Informační systém z obecného pohledu podle Vymětala můţe být chápán jako „uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými i informačními zdroji a procedurami jejich zpracování za účelem dosažení stanovených cílů.“17
Existuje celá řada definic informačního systému. Podle Tvrdíkové je informační systém chápán jako „soubor lidí, metod a technických prostředků zajišťujících sběr, přenos, uchování, zpracování a prezentaci dat s cílem tvorby a poskytování informací dle potřeb příjemců informací činných v systémech řízení“18
Komponenty, ze kterých se skládá informační systém1920
- hardware – jedná se o technické prostředky zahrnující různé druhy počítačových systémů, přídavných zařízení počítačů, kancelářských zařízení (skartovací stroje) a komunikačních prostředků, které mohou být v případě potřeby propojeny pomocí počítačové sítě,
- software – neboli programové vybavení se rozděluje do tří základních skupin:
základní programové vybavení – do této skupiny patří software umoţňující komunikaci programů na různých počítačích propojených v síti,
16 MEJZLÍK, Ladislav. 2006. Účetní informační systémy: využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1., vyd. Praha: Oeconomica. ISBN 80-245-1136-3.
17 VYMĚTAL, Dominik. 2009. Informační systémy v podnicích: teorie a praxe projektování. 1., vyd. Praha:
Grada Publishing. ISBN 978-80-247-3046-2. s. 14.
18 TVRDÍKOVÁ, Milena. 2008. Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy: Nástroje ke zvyšování kvality informačních systémů. 1., vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-2728-8. s.
18.
19 TVRDÍKOVÁ, Milena. 2008. Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy: Nástroje ke zvyšování kvality informačních systémů. 1., vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-2728-8.
20 GÁLA, Libor, Jan POUR a Zuzana ŠEDIVÁ. 2009. Podniková informatika. 2., přeprac. a aktualiz. vyd.
Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-2615-1.
25
aplikační programové vybavení – uskutečňuje zpracování informací a podporu podnikových procesů (např. rozvoje a inovací produktů a sluţeb podniku, rozhodování na všech úrovních řízení),
programové prostředky pro podporu vývoje aplikačního softwaru, jeho implementaci a sledování provozu informačního systému,
- orgware – organizační prostředky tvořené velkým mnoţstvím pravidel a norem, charakterizující vyuţití informačních systémů a technologií,
- peopleware – lidská sloţka (vědomosti a zkušenosti), - reálný svět – např. informační zdroje, legislativa, normy.
Pro získání ucelených vědomostí o informačním systému v podniku, je zásadní pochopit skutečné postavení informačních a komunikačních technologií, jeţ tvoří jeden z mnoha, a však velmi důleţitý formální rámec informačního systému. Tyto technologie se výrazně odlišují od jiných, zejména od výrobních technologií – nejsou přímo vyčleněné pro určitou specializovanou skupinu uţivatelů. Týká se všech oblastí podniku. Jen zřídka se můţeme setkat s názorem, ţe IT oddělení zpravuje nový informační systém.
Pro 80. léta bylo charakteristické programování úloh a vývoj řešení podle přání a potřeb zákazníků. Na počátku 90. let došlo ve světě informačních systémů k významným změnám, a to kvůli dostupnosti hardwaru a softwaru a poţadavkům trhu. Docházelo k implementaci programové aplikace v podnicích, zaloţené na integraci do jediného společného řešení, které bylo zaloţené na bázi jednotné databázové platformy, z níţ bylo čerpáno logistickými, výrobními, finančními a obchodními činnostmi, jeţ byly v minulosti programované jednotlivě. To zapříčinilo postupné nahrazování softwarového programu z 80. let, který byl typický pro agendový způsob zpracování (např. zpracování mezd). Tyto aplikace byly označovány jako automatizované systémy řízení (ASŘ). Metoda měla k moţnostem té doby velký přínos, bylo dosaţeno velké úrovně propracovatelnosti a metodičnosti. Na počátku 90. let začaly nové podniky vstupovat do nových podmínek ve stavu, který byl typický převahou osobních počítačů oproti zemím západní Evropy, nevyhovující výkonností hardwarových prostředků, změnou jiţ nevyhovujících počítačových systémů, nahrazováním manaţerů, kteří nemají dostatečné znalosti a zkušenosti. Vývoj IS, který by splňoval poţadavky a potřeby podniku, byl časově i finančně náročný a spojený s rizikem, které souviselo s nízkou garancí produktu
26
a zabezpečením jeho dlouhodobého rozvoje. Velmi rozšířenou moţností se stal nákup hotového softwaru, který byl přesně přizpůsobený pro podmínky podniku. Pro tuto moţnost bylo zapotřebí vynaloţit vyšší počáteční investice, ale pro podnik to znamenalo rychlé zavedení softwaru, záruku funkčnosti a dalšího rozvoje. Dané řešení IS je v dnešní době nejrozšířenější mezi podniky.21
21 BASL, Josef a Roman BLAŢÍČEK. 2012. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 3., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4307-3.
27
2 Účetní informační systémy
Účetní informační systém (ÚIS), zobrazený na obrázku č. 3, je obecná počítačová metoda, která je spojením účetnictví s informačními systémy. Lze jej definovat jako soubor dat a zpracování postupů, které vytváří potřebné informace pro uţivatele.22
Obr. 3: Účetní informační systém
Zdroj: What is Accounting Information Systems Solutions? c2007-2016. Transtutors [online]. New York: Transweb Global. [cit. 2017-01-19]. Dostupné z: http://www.transtutors.com/homework-help/accounting/accounting-information-system/
Romney a Steinbart23 definují účetní informační systém jako systém, který shromaţďuje, eviduje, ukládá a zpracovává data s cílem tvorby informací pro rozhodování uţivatelů.
Účetní informační systém můţe být chápán jako velmi jednoduchý manuální systém zaloţený na pouţití tuţky a papíru, ale také jako velmi sloţitý systém vyuţívající nejmodernější počítače a informační technologie nebo variantu mezi těmito dvěma extrémy. Bez ohledu na to, jaký přístup bude vybrán, je průběh stejný. Uţivatelé musí neustále shromaţďovat, zadávat, zpracovávat, uchovávat a spravovat data a informace.
Účetní informační systém má zpravidla šest základních součástí:
lidé pracující se systémem, v němţ provádějí nejrůznější úlohy,
postupy a instrukce, které souvisejí se shromaţďováním, zpracováním a uchováváním dat o činnosti podniku,
informace o podniku a jeho podnikových procesech,
software umoţňující zpracování podnikových dat,
22 BAGRANOFF, Nancy A., Mark G. SIMKIN a Carolyn S. NORMAN. 2010. Core Concepts of Accounting Information Systems. 11th ed. New York: Wiley. ISBN 978-0-470-50702-5.
23 ROMNEY, Marshall B; STEINBART, Paul John. 2009. Accounting information systems. 11th ed. Upper Saddle River. N. J.: Pearson Prentice Hall, ISBN 978-0135009376.
28
infrastruktura informačních technologií, zahrnující počítače, periferní zařízení a síťová komunikační zařízení pro sběr, ukládání, zpracování a přenos dat a informací,
vnitřní kontroly a bezpečnostní opatření, která chrání data ÚIS.
Tyto součásti společně umožňují ÚIS plnit tři důležité podnikové funkce:24
shromaţďovat a uchovávat údaje o činnostech, zdrojích a zaměstnancích,
transformovat data na informace, které jsou uţitečné pro rozhodování (s pomocí takových informací management plánuje, vykonává, kontroluje a vyhodnocuje činnosti, zdroje a zaměstnance),
poskytovat přiměřené kontroly, aby bylo zaručeno, ţe údaje jsou správné, spolehlivé a jsou vţdy k dispozici v případě potřeby.
Na počátku uměl účetní program zpracovávat pouze účetní případy, ale v dnešní době je jiţ schopen zpracovávat transakce pro různé podnikové oddělení, a to i v cizí měně. Můţe jiţ zahrnout i transakce upravující účetní výkazy, propracované poměrové analýzy a prognózy. Specializovaný účetní program je jiţ přizpůsoben informačním potřebám konkrétního odvětví.
Koncem minulého století došlo k posunu do další etapy, ve které se stal účetní software součástí integrovaného celopodnikového softwaru – ERP systémů. Hlavně největší podniky jsou si v současnosti vědomy přínosů integrace jejich informačních systémů.25
V dalších podkapitolách budou účetní softwary a celopodnikové informační systémy popsány podrobněji.