de intagna svarade med följande ord:
”Innan du får köra en maskin så måste du få en genomgång av maskinen […] Om det är på snickeriet så måste du fylla i ett visst papper för att kunna få köra den nästa gång, och skriva under att du har förstått allting och gått igenom alla säkerhetsrutiner”
När det gäller sysselsättningen har Svartsjö bland annat ett snickeri, ett jordbruk och uppfödning och skötsel av nötkreatur. I det dagliga arbetet krävs således att ett antal maskiner används av de intagna, såsom traktorer, sågar och dylikt. För att det ska bli så säkert som möjligt krävs utbildning av de intagna och att de tar del av och signerar ett avtal som styrker att de har tagit del av säkerhetsinformation för den aktuella maskinen. Här föreligger alltså säkerheten ligga på de maskiner som dagligen används, medan en annan chef som ansvarar för personalen på både Svartsjö och Färingsö svarade utifrån de regler och föreskrifter som måste följas för att kunna utföra arbetet på ett säkert sätt för de anställda och de intagna:
”Sen så har vi då våra arbetssätt, där vi har instruktioner […] på de flesta av våra enskilda arbetsmoment i varje fall, hur vi utför dem på ett säkert sätt. Det kan vara allt från saker som kan verka självklara: du ska inte sätta på fotfängsel på en intagen framifrån, för då kan du få ett knä i huvudet. Inget konstigt, men det finns en instruktion för det ändå. […] de här instruktionerna ska vi följa i alla avseenden, alltid.”
De som arbetar i tillsynsgruppen – vilka är de som sköter den dagliga kontakten med de intagna vad gäller upplåsning, väckning, svara på frågor och önskemål, kontrollräkning av de intagna och inlåsning på kvällen – har en annan syn på vad som är säkerhet. För dem är kommunikationen mellan medarbetarna av största vikt eftersom det är avgörande att de har en gemensam kommunikation utåt mot de intagna. Skiljer det sig i de till de intagna kommunicerade regler och beslut kan det leda till konflikter. Det nämns av en av medarbetarna i tillsynsgruppen att detta inte fungerar hundraprocentigt:
”[...] man kan lära sig olika saker från olika personer. Och sen har man en slutsats själv som man kan besluta, ja du kan göra på det sättet som det ska vara. Fast kanske det blir bättre om vi gör som alla, som vi brukar göra, som står i våra föreskrifter och fängelselagen[...]”
Gemensamt för alla intervjuade är uppfattningen om att säkerheten förstärks genom vidmakthållande av rutiner. Dessa rutiner existerar i olika form för de olika avdelningarna. Den till
synes viktigaste rutinen för säkerheten för alla avdelningar är möten. Varje dag har tillsynsgruppen två möten angående det dagliga arbetet, ett på morgonen och ett på eftermiddagen. Vid dessa möten tar de upp de aktuella händelserna för dagen, vad som har hänt och skall komma att ske.
Upprepningarna av dessa möten fungerar som både en social och en expressiv funktion, likväl som den kontrollaktiverande samt informativa funktionen. Mötena ska ha en relativt fri form, och syftet är att alla ska vara upplysta om vad som sker på arbetsplatsen.
Enligt en av cheferna var den största nyckeln till en säker arbetsplats rätt person på rätt plats.
Detta uttalades inte av någon annan intervjuad. Det måste inte nödvändigtvis ha att göra med det korrekta i påståendet, utan visar eventuellt på att de övriga har en annan syn på vad som räknas till säkerheten.
Säkerhetskommunikationen kan sammanfattningsvis beskrivas som att det existerar en tilltro till rutiner, vilket sammanfaller med myndighetens utarbetade plan för arbetssätt. Svårigheten när det gäller säkerhetskommunikationen på ett kommunikativt plan ligger i att ena medarbetarna i sättet på vilket rutinerna utförs.
4.2 Kommunikativa utmaningar på anstalten
Den fråga som var utgångspunkten för denna kategori var ställd utifrån ett konfliktperspektiv.
Frågan var: Har du upplevt konflikter här? Det är givetvis så att alla konflikter inte uppstår ur en kommunikativ brist utan kan bero på många andra saker. Därför ställdes följdfrågor som preciserade att det var kommunikativa konflikter som var aktuella i denna intervju. I denna kategori var svaren relativt lika jämfört med de tidigare svaren gällande säkerhetskommunikationen. Det verkade som att de sex intervjuade personerna hade samma uppfattning om vad det var som orsakade konflikter, vilket var bristande rutiner och anmärkningar på arbetssätt:
”[...] att den ena tycker inte riktigt att den andra gör vad den borde göra, eller tar ansvar som den borde göra utan att man någonstans lämpar över det här på någon annan. Och där uppstår konflikten.”
Detta kan visa sig som att en medarbetare uppmärksammar att en annan inte har utfört en arbetsuppgift på korrekt vis eller har givit fel information till en intagen. Där kan det således uppstå en konflikt, vilket inte så enkelt kan lösas med hänvisning till föreskrifter och regler gällande arbetssätt och rutiner. När det råder tveksamheter eller ifrågasättanden av arbetssätt blir det en tolkningsfråga istället för en etablerad rutin gällande arbetssätt. Detta kan dels bero på de olika grupperingar av anställda, som mellan de som varit anställda längre och de nyare. Det kan också
variera inom grupperna, beroende på hur olika individer tolkat en regel eller dylikt.
De kommunikativa utmaningarna som existerar i denna grupp ter sig som ovan nämnt härstamma från subgrupper som bildats mellan de längre anställda och de nyare. Subgrupper och -kultur tas upp i kommande avsnitt gällande organisationskultur samt -klimat. Bland medarbetarna finns personer som arbetat inom Kriminalvården och på Svartsjöanstalten över tjugo år, likväl som det finns de som arbetat i två månader. Gemensamt för alla intervjuade är intrycket av att introduktionen till ett arbete inom Kriminalvården är mycket grundlig och av god kvalitet. Går man då tillbaka till att konflikterna uppstår i kommunikationen, och bristerna i den, gällande hur rutiner ska utföras framgår det att trots utbildning, information och dagliga möten existerar det olika uppfattning om hur arbetet ska utföras. Den grupp av medarbetare som tillsammans arbetat längst har sin uppfattning om arbetssätt, medan de relativt nya har utbildningen i färskare minne.
Vid intervjutillfällena uttrycktes det en svårighet i att hävda sin rätt i arbetssätt mot de som arbetat längre:
”[...] vissa tycker att de blir överkörda liksom för att de har jobbat många år och de kan inte ta till sig den här kritiken eller om man säger att jag tycker att det här går mot rutinerna […] då kanske de säger att nej du är ny du ska inte säga till oss vad som gäller.”
Detta är även en organisationskulturell fråga, men som ingår i utmaningarna arbetsplatsen utsätts för. Utmaningen ligger i för de nyanställda att genom kommunikation med de äldre kunna uttrycka sin åsikt vad gäller rutiner. När de således blir avfärdade med att de inte har rätt att tillrättavisa en äldre medarbetare så uppstår en typ av konflikt medarbetarna emellan.
I varje intervju ställdes följdfrågan vad de gör för att häva eller undvika en konflikt och där skilde sig svaren åt, denna gång kan det bero på vad för slags personlighetstyp de har. En del ansåg det bäst att istället för att lösa problemet direkt med vederbörande medarbetare är lösningen lättare åtkomlig med hjälp av den gemensamma chefen. Andra hävdade att direkt kommunikation är det bästa sättet. Ytterligare en annan ansåg inte att det fanns några egentliga konflikter utan finns det regelverk är det vad de ska gå efter, konflikter är inte aktuellt.
En typ av konflikt som även den existerar på denna arbetsplats är den mellan medarbetare och chefer. Förändringar tas ibland emot med viss tveksamhet, vilket bekräftades av flertalet av de intervjuade. Som tidigare nämnt är förändringar alltid en utmaning, oavsett hur den tas emot. För den initierande parten är det av vikt att underlätta övergången från det gamla till det nya.
Meddelandet om budskapet ska nås fram, med det mål som också söks. Svårigheten på Svartsjöanstalten kan ligga i att förmedla det nödvändiga i en förändring. Om det har fungerat som
det tidigare varit, verkar det inte finnas entusiasm hos medarbetarna att förändra detta.
4.3 Kultur och klimat
Dessa områden är de som kan te sig mest svårdefinierade. Kring detta ämne ställdes inte en rak fråga, utan frågor som kan kopplas till uppfattningar om kultur och klimat, det är ofta något som framkommer genom kopplingar till en specifik kontext. Därför har frågor ställts som rör öppenheten på möten, hur lätt det är att komma med förslag på förändringar eller kritik, vilka andra aktiviteter och samtal som förs på arbetsplatsen. Det är för möjligheten att skapa en uppfattning om hur de anser att klimatet är. En fråga som ställdes i varierande form till alla var om de kunde återge vad de upplevde när de först började arbeta på Svartsjöanstalten.
Av de intervjuade har alla svarat att de upplever att det är en trevlig stämning, men att det ändå föreligger någon typ av spänning. Konkret sett är det alltså så att möjligheten att prata om annat än arbete finns, både spontant under arbetsdagen men även vid möten som sker löpande under dagen. Däremot framgick det att vid den månatliga arbetsplatsträffen, APT, efterfrågas av en av cheferna ett engagemang från medarbetarna, medan de gav uttryck för att dessa träffar följer en relativt strikt dagordning. Dessutom uttrycktes det även att det förelåg en viss tveksamhet eller ointresse för att som medarbetare vara ordförande eller föra protokoll. Denna roll faller istället på chefen. Klimatet verkar tillåta att man som anställd uttrycker sin åsikt angående arbetet eller rutiner, men verksamhetens uppbyggnad gör det inte möjligt att påverka bestämmelser och regler i någon vidare utsträckning.
Organisationskulturen nämns också vid flera tillfällen självmant av flera av de intervjuade vilket kan kopplas till de subgrupper som existerar, det vill säga de äldre och de yngre.
” […] vissa kan vara såhär att de törs inte gå till chefen […] om en person inte jobbar, de (kollegorna) går bakom ryggen på honom. Prata om, inte prata med. Och det tycker jag är den kultur som finns bland kollegorna.”
De som varit anställda längre anses ha sin syn på kulturen och sägs vilja upprepa den genom att benämna saker som att det alltid brukar genomföras på ett visst sätt. Detta kan vara en bidragande del till de spänningar som föreligger. En av cheferna hävdar att det inte enbart är någonting negativt med dessa subgrupper, utan det kan även stärka de kollegiala banden med anställda som kan verksamheten och arbetsuppgifterna mycket väl. Ytterligare en av cheferna, som även själv varit anställd i över 20 år vittnar om att kulturen upplevs som bra, och nämner också att nya rutiner med hänsyn till klimatet har införts på dennes uppmaning. Rutinen ifråga är att de i arbetsgruppen
numera äter lunch tillsammans, även om de utför sina arbetsuppgifter på skilda platser. Detta är implementerat för att stärka gemenskapen och utveckla relationen mellan medarbetarna. Den nya rutinen togs däremot emot med en något varierad entusiasm från medarbetarna, och skälet till detta uppgavs vara just förändringen i det dagliga arbetet.
Att komma in som ny i arbetsgruppen upplevs olika för de olika respondenterna. Majoriteten av dem upplevde det som lätt att komma in i arbetsgruppen. Detta skulle kunna kopplas till att det föreligger en något högre omsättning av personal, främst i tillsynsgruppen. Det är även en skillnad som återfinns i personliga drag och förutsättningar. Dock kan omsättningen antas underlätta för introduktion i arbetsgruppen då det upprepats ett flertal gånger. Det fanns dock de som hävdade att de upplevde det som svårt att komma in i gruppen. Anledningen till det var den starka gemenskap som råder, och den kan vara svårgenomtränglig. Återigen kan det kopplas till personlighetstyp och ingenting generellt för verksamheten.
Den starka gemenskapen som existerar bland dem som varit anställda under en längre tid är ett ämne som berörs av nästan alla av de intervjuade. Gruppgemenskapen upplevs som positiv och någonting som underlättar det dagliga arbetet.
”[...] för att jobba på en anstalt så måste man nästan ha det här familjära […] du jobbar så tight ihop och det händer så mycket så att du måste känna att att du backas upp av dina kollegor […]”
Det kan dock även försvåra arbetet, vilket skulle kunna få konsekvenser för exempelvis säkerhetskommunikationen. Om gemenskapen växer sig så pass stark kan det försvåra för möjligheten att korrigera felaktigt beteende. Det i sin tur kan leda till en negativ spiral där det standardiserade arbetssättet frångås och utrymme för egna tolkningar bildas.
Verksamhetens värdegrund är en av de centrala utgångspunkter som man inom Kriminalvården arbetar efter. Alla de intervjuade säger sig känna till Kriminalvårdens värdegrund väl. De anser också att den efterlevs på ett tillfredsställande sätt och att även om man inte talar om den på daglig basis, ligger den genomgående till grund för beslut och beteende.
5 Slutsats
Syftet med denna uppsats har varit att undersöka hur de anställda på Anstalten Svartsjö kommunicerar med varandra gällande säkerheten i arbetet, vilka kommunikativa utmaningar de möter samt hur verksamhetens kultur och klimat upplevs av de anställda. Nedan följer en sammanfattning för respektive frågeställning.
5.1 Säkerhetskommunikation
Säkerheten för både personal och intagna på Svartsjöanstalten är genomgående i hela verksamheten.
Även om det är en så kallad öppen anstalt är det av yttersta vikt att rutiner, instruktioner, föreskrifter, regler och lagar följs. Förekommer det avvikelser kan det resultera i en ytterst osäker miljö för alla på anstalten. Just för att den är en öppen anstalt krävs det mycket av personalen för att bibehålla gränser och att verka för att de föreskrivna arbetssätten bibehålls.
Säkerheten upprätthålls genom olika nivåer av kommunikation. Det är dels den skrivna kommunikationen som via e-post mellan medarbetarna, formulär för maskinanvändning och övriga skrivelser bekräftar de formella regler som existerar inom verksamheten. Dels är det den talade kommunikationen där man både talar om de regler och arbetssätt som måste följas, och den aktiva, dagliga kommunikation kring arbetet som hela tiden används för att sprida information och kunskap. Säkerhetskommunikationen ligger även i en social funktion som i förlängningen ökar säkerheten. Den sociala funktionen uppnår man på möten och arbetsplatsträffar, och den bidrar till säkerheten eftersom gemenskapen stärks och så även känslan av att man är en enad grupp.
En möjlig förbättring av säkerheten skulle kunna vara att ledningen lägger fokus på instruktioner det praktiska genomförandet av olika arbetsuppgifter. Finns det instruktioner ska det i denna kontext finnas så lite utrymme till tolkning som möjligt. På så vis kan säkerheten förstärkas, liksom förbättring av de övriga områdena som undersökts i denna uppsats.
5.2 Kommunikativa utmaningar
Enligt de svar som framkommit vid dessa intervjuer står det tydligt att det finns en kollektiv uppfattning om vad organisationen har för utmaningar internt. Det blir svårt att avgöra vad som är individens åsikter och vad som är färgat av ledningens och de övriga medarbetarnas uppfattning kring de olika ämnena.
Det som lyfts fram vid i princip alla områden är vikten av rutiner. Rutinerna är viktig för upprätthållandet av säkerheten för de anställda och de intagna. Brister i rutiner får konsekvenser för
ovan nämnda säkerhet, men det är också orsaken till de konflikter som kan uppstå i det dagliga arbetet. Konflikterna blir inte lika lätta att lösa som man kunnat tro när det finns ett stort nät av lagar och regler kring verksamheten, utan det organisatoriska klimatet spelar in även på detta plan.
Personalen har uttryckt svårigheter i att anmärka på arbetssättet hos någon som gör fel. Det kan inte härledas till något annat än prestige. Det verkar finnas två läger som inte har något med anställningstid att göra. Visserligen är det ingenting nytt att kritik kan vara svårt att framföra oavsett arbetsplats. Det bör väl nämnas att inte många arbetsplatser har den typ av klimat där medarbetarna obehindrat kan korrigera eller ifrågasätta varandra på olika plan gällande arbetet. Skulle denna undersökning utföras på en annan arbetsplats finns det stora skäl att anta att klimatet skulle framställas på liknande vis.
Det verksamheten bygger på är som sagt rutiner. Rutinerna kring arbetet framställs som likställt de gällande de sociala förbindelserna vilket exemplet med lunchen som ändrades för arbetsledarna belyser detta. Eftersom verksamheten just nu genomgår en större omorganisation kan det antas att den har föregåtts av en analys gällande den rådande situationen på anstalten och vad de nu vill uppnå. Cheferna som intervjuats verkar hysa en relativt stor tilltro till en förändrad kultur och klimat på arbetsplatsen men främst en förbättring gällande arbetssätt och vidmakthållande av rutiner. Detta stämmer givetvis olika beroende på vad skälet till förändringen är. Det finns en unik grupp på Svartsjöanstalten som varit anställda länge, över 20 år. Dessa personer är en ovärderlig källa till kunskap gällande arbetsplatsen. Många av cheferna är nyare än så, och intrycket är att de inte fullt ut längre anser de äldre som värdefulla för verksamheten.
5.3 Kultur och klimat
Studien har visat att de tre frågeställningarna som är grunden i denna undersökning på många vis går in i varandra. En bra organisationskultur och ett bra klimat får positiv effekt på både säkerhetskommunikation samt kommunikativa utmaningar. På motsatt vis kan säkerheten utmanas om klimatet inte tillåter en öppen dialog gällande arbetssätt. Att värdegrunden är så pass välkänd och använd tyder på ett mycket gott arbete med kommunikationen av den. Den innehåller förvisso ingenting som utmanar de samhälleliga värderingarna i stort, utan allas lika värde och bemötande ses helst som utgångspunkten i alla möten och relationer. Anstaltspersonalen anser att de har kommit långt i arbetet med värdegrunden och att de efterlever den i alla sammanhang.
6 Avslutande diskussion
Utmaningen i denna typ av undersökning ligger på flera nivåer. Dels föreligger en svårighet i metodvalet, där flertalet möjliga metoder skulle vara applicerbara. Skulle en annan metod ha använts, hade resultatet möjligtvis sett annorlunda ut. Det som talar för denna undersökning, vilket inte framkommer i exempelvis en kvantitativ enkätundersökning är nyanseringen. Jämfört med den medarbetarundersökning Kriminalvården själva genomförde, har det vid dessa intervjuer kunnat ställas följdfrågor. Nackdelen med intervjuerna är att det eventuellt försvårar möjligheten för respondenterna att vara fullkomligt öppna, eftersom det blir kanske känsligare att medge till en utomstående person angående vad man inte tycker fungerar och dylikt. Nästa utmaning ligger i frågeställningen samt frågorna ställda till respondenterna.
Andra frågeställningar hade kunnat ge andra frågor, och vice versa. Det är givetvis alltid ett val man får göra vid alla undersökningar. Antalet respondenter kan även de påverka resultatet, och det säger nog sig självt att om fler respondenter varit med i undersökningen hade resultatet kunnat bli än mer nyanserat. Dessa personer var de som frivilligt ställde upp, och som kandidatstudent upplevs det inte som att valen är så många. Det hade även varit intressant att genomföra intervjuer med fokusgrupper. Det hade i retrospektiv varit ett bättre urval, för gemenskapen på denna anstalt är av den karaktär att de gärna refererar till sig själva som en i gruppen, och då hade det varit klokt att låta gruppen tala.
Resultatet av denna undersökning kan sägas ligga i samma linje som tidigare undersökningar inom området. Det finns en komplexitet i den yttre formen för hur Kriminalvården ska bedrivas i Sverige, vilket sätter sin prägel på innehållet i kommunikationen. Säkerheten, som framstår vara den viktigaste komponenten för verksamheten, är i en relativt utsatt situation som påverkas av både kulturen och klimatet i organisationen. Fungerar rutinerna i det dagliga arbetet så skulle säkerheten och inte minst den upplevda känslan av säkerhet såväl som de kollegiala banden stärkas.
Anstalten Svartsjö är en förhållandevis komplicerad arbetsplats sett till storlek. Det är tillräckligt mycket personal för att det ska krävas chefer på flera nivåer, samtidigt som de är tillräckligt få för att de olika avdelningarna behöver interagera med varandra på daglig basis. Detta problem finns inte på ett företag med flera hundra eller tusen anställda, där de olika avdelningarna är så pass åtskilda att de inte påverkar varandras arbete på ett direkt sätt. I anslutning till att de ska få kommunikationen och arbetet att fungera personalen emellan, har de även målet att fungera som en verkställare av straff och i och med de måste de fungera som en enhet mot de intagna, som ska uppleva det som att det alltid fungerar på samma vis, för alla.
7 Litteratur- och källförteckning
Tryckta källor
CMA Research (2016). Medarbetarundersökning Kriminalvården Stockholm Väst
Cornelissen, Joep (2014). Corporate Communication. 4 uppl. London: SAGE
Ekström, Mats & Larsson, Larsåke (red.) (2010). Metoder i kommunikationsvetenskap. Lund:
Studentlitteratur.
Heide, Mats, Catrin Johansson & Charlotte Simonsson (2014). Kommunikation i organisationer.
2:1 uppl. Liber.
Kvale, Steinar (1997). Den kvalitativa forskningsintervjun. Lund: Studentlitteratur
Larsson, Larsåke (2001). Tillämpad kommunikationsvetenskap. Lund: Studentlitteratur
L'Etang, Jacquie (2008), Public Relations. Concepts, Practice and Critique. London: Sage
Lindkvist, Lars, Jørgen F Bakka & Egil Fivelsdal (2014). Organisationsteori. Struktur, kultur, processer. 6 uppl. Liber.
Schein, Edgar H. (1999). ”Sense and Nonsense about Culture and Climate” i Handbook of Culture and climate (2000) av Neal M. Ashkanasy, Celeste P M Wilderom, Mark F. Peterson. London: Sage
Simonsson, Charlotte (2002). Den kommunikativa utmaningen : en studie av kommunikationen mellan chef och medarbetare i en modern organisation. Avhandling. Lund: Sociologiska institutionen.
Windahl, Sven, Benno H. Signitzer & Jean T. Olson (2008). UsingCommunication Theory. An Introduction to Planned Communication. London: Sage
Thunberg Ann-Marie (1982). Communication and Equality: A Swedish Perspective. Almqvist &
Wiksell Internat.
Otryckta källor
Kriminalvården 1, Kriminalvårdens officiella hemsida – Vårt uppdrag
http://kriminalvarden.se/om-kriminalvarden/kriminalvardens-uppdrag/
( hämtad 5 december 2016)
Kriminalvården 2, Kriminalvårdens officiella hemsida – Kriminalvårdens värdegrund
http://kriminalvarden.se/om-kriminalvarden/kriminalvardens-uppdrag/kriminalvardens- vardegrund/ (hämtad 5 december 2016)
Kriminalvården 3, Kriminalvårdens officiella hemsida – Styrning och regelverk http://kriminalvarden.se/om-kriminalvarden/styrning-och-regelverk/
(hämtad 5 december 2016)
Statistiska centralbyrån, folkmängd småorter
http://scb.se/Statistik/MI/MI0811/2010A01/MI0811_2010A01_SM_MI38SM1203.pdf (hämtad 2 januari 2017)
8 Bilaga
Intervjuguide
Som beskrivit ovan har inga fasta frågor utformats, utan intervjuerna hade som utgångspunkt ett antal områden som är kopplade till frågeställningarna för denna undersökning. Varje intervju dock var upplagd på ungefär samma vis:
1. Be personen att berätta lite om vad det är de gör i sin roll.
2. Fråga om anställningstid och eventuellt tidigare yrken, i eller utanför Kriminalvården.
3. Fråga om de minns hur det var att börja som nyanställd.
4. Fråga om de har upplevt några konflikter och om ja, vad de handlade om.
5. Fråga om hur de pratar om säkerheten och vikten av den.
6. Fråga om värdegrunden.
7. Fråga om de umgås med någon medarbetare utanför arbetet.
Dessa områden har passat olika in i varje intervjusituation, vilket gör att de kan vara inbäddade i olika delar av intervjuerna. Följdfrågor har ställts för förtydliganden eller att föra samtalet närmare ett av de ovan nämnda områdena.
