Digitala och fysiska externa representationer

I fysiska workshops används externa representationer för att stötta de interaktiva momenten och hjälpa deltagarna genomföra uppgifterna på bästa vis. Styrkorna med externa representationer är, som tidigare diskuterat, många (Dalsgaard, 2017; Kirsh, 2010) och en av utmaningarna för digitala workshops är hur vi kan använda digitala externa representationer istället för fysiska. En vanlig metod i digitala workshops, som också använts i denna workshop, är att ha en digital whiteboard-yta där deltagare kan placera post-it-lappar som blir synliga för alla andra i gruppen och som kan flyttas runt för att organisera tankar. Denna externa representation fångar essensen i de fysiska post-it-lapparna, förmågan att snabbt skriva ner idéer, att sätta upp dem så att alla kan se det, samt möjligheten att strukturera tankar med olika färg på lapparna och genom placering. Genom att sätta upp lapparna blir tankarna ”beständiga” och försvinner inte när personen som skrev dem glömmer bort sin tanke (Dix & Gongora, 2011; Kirsh, 2010). På detta vis kan idéer dokumenteras vid brainstorming och sedan kan individen eller gruppen gå vidare och fokusera sina mentala resurser på andra uppgifter för att därefter komma tillbaka till vad de skrivit senare i workshopen, exempelvis vid omröstningarna. Då de inte längre behöver ägna sina mentala resurser åt att minnas vad de tänkt på i tidigare moment kan de istället fokusera på den aktuella uppgiften och genomföra den på bästa möjliga vis. När de ska besluta om vilka idéer de vill arbeta vidare med i workshopen behöver de inte minnas alla idéer de haft utan kan istället se dem framför sig. Istället för att anstränga sig för att minnas idéerna kan de lägga sina mentala resurser åt att utvärdera idéerna och fundera kring vilka som är mest lovande. Detta blir extra värdefullt när alla i gruppen haft många idéer som presenterats, ifall de inte dokumenteras externt är risken stor att idéer glöms bort (Farooq et al., 2007; Lundberg & Arvola, 2007) vilket har en negativ

effekt på den kreativa processen i gruppen (Farooq et al., 2007). Externaliseringen har således underlättat arbetet för deltagarna och möjliggjort att de bygger vidare på sina idéer i flera led genom att ändra den mentala kostnadsstrukturen (Kirsh, 2010).

En annan viktig funktion med den gemensamma arbetsytan är att informationen som samlas där blir tillgänglig för alla i gruppen vilket underlättar samarbetet då alla har möjlighet att se varandras idéer samt att de lättare får gemensam bild av vad som diskuteras genom att visa sina lappar för varandra och berätta om dem (Bjørndahl et al., 2014; Kirsh, 2010). Jämfört med en fysisk whiteboard möjliggör det digitala formatet att alla deltagare får samma möjlighet att se lapparna som skrivits då all text blir tydligt läsbar (till skillnad från vissa personers handskrift). Inte heller behöver deltagarna titta över axlarna på varandra framför en whiteboard utan alla har möjlighet att zooma in på det de vill läsa distraherat av längre deltagares bakhuvuden. I det digitala formatet av post-its finns dessutom funktioner som gör det möjligt att samla många fler lappar än en vanlig vägg får plats med, exempelvis genom att kunna ändra storlek på lapparna samt att zooma in och ut på kanvasen. Deltagarna är således mindre begränsade sett till hur många idéer och tankar de kan dokumentera.

I de inledande uppgifterna i workshoparna där deltagarna identifierade bidragande faktorer till minskad samt ökad psykisk ohälsa blev lapparna en externalisering av problemrymden vilken gruppen arbetade med (Dix & Gongora, 2011). Genom att illustrera problemrymden externt får deltagarna en delad uppfattning och inramning av problemen de arbetar med vilken de därefter kan utgå ifrån i det fortsatta arbetet (Dix & Gongora, 2011). I de följande momenten där de sedan skrev idéer på hur de kan minska den psykiska ohälsan fungerade lapparna som externa representationer av designrymden och de olika lösningsalternativ som finns.

Trots fördelarna med ett digitalt format för post-it-lappar uppstår också problem med formatet vilket nämndes i förstudien. Det tydligaste problemet är att alla personer inte är bekväma med de tekniska verktyg som används och kan ha svårighet att genomföra uppgifter som andra kan uppfatta som enkla. Det kan handla om svårigheter att navigera gränssnitt och förstå hur man använder post-it-lappar och textelement i Miro eller svårigheter att skapa skisser att visa upp för gruppen. Risken finns också att de digitala verktygen blir för komplexa för deltagarna att använda, speciellt nya verktyg som workshopdeltagare kanske bara användare den enstaka gång som de är med i en workshop, vilket leder till att deltagarna förlorar sitt engagemang på grund av att verktyget är svårt att använda. Det kan alltså ske en nedbrytning (eng. breakdown) (Farooq et al., 2007) vilket kan sänka engagemanget (O'Brien & Toms, 2008) istället för att bidra till genomförandet av workshopen. De tekniska utmaningar som upplevs är sådana som i dess fysiska motsvarighet ofta inte hade varit en utmaning, exempelvis har sällan personer svårt att interagera med fysiska pennor och post-it- lappar eller att rita skisser och visa upp dem för gruppen.

En idé som undersökts i denna studie är hur vi fortfarande kan använda fysiska externa representationer i ett digitalt format för att på så vis behålla den inbjudande och enkla

interaktionen som fysiska artefakter ofta har. Samtidigt som vi gör detta vill vi även behålla fördelarna med det digitala formatet som lyftes i förstudien. Ett exempel på det är att dokumentation och digitalisering av workshop-resultatet blir gjort direkt under workshopen av deltagarna själva, vilket minskar efterarbetet för designers. Representationerna behöver fungera smidigt för den enskilda personen utan att det blir på bekostnad av samarbetet i gruppen. Ifall deltagarna exempelvis hade fått fysiska post-it-lappar i sitt workshop-kit hade det gjort det enklare för varje person att skriva sina idéer, men det hade däremot försvårat samarbetet då deltagarna inte hade haft ett naturligt sätt att dela lapparna med varandra så att alla kunde se och diskutera dem. Att kunna se samma representationer är en viktigt faktor för samarbetet i gruppen eftersom det möjliggör bättre kommunikation och samsyn i gruppen (Bjørndahl et al., 2014; Kirsh, 2010). Samma problem uppstår ifall deltagarna skulle skissa med papper och penna på lösningar utifrån en problemformulering.

De föremål som ingick i workshop-kitet var utformade för att stötta deltagarna i den sociala anknytningen genom att få alla delaktiga och umgås med varandra, samt till att stötta deltagarna i det individuella momentet med brainstorming av problemlösningar. Istället för att ersätta det producerade resultatet, post-it-lappar, med analoga representationer så användas det analoga enbart till den individuella biten som inte hade anknytning till gruppen. Genom att på detta vis utforma kitet för de individuella processerna där deltagarna inte behöver dela något med varandra kan man kombinera den enkla interaktionen med fysiska föremål och de digitala verktygen. Dock upplevde deltagarna i försöksgruppen inte att inspirationslapparna var särskilt meningsfulla, de var för många och de var svåra att relatera till. Även om kombinationen av det fysiska och digitala fungerade på en konceptuell nivå så var denna implementering således inte helt lyckad.

6.3 Inspirationskort

Deltagarna hade varierande nytta av inspirationskorten i workshop-kitet, de flesta upplevde inte att de fick mycket hjälp av korten medan en av deltagarna berättade att hon fick flera idéer utifrån inspirationskorten genom tankar som väcktes av dem. En annan deltagare beskrev att hon upplevde sig få sitt perspektiv vidgat av att läsa lapparna, däremot upplevde hon att det var svårt att använda inspirationskorten på den begränsade tiden då det var för många meningar och för kort tid. Hon utgick därför i första hand ifrån sina egna tankar när hon brainstormade. Det var liknande för en tredje deltagare som berättade att han läste alla inspirationslappar men hade svårt att applicera dem på frågeställningen som gruppen tillsammans formulerat, han valde därför att brainstorma idéer utifrån sina egna erfarenheter. En risk som uppstår när inspirationskorten är svåra att använda och inte känns relevanta är att personerna förlorar sitt engagemang (fas 3 av UE) vilket då behöver väckas på nytt. Enligt deltagarna verkar det finnas två huvudsakliga problem med inspirationskorten, det ena rör utformningen av dem och det andra rör implementeringen.

Det första problemet är att korten var svåra att relatera till och kunde kännas lite larviga. För att eventuellt bli mer användbara skulle nya meningar utformas som är lättare att applicera på problemen de står inför. Ett alternativ skulle vara att formulera meningar för just den specifika workshopen vilket möjligtvis skulle göra meningarna lättare att relatera till och på så vis mer värdefulla i idégenerering. I en workshop om psykisk ohälsa skulle en mening då kunna vara ”vad upplever du i ditt egna liv har bidragit till psykisk välmående?” eller ”Hur skulle du vilja stöttas av omgivningen ifall du mådde psykiskt dåligt?”. Ifall man däremot vill ha ett färdigt workshop-kit som går att använda i olika workshops behövs en ”one size fits all”-lösning, en sådan lösning skulle också bidra till en minskad mängd förberedelser inför workshops, vilket är en av utmaningarna med workshop-kitet i allmänhet.

Det andra problemet är att det var för många kort på för kort tid vilket gjorde det svårt att använda dem för idégenerering. Utöver att det var många kort och meningar hade deltagarna redan egna tankar som de ville skriva ner, flera av deltagarna berätta att de huvudsakligen utgick ifrån sina egna erfarenheter när de skrev idéer. Detta ledde till att deltagarna hade svårt för att använda lapparna och skriva ner nya idéer de fick ifrån korten. Utifrån deltagarnas upplevelse av inspirationskorten kan de användas på ett annat sätt och då eventuellt vara mer värdefulla. Istället för att ha en omgång idégenerering kan det vara två omgångar i workshopen, en första som sker utan inspirationslappar och därefter en andra omgång där de utgår ifrån inspirationslapparna. Genom att utforma det så kan de få ut alla sina egna idéer utifrån sina erfarenheter och dylikt utan att distraheras av inspirationslapparna, därefter kan de i den andra omgången ägna sitt fokus åt inspirationslapparna och få sig ett nytt perspektiv på problemet och lösningar. När de nu använder inspirationslapparna kan de möjligtvis ha lättare för att komma på nya idéer utifrån de perspektiv som lapparna ger då de redan skrivit ner sina initiala idéer i den första omgången.

Syftet med inspirationskorten var att ge stötta deltagarna i idégenereringen och att ge nya perspektiv på problemställningen. Utifrån detta är det inte nödvändigtvis ett problem att deltagarna inte använde inspirationslapparna i någon större utsträckning, snarare verkade de redan kunna skriva ner gott om idéer och således fylla syftet med övningen och inspirationskorten. Dock är det möjligt att olika problemställningar är olika svåra att generera lösningar till och inspirationslappar kan vara till större nytta i vissa fall än i andra.