ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

(1)

Plats och tid Kommuhuset lokal Olofström,Teams

2021-03-09 09:00-17:05 Lunch 12:15-13:00 D= Digital närvaro

Beslutande (S) Morgan Bengtsson

(S) Annika Sjöstedt D (C) Rolf Jönsson D

(S) Pirjo Veteli ersätter Karmen Björkman (S)

(V)

Molham Alshooykh D

H.O Wihlborg ers M. Alshooykh (S) § 29 D (S)

(V)

Yvonne Andreasson D

H.O.Wihlborg ers Y Andreasson (S) § 28 D (V) Annika Lande D

(KD) Klavs Wix Nielsen D (C) Malin Åman D (M) Patrik Krupa D (SD) Max Nielsen D (SD) Tommy Holmgren D (SD) Dan Rasmusson D

Övriga deltagande Irene Robertsson, Kommunchef

A-K Johansen, sekreterare, Kent Lindh, teknisk resurs H.O.Wihlborg (V), T Cairenius (M) E Sepsei (SD)

§ 28, 30-32 teknisk chef, fastighetssamordnare

§ 28-29 Ekonomichef, VD + ordf. bolagen, nämndsordförande, förvaltningschefer, ekonomer

§ 30-31 Utbildningschef

§ 33-36 HR-chef

Utses att justera Tommy Holmgren (SD) Paragraf 28-57

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret 2021-03-17

Sekreterare

...

Anna-Karin Johansen

Ordförande

...

Morgan Bengtsson

Justerande

...

Tommy Holmgren

ANSLAGSBEVIS

Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2021-03-09 Datum för anslags

uppsättande

2021-03-18 Datum för anslags nedtagande

2021-04-12

Underskrift Anna-Karin Johansen ...

(2)

Ärendelista

§ 28 Informationsärende - Investeringsbehov till och med 2025 ...4

§ 29 Årsredovisning 2020 Olofströms kommun ...5

§ 30 Statusbesiktning av skolor och förskolor ...6

§ 31 Lokalutredning skolor och förskolor ...8

§ 32 Begäran om medel för fortsatt utredning av Holjebadets status ...10

§ 33 Ny HR-policy för Olofströms kommun samt helägda bolagen med visselblåsarfunktion ...11

§ 34 Upphävande av lönepolicy ...14

§ 35 Upphävande av rehabiliteringsprogram ...15

§ 36 Upphävande av friskvårdspolicy ...16

§ 37 Aktuellt från kommunledningsförvaltningen ...17

§ 38 Förslag på projektplan för Holjegårdens särskilda boende ...21

§ 39 Godkännade av förstudierapport samt namngivning av nytt särskilt boende ...23

§ 40 Tillgänglighetsanpassning Orsjöns badplats, etapp 1 ...24

§ 41 Svar på ansökan om köp av del av Jämshög 3:7 ...26

§ 42 Avtal uppdrag fastighetsförvaltning 2021 med Olofströmshus AB ...27

§ 43 Ägardirektiv till bolagsstämma i Holje Holding - Utdelning 2021 ...28

§ 44 Redovisning av 2020 års utfall av internkontrollen i nämnder och bolag ....29

§ 45 Redovisning av vidtagna åtgärder på avvikelserna i 2019 års internkontroll ...32

§ 46 Komplettering till 2021 års internkontroll för kommunstyrelsens verksamheter ...34

§ 47 Svar på motion om digital närvaro på kommunfullmäktige eller utvidgande av möteslokal i Folkets Hus under Coronapandemin - Niklas Nordström (M) ...35

§ 48 Revidering av Olofströms kommuns riktlinjer för servering och försäljning av alkoholhaltiga drycker ...36

§ 49 Inre tillsynsärende för granskning av tillståndshavarens lämplighet i enighet med alkohollagens 8 kap. 12 § ...37

§ 50 Digitalisering av överförmyndarverksamheten - e-Wärna ...38

§ 51 Ansökan om medel för tidsbegränsad utökning med en kommunikatör ...40

§ 52 Medel till kommunstyrelsens förfogande ...42

§ 53 Delegationsbeslut ...43

§ 54 Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott ...44 Sid

(3)

§ 55 Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott ...45

§ 56 Meddelanden ...47

§ 57 Instruktioner till stämmoombud Olofströms Näringsliv AB - Extra ärende ...48

(4)

§ 28 Informationsärende - Investeringsbehov till och med 2025

Kommunstyrelsens beslut:

Informationen antecknas till protokollet Sammanfattning

Karl Andrae, ekonomichef informerar om kommunens låneläge, jämförelse med andra kommuner och lånemöjligheter. Sammanfattningsvis så med de nödvändiga investeringar som verksamheterna flaggat upp om 583,5 mkr på fem år ökar kapitaltjänstkostnaderna med 17,9 mkr vilket motsvarar 41 underskötersketjänster mindre/år eller en skattehöjning på 61 öre.

Anna Blissing, fastighetssamordnare redogör för samlat investeringsbehov för kommunens fastigheter.

Thomas Ottosson, VD Olofströmshus och Kjell Olofsson, VD Olofströmshus redogör för bolagets investeringsbehov.

Per-Ola Svensson, VD Olofströms Kraft redogör för bolagets investeringsbehov.

Lorri Mortensen Mates tf förvaltningschef kultur och fritid och Patrik Sjöstedt ordförande kultur och fritidsnämnden redogör för förvaltningens

investeringsbehov.

Robert Schelin, socialchef och Miroslav Milurovic ordförande i socialnämnden redogör för förvaltningens investeringsbehov.

Patrik Håkansson utbildningschef och Michael Henriksson ordförande i utbildningsnämnden redogör för förvaltningens investeringsbehov.

Irene Robertsson, kommunchef redogör för kommunledningsförvaltningens investeringsbehov utöver redan redovisade investeringar inom fastighet.

Morgan Bengtsson, VD för Olofströms Näringsliv AB redogör för bolagets arbete.

Ekonomichefen informerar om att de finansiella målen kan behöva ändras.

_____

KS § 28/2021 KS 2021/493

(5)

§ 29 Årsredovisning 2020 Olofströms kommun

Kommunstyrelsens förslag till beslut:

Årsredovisningen för 2020 godkänns.

En reservering av medel till Resultatutjämningsreserv, RUR görs med 4,0 mkr.

Sammanfattning

Ekonomichef Karl Andrae redovisar årsredovisningen övergripande.

Kommunen redovisar ett positivt resultat med 13,1 mkr. Det budgeterade resultatet är 9,2 mkr vilket innebär att utfallet ligger 3,9 mkr över budget.

För perioden mars-augusti har vi sökt 17,6 mkr i ersättningar för

extrakostnader för Covid19 och fått utbetalt 16,1 mkr (91,4%). Resterande del beräknas ersättas i senare beslut. Samtliga 17,6 mkr är alltså resultatfört på 2020

.

För perioden september-november har vi sökt 3,1 mkr. Detta finns ännu inget beslut på men är resultatfört i sin helhet på 2020.

För december hamnar vi på kostnader på ca 4,8 mkr. Där är beskedet att vi ska kunna få ersättning för detta men något beslut finns ännu inte. Rådet för kommunal redovisning (RKR) har gått ut med att sektorn inte ska resultatföra intäkter för detta på 2020 så kostnaderna har belastat resultatet för 2020.

Pandemin har gjort att våra skatteintäkter sjönk med ca 11,0 mkr mot budget.

När SKR gjorde beräkningar om hur sektorn skulle drabbas beräknade både de och regeringen än ännu större påverkan. För att kompensera detta har kommunen fått närmare 27 mkr i extra generella statsbidrag.

Robert Schelin socialchef samt Pernilla Andersson och Johan Nyh förvaltnings ekonomer redovisar årsredovisningen för socialförvaltningen. Presentation kring uppdraget, årets händelser, ekonomiskt utfall och framtid.

Lorri Mortensen Mates, tf kultur och fritidschef redovisar årsredovisning för kultur- och fritidsförvaltningen.

Patrik Håkansson, utbildningschef redovisar årsredovisning för

utbildningsförvaltningen. Presentation kring verksamhetens utveckling, ekonomiskt utfall och framtid.

_____

Beredning: Arbetsutskottet

KS § 29/2021 KS 2021/242

(6)

§ 30 Statusbesiktning av skolor och förskolor

Teknisk chef får i uppdrag att statusbesiktiga skolor och förskolor under 2021.

Teknisk chef får i uppdrag att ta fram en plan för statusbesiktning av övriga lokaler.

Resultatet från statusbesiktningen kopplas till framtida skötselplan.

Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsens driftbudget utökas med två mkr för statusbesiktning av skolor och förskolor under 2021.

Tilläggsyrkande

Dan Rasmusson (SD) tilläggsyrkar att beslutet kompletteras med att Resultatet från statusbesiktningen kopplas till framtida skötselplan.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om det är kommunstyrelsens mening att anta tilläggsyrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar att komplettera beslutet med ”Resultatet från statusbesiktningen kopplas till framtida skötselplan”.

Sammanfattning

Anna Blissing, fastighetssamordnare redovisar ärendet.

Kommunfullmäktige beslutade den 30 november 2020, § 124 /2020 om antagande av tidplan § 124 för återtagande av egen fastighetsförvaltning. I samband med detta planerar kommunledningsförvaltningen att genomföra en statusbesiktning av kommunens skolor och förskolor. Statusbesiktningen planeras att göras av en konsultfirma under 2021. Kostnaden för

statusbesiktningen uppskattas till två miljoner kronor.

Statusbesiktningen av skolor och förskolor kommer att användas för fastigheternas kommande skötsel- och underhållsplaner samt till utbildningsförvaltningens lokalförsörjningsplan.

Övriga kommunägda lokaler behöver också statusbesiktigas. För att upptäcka eventuella brister innan dess kommer medarbetare från tekniska kontoret och Olofströmshus att inventera dessa lokaler under 2021.

_____

KS § 30/2021 KS 2021/224

(7)

Beredning:

Arbetsutskottet _____

Delges:

Teknisk chef

Fastighetssamordnare

(8)

§ 31 Lokalutredning skolor och förskolor

Kommunstyrelsen tillstyrker lokalutredning av skolor och förskolor

Utbildningsnämnden beviljas 480tkr för att kunna genomföra lokalutredning.

Medel hänvisas ur kommunstyrelsens förfogandemedel.

Sammanfattning

Utbildningschef Patrik Håkansson har kommit in med följande skrivelse och redovisar tillsammans med AnnKristin Rådberg teknisk chef och Anna Blissing fastighetssamordnare ärendet för kommunstyrelsen.

Till grund ligger ett ordförandebeslut med uppdraget att söka medel för lokalutredning:

”Det finns en hel del som tyder att det finns ett omfattande behov av investeringar i Olofströms kommuns förskole- och skollokaler.

 I verksamheternas investeringsönskemål, 2022, finns ett flertal åtgärder som pekar på ett omfattande behov av underhåll.

 Högavångsskolan har bland annat behov av ny ventilation samt ombyggnad av tak. Inom de kommande åren finns även andra större underhållsbehov på skolan.

 På Rödhults förskola finns tre nödvändiga investeringsprojekt. En första kalkyl pekar på en väsentligt högre kostnad än vad som finns avsatt i budget. Den lösning som tagits fram är en så kallad

”budgetlösning” som kan konstateras vara mindre bra, till en mycket hög kostnad.

 Brännaregårdsskolan har ett tillfälligt bygglov för befintliga moduler som löper ut 2024.

 Förskoleavdelningen Lönnen, Jägaregatan,har av Miljöförbundet fått anmärkningar på bland annat ventilationen.

Istället för att göra ad hoc lösningar vill Utbildningsnämnden genomföra en genomgripande lokalutredning, UBN § 84/2020-10-05. Materialet ska visa det framtida lokalbehovet samt föreslå ett antal handlingsalternativ.

Analys

Analysen består av en lokalanalys och en verksamhetsanalys. I lokalanalysen inventeras samtliga förskolor, grundskolor och byggnadernas tekniska status som sammanställs genom intervjuer med ansvariga fastighetsförvaltare.

KS § 31/2021 KS 2021/467

(9)

I verksamhetsanalysen dokumenteras och beskrivs hur de befintliga lokalerna nyttjas idag genom en inventering och intervjuer med verksamhetsansvariga.

Allt material sammanställs i en analys som utgör en gemensam plattform för det fortsatta arbetet.

Handlingsalternativ

Innan arbetet med handlingsalternativen påbörjas skall det framtida

verksamhetsbehovet omräknas till lokalbehov. Elevprognoser, antal elever/

årskurs samt eventuellt andra styrande utgångspunkter tas fram av förvaltning/nämnd som underlag för beräkningarna av det framtida

lokalbehovet. Därefter tas två till tre övergripande handlingsalternativ fram som kan fungera som ett beslutsunderlag i den vidare processen.

Nämnden har haft/har en lokalutredning som en prioriterad åtgärd 2020 och 2021.

Olofströms kommun har ett ramavtal med Arkitekterna Krook & Tjäder Uulas AB vilka besitter rätt kompetens för att genomföra uppdraget.

Nämnden ansöker mot bakgrund av ovanstående 480tkr för att kunna genomföra ovan nämnda utredning.

Nämnden bedömer det inte som möjligt att hantera kostnaden inom befintlig ram.”

_____

Delges:

UBN

Utbildningschefen Ekonomichefen Ekonom A.S.

(10)

§ 32 Begäran om medel för fortsatt utredning av Holjebadets status

Kommunstyrelsens driftsbudget utökas år 2021 med 250 tkr för fortsatt utredning av Holjebadets status enligt uppdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott 9 februari 2021, § 26.

Medel anvisas från kommunstyrelsens förfogande.

Sammanfattning

AnnKristin Rådberg, teknisk chef och Anna Blissing, fasighetssamordnare redovisar ärendet.

I början av 2020 upptäcktes problem med vattenläckor från leklandet på Holjebadet. I samband med detta påbörjades en inventering för att kartlägga exakt vad problemen består i. Statusinventeringen från WE-Group visar på omfattande behov. Detta resultera i att kommunen har ett vägval att göra i planering av kommande åtgärder både på kort och lång sikt.

Kommunstyrelsens arbetsutskott fick information om statusbesiktningen av Holjebadet den 9 februari 2021, § 26 och beslutade att tekniska chefen får i uppdrag att utreda Holjebadet vidare och titta på olika alternativ, tänka både i stort och smått samt ta fram olika kostnadskalkyler och en plan för detta.

_____

Delges:

KFN

Fastighetssamordnaren Teknisk chef

Ekonomichefen Ekonom A.S

KS § 32/2021 KS 2021/220

(11)

§ 33 Ny HR-policy för Olofströms kommun samt helägda bolagen med visselblåsarfunktion

Ärendet inklusive tilläggsyrkandet remitteras till nämnderna och de helägda bolagen för yttrade.

Tilläggsyrkande:

Dan Rasmusson (SD) yrkar med bifall av Patrik Krupa (M) och Rolf Jönsson (C) att beslutet kompletteras med ett uppdrag att ta fram plattform eller tillvägagångsätt för anonym anmälan av missförhållande och kränkande särbehandling (visselblåsarfunktion).

Yrkande:

Ordföranden yrkar att HR-policyn i sin helhet remitteras till kommunens nämnder och bolag för yttrande.

Beslutsgång:

Ordföranden frågar om det är kommunstyrelsens mening att anta tilläggsyrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar att anta tilläggsyrkandet.

Ordföranden frågar om det är kommunstyrelsens mening att ärendet

tillsammans med tilläggsyrkandet ska remitteras till bolagen och nämnderna för yttrande innan beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar att remittera ärendet till bolagen och nämnderna.

Sammanfattning

Förslag till uppdaterad HR policy återremitterades av KS 2021-01-26 för utredning av visselblåsarfunktion inom personalområdet.

HR-avdelningen har gått igenom kommunens anvisningar och processer för hantering av missförhållande rörande medarbetare för att säkerställa att Olofströms kommun har bra processer och tydliga anvisningar där det tydligt framgår vart en medarbetare kan vända sig för att få hjälp om hen eller hens kollega blir utsatt för någon form av kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier (bestraffningar).

Den uppdaterade versionen av HR-policyn ha därför fått ett tillägg under kapitlet ett hållbart arbetsliv med följande text:

KS § 33/2021 KS 2020/2576

(12)

Därför är det viktigt att du reagerar samt agerar om du ser att någon far illa.

Det innebär att du är väl insatt i det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur du ska agera vid kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier.

Kommunens riktlinjer för kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier anger vart medarbetaren kan vända sig om det är chefen som utsätter medarbetaren för någon form av kränkningar eller

trakasserier. Anvisningarna för kränkande särbehandling, trakasserier,

sexuella trakasserier och repressalier som riktar sig mot medarbetare har dock uppdaterats för att förtydliga att en anmälan hanteras med sekretess så att våra medarbetare kan känna sig trygga med att anmäla, se bilaga.

I befintligt RUS-material finns sedan tidigare information kring denna riktlinje samt en dialogfråga om man själv har blivit utsatt för eller om man erfaret att en kollega blivit utsatt för kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier och om man då har agerat.

I anvisningarna som riktar sig till chefen rörande kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier har också förtydligats med att chefen ansvarar för att i samband med det årliga Resultat- och

utvecklingssamtalet säkerställa att medarbetaren känner till dessa riktlinjer och anvisningar.

Även text på insidan har förtydligats så det ska tydligt framgå vart medarbetare kan vända sig om denne inte känner sig trygg med att vända sig till sin chef.

HR för kommunens förvaltningar och helägda bolag har som uppgift att arbeta för en gemensam hållning gällande HR-frågor. Kommunkoncernens arbete med en gemensam HR-policy och gemensamma förmåner är exempel på viktiga delar i detta arbete.

Övergripande arbetet styrs av kommunens HR-policy som behöver gälla över tid samtidigt som HR-arbetet i mångt och mycket styrs av lagar, avtal och behov som förändras kontinuerligt.

För att förenkla detta och göra det tydligt och förståeligt för

kommunkoncernens chefer håller HR-gruppen tillsammans på att ta fram en ny struktur för detta arbetet, se bilaga 1.

I denna struktur är HR-policyn överst för allt HR-arbete. I den uppdaterade HR- policyn, se bilaga 2 försvinner stora delar av texten gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet samt formuleringar kring friskvård och lön betonas. På så sätt kan den uppdaterade HR-policyn ersätta kommunens lönepolicy,

friskvårdspolicy samt rehabiliteringsprogram. Innehållet i dessa försvinner dock inte utan istället upprättas under HR-policyn riktlinjer/rutiner för 6 olika HR- områden;

 Kompetensförsörjning och rekrytering

 Lön och Lönesättning

(13)

 Samverkan

 Systematiskt arbetsmiljöarbete

 Rehabilitering

 HR-system

Rutinerna/riktlinjerna fyller funktionen att beskriva kommunkoncernens

förhållningssätt mer i detalj, grundläggande principer, vad arbetet innebär och vem som ansvarar för var inom de olika HR-områdena.

För varje rutin/riktlinje finns underliggande processbeskrivningar, anvisningar, mallar, blanketter, checklistor etc.

Rutin/riktlinje för kompetensförsörjning och rekrytering finns redan i bruk och utkast för övriga delar är under bearbetning. Dessutom har kommunen en mängd olika anvisningar inom varje område som är i bruk och som HR- gruppen håller på att samordna.

Med dessa rutiner/riktlinjer kommer det att bli lättare att uppdatera när förändringar sker i behov och utifrån lagar och lagstiftning.

Kommunkoncernens chefer och fackliga organisationer har ställt sig positiva till dessa förändringar.

HR-chefen har lämnat följande förslag till beslut:

att anta ny HR-policy för Olofströms kommun och de helägda bolagen med den uppdaterade texten rörande hantering missförhållanden rörande kommunens medarbetare.

Därmed upphävs HR-policy antagen av KS § 234, 2017-12-05.

_____

Delges:

Remitteras till nämnder och bolag för yttrande

(14)

§ 34 Upphävande av lönepolicy

Ärendet bordläggs tills beslut om ny HR-policy tas.

Sammanfattning

I ett led i att göra kommunens HR-arbete och personalpolitik mer överskådligt och begripligt finns ett behov av färre policydokument. Då den uppdaterade HR-policyn innehåller kommunens vision gällande lön finns inget behov av ett särskilt policydokument för detta ändamål. Istället kommer en riktlinje att tas fram som ersätter de delar i nuvarande Lönepolicy som är av mer praktisk karaktär som visar kommunens förhållningssätt, arbetssätt samt

ansvarsområden gällande lön och lönesättning.

Personalutskottet har behandlat ärendet och lämnar följande beslutsförslag:

Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att upphäva nuvarande lönepolicy från KF 2010-05-18 §88

KS § 34/2021 KS 2020/2604

(15)

§ 35 Upphävande av rehabiliteringsprogram

Sammanfattning

I ett led i att göra kommunens HR-arbete och personalpolitik mer överskådligt och begripligt har kommunen arbetat fram en struktur där HR-policyn är den tydliga visionen för kommunens HR-arbete följt av riktlinjer under sex olika områden;

Rutin och kompetensförsörjning Lön och Lönesättning

Samverkan

Systematiskt arbetsmiljöarbete Rehabilitering

HR-system

Nuvarande rehabiliteringsprogram är från 2010 och sedan dess har mycket hänt både utifrån lagstiftningen men också hur Olofströms kommun arbetar med rehabiliteringsfrågorna. Kommunens nya riktlinje för rehabilitering föreslås därför ersätta nuvarande rehabiliteringsprogram.

Kommunstyrelsens personalutskott har behandlat ärendet och lämnat följande beslutsförslag:

Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att upphäva nuvarande rehabiliteringsprogram från KF 2010-03-15 §20

KS § 35/2021 KS 2020/2609

(16)

§ 36 Upphävande av friskvårdspolicy

Sammanfattning

I ett led i att göra kommunens HR-arbete och personalpolitik mer överskådligt och begripligt finns ett behov av färre policydokument. Då HR-policyn

uppdateras och innehåller kommunens vision gällande friskvård finns inget behov av ett särskilt policydokument för detta ändamål. Istället kommer en riktlinje att tas fram som ersätter de delar i nuvarande Friskvårdspolicy som är av mer praktisk karaktär som visar kommunens förhållningssätt, arbetssätt samt ansvarsområden gällande kommunens friskvårdsarbete.

Personalutskottet har behandlat ärendet och lämnat följande beslutsförslag:

Friskvårdspolicy beslutad i KS § 8 2009-01-27 upphävs.

_____

Beredning:

Personalutskottet _____

KS § 36/2021 KS 2020/2607

(17)

§ 37 Aktuellt från kommunledningsförvaltningen

Informationen antecknas till protokollet Sammanfattning:

Kommunchefen informerar om aktuellt på kommunledningsförvaltningen.

Sjukfrånvaro KLF

Januari är klar med 7 % jmf med 3,8%. För februari har vi en sjukfrånvaro med prel 6.4% jmf med 6,2 % förra året.

Befolkning

Vi är nu 13275 personer och har sedan den 1 januari 2021 minskat med 35 personer. Flyttningsnettot är positivt men totalt är det en minskning.

Ekonomi

Årsredovisningen presenteras idag på mötet. Nu pågår arbetet med budget 2022 och lönesättning för 2021.

Regionalt Techtank

Samtliga kommuner och regionen i Blekinge har nu ställt sig positiva till ett gemensamt ägt bolag och i Olofström fattades beslutet av KF den 15 februari.

Ytterligare ett beslut kommer att komma nu under våren som gäller

bolagsordning, ägardirektiv och aktieägaravtal innan förvärv av bolaget. Plan är att var kommun förvärvar 10 % var och att Regionen förvärvar 50 % av bolaget.

Projekt 100 till 100

Regionen har lämnat uppdrag gällande bredbandsprojekt till företaget Edgify.

Projektets målsättning är att få fler att ansluta till bredband där utbyggnad redan är gjord, en kommunikationsinsats för att upplysa om nytta och fördel med att ha tillgång till snabbt bredband och slutligen en kartläggning av hur pandemin har påverkat vårt arbetssätt kopplat till det digitala. Vi har

undertecknat en avsiktsförklaring att delta i projektet. Vi kommer inte att medfinansiera med pengar utan med arbetstid.

Blekinge Väst

Folkhälsomyndighetens beslutade att göra en ändring i sina Föreskrifter och allmänna råd (HSLF 2020:37) om tillfälliga smittskyddsåtgärder på

serveringsställe. Beslutet gäller mellan 1 mars till den 11 april och innebär att stängning måste ske senast 20.30. Samtidigt så gäller från 1 mars att det är

KS § 37

(18)

tillåtet att servera alkohol fram till kl.22.00. Tidigare var det kl.20.00. Det har då varit diskussioner mellan alkoholhandläggare och Miljöförbundet om hur länge alkohol och mat nu ska få serveras, fram till kl. 20.00 dvs 30 minuter innan stängning eller fram till stängning? För Blekinge Väst kommunerna så landade diskussionerna i att tillåta alkoholservering fram till 20.30 men att ansvarig krögare själv avgör hur kort innan 20.30 som försäljning upphör då stället ska vara utrymt 20.30.

Karlshamns kommuns Kommunstyrelse har initierat en dialog med kringliggande kommuner gällande en gemensam räddningstjänst.

Ett extramöte hölls den 25 februari där frågan lyftes om att ge lättnad i vissa tillsynsavgifter pga Corona. Ett förslag kommer att komma för beslut i respektive kommun.

Kommunassurans

När vårt delägda bolag Kommunassurans bildades så bestämdes från början att det skulle vara ett Captivebolag. Dock visade det sig inte vara juridiskt möjligt då pga att vi inte fick köpa utan upphandling. Bolaget har nu börjat informera om möjligheten att göra om bolaget till ett captive. Kort innebär det att bolaget precis som nu erbjuder försäkringsskydd endast för de behov som ägarna har men att var kommun har möjlighet att bygga upp ett kapital i bolaget genom att var kommun har en egen redovisning och också genom skadeförebyggande kan minska de egna kostnaderna. Ärendet kommer att komma upp för beslut först senare under hösten när det förhoppningsvis går att ha fysiskt möte.

Övergripande förvaltning

Medborgarlöftet för 2021 är nu undertecknat och innehåller de löften som kommunen ger invånarna och de löften som polisen ger. Fokus för 2021 är trygghet för barn och unga och trafiksäkerhet.

Jan Söderman har börjat som säkerhetssamordnare och har ansvar både för säkerhetsskydd och beredskapsplanering.

Rekrytering är genomförd gällande förvaltningschef för socialförvaltningen och Robert Scehlin tillträdde den 15 februari 2021.

Rekrytering av förvaltningschef för Kultur och Fritid pågår och vi räknar med att vara klara med rekryteringen nu denna veckan.

När vi publicerar filmer så finns krav gällande tillgänglighet. I övergripande förvaltningsledning har vi beslutat att de filmer som redan är klara eller

påbörjade så får de publiceras utan textning och syntolkning. De som nu börjar produceras ska vara textade och från och med 1 september 2022 så är planen att de filmer vi producerar ska klara att uppfylla kravet även på syntolkning.

Under veckan kommer att program, PausIT, att installeras i kommunens datorer. Var och en kan ställa in programmet efter sina egna behov för att förebygga problem. Det är enkla rörelser, stretchning, andning och

(19)

avslappningsövningar. Programmet påminner om när det är dags för en paus, en animerad tränare poppar upp och visar övningen. (demofilm finns på www.pausit.se )

När det gäller skyddsport Alltidhult/reglering Immeln så inväntar vi fortfarande beslut från Mark och Miljödomstolen.

Avdelningsinfo

Administrativa avdelningen

I veckan samverkades en förändring som innebär att alla arbetsuppgifter av ekonomisk art samt konsumentvägledning övergår från administrativa avdelningen till ekonomiavdelningen. Detta träder i kraft den 1/3 och innebär att en medarbetare övergår till ekonomiavdelningen.

Kommunikation har tagit fram nya bakgrundsbilder till Teams. Den nya webbplatsen lanserades 24 februari. Årets turistbroschyrer ska uppdateras under våren och vi fortsätter att lyfta friluftslivet och kampanjen Luften är fri.

Varje månad lyfts olika exempel på utomhusaktiviteter.

Vi kommer att byta informationshanteringssystem från Ephorte till Elements under april. I förra veckan drog en testgrupp av handläggare igång med utbildning och ger feedback på den. Tanken är att alla handläggare ska kunna ta till sig utbildningen från ett utbildningsmaterial på egen vald tid, lite i taget eller allt på en gång.

Intranätet Insidan uppdateras löpande med information som berör

medarbetare inom Olofströms kommun. Medarbetare har även möjligheten att skicka in frågor till kommunikation@olofstrom.se som besvaras av vår mas och sedan publiceras på Insidan.

Tekniska avdelningen

Tekniska avdelningen fortgår med förprojektering av särskilt boende

Holjegården. Arbetet bedrivs i olika arbetsgrupper utifrån den organisation som Kommunstyrelsen beslutat om. Under den tid som Daniel Ottosson är

tjänstledig för arbete deltid på Länsstyrelsen så ersätter Ann-Sofie Görnebrand honom. Arbetet med gestaltningsprogram Halen fortsätter och även övriga utvecklingsåtgärder i Halens naturreservat. Just nu förbättrar vi

vandringslederna längs Olsarundan och Rödhultsrundan. Upphandling pågår av spontring Dannfeldtsvägen.

Ekonomiavdelningen

Rammodellen är uppdaterad så att preliminära ramar finns framtagna.

Rammodellen har i veckan gåtts igenom i förvaltningsövergripande ledningsgruppen och i ekonomgruppen.

Årsredovisningarna för stiftelserna är klara och godkända av revisionen.

Upphandlingar som pågår.

Företagshälsovård, 2021-05-01 (planerad avtalsstart), OHAB, OKAB, ONAB deltager

Köks- och serveringsutrustning (Sölvesborg), 2021-06-01 Mark- och anläggningsarbeten, 2021-06-01, OHAB deltager Mediaservice (Ronneby), 2021-08-01

Mejeriprodukter (Karlshamn), 2021-02-01

(20)

Renovering och ombyggnad av storkök Nordenbergsskolan, direktupphandling IT-avdelningen

Microsoft gick ut med en varning till alla som kör lokala Exchange-servrar (mejl-servrar) i förra veckan. De uppmanade till omedelbar uppdatering eftersom det redan förekom attacker mot dessa säkerhetshål. Tyvärr så

hängde uppdateringen sig vilket i sin tur gjorde att hela mejlservern hängde sig och under en tid gick det inte heller att skicka eller ta emot mejl. Det hela löste sig efter ett tag och vi är nu uppdaterade och skyddade enligt konstens alla regler.

För tillfället råder det stor brist på datorkomponenter vilket gör att leveranser blir försenade och i vissa fall levereras de inte alls. Detta hände vår senaste order vilken tyvärr annullerades utan att meddela oss och som nu gör att vi har brist på datorer i lager. Vi kommer därför bara att göra nödvändiga byten fram till vi säkrat en ny leverans.

Lokalvårdsavdelningen

Den 25 februari så upptäcktes att det i tvättstugan på Högavång låg isolering öppet som innehöll asbest. Utöver lokalvårdsmedarbetare har också

vaktmästare befunnit sig kontinuerligt i dessa utrymmen. Arbetsmiljöutredning pågår liksom åtgärder. När det gäller lokalen så byggs isoleringen in igen och därefter kommer vi att åter kunna använda tvättstugan. Fram till dess så använder vi engångsmaterial.

Kostavdelningen

Fortsatt pågår uppbyggnad av grundstrukturen i det nya kostdatasystemet.

Systemet kommer att underlätta både för kökspersonal och beställare av mat.

HR-avdelningen

Bemanningen har fullt upp med sommarrekryteringen för Socialförvaltningen löper på mycket bra.

På kommuninfo kommer en uppdaterad version av mallen ”uppgifter till lön” att lanseras med uppgifter som utdrag belastningsregistret kommer att finnas med. Detta för att underlätta och säkerställa att vi verkligen gör ett utdrag ur belastningsregistret när det enligt lagkrav krävs.

Nu har vi tagit ytterligare ett steg gällande signering av anställningsavtal Bank- id, efter att bemanningen och HR har varit pilot är det nu dags för samtliga chefer att få tillgång till denna funktion.

Samhällsutveckling

Boverkets årliga plan-, bygg- och tillsynsenkät ska lämnas in, vilket som vanligt innebär mycket siffror som ska hämtas ur byggkontorets diariesystem; men i vissa fall även att varje enskilt ärende från året som gått måste granskas för att få fram det som begärs.

Ett förslag till ny valdistriktsindelning är nu klart och ska presenteras för valnämnden inom kort, samtidigt som arbetet med anpassningar och justeringar av kartorna till översiktsplanen fortsätter.

Gamla och nya planuppdrag gås igenom tillsammans med gällande och

underlag till kommande översiktsplan för att uppdatera arbetet med planerings- och exploateringsområden.

(21)

§ 38 Förslag på projektplan för Holjegårdens särskilda boende

Den föreslagna projektplanen godkänns för nytt särskilt boende Holjegården.

När politiska styrgruppen det vill säga kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar ärendet ska socialnämndens presidie och gruppledare kallas.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige beslutade hösten 2020:

 att avsätta 20 mkr till projektering av nytt särskilt boende (KF§111/2020).

 att fastigheten där före detta Holjeskolan finns används som plats för det nya särskilda boendet (KF§112/2020).

 att antalet platser för nybyggnationen fastställs till 60 platser (KF§137/2020).

 att uppdra till kommunledningsförvaltningen att genomföra en

förprojektering och ta fram en preliminär kalkyl för investering och drift av det nya boendet (K§137/2020).

Kommunstyrelsen beslutade den 8 december 2020 om projektorganisation för projektet (KS§201/2020). Kommunstyrelsen är ansvarig nämnd för projektet.

Den politiska styrgruppen består av kommunstyrelsens arbetsutskott.

Socialnämndens presidium kallas till politiska styrgruppens möten.

Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till projektplan för planering och genomförande av det särskilda boendet. Den föreslagna projektplanen kan kompletteras eller förändras längre fram i projektet.

Projektplanen innehåller:

 Omfattning av projektet

 Övergripande mål för Holjegården

 Målsättning för projektet

 Organisation

 Tidplan och beskrivning av projektets olika delar

 Budget

 Kvalitet och prestation

 Risker

Manualen ”Hållbar byggnation i Blekinge” är godkänd av kommunstyrelsen (KS§10/2021) och används i projektet.

I planens förslag finns bl.a. följande tidsplan att rumsfunktionsprogrammet är klart i juni 2021, som är en sammanställning av vilka funktioner som ska finnas

KS § 38/2021 KS 2020/2625

(22)

i respektive utrymme/rum inom byggnaden. Projekteringen är klar i februari år 2022.

_____

Beredning:

Delges:

Sekreterare KSAU Teknisk chef

Fastighetssamordnare

(23)

§ 39 Godkännade av förstudierapport samt namngivning av nytt särskilt boende

Förstudierapporten Holjegården godkänns.

Namnförslaget ”Holjegården” godkänns för det nya särskilda boendet beläget på adressen Idrottsvägen 37 (gamla Holjeskolan).

Sammanfattning

Kommunfullmäktige beslutade hösten 2020 att uppdra till kommunlednings- förvaltningen att genomföra en projektering och ta fram en preliminär kalkyl för investering och drift av ett nytt särskilt boende. (K§137/2020).

Tekniska avdelningen har sedan dess i samverkan med Sesam Arkitektkontor AB genomfört ett förstudiearbete för att kartlägga vilken inriktning och

utformning boendet ska ha.

I förstudiearbetet har arbetsgrupper med representanter ifrån

omsorgsverksamhet, seniorråd, funktionsstödsråd, samt tjänstemän ifrån socialförvaltningen, kommunledningsförvaltningen och de kommunala bolagen delgivits en insyn och möjlighet till påverkan på projektets inriktning.

Arbetet har utmynnat i en förstudierapport som ska ligga som grund för vidare projektering och framtagning av kostnadskalkyler. Förstudien ska ses som en inriktning men behöver under det fortsatta arbetet vägas emot den

kostnadsbild som finns.

I förstudiearbetet har också framkommit att det särskilda boendet behöver ges ett namn. För ett antal år sedan hade Olofströmshus en namngivningstävling där namnet ”Holjegården” blev vinnande förslag. Namnet har god förankring i platsen för det nya särskilda boendet då det ligger i anslutning till Holjepark, Holjeån och området Holjekroken. Vi har även lyft frågan om namnet i de olika arbetsgrupperna och det råder enighet om att detta är ett bra namn för

byggnaden.

_____

Beredning:

Delges:

Teknisk chef

Fasighetssamordnare

KS § 39/2021 KS 2020/2625

(24)

§ 40 Tillgänglighetsanpassning Orsjöns badplats, etapp 1

Tekniska avdelningen får i uppdrag att genomföra tillgänglighetsanpassning av Orsjöns badplats, etapp 1.

Investeringsprojektet beviljas ett anslag om 200 tkr. Medel anvisas ur rörelsekapitalet.

Tekniska avdelningen får i uppdrag att i etapp två även titta på möjligheten att tillhandahålla ett utrymme samt badrullstolar för utlåning.

Tilläggsyrkande:

Dan Rasmusson (SD) yrkar att tekniska avdelningen får i uppdrag att i etapp två även titta på möjligheten att tillhandahålla ett utrymme samt badrullstolar för utlåning.

Beslutsgång:

Ordföranden frågar om kommunstyrelsen önskar bifalla Dan Rasmussons (SD) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar ge tekniska avdelningen i uppdrag att se över möjligheten att tillhandahålla ett utrymme samt badrullstolar för utlåning.

Sammanfattning:

I Olofströms kommun finns idag ingen badplats som är tillgänglig för alla.

Halens badplats är delvis anpassad med bred plattgång och ramp till vattnet.

Rampen är dock undermålig ur tillgänglighetsperspektiv och det är långt att ta sig till själva badplatsen från parkeringen. Efter att ha utrett förutsättningarna har Orsjöns badplats visat sig vara lämpligare att göra insatser på för att skapa bra tillgänglighet.

Tillgänglighetsanpassning av en badplats i kommunen är efterfrågad av medborgare med funktionsnedsättning som önskar få möjlighet att bada

utomhus. Anpassningen av Orsjöns badplats kan delas upp i två etapper där vi i etapp 1 (2021) monterar en ramp i rostfritt stål och en körbar gångväg från parkeringsplatsen ned till rampen. I etapp 2 bygg en handikapp-toalett för att skapa en komplett tillgänglighetsanpassning av badplatsen.

Tekniska avdelningen har tagit fram en kostnadsbedömning avseende inköp och montering av ramp i rostfritt stål samt anläggning av en körbar gångväg.

Kostnaden är beräknad till 200 000 kr.

_____

KS § 40/2021 KS 2021/286

(25)

Beredning Arbetsutskottet _____

Delges:

Tekniska chefen

(26)

§ 41 Svar på ansökan om köp av del av Jämshög 3:7

Ansökan om köp av del av Jämshög 3:7 beviljas.

Sammanfattning

Ägarna till fastigheten Jämshög 3:42 har skickat in ansökan om att få köpa till ett område på ca. 1 ha av Jämshög 3:7 enligt nedanstående karta, som tagits fram efter inskickad kartskiss.

Yttrande/Bedömning

Den sydöstra delen av området ifråga, lite drygt 2 000 kvm (inringat),

arrenderas redan i dagsläget av ägarna till 3:42, medan resten ingår i en större brukningsenhet som kommunen utarrenderar åt annat håll.

KS § 41/2021 KS 2020/1544

(27)

§ 42 Avtal uppdrag fastighetsförvaltning 2021 med Olofströmshus AB

Avtalet godkänns gällande uppdrag fastighetsförvaltning 2021 med Olofströmshus AB.

Sammanfattning

Avtalet reglerar uppdraget till Olofströmshus för förvaltningen av fastigheter för 2021. Ersättning för uppdraget utgår med 5 059 000 kr och ligger i den

hyressättning som är gjord för 2021.

Avtalet är framtaget i dialog mellan kommunchef och VD för Olofströmshus.

_____

Beredning:

Delges:

Olofströmshus Ekonomichefen Ekonom M.A.

KS § 42/2021 KS 2021/291

(28)

§ 43 Ägardirektiv till bolagsstämma i Holje Holding - Utdelning 2021

Bolagsstämman i Holje Holding ges direktiv att göra en utdelning till ägaren Olofströms kommun med 3 mkr under 2021.

Sammanfattning

I enlighet med 5 § i ägardirektivet för Olofströms Kraft (dotterbolag till Holje Holding) åligger Kommunstyrelsen att besluta om särskilt direktiv avseende utdelning i samband med årsstämma. I kommunens budget för 2021 ingår en beräknad utdelning från Holje Holding med 3 mkr.

Yttrande/Bedömning/Förslag

I Olofströms Kraft plan för 2021-2023 ingår koncernbidrag till Holje Holding för att finansiera ränta på befintliga lån om 100,0 mkr samt utdelning till Holje Holding som i sin tur gör motsvarande utdelning till Holje Holdings ägare d v s Olofströms kommun.

_____

Beredning:

Arbetsutskottet

KS § 43/2021 KS 2020/2800

(29)

§ 44 Redovisning av 2020 års utfall av internkontrollen i nämnder och bolag

Redovisningen godkänns av 2020 års utfall av internkontrollen i nämnder och bolag.

Sammanfattning

Varje nämnd och bolagsstyrelse ska enligt policyn för intern kontroll årligen ta fram en kontrollplan och genomföra kontroller. I enlighet med policyn har alla nämnder och bolag genomfört kontroller. Det har totalt genomförts 33

kontroller under 2020. Kontrollerna visar i huvudsak på god efterlevande av rutinerna/riktlinjerna (avvikelser hittade på 8 av 33 kontroller). Samtliga kontroller och avvikelser redovisas nedan för respektive nämnd och bolag.

Det är värt att notera att socialnämnden inte genomfört flertal kontroller enligt sin kontrollplan. Det är också anmärkningsvärt att utbildningsnämnden för andra året i rad har avvikelsen att elever inte alltid får studiehandledning på modersmålet när de är berättigade till det. Det är också särskilt

anmärkningsvärt att brukare på grupp- och servicebostad inom funktionsstöd inte alltid erbjuds möjlighet att delta i individuell aktivitet en gång i veckan.

Avvikelser av denna typ är allvarliga då brukare kan ha svårigheter att skydda sina intressen.

Förvaltningarna och bolagen med avvikelser i sina kontroller vidtar åtgärder för att komma tillrätta med dem. Redovisning av vilka åtgärder som vidtagits sker årligen till kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen

De av kommunstyrelsen beslutade kontrollmomenten baseras på kontroller som i regel görs utifrån samtliga förvaltningars underlag, om inget annat framgår. Detta utifrån kommunstyrelsens samordnande roll av nämnderna. De kontrollpunkter som kontrollerats inom kommunstyrelsens område är:

- att upphandlingar görs enligt lagen om offentlig upphandling vid ett inköpsvärde på minst 586 907 kr

- att tre leverantörer tillfrågas och att dokumentationsmallen fylls i samt diarieförs vid direktupphandlingar med inköpsvärde mellan 100 000 och 586 907 kr

- att delegationsbeslut anmäls enligt beslut i nämnd

- att upphämtning i reception i kommunhuset fungerar enligt riktlinjerna - att politikerplattor och ID-kort returneras samt e-post avslutas

- att originalkvitton skickas in till HR-avdelningen

- att IT-leverantörernas uppdateringar till kommunens servrar fungerar

KS § 44/2021 KS 2021/236

(30)

- kostpersonal köper in upphandlad artikel hos leverantören utifrån artikel-/ingredienslistan i receptet.

De kontroller som gjorts påvisar att rutiner/riktlinjer fungerar förutom i dessa fall:

- ID-kort returneras inte av de förtroendevalda

- delegationsbeslut anmäls inte alltid av tjänsteorganisationen till nämnderna

- riktlinjerna för upphämtning i receptionen fungerar inte till fullo - originalkvitton skickas inte in till HR-avdelningen

- rutinerna vid direktupphandlingar fungerar inte (att tre leverantör tillfrågas samt att dokumentationsmallen fylls i och diarieförs).

En kontroll i kommunstyrelsens kontrollplan har inte genomförts.

Utbildningsnämnden

Inom utbildningsnämndens verksamhetsområde har man gjort följande kontroller:

- om elever som är berättigade till studiehandledning på modersmål får tillgång till det

- om analysen inom det systematiska kvalitetsarbetet leder till en handlingsplan/förändrat arbetssätt

- köregler i förskolan, förskolegaranti och att tillgång matchar efterfrågan - uppföljningen av närvaron för elever som går gymnasiet hos andra

huvudmän.

Kontrollerna påvisade att elever inte alltid får studiehandledning på modersmål när de är berättigade det, vilket påvisades även i 2019 års internkontroll. De övriga kontrollerna påvisade att det i stort fungerar enligt fastställd

rutin/arbetssätt.

Kultur- och fritidsnämnden

Kultur- och fritidsnämnden har gjort följande kontroller i sina verksamheter och inte upptäckt några avvikelser:

- att konstregistret är uppdaterat (utlånad konst är i tillhörande rum i kommunens lokaler)

- att medarbetare vet hur/när de ska göra en tillbudsanmälan

- att medarbetare känner till hur de ska agera vid tagande/givande av mutor.

Socialnämnden

Nedan finns sammanställning på de kontroller som genomförts inom två av socialnämndens verksamhetsområden.

Funktionsstöd

- Att barnperspektivet beaktas i LSS-utredningar gällande korttidsvistelse och korttidstillsyn.

(31)

- Att brukare på gruppbostad och servicebostad erbjuds möjlighet att delta i individuell aktivitet en gång per vecka.

Individ- och familjeomsorg

- Att kontaktpersoner uppbär arvode och får omkostnadsersättning enligt SKR:s riktlinje.

- Att utbetalningar av ekonomiskt bistånd görs av rätt handläggare och till rätt person.

Av de kontroller som genomförts påvisar att rutinerna/riktlinjerna följs, med undantaget att brukare vanligtvis inte erbjuds att delta i en individuell aktivitet en gång per vecka. Flera kontroller i socialnämndens kontrollplan har inte genomförts.

Olofströms Kraft

Bolaget har kontrollerat att förutbestämd checklista följs vid introduktion och att bolaget endast har väsentlig information om dess kunder i enlighet med

dataskyddslagen (GDPR). Man har också kontrollerat att betalningsrutiner för leverantörsbetalningsfiler, manuella betalningar och utbetalningsfiler fungerar.

Kontrollerna påvisade inga avvikelser.

Olofströmshus

Olofströmshus har i följande kontroller inte funnit några avvikelser:

- att tilldelning av lägenhet sker enligt poängsystemet - att lönerapporter sker enligt attestplan

- att lägenhetsunderhåll görs enligt kundbeställning - kvittens av digitala utskick i meddelandetjänst - att uppladdning av arbetsgivardeklarationer sker i tid - rutiner med felanmälningarna (avrapportering)

- att beställningar av vitvaror stämmer med lagerstatus - att två ekonomer signerar manuella bokföringsordrar - att hyresjusteringar görs enligt rutin (av ansvarig chef).

Olofströms Näringsliv

Olofströms Näringsliv kontrollerade dels att upprättad logglista för lön är uppdaterad med ändringar av fasta uppgifter, dels att fakturering stämmer mot gällande hyresavtal. Den förstnämnda kontrollen påvisar att rutinen följs men inte däremot hyresfaktureringen. Dock handlar det i majoritet av fallen att hyresgäster fått högre eller lägre hyra med ett fåtal kronor (per år).

_____

Beredning: Arbetsutskottet _____

Delges:

Kvalitetsstrateg KLF Avdelningschefer KLF Nämnderna, Helägda bolag

(32)

§ 45 Redovisning av vidtagna åtgärder på avvikelserna i 2019 års internkontroll

Redovisningen godkänns av vidtagna åtgärder på avvikelserna i 2019 års internkontroll.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen har beslutat att varje nämnd och bolag ska redovisa de åtgärder de vidtagit för att komma tillrätta med de avvikelser som identifierats i internkontrollen. Denna åtgärdsredovisning gäller för avvikelserna i 2018 års internkontroll.

Samtliga berörda verksamheter har vidtagit åtgärder enligt nedanstående sammanfattande redovisning (upplagd dels efter verksamheterna, dels att avvikelsen står i kursiv stil och åtgärderna därefter i vanlig standardstil i punktform).

Kostavdelningen (kommunstyrelsen)

För många eller för få portioner beställs i skolköken

 Kostavdelningen har ändrat sätt på hur man räknar ut antalet portioner.

Numera begärs antalet portioner för respektive skola från utbildningsförvaltningen (centralt) vid terminsstart, och läggs i kostdatasystemet för respektive kök. Vid förändringar uppdateras antalet portioner, både tillfälliga och permanenta.

 Avbeställningsrutinen av portioner är uppdaterad och förtydligad.

Avbeställningarna görs genom ett formulär på intranätet och uppgifterna går direkt till berört kök. Har gett effekten att skolor avbeställer oftare än tidigare.

HR-avdelningen (kommunstyrelsen)

Hantering av avvikelser och manuella stämplingar hanteras inte enligt bestämda rutiner

 Information till cheferna på kommuninfo om dels gällande rutiner för stämplingar, dels vikten av att medarbetarna håller sig till rutinerna.

 Vissa personalgrupper ingår inte längre i flextidsavtalet då analysen av avvikelsen visade på att flextid inte var möjligt för dem utifrån arbetets karaktär.

Drogtester på nyanställda genomförs inte alltid

 Anställningsavtalet har gjorts om så att löneteamet får information om att drogtest har gjorts (även att man vid behov har fått utdrag ur belastningsregistret). Ändringen består i att det i anställningsavtalet nu finns särskilt avsnitt som rör drogtester och belastningsregister. Där uppger chefen att drogtest gjorts och utdraget tagits.

KS § 45/2021 KS 2021/244

(33)

 HR-avdelningen har också infört rutin att om chefen inte fyllt i ovanstående tar lönekonsulten kontakt med chefen för att uppmärksamma detta.

Utbildningsnämnden

Berättigade elever får inte alltid studiehandledning på sitt modersmål

 Centralisering av arbetet i stort pågår, dels vad gäller

ansökningsförfarandet, dels resurserna. Som det fungerar nu hanterar respektive rektor sin skolas studiehandledning. Framöver ska det samordnas av en ansvarig rektor.

Rehabplanerna läggs inte alltid i Heroma

 Information till chefer om att lägga in planerna i Heroma. Stöd från HR- specialist erbjuds också.

_____

Beredning:

Delges:

Kvalitetsstrateg KLF Kostchef

HR-chef UBN

(34)

§ 46 Komplettering till 2021 års internkontroll för kommunstyrelsens verksamheter

2021 års kontrollplan kompletteras med nedan nämnda kontroll och med det antas den uppdaterade kontrollplanen.

Sammanfattning

I kommunstyrelsens kontrollplan för 2020 bestämdes kontroll av att reglerna för investeringar av egna fastigheter samt hyra och ombyggnation av hyrda lokaler följs (att gången mellan nämnd/KS/bolag/fastighetsgrupp fungerar samt att underlaget finns med i ärendena). Reglerna är beslutade av

kommunstyrelsen. Denna kontroll har inte genomförts på grund av

organisationsförändringar i kommunstyrelsens förvaltning. Då det är av vikt att kontrollen genomförs föreslås att kommunstyrelsen kompletterar 2021 års kontrollplan med den kontrollen.

Enda ändringen jämfört med den antagna kontrollplanen är att ovanstående kontroll lagts till.

_____

Beredning:

Delges:

Kvalitetsstrateg KLF Teknisk chef

KS § 46/2021 KS 2020/2454

(35)

§ 47 Svar på motion om digital närvaro på kommunfullmäktige eller utvidgande av möteslokal i Folkets Hus under

Coronapandemin - Niklas Nordström (M)

Motionen anses besvarad med att Olofström har beslutat i gällande

arbetsordning att ge möjlighet att genomföra digitala möten. Det är slutligen respektive ordförande som fattar beslut vid vart enskilt möte om att helt eller delvis använda digital närvaro.

Sammanfattning

Följande motion lämnades in 2020-11-16 av Nicklas Nordström (M).

”Smittspridningen ökar i samhället och vi måste alla ta vårt ansvar för att hålla avstånd och vidta åtgärder för att begränsa att smittan sprids. Det är en

allvarlig situation för samhället, vi måste alla hjälpas åt så att sjukvården klarar av att vårda de som behöver få mer intensiv vård. Det finns inte obegränsat med platser.

När man nu beslutat att öppna upp en vägg i “Folkets hus” under kommun- fullmäktige räcker inte. Hela den andra sidan sitter fortfarande lika tätt.

Dessutom är man långt många fler i lokalen än folkhälsomyndighetens rekommendationer. Det måste finnas valmöjligheter och alternativ för den ledamot som inte vill utsätta sig för smitta och därmed inte vill närvara vid kommande sammanträden. Folkvalda skall inte hindras från att deltaga på grund av smittorisk. Även om det kanske finns ett slut på denna pandemin, lär det säkert komma liknande i framtiden och då är det bra att man är förberedd och vet hur man ska agera.

För att inte hindra folkvalda politiker att deltaga i kommunfullmäktiges möten föreslår Moderaterna:

Att: Kommunfullmäktige inför möjlighet att via “Teams” eller “Zoom”

ansluta sig till möten i kommunfullmäktige.

Att: Om det inte är möjligt men digitala lösningar, öppna upp lokalen i

“Folkets hus” så mycket det är möjligt.”

_____

Beredning:

KS § 47/2021 KS 2020/2615

(36)

§ 48 Revidering av Olofströms kommuns riktlinjer för servering och försäljning av alkoholhaltiga drycker

Revidering av Olofströms kommuns riktlinjer för servering och försäljning av alkoholhaltiga drycker antas.

Sammanfattning

Alkoholhandläggare Nadine M. Lindhe har lämnat följande information i ärendet:

Enligt 8 kap 9 § alkohollagen (2010:1622) ska Sveriges kommuner tillhandahålla information om vad som gäller enligt alkohollagen och anslutande föreskrifter samt riktlinjer för tillämpningen av föreskrifterna i kommunen. Kommunens riktlinjer ska vara utformade på ett sätt som gör att sökande, genom att ta del av riktlinjerna, i förväg kan bedöma om det går att få ett tillstånd eller inte.

Den föreslagna revideringen ska tydliggöra för en ny sökande/befintlig tillståndshavare vad som begärs vid en ansökan om serveringstillstånd samt vilka bestämmelser som gäller enligt alkohollagen. De delar som har justerats har gulmarkerats i texten.

Det har bland annat tillkommit en ny dryckesgrupp som regleras i alkohollagen under namnet alkoholdrycksliknande preparat (exempelvis alkoglassar) som har lagts till i riktlinjerna. I skrivelsen framhålls även kommunens digitala utveckling i form av e-tjänster inom området.

En bedömning av alkoholvolymen vid provsmakning har gjorts och en utökad text kring denna del finns upprättad i revideringen. En uppdatering har slutligen även gjorts vad gäller kommunens yttre tillsynsarbete med anledning av att Miljöförbundet Blekinge väst numera ansvarar för denna del.

Vid arbetsutskottets behandling av ärendet kompletterades beslutet efter ett yrkande med att handläggningstiden för ett nytt stadigvarande

serveringstillstånd ändras till 6 v. istället för 12.v som grundförslaget var. Då Karlshamns kommun har beslutat om 6v. så vore det lämpligt att Olofströms kommun har samma handläggningstid. Under kapitel 2 fjärde stycket tas

”förhindra” bort i meningen ”....arbeta aktivt för att förebygga och förhindra att gäster....”. Ändringen är genomförd i dokumentet.

_____

Beredning:

Arbetsutskottet

KS § 48/2021 KS 2021/289

(37)

§ 49 Inre tillsynsärende för granskning av tillståndshavarens

lämplighet i enighet med alkohollagens 8 kap. 12 §

(38)

§ 50 Digitalisering av överförmyndarverksamheten - e-Wärna

e-Wärna Go köps in till överförmyndarverksamheten under 2021.

Medel om 122 600 kr anvisas från kommunstyrelsens förfogande.

Sammanfattning

e-Wärna Go är ett led till att bli digitaliserade så långt det är möjligt inom överförmyndarverksamheten.

e-Wärna Go är en tjänst med funktioner för att lämna in års- och

slutredovisningar samt arvodesräkningar. All hantering är digital vilket gör att vi slipper skicka vanlig post och ger effektivitetsvinster för både ställföreträdare (dvs god man eller förvaltare) och handläggare.

I princip all post överförmyndaren och överförmyndarhandläggaren skickar idag försvinner när verksamheten har blivit helt digitaliserad. Mycket av de handlingar verksamheten hanterar idag måste hanteras skyndsamt. Det innebär att verksamheten försöker undvika att skicka med post fram och tillbaka. Istället får ställföreträdaren komma och lämna, hämta och skriva under handlingar i receptionen. Kostnaden för post hålls på så sätt nere men det innebär fortfarande att verksamheten lägger ner mycket tid på manuell

hantering av dokument med handlingar som måste skrivas ut, scannas in och skickas per post.

Genom ett digitaliserat flöde blir handläggningen dessutom mer effektiv när kommunicering mellan överförmyndaren, ställföreträdare, myndigheter och banker kan ske digitalt. Genom ett digitalt flöde sparar verksamheten inte bara kostnader för posthantering, papper, toner, porto, plats för förvaring och arkivering - framför allt sparas tid! Tid för både ställföreträdare och

handläggare. Genom att spara tid, sparar verksamheten också kostnader.

Överförmyndarverksamheten har idag svårt att rekrytera yngre ställföreträdare.

För att det ens ska bli möjligt i framtiden så behöver den bli mer digitaliserad så att de kan arbeta mobilt. För överförmyndaren och

överförmyndarhandläggaren innebär systemet också att distansarbete blir möjligt.

Systemet e-Wärna Go är designat för att användas på alla typer av plattformar så som mobiler, surfplattor och datorer.

Ur säkerhetssynpunkt ger det en säker inloggning och signering då identifiering sker med e-legitimation.

KS § 50/2021 KS 2020/2824

(39)

Yttrande/Bedömning/Förslag

Överförmyndaren har varit i kontakt med företaget Explizit där vi idag har systemet Wärna Go vilket är basen i den föreslagna uppgraderingen till e- Wärna. Företaget har lämnat följande prisuppgift för uppgraderingen;

Kostnaden 2021 för e-Wärna blir:

Licens och projektkostnad (engångskostnad) 107 000 kr Support och underhållskostnad (ny årlig kostnad) 15 600 kr Summa: 122 600 kr

_____

Beredning:

Delges:

Överförmyndaren Ekonomichefen Ekonom A.S

(40)

§ 51 Ansökan om medel för tidsbegränsad utökning med en kommunikatör

Medel ges för tidsbegränsad anställning av en kommunikatör t.o.m. 2023-06- 30

Medel med 1 260 tkr (2021: 300 tkr, 2022: 630 tkr och 2023: 330 tkr) tas ur KS förfogande medel

Yrkande:

Rolf Jönsson (C) yrkar med bifall av Malin Åman (C), Patrik Krupa (M) och Dan Rasmusson (SD) avslag till förslaget.

Beslutsgång:

Ordföranden ställer förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutar att bevilja medel till en tidsbegränsad kommunikatör.

Votering

Votering begärs och genomförs med resultatet sju mot sex röster.

Ledamot Ja= enligt förslag Nej= avslag

Annika Sjöstedt (S) X

Rolf Jönsson (C) X

Pirjo Veteli (S) X Yvonne Andreasson (S) X Molham Alshooykh (S) X Annika Lande (V) X Klavs Wix Nielsen (KD) X

Malin Åman (C) X

Patrik Krupa (M) X

Max Nielsen (SD) X

Tommy Holmgren (SD) X

Dan Rasmusson (SD) X

Morgan Bengtsson (S) X

Resultat 7 6

Ärendebeskrivning

Administrativ chef, Anna-Karin Johansen redovisar ärendet.

KS § 51/2021 KS 2021/451

(41)

Olofströms kommun har två kommunikatörer varav en

kommunikationsansvarig och en kommunikatör med inriktning webb.

Belastningen har under en lång tid varit väldigt hög varav möjlighet att möta upp förväntade höjda krav på kommunikation inte riktigt finns.

2019 trädde lagen om tillgänglighet till digital offentlig service i kraft. Lagen ställer höga krav på vår digitala information. Vi har tagit fram en ny webb som når upp till de högt ställda kraven men ett stort arbete kvarstår med att utbilda webbredaktörer och framförallt att tillgängliggöra all information på den nu tillgängliga plattformen. Lagen ställer vidare krav på textning och syntolkning av film och rörlig bild.

2022 är det åter dags för val till riksdag, kommun och region. Denna gång med flera förändringar på grund av ändrade krav, eventuell valpåverkan och ny valdistriktsindelning. Kommunikationsstöd behövs.

Yttrande/Bedömning

En tidsbegränsad utökning behövs för att värna de kommunikatörer vi har och kunna genomföra de arbetsuppgifter vi har framför oss på ett tillfredsställande sätt.

Vi ser fortsatt mycket arbete inom kriskommunikation och behov av

kommunikationsstöd från förvaltningarna och i diverse projekt. Att därutöver kunna hantera att nå upp till DOS-lagens krav och kommunikationsstöd i RKR- valet är tyvärr inte möjligt med befintlig personal.

En jämförelse har gjorts med jämnstora kommuner i närmaste omgivningen.

Dessa kommuner ligger på 3-4 kommunikatörer vilket kan indikera att vi har en ganska låg bemanning i Olofströms kommun. Vad som ingår i de uppdragen kan naturligtvis variera något.

Finansiering

Medel tas ur KS förfogande medel. Totalt 1 260 tkr fördelat på 2021: 300 tkr, 2022: 630 tkr och 2023: 330 tkr

Barnrätts- och jämställdhetsperspektiv

Kommunikatörerna kan stödja verksamheterna i större utsträckning vilket skulle kunna ge positiva konsekvenser även ur barnrättsperspektivet.

_____

Delges:

Ekonom A.S Ekonomichef Kommunikation Administrativ chef

(42)

§ 52 Medel till kommunstyrelsens förfogande

Redovisningen godkänns Sammanfattning

Avstämt 2021-02-28

Beslutsdatum Beskrivning Nämnd

Återstå av budget 2021

Anslag budget 2021 - 5 000

2020-03-03

§ 26/2020 Kompassen 2020

socialainvesteringsfonden UBN -478

2020-11-17

§ 172/2020 Elvhälsa på Komvux och YHS

Socialainvesteringsfonden UBN -800

2020-11-17

§ 183/2020 Susekullen och dess

framtid mot avrop KFN -400

2020-11-17

§ 171/2020 Fortsatt förstärkning

bemanningsenheten KS -1 030

Summa 2 292

KS § 52/2021 KS 2021/136

(43)

§ 53 Delegationsbeslut

Redovisningen av delegationsbesluten godkänns Sammanfattning

Löpnr Ärende

8578/2020 Delegationsbeslut M.B avseende upphandling av företagshälsovård 1433/2021 Delegationsbeslut M.B meddelande om återkallelse av

serveringstillstånd med anledning av egen anmälan om upphörande Restaurang Vakten

1436/2021 Anställningsavtal förvaltningschef socialförvaltningen R.S.

2122/2021 Anställningsavtal vikariat kock A.K

KS § 53/2021 KS 2021/137

(44)

§ 54 Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott

Informationen antecknas till protokollet Sammanfattning

§ 26 Information om Holjebadets status

§ 31 Angående bron på Ådalsvägen

Beslut: Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut taget 2021-01-19 § 11 upphör att gälla.

Tekniska avdelningen tar fram ett nytt förfrågningsunderlag för upphandling av bro på Ådalsvägen.

§ 32 Information om gestaltningsprogram för entréplats Halen

§ 33 Rivning av Halens hopptorn och anläggning av ny badattraktion Beslut: Halens hopptorn rivs.

Tekniska avdelningen tar in anbud för rivningen och redovisa detta på kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 mars 2021.

§ 36 Godkännande av förfrågningsunderlag företagshälsovård

§ 37 Val av leverantör - mejeriprodukter

§ 43 Beslut i efterhand vid närvarande på Energiting Sydost i november 2020

§ 44 Meddelande KSAU 210209

KS § 54/2021 KS 2021/136

(45)

§ 55 Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott

Informationen antecknas till protokollet.

Sammanfattning

§ 11 Rapport utredning Central Schemaläggning Sammanfattning av ärende:

HR-chefen fick tidigare i uppdrag att utreda möjligheten till en central schemaläggning i kommunen. En praktikant på HR har arbetat med utredningen och presenterar rapporten för KSPU.

§ 12 Information om upphandling företagshälsovård

§ 13 Aktuellt från HR-avdelningen Sammanfattning av ärende:

Digital signering av anställningsavtal kommer lanseras för chefer i mars.

Utveckling pågår av en smidig process för att skapa användare för nyanställda i kommunens AD-katalog samt att avsluta tidigare anställda.

Kort statistik för heltid som norm presenteras. Inga större ändringar sedan december.

§ 14 Övergripande resultatrapport medarbetarundersökningen 2020 för förvaltningarna

§ 15 Lönekartläggning, omvärldsanalys, prioriteringar samt fördelning av avsatta medel 2021

Kommunstyrelsens personalutskotts beslut:

Utöver den ordinarie löneöversynen prioriteras:

Lärare, tidigare år (F-6), de som har en anställningstid som lärare på minst 20 år. 500 kr per individ och månad.

Lärare, senare år (7-9). 500 kr per individ och månad.

Lokalvårdare. 500 kr per individ och månad.

Fysioterapeuter. 1.000 kr per individ och månad.

Arbetsterapeuter. 1.000 kr per individ och månad.

Lärare, specialpedagog. 1.000 kr per individ och månad.

Ledning kultur, turism, rekreation och friluftsfrågor på Kultur- och Fritidsförvaltningen. 500 kr per individ och månad där tjänsten kräver gymnasieutbildning och 1.000 kr per individ och månad där tjänsten kräver högskoleutbildning.

Kostnaden för prioriteringen tas från den totala summan av avsatta medel i löneöversyn 2021 till medarbetare.

KS § 55/2021 KS 2021/136