Karlstad den 1 december 2015
Birgitta Laurent
Olika slag av inköp
Inköp = styrningen av de resurser som läggs ut på externa utförare
• Operativt inköp = vardagliga avrop men även uppföljning
• Taktiskt inköp = processen från kravspecifikation till avtal, dvs. det vi i vanligt tal avser med offentlig upphandling
• Strategiskt inköp = aktiviteter som påverkar en organisations
position på medellång sikt och skapar förutsättningar för att bedriva effektiv och ändamålsenlig verksamhet (exempelvis beslut om att
verksamhet ska läggas ut på entreprenad eller i valfrihetssystem eller fastställa en strategi per inköpskategori)
Hur nå inköpsexcellens?
• Finns en inköpsstrategi i linje med kommunens övergripande policy?
Är inköpsmålen i linje med kommunens övriga mål?
• Finns en uppdelning i strategiska & icke-strategiska inköpskategorier?
• Finns det en strategi för varje inköpskategori?
• Hur får man hela anskaffningsprocessen att fungera optimalt, dvs. hur får man inköp och logistik att fungera bra ihop?
• Har Inköp en strategisk roll i organisationen?
Egen regi eller köpa in?
Ett behov har identifierats. Behovet kan vara nytt eller en följd av att avtal löper ut. Innan en ev. anskaffning görs bör följande analyser göras:
- Uppföljning och utvärdering av befintligt avtal - Nulägesanalys
- Börlägesanalys - Behovsanalys - Marknadsanalys - Riskanalys
Resultatet från analysfasen utgör underlag för beslutet ”Utföra i egen regi eller köpa in”.
Tips till upphandlare
• Definiera noga innehållet i den vara eller tjänst som ska upphandlas.
• Ha koll på marknaden.
• Överväg upphandling i mindre delar.
• Kan ett nationellt ramavtal ersättas av ett lokalt?
• Kraven - även de kommersiella - måste vara proportionella i förhållande till inköpet.
De mesta handlar om dialog!
• Dialog i hela processen, dvs. före, under och efter!
• Fungerande företagarnätverk underlättar marknadsanalysen.
• Genomför dialog med leverantörer inför större upphandlingar.
• Ett underlag med tänkta krav kan lämpligen sändas ut på en
remissrunda innan man låser innehållet i förfrågningsunderlaget, s.k. extern remiss. På så vis kan felaktigt ställda krav justeras.
De mesta handlar om dialog!
• Informera även de företag som inte får ett avtal.
• Ju mer öppen en upphandlare är i processen desto mindre problem med överprövningar.
• Uppföljning och utvärdering under avtalstiden är en nödvändighet.
• Möte med leverantörerna inför avtalsslut för avtalsutvärdering. Dra lärdom av vad som var bra och vad som var mindre bra.
