Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2012/87 KS.000-2 Diariekod: 146
Kommunstyrelsen
Revidering av bestämmelserna för utdelning av Sollentunamedaljen
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande.
1. Reviderade regler för utdelning av Sollentunamedaljen antas i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-08-25.
2. Fullmäktige bemyndigar kommunstyrelsen att fortsättningsvis besluta om regler för utdelning av Sollentunamedaljen.
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande.
3. Beslutanderätten enligt § 3 i Regler för utdelning av Sollentunamedaljen delegeras till personalchefen.
4. Beslutanderätten enligt § 5 i Regler för utdelning av Sollentunamedaljen delegeras till kommundirektören.
Sammanfattning
Efter ett visst antal år som förtroendevald eller anställd i Sollentuna kommun kan Sollentunamedaljen eller annan minnesgåva utdelas. Av nuvarande bestämmelser antagna av fullmäktige, framgår bland annat att kommunstyrelsen beslutar om utdelning, efter förslag från nämnderna.
Kommunstyrelsen svarar även för ceremonin.
Kommunstyrelsen har 2013-10-30 givit kommunledningskontoret i uppdrag att revidera bestämmelserna för utdelning av Sollentunamedaljen.
Bakgrund
Efter ett visst antal år som förtroendevald eller anställd i Sollentuna kommun kan Sollentunamedaljen eller annan minnesgåva utdelas. Av nuvarande bestämmelser antagna av fullmäktige, framgår bland annat att kommunstyrelsen beslutar om utdelning, efter förslag från nämnderna.
Kommunstyrelsen svarar även för ceremonin.
Kommunstyrelsen har 2013-10-30 delegerat till kommundirektören att välja lämpliga minnesgåvor som alternativ till medaljen, bestämma tidpunkt för och i övrigt besluta om formerna för utdelningen.
Kommunstyrelsen har samtidigt delegerat till kommunsekreteraren att i förekommande fall komplettera förteckning med anställda, som är berättigade att få Sollentunamedaljen 2013.
Kommunstyrelsen har även samtidigt givit kommunledningskontoret i uppdrag att revidera bestämmelserna för utdelning av Sollentunamedaljen.
Kommunledningskontorets beredning
Historik
Den första Sollentunamedaljen för lång och trogen tjänst delades ut 1947 till förtroendevalda efter 20 år samt till tjänstemän efter 30 år vid en ceremoni i Sollentuna kyrka. Medaljörernas namn skrevs in i en särskild bok -
Sollentunas Gyllene Bok1.
Sedan 1959 sker medaljutdelningen av fullmäktiges ordförande på Edsbergs slott.
1966 beslutade fullmäktige att anta nya bestämmelser, där bland annat tiden för tjänstemän sänktes till 25 år och att annan minnesgåva än medalj kunde väljas.
1995 och 2005 reviderade fullmäktige reglerna bland annat genom en
möjlighet att tilldela medalj till den som inte har uppnått stipulerad tjänstetid eller till annan än förtroendevald eller anställd.
Hur går det till i dag?
Förberedelse av beslut
Kommunledningskontoret skickar årligen ut en påminnelse till samtliga nämnder att sammanställa en förteckning över de tjänstemän inom respektive nämnd som uppfyller villkoren för tilldelning av
Sollentunamedaljen eller minnesgåva. Varje personalansvarig chef
förtecknar, ofta efter kontroll hos lönekontoret, de anställda som uppnått 25 års tillsvidareanställning.
Respektive nämnd, där arbetstagaren är anställd, beslutar om vilka som uppfyller villkoren för tilldelning av utmärkelsen och föreslår att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med det.
Kommunledningskontoret sammanställer en förteckning över samtliga nämnders förtroendevalda, som uppfyller villkoren för tilldelning av utmärkelsen.
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med nämndernas förslag och
kommunledningskontorets sammanställning om vilka förtroendevalda och tjänstemän, som ska tilldelas Sollentunamedaljen eller annan minnesgåva.
1 Mamsell Cooper, magister Göransson och alla de andra - Sollentuna 150 år, Annika Holmberg 2012
Förberedelse av ceremoni
Utifrån kommunstyrelsens beslut förbereder kommunledningskontoret utdelningsceremonin.
Av tradition äger medaljfesten rum på Edsbergs slott en lördagkväll varje år, vanligtvis i mars. Vissa år har två lördagar tagits i anspråk då antalet
medaljörer varit stort.
Varje medaljör inbjuds att ta med sig en person som sällskap. Dessutom deltar fullmäktiges presidium med respektive,kommunstyrelsens presidium med respektive samt kommundirektören med respektive. Det innebär att om ceremonin riktar sig till 30 medaljörer, så inbjuds därutöver 44 personer att delta vid ceremonin.
Ceremoni
Inför utdelningen serveras samtliga inbjudna mousserande vin och snittar till musikunderhållning.
Utdelningen av medalj eller annan minnesgåva förrättas enligt traditionen av kommunfullmäktiges ordförande med tal och överlämnande av blommor.
Därefter serveras bankettmiddag i slottet. Efter middagen bjuds på ny musikunderhållning.
De senaste åren har ungefär 25 anställda tilldelats medaljen varje år. Det är däremot ett fåtal förtroendevalda som uppnår så lång uppdragstid att Sollentunamedaljen kan utdelas.
Särskilda medel
Särskilda medel för ceremonin (exklusive personella resurser) finns avsatta i kommunstyrelsens budget, för närvarande 240 000 kronor årligen.
Anställningstid
Antal anställda
I juni 2014 hade kommunen 2855 månadsanställda, varav merparten var anställda efter år 2000. Med nuvarande regler för Sollentunamedalj kan ungefär 300 medarbetare bli aktuella för utmärkelsen under perioden 2015- 2025 under förutsättning att de är kvar i sin anställning. De flesta kan uppnå 25 års anställningstid först från 2025 och framåt.
Anställningsform
Det förekommer diskussioner angående beräkningen av anställningstid.
Kravet på tillsvidareanställning under samtliga 25 år kan exempelvis
upplevas som orättvist av de som har börjat sin anställning i kommunen som vikarier eller liknande.
Kommunledningskontoret föreslår att kravet på tillsvidareanställning upphör.
Sammanlagd tid
Tolkningen att reglernas sammanlagda tid innebär sammanhängande tid har förekommit. Reglerna behöver därför förtydligas i detta avseende.
Anmälan
Enligt dagens regler är det respektive nämnd som upprättar och beslutar om förteckning över anställda, som föreslås få utmärkelsen. Att identifiera förtroendevalda och anställda, som uppfyller kriterierna för att få utmärkelsen, är en verkställighet av fullmäktiges beslutade regler.
Kommunledningskontoret föreslår därför att identifieringen sker på kommunledningskontorets personalavdelning utan beslut i nämnd.
Med dagens intranät skulle respektive medarbetare, som är aktuell för och intresserad av att få utmärkelsen, själv kunna anmäla detta genom att fylla i blankett på intranätet samt underteckna och lämna till kommunlednings- kontoret. Intranätet är dock inte lättillgängligt för alla anställda inom kommunens olika verksamheter.
Kommunledningskontoret föreslår därför att kontorets personalavdelning årligen inhämtar uppgifter avseende uppdrags- och anställningstid från kommunens förtroendemannaregister respektive lönesystem. Nuvarande lönesystem togs i bruk 2010 och innehåller inte uppgifter om avslutade anställningar dessförinnan. Det innebär att verksamheternas chefer behöver komplettera utdraget från lönesystemet i de fall en medarbetare har uppnått en sammanlagd anställningstid av 25 år, men uppdelad i flera perioder.
Utdelning efter undantag
Möjligheten att utdela medalj eller minnesgåva även om tillräcklig
anställningstid inte har uppnåtts, används ibland. Det kan till exempel gälla vid pensionering kort tid innan uppnådda 25 anställningsår.
Undantag beslutas av kommunstyrelsen, som har möjlighet att delegera denna beslutanderätt till förtroendevald eller tjänsteman.
Kommunledningskontoret föreslår att beslutanderätten delegeras till personalchefen.
Utdelning till annan än förtroendevald eller anställd
Av nuvarande bestämmelser framgår att medaljer även får, om synnerliga skäl föreligger och efter beslut i kommunstyrelsen, tillerkännas annan än förtroendevald eller anställd.
Denna möjlighet används inte, varför kommunledningskontoret föreslår att den upphör.
Hur gör andra kommuner?
Vid kontakt med några av länets kommuner2 visar det sig att dessa har regler liknande Sollentunas för utdelning av minnesgåvor för långvarig uppdrags- eller anställningstid.
Benämning av styrdokument
Av Regler för benämning av styrdokument i Sollentuna författningssamling3 framgår att de nu aktuella bestämmelserna ska benämnas regler, vilka inte annat än i undantagsfall beslutas av kommunstyrelsen.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret föreslår att nuvarande bestämmelser revideras i enlighet med bilaga 1. Detta innebär i korthet följande förändringar.
• Bestämmelserna benämns regler
• Krav på enbart tillsvidareanställning upphör
• Möjlighet att tilldela utmärkelse till annan person än förtroendevald eller anställd upphör
• Sammanlagd tid får inte tolkas som sammanhängande tid
• Krav på nämndbeslut om förslag på medaljkandidater upphör Kommunledningskontoret föreslår dessutom att kommunstyrelsen fortsättningsvis beslutar om regler för utdelning av Sollentunamedaljen.
Kontoret föreslår också att kommunstyrelsen delegerar till personalchefen att besluta om tilldelning av utmärkelsen samt att kommunstyrelsen delegerar till kommundirektören att besluta om minnesgåva, tidpunkt och former för utdelningen.
Förberedelserna inför medaljutdelningen i mars 2015 har redan påbörjats.
Kommunledningskontoret föreslår därför att förslag till reviderade regler ska gälla från 2015-01-01.
Katarina Kämpe Eva Carlsson
Kommundirektör
Bilagor:
1. Förslag till reviderade Regler för utdelning av Sollentunamedaljen
2 Solna, Nacka, Upplands Väsby, Järfälla
3 Antagna av fullmäktige 2011-06-15
