Pohoda Komplet

Výrobcem a dodavatelem českého ERP systému Pohoda je společnost Stormware s.r.o., která v roce 1995 jako první v České republice přišla s účetním softwarem. Společnost sídlí v Jihlavě a zaměstnává více neţ 150 zaměstnanců. Po celé České republice má sedm poboček, další čtyři pobočky jsou na Slovensku a je velmi významným partnerem společnosti Microsoft. Společnost získala velký počet ocenění jako např. IT produkt roku 2012 v kategorii podnikový software.

Společnost se v dnešní době svými produkty zaměřuje na všechny velikosti podniků.

Na trhu nabízí tři řady ERP systému, kterými jsou Pohoda, Pohoda SQL a Pohoda E1.

Systém Pohoda je vhodný pro ţivnostníky a menší podniky. Jedná se o komplexní účetní program, jeţ se zaměřuje hlavně na účetnictví a daňovou evidenci. ERP systém Pohoda je velmi snadný, přehledný, intuitivní na ovládání a noví uţivatelé se v něm velmi rychle zorientují. Další řadou, která je vhodná hlavně pro střední a větší podniky, je Pohoda SQL.

Tato řada umoţňuje, aby více uţivatelů pracovalo v systému souběţně v daný čas, jsou zde

63

zapotřebí podrobnější přístupová práva, lze v něm zpracovávat větší mnoţství dat a hlavně má vyšší stupeň zabezpečení. Posledním ze systémů je Pohoda E1, která je vhodná hlavně pro uţivatele, kteří mají specifické poţadavky a přání, většinou se jedná hlavně o náročné uţivatele. Tento systém obsahuje všechny výhody, které nabízela řada Pohoda SQL a ještě navíc umoţňuje pokročilé uţivatelské úpravy a velké mnoţství nadstandartních funkcí (např. funkce u skladů nebo hromadné operace). Všechny řady ERP systému jsou nabízené ve více variantách, a to jak v nejjednodušší verzi Mini, tak ve verzi Komplet, která je nejobsáhlejší.

ERP systém Pohoda obsahuje moduly daňová evidence, účetnictví, mzdy a cestovní příkazy, objednávky, fakturace, sklady, majetek a jízdy. V modulu účetnictví nalezneme podmoduly předkontace, účetní osnova, účetní deník, banka, pokladna, interní doklady, saldo, analýzy atd. Program na úvodní stránce poskytuje uţivateli informace, které jsou důleţité pro jeho kaţdodenní práci, a to o pohledávkách, závazcích, stavu peněţních prostředků na účtech a dalších údajích, jeţ si přednastaví. Podmodul účetní deník umoţňuje uţivateli zasahovat (např. doplnit a opravit) do účetního dokladu i poté, co byl jiţ zaúčtován. V účetním deníku si můţe uţivatel vyfiltrovat potřebné účetní doklady podle určitých kritérií. V případě podmodulu banka je nejprve nutné si na liště v sekci nastavení předvyplnit bankovní účty, které bude podnik pouţívat, stanovit měnu bankovních účtů, zda se bude pouţívat denní nebo pevný kurz měny, přiřazení účtu z účetní osnovy, kam se budou následně účetní operace účtovat. Poté se v podmodulu banka pořizují záznamy (jednotlivé platby) ručním zápisem, coţ je pro uţivatele velice časově náročné.

K importování výpisů se pouţívá sluţba homebanking. Po importování výpisu, program postupně spáruje platby s jednotlivými doklady. Kaţdému bankovnímu pohybu odpovídá jeden účetní doklad (záznam), který do systému vkládá uţivatel, a následně jsou z daného bankovního účtu zaplacené. Totéţ platí u nastavení hotovostní pokladny, také je nutné nastavit měny, ve kterých se pokladna bude vést a účty z účetní osnovy, na které se účetní případy budou účtovat. Pokladna je určená k evidování a vystavování výdajových a příjmových dokladů, k nákupu a prodeji zásob. Při tvorbě dokladu v pokladně je nutné uvést číslo paragonu nebo dokladu a určit, zda se jedná o příjem nebo výdej.

Dále je v systému podmodul interní doklady, který podnik pouţívá podle svých předem stanovených pravidel, a to především k tvorbě vnitropodnikových dokladů, např. se zde

64

tvoří různá vyúčtování zaměstnanců, vzájemné zápočty závazků a pohledávek. V programu je přednastavená šablona a tisková soustava v PDF formátu pro Daň z příjmu právnických i fyzických osob, pro DPH a kontrolní hlášení a pro Ministerstvo financí. Program umoţňuje uţivateli vytvořit si vlastní šablonu pro potřebnou sestavu nebo formulář.

Sestava saldo slouţí uţivateli pro kontrolu splatnosti účetních dokladů, tzn. ţe zobrazuje saldokonto odběratelů i saldokonto dodavatelů. Uţivatel má tedy přehled o tom, zda odběratelé včas platí podniku za výrobky nebo sluţby, a naopak podnik si hlídá, kdy má splatné své závazky vůči dodavatelům. V systému je přednastavená předloha sestavy Cash flow a ekonomických ukazatelů.

Modul fakturace obsahuje podmoduly vydané faktury, pohledávky, přijaté faktury, závazky, přijaté a vydané zálohové faktury, příkazy k úhradě, přijaté a vydané objednávky, poptávky, nabídky a zakázky. Při tvorbě vydané faktury je moţné vytvořit doklad pomocí duplikování nebo ručním zadáním úplně nového dokladu. Je moţné přednastavit automatické vyplnění nejpouţívanějších údajů nebo vytvoření šablon dokladů. U nové vydané faktury je zapotřebí zadat všechny důleţité informace o odběrateli (jako např. sídlo firmy, IČ, DIČ, formu úhrady a další), datum vystavení, zda se jedná o fakturu nebo opravný daňový doklad, předkontaci a do textu uvést podrobnosti faktury. Tyto informace se vyplňují i u faktur přijatých (jen se uvádějí informace o dodavateli). V podmodulu příkaz k úhradě můţe uţivatel nastavit jednorázovou nebo souhrnnou platbu a musí určit, z jakého bankovního účtu a v jaké měně bude platba odeslaná. Kaţdá otevřená záloţka se uţivateli objevuje na postranní liště pod názvem agenda. Uţivatel můţe tedy volně přecházet mezi jednotlivými podmoduly a vţdy vidí, jakou operaci má jiţ otevřenou.

Uţivatel si můţe program přizpůsobit podle svých představ a to tak, aby práce v něm byla co nejjednodušší.

Společnost Stormware poskytuje velké mnoţství doplňujících produktů a sluţeb, jako např.

zákaznickou podporu, kterou můţe uţivatel vyuţít kdykoliv prostřednictvím telefonu nebo emailu. Dále nabízí různá odborná školení a kompletní servis. Společnost poskytuje bezplatnou verzi programu, která umoţňuje uţivateli reálné účtování s omezeným počtem provedených operací.⁶⁵

65 POHODA – ekonomický a informační systém. c2017. STORMWARE [online]. Jihlava: STORMWARE.

[cit. 2017-08-20]. Dostupné z: https://www.stormware.cz/

65

4 Náklady a výhody spojené s implementací ERP systému

Při zavádění podnikového informačního systému dochází v podniku k organizační a kapacitní zátěţi, ale hlavně k vynaloţení většího mnoţství finančních prostředků (dojde k nárůstu nákladů). Výše ceny se můţe odvíjet od druhu vybraného systému, velikosti podniku, počtu uţivatelů, ale především od rozsahu implementace. U menších ERP systémů se celková cena pohybuje v řádech sta tisíců korun, u větších ERP systémů, které potřebují rozsáhlejší a náročnější implementaci se můţe cena vyšplhat aţ do jednotek milionů korun. Náklady, které podnik vynaloţí na pořízení a provoz informačního systému lze rozdělit podle Basla a Blaţíčka do dvou skupin:

 „jednorázové náklady – nákup hardwaru, nákup softwaru, tzv. licenci podle počtu uživatelů, nastavení systému, migrace dat, programové úpravy na míru zákazníka, úpravy tiskových sestav a nové tiskové sestavy, školení uživatelů,

 provozní náklady – servisní poplatky za hardware, servisní poplatky za software (maintenance), poradenská činnost, podpora hotline, zabezpečení provozu vlastního IT oddělení.“⁶⁶

Veškeré náklady, které byly jiţ uvedené a podnik je v průběhu roku vynaloţí, musí být vyváţeny zisky, jeţ by měly plynout z přímého či nepřímého vyuţívání informačního systému. Prostřednictvím informačního systému můţe podnik dosáhnout vyšší produktivity a prosperity, navýšit své zisky, získat lepší a silnější postavení na trhu a vylepšit své podnikové procesy. Implementací ERP systému lze pro podnik získat určité výhody a přínosy jako např.:

 jednoznačný přehled a kontrolu nad všemi náklady a finančními prostředky,

 sjednocení jednotlivých částí do jednoho celého řešení,

 pokrytí klíčových procesů,

 ukládání dat na centrální databázi, jeţ má zabezpečený přístup,

 jednoduchou manipulaci, příznivé uţivatelské rozhraní a prostředí,

66 BASL, Josef a Roman BLAŢÍČEK. 2012. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 3., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-4307-3. s. 221

66

 podporu legislativy a zákonů,

 rychlé reakce na změny legislativy a procesů,

 moţnost sjednocení s jinými systémy.⁶⁷