Handlingar, samlade

Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se

1 (1)

Kallelse/föredragningslista

Tid Tisdagen den 16 juni 2020, klockan 11.00

Plats

Mötet sker på distans. Arbetsutskottets ledamöter samt tjänstepersoner är på plats på förbundskansliet, sammanträdesrum Borgen.

Enligt uppdrag Ingegerd Andersson Förbundssekreterare

Föredragningslista

1. Mötets öppnande 2. Val av justerare

3. Godkännande av dagordning Informationsärenden

4. Coronaviruset – Uppföljning av studenten, öppning av skolorna

Föredragande: Förbundsdirektör Joachim Håkansson och verksamhetsområdes- chef Stefan Regebro (20 min)

5. Bemanningsplanering vid förbundskansliet hösten 2020 Föredragande: Förbundsdirektör Joachim Håkansson (10 min) Beslutsärenden

5. Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris Ingen föredragning inför beslut

6. Anmälningsärenden

7. Anmälan av delegationsbeslut

8. Tillsättning av tjänst som tillförordnad förbundsdirektör Föredragande: Ordförande Dzenita Abaza

Datum 2020-06-08

Handläggare Ingegerd Andersson Förbundssekreterare 0480-45 15 00

ingegerd.andersson@gyf.se

Direktionen

för Kalmarsunds gymnasieförbund

KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Arbetsutskottet

2020-06-04 1

Plats och tid

Förbundskansliet, klockan 10.15 – 11.55.

Omfattning

§ 27 - 28

Beslutande

Ledamöter

Dzenita Abaza (S), ordförande Susanne Eliasson (M)

Björn Andreen (M), vice ordförande Kristina Sjöström (S)

Sören Bondesson (S)

Övriga deltagande

Tjänstepersoner m.fl.

Ingegerd Andersson, förbundssekreterare

Datum för justering

2020-___-___

Underskrifter

Sekreterare ___________________________________

Ingegerd Andersson

Ordförande ___________________________________

Dzenita Abaza

Justerande ___________________________________

Sören Bondesson

Datum för anslag

Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Kalmarsunds

gymnasieförbunds anslagstavla 2020-___-___

KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Arbetsutskottet

2020-06-04 2

Justerare

§ 27 GYF 2020/0213-04.06

Tillsättning av tjänst som tillförordnad förbundsdirektör

Bakgrund

Arbetsutskottet beslutade 2020-05-19 att förorda planeringschef Ann-Charlotte Anderberg till tjänsten som tillförordnad förbundsdirektör fr o m 17 augusti och fram till dess att ny förbundsdirektör är på plats samt att ge förbundsdirektören i uppdrag att lyfta frågan i den centrala samverksangruppen 2020-05-20 för samverkan med de fackliga organisationerna innan beslut tas i direktionen.

Vid centrala samverksansgruppens möte framfördes synpunkter på att facken inte har fått ärendet om tillsättningen av tf förbundsdirektör som information innan samverkan och beslut. De begärde därför att få träffa arbettsutskottets ledamöter innan beslut tas i direktionen.

Vid arbetsutskottets möte med de fackliga representanterna 2020-06-04, har de fackliga synpunkter på arbetsutskottets beslut om tillsättningen. Det framkommer även att de anser att rekryteringsprocessen kom igång sent och är alldeles för utdragen.

Nuvarande förbundsdirektör har fått i uppdrag av ordföranden att göra en översyn och omfördelning av arbetsuppgifterna på förbundskansliet. Delar av

förbundsdirektörens nuvarande arbetsuppgifter kommer under höstterminen att fördelas på övriga i ledningsgruppen.

Beslut

Arbetsutskottet vidhåller tidigare beslut 2020-05-19 och föreslår direktionen

besluta att utse planeringschef Ann-Charlotte Anderberg som tillförordnad

förbundsdirektör fr o m 17 augusti och fram till dess att ny förbundsdirektör är på

plats.

KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Arbetsutskottet

2020-06-04 3

Justerare

§ 28 GYF 2020/0220-01.02

Krisberedskapsplan med kommunikation i kris

Ärendet är under beredning.

Beslut

Arbetsutskottet fattar inget beslut i ärendet utan hänskjuter frågan till direktionen

vid direktionsmöte 2020-06-16.

TJÄNSTESKRIVELSE

Besöksadress Stagneliusgatan 14B| Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se

1 (1)

Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris

Bakgrund

Förbundskansliet har upprättat ett förslag till krisberedskapsplan med en kommunikationsplan i kris.

Syftet med planen är att klargöra roller, ansvar och uppgifter både före, under och efter en extraordinär händelse. En extraordinär händelse avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga

funktioner, eller kräver skyndsamma insatser av huvudmannen. Planen kompletteras med andra rutiner och instruktioner för olika områden och händelser i förbundets verksamhetshandbok.

Krisberedskapsplanen kompletteras med en kommunikationsplan. Planen bygger på öppenhet som ska stärka trovärdigheten för förbundet och öka förståelsen för situationen och för hur den hanteras. I planen finns bland annat beskrivet målgrupper, ansvar, aktörer samt kanaler för kommunikationen i kris.

Krisberedskapsplanen ska vara styrande och ska ligga till grund för enheternas krisplaner som varje skolledning har ansvar för att ta fram. Planen ska revideras varje mandatperiod.

Ekonomiska konsekvenser

Upprättandet av krisberedskapsplanen har inte medfört några merkostnader. Vid det tillfälle som planen tas i bruk, kan dock kostnader uppstå vilket i nuläget är svårt att prognostisera.

Förslag till beslut

Direktionen beslutar att anta upprättad krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris.

Beslutsexpediering Förbundskonferensen

FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND

Joachim Håkansson Hans Gustavsson

Förbundsdirektör Kvalitets- och verksamhetsutvecklare Datum

2020-06-05

Ärendebeteckning GYF 2020/0220-01.02

Handläggare Hans Gustavsson

Kvalitets- och verksamhetsutvecklare 0480-45 16 07

hans.gustavsson@gyf.se

Direktionen

Kalmarsunds gymnasieförbund

Verksamhetshandbok

Kapitel Avsnitt Kap.nr: Sidnr:

Nödläge - brand - kris 15 1(11)

Dokumentansvarig (namn och funktion) Fastställd av (namn och funktion) Fastställd datum Reviderad datum

Joachim Håkansson, förbundsdirektör Direktionen 2020-

Dokumentnamn Enhet

GYF Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris Gemensamt GYF

Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris

Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris är ett styrande dokument som syftar till att klargöra roller, ansvar och uppgifter före, under och efter en extraordinär hän- delse¹. Utöver planen gäller särskilt framtagna rutiner, instruktioner och blanketter för olika områden eller händelser, se verksamhetledningssystemet (15 Nödläge - brand - kris)

Planen revideras varje mandatperiod och fastställs av direktionen. Det innebär att den gäller fram till dess att direktionen har fattat beslut om en ny plan. Planen är styrande och ska ligga till grund för enheternas krisplaner som varje skolledning har ansvar för att ta fram.

Planen utgår från ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstör- ningar”² vilket är ett nationellt arbetssätt som har tagits fram av Myndigheten för sam- hällsskydd och beredskap (MSB). Syftet är att öka samhällets gemensamma förmåga att hantera olyckor, naturolyckor, el- och telestörningar, smittor och andra händelser och kristillstånd som hotar samhället.

Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organi- sation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara detsamma som i den dagliga verksam- heten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse är att den ordinarie pro- cessen ersätts av ett snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verk- ställas med kort varsel.

Vid en extraordinär händelse kan förbundsdirektören och/eller förbundets ordförande ak- tivera en central krisledningsgrupp för att stötta den verksamhet som äger den extraordi- nära händelsen. Förbundsdirektören samt administrativ chef har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden om att ledningsfunktionen i kris (direktionens arbetsutskott - AU) bör sammankallas. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden.

Extraordinär händelse

Med en extraordinär händelse avses en händelse som

• avviker från det normala,

• innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig stör- ning i viktiga funktioner, eller

1 Termerna kris, olyckor och extraordinära händelser är termer som används i olika lagstiftningar.

2 https://www.msb.se/sv/amnesomraden/krisberedskap--civilt-forsvar/samverkan-och-ledning/gemensamma- grunder-for-samverkan-och-ledning-vid-samhallsstorningar/

2 (11)

• kräver skyndsamma insatser av huvudmannen.

Krisberedskapens principer och faser

Förbundet måste kunna hantera extraordinära händelser som hotar eller drabbar förbun- dets verksamheter. Likaså kunna samverka och samordna oss med andra aktörer både lokalt och regionalt.

Samhällets tre generella principer för krisberedskap:

• Ansvarsprincipen betonar att den som ansvarar för en verksamhet under nor- mala fredstida förhållanden också har ansvaret för den när en extraordinär hän- delse inträffar.

• Närhetsprincipen säger att extraordinära händelser ska hanteras där den inträf- far och av de som är närmast berörda och ansvariga.

• Likhetsprincipen fastslår att under extraordinära händelser bör organisation och arbetssätt fungera så likt normala förhållanden som möjligt.

Det går att se på kriser i tre faser; förebyggande/förberedande, akut avhjälpande och återuppbyggande fasen. Dessa bör ses som cykler som kan ske parallellt och med olika intensitet beroende på behovet i stunden. Olika aktörer kan befinna sig i olika faser sam- tidigt.

3 (11)

Krishanteringsorganisation

Figur 1 - Krishanteringsorganisation

Politisk nivå – roller, ansvar och uppgifter

Den politiska ledningsfunktionen vid kris består av direktionens arbetsutskott (AU). För- bundsdirektören deltar i dessa möten.

Uppgifter och befogenheter för ledningsfunktionen i kris:

• Genom den centrala krisledningsgruppen få en samlad bild av läget och därigenom tolka förbundets roll vid en extraordinär händelse.

• Fullgöra de uppgifter som förbundet ansvarar för.

• Fatta beslut om att överta direktionens roll i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning.

• Besluta att de uppgifter som ledningsfunktionen i kris tillfälligt har övertagit från andra nivåer ska återgå till ordinarie beslutsnivå.

Förbundsdirektionens ordförande eller vid dennes frånvaro vice ordförande:

• Ansvarar för att säkerställa att ledningsfunktionen i kris har förutsättningar och för- måga att hantera en extraordinär händelse.

• Ansvarar för att bedöma om det finns behov av att ledningsfunktionen i kris ska träda i funktion för att under viss tid överta beslutsrätten från andra nivåer.

• Besluta i ärenden som är så brådskande att ledningsfunktionen i kris avgörande inte kan avvaktas.

4 (11)

Tjänstepersonsnivå – roller, ansvar och uppgifter Den centrala krisledningsgruppens uppgifter

• Ta fram beslutsunderlag till den politiska ledningsfunktionen.

• Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget.

• Kommunikation med skolorna.

• Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden.

• Intern och extern information.

• Delge och följa upp verkställda beslut.

• Se till att beslut når ut till sina mottagare.

• Dokumentera beslut och händelser.

• Upprätta central riskbedömning Förbundsdirektör

Förbundsdirektören ansvarar för att det finns en ändamålsenlig krisledning och har ett övergripande ansvar för krisberedskap.

Förebyggande

• Säkerställa att en analys görs av vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten.

• Säkerställa att den förbundsövergripande analysen redovisas för direktionen.

• Utse samordnare för den centrala krisledningsgruppen.

• Informera chefer, förbundets medlemskommuner och rektorer på fristående gym- nasieskolor om aktuell plan.

• Planera för att ge och ta emot bistånd från andra aktörer när de egna resurserna inte räcker till vid en extraordinär händelse.

• Planera för att förbundet kan verka även under olika extraordinära händelser som påverkar verksamheten.

• Säkerställa att alla enheter ha en lokal krisledning med utsedd samordnare.

Akut situation

• Leda, samordna och besluta på övergripande tjänstepersonnivå.

• Vid behov aktivera central krisledningsgrupp.

• Utse talesperson/er, se nedan.

• Säkerställa att förbundets verksamheter samverkar, att kritiska funktioner kan upprätthållas och att adekvata resurser för detta tilldelas – även under höjd be- redskap.

• Säkerställa att en samlad lägesbild upprättas och kommuniceras internt och vid behov externt.

• Informera direktionens ordförande, alternativt den politiska ledningsfunktionen om denna är i kraft, om händelseutvecklingen.

• Informera tjänstepersoner i styrkedjan om ledningsansvaret förändras.

• Informera direktionens ordförande och AU om de behov av förändringar eller de- legeringar som krävs.

• Överväga om bistånd ska ges eller tas från andra aktörer.

• Verkställa beslut som fattats av ordförande eller ledningsfunktionen vid kris.

Efter

• Tillse att extraordinära händelser följs upp, analyseras, utvärderas och dokumen- teras.

• Tillse att erfarenheter tillvaratas och planera för återuppbyggnad.

• Tillse att säkerställa funktionaliteten i organisation.

5 (11)

Enheternas samordnare av krisledningen

Skolornas ledningsgrupp utser samordnare och dess ersättare. Enheternas samordnare för den lokala krisledningen ansvarar för att enheten bedriver ett krisberedskapsarbete.

Förebyggande

• Samverka med Förbundsdirektören i analysen av vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten görs.

• Upprätta enhetsspecifik krisplan som grundar sig på denna plan (bilaga 2).

• Samverka med andra enheter i krisberedskapsfrågor.

• Delta, genomföra och utvärdera övningar enligt utbildnings- och övningsplan (bi- laga 1).

• Säkerställa att enhetens krisledning har tillgång till nödvändiga och aktuella upp- gifter och telefonnummer till relevanta funktioner/personer.

Akut situation

• Vid behov sammankalla krisledningen.

• Vid behov utse representanter till förbundets centrala krisledningsgrupp.

• Informera förbundsdirektören när en allvarlig störning som berör eller hotar för- bundets verksamhet har inträffat eller befaras inträffa. Om en extraordinär hän- delse berör flera enheter eller på andra sätt är mycket omfattande ansvarar för- bundets centrala krisledningsgrupp initialt för samordningen av krisledningen. Ef- ter beslut av central krisledningsgrupp överlämnas ansvaret till enheten för sam- ordning av krishanteringen.

• Identifiera och bedöma risker för skada och påverkan på människa, miljö och verksamhet.

• Upprätta en samlad lägesbild Efter

• Ansvara för att ett utvärderingsarbete av enhetens arbete.

• Ta tillvara erfarenheter och resultat från utvärdering och händelseanalys i syfte att öka verksamhetens krisberedskapsförmåga.

6 (11)

Kommunikationsplan i kris

Målet med förbundets kriskommunikation är att kunna förmedla en tillgänglig, tydlig, tro- värdig och korrekt lägesbild till de som berörs exempelvis personal, elever, vårdnadsha- vare, allmänheten, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter. Krisin- formation som bygger på öppenhet stärker trovärdigheten för förbundet och bidrar till att öka förståelsen för situationen och för hur den hanteras.

Gymnasieförbundet ska ge en tydlig och strukturerad kommunikativ lägesbild, dvs, det som förbundet beslutat ska kommuniceras ut till respektive målgrupp. Det ska framgå vilka kommunikationsbehov som finns för varje målgrupp, vilka kommunikationsinsatser som planeras för dessa målgrupper och som är aktuella för krisinformationen. För att nå ut med budskap under en extraordinär händelse krävs det både en tydlig avsändare och ett välformulerat huvudbudskap. Detta ska framgå i en kommunikationsplan för varje spe- cifik extraordinär händelse. Krisinformation från förbundet ska alltid bygga på såväl rele- vant som verifierad information och fakta.

Talesperson

Vid en extraordinär händelse ska en eller flera talespersoner utses redan i ett tidigt skede. Vid en omfattande händelse kan det bli aktuellt att ha flera talespersoner med olika ansvarsområden. Till exempel kan det vara bra att ha en person som förmedlar in- formation till personalen, publicerar på hemsidorna och en person som tar hand om me- dias frågor. I sådana situationer är det viktigt att budskapen samordnas för att motta- garna ska kunna få en så uppdaterad, samlad och korrekt bild av händelsen som möjligt.

Förbundsdirektören utser i samråd med kommunikatören talesperson/er.

Kanaler för kriskommunikation

Det är viktigt att snabbt nå ut med relevant och korrekt krisinformation vid en extraordinär händelse. Målgruppen för krisinformationen är avgörande för vilken eller vilka kanaler som används. Krisinformation till elever och personal är alltid prioriterad, men då mass- media har en central roll som informationsförmedlare till både allmänheten, elever, vård- nadshavare och personal är det viktigt att även tillgodose massmedias behov. Vid en ex- traordinär händelse måste ibland även andra målgrupper beaktas till exempel myndig- heter, kommuner, organisationer, samarbets- och avtalspartners.

Tabell 1 - Kanaler för kriskommunikation Elever Vård-

nadsha-

vare Personal Allmän-heten Mass- media

lems-Med- kommu-

nerna

Samar- betspar-

ter Press-

meddelan- den

x

Presskon-

ferenser x

Enskilda mediekon- takter

x

gyf.se x x x x x x x

Twitter x x x

Facebook x x x

Informat-

ionsmöten x x x x

Intranätet x x

7 (11)

Elever Vård- nadsha-

vare Personal Allmän-heten Mass- media

lems-Med- kommu-

nerna

Samar- betspar-

ter

E-post x x x x

Utskrivna informat- ionsblad

x x x

Telefon- och video- konferen- ser

x x x x

Huvudkanal och samlad information

Förbundets huvudkanal för krisinformation är hemsidan gyf.se och i sociala medier är hu- vudkanalen förbundets konton på Facebook och Twitter. I kanalerna ställs det även höga krav på att snabbt svara på frågor och inlägg. Om det inte finns möjlighet att svara på frå- gor och inlägg ska detta tydligt framgå.

I syfte att hålla samman krisinformationen i sociala medier utifrån den kommunikativa lä- gesbilden, ska inlägg innehålla hänvisningar till www.gyf.se där samlad krisinformation finns och där uppdateringar sker kontinuerligt. På så sätt minskar risken för att gammal information sprids i kanalerna.

8 (11)

Ansvar för kriskommunikation

Ansvaret för kriskommunikation i förbundet kan delas in i en central respektive lokal nivå där samordning utgör en viktig länk. Ansvars- och rollfördelningen bygger på prioriterade uppgifter före, vid den akuta situationen och efter en extraordinär händelse.

Förbundsövergripande ansvar

Vid en händelse på förbundsövergripande nivå ansvarar förbundets centrala krisled- ningsgrupp och kommunikatör för det strategiska och operativa kriskommunikationsar- betet. Det omfattar även samverkan och samordning med externa aktörer som till exem- pel andra myndigheter. Vid händelser som berör eller kan drabba flera skolor ansvarar kommunikatören för att kriskommunikationssamverkan med berörda omgående kommer igång.

Lokalt ansvar

Vid en händelse på skolnivå ansvarar i första hand berörd skola för det lokala kriskom- munikationsarbetet i enlighet med ansvarsprincipen. Ansvaret gäller både operativt och strategiskt arbete. Det lokala ansvaret omfattar även samverkan med kommunikatören i syfte att säkerställa spridningen av krisinformationen.

Samordning av kriskommunikation

I samband med en extraordinär händelse där flera verksamheter är påverkade har cen- tral krisledningsgrupp ansvaret för att samordna kriskommunikationsarbetet och fatta be- slut om strategisk kriskommunikationsinriktning. Det gäller även i situationer då endast en verksamhet är berörd men då det finns risk för synnerlig påverkan för hela förbundet.

Utifrån händelsens karaktär och omfattning har dock den centrala krisledningsgruppen mandat att utifrån närhetsprincipen föra över samordningsansvaret till den skola som har störst verksamhet (flest anställda) på den geografiska platsen där störningen förekom- mer. Beslut att överföra samordningsansvar för kriskommunikation till skola kan ske även vid händelser där den centrala krisledningsgruppen fortsätter att ansvara för samordning av krisledningen.

Förbundsdirektörens ansvar för kriskommunikation Förebyggande

• Ansvara för att säkerställa att förbundskansliet bemannas med kommunikatör med för uppgiften relevant utbildning.

Akut situation

• Ytterst ansvarig för kriskommunikationen till allmänheten, elever, vårdnadsha- vare, personal, myndigheter, kommuner, organisationer, samarbets- och avtals- partners.

• Ansvar för att vid allvarliga extraordinära händelser utse talespersoner i samråd med kommunikatören.

• Ansvarar för att aktuell Krisberedskapsplan med kommunikationsplan i kris finns tillgängliga både i VLSen och som pappersdokument hos respektive verksamhet.

Kommunikatörens ansvar för kriskommunikation Förebyggande

Ansvara för att en mall för kommunikationsplan i kris är upprättad och publicerad i VLS.

• Ansvara för att kanaler är tillgängliga och aktuella.

9 (11)

Akut situation

• Säkerställa att en samlad kommunikativ lägesbild upprättas och kommuniceras internt och vid behov externt.

• Ansvara för att vid allvarliga extraordinära händelser utse talespersoner i samråd med förbundsdirektören.

Efter

• Säkerställa att det kriskommunikationsarbetet följs upp, analyseras, utvärderas och dokumenteras i syfte att tillvarata erfarenheter.

Enheternas samordnare av krisledning Förebyggande

• Säkerställa att det för skolan finns en utpekad talesperson och delaktighet vid eventuell förbundsgemensam samverkan/samordning av kriskommunikation.

Akut situation

• Säkerställa att pågående kriskommunikationsarbete sker i enlighet med denna plan och den lokala krisplanen.

• Säkerställa att en kommunikativ lägesbild tas fram för skolan som kan delas med förbundets kommunikatör.

• Utvärdera löpande det lokala kriskommunikationsarbetet.

Efter

• Säkerställa att det lokala kriskommunikationsarbetet följs upp och utvärderas.

Skolans talesperson Akut situation

• Kommunicera kommunikativ lägesbild för skolan i samråd med förbundets kom- munikatör.

• Ansvara för lokal krisinformation till berörda målgrupper.

10 (11)

Bilaga 1. Information- och utbildningsplan

Förbundets verksamheter ska kontinuerligt få information och utbildas för att säkerställa en förmåga att hantera extraordinära händelser.

Tabell 2 - Plan för information och utbildning och krishantering och kriskommunikation

Aktör Information och utbild-

ning i krishantering och kriskommunikation

Ansvar

Förbundets krislednings-

grupp AU En gång per mandatperiod Ordförande Central krislednings-

grupp Vartannat år Förbundsdirektör

Enheter Kontinuerligt Samordnare av krisled-

ningen

11 (11)

Bilaga 2. Skolornas krisplaner

Följande ska ingå och beskrivas i skolornas krisplaner:

• Hur verksamheten ska organisera sig under en händelse (krishanteringsorgani- sation).

• Krisledningens roller, ansvar, uppgifter och mandat, före, under och efter en ex- traordinär händelse.

• Larmrutin (inkl. telefonlista) för hur krisledningen ska aktiveras.

• Angivna lokaler och alternativ lokalisering för krisledningen.

• Rutiner för arbetet.

o Hänvisningar till förbundsgemensamma planer, rutiner, instruktioner och blanketter (VLS Nödläge - Brand - Kris)

o Skolan planer, rutiner, instruktioner och blanketter eller hänvisningar till dem i exempelvis VLS Nödläge - Brand - Kris

• Lokal information- och utbildningsplan.

• Hur planen hålls aktuell genom kontinuerlig revidering.

TJÄNSTESKRIVELSE

Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se

1 (1)

Anmälan av delegationsbeslut

Rektor, Axel Weüdelskolan

3:2 Beslut om att utbildning på kursen ska upphöra om elev inom Vux, Lärvux, SFI saknar förutsättningar att tillgodogöra sig densamma, 9 beslut.

Rektor, Jenny Nyströmsskolan

1:40 Förlängd undervisning för enskild elev, 6 beslut Rektor, Lars Kaggskolan

1:40 Förlängd undervisning för enskild elev, 4 beslut

6:8 Tillsvidareanställning eller vikariat 6 månader eller längre av övrig personal, 7 beslut

Ordförande

7:1 Brådskande beslut som inte kan avvaktas till direktionens avgörande, 1 beslut.

Förbundsdirektör

1:1 Uppdatering av tidsplan för antagning, 1 beslut

1:36 Justering i utbildningsorganisation, i anslutning i slutlig antagning, 1 beslut 5:11 Avskrivning av fordran upp till ett basbelopp, 1 beslut

6:8 Avsteg från anställningsstopp, 11 beslut.

Antagningshandläggare

1:3 Meddela hemkommunen om elev börjar eller slutar i annan kommun, 1 st.

Datum 2020-06-08

Ärendebeteckning GYF 2020/0054-01.01

Handläggare Ingegerd Andersson Förbundssekreterare 0480-45 15 00

Ingegerd.andersson@gyf.se

Direktionen

Kalmarsunds gymnasieförbund

TJÄNSTESKRIVELSE

Besöksadress Stagneliusgatan 14B| Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se

1 (1)

Tillsättning av tjänst som tillförordnad förbundsdirektör

Bakgrund

Förbundsdirektör Joachim Håkansson har lämnat in uppsägning på egen begäran.

Anställningen upphör 2020-08-16.

Rekrytering av ny förbundsdirektör har påbörjats och rekryteringsprocessen beräknas pågå de kommande månaderna. För att att verksamheten ska flyta på under tiden är det av största vikt att en tillförordnad förbundsdirektör utses skyndsamt. Då det snart är sommar och personal har semester bör beslut om tillsättning ske innan vårterminens slut.

Förbundsdirektören är förbundets ledande tjänsteperson. Förbundsdirektören är anställd av direktionen för Kalmarsunds gymnasieförbund, från vilken förbundsdirektören får sitt uppdrag och svarar inför. I tjänsten ingår ett antal ansvarsområden och uppdrag vilket finns beskrivet i ”Instruktion för förbundsdirektören” vilken direktionen fattade beslut om 2019-05-23.

Arbetsutskottet beslutade 2020-05-19 att förorda planeringschef Ann-Charlotte Anderberg till tjänsten som tillförordnad förbundsdirektör fr o m 17 augusti och fram till dess att ny förbundsdirektör är på plats. Nuvarande förbundsdirektör har fått i uppdrag att göra en översyn och omfördelning av arbetsuppgifterna på förbundskansliet. Delar av förbundsdirektörens nuvarande arbetsuppgifter kommer under höstterminen att fördelas på övriga i ledningsgruppen.

Ekonomiska konsekvenser

Föreslagen tillförordnad förbundsdirektör innehar för närvarande andra tjänster med arbetsuppgifter på förbundskansliet. Detta innebär att kansliet kan behöva ta höjd för att ta in extra resurser för att säkerställa en fungerande kansliverksamhet.

Förslag till beslut

Direktionen beslutar att utse planeringschef Ann-Charlotte Anderberg som tillförordnad förbundsdirektör fr o m 17 augusti och fram till dess att ny förbundsdirektör är på plats.

Beslutsexpediering Förbundskonferensen

FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND

Dzenita Abaza Ordförande

Datum 2020-06-04

Ärendebeteckning GYF 2020/0213-04.06

Handläggare Ingegerd Andersson Förbundssekreterare 0480-45 15 00

ingegerd.andersson@gyf.se

Direktionen

Kalmarsunds gymnasieförbund

Instruktion

Besöksadress Stagneliusgatan 33 | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se

1 (2)

Instruktion för förbundsdirektören

Bakgrund

Enligt 7 och 9 kap kommunallagen ska direktionen utse en direktör som ska ha den ledande ställningen bland de anställda och vara chef för den förvaltning som finns under direktionen. Vidare ska direktionen i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen under direktionen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter.

Ställning i organisationen

Förbundsdirektören är förbundets ledande tjänsteperson. Förbundsdirektören är anställd av direktionen för Kalmarsunds gymnasieförbund, från vilken förbundsdirektören får sitt uppdrag och svarar inför.

Ansvarsområden

• Förbundsdirektören är chef över förbundets verksamheter i enlighet med förbundets organisation.

• Förbundsdirektören leder förbundskansliet och svarar inför direktionen för förbundets organisation och löpande förvaltning.

• Förbundsdirektören ansvarar för att det finns en ändamålsenlig krisledning i förbundet.

Uppdrag

Förbundsdirektören har det yttersta ansvaret för att lägga förslag till och verkställa direktionens beslut. Förbundsdirektören ansvarar för att underlag till beslut är sakliga, opartiska och att eventuella ekonomiska konsekvenser av ett beslut är korrekt

värderade. Förbundsdirektören arbetar åt såväl styrande som opposition i direktionen.

I förbundsdirektörens uppdrag ingår vidare att:

• Verka för en tydlig rollfördelning och ett bra samspel mellan förtroendevalda och tjänstepersoner.

• Ansvara för att direktionens antagna principer för styrning och ledning, uppföljning, utvärdering och kontroll efterföljs.

• Vara direktionen behjälplig i att ställa upp tydliga och realistiska mål för personal, ekonomi och verksamhetsområden.

• I samverkan med direktionen ha en drivande roll för att förbättra

måluppfyllelsen, samt utveckla och effektivisera förbundets organisation och verksamheter.

• Hålla direktionens ordförande informerad om löpande drift och verksamhet.

Datum 2019-05-08

Ärendebeteckning GYF 2019/0239-01.02

Kalmarsunds gymnasieförbund Datum Ärendebeteckning 2019-05-08 GYF 2019/0239-01.02

2 (2)

• I förhållande till externa parter uppmärksamt följa frågor som är av betydelse för förbundet och förbundets medlemmar.

• Representera förbundet i sammanhang som är relevanta utifrån förbundets uppdrag.

• Övergripande ansvara för att etablera en god kontakt och ha en öppen dialog med elever, vårdnadshavare och samhället i övrigt.

• Kommunicera med media om beslut som är fattade av förvaltningen.

Övrigt

• Närvara vid direktionens och arbetsutskottets sammanträden samt presidieberedningar.

• Besluta i de ärenden som fastställts enligt förbundets delegationsordning.