Cenová nabídka vybraných ERP systémů pro podnik Steel s.r.o

Na podniku, který jsem jiţ popsala v podkapitole 4.2, budou vypočítány a znázorněny pořizovací náklady (nebo také tzv. jednorázové náklady a paušální náklady, jeţ se platí jednou za rok) na implementaci vybraných ERP systémů, jeţ jsou popsané v kapitole č. 3 a splňují hlavní podmínky podniku.

Podnik má 25 THP (technickohospodářských pracovníků), kteří budou ERP systém vyuţívat pro svou kaţdodenní práci a je tedy zapotřebí pro kaţdého z nich zřídit licenci a úvodní školení o daném systému a postupech práce v něm. Další podmínkou podniku je, aby systém obsahoval modul Finance a nemusel se pouţívat jiný ERP systém pro zpracování účetnictví. Jelikoţ podnik nemá IT pracovníka, který by dokázal spravovat a udrţovat systém, je pro ně důleţité, aby dodavatelská společnost měla v nabídce údrţbu

71

a opravy systému. Jednorázový rozpočet na zavedení a zprovoznění ERP systému si podnik stanovil ve výši 3 500 000 Kč, který si nemůţe dovolit překročit.

Na základě velikosti podniku a jeho procesů se bude počítat s dobou implementace 6 měsíců. Doba 6 měsíců platí pouze v případě, ţe není v základní implementaci modul Finance (viz tabulka 8 a 9 níţe). U ERP systému, který má v základní implementaci modul Finance (viz tabulka 8 a 9 níţe) se můţe reálná implementační doba zkrátit aţ o jeden měsíc.

Tab. 8: Náklady na implementaci zahraničních ERP systémů

Náklady ERP systém Infor LN ERP systém SAP

Instalace a konfigurace

Tab. 9: Náklady na implementaci tuzemských ERP systémů

Náklady ERP systém

72 Obr. 11: Cenová nabídka ERP systémů

Zdroj: Vlastní zpracování.

Na základě předem stanoveného budgetu, který je určený na implementaci ERP systému, musel podnik vyloučit ze svého výběru ERP systém Infor LN. Cena implementace tohoto systému včetně modulu Finance byla stanovena na 4 594 140 Kč (znázorněno na obrázku 11 a v tabulce 8), coţ překročuje stanovený rozpočet 3 500 000 Kč a podnik si ho tedy za daných okolností nemůţe dovolit. Ostatní ERP systémy se do stanoveného rozpočtu vešly a podnik je bude nadále analyzovat a zjišťovat o nich další informace, které jsou pro další výběr důleţité. Z tabulek (viz výše) je zřejmé, ţe některé ERP systémy mají modul Finance v základní verzi a jsou tedy zahrnuté v nákladech na implementaci. U jiných ERP systémů je stanovená individuální cena implementace tohoto modulu a pro podnik je nutné jeho dodatečné dokoupení. Jak je také moţné vidět z tabulek a grafu, náklady na implementaci zahraničních ERP systémů jsou mnohem větší neţ náklady na implementaci českých ERP systémů.

0 Kč 500 000 Kč 1 000 000 Kč 1 500 000 Kč 2 000 000 Kč 2 500 000 Kč 3 000 000 Kč 3 500 000 Kč 4 000 000 Kč 4 500 000 Kč 5 000 000 Kč

Infor LN SAP Helios Orange QI Karat Pohoda

Komplet

Graf cenové nabídky ERP systémů

Instalace a konfigurace Konzultace Modul Finance Údržba a opravy

Školení Licence Program Celkem

73

4.2.2 Požadavky podniku na ERP systém

Jako na první se ve svém výběru podnik zaměřil na finanční část ERP systému, která by měla obsahovat (viz níţe) uvedené funkce, jeţ jsou vyţadovány pro efektivní chod podniku. Jedná se o poţadavky podniku, od kterých není ochotný ustoupit a na základě nichţ se bude o systémech nadále rozhodovat. Jedná se o:

 modul Finance,

 pokladna a interní doklady,

 banka a bankovní výpisy (bankovní styk),

 přehled závazků a pohledávek,

 nákladová střediska,

 fakturace,

 procesní řízení ABC,

 kalkulace nákladů na jednotlivé výrobky,

 rozpočty a finanční plánování,

 evidence a účtování investičního majetku,

 účtování a výpočet mezd,

 řízení výroby (jde o sériovou výrobu),

 účtování v cizích měnách a kurzových rozdílů,

 moţnost předkontace.

74 poţadavky podniku, a to na funkce, které byly uvedené jako nezbytné pro chod podniku.

U systému Pohoda Komplet bylo analyzováno, ţe neobsahuje tyto funkce:

 procesní řízení ABC, vyhodnocení se podnik rozhodl, ţe finanční část tohoto ERP systému není vyhovující pro efektivní činnost podniku. Z tohoto důvodu byl ERP systém Pohoda Komplet vyřazen z výběru podniku. V uţším výběru byly však ponechány ERP systémy SAP, QI, Karat a Helios Orange, jeţ splňují zatím všechny poţadavky a přání stanovené podnikem.

0 1 2 3 4 5 6

75

Další poţadavky jsou mířené a vyţadované po dodavatelské společnosti ERP systému a zároveň by také měly prověřit její schopnosti a úspěšnost na českém trhu. Těmito podmínkami jsou:

 osobní, telefonická nebo emailová podpora a poradenství,

 poskytnutí servisního zásahu 24 hod. / denně v sídle podniku,

 školení zaměstnanců,

 dostupnost dodavatelské pobočky tzn. musí se nacházet blízko k sídlu klientského podniku,

 počet instalací ERP systému na území České republiky,

 počet dodavatelských poboček na území České republiky.

Jako hlavní a rozhodující poţadavky pro výběr systému si však podnik určil počet dodavatelských poboček v České republice a vzdálenost pobočky od sídla klientského podniku.

Nejbližší pobočka Praha + Praha + Jihlava - Praha +

Počet instalací 250 1145 530 6319 nachází v Jihlavě a její vzdálenost od sídla klientského podniku je 221 kilometrů. Podnik došel ke zjištění, ţe tato vzdálenost by mohla mít za následek mimo jiné velký nárůst nákladů (tzn. měsíčních poplatků). Další zásadní informace se jednala počtu instalací

76

systému, které uskutečnila daná společnost na území České republiky. U ERP systém Karat se zjistilo, ţe počet instalací není nejniţší a nevyšel tedy v tomto vyhodnocení jako nejhorší. V počtu instalací vyšla s nejmenším počtem 250 instalací jako poslední společnost SAP se svým systémem, ale jelikoţ se jedná o instalace pouze na území České republiky, není daná informace úplně tak jednoznačná a rozhodující. ERP systém SAP patří ve světě mezi jeden z nejprodávanějších systémů. Jelikoţ podnik určil za zásadnější poţadavky vzdálenost pobočky od sídla podniku, a to kolik má ERP systém dodavatelských společností a poboček, byl z výběru proto vyřazen ERP systém Karat. Pro další analýzu zbyly ERP systémy SAP, QI a Helios Orange.

4.2.3 Vyhodnocení výběru ERP systému

Z výchozí mnoţiny ERP systémů se do konečného výběru dostaly systémy SAP, QI a Helios Orange. U těchto ERP systémů byly splněny všechny poţadované podmínky podniku, mezi které patřily rozpočet, který si podnik před začátkem výběru sám stanovil, poté poţadavky na finanční část ERP systému a podnikové zaměření a v neposlední řadě poţadavky a kritéria na dodavatelskou společnost. Z těchto předem stanovených poţadavků vzešlo, ţe by všechny tři zmíněné ERP systémy mohly být v podniku nasazeny a byly by vhodné pro jeho činnost. Aby se mohl podnik mezi těmito ERP systémy rozhodnout, bude při vyhodnocení přihlíţet znovu na stanovené poţadavky, ale také se u okolních firem, které dané systémy pouţívají, poptal na jejich zkušenosti a spokojenost s uţivatelským rozhraním a funkcemi.

V podkapitole 4.2.1 byl podnikem stanoven rozpočet 3 500 000 Kč, jehoţ hranici splnily všechny tři ERP systémy, které zůstaly v konečném výběru. Jelikoţ si podnik potřebuje vybrat pouze jeden ERP systém, rozhodl se, ţe bude systémy vyhodnocovat podle nákladů na implementaci, údrţbu a školení. Tabulky s náklady na implementaci jsou jiţ uvedené v podkapitole 4.2.1. Na obrázku 13 je zobrazeno, ţe cenově nejvýhodnější by byl pro podnik ERP systém Helios Orange, jehoţ náklady na implementaci jsou menší neţ 1 500 000 Kč. Dle tabulek 5 a 6 v podkapitole 4.1 je hodinová sazba za školení nejmenší u systému Helios Orange a to samé platí i u roční částky za údrţbu a opravy. I kdyţ procento, z kterého je částka za údrţbu vypočtena (viz tabulka 5 a 6) menší u ERP systému QI, konečná roční částka je menší u Helios Orange z důvodu niţší ceny za licenci.

77 Obr. 13: Náklady na jednotlivé ERP systémy

Zdroj: Vlastní zpracování.

Další poţadavky podniku byly na finanční část ERP systému, kde byly vyhovující všechny tři systémy ve výběru, protoţe obsahovaly potřebné funkce, jeţ podnik poţadoval. Jedinou nevýhodou, kterou podnik zaznamenal, bylo to, ţe ERP systém QI nemá modul Finance v základu systému, ale je nutné si ho zvlášť zakoupit a nechat nainstalovat (viz graf 3). Coţ můţe znamenat pro podnik nárůst celkových nákladů a nákladů za školení, ale i více práce s instalací.

V neposlední řadě se podnik zaměřil i na dodavatelskou společnost ERP systému a na jeho sluţby. Všechny tři společnosti poskytují veškeré potřebné sluţby, které podnik poţadoval (viz tabulka 10). Nejbliţší pobočky u všech společností se nacházejí v Praze, coţ je vzdálenost 92 kilometrů od sídla klientského podniku. S počtem dodavatelských a poradenských poboček je na tom nejlépe ERP systém QI, jeţ jich má na území České republiky 218, ale ostatní systémy za ním o moc nezaostávají. Další důleţitou informací je počet instalací ERP systému, která je pro podnik velmi důleţitá z hlediska důvěryhodnosti dodavatelské společnosti. Čím větší počet ERP systémů dodavatelské společnosti nainstalují, tím větší dojem o kvalitě a oblíbenosti daného systému klientský podnik získá.

0 Kč 500 000 Kč 1000 000 Kč 1500 000 Kč 2000 000 Kč 2500 000 Kč 3000 000 Kč 3500 000 Kč 4000 000 Kč

SAP Helios Orange QI

Náklady na ERP systémy

Instalace a konfigurace Konzultace Modul Finance Údržba a opravy

Školení Licence Program Celkem

78

Zde se ukázal jako nejlepší ERP systém Helios Orange, který má na svém kontě 6319 instalací. Samozřejmě jak jiţ bylo zmíněno v podkapitole 4.2.2, pokud by se bral v úvahu počet instalací i v zahraničí, určitě by se na vedoucí místo dostal ERP systém SAP. Nicméně podnik v hodnocení počtu instalací zajímalo pouze území České republiky, kde SAP vyšel nejhůře.

S ohledem na sloţité ovládání je tedy nutné, aby kaţdý uţivatel, který bude vyuţívat tento systém, prošel intenzivním a náročným školením. Coţ hlavně v prvních měsících značně zpomaluje práci uţivatelů, ale i podniku. Celkový vzhled systému je pro uţivatele zastaralý a není v něm moţnost změny barvy pozadí, jeho stylu a barvy písma. Naopak velkou výhodou u tohoto systému je jeho flexibilita. To znamená, ţe po úplném zavedení a nainstalování všech potřebných modulů, procesů, přizpůsobení potřebám podniku a kompletním zaškolení všech uţivatelů je moţné v systému provádět všechny potřebné operace, které podnik pro svou činnost potřebuje. Při práci s tímto sytém je pro uţivatele zásadní, ţe v něm lze otevřít více úloh najednou, coţ mu značně usnadní a zpříjemní práci.

Prostřednictvím lišty, na které zůstávají jednotlivé úlohy otevřené, si můţe uţivatel mezi nimi volně přecházet podle vlastní potřeby. Dalším plusem systému SAP je, ţe u většiny polí se můţe uţivatel proklikat do předcházejícího nebo následujícího dokladu nebo do dalších podmodulů (např. do podmodulu dodavatele, odběratele). Důleţitým procesem, který značně ulehčuje práci je elektronická výměna dat prostřednictvím např. EDI (Electronic Data Interchange). Tato komunikace probíhá za pomoci daného systému mezi podnikem a jeho obchodními partnery, většinou na bázi noční automatické operace tzv.

JOB, která slouţí hlavně pro elektronické přeposílání účetních dokladů (např. faktur).

Systém je jiţ v dnešní době provázaný s insolvenčním rejstříkem, coţ mu umoţňuje získávat aktuální informace o svých obchodních partnerech a jiných firmách. Díky tomu se podnik dozví o případných potíţí nebo problémech, které daný obchodní partner má v současné době.

79

Pro uţivatele ERP systému QI je velmi důleţitá jeho spolehlivost a rychlost, která podporuje jejich efektivní práci. Další velkou výhodou je uţivatelsky jednoduché ovládání, coţ můţe do značné míry sníţit náklady podniku za školení, protoţe uţivatelé nepotřebují dlouhá a náročná školení. V tomto sytému se můţe uţivatel během krátké doby velmi dobře a snadno zorientovat, a to je i do jisté míry zapříčiněné přehledným a intuitivním uţivatelským rozhraním. Uţivatel si můţe v systému měnit barvy pozadí a písma podle svých potřeb, např. pro přehlednost, pro zvýraznění důleţitých informací a údajů. Nadále je moţné, aby si uţivatel ze seznamu operací vybral pouze ty, které pouţívá a dal si je na svou uţivatelskou plochu. K těmto jednotlivým operacím si můţe vybrat různé ikony, barvy, seřadit si je podle důleţitosti nebo do různých skupin. Umoţňuje uţivateli otevřít více úloh najednou, kdy kaţdá z těchto úloh zůstane otevřená na postranní liště a uţivatel si mezi nimi můţe přepínat podle potřeby, coţ mu usnadňuje a zrychluje práci. Systém je provázán s insolvenčním a obchodním rejstříkem, coţ umoţňuje podniku získat aktuální přehled a informace o stávajících nebo potencionálních obchodních partnerech. Dalším usnadněním práce uţivatele je moţnost vlastního nastavení filtrů, které ke své práci potřebuje nebo pouţití jiţ přednastavených základních filtrů. Systém je schopný rychle, pruţně a efektivně reagovat na změny, jeţ se vyskytly uvnitř nebo vně podniku. Stejně jako u ERP systému SAP lze pouţívat elektronickou výměnu dat prostřednictví např. EDI.

Uţivatelé ERP systému Helios Orange si ho chválí, z důvodu přehledného, přátelského a intuitivního uţivatelského rozhraní. Ovládání systému je jednoduché, coţ pro uţivatele znamená zefektivnění jejich práce. V systému lze měnit barvy pozadí, uţivatelského prostředí a písma. Tato moţnost vede ke spokojenosti uţivatelů, z důvodu větší přehlednosti. Je zde moţnost úpravy tiskových sestav podle potřeb podniku, které jsou u většiny systému předem nastavené, a jejich úprava není jednoduchá. Systém však neumoţňuje, aby si uţivatel v danou chvíli otevřel více úloh najednou. V případě, ţe chce uţivatel otevřít další úlohu, musí nejprve zavřít tu, ve které doposud pracoval, coţ vede

80

prostřednictvím např. EDI. Systém poskytuje podporu při změně českých zákonů a české legislativy.

Po zpracování a vyhodnocení všech potřebných informací, došel podnik k závěru, ţe pro jeho činnost a potřeby bude nejlépe vyhovovat ERP systém Helios Orange. Tento systém je cenově velmi přívětivý a dostupný. V základu systému je jiţ obsaţený i modul Finance, a proto si ho podnik nemusí dodatečně pořizovat. Hodinová sazba za školení a roční poplatek za údrţbu a opravy je téţ cenově dostupný. Systém splňuje i všechny poţadavky na finanční část systému, jeţ jsou důleţité pro chod podniku. Dodavatelská a poradenská společnost působí na podnik velmi důvěryhodně, protoţe má 203 poboček na území České republiky a zároveň má doposud největší počet instalací oproti ostatním ERP systémům ve výběru. Její nejbliţší pobočka se nachází v Praze, coţ je vyhovující vzdálenost od sídla klientského podniku (92 kilometrů). I v recenzích na uţivatelské rozhraní a funkce, které byly poskytnuté uţivateli daných systémů, dopadl ERP systém Helios Orange velmi dobře.

81

Závěr

Na českém i zahraničním trhu s informačními systémy dochází i v dnešní době k nepřetrţitému vývoji a zásadním změnám. Je moţné si vybírat z velkého mnoţství nabídek ERP systémů zahrnující nejrůznější funkce, u kterých dochází k aktualizacím a neustálému zdokonalování. Samotný výběr vhodného ERP systému není pro podnik jednoduchým rozhodnutím. Je nutné zhodnotit a odborně posoudit mnoho zásadních hledisek. Při výběru ERP systému je tedy důleţité, aby samotný výběr podnik nepodcenil a neuspěchal a zároveň nedošlo z jeho strany k zanedbání pozornosti při jeho hodnocení a hodnocení jeho dodavatelské a poradenské společnosti. Samotnému výběru systému předchází fáze, při které si podnik stanoví a ujasní všechny své poţadavky a přání, jeţ jsou očekávané od ERP systému.

Cílem diplomové práce bylo analyzovat vývoj, jednotlivé moţnosti, účetní funkce, moduly a v neposlední řadě i vyuţití ERP systémů. Na základě všech zjištěných poznatků byl vybrán nejvhodnější ERP systém pro konkrétní podnik. Jelikoţ se jedná o velmi rozsáhlou problematiku, cílem diplomové práce bylo zachytit pouze nejdůleţitější skutečnosti. První kapitola, byla zaměřena na teoretický úvod, jeţ se zabývá rozvojem informačních a komunikačních technologií v podnikové oblasti, a to především jejich zásadním vlivem na účetnictví. V této kapitole byly pouţity získané znalosti o účetním systému podniku, vyuţití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, vývojových etapách, kterými prošlo účetnictví během několika století a spojení s podnikovým informačním systémem.

Druhá kapitola práce byla zaměřena na účetní informační systémy, jeţ byla rozdělena na dvě části, a to na ekonomické systémy a ERP systémy. Kapitola popisuje jejich historii, charakteristiku, koncepci, jednotlivé fáze, které předcházejí a následují po implementaci, také výhody a nevýhody, jednotlivá kritéria, jeţ by měl podnik dodrţovat a postupovat podle nich při výběru vhodného ERP systému.

Třetí kapitola podává informace o nabídce ERP systémů, jeţ se nachází na tuzemském a zahraničním trhu. Je zde zachycen přehled významných dodavatelských společností podle počtu zákazníků a ERP systémů, jeţ jsou řazeny podle počtu instalací. Z velkého mnoţství ERP systémů na trhu byly vybrány některé, o nichţ byly získány informace

82

od dodavatelů, výrobců nebo uţivatelů. U těchto ERP systémů byly uvedeny informace o jejich funkcích, výhodách, nevýhodách a sluţbách, jeţ jsou nabízené dodavatelskými společnostmi. Zároveň jsem se zaměřila na finanční část ERP systému tzv. modul Finance, jeho podmoduly, funkce a na to, co všechno systém umoţňuje uţivateli v něm zpracovávat.

Pro tuto problematiku byly vyuţity především osobní zkušenosti uţivatelů a dodavatelů daných ERP systémů. Dále byly analyzovány o recenze uţivatelů a články na webových stránkách.

Hlavní cílem práce bylo vybrat vhodný ERP systém pro podnik Steel s.r.o., který má sídlo v Teplicích. Podnik se rozhodl na základě rozvoje a výrazného nárůstu zakázek pro implementaci nového ERP systému. Na základě hlavních podmínek podniku bylo vybráno do uţšího výběru šest vyhovujících ERP systémů. Tyto systémy byly následně ve čtvrté části hodnoceny podle předem stanovených poţadavků podniku. Jednalo se o výši ceny implementace, o finanční část systému a její funkce, o sluţby, zkušenosti a znalosti dodavatelské a poradenské společnosti. V neposlední řadě se podnik zaměřil i na recenze uţivatelů, kteří jiţ systém pro svou činnosti vyuţívají. Jednalo se zejména o funkce, o uţivatelské a grafické rozhraní, o výhody a nevýhody ERP systému. Po náročném a zdlouhavém výběru, který probíhal na základě kroků uvedených v teoretické části a vyhodnocení jednotlivých ERP systémů, byl vybrán pro implementaci ERP systém Helios Orange, který nejlépe vyhovoval přáním a poţadavkům podniku.

Díky vypracování této diplomové práce jsem si rozšířila přehled o ERP systémech, jeţ jsou nabízené na současném trhu. Došla jsem k závěru, ţe implementace ERP systému není otázkou několika dnů, ale spíše několik měsíců. Pří implementaci je důleţité, aby se podnik zaměřil na své jednotlivé podnikové procesy, které budou následně zavedené do ERP systému. Pro podnik je velmi zásadní, aby měl přehled o tom, zda je modul, který potřebuje pro svou činnost, součástí základního balíku ERP systému nebo je nutné si ho dodatečně zakoupit. V případě dodatečného zakoupení modulu můţe dojít k značnému nárůstu celkové ceny ERP systému. Dále jsem zjistila, ţe v dnešní době jiţ neexistuje pevně stanovená cena za implementaci daného ERP systému, a to protoţe se odvíjí od mnoha zásadních hledisek, jako např. od velikosti podniku, počtu uţivatelů, sloţitosti podnikových procesů, počtu potřebných modulů a dalších.

83

Seznam použitých zdrojů

Citace

Advantages & Disadvantages of ERP (Enterprise Resource Planning) Systems. 2011.

ExcITingIP [online]. South India: Rajesh. [cit. 2017-03-07]. Dostupné z: v informační společnosti. 3., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4307-3.

Ekonomický software pro malé a střední firmy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno:

Webservis. [cit. 2017-03-12]. Dostupné z:

https://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm ERP systémy. 2017. Ekonomický software [online]. [cit. 2017-01-22]. Dostupné z:

http://www.ekonomickysoftware.com/erp_systemy.html

ERP systémy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno: Webservis. [cit. 2017-03-15].

Dostupné z: https://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/

ERP systém KARAT. c2006-2017. KARAT Software [online]. Přerov: KARAT Software.

[cit. 2017-03-26]. Dostupné z: http://www.karatsoftware.cz/erp-karat/

GÁLA, Libor, Jan POUR a Zuzana ŠEDIVÁ. 2009. Podniková informatika. 2., přeprac.

a aktualiz. vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-2615-1.

Gemma. c1994-2017. Gemma [online]. Brno: Gemma Systems. [cit. 2017-04-04].

Dostupné z: http://www.gemma.cz/

Grafické podklady. c2016. Qi [online]. Brno: DC Concept. [cit. 2017-04-10]. Dostupné z:

http://www.qi.cz/o-nas/graficke-podklady/

HALL, JAMES A. 2013. Accounting information systems. 9th ed. Mason: South-Western Cengage Learning. ISBN 978-1-133-93440-0.

Helios Orange. c2017. Helios [online]. Praha: Asseco Solutions. [cit. 2017-04-07].

Dostupné z: http://www.helios.eu/produkty/helios-orange/

Helios Orange: nejrozšířenější ERP systém na českém trhu. c2009-2017. ERPForum [online]. Jiţní Morava: ERP Systémy. [cit. 2017-04-27]. Dostupné z:

https://www.erpforum.cz/erp-systemy/helios-orange.html

84

HRADECKÝ, Mojmír, Jiří LANČA a Ladislav ŠIŠKA. 2008. Manažerské účetnictví.

HRADECKÝ, Mojmír, Jiří LANČA a Ladislav ŠIŠKA. 2008. Manažerské účetnictví.