Den kompletterande tjänstemannen

Det tredje temat har jag valt att kalla den kompletterande tjänstemannen. Det är det minsta av alla teman och utgjorde knappt mer än en tiondel av alla kodningar som totalt användes i intervjuerna (se bilaga 2). Citaten som används här hämtade från alla segment av intervjufrågorna (se bilaga 3). Istället för att beskriva vilka principer som borde styra relationerna till politikerna lyfter detta tema fram hur bibliotekscheferna tror att dessa relationer kan utvecklas för att främja samarbete som gynnar båda parter. Även om temat inte är lika framträdande som de andra valde jag att ta med det eftersom jag anser att det lyfter fram en syn på närmare relation mellan politiker och tjänstemän än den som huvudsakligen framkom i intervjuerna.

När informanterna beskriver vad som krävs för att deras arbete med politikerna ska bli framgångsrikt så lyfter de vikten att kunna föra goda samtal. Tjänstemän samtalar ofta med politiker exempelvis genom att redogöra en fråga för en nämnd eller bidra med ett kunskapsunderlag. Den sortens samtal är formella, men flera av informanterna lyfter fram de samtal som existerar utanför de formella sammanhangen, exempelvis ett spontant möte på arbetsplatsen, på fikarasten eller om man möts på stan. Det är de samtalen som lägger grunden för ett gott samarbete.

V1 menar att skapa god kommunikation med politikerna ingår i tjänstemannarollen. Det är en del av uppdraget att försöka förstå vilka frågor politikerna behöver hantera samtidigt som man kommunicerar vilka önskemål och begränsningar den egna verksamheten har. Hen beskriver det som att det är viktigt att det finns:

“Möjligheten att ha ett forum och föra resonemang med politiken innan man fattar beslut.

Underlag är en sak, skriftliga dokument är en sak, men också möjligheten att föra informella samtal och vara öppen med att det är ok att ställa frågor och komma till mig och resonera” (V1)

För att detta ska bli möjligt måste tjänstemannen hitta bra dialoger där båda parter kan tala om hur verksamheten kan bistå kommunen. Om kommunikationen endast sker genom nämndsamtal eller skriftliga underlag finns risken att politikerna inte får en komplett bild av verksamheten när besluten ska fattas. Att försöka skapa ett så fullständigt kunskapsunderlag som möjligt är en del av tjänstemannaexpertisen. Ö3 uttrycker det som följande: “Får inte [politikerna] den informationen, är man inte helt tydlig.. det är jättesvårt att förekomma. Det handlar om ekonomi, om vad man kan utveckla och inte”.

Den beskrivningen återkommer hos flera av informanterna. B2 talar om vikten av att ha en löpande dialog med politikerna och att även mötas i informella sammanhang där de får en chans att berätta mer om bibliotekets olika verksamheter. V2 menar att hen har en ganska nära relation till sin chef som kan komma förbi och fråga om råd angående sådant som “är en tjänstemannafråga” (V2). B1 menar att det är positivt med en politiker som hör av sig direkt till

tjänstemannen och ställer frågor eftersom då “Har man ju ändå en politiker som är intresserad av verksamheten” (B1).

Det informella samtalet odlar en närmare relation mellan politiker och tjänstemän.

Bibliotekscheferna som tar upp ämnet menar att detta kan innebära både fördelar och nackdelar.

Det kan innebära att de kommunala politikerna ägnar mer intresse åt verksamheten eftersom de känner till verksamheten och frågorna. På så vis kan man “få gehör och förståelse för sina frågor på ett helt annat sätt” (Ö1). Det kan också innebära att eftersom politikerna står närmare verksamheten så får de ett större intresse av att uttrycka åsikter om hur verksamheten ska verkställas, vilket skulle innebära ett intrång på tjänstemännen rollfunktion.

Bibliotekscheferna ser konflikten mellan att arbeta nära varandra och att upprätthålla den distans som de differentierade rollerna ger. B1 menar att det informella samtalet spelar en viktig roll i relationen mellan politiker och tjänstemän, men hen ser också problematiken med att ha en armlängds avstånd och informella samtal. Desto närmare rollerna kommer varandra desto mer ökar överlappningen mellan rollerna.

V2 och Ö3 återkommer flera gånger till att det är viktigt att tänka på tydlighet i kommunikationen med politikerna. När man arbetar nära varandra och de tydliga gränserna som de separerade rollerna erbjuder försvinner behövs andra strategier för att undvika rollöverträdande beteende. Ö3 menar att det är extremt viktigt att vara tydlig i sin kommunikation med politikerna. Hen resonerar att ett av problemen med att vara verksam inom en öppen offentlig verksamhet är att det existerar en föreställning om hur verksamheten går till som inte alltid är kopplad till kunskap: “Då är ju faran och risken att alla vet vad bibliotek är och vad de står för och vilka arbeten vi utför. Det är jätteviktigt att lyfta. Då kommer det jättefort politiker med helt galna förslag” (Ö3). För att förekomma detta är det viktigt att “stå på sig” (V2) och “vara tydlig och inte gå i försvar direkt” (Ö3).

Minskad differentiering kan också innebära ökad styrning av tjänstemännens arbete från politiskt håll, men också att tjänstemännens inflytande över politikernas arbete ökar. När samtal eller rådgivning sker informellt ökar tjänstemännens möjlighet att påverka politikernas beslut, alltså att utforma policy, något som tillhör den politiska rollen. Detta är informanterna medvetna om:

“Vi är ju inte de som är folkvalda, vi ska egentligen inte sätta målen, just där kan det bli... vi är ju en liten kommun och vi har väldigt nära kontakt med våra politiker, så vi kan säga att vi stöttar våra politiker med kunskap för att de ska kunna sätta målen, så vi beskriver biblioteksverksamheten, det är det här vi kan göra. Så det är klart att det påverkar dom när de sätter målen, men så sätter dom målen” (V2)

Exakt var gränsen för opassande påverkan från tjänstemännens håll går är däremot inte helt lätt att avgöra. V1 menar att tjänstemän som på eget initiativ lyfter fram en verksamhetsfråga till politikerna inte ägnar sig åt något opassande:

“Om du i det fallet resonerar att skapa politik som att lyfta frågor kopplat till verksamheten. Det är inte för mig automatiskt samma sak som partipolitik, det är skillnad på det. Men politik i det fallet som att man lyfter fram de frågor som ska hanteras utifrån olika perspektiv. Det kan vara utifrån att det är viktigt för biblioteken att den här frågan synliggörs” (V1)

V1 syftar på att det går att göra skillnad på olika sorters politik. En tjänsteman som driver en fråga som är viktig för den egna verksamheten ägnar sig förvisso åt en politisk strävan, men en politisk strävan som syftar till att förbättra den egna verksamheten snarare än att anpassa sig till partipolitiska mål. Hen har aldrig upplevt detta som ett problem i sin egen kommun och tror inte att det är svårt för bibliotekschefer att förhålla sig neutralt till partipolitik i allmänhet. En orsak till det är enligt V1 att det under lång tid funnits gemensamma värderingar och politiska grundtankar inom biblioteksväsendet som har harmoniserat väl med både vänster- och borgerliga majoriteter. Alla politiska partier har i stort sett haft en likartad syn på vilken roll kulturen ska spela i samhället och vilken relation tjänstemannen bör ha till politiken:

“Det har varit kanske små skiftningar i formuleringar möjligtvis och mindre värderingar i uppfattningar politiskt. men oavsett partipolitisk färg så har man haft väldigt likartat.. syn på saken. Det är på senare tid det har dykt upp nya moment, att börja gå in i verksamheten och börja peta och göra så som jag tycker detaljstyrningen i grund och botten och åsidosätter att vi är den öppna demokratiska mötesplatsen” - V1

Sammanfattningsvis framträder ett tema som skiljer sig något från de tidigare temana som redovisats. Bibliotekscheferna som talar om vikten av dialog och samarbete med politikerna beskriver en relation som präglas av minskad differentiering. Då de formella samtalen kompletteras med de informella ökar möjligheten för båda parter att nå samsyn om verksamheten, men också risken för att politikernas och tjänstemännens roller ska överlappas.

Informanterna som förespråkar vikten av samtal verkar väl medvetna om vilka risker som kan uppstå. I viss mån beskriver bibliotekscheferna en relation som överensstämmer med den som kallas för kompletterande roller (Svara, 2006, Hysing och Olsson, 2012) då politikerna och tjänstemännen befinner sig nära varandra, men relationen präglas av en vilja att samarbeta snarare än att utöva kontroll över varandra eller verksamheten.