Nejprve je důleţité si objasnit problematiku účetnictví, která je hlavním důvodem, proč si podnik pořizuje informační systém určený pro zjednodušení organizace práce a získávání dat. Jak uvádí Máče „Hlavním úkolem účetnictví je věrně zobrazit ekonomickou skutečnost účetní jednotky (majetek, pohledávky, závazky, vlastní kapitál, náklady a výnosy) pro majitele, banky, statistické úřady, finanční úřady, zákazníky, veřejnost aj.“7 Účetnictví zaznamenává finanční transakce, ale také transakce týkající se skladování, třídění, vyhledávání a prezentování informací v různých zprávách a analýzách. Řídí se obecně uznávanými zásadami, které umoţňují podávat věrný obraz skutečnosti a zajistit, aby veškeré informace byly průkazné, správné a úplné. Jednou z hlavních funkcí účetnictví je porovnávat stav majetku uvedeného v účetnictví se skutečným stavem. Poskytuje podniku informace o ekonomické schopnosti, finanční situaci nebo hospodářských výsledcích.
Informace, které jsou předkládané prostřednictvím účetních výkazů, nejsou určeny pouze pro pracovníky podniku, ale i pro externí okolí (např. dodavatele, odběratele atd.), které se o podnik zajímá. Účetnictví se rozděluje na dva účetní systémy, a to na finanční a manaţerské účetnictví. Pro finanční účetnictví platí, ţe výsledky transakcí a ostatních událostí jsou účtovány a uznávány v aktuálním období (tj. období, kdy k daným operacím dochází). V tomto případě se jedná o aplikaci akruálního principu. Dalším předpokladem je, ţe podnik bude v dohledné době ve své činnosti pokračovat a nemá v plánu svou činnost z nějakého důvodu ukončit nebo přerušit. Od těchto dvou základních předpokladů se odvíjejí další důleţité principy a účetní zásady.
Manaţerské účetnictví oproti finančnímu účetnictví slouţí podniku k řízení vnitřních podnikových procesů a jeho výstupy se stávají podkladem pro manaţerská rozhodnutí.8
Slouţí pro efektivní řízení podniku a vnitropodnikových středisek a útvarů. Pouţívá údaje z finančního a nákladového účetnictví, kalkulací, statistik a dalších metod a postupů.
Zásadní funkcí manaţerského účetnictví je nepřetrţitě a systematicky vést záznamy o nákladech a výnosech podniku, které spadají do určitého zúčtovacího období.
Dlouhodobě musejí být poté náklady pokryty výnosy, jeţ jsou realizované na trhu.
7 MÁČE, Miroslav. 2013. Účetnictví a finanční řízení. 1., vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4574-9. s. 13.
8 MÁČE, Miroslav. 2013. Účetnictví a finanční řízení. 1., vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4574-9.
18
Manaţerské účetnictví je nedílnou součástí manaţerského informačního systému a ten je dále součástí celkového informačního systému podniku.
Manaţerské účetnictví zobrazuje vnější, ale i vnitřní vztahy, které jsou mezi jednotlivými útvary a odděleními. Nejčastěji je vyuţíván managementem daného podniku pro jeho potřeby jako např. pro kontrolu a plánování výsledků podniku.9
1.2.1 Vývojové etapy použití počítačů ve zpracování účetnictví
Počítačové techniky prošly z hlediska rozvoje a zpracování dat v podnicích v průběhu času třemi základními etapami (viz obrázek č. 2), kterými jsou:
1. ruční účetnictví,
2. mechanizace účetnictví,
3. automatizace účetnictví – ta se dále dělila na:
a) etapu klasické automatizace,
b) etapu pouţívání interaktivních systémů.
9 HRADECKÝ, Mojmír, Jiří LANČA a Ladislav ŠIŠKA. 2008. Manažerské účetnictví. 1., vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-2471-3.
19
Obr. 2: Časová osa zásadních změn v technologii vedení účetnictví
Zdroj: MEJZLÍK, Ladislav. 2006. Účetní informační systémy: vyuţití informačních
a komunikačních technologií v účetnictví. 1., vyd. Praha: Oeconomica. ISBN 80-245-1136-3.
s. 173.
Ad 1) Ruční účetnictví
Začátky přepisovací formy vedení účetnictví byly značně sloţité, vyţadovaly zdlouhavé přepisování údajů. V pozdější době se přestoupilo na vedení analytické evidence, u které bylo zapotřebí další rozepisování. Důsledkem toho docházelo k značným chybám při přepisování údajů mezi účetními knihami a byly porušovány základní principy účetnictví (např. podvojnost a úplnost). Pro tyto účely vznikly kontrolní mechanismy, kterými jsou např. obratová předvaha nebo soupis analytických účtů. Na jejichţ základě se pouze zjišťovalo, zda dochází k dodrţení či porušení vnitřních vazeb, ale nebylo moţné identifikovat existující chyby. V důsledku těchto problémů přišla revoluční změna tzv.
propisovací forma, která byla o mnoho jednodušší neţ přepisovací. Prostřednictvím vyuţití uhlového papíru, který umoţňoval propsání záznamů na více papírů, kdy se jedním
20
úkonem provedl zápis hned třikrát (do deníku, na jeden účet do hlavní knihy a souvztaţně na druhý účet hlavní knihy). Zápornou stránkou této formy bylo, ţe průpis nemohl být proveden do klasických vázaných účetních knih. Proto byly pouţívány samostatné listy papíru, které uchytily na kovových deskách.10
Ad 2) Mechanizace účetnictví
Charakteristika této etapy spočívá ve vyuţívání fakturovacích a účtovacích strojů, které fungovaly na základě spojení psacího stroje s počítacím zařízením. Prvním strojem byl prostý mechanický psací stroj, který byl vyuţíván pro zpracování účetních zápisů. Stroj byl postupně upraven a vylepšen pro provedení účetnictví tzv. propisovací formu. Dané úpravy pomohly vyvinout nový mechanizační prostředek, který byl nazván účtovací stroj.
Účtovací stroj představoval jiţ zmíněné spojení psacího stroje s počítacím zařízením.
S vývojem mechanizace se stroje neustále zdokonalovaly a rozvíjely. V pozdější době byly tyto stroje nahrazeny děrnoštítkovými stroji, které byly časově náročné na ruční práci. Data se převáděla do děrných štítků a byla zpracovaná ve speciálních výpočetních střediscích.
Výsledky ze strojů musely být důkladně kontrolované, coţ často vedlo ke zdvojení dat.
I kdyţ děrné štítky byly pouţívané jako datové nosiče, nejednalo se o vedení účetnictví prostřednictvím počítače. Děrným štítkům oproti počítačům chyběl program, který by umoţňoval automaticky řídit určitý postup zpracování. Vyuţití děrných štítků pomohlo odstartovat další etapu vedení účetnictví, která se nazývá automatizace vedení účetnictví.11
Ad 3) Automatizace účetnictví a) etapa klasické automatizace
Etapa je známá jako období velkých sálových počítačů, které byly charakteristické svou velikostí. Počítače musely být umístěny ve velkých klimatizovaných prostorech a z hlediska financí si je mohly pořídit pouze některé velké podniky. Počítače první
10 MEJZLÍK, Ladislav. 2006. Účetní informační systémy: využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1., vyd. Praha: Oeconomica. ISBN 80-245-1136-3.
11 KŘÍŢOVÁ, Zuzana. 2005. Účetní systémy na PC. 1., vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně. ISBN 80-210-3904-3.
21
bylo u první generace. Celé zpracování se uskutečňovalo v jednotlivých dávkách, do kterých se ukládaly vstupní údaje. Výstupy měly podobu objemných tiskových sestav a pro jejich neaktuálnost byly často pro řízení nevyuţitelné. Od poloviny 20. století pronikla automatizace postupně do úloh spojených s evidencí dlouhodobého majetku, zásob materiálu, zpracování saldokonta dodavatelů a odběratelů a fakturace. Pro komplikovanost předpisů ve mzdové a platové oblasti byly výpočty prováděny pouze do určité úrovně a dále bylo zachované ruční zpracování.12
b) etapa používání interaktivních systémů
V této etapě se začaly pouţívat osobní počítače. Se změnou pojetí informačního systému podniku nastal vývoj osobních počítačů a rozvoj počítačových sítí. Integrovaný přístup byl hlavním rysem podnikového informačního systému a zpracování účetních agend. Vývoj výpočetní techniky zapříčinil její přesun z klimatizovaných sálů na psací stoly uţivatelů.
V současné době je ten, kdo zadává vstupní informace zároveň i uţivatelem výstupních informací. S dalším vývojem osobních počítačů se stalo běţným kritériem lokální decentralizované zpracování. Oddělení účetnictví pouţívá potřebnou výpočetní techniku pro zpracování všech dílčích agend např. k vedení účetních knih, zpracování účetní závěrky a zhotovení výkazů. Od konce 20. století do současné doby jsou všechny podnikové informační systémy zaloţeny na integrovaném systémovém přístupu. Modul účetnictví je základním prvkem při zpracování dat a poskytuje důleţité podklady pro řízení podniku.13
Vývojové etapy od 50. let aţ po současnost jsou znázorněné a blíţe specifikované v tabulce č. 1.
12 KŘÍŢOVÁ, Zuzana. 2005. Účetní systémy na PC. 1., vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně. ISBN 80-210-3904-3.
13 KŘÍŢOVÁ, Zuzana. 2005. Účetní systémy na PC. 1., vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně. ISBN 80-210-3904-3.
22
Tab. 1: Vývojové etapy nasazení výpočetní techniky a informačních technologií v podnicích a ukazatel jejich výkonnosti
Zdroj: BASL, Josef a Roman BLAŢÍČEK. 2012. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 3., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4307-3. s. 36.
Zpracování agendy má určitou organizaci, kterou by měl kaţdý pracovník účetního oddělení dodrţovat. Pracovník účetního oddělení si jednotlivé doklady roztřídí, přezkouší a případně předkontuje a aţ poté můţe data vloţit do počítače. Toto zpracování má mnoho výhod oproti decentralizovanému modelu. Vstupní data jsou pořizovaná odbornými referenty, kteří danou agendu také zajišťují a tím je zajištěna obsahová správnost dat na okamţitě, přičemţ v dřívější době by jim to, s pomocí tuţky a papíru, trvalo déle. Jelikoţ se informační technologie stále vyvíjí, jsou kladeny i větší nároky na kvalifikaci účetních, které musejí pochopit a naučit se pracovat v účetních systémech. Rozvoj informačních
14 KŘÍŢOVÁ, Zuzana. 2005. Účetní systémy na PC. 1., vyd. Brno: Masarykova univerzita v Brně. ISBN 80-210-3904-3.