Definiera vad som ska mätas

Som Forslund och Jonsson (2007) sade är det i denna aktivitet viktigt för företaget att definiera vad det är för faktor dem ska mäta i processen. De fortsätter med att rekommendera att leverantören och kunden tillsammans bör komma överens om vad det är som ska mätas. Sådant har fallet inte varit i denna studie. Här har det snarare handlat om att skribenterna varit tvungna att presentera måtten för mätning av leveransprecision, för både kund och leverantör, för att möjliggöra jämförandet av svar. Därför har skribenterna även baserat sina frågor utifrån de fyra frågor (som följer nedan) som Forslund och Jonsson (2007) anser måste besvaras vid mätning av leveransprecision. Mätobjekt

Både kund och leverantör mäter leveransprecisionen sett till varje specifik orderrad. K1 och K2 (2021-04-08) tillägger att IV har väldigt tydliga riktlinjer

gällande detta, medan leverantören inte hade några ytterligare uttalanden gällande detta.

Tidsenhet

IV Produkt och Leverantör 3 tänker relativt lika när det gäller leveranstidpunkt. Liksom Forslund och Jonsson (2007) nämnde kan leverans i tid innebära att leverans från leverantör sker rätt dag, rätt vecka eller inom en specifik tidslucka. Enligt det tidsintervall för leveranser som IV följer anses en leverans vara i tid ifall den ankommer samma dag eller senast 2 dagar senare än utlovat leveransdatum (K1 & K2 2021-04-08). Leverantören å andra sidan tänker på ett lite annorlunda vis. Den menar att de att leverans är i tid ifall den ankommer inom intervallet en dag efter utlovat leveransdatum eller samma vecka ifall den ankommer tidigare än utlovat leveransdatum (KL 2021-04-16). När det gäller att leverera för tidigt skiljer sig de båda parterna i tankesättet. På IV Produkt anses en leverans som ankommer en dag innan utlovat leveransdatum, vara en tidig leverans medan leverantören accepterar en leverans samma vecka som det lovade leveransdatumet. Med detta menas ifall kunden lägger en order där det lovade leveransdatumet från leverantören är på exempelvis en torsdag, anser leverantören att en leverans som ankommer på exempelvis måndagen samma vecka är i tid och inte för tidig. Skribenterna diskuterade detta tänk med kontaktperson K2 (2021-04-08) hos IV, som menade att de är medvetna om detta tänk hos flertalet av deras leverantörer samt att det är vanligt att de tänker på detta vis. Tankesättet gällande sena leveranser skiljer sig inte avsevärt mycket mellan de två parterna. Leverantör 3 är strikt med att varje leverans som ankommer nästkommande dag sett till utlovat leveransdatum är för sen (KL 2021-04-16) medan IV menar att en leverans betraktas som sen ifall den ankommer 2 dagar eller fler efter utlovat leveransdatum från leverantören (K1 & K2 2021-04-08).

Mätpunkt

Gällande denna fråga i aktiviteten talar Forslund och Jonsson (2007) kring när en leverans räknas som levererad. De två parterna har delade meningar kring vad de anser gällande när en leverans räknas som levererad. IV ansåg en leverans ses som levererad först när den inrapporterats i deras affärssystem (K1 & K2 2021-04-08) medan leverantörens mätpunkt är redan när den lämnar företaget (KL 2021-04-16).

Datum för jämförelse

Detta är enligt skribenterna en mycket viktig fråga i en aktivitet som är del av PM-processen. Denna fråga handlar, som tidigare nämnt, om vilket datum som är det faktiska leveransdatumet hos parterna (Forslund & Jonsson 2007). Dess vikt för skribenterna är tydlig då denna fråga är grunden till de mätningar som gjorts gällande leveransprecision under frågeställning 2. Enligt K1 och K2 (2021-04-08) räknar IV med att det faktiska leveransdatumet är när leveransen rapporteras in i deras affärssystem. Leverantör 3 menar däremot att de enbart räknar att det faktiska leveransdatumet är samma dag som det datum som kommunicerats genom ordern (KL 2021-04-16).

4.3.1.3 Målsättning för det som ska mätas

Bägge parter som intervjuats till denna frågeställning har klara målsättningar gällande vad som ska mätas, något Forslund och Jonsson (2007) anser är viktigt för att möjliggöra för företaget att bli effektivare samt för att möjliggöra en bättre kvalité i hela mätningen. Något som kan indikera på att företagen strävar efter att effektivisera eller bibehålla sin effektivitet är deras höga krav på en bra leveransprecision gentemot sina kunder kontra från sina leverantörer. IV menar att de eftersträvar en leveransprecision på 100 procent från sina leverantörer, medan Leverantör 3 siktar på att hålla en 97 procentig leveransprecision ut mot sina kunder (K1 & K1 2021-04-08; KL 2021-04-16). Värt att påpeka är att bägge parter sätter dessa krav gällande leveransprecision, oberoende av motpartens storlek, finansiella position, marknadsandel mm.

Detta är något som starkt kan relateras till Forslund och Jonssons (2007) påstående gällande att målsättning och kravbild från kund och leverantör kring leveransprecision är antingen lika eller olika för samtliga av deras motparter. Något K1 och K2 (2021-04-08) däremot valde att belysa är att den 100 procentiga leveransprecision som IV eftersträvar, inte är realistisk. De menar att den inte behöver vara 100 procentig, men att den ändå behöver vara godtagbar för att det ska fungera överhuvudtaget. Utöver detta menar K1 och K2 (2021-04-08) att det viktigaste egentligen är att leverantören meddelar ifall en leverans blir sen, detta för att IV kan strukturera och planera utifrån dessa förutsättningar. Relaterat till en bristande leveransprecision har IV, som nämnt i empirin, försökt kompensera för detta genom att exempelvis öka det totala säkerhetslagret eller enbart säkerhetslagret från en specifik leverantör som de möjligtvis är mer beroende av än andra på grund av brist på substitut av den artikeln (K1 & K2 2021-04-08). Leverantör 3 å andra sidan jobbar med att fråga varje specifik kund om en priolista med artiklar, enbart ifall de märker att en leverans riskerar att bli sen. Listan innehåller namn på de artiklar eller produkter som kunden i första hand behöver för att klara sin produktion (KL 2021-04-16). IV kan samtidigt även ta ett annat spår, de kan välja att kompensera för sena leveranser genom att anpassa beställningspunkter (K1 & K2 2021-04-08).

4.3.1.4 Mätning

Denna aktivitet i PM-processen innehåller, precis som aktiviteten gällande att definiera vad som ska mätas, fyra frågor som företaget behöver svara på (Forslund & Jonsson 2007). Dessa har skribenterna använt som riktlinjer vid intervjuerna med kontaktpersonerna på de två företagen.

Hur genereras rapporten

Enligt Forslund och Jonsson (2007) kan denna rapport genereras direkt från ett ERP-system, alltså ett företags affärssystem, eller indirekt genom att mata in data i Excel. IV menar att de kan välja att generera antingen direkt via deras

affärssystem eller indirekt via Excel (K1 & K2 2021-04-08), medan leverantören enbart genererar sina rapporter genom deras affärssystem (KL 2021-04-16).

Frekvensen på mätningarna

K1 och K2 (2021-04-08) menar att IV har som mål att dessa mätningar av leveransprecisionen, vilka de rapporter som genereras baseras på, görs vid varje inkommen order. Detta kan relateras till vad KL (2021-04-16) nämnde gällande leverantörens sätt att mäta, vilket är att dagligen mäta leveransprecisionen på sina orderrader. Detta menar skribenterna, då IV erhåller ordrar varje dag från andra leverantörer också, liksom leverantören skickar leveranser till andra kunder också.

Mätresultatet

Resultaten från de mätningar som genomförts erhåller bägge parter som varit underlag för denna andra frågeställning, specifik för varje enskild kund de levererar till kontra leverantör de får artiklar levererade från. Bägge parter klargjorde även att samtliga resultat som erhålls kommer i en procentsats där de direkt kan se mängden ordrar till varje specifik kund, kontra från varje specifik leverantör, som var i tid. Hos IV är samtliga utfall, ihop med rapporter från andra ordrar, underlag för dem när de söker efter en början på negativa trender av leveransprecision (K1 & K2 2021-04-08). Detta anser skribenterna att Leverantör 3 också kan implementera i sin verksamhet. Detta då de redan följer samma metodik som kunden i form av samma typer av rapporter från samtliga specifika leverantörer. Då har de möjligheten att vara proaktiva, snarare än reaktiva, för att på bästa vis motverka en låg leveransprecision. Utvärdering av prestationen

Detta sista steg handlar, som läsaren kan se i rubriken, om utvärdering av mätningarna och resultaten kring leveransprecisionen. Bägge parter jobbar med att ge feedback till sina leverantörer, möjligtvis inte lika frekvent. På IV

ges inte feedback lika frekvent som mätningar genomförs medan Leverantör 3 menar att de ger feedback till varje specifik kund vid de kvartalsmöten de har ihop. De båda menar att de tillsammans med sina leverantörer kontra sina kunder, utvärderar sina prestationer (K1 & K2 2021-04-08; KL 2021-04-16). K1 och K2 (2021-04-08) menar däremot att de på IV först ser över behovet av en feedback, ett arbetssätt som Leverantör 3 inte verkar ha. Vilket nämndes tidigare arbetar IV med att identifiera negativa trender i leveransprecision, en faktor som skribenterna kommer att redogöra för djupare i delavsnitt 5.1.1.3 i nästkommande frågeställning. Ifall en återkommande låg leveransprecision är ett faktum, kommer de se över behovet av feedback, vilket kommer att baseras på de brister som uppstått. Dessa brister är även det som sedan lägger grunden för de förbättringsåtgärder som vidtas för att få leverantören att förbättras (K1 & K2 2021-04-08). Skribenterna anser Leverantör 3 i denna fråga, likt i föregående fråga gällande mätresultatet, har samtliga verktyg för att implementera ett liknande arbetssätt som kunden. Istället för att se över vilka brister som uppkommer för dem, kan de se över vilken påverkan deras eventuella sena ordrar har på deras kunder verksamhet och produktion, för att därifrån vidta åtgärder för att förbättras.

Mätning av leveransprecision

Nedan följer resultatet av en analys av IV:s 12 största leverantörer och deras leveransprecision (Analysen går att hitta under Bilaga 2 i Appendix). Denna del har däremot syftat på att visa hur en mätning av IV:s leverantörer hade sett ut baserat på de gränsvärden de använder sig utav och vilken leveransprecisionen hade visat.

I tabell 19 ovan går det att se leveransprecisionen (benämnt LP i tabellen) för de 12 största leverantörerna för IV. Leveransprecisionen har visats på två olika sätt vilka är baserade på de gränsvärden IV har satt för sina leverantörer. Leveransen är sen ifall den kommer dag tre efter utlovat leveransdatum, i tid ifall den kommer samma dag eller upp till två dagar sent från det lovade leveransdatumet och leveransen är tidig ifall den ankommit en dag tidigare än det utlovade leveransdatumet (K1 & K2 2021-03-09). % LP tidiga + sena lev. baseras på den definitionen som Stock, Greis och Kasarda (1998) utgår ifrån när de benämner leveransprecision, att det berör både leveranser som är sena och tidiga. Den andra procentsatsen av leveransprecision (% LP sena lev.) behandlar leveransprecisionen en leverantör har ifall den bara baseras på sena leveranser. Detta har gjorts då IV anser att sena leveranser är ett större problem än tidiga leveranser då de inte har något problem med ökad lagerhållning (K1 & K2 2021-03-09) vilket även Karim et al. (2010) benämner som problemet med tidiga leveranser.

Genom tabell 19 ovan går det att urskilja stora skillnader mellan vilken leveransprecision de olika leverantörerna har i de olika sätten att mäta det på. Forslund och Jonsson (2007) skrev att för bästa resultat när företag ska definiera vad det är som ska mätas är att kunden och leverantören kommer överens om det. Skribenterna anser att en anledning till varför leveransprecisionen skiljer sig mycket åt mellan de olika mätningarna, kan vara att IV och deras leverantörer inte är på samma våglängd gällande

mätningen och vad som klassas som framförallt en tidig leverans. Genom att titta på till exempel leveransprecisionen för Leverantör 1 och Leverantör 5, har skribenterna svårt att se att dessa leverantörer själva skulle anse dem ha en leveransprecision på 31,72 % respektive 13 %. Däremot blir det verkligheten för IV.

Tittar vi på Leverantör 3 som är inblandad i analysen av integrationsnivån av PM-processen. Har de en leveransprecision på 45,82 % när både tidiga och sena leveranser tas i beaktning och 96,64 % när bara sena leveranser är med i beräkningen. Då IV räknar leveranser som ankommer en dag tidigare än det utlovade leveransdatumet som en tidig leverans (K1 & K2 2021-04-08) och Leverantör 3 räknar sina leveranser som ankommer tidigare samma vecka som det utlovade leveransdatumet är i som en leverans i tid (KL 2021-04-16). Går det genom PM-processen bekräfta det skribenterna ansåg vara anledningen till den stora skillnaden i mätresultaten av leveransprecisionen. Att IV och Leverantör 3 mäter olika vilket sedan kommer ge ett sämre mätresultat i slutändan.

Tas aspekten av tidiga leveranser bort och att vi endast tittar på leveransprecisionen påverkad av sena leveranser, går det att se att 4 leverantörer ligger på en leveransprecision på över 95 % och att 10 av de 12 leverantörerna har en leveransprecision på över 90 %. Detta går att jämföra mot att endast 6 stycken leverantörer hade över 50 % i leveransprecision när både tidiga och sena leveranser togs med i beaktningen vilket är en stor skillnad.

Anledningen till en brist i leveranssäkerhet och mer precist leveransprecision från IV:s leverantörer när både tidiga och sena leveranser räknas med. Kan bero på en brist av tät kommunikation mellan IV och deras leverantörer vilket kan påverka leveransprecisionen negativt (Nakandala, Samaranayake & Lau 2013; Karim et al. 2010). Men då det skiljer sig markant på leverantörernas

leveransprecision mellan de olika resultaten/mätningarna är det även en stor sannolikhet att tidsenheten och mätpunkten för leveransprecision skiljer sig mellan IV och deras leverantörer (Forslund & Jonsson 2007).

4.3.2.5 Analys

Denna sista del i PM-processen handlar om att analysera utfallet från mätningarna där syftet med analysen är att möjliggöra proaktivt beslutstagande vid förbättringsarbetet (Forslund & Jonsson 2007). Det är i bägge parters intresse att diskutera utfallet från mätningarna och analysera dessa ihop med sina leverantörer kontra med sina kunder. På IV Produkt hålls dessa möten med varje specifik leverantör. Behovet av ett möte samt frekvensen på mötestillfällena beror på leverantör, att utfallet skiljt sig avsevärt från de tidigare eller ifall resultatet från mätningen är extra viktigt (K1 & K2 2021-04-08). KL (2021-04-16) menar å andra sidan att Leverantör 3 analyserar dessa mätningar ihop med varje specifik leverantör vid de kvartalsmöten som anordnats.

Ytterligare tillfällen där parterna analyserar utfallet från mätningarna är vid de interna möten som äger rum i respektive företag. K1 och K2 (2021-04-08) menar specifikt att de tillfällen där analyser genomförs, i hopp om att upptäcka brister och trender samt ge förslag på förbättringar, är på de inköps-, avrops- och kvalitetsmöten. Även KL (2021-04-16) hos Leverantör 3 menar att de majoriteten av de förbättringsåtgärder som implementeras är de som beslutats av ledningen till följs av de analyser som gjorts på de interna mötena (K1 & K2 2021-04-08; KL 2021-04-16). Detta indikerar på att bägge parter jobbar proaktivt och att de kontinuerligt jobbar med förbättringar, likt det Forslund och Jonsson (2007) nämnde. KL (2021-04-16) nämnde även att leverantör 3 frontar resultatet av mätningarna på monitorer runt om i verksamheten samt skickar ut det via mejl till de anställda. Detta menar KL (2021-04-16) motiverar de anställda att kontinuerligt jobba mot att förbättras. Detta är små,

enkla metoder som skribenterna anser att kunden också kan implementera i sina sätt att arbeta mot kontinuerlig förbättring.

4.4 Slutsats

F r att besvara den andra frågeställningen Hur tillämpas och hur väl integrerad, med avseende på leveransprecision, är PM-processen för IV Produkt i ett av deras kund- och leverantörsförhållande? har en nulägesanalys utförts på IV Produkt och Leverantör 3:s nuvarande integration av PM-processen. Redan i empirin gick det att se att det skiljde sig mellan IV och Leverantör 3 på vissa aktiviteter, vilket blev ännu tydligare under analysen. Frågeställningen hade för avsikt att hjälpa med det som togs upp i slutsatsen för frågeställning 1, minska risken för att problem angående leveransprecision ska uppstå för kritiska artiklar.

Analysen visade flertalet ställen där företagens tillämpningar av vissa aktiviteter som skiljde sig åt mellan dem, framförallt i hur respektive företags tidsenhet och vad de definierar vara en leverans i tid. IV räknar på att en leverans är i tid när den ankommer samma dag som utlovat upp till två dagar sen, men leveransen anses vara tidig vid ankomst en dag för tidigt. Leverantör 3 anser att leveranser till IV är i tid ifall de ankommer tidigare samma vecka som utlovat leveransdatum. Skillnaderna på detta leder till en brist på integration av PM-processen vilket resulterar i att IV har en annorlunda syn och utvärdering på resultatet av Leverantör 3:s leveransprecision än vad de själva har. Skribenterna har kunnat observera att vissa aktiviteter i processen har en högre grad av integration än andra. De aktiviteter som skribenterna anser har en lägre grad av integration är aktiviteten gällande att definiera vad det är som ska mätas, främst vid definierandet av tidsenhet och mätpunkt. Detta menar skribenterna i sin tur ger effekt på aktiviteten mätning.

När leveransprecisionen undersöktes bland IV:s 12 största leverantörer gjordes en beräkning med både tidiga och sena leveranser och en beräkning med bara

sena leveranser. I den förstnämnda beräkningen har majoriteten av leverantörerna en låg leveransprecision och det är en stor differens i leveransprecision mellan de olika beräkningarna. Viktigt att påpeka, då det är en hög grad av för tidiga leveranser, är att de skapar högre lagerhållningskostnader och kräver mer yta för IV. Vilket för tillfället inte är ett problem för dem men som kan bli i framtiden vid en eventuell platsbrist som då kommer resultera i mer investeringar. I detta kund- och leverantörsförhållande med Leverantör 3 går det att se vad olika tillämpningar i aktiviteterna leder till för resultat med IV:s gränsvärden.

I frågeställning 1 genomfördes ett integrerat tillvägagångssätt av flera klassificeringsmetoder för att identifiera ett tillverkande företags mest kritiska artiklar. Denna frågeställning har däremot haft syftet att undersöka hur pass integrerad PM-processen, med avseende på leveransprecisionen, är mellan IV och en av deras leverantörer. Detta för att identifiera problem till varför det kan ha uppstått en låg leveransprecision genom att undersöka samarbetet med Leverantör 3. Däremot är nästa steg vilka förbättringsåtgärder IV kan vidta för att förbättra en låg integration, vilket kommer beröras i den sista frågeställningen.

5.0 Vilka förbättringsåtgärder kan IV Produkt