Výběr účetního systému je jedním z nejdůleţitějších obchodních rozhodnutí, kterému podnik čelí. Výběr nejlepšího a nejvhodnějšího systému vyţaduje vysokou pozornost při posouzení mnoha kritérií a hledisek v určitých oborech a oblastech, které jsou dostupné na trhu.
39 SODOMKA, Petr a Hana KLČOVÁ. 2010. Informační systémy v podnikové praxi. 2., aktualiz. a rozš. vyd.
Brno: Computer Press. ISBN 978-80-251-2878-7.
41
Při výběru účetního systému je nutné dodržovat určité kroky:4041
Vymezení podnikových přání a poţadavků – jedná se o první krok při výběru vhodného účetního systému. I ten nejlepší systém, který je na trhu, nemusí být vhodný pro daný podnik, pokud neodpovídá jeho základním poţadavkům.
Poţadavky na systém se budou odvíjet od velikosti, členění podniku atd. Dalším krokem je určení počtu zaměstnanců, kteří budou se systémem pracovat, druhu dat, jeţ do něho budou vkládat a zjištění jejich znalostí o výpočetní technice a účetnictví. A neméně důleţitým krokem je ujasnění si finančních moţností podniku nebo kolik je podnik ochotný do systému investovat.
Identifikace vhodných produktů na trhu – podle poţadavků podniku by měl být zahájen předvýběr potencionálního systému. Na trhu je velké mnoţství ekonomických a účetních systémů, které není moţné všechny podrobně hodnotit.
Podnik si tedy musí vybrat pouze několik favoritů, které bude později hodnotit podle vymezených kritérií. Systémy můţe podnik vybrat na základě získaných informací z reklamy, od známých, z referencí nebo odborných novin apod.
Určení kritérií pro hodnocení programu a dodavatele – můţou být rozděleny do 4 kritérií:
a) obecná (obsahová) kritéria pro hodnocení softwaru, b) kritéria pro hodnocení dodavatele softwaru,
c) systémová (technická) kritéria,
d) specifická (obchodní) kritéria pro hodnocení softwaru.
40 Ekonomický software pro malé a střední firmy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno: Webservis. [cit.
2017-03-12]. Dostupné z: https://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm
41 HALL, JAMES A. 2013. Accounting information systems. 9th ed. Mason: South-Western Cengage Learning. ISBN 978-1-133-93440-0.
42
a) Obecná (obsahová) kritéria pro hodnocení softwaru42,43
Do těchto kritérií se zahrnuje především ovládání programu. Hodnotí se, zda je ovládání programu srozumitelné, vyhovující znalostem zaměstnanců a poţadavkům podniku. Jakým způsobem lze upravovat jiţ zadané záznamy a zda jsou výstupy z programu přehledné a jasné. Důleţitým hlediskem je také kvalita, rozsah a forma dokumentace, její aktuální informace a jednoduché vyhledávání údajů v ní.
Systém by měl obsahovat nápovědu, která by měla být podrobná a srozumitelná pro kaţdého uţivatele. Pomocí nápovědy by měl být uţivatel schopný zjistit, jak daná část systému funguje a jaké hodnoty do něj lze zadat, a naopak jaké hodnoty z něj získat.
Dalším kritériem je moţnost nastavení přístupových práv. Při velkém počtu zaměstnanců pracujících s daným systémem, je pro podnik zásadní, aby kaţdý uţivatel měl přístupová práva pouze do oblasti, kterou se zabývá. Podnik, který daný systém vytvořil, by měl poskytovat nebo mít na trhu zástupce, který bude poskytovat určité sluţby (např. školení zaměstnanců, implementaci systému, opravy chyb). Podnik by si měl udělat průzkum o daném systému jako např. získání referencí od známých nebo od uţivatelů, kteří tento program jiţ ve svém podniku vyuţívají. V ţádném případě by se neměl spoléhat na informace, které jsou uvedené v reklamních materiálech, protoţe nemusí splňovat vše, co v nich uvádějí. Reference od uţivatelů zajišťují důleţité a věrohodné informace o kvalitě základních a doplňkových sluţeb. Bývá to jediná moţnost ověření si pravdivosti informací, které jsou uvedené v reklamních materiálech. Vţdy je uţitečné se informovat u podniku, který má podobné zaměření a velikost podniku. Protoţe jak jiţ bylo zmíněno, nejvíce chyb a nedostatků se projeví aţ při samotném provozu systému. Posledním a neméně důleţitým kritériem je cena. Podnik musí zváţit všechny finanční moţnosti, návratnost vynaloţené investice ve zkvalitnění řídícího procesu, ale i v úspoře pracovních sil. Zásadní je zjištění ceny samotného systému, sluţeb zahrnutých v této ceně jako např.
školení, instalace apod. a sluţeb, které v ceně systému zahrnuté nejsou a musí se platit zvlášť. Při nákupu systému v ţádném případě neplatí výrok „čím vyšší cena, tím lepší“.
Na českém trhu lze naleznout kvalitní systémy za rozumnou cenu.
42 Ekonomický software pro malé a střední firmy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno: Webservis. [cit.
2017-03-12]. Dostupné z: https://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm
43 VYMĚTAL, Dominik. 2009. Informační systémy v podnicích: teorie a praxe projektování. 1., vyd. Praha:
Grada Publishing. ISBN 978-80-247-3046-2.
43
Kaţdý účetní systém by měl odpovídat legislativním poţadavkům. Podnik by si měl ověřit, zda účetní systém odpovídá aktuální legislativě. Hlavně u funkcí, které mají úzkou spojitost s právními předpisy, jako např. zda účetní výkazy splňují předepsanou strukturu apod.
b) Kritéria hodnocení dodavatele softwaru44
Pro podnik jsou důleţité informace o zkušenostech a schopnostech dodavatele implementovat systém. Mnoho věcí můţe napovědět, zda je dodavatel systému úspěšný a spolehlivý (např. počet jeho poboček, velikost společnosti, základní a dodatečné sluţby atd.). Podnik musí počítat s tím, ţe bude sluţby dodavatele systému potřebovat, a to jak u přizpůsobování systému jeho potřebám a poţadavkům, odstraňování chyb, které byly způsobené dodavatelem systému, školení zaměstnanců atd. Z tohoto důvodu by si měl podnik vybrat dodavatele systému, který bude mít sídlo co nejblíţe podniku. Čím větší je vzdálenost dodavatele od podniku, tím draţší jsou sluţby, které nám poskytuje a rovněţ podnik nemůţe počítat s rychlým zásahem v případě potřeby. Dále je dobré, před samotným výběrem systému, se informovat o nákladech neboli ceníku sluţeb, které nejsou zahrnuté v pořizovací ceně systému (hot-line, různé úpravy atd.). V praxi se většinou podnik dozví cenu sluţeb aţ při jejich vyuţití a zjistí, ţe poměrně výhodná cena systému, se podniku nevyplatí a poměrně prodraţí, a to díky vysoké ceně dodatečných sluţeb.
c) Systémová (technická) kritéria45
Všechny systémy mají své poţadavky na systémové a technické vybavení počítače a také na operační systém. Je důleţité respektovat sestavu, kterou doporučuje dodavatel systému.
Technické poţadavky se vztahují k pevnému disku, operačnímu systému a dalším.
Důleţitým parametrem je také to, aby funkce programu umoţňovala zaměstnancům pracovat najednou na více pracovních pozicích a zároveň sdílet data na lokální síti. Výběru systému předchází ověření, zda je slučitelný s pouţívaným typem operačního systému.
Dalším kritériem, a hlavně zásadním prvkem u kaţdého účetního systému je ochrana a zabezpečení dat. V případě výpadku by měl systém zabezpečit vnitřní vazby mezi datovými soubory. Dalším kritériem je zabránění neoprávněnému vstupu do počítače.
44 Ekonomický software pro malé a střední firmy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno: Webservis.
[cit. 2017-03-12]. Dostupné z: https://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm
45 MEJZLÍK, Ladislav. 2006. Účetní informační systémy: využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. 1., vyd. Praha: Oeconomica. ISBN 80-245-1136-3.
44
Pro tyto případy je obvykle nutné při vstupu do systému zadávat uţivatelské údaje a heslo.
Hesla však dokáţou chránit pouze pouţití systému, ne však údaje. Údaje z účetního systému mají pro podnik důleţitý význam, v případě jejich ztráty nebo poškození se můţe podnik dostat do velice nepříjemných problémů. Významnou doplňující informací je technologie tvorby aplikace, podle které se dá posoudit výkonnost systému, jeho další údrţba a výhled budoucího vývoje. U větších aplikací, kde nezbytným aspektem bývá individuální nastavení pro větší mnoţství uţivatelů, je důleţité mít funkci pro údrţbu a správu systému.
d) Specifická (obchodní) kritéria pro hodnocení softwaru4647
Jedná se o velmi významnou část kritérií. Podnik si vytvoří svůj seznam poţadavků na dané moduly systému, které budou vycházet z velikosti podniku, zaměření podniku, systému vedení účetnictví, znalostech a zkušenostech zaměstnanců. Dále si musí podnik určit priority dle svých poţadavků. Poţadavky, od kterých podnik nemůţe ustoupit a jsou velmi důleţité a poţadavky, které jsou méně důleţité, a není nutné je za daných podmínek splnit okamţitě.
Všechny potencionální systémy, které byly podnikem vybrané, budou hodnocené podle určitých kritérií. V této fázi se podnik musí jiţ spoléhat na reference od stávajících uţivatelů a ověřit si, zda systém splňuje daná kritéria. Kvalita účetních systému je na českém trhu velice rozdílná a rozmanitá, a proto podnik musí ověřovat i základní funkce systému, jako např. sestavení rozvahy a výkazu zisků a ztrát, výpočet průměrné pořizovací ceny zásob a zda se účetní doklad promítne vţdy do všech knih a evidencí apod. Po výběru vyhovujícího systému je nutné uzavřít smlouvu o koupi a zavedení systému. Smlouva by měla obsahovat určité podmínky jako je cena, garance dodavatele za provoz systému apod.
Vţdy je důleţité, aby všechny podmínky byly zapsané ve smlouvě a podnik nespoléhal pouze na ústní dohodu. Implementace neboli zavedení účetního systému je konečnou fází celého procesu výběru systému. V případě, ţe bude proces implementace proveden chybně, mohou být znehodnoceny i předchozí etapy výběru systému, a i kvalitní systém nemusí přinést takový uţitek, jaký by si podnik představoval. Ovšem zásadní je naplánovat
46 Ekonomický software pro malé a střední firmy. c2001-2007. SystemOnLine [online]. Brno: Webservis.
[cit. 2017-03-12]. Dostupné z: https://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm
47 VYMĚTAL, Dominik. 2009. Informační systémy v podnicích: teorie a praxe projektování. 1., vyd. Praha:
Grada Publishing. ISBN 978-80-247-3046-2.
45
pečlivě celý proces výběru systému, a to od zavedení systému aţ po jeho zkušební provoz tak, aby bylo na vše dostatek času. Fáze implementace je jednodušší v případě, ţe se jedná o zavedení účetního systému v nově vzniklé podniku. V situaci, kdy dochází k přechodu z jednoho účetního systému na jiný, bývá nejvhodnější doba začátkem roku, pokud by mělo být určeno jiné datum, musí být takto zvoleno pouze ze závaţných důvodů. Časový úsek, kdy by měl být systém vybrán a zaveden většinou závisí na velikosti podniku, jeho zaměření a sloţitosti jeho činností. Proces můţe trvat několik měsíců, ale u velkých podniků dokonce déle jak jeden rok. V rámci zavedení systému je zapotřebí provést instalaci daného hardwaru, který odpovídá jak poţadavkům podniku, tak poţadavkům na účetní systém nebo upravit stávající hardware podle poţadavků, zaškolit zaměstnance, kteří budou s daným systémem pracovat a nastavit potřebné parametry systému a další funkce podle přání podniku. V době zkušebního provozu je důleţité prověřit všechny chyby a nedostatky a včas poţadovat jejich odstranění. Jestliţe podnik mění účetní systém, je nutné převést veškeré údaje ze starého účetního systému. Hlavně to platí u velkých a středních podniků, aby nemuselo být znovu do systému převáděno velké mnoţství údajů.
U malých podniků lze tyto údaje převést ručně, protoţe to můţe být v některých případech levnější a rychlejší neţ převedení údajů dodavatelem systému. Do nového systému by měly být převedeny údaje z minulých let, jako jsou neuhrazené pohledávky a závazky, inventurní karty hmotného a nehmotného majetku, adresář dodavatelů a odběratelů, skladové karty materiálu, výrobků a zboţí.
Při výběru ERP systému se podnik můţe rozhodovat o výběru na základě sepsání jejich výhod a nevýhod.
Výhody a nevýhody ERP systémů
Aby bylo moţné lépe porozumět počítačovým sítím, je uţitečné mít přehled o aplikacích, které komunikují pomocí počítačových sítí. ERP systémy jsou důleţitou aplikací podniků, které integrují všechny individuální funkce oddělení do jedné softwarové aplikace.
ERP systémy usnadňují sledování pracovních postupů napříč různými odděleními. Sniţují provozní náklady, výskyt chyb a duplikace dat, které jsou spojené s ručním zpracováním dat, a to pomocí individuálních a různorodých systémů.
46
Nejběţnější překáţkou pro malé podniky při pořízení ERP systému bývají vysoké pořizovací náklady. Naopak u větších podniků závisí rozhodnutí, zda bude daný ERP systém pořízen, na porovnání jeho výhod a nevýhod.
Jednou z hlavních výhod při implementaci ERP systému můţe být poskytování účinné kontroly nad určitými zdroji a procesy v podniku. Představuje to jeden ze zásadních argumentů pro dosaţení souhlasu pro pořízení ERP systému od managementu podniku.
Velmi důleţitá pro potencionální a stávající uţivatele je podpora a servis dodavatele ERP systému. Ostatní úspory (např. v nákladech a pracovní síle) jsou pro budoucího uţivatele méně důleţité, spíše mají opačný efekt, kterým je jejich odrazení od pořízení ERP aby byl zajištěn plynulý přechod a rychlejší dokončení procesů. To také zajišťuje, ţe všechny aktivity mezi odděleními jsou řádně sledovány, aby nebyl ţádný proces vynechán.
Jednotný systém podávání zpráv k analýze a statistice atd. Jedná se o procesy mezi všemi odděleními v reálném čase.
Existují různé moduly v ERP systému, jako např. finance, nákup, řízení lidských zdrojů, výroba, marketing, prodej, řízení projektů atd.
ERP systémy jsou bezpečnější. Jelikoţ veškeré transakce, které se zpracovávají přes ERP systém, mohou být sledovány.
Je moţné integrovat další systém (např. čtečky čárových kódů).
ERP systémy usnadňují sledování objednávek, inventáře, příjmů, prognózy prodejů a souvisejících činností.49
48 VYMĚTAL, Dominik. 2010 Podnikové informační systémy – ERP. 1. vyd. Karviná: Slezská univerzita v Opavě. ISBN 978-80-724-8618-2.
49 Advantages & Disadvantages of ERP (Enterprise Resource Planning) Systems. 2011. ExcITingIP [online].
South India: Rajesh. [cit. 2017-03-07]. Dostupné z: http://www.excitingip.com/2010/advantages-disadvantages-of-erp-enterprise-resource-planning-systems/
47 Mezi nevýhody ERP systému patří:
Vysoké náklady na ERP software, plánování, přizpůsobení, konfiguraci, testování, implementaci atd.
Nasazení ERP systému je časově náročné, projekty můţou trvat 1-3 roky, neţ se dokončí a bude plně funkční.
Náklady, úspory a návratnosti nemusí být realizovány bezprostředně po implementaci ERP systému.
Účast uţivatelů je pro úspěšnou realizaci ERP projektů velmi důleţitá (je zapotřebí, aby uţivatelé prošli velkým mnoţstvím náročných školení). Naučit se pouţívat ERP systém je obecně velice sloţité.
Existuje jen velmi málo odborníků na systém.
Není-li systém pouţíván správně, můţe to mít škodlivé následky pro podnik.50
50 Advantages & Disadvantages of ERP (Enterprise Resource Planning) Systems. 2011. ExcITingIP [online].
South India: Rajesh. [cit. 2017-03-07]. Dostupné z: http://www.excitingip.com/2010/advantages-disadvantages-of-erp-enterprise-resource-planning-systems/
48
3 Přehled účetních systémů v ČR i v zahraničí
V této části diplomové práce bude přiblíţena aktuální nabídka účetních a ekonomických systémů v České republice a v zahraničí. Poté budou v následujících podkapitolách některé vybrané ekonomické systémy blíţe představeny a popsány jejich funkce.
Nabídka účetních a ekonomických systémů je v České republice velmi široká, rozmanitá a velice kvalitní. ERP systémy jsou dále rozděleny do několika odlišných kategorií, a to na systémy zahrnující modul řízení výroby (včetně plánování výroby), modul řízení vztahů se zákazníky nebo personální informační systém. Z toho vlastně vyplývá, ţe kaţdý systém je jedinečný, individuální a zaměřený na jiný typ podniku.51