Důleţitými kritérii, kterými se podnik při výběru systému řídí, jsou: výše pořizovací ceny, náklady potřebné na důleţitou analýzu před samotnou implementací, náklady spojené s údrţbou a opravami, konzultacemi, zaškolením uţivatelů a opakujícími se měsíčními poplatky. Z tohoto důvodu budou v této podkapitole názorně vyčíslené veškeré náklady na pořízení jednotlivých ERP systémů a ostatní potřebné nebo pravidelně se opakují náklady.
V tabulkách č. 5 a 6 jsou znázorněné orientační ceny, jeţ musí firma vynaloţit při pořízení a implementaci vybraného ERP systému. Jednotlivé ceny nemohou být přesně stanovené, dokud není konkrétně specifikované, pro jaký druh a velikost podniku je tento systém určený, jak velký bude rozsah implementace, kolik uţivatelů s ním bude pracovat, kolik jich je zapotřebí proškolit a jaké dodatečné sluţby bude podnik poţadovat. Dále jsou důleţité přání a poţadavky samotného podniku na podnikové funkce, počty modulů a podmodulů, které bude chtít podnik implementovat. Je tedy zcela nemoţné s přesností určit pořizovací náklady, které by platily pro všechny druhy a velikosti podniků, na implementaci ERP systému. Tvrzení, ţe ceny ERP systému jsou „šité na míru“
kaţdému podniku zvlášť, jsou tedy pravdivé.
Pořizovací náklady zahrnují tedy implementaci a instalaci softwaru, u kterých se cena odvíjí od rozsahu implementace, tzn. počtu modulů, customizací a jednotlivých podnikových procesů, které bude chtít podnik do systému zahrnout. Cena za implementaci a instalaci je většinou stanovena v člověkodnech (tzn. Kč / člověkoden), záleţí tedy, kolik pracovníků dodavatelské společnosti na instalaci pracuje, a podle toho se pohybuje celková cena.
67 Implementace podnikových informačních systémů (ERP). c2006-2008. AutoCont [online]. Ostrava:
AutoCont. [cit. 2017-09-01]. Dostupné z: http://www.autocont.cz/sluzby-ebs-aplikace-implementaceerp.cml
67
Dále jsou v ceně zahrnuté licence, u nichţ je cena odvozena od počtu uţivatelů, kteří budou se systémem pracovat. S počtem uţivatelů souvisí i cena za jejich úvodní proškolení, které je pro kaţdé oddělení odlišné a zaměřené na jiné procesy. Pro školení, která jsou nutná provést v průběhu roku, jsou stanovené hodinové sazby, cena za školitele na jeden den (člověkoden) nebo můţe být stanoven i pevný měsíční paušál. V případě měsíčního paušálu musí být smluvně stanoveno, kolik hodin školení paušál obsahuje a kolik se bude muset platit v případě překročení tohoto hodinového limitu (sazba za kaţdou nově započatou hodinu). Školení uţivatelů lze provést v prostředí dodavatelské společnosti nebo za příplatek v sídle klientského podniku. V případě, ţe se školení koná v sídle klienta, můţe být cena navýšena o příplatek za to, ţe školitel přijede. Některé dodavatelské společnosti si v případě výjezdu k zákazníkovi můţou naúčtovat i cestovné, jedná se většinou o sazbu, kdy je určena cena za kilometr a ubytování za noc.
Cena za údrţbu a opravy je u většiny společností daná 10 – 20 % z celkové částky počtu licencí nebo jako hodinová sazba. Pokud se podnik rozhodne pro implementaci nového modulu, tak se jeho cena pohybuje podle druhu modulu, počtu podmodulů a údajů, které jsou v něm obsaţené. Některé druhy modulů můţou být zahrnuty i v základní verzi systému, nemusí se tedy za ně zvlášť platit, ale jsou součástí implementační ceny. Další cenu, jeţ můţe podnik platit je měsíční poplatek za poskytnutou podporu v případě potřeby nebo při výskytu nečekaného problému (většinou se jedná o podporu osobní, telefonickou a emailovou). Výše ceny měsíčních poplatků se odvíjí od mnoţství sluţeb, které jsou v něm zahrnuté, tzn. jaké sluţby podnik potřebuje. Z tohoto důvodu nelze určit cenu poplatku, protoţe kaţdý podnik bude vyuţívat jiné sluţby a v jiných časových intervalech.
U některých společností můţe být poplatek za sluţby zahrnut i v pořizovací ceně.
Velmi zásadně se v ceně odráţí skutečnost, zda podnik má svého IT pracovníka, který dokáţe spravovat a udrţovat systém, popřípadě vytvářet samotné customizace nebo je zapotřebí mít na tyto činnosti externí (většinou se jedná o dodavatelskou) společnost.
Pokud má podnik schopného interního IT pracovníka můţe ušetřit na měsíčních poplatcích za údrţbu a opravy, za customizace a další.
68 Tab. 5: Přehled cen vybraných ERP systémů
ERP systémy
Tab. 6: Přehled cen vybraných ERP systémů
ERP systémy potřebné informace klientovi poskytnuty. Podnik však musí mít vypracovaný předběţný návrh svých poţadavků a přání, aby se daly náklady předběţně vyčíslit i kdyţ se nejedná o jejich konečnou výši. Některé společnosti nabízejí bezplatné demo verze svých programů, kde si podnik můţe vyzkoušet, které funkce systém obsahuje a jak se s ním pracuje a podle toho se rozhodnout, zda je pro podnik vyhovující a přehledný. Tyto verze jsou však omezené a nemůţe se v nich přesáhnout určitý počet podnikových operací a procesů.
69
Zjišťování informací o jednotlivých cenách produktů a jejich doplňkových sluţeb je velmi sloţitý a náročný proces. Dodavatelé systému je většinou na svých internetových stránkách neuvádějí, protoţe ceny jsou závislé na mnoha aspektech, které jsem jiţ uváděla (viz výše), a proto v konečném důsledku můţe být cena jiná.
4.2 Představení podniku a jeho požadavků pro výběr ERP systém
Jedná se o výrobní podnik Steel s.r.o. se sídlem v Teplicích v Čechách. Podnik se zabývá kovoobráběním a na trhu patří mezi začínající podniky, které se teprve postupně rozvíjí, jsou na vzestupu, hledají si nové zákazníky a usazují se na daném trhu. Zaměstnává 60 pracovníků, z toho 35 zaměstnanců pracuje ve výrobě a 25 THP (technickohospodářských pracovníků).
Pro chod podniku nebyl doposud vyuţíván ţádný informační systém, ale s nárůstem zakázek a zákazníků se podnik rozhodl pro výběr vhodného informačního systému, a to z důvodu pomoci a zefektivnění práce zaměstnanců. Tento informační systém bude pořízen hlavně jako účetní systém, ale bude obsahovat i jiné důleţité moduly, které podpoří a zefektivní chod podnikových procesů a operací. Proto si podnik stanovil hlavní podmínky, podle nichţ budou do uţšího výběru zvolené vhodné systémy, u kterých budou v dalších podkapitolách zjišťovány potřebné a zásadní informace. Informace poté budou podnikem vyhodnoceny a v případě nesouladu, s předem stanovenými podmínkami podniku, vyřazeny z uţšího výběru ERP systémů.
Hlavní podmínky pro výběr ERP systému:
systém vhodný pro výrobní podnik,
systém vhodný pro malé a střední podniky,
systém, jeţ je vhodný pro výrobce s významným počtem zákazníků a s dostatečnými zkušenostmi a znalostmi,
certifikovaná dodavatelská a konzultační společnost na území České republiky.
70
Z velkého mnoţství nabídek ERP systémů bylo podnikem do uţšího výběru nakonec vybráno šest nejlepších, které odpovídaly předem stanoveným podmínkám podniku a staly se tedy jeho favority. Tyto systémy budou v dalších podkapitolách naceněné, analyzované, zkoumané, vyhodnocované a v neposlední řadě postupně vyřazované z uţšího výběru na základě předešlých postupů a informací. Vybrané ERP systémy byly podrobně popsané ve třetí kapitole. Jedná se o dva zahraniční výrobce, kteří mají však certifikovanou dodavatelskou společnost i na území České republiky a o čtyři výhradně české výrobce, kteří jsou zároveň i dodavatelé systému.
Tab. 7: Vybrané ERP systémy
Vybrané ERP systémy Dodavatel Počet instalací Infor LN GEMMA Systems spol. s r.o. >60
SAP SAP ČR, s.r.o. 250
Karat KARAT Software, a.s. 530
QI DC Concept a.s. 1 145
Helios Orange Asseco Solution, a.s. 6 319
Pohoda STORMWARE, s.r.o. >900
Zdroj: Vlastní zpracování.
U vybraných ERP systémů jsou uvedené dodavatelsko-poradenské společnosti, které se nachází na území České republiky, coţ je jednou z hlavních podmínek podniku.
4.2.1 Cenová nabídka vybraných ERP systémů pro podnik Steel s.r.o.
Na podniku, který jsem jiţ popsala v podkapitole 4.2, budou vypočítány a znázorněny pořizovací náklady (nebo také tzv. jednorázové náklady a paušální náklady, jeţ se platí jednou za rok) na implementaci vybraných ERP systémů, jeţ jsou popsané v kapitole č. 3 a splňují hlavní podmínky podniku.
Podnik má 25 THP (technickohospodářských pracovníků), kteří budou ERP systém vyuţívat pro svou kaţdodenní práci a je tedy zapotřebí pro kaţdého z nich zřídit licenci a úvodní školení o daném systému a postupech práce v něm. Další podmínkou podniku je, aby systém obsahoval modul Finance a nemusel se pouţívat jiný ERP systém pro zpracování účetnictví. Jelikoţ podnik nemá IT pracovníka, který by dokázal spravovat a udrţovat systém, je pro ně důleţité, aby dodavatelská společnost měla v nabídce údrţbu
71
a opravy systému. Jednorázový rozpočet na zavedení a zprovoznění ERP systému si podnik stanovil ve výši 3 500 000 Kč, který si nemůţe dovolit překročit.
Na základě velikosti podniku a jeho procesů se bude počítat s dobou implementace 6 měsíců. Doba 6 měsíců platí pouze v případě, ţe není v základní implementaci modul Finance (viz tabulka 8 a 9 níţe). U ERP systému, který má v základní implementaci modul Finance (viz tabulka 8 a 9 níţe) se můţe reálná implementační doba zkrátit aţ o jeden měsíc.
Tab. 8: Náklady na implementaci zahraničních ERP systémů
Náklady ERP systém Infor LN ERP systém SAP
Instalace a konfigurace
Tab. 9: Náklady na implementaci tuzemských ERP systémů
Náklady ERP systém
72 Obr. 11: Cenová nabídka ERP systémů
Zdroj: Vlastní zpracování.
Na základě předem stanoveného budgetu, který je určený na implementaci ERP systému, musel podnik vyloučit ze svého výběru ERP systém Infor LN. Cena implementace tohoto systému včetně modulu Finance byla stanovena na 4 594 140 Kč (znázorněno na obrázku 11 a v tabulce 8), coţ překročuje stanovený rozpočet 3 500 000 Kč a podnik si ho tedy za daných okolností nemůţe dovolit. Ostatní ERP systémy se do stanoveného rozpočtu vešly a podnik je bude nadále analyzovat a zjišťovat o nich další informace, které jsou pro další výběr důleţité. Z tabulek (viz výše) je zřejmé, ţe některé ERP systémy mají modul Finance v základní verzi a jsou tedy zahrnuté v nákladech na implementaci. U jiných ERP systémů je stanovená individuální cena implementace tohoto modulu a pro podnik je nutné jeho dodatečné dokoupení. Jak je také moţné vidět z tabulek a grafu, náklady na implementaci zahraničních ERP systémů jsou mnohem větší neţ náklady na implementaci českých ERP systémů.
0 Kč 500 000 Kč 1 000 000 Kč 1 500 000 Kč 2 000 000 Kč 2 500 000 Kč 3 000 000 Kč 3 500 000 Kč 4 000 000 Kč 4 500 000 Kč 5 000 000 Kč
Infor LN SAP Helios Orange QI Karat Pohoda
Komplet
Graf cenové nabídky ERP systémů
Instalace a konfigurace Konzultace Modul Finance Údržba a opravy
Školení Licence Program Celkem
73
4.2.2 Požadavky podniku na ERP systém
Jako na první se ve svém výběru podnik zaměřil na finanční část ERP systému, která by měla obsahovat (viz níţe) uvedené funkce, jeţ jsou vyţadovány pro efektivní chod podniku. Jedná se o poţadavky podniku, od kterých není ochotný ustoupit a na základě nichţ se bude o systémech nadále rozhodovat. Jedná se o:
modul Finance,
pokladna a interní doklady,
banka a bankovní výpisy (bankovní styk),
přehled závazků a pohledávek,
nákladová střediska,
fakturace,
procesní řízení ABC,
kalkulace nákladů na jednotlivé výrobky,
rozpočty a finanční plánování,
evidence a účtování investičního majetku,
účtování a výpočet mezd,
řízení výroby (jde o sériovou výrobu),
účtování v cizích měnách a kurzových rozdílů,
moţnost předkontace.
74 poţadavky podniku, a to na funkce, které byly uvedené jako nezbytné pro chod podniku.
U systému Pohoda Komplet bylo analyzováno, ţe neobsahuje tyto funkce:
procesní řízení ABC, vyhodnocení se podnik rozhodl, ţe finanční část tohoto ERP systému není vyhovující pro efektivní činnost podniku. Z tohoto důvodu byl ERP systém Pohoda Komplet vyřazen z výběru podniku. V uţším výběru byly však ponechány ERP systémy SAP, QI, Karat a Helios Orange, jeţ splňují zatím všechny poţadavky a přání stanovené podnikem.
0 1 2 3 4 5 6
75
Další poţadavky jsou mířené a vyţadované po dodavatelské společnosti ERP systému a zároveň by také měly prověřit její schopnosti a úspěšnost na českém trhu. Těmito podmínkami jsou:
osobní, telefonická nebo emailová podpora a poradenství,
poskytnutí servisního zásahu 24 hod. / denně v sídle podniku,
školení zaměstnanců,
dostupnost dodavatelské pobočky tzn. musí se nacházet blízko k sídlu klientského podniku,
počet instalací ERP systému na území České republiky,
počet dodavatelských poboček na území České republiky.
Jako hlavní a rozhodující poţadavky pro výběr systému si však podnik určil počet dodavatelských poboček v České republice a vzdálenost pobočky od sídla klientského podniku.
Nejbližší pobočka Praha + Praha + Jihlava - Praha +
Počet instalací 250 1145 530 6319 nachází v Jihlavě a její vzdálenost od sídla klientského podniku je 221 kilometrů. Podnik došel ke zjištění, ţe tato vzdálenost by mohla mít za následek mimo jiné velký nárůst nákladů (tzn. měsíčních poplatků). Další zásadní informace se jednala počtu instalací
76
systému, které uskutečnila daná společnost na území České republiky. U ERP systém Karat se zjistilo, ţe počet instalací není nejniţší a nevyšel tedy v tomto vyhodnocení jako nejhorší. V počtu instalací vyšla s nejmenším počtem 250 instalací jako poslední společnost SAP se svým systémem, ale jelikoţ se jedná o instalace pouze na území České republiky, není daná informace úplně tak jednoznačná a rozhodující. ERP systém SAP patří ve světě mezi jeden z nejprodávanějších systémů. Jelikoţ podnik určil za zásadnější poţadavky vzdálenost pobočky od sídla podniku, a to kolik má ERP systém dodavatelských společností a poboček, byl z výběru proto vyřazen ERP systém Karat. Pro další analýzu zbyly ERP systémy SAP, QI a Helios Orange.
4.2.3 Vyhodnocení výběru ERP systému
Z výchozí mnoţiny ERP systémů se do konečného výběru dostaly systémy SAP, QI a Helios Orange. U těchto ERP systémů byly splněny všechny poţadované podmínky podniku, mezi které patřily rozpočet, který si podnik před začátkem výběru sám stanovil, poté poţadavky na finanční část ERP systému a podnikové zaměření a v neposlední řadě poţadavky a kritéria na dodavatelskou společnost. Z těchto předem stanovených poţadavků vzešlo, ţe by všechny tři zmíněné ERP systémy mohly být v podniku nasazeny a byly by vhodné pro jeho činnost. Aby se mohl podnik mezi těmito ERP systémy rozhodnout, bude při vyhodnocení přihlíţet znovu na stanovené poţadavky, ale také se u okolních firem, které dané systémy pouţívají, poptal na jejich zkušenosti a spokojenost s uţivatelským rozhraním a funkcemi.
V podkapitole 4.2.1 byl podnikem stanoven rozpočet 3 500 000 Kč, jehoţ hranici splnily všechny tři ERP systémy, které zůstaly v konečném výběru. Jelikoţ si podnik potřebuje vybrat pouze jeden ERP systém, rozhodl se, ţe bude systémy vyhodnocovat podle nákladů na implementaci, údrţbu a školení. Tabulky s náklady na implementaci jsou jiţ uvedené v podkapitole 4.2.1. Na obrázku 13 je zobrazeno, ţe cenově nejvýhodnější by byl pro podnik ERP systém Helios Orange, jehoţ náklady na implementaci jsou menší neţ 1 500 000 Kč. Dle tabulek 5 a 6 v podkapitole 4.1 je hodinová sazba za školení nejmenší u systému Helios Orange a to samé platí i u roční částky za údrţbu a opravy. I kdyţ procento, z kterého je částka za údrţbu vypočtena (viz tabulka 5 a 6) menší u ERP systému QI, konečná roční částka je menší u Helios Orange z důvodu niţší ceny za licenci.
77 Obr. 13: Náklady na jednotlivé ERP systémy
Zdroj: Vlastní zpracování.
Další poţadavky podniku byly na finanční část ERP systému, kde byly vyhovující všechny tři systémy ve výběru, protoţe obsahovaly potřebné funkce, jeţ podnik poţadoval. Jedinou nevýhodou, kterou podnik zaznamenal, bylo to, ţe ERP systém QI nemá modul Finance v základu systému, ale je nutné si ho zvlášť zakoupit a nechat nainstalovat (viz graf 3). Coţ můţe znamenat pro podnik nárůst celkových nákladů a nákladů za školení, ale i více práce s instalací.
V neposlední řadě se podnik zaměřil i na dodavatelskou společnost ERP systému a na jeho sluţby. Všechny tři společnosti poskytují veškeré potřebné sluţby, které podnik poţadoval (viz tabulka 10). Nejbliţší pobočky u všech společností se nacházejí v Praze, coţ je vzdálenost 92 kilometrů od sídla klientského podniku. S počtem dodavatelských a poradenských poboček je na tom nejlépe ERP systém QI, jeţ jich má na území České republiky 218, ale ostatní systémy za ním o moc nezaostávají. Další důleţitou informací je počet instalací ERP systému, která je pro podnik velmi důleţitá z hlediska důvěryhodnosti dodavatelské společnosti. Čím větší počet ERP systémů dodavatelské společnosti nainstalují, tím větší dojem o kvalitě a oblíbenosti daného systému klientský podnik získá.
0 Kč 500 000 Kč 1000 000 Kč 1500 000 Kč 2000 000 Kč 2500 000 Kč 3000 000 Kč 3500 000 Kč 4000 000 Kč
SAP Helios Orange QI
Náklady na ERP systémy
Instalace a konfigurace Konzultace Modul Finance Údržba a opravy
Školení Licence Program Celkem
78
Zde se ukázal jako nejlepší ERP systém Helios Orange, který má na svém kontě 6319 instalací. Samozřejmě jak jiţ bylo zmíněno v podkapitole 4.2.2, pokud by se bral v úvahu počet instalací i v zahraničí, určitě by se na vedoucí místo dostal ERP systém SAP. Nicméně podnik v hodnocení počtu instalací zajímalo pouze území České republiky, kde SAP vyšel nejhůře.
S ohledem na sloţité ovládání je tedy nutné, aby kaţdý uţivatel, který bude vyuţívat tento systém, prošel intenzivním a náročným školením. Coţ hlavně v prvních měsících značně zpomaluje práci uţivatelů, ale i podniku. Celkový vzhled systému je pro uţivatele zastaralý a není v něm moţnost změny barvy pozadí, jeho stylu a barvy písma. Naopak velkou výhodou u tohoto systému je jeho flexibilita. To znamená, ţe po úplném zavedení a nainstalování všech potřebných modulů, procesů, přizpůsobení potřebám podniku a kompletním zaškolení všech uţivatelů je moţné v systému provádět všechny potřebné operace, které podnik pro svou činnost potřebuje. Při práci s tímto sytém je pro uţivatele zásadní, ţe v něm lze otevřít více úloh najednou, coţ mu značně usnadní a zpříjemní práci.
Prostřednictvím lišty, na které zůstávají jednotlivé úlohy otevřené, si můţe uţivatel mezi nimi volně přecházet podle vlastní potřeby. Dalším plusem systému SAP je, ţe u většiny polí se můţe uţivatel proklikat do předcházejícího nebo následujícího dokladu nebo do dalších podmodulů (např. do podmodulu dodavatele, odběratele). Důleţitým procesem, který značně ulehčuje práci je elektronická výměna dat prostřednictvím např. EDI (Electronic Data Interchange). Tato komunikace probíhá za pomoci daného systému mezi podnikem a jeho obchodními partnery, většinou na bázi noční automatické operace tzv.
JOB, která slouţí hlavně pro elektronické přeposílání účetních dokladů (např. faktur).
Systém je jiţ v dnešní době provázaný s insolvenčním rejstříkem, coţ mu umoţňuje získávat aktuální informace o svých obchodních partnerech a jiných firmách. Díky tomu se podnik dozví o případných potíţí nebo problémech, které daný obchodní partner má v současné době.
79
Pro uţivatele ERP systému QI je velmi důleţitá jeho spolehlivost a rychlost, která podporuje jejich efektivní práci. Další velkou výhodou je uţivatelsky jednoduché ovládání, coţ můţe do značné míry sníţit náklady podniku za školení, protoţe uţivatelé nepotřebují dlouhá a náročná školení. V tomto sytému se můţe uţivatel během krátké doby velmi dobře a snadno zorientovat, a to je i do jisté míry zapříčiněné přehledným a intuitivním uţivatelským rozhraním. Uţivatel si můţe v systému měnit barvy pozadí a písma podle svých potřeb, např. pro přehlednost, pro zvýraznění důleţitých informací a údajů. Nadále je moţné, aby si uţivatel ze seznamu operací vybral pouze ty, které pouţívá a dal si je na svou uţivatelskou plochu. K těmto jednotlivým operacím si můţe vybrat různé ikony, barvy, seřadit si je podle důleţitosti nebo do různých skupin. Umoţňuje uţivateli otevřít více úloh najednou, kdy kaţdá z těchto úloh zůstane otevřená na postranní liště a uţivatel si mezi nimi můţe přepínat podle potřeby, coţ mu usnadňuje a zrychluje práci. Systém je provázán s insolvenčním a obchodním rejstříkem, coţ umoţňuje podniku získat aktuální přehled a informace o stávajících nebo potencionálních obchodních partnerech. Dalším usnadněním práce uţivatele je moţnost vlastního nastavení filtrů, které ke své práci potřebuje nebo pouţití jiţ přednastavených základních filtrů. Systém je schopný rychle, pruţně a efektivně reagovat na změny, jeţ se vyskytly uvnitř nebo vně podniku. Stejně jako u ERP systému SAP lze pouţívat elektronickou výměnu dat prostřednictví např. EDI.
Uţivatelé ERP systému Helios Orange si ho chválí, z důvodu přehledného, přátelského
Uţivatelé ERP systému Helios Orange si ho chválí, z důvodu přehledného, přátelského